JP4024077B2 - 印刷データ管理システム、方法、プログラム、及び記録媒体 - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、印刷データ管理システム、印刷データ管理方法、プログラム、及び記録媒体、より詳細には、クライアント側で作成した文書の印刷に対するセキュリティを強化するための印刷データ管理システム、印刷データ管理方法、プログラム、及び記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来のクライアントサーバシステム（Ｃ／Ｓシステム）において、クライアント側で作成したデータを印刷処理する際、サーバ装置がプリントサーバを備える場合にはプリントサーバに一旦印刷データが蓄積されるため、蓄積された印刷データをサーバ側、すなわち管理者側で一括管理することが可能であるが、クライアント装置に直接接続されたプリンタなどに印刷する場合にはサーバ側を介さずにクライアント装置上で印刷処理が実行され、各クライアント側において印刷データの管理を行う必要が生じる。この管理方法として、例えば、各クライアント装置において印刷が実行された際にサーバ側にその印刷履歴がアップロードされるようなプログラムをクライアント側に組み込むことが考えられる。
【０００３】
しかしながら、上記管理方法では、クライアント側から自由に文書の印刷を実行できてしまうため、機密データの印刷に関するセキュリティ保護の面では問題があった。ここで、コンピュータで管理されるデータのうち、例えば顧客情報や研究開発情報などのように社外秘扱いとなるような情報自体に財産価値のある場合や、運用管理者の責任において法的に守秘義務のある顧客のプライバシ情報などを機密データという。
【０００４】
現在、企業等において、機密データの漏洩が問題になっており、特に重要な機密データを扱う業種では、従業員全ての印刷データの履歴管理が必要となることは言うまでもないことである。これまでコンピュータにおいて管理される機密データの持ち出しについてはセキュリティをかける手段がいくつか存在する。しかしながら、上述したごとくの印刷物については何も制限するすべがなく、機密データを印刷したという証拠が残らないため、印刷物による漏洩事故に繋がる可能性がある。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
本発明は、上述のごとき実情に鑑みてなされたものであり、クライアント側からの印刷データを全てサーバ経由で印刷して印刷ログを取得し、取得した印刷ログ及び印刷データを蓄積保管することにより、漏洩事故が起こった際に追跡調査を可能とする印刷データ管理システム、方法、プログラム、及び記録媒体を提供すること、を目的としてなされたものである。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
請求項１の発明は、印刷データを送信するクライアント装置と、該クライアント装置から送信される印刷データを受信・管理するサーバ装置と、該サーバ装置から送信される印刷データを受信・印刷する印刷装置とを備えた印刷データ管理システムにおいて、前記サーバ装置は、前記クライアント装置からの印刷イベントを検知する印刷イベント検知手段と、該検知した印刷イベントに対して、該印刷イベントに係る印刷データと該印刷データの作成者に関する情報，印刷実施日時，印刷内容を含む第１の印刷ログとを記憶する印刷データ記憶手段と、該印刷データ記憶手段に記憶された印刷データに識別情報を付加し、該識別情報が付加された印刷データを前記印刷装置に出力する印刷データ出力手段とを備え、前記印刷装置は、前記印刷データ出力手段から出力された印刷データをその識別情報に基づいて認識することにより前記サーバ装置からの印刷データのみを印刷し、該印刷した印刷データに係る第２の印刷ログを前記サーバ装置に送信し、前記サーバ装置は、前記印刷データと前記第１の印刷ログに加えて、前記印刷装置から受信した前記第２の印刷ログを前記印刷データ記憶手段に記憶することを特徴としたものである。
【０００７】
請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記印刷データ記憶手段により記憶された印刷データの利用者それぞれに利用者ＩＤ及びパスワードが予め設定され、前記サーバ装置は、前記クライアント装置から受け付けた利用者ＩＤ及びパスワードに基づいて利用者を認証する認証手段と、該認証された利用者のクライアント装置に前記印刷データ記憶手段により記憶された印刷データを提示する印刷データ提示手段とを備え、前記印刷データ出力手段は、前記印刷データ提示手段により提示された印刷データのいずれかが前記クライアント装置により印刷指示されると、該印刷指示された印刷データを前記印刷装置に出力することを特徴としたものである。
【０００８】
請求項３の発明は、請求項２の発明において、前記認証手段により認証された利用者の利用者ＩＤに対して、利用者の職務に応じたアクセス権限が予め設定され、前記印刷データ出力手段は、前記利用者ＩＤに設定したアクセス権限に応じた印刷データを前記印刷装置に出力することを特徴としたものである。
【０００９】
請求項４の発明は、請求項２または３の発明において、前記サーバ装置は、前記印刷データ記憶手段により記憶された印刷データを前記印刷装置に出力した後に、該印刷データを前記印刷データ記憶手段から削除することを特徴としたものである。
【００１０】
請求項５の発明は、請求項２ないし４のいずれか１の発明において、前記認証手段は、前記印刷データ記憶手段により記憶された印刷データの利用者それぞれに予め付与されたＩＣカードの入力を受け付けて、該入力を受け付けたＩＣカードに基づいて利用者を認証することを特徴としたものである。
【００１１】
請求項６の発明は、請求項１ないし５のいずれか１の発明において、前記サーバ装置は、組織内における共有情報を登録するための共有情報データベースにアクセス可能とし、前記クライアント装置からの印刷データを所属グループ毎に前記共有情報データベースに登録する登録手段と、所属グループ毎の管理者が使用するクライアント装置から前記共有情報データベースに登録された印刷データの印刷承認を受け付ける承認受付手段とを備え、前記印刷データの利用者に対して、前記共有情報データベースに登録された印刷データの中で、前記承認受付手段により管理者の印刷承認を受け付けた印刷データについてのみ印刷を許可することを特徴としたものである。
【００１２】
請求項７の発明は、請求項６の発明において、前記共有情報データベースは、グループウェア上で機能することを特徴としたものである。
【００１３】
請求項８の発明は、請求項１ないし７のいずれか１の発明において、前記クライアント装置からの印刷データに対して、印刷上限枚数が予め設定され、前記印刷データ出力手段は、前記クライアント装置からの印刷データ、又は前記印刷データ記憶手段により記憶された印刷データを前記印刷装置に出力する際に、前記印刷データに設定された印刷上限枚数を参照し、参照した結果、該印刷データの印刷枚数が上限枚数を越えない場合に前記印刷装置に出力することを特徴としたものである。
【００１４】
請求項９の発明は、請求項１ないし８のいずれか１の発明において、前記サーバ装置は、前記印刷データ記憶手段により記憶された印刷データの漏洩が起こった際に、前記第１の印刷ログ及び前記第２の印刷ログを解析し、該解析した結果に基づいて漏洩元を特定する解析手段を備えることを特徴としたものである。
【００１５】
請求項１０の発明は、印刷データを送信するクライアント装置と、該クライアント装置から送信される印刷データを受信・管理するサーバ装置と、該サーバ装置から送信される印刷データを受信・印刷する印刷装置とを備えた印刷データ管理システムによる印刷データ管理方法において、前記サーバ装置が、前記クライアント装置からの印刷イベントを検知するステップと、該検知した印刷イベントに対して、該印刷イベントに係る印刷データと該印刷データの作者者に関する情報，印刷実施日時，印刷内容を含む第１の印刷ログとを記憶するステップと、該記憶された印刷データに識別情報を付加し、該識別情報が付加された印刷データを前記印刷装置に出力するステップとを備え、前記印刷装置が、前記サーバ装置から出力された印刷データをその識別情報に基づいて認識することにより前記サーバ装置からの印刷データのみを印刷し、該印刷した印刷データに係る第２の印刷ログを前記サーバ装置に送信するステップを備え、前記サーバ装置が、前記印刷データと前記第１の印刷ログに加えて、前記印刷装置から受信した前記第２の印刷ログを記憶するステップを備えることを特徴としたものである。
【００１６】
請求項１１の発明は、請求項１ないし９のいずれか１に発明における印刷データ管理システムとしての機能を実行させるためのプログラムである。
【００１７】
請求項１２の発明は、請求項１１の発明におけるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。
【００２６】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明の一実施形態に係わる印刷データ管理システムの構成例を説明するための図で、図中、１はネットワーク、２はクライアント装置、３は印刷データを一括管理するためのプリントサーバ装置、４はプリントサーバ装置３が有する記憶装置、５は印刷ログを解析するための監査プログラム、６はプリンタやデジタル複合機などの印刷装置、７は印刷装置６が有する記憶装置である。本実施形態において、複数のクライアント装置２は、ネットワーク１を介してプリントサーバ装置３に接続され、印刷装置６は、ネットワーク１を介してプリントサーバ装置３に接続されている。プリントサーバ装置３は、ＨＤＤなどの記憶装置４（内蔵又は外付け）を有し、印刷装置６は、ＨＤＤなどの記憶装置７（内蔵又は外付け）を有している。監査プログラム５は、プリントサーバ装置３に蓄積保管された印刷ログの解析を行うためのソフトウェアで、クライアント装置２からの印刷データを表示する機能を有し、本実施形態においてはプリントサーバ装置３にインストールされて実行される。但し、監査プログラム５は、印刷ログさえあれば、クライアント装置２のいずれかにインストールして実行することも可能である。
【００２７】
プリントサーバ装置３は、図１において管理者を特定せずに図示しているが、各クライアント装置２に接続可能になっていればよく、本発明をより付加価値の高い利用方法であるＡＳＰ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｓｅｒｖｉｃｅ Ｐｒｏｖｉｄｅｒ）により、企業等のクライアント装置２に提供する場合、印刷データの管理サービス提供業者（ＡＳＰ事業者）の会社などが管理し、プリントサーバ装置３はそこに設置してもよい。また、１企業内の閉じたネットワークで本システムを構成することも可能であり、その場合、その企業のネットワーク管理者がプリントサーバ装置３を管理すればよい。ＡＳＰの形態をとる場合には、本システムを提供するアプリケーションソフトウェアの対価として課金手段を設けるようにする。この課金手段は、固定制や、利用頻度に応じた従量制にするなど様々な課金方式が可能である。
【００２８】
また、プリントサーバ装置３の形態としては、ネットワーク１に接続するためのサーバ（例えばＷｅｂサーバ）、各ユーザを認証するための認証サーバ等の階層構造を持ったサーバ機能を有するコンピュータとしてもよく、前述した監査プログラム５や、後述するごとくの各手段が有する機能を実行するためのプログラムが格納されていればよい。これらのプログラムには、各手段をユーザが使用する際に、操作が容易になるようにＧＵＩ（グラフィカルユーザインタフェイス）を備えるようにするとよい。
【００２９】
また、本発明における各実施形態の説明に際し、プリントサーバ装置３を１つの装置として示しているが、上述のごとく様々な種類のネットワークを介してその機能を分散させてもよい。また、クライアント装置２は、ディスクトップ型パーソナルコンピュータとして図示しているが、ネットワーク接続可能な携帯電話やモバイルコンピュータなどであってもよく、使用形態に応じた形態であればよい。また、企業等において、本システムを利用可能な端末装置を複数台設置する場合、例えばＬＡＮ等によりネットワーク接続されている必要がある。
【００３０】
また、図１に示すネットワーク１としては、有線、無線に限らず専用回線、電話回線等で接続されたインターネットや、インターネット技術を利用したイントラネットの形態でもよく、さらには、専用回線を使用する場合でもＷＡＮ（Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）やＭＡＮ（Ｍｅｔｒｏｐｏｌｉｔａｎ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）に限らず、プリントサーバ装置３の設置場所によっては、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）で構成される形態もとりうる。また、このネットワーク１には、専用回線の使用、伝送データの暗号化、各クライアント装置を使用するユーザの認証等、様々な方法によるセキュリティの強化を実施することが好ましい。
【００３１】
図２は、図１に示したプリントサーバ装置３が有する各手段を説明するための図で、プリントサーバ装置３は、印刷イベント検知手段３ａ、印刷データ記憶手段３ｂ、印刷データ出力手段３ｃ、解析手段３ｄを有する。
【００３２】
上記印刷イベント検知手段３ａは、クライアント装置２からの印刷イベントを検知し、印刷データ記憶手段３ｂは、印刷イベント検知手段３ａにより検知した印刷イベントに対し、それをトリガとして、その印刷イベントに係わる印刷データと、その印刷データに応じたクライアント装置に関する情報とを少なくとも含む印刷履歴情報を記憶する。印刷データ出力手段３ｃは、クライアント装置２からの印刷データを、プリントサーバ装置３にネットワーク接続された印刷装置６に転送して印刷出力する。ここで、印刷履歴情報には、印刷データ及びその印刷データの印刷を実行したクライアント装置に関する情報の他に、印刷データの作成者名及び作成者の所属グループを含む作成者に関する情報、印刷実施日時、印刷内容などを含むものとする。これによって、誰がどのクライアント装置からいつ何を印刷したのかを把握することができる。また、上記印刷イベントとは、例えば印刷データ作成、印刷実行ボタンの押下などが該当する。
【００３３】
上記印刷データはＰＤＬ（Ｐａｇｅ Ｄｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ Ｌａｎｇｕａｇｅ）により生成されたもので、このＰＤＬとは、プリンタ等で文書を印刷するとき、プリンタに印刷イメージを指示するために利用する言語である。現在、一般的に利用されているＰＤＬとしては、事実上の標準となっている米国アドビシステムズ社のＰｏｓｔＳｃｒｉｐｔのほか、リコー社のＲＰＣＳ，ＲＰＤＬなどがある。
【００３４】
解析手段３ｄは、監査プログラム５により実行される。プリントサーバ装置３に蓄積保管された印刷ログの解析を行うとともに、クライアント装置２からの印刷データを表示する機能を有し、プリントサーバ装置３にインストールされて実行される。この解析手段３ｄは、印刷データの漏洩が起こった場合に、印刷ログを解析し、解析した結果に基づいて漏洩元を特定する。
【００３５】
印刷装置６は、プリントサーバ装置３から転送された印刷データを印刷出力した際に、印刷出力した印刷データの印刷ログを蓄積し、プリントサーバ装置３は、印刷装置６に蓄積した印刷ログを取得する。この印刷ログを取得するタイミングは、印刷実行の都度でもよいし、例えば毎日、又は毎週、又は毎月といったように予め定めた期間の印刷ログをまとめて取得するようにしてもよい。プリントサーバ装置３は、このように取得した印刷ログを印刷履歴情報に含めて蓄積保管する。また、プリントサーバ装置３は、印刷データ記憶手段３ｂによりクライアント装置２からの印刷データを記憶する際に、その印刷データに対して個別の識別情報を付加する。印刷装置６は、プリントサーバ装置３により付加された識別情報を認識する機能を有し、識別情報が付加された印刷データのみを印刷出力するように設定することができる。このように印刷装置６は、特定の印刷経路（本例では、プリントサーバ装置３を介する経路）からの印刷データのみを印刷出力するために、もし外部からの印刷データが印刷装置６に出力された場合でも、印刷は実行されない。
【００３６】
本印刷データ管理システムの第１の実施形態における処理の流れを図１に基づき説明する。
本システムにおいては、クライアント装置２からの印刷は必ずプリントサーバ装置３を経由しないと印刷することができない。まず、クライアント装置２においてプリンタドライバなどで生成された印刷データはプリントサーバ装置３に送られる（Ｓ１）。次に、プリントサーバ装置３では、「誰が（どの装置で）、いつ、何を、印刷したか」を記録するためのログを記憶装置４に蓄積する（Ｓ２）。その際、印刷データも併せて蓄積する。この印刷データを記憶する際のファイル形式は、プリント生データまたはＰＣでの閲覧を想定してＰＤＦ形式等への変換もあり得る。そして、プリントサーバ装置３から印刷装置６へ印刷データが転送され（Ｓ３）、印刷装置６から印刷出力される（Ｓ４）。この際、印刷装置６は、プリントサーバ装置３経由での印刷しか実行しない。これは、クライアント装置２から直接印刷させるなどによって、ログが残らない印刷を防止するためである。
【００３７】
印刷装置６では、実際に印刷された正確な印刷結果（例えば、印刷枚数など）を印刷ログとして記憶装置７に蓄積し、蓄積した印刷ログをプリントサーバ装置３のログに追加する（Ｓ５）。さらに、プリントサーバ装置３は、漏洩事故が起きた場合、監査プログラム５により、記憶装置４に蓄積保管した印刷ログを解析して事故の追跡を行うことができる。この記憶装置４には、印刷履歴情報と印刷データの両方が蓄積保管されているため、漏洩事故の対象となった印刷物がわかれば、記憶装置４の中から該当する印刷データを容易に抽出し、その特定した印刷データに関する印刷ログから印刷履歴を追跡することができる。
【００３８】
図３は、本発明の一実施形態に係わる印刷データ管理システムの他の構成例を説明するための図で、図中、８はプリントサーバ装置３に記憶された印刷データを照会するための端末装置である。図３において、端末装置８は、ネットワーク１を介してプリントサーバ装置３に接続され、印刷装置６のそばに設置されている。本実施形態は、図１に示した実施形態に対して、印刷データの機密印刷機能を追加したものであり、他の構成要素は図１に示した実施形態と同様の構成を有するものとする。
【００３９】
図４は、図３に示したプリントサーバ装置３が有する各手段を説明するための図で、プリントサーバ装置３は、印刷イベント検知手段３ａ、印刷データ記憶手段３ｂ、印刷データ出力手段３ｃ、解析手段３ｄ、認証手段３ｅ、印刷データ提示手段３ｆを有する。
【００４０】
プリントサーバ装置３が有する認証手段３ｅは、記憶装置４に記憶された印刷データの利用者それぞれに予め設定された利用者ＩＤ及びパスワードの入力を端末装置８から受け付けて、入力を受け付けた利用者ＩＤ及びパスワードにより当該利用者を認証する。印刷データ提示手段３ｆは、認証手段３ｅにより認証された利用者に対して、記憶装置４により記憶された印刷データを端末装置８に提示する。この提示とは、印刷データに関するタイトル名や、サムネイルなどを一覧リストとして提示することをいう。利用者は、印刷データ提示手段３ｆにより提示された印刷データの中から、印刷指示する印刷データを選択し、選択した印刷データを印刷出力するための印刷要求を端末装置８から行う。プリントサーバ装置３は、端末装置８から印刷要求された印刷データを印刷装置６に印刷出力する。これによって、利用者ＩＤ及びパスワードを有する特定の利用者のみが、プリントサーバ装置３に記憶された印刷データの印刷物を取得することができる。この際、パスワードに対してマジックナンバなどを付加し、パスワードを容易に盗用できないようにすることで、特に機密性の高い印刷データの漏洩を防止することができる。
【００４１】
また、認証手段３ｅは、印刷データの利用者それぞれに予め付与されたＩＣカードの入力を受け付けて、入力を受け付けたＩＣカードにより当該利用者を認証する形態をとることもできる。この場合、端末装置８には、ＩＣカードに記憶された情報（ＩＤ情報などを含む）を読み取るためのカード読取装置が必要となる。
【００４２】
ここで、認証手段３ｅにより認証された利用者の利用者ＩＤに対して、利用者の職務に応じたアクセス権限を予め設定し、印刷データ出力手段３ｃは、利用者ＩＤに対して設定されたアクセス権限に応じた印刷データを印刷装置６に印刷出力するようにしてもよい。これは、例えば、グループの部門長や課長などの管理者が有する利用者ＩＤにアクセス権限を予め設定しておく。これにより管理者は、直属の部下や、業務上の関連部門等からの機密性の高い印刷データを参照することができるようになる。
【００４３】
また、プリントサーバ装置３は、印刷データ出力手段３ｃにより印刷データを印刷装置６に印刷出力した後に、印刷出力した印刷データを記憶装置４から削除する機能を有する。これにより、印刷データ、特に機密性の高いデータの漏洩防止のために、データがいつまでも記憶装置４に残らないように管理することができ、印刷装置６から印刷出力した印刷データを選択的に指定した上で削除する形態や、印刷出力した後に自動的に削除する形態などが可能である。
【００４４】
また、プリントサーバ装置３は、記憶装置４に記憶する印刷データのうちで、特に機密性の高いデータに対して、印刷出力できる上限枚数を予め設定し、印刷データ出力手段３ｃは、クライアント装置２からの印刷データ、又は記憶装置４に記憶された印刷データを印刷装置６に印刷出力する際に、印刷データに設定された印刷出力の上限枚数を参照し、参照した結果、印刷データの印刷枚数が上限枚数を越えない場合に印刷装置６に印刷出力する。このように印刷上限枚数を設定することにより、機密性の高いデータが無尽蔵に印刷されて、むやみに配布されないように管理することができる。
【００４５】
本印刷データ管理システムの第２の実施形態における処理の流れを図３に基づき説明する。
本システムは、図１に示した印刷データ管理システムに対して印刷データの機密印刷機能を追加したものである。まず、クライアント装置２から印刷データを印刷する際、印刷指示された印刷データはプリントサーバ装置３に一旦蓄積される（Ｓ１１，Ｓ１２）。利用者は、印刷装置６のそばに設置された端末装置８からプリントサーバ装置３の記憶装置４に記憶された、例えば利用者自身で作成した印刷データを照会する（Ｓ１３）。そのために利用者ＩＤ、パスワードを端末装置８に入力する。入力した利用者ＩＤ、パスワードにより利用者が認証された場合、端末装置８の画面上に記憶装置４に記憶された印刷データが提示される。
【００４６】
利用者は、端末装置８の画面上に提示された印刷データの中から、印刷出力する印刷データを選択して印刷指示を行うと、プリントサーバ装置３から印刷装置６へ印刷データが転送され（Ｓ１４）、印刷装置６から印刷データに応じた印刷物が印刷出力される。これによって利用者は、例えば他人に見られたくない、機密データに関する印刷物を可能な限り印刷出力することができる。この際の印刷ログは記憶装置７に蓄積され、その印刷ログはプリントサーバ装置３に送信され、記憶装置４に蓄積される（Ｓ１５）。この際、印刷装置６は、操作パネルから不必要なジョブを受け付けないようにするために、所定のボタンやキーをロックするアクセス制限を設定することができる。また、入力されたパスワードに付与されたマジックナンバなど個別識別情報の照合処理は、端末装置８又はプリントサーバ装置３において行うことが可能である。
【００４７】
図５は、本発明の一実施形態に係わる印刷データ管理システムの他の構成例を説明するための図で、図中、９は組織内における共有情報を登録するための共有情報ＤＢである。本実施形態は、図３に示した実施形態に対して、グループウェア上で印刷データを共有して、管理者など第三者の承認を得るための承認機能を追加したものである。他の構成要素は、図３に示した実施形態と同様の構成を有するものとする。この共有情報ＤＢ９は、例えば、Ｌｏｔｕｓ Ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ社のノーツ（Ｎｏｔｅｓ（登録商標））、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社のエクスチェンジ（Ｅｘｃｈａｎｇｅ（登録商標））、Ｎｏｖｅｌｌ社のグループワイズ（ＧｒｏｕｐＷｉｓｅ（登録商標））といったグループウェア上で機能するＤＢである。このグループウェアとは、組織内における情報を共有化し、組織内のグループが行う作業を支援するための機能を有し、通常、組織内における情報を格納した複数のＤＢを備えている。
【００４８】
図６は、図５に示したプリントサーバ装置３が有する各手段を説明するための図で、プリントサーバ装置３は、印刷イベント検知手段３ａ、印刷データ記憶手段３ｂ、印刷データ出力手段３ｃ、解析手段３ｄ、認証手段３ｅ、印刷データ提示手段３ｆ、登録手段３ｇ、承認受付手段３ｈを有する。
【００４９】
本実施形態におけるプリントサーバ装置３は、共有情報ＤＢ９にアクセス可能とする。登録手段３ｇは、クライアント装置２からの印刷データを所属グループ毎に共有情報ＤＢ９に登録する。承認受付手段３ｈは、所属グループそれぞれの管理者が使用するクライアント装置から、共有情報ＤＢ９に登録された印刷データの印刷出力を許可するかどうかの承認を受け付ける。プリントサーバ装置３は、印刷データの利用者に対して、共有情報ＤＢ９に登録された印刷データの中で、管理者からの承認を受け付けた印刷データについてのみ印刷出力を許可する。
【００５０】
本印刷データ管理システムの第３の実施形態における処理の流れを図５に基づき説明する。
本システムは、図３に示した印刷データ管理システムに対して、印刷データに関する第三者の承認機能を追加したものである。まず、クライアント装置２から印刷データを印刷する際、クライアント装置２から印刷指示された印刷データは共有情報ＤＢ９に登録され（Ｓ２１）、共有情報ＤＢ９に登録された印刷データはプリントサーバ装置３送信され（Ｓ２２）、記憶装置４に一旦蓄積される（Ｓ２３）。利用者は、印刷装置６のそばに設置された端末装置８からプリントサーバ装置３の記憶装置４に記憶された、例えば利用者自身で作成した印刷データを照会する（Ｓ２４）。そのために利用者ＩＤ、パスワードを端末装置８に入力する。入力した利用者ＩＤ、パスワードで利用者が認証された場合、端末装置８の画面上に記憶装置４に記憶された印刷データが提示される。
【００５１】
利用者は、端末装置８の画面上に提示された印刷データの中から、印刷出力する印刷データを選択して印刷指示を行うと、プリントサーバ装置３から印刷装置６へ印刷データが転送され（Ｓ２５）、印刷装置６から印刷データに応じた印刷物が印刷出力される。ここで、利用者の上司である、グループの部門長や課長などの管理者は、共有情報ＤＢ９を参照して、共有情報ＤＢ９に登録されている印刷データの印刷出力を承認するかどうか判断する。その結果、印刷出力を承認した場合、その旨を共有情報ＤＢ９に入力する。また印刷出力を承認しない場合も、その旨を共有情報ＤＢ９に入力する。共有情報ＤＢ９に入力された承認情報は、プリントサーバ装置３にすぐ反映されるため、利用者が印刷指示を行った際に、プリントサーバ装置３は、利用者からの印刷指示に応じた印刷データが承認されているかどうかを判断し、判断した結果、承認を受けた印刷データのみを印刷出力する。
【００５２】
これによって利用者は、例えば他人に見られたくない、機密データに関する印刷物を管理者の承認に基づいて印刷出力することができる。この際の印刷ログは記憶装置７に蓄積され、その印刷ログはプリントサーバ装置３に送信され、記憶装置４に蓄積される（Ｓ２６）。この際、印刷装置６は、操作パネルから不必要なジョブを受け付けないようにするために、所定のボタンやキーをロックするアクセス制限を設定することができる。また、入力されたパスワードに付与されたマジックナンバなど個別識別情報の照合処理は、端末装置８又はプリントサーバ装置３において行うことが可能である。このように、印刷データに関して、特に機密性の高いデータについては、上記グループウェア上で提供されるワークフローシステムを利用することで、第三者の承認を容易に得ることができ、また、承認を得た印刷データのみを印刷出力可能とすることにより、セキュリティレベルの向上を図ることができる。
【００５３】
以上、本発明の印刷データ管理システムにおける各実施形態における各機能を中心に説明してきたが、本発明は、上述した各実施形態における処理を行うための印刷データ管理方法としての形態をとることも可能である。また、この各機能を有する印刷データ管理システムと同様に、コンピュータに印刷データ管理システムとして機能させるための、或いはコンピュータにそれらシステムの処理手順を実行させるためのプログラムとしての形態も、或いは、そのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体としての形態も可能である。
【００５４】
本発明による印刷データ管理の機能を実現するためのプログラムやデータを記憶した記録媒体の実施形態を説明する。記録媒体としては、具体的には、ＣＤ−ＲＯＭ、光磁気ディスク、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＦＤ、フラッシュメモリ、メモリカードや、メモリスティック及びその他各種ＲＯＭやＲＡＭ等が想定でき、これら記録媒体に上述した本発明の各実施形態のシステムの機能をコンピュータに実行させ、印刷データ管理の機能を実現するためのプログラムを記録して流通させることにより、当該機能の実現を容易にする。そしてコンピュータ等の情報処理装置に上記のごとくの記録媒体を装着して情報処理装置によりプログラムを読み出すか、若しくは情報処理装置が備えている記憶媒体に当該プログラムを記憶させておき、必要に応じて読み出すことにより、本発明に関わる印刷データ管理の機能を実行することができる。
【００５５】
【発明の効果】
本発明によると、クライアント側からの印刷データを全てサーバ経由で印刷して印刷ログを取得し、取得した印刷ログ及び印刷データを蓄積保管することにより、漏洩事故が起こった際に追跡調査を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本発明の一実施形態に係わる印刷データ管理システムの構成例を説明するための図である。
【図２】 図１に示したプリントサーバ装置が有する各手段を説明するための図である。
【図３】 本発明の一実施形態に係わる印刷データ管理システムの他の構成例を説明するための図である。
【図４】 図３に示したプリントサーバ装置が有する各手段を説明するための図である。
【図５】 本発明の一実施形態に係わる印刷データ管理システムの他の構成例を説明するための図である。
【図６】 図５に示したプリントサーバ装置が有する各手段を説明するための図である。
【符号の説明】
１…ネットワーク、２…クライアント装置、３…プリントサーバ装置、３ａ…印刷イベント検知手段、３ｂ…印刷データ記憶手段、３ｃ…印刷データ出力手段、３ｄ…解析手段、３ｅ…認証手段、３ｆ…印刷データ提示手段、３ｇ…登録手段、３ｈ…承認受付手段、４，７…記憶装置、５…監査プログラム、６…印刷装置、８…端末装置、９…共有情報ＤＢ。

Claims (12)

1. 印刷データを送信するクライアント装置と、該クライアント装置から送信される印刷データを受信・管理するサーバ装置と、該サーバ装置から送信される印刷データを受信・印刷する印刷装置とを備えた印刷データ管理システムにおいて、
   前記サーバ装置は、前記クライアント装置からの印刷イベントを検知する印刷イベント検知手段と、該検知した印刷イベントに対して、該印刷イベントに係る印刷データと該印刷データの作成者に関する情報，印刷実施日時，印刷内容を含む第１の印刷ログとを記憶する印刷データ記憶手段と、該印刷データ記憶手段に記憶された印刷データに識別情報を付加し、該識別情報が付加された印刷データを前記印刷装置に出力する印刷データ出力手段とを備え、
   前記印刷装置は、前記印刷データ出力手段から出力された印刷データをその識別情報に基づいて認識することにより前記サーバ装置からの印刷データのみを印刷し、該印刷した印刷データに係る第２の印刷ログを前記サーバ装置に送信し、
   前記サーバ装置は、前記印刷データと前記第１の印刷ログに加えて、前記印刷装置から受信した前記第２の印刷ログを前記印刷データ記憶手段に記憶することを特徴とする印刷データ管理システム。
2. 請求項１に記載の印刷データ管理システムにおいて、前記印刷データ記憶手段により記憶された印刷データの利用者それぞれに利用者ＩＤ及びパスワードが予め設定され、
   前記サーバ装置は、前記クライアント装置から受け付けた利用者ＩＤ及びパスワードに基づいて利用者を認証する認証手段と、該認証された利用者のクライアント装置に前記印刷データ記憶手段により記憶された印刷データを提示する印刷データ提示手段とを備え、
   前記印刷データ出力手段は、前記印刷データ提示手段により提示された印刷データのいずれかが前記クライアント装置により印刷指示されると、該印刷指示された印刷データを前記印刷装置に出力することを特徴とする印刷データ管理システム。
3. 請求項２に記載の印刷データ管理システムにおいて、前記認証手段により認証された利用者の利用者ＩＤに対して、利用者の職務に応じたアクセス権限が予め設定され、
   前記印刷データ出力手段は、前記利用者ＩＤに設定したアクセス権限に応じた印刷データを前記印刷装置に出力することを特徴とする印刷データ管理システム。
4. 請求項２または３に記載の印刷データ管理システムにおいて、前記サーバ装置は、前記印刷データ記憶手段により記憶された印刷データを前記印刷装置に出力した後に、該印刷データを前記印刷データ記憶手段から削除することを特徴とする印刷データ管理システム。
5. 請求項２ないし４のいずれか１に記載の印刷データ管理システムにおいて、前記認証手段は、前記印刷データ記憶手段により記憶された印刷データの利用者それぞれに予め付与されたＩＣカードの入力を受け付けて、該入力を受け付けたＩＣカードに基づいて利用者を認証することを特徴とする印刷データ管理システム。
6. 請求項１ないし５のいずれか１に記載の印刷データ管理システムにおいて、前記サーバ装置は、組織内における共有情報を登録するための共有情報データベースにアクセス可能とし、前記クライアント装置からの印刷データを所属グループ毎に前記共有情報データベースに登録する登録手段と、所属グループ毎の管理者が使用するクライアント装置から前記共有情報データベースに登録された印刷データの印刷承認を受け付ける承認受付手段とを備え、
   前記印刷データの利用者に対して、前記共有情報データベースに登録された印刷データの中で、前記承認受付手段により管理者の印刷承認を受け付けた印刷データについてのみ印刷を許可することを特徴とする印刷データ管理システム。
7. 請求項６に記載の印刷データ管理システムにおいて、前記共有情報データベースは、グループウェア上で機能することを特徴とする印刷データ管理システム。
8. 請求項１ないし７のいずれか１に記載の印刷データ管理システムにお いて、前記クライアント装置からの印刷データに対して、印刷上限枚数が予め設定され、
   前記印刷データ出力手段は、前記クライアント装置からの印刷データ、又は前記印刷データ記憶手段により記憶された印刷データを前記印刷装置に出力する際に、前記印刷データに設定された印刷上限枚数を参照し、参照した結果、該印刷データの印刷枚数が上限枚数を越えない場合に前記印刷装置に出力することを特徴とする印刷データ管理システム。
9. 請求項１ないし８のいずれか１に記載の印刷データ管理システムにおいて、前記サーバ装置は、前記印刷データ記憶手段により記憶された印刷データの漏洩が起こった際に、前記第１の印刷ログ及び前記第２の印刷ログを解析し、該解析した結果に基づいて漏洩元を特定する解析手段を備えることを特徴とする印刷データ管理システム。
10. 印刷データを送信するクライアント装置と、該クライアント装置から送信される印刷データを受信・管理するサーバ装置と、該サーバ装置から送信される印刷データを受信・印刷する印刷装置とを備えた印刷データ管理システムによる印刷データ管理方法において、
    前記サーバ装置が、前記クライアント装置からの印刷イベントを検知するステップと、該検知した印刷イベントに対して、該印刷イベントに係る印刷データと該印刷データの作者者に関する情報，印刷実施日時，印刷内容を含む第１の印刷ログとを記憶するステップと、該記憶された印刷データに識別情報を付加し、該識別情報が付加された印刷データを前記印刷装置に出力するステップとを備え、
    前記印刷装置が、前記サーバ装置から出力された印刷データをその識別情報に基づいて認識することにより前記サーバ装置からの印刷データのみを印刷し、該印刷した印刷データに係る第２の印刷ログを前記サーバ装置に送信するステップを備え、
    前記サーバ装置が、前記印刷データと前記第１の印刷ログに加えて、前記印刷装置から受信した前記第２の印刷ログを記憶するステップを備えることを特徴とする印刷データ管理方法。
11. 請求項１ないし９のいずれか１に記載の印刷データ管理システムとしての機能を実行させるためのプログラム。
12. 請求項１１に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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