JP2019106614A

JP2019106614A - Information management device, information processing system and program

Info

Publication number: JP2019106614A
Application number: JP2017237587A
Authority: JP
Inventors: 怜山田; Rei Yamada
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2017-12-12
Filing date: 2017-12-12
Publication date: 2019-06-27
Anticipated expiration: 2037-12-12
Also published as: JP7102717B2

Abstract

To provide an information management device or the like which can perform notification setting agreeing with an actual condition more, makes it difficult to give a large amount of notifications to a user, and makes the user less likely to overlook contents of a notification.SOLUTION: An information management device includes: service provision means 420 for providing a plurality of services; notification means 430 for performing a notification to a predetermined user when an operation about a service is performed; and setting means 440 for performing setting as to whether a plurality of notifications are collectively performed or individually performed.SELECTED DRAWING: Figure 4

Description

本発明は、情報管理装置、情報処理システム、プログラムに関する。 The present invention relates to an information management device, an information processing system, and a program.

電子情報を保存するなどの操作が行なわれたときに、その操作の内容を予め定められたユーザに電子メール等で通知する機能を備える情報管理装置が存在する。 There is an information management apparatus having a function of notifying a predetermined user of contents of an operation by e-mail or the like when an operation such as storing electronic information is performed.

特許文献１には、作成済み文書、および作成済み文書に対応づけて作成済み文書とは異なる関連する対象と連絡先を登録する手段と、登録された対象に関する特定イベントを監視し、特定イベントが発生したときに、登録されている連絡先に通知する手段とを備える文書変更通知装置が開示されている。 Patent Document 1 discloses a created document and a means for registering related objects and contacts different from the created document in association with the created document, monitoring a specific event related to the registered object, and a specific event A document change notification device is disclosed which comprises means for notifying registered contacts when they occur.

特開２００６−２７７５８１号公報JP, 2006-277581, A

通知の設定として、操作が行われる毎に個別に通知を行なうだけでなく、複数の通知をまとめて行なう機能を備えることがある。
しかしながら、通知の設定によっては、ユーザに、大量の通知が行われたり、個別に通知されないことで見逃しが生じる場合がある。
本発明は、実態により合致した通知の設定を行なうことができ、ユーザに大量の通知が行われたり、ユーザが通知の内容を見逃すことが生じにくい情報管理装置等を提供する。 As setting of the notification, in addition to notifying individually each time an operation is performed, a function of collectively performing a plurality of notifications may be provided.
However, depending on the setting of the notification, the user may receive a large amount of notification or a missed notification may occur due to not being notified individually.
The present invention provides an information management apparatus and the like that can set notifications that are more in line with the actual situation, give a large amount of notification to the user, and are unlikely to cause the user to miss the content of the notification.

請求項１に記載の発明は、複数のサービスを提供するサービス提供手段と、前記サービスに関する操作が行なわれたときに、予め定められたユーザに対し通知を行なう通知手段と、複数の前記通知をまとめて行なうか、または個別に行なうかの設定を、前記サービス毎に行なう設定手段と、を備える情報管理装置である。
請求項２に記載の発明は、前記操作は、電子情報を登録する操作であることを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置である。
請求項３に記載の発明は、前記通知手段は、登録された電子情報を閲覧可能なユーザに対し前記通知を行なうことを特徴とする請求項２に記載の情報管理装置である。
請求項４に記載の発明は、前記操作は、電子情報を登録するフォルダに対する操作であることを特徴とする請求項２に記載の情報管理装置である。
請求項５に記載の発明は、前記設定手段は、予め定められたサービスに対し前記通知をまとめる設定を行なうことを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置である。
請求項６に記載の発明は、前記設定手段は、予め定められたサービスに対しては、前記設定を行なえないようにすることを特徴とする請求項５に記載の情報管理装置である。
請求項７に記載の発明は、前記設定手段は、電子情報を登録するフォルダ毎に前記設定を行なうことを特徴とする請求項５に記載の情報管理装置である。
請求項８に記載の発明は、前記通知手段は、予め定められた時間内に複数の前記操作が行われたときに複数の前記通知をまとめて行なうことを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置である。
請求項９に記載の発明は、前記通知手段は、同一の監視対象に対し、同一のサービスによる同一のユーザにより複数の前記操作が行われたときに複数の前記通知をまとめて行なうことを特徴とする請求項８に記載の情報管理装置である。
請求項１０に記載の発明は、電子情報を管理する情報管理装置と、前記電子情報を登録するときに、登録する当該電子情報を前記情報管理装置に送出する情報処理装置と、を備え、前記情報管理装置は、複数のサービスを提供するサービス提供手段と、前記サービスに関する操作が行なわれたときに、予め定められたユーザに対し通知を行なう通知手段と、複数の前記通知をまとめて行なうか、または個別に行なうかの設定を、前記サービス毎に行なう設定手段と、を備える情報処理システムである。
請求項１１に記載の発明は、コンピュータに、複数のサービスを提供するサービス提供機能と、前記サービスに関する操作が行なわれたときに、予め定められたユーザに対し通知を行なう通知機能と、複数の前記通知をまとめて行なうか、または個別に行なうかの設定を、前記サービス毎に行なう設定機能と、を実現させるためのプログラムである。 The invention according to claim 1 includes service providing means for providing a plurality of services, notifying means for notifying a predetermined user when an operation related to the service is performed, and a plurality of the notifications. It is an information management apparatus provided with the setting means which performs setting of whether to perform collectively or separately, for every said service.
The invention according to claim 2 is the information management apparatus according to claim 1, wherein the operation is an operation of registering electronic information.
The invention according to claim 3 is the information management apparatus according to claim 2, wherein the notification means gives the notification to a user who can browse the registered electronic information.
The invention according to claim 4 is the information management apparatus according to claim 2, wherein the operation is an operation on a folder for registering electronic information.
The invention set forth in claim 5 is the information management apparatus according to claim 1, wherein the setting means performs setting for putting together the notification for a predetermined service.
The invention set forth in claim 6 is the information management apparatus according to claim 5, wherein the setting means is configured not to perform the setting for a predetermined service.
The invention according to claim 7 is the information management apparatus according to claim 5, wherein the setting unit performs the setting for each folder in which electronic information is registered.
The invention according to claim 8 is characterized in that the notification means collectively performs a plurality of the notifications when a plurality of the operations are performed within a predetermined time. It is an information management device.
The invention according to claim 9 is characterized in that the notification means collectively performs the plurality of notifications when a plurality of operations are performed by the same user by the same service on the same monitoring target. It is an information management device according to claim 8.
The invention according to claim 10 includes an information management apparatus for managing electronic information, and an information processing apparatus for transmitting the electronic information to be registered to the information management apparatus when the electronic information is registered, Whether the information management apparatus provides service providing means for providing a plurality of services, notifying means for giving notification to a predetermined user when an operation related to the service is performed, and performs a plurality of the notifications collectively An information processing system including setting means for performing setting of whether to perform individually or individually for each of the services.
The invention according to claim 11 includes a service providing function of providing a plurality of services to a computer, a notification function of notifying a predetermined user when an operation regarding the service is performed, and a plurality of notification functions. It is a program for realizing a setting function of performing setting of whether to perform the notification collectively or individually, for each service.

請求項１の発明によれば、実態により合致した通知の設定を行なうことができ、ユーザに大量の通知が行われたり、ユーザが通知の内容を見逃すことが生じにくい情報管理装置を提供できる。
請求項２の発明によれば、電子情報を登録する際に、通知を行なうことができる。
請求項３の発明によれば、電子情報が登録されたときに、この電子情報に関連するユーザに通知を行なうことができる。
請求項４の発明によれば、電子情報を登録するフォルダに対して変更があったときに通知を行なうことができる。
請求項５の発明によれば、通知をまとめる設定の方がよい場合に、予めその設定とすることができる。
請求項６の発明によれば、通知を個別にする設定の方がよい場合に、予めその設定とすることができる。
請求項７の発明によれば、設定がより容易になる。
請求項８の発明によれば、大量の通知が届くことを抑制することと、通知を迅速に行うことを両立できる。
請求項９の発明によれば、複数の電子情報の登録が互いに関連する場合に、通知をまとめることができる。
請求項１０の発明によれば、実態により合致した通知の設定を行なうことができ、ユーザに大量の通知が行われたり、ユーザが通知の内容を見逃すことが生じにくい情報処理システムを提供できる。
請求項１１の発明によれば、実態により合致した通知の設定を行なうことができ、ユーザに大量の通知が行われたり、ユーザが通知の内容を見逃すことが生じにくい機能をコンピュータにより実現できる。 According to the first aspect of the present invention, it is possible to set notification that matches the actual condition, and to provide an information management apparatus that is not likely to generate a large amount of notification to the user or miss the content of the notification.
According to the second aspect of the present invention, notification can be made when registering electronic information.
According to the invention of claim 3, when electronic information is registered, it is possible to notify a user related to the electronic information.
According to the invention of claim 4, notification can be made when there is a change in the folder for registering electronic information.
According to the fifth aspect of the present invention, when the setting for grouping the notifications is better, the setting can be made in advance.
According to the sixth aspect of the present invention, when it is preferable to set the notification individually, the setting can be made in advance.
According to the invention of claim 7, the setting becomes easier.
According to the eighth aspect of the present invention, it is possible to both suppress the arrival of a large number of notifications and to promptly perform the notifications.
According to the invention of claim 9, when the registrations of a plurality of electronic information are related to each other, the notifications can be summarized.
According to the invention of claim 10, it is possible to set the notification which matches the actual condition, and to provide an information processing system in which a large amount of notification is given to the user and the user is unlikely to miss the content of the notification.
According to the invention of claim 11, it is possible to perform the setting of the notification which conforms to the actual condition, and it is possible to realize the function by which a large amount of notification is given to the user or the user is unlikely to miss the content of the notification.

本実施の形態における情報処理システムの構成例を示す図である。It is a figure showing an example of composition of an information processing system in this embodiment. 画像形成装置のハードウェア構成例を示した図である。FIG. 2 is a diagram illustrating an example of a hardware configuration of an image forming apparatus. （ａ）は、情報処理システムの概略動作の例について示した図である。（ｂ）〜（ｃ）は、管理サーバがユーザに対し行なう通知の例を示した図である。(A) is a figure shown about an example of outline operation of an information processing system. (B)-(c) is the figure which showed the example of the notification which a management server gives with respect to a user. 情報処理システムの機能構成について説明した図である。It is a figure explaining functional composition of an information processing system. 管理サーバに電子情報を登録する際の階層構造について示した図である。It is the figure shown about the hierarchical structure at the time of registering electronic information in a management server. 本実施形態における情報処理システムの動作について説明したフローチャートである。It is a flowchart explaining operation of an information processing system in this embodiment. 端末装置から電子情報を管理サーバに対しアップロードする画面について示した図である。It is the figure shown about the screen which uploads electronic information to a management server from a terminal unit. 端末装置から電子情報を管理サーバに対しアップロードする画面について示した図である。It is the figure shown about the screen which uploads electronic information to a management server from a terminal unit. 端末装置において、ユーザが通知の設定を行なう画面について説明した図である。It is a figure explaining the screen which a user sets a notification in a terminal device.

以下、添付図面を参照して、本発明の実施の形態について詳細に説明する。 Hereinafter, embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the attached drawings.

＜情報処理システム全体の説明＞
図１は、本実施の形態における情報処理システム１の構成例を示す図である。
図示するように本実施の形態の情報処理システム１は、画像形成装置１０と、端末装置２０と、端末装置３０と、管理サーバ４０とが、ネットワーク７０、ネットワーク８０、アクセスポイント９０を介して接続されることにより構成されている。詳しくは後述するが、管理サーバ４０は、電子情報を管理する情報管理装置の一例である。また画像形成装置１０、端末装置２０および端末装置３０は、電子情報を登録するときに、登録する電子情報を管理サーバ４０に送出する情報処理装置の一例である。
なおここで、「電子情報」とは、何らかの情報を電子化したものである。この「電子情報」は、画像形成装置１０、端末装置２０、端末装置３０、管理サーバ４０のそれぞれで扱うことができるものであれば、情報の種類、形式およびデータ構造等について特に限られるものではない。「電子情報」としては、例えば、文字情報、画像情報等の電子文書、プログラム等のソフトウェア、および設定情報等のソフトウェアに関する情報などを含む。 <Description of the entire information processing system>
FIG. 1 is a diagram showing a configuration example of an information processing system 1 in the present embodiment.
As illustrated, in the information processing system 1 of the present embodiment, the image forming apparatus 10, the terminal device 20, the terminal device 30, and the management server 40 are connected via the network 70, the network 80, and the access point 90. It is constituted by being done. Although the details will be described later, the management server 40 is an example of an information management apparatus that manages electronic information. The image forming apparatus 10, the terminal device 20, and the terminal device 30 are an example of an information processing device that sends out electronic information to be registered to the management server 40 when registering electronic information.
Here, the "electronic information" is something obtained by digitizing some information. If the "electronic information" can be handled by each of the image forming apparatus 10, the terminal device 20, the terminal device 30, and the management server 40, the type, format and data structure of the information are not particularly limited. Absent. The “electronic information” includes, for example, electronic documents such as character information and image information, software such as a program, and information on software such as setting information.

なお図１では、画像形成装置１０、端末装置２０および端末装置３０は、それぞれ１つずつしか示していないが、それぞれを複数設けてもよい。 Although only one image forming device 10, one terminal device 20 and one terminal device 30 are shown in FIG. 1, a plurality of each may be provided.

画像形成装置１０は、紙等の記録媒体に画像を形成し、印刷媒体として出力する装置である。画像形成装置１０は、プリンタ機能を備えるが、これに加えて例えば、スキャナ機能、ファクシミリ機能等の他の画像処理機能を備えている。
図２は、画像形成装置１０のハードウェア構成例を示した図である。
図示するように、画像形成装置１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１２と、ＲＯＭ（Read Only Memory）１３と、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１４と、操作パネル１５と、画像読み取り部１６と、画像形成部１７と、通信Ｉ／Ｆ１８とを備える。そしてこれらがバスＢを介して必要なデータのやりとりを行なう。 The image forming apparatus 10 is an apparatus that forms an image on a recording medium such as paper and outputs the image as a printing medium. The image forming apparatus 10 has a printer function, but in addition to this, it has other image processing functions such as a scanner function and a facsimile function.
FIG. 2 is a diagram showing an example of the hardware configuration of the image forming apparatus 10. As shown in FIG.
As illustrated, the image forming apparatus 10 includes a central processing unit (CPU) 11, a random access memory (RAM) 12, a read only memory (ROM) 13, a hard disk drive (HDD) 14, and an operation panel 15. , An image reading unit 16, an image forming unit 17, and a communication I / F 18. And these exchange necessary data via the bus B.

ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１３等に記憶された各種プログラムをＲＡＭ１２にロードして実行することにより、後述する各機能を実現する。 The CPU 11 implements various functions to be described later by loading various programs stored in the ROM 13 or the like into the RAM 12 and executing the programs.

ＲＡＭ１２は、ＣＰＵ１１の作業用メモリ等として用いられるメモリである。
ＲＯＭ１３は、ＣＰＵ１１が実行する各種プログラム等を記憶するメモリである。
ＨＤＤ１４は、画像読み取り部１６が読み取った画像情報や画像形成部１７における画像形成にて用いる画像情報等を記憶する例えば磁気ディスク装置である。
操作パネル１５は、各種情報の表示やユーザからの操作入力の受付を行なう例えばタッチパネルである。そのため表示機構は、予め定められた領域でコンテンツ（情報内容）を画像として表示する液晶パネル等の表示部を備えるとともに、液晶パネルに人の指、スタイラスペンに代表される接触物が接触したときに、接触物が液晶パネルに接触した位置を検知する機能を備えている。本実施の形態においてタッチパネルは、特に限定されるものではなく、抵抗膜方式や静電容量方式など種々の方式のものを使用することができる。 The RAM 12 is a memory used as a working memory or the like of the CPU 11.
The ROM 13 is a memory for storing various programs and the like executed by the CPU 11.
The HDD 14 is, for example, a magnetic disk device that stores image information read by the image reading unit 16 and image information used for image formation in the image forming unit 17.
The operation panel 15 is, for example, a touch panel that displays various information and accepts an operation input from the user. Therefore, the display mechanism includes a display unit such as a liquid crystal panel that displays content (information content) as an image in a predetermined area, and when a touch object represented by a human finger or a stylus pen contacts the liquid crystal panel In addition, it has a function to detect the position where the contact object contacts the liquid crystal panel. The touch panel in the present embodiment is not particularly limited, and various types such as a resistance film type and a capacitance type can be used.

画像読み取り部１６は、原稿に記録された画像を読み取る。ここで、画像読み取り部１６は、例えばスキャナであり、光源から原稿に照射した光に対する反射光をレンズで縮小してＣＣＤ（Charge Coupled Devices）で受光するＣＣＤ方式や、ＬＥＤ光源から原稿に順に照射した光に対する反射光をＣＩＳ（Contact Image Sensor）で受光するＣＩＳ方式のものを用いるとよい。 The image reading unit 16 reads an image recorded on a document. Here, the image reading unit 16 is, for example, a scanner, and a CCD method that reduces reflected light to light emitted to the document from the light source with a lens and receives the light with a CCD (Charge Coupled Devices) It is preferable to use a CIS system in which the reflected light to the received light is received by a CIS (Contact Image Sensor).

画像形成部１７は、記録媒体に画像を形成する印刷機構の一例である。ここで、画像形成部１７は、例えばプリンタであり、感光体に付着させたトナーを用紙等の記録媒体に転写して像を形成する電子写真方式や、インクを記録媒体上に吐出して像を形成するインクジェット方式のものを用いるとよい。
通信Ｉ／Ｆ１８は、ネットワークを介して他の装置との間で各種情報の送受信を行なう。 The image forming unit 17 is an example of a printing mechanism that forms an image on a recording medium. Here, the image forming unit 17 is, for example, a printer, and an electrophotographic method in which the toner attached to the photosensitive member is transferred onto a recording medium such as paper to form an image, or the ink is discharged onto the recording medium to form an image. It is preferable to use an inkjet method for forming
The communication I / F 18 transmits and receives various information to and from other devices via the network.

また本実施の形態では、ＣＰＵ１１、ＲＡＭ１２、およびＲＯＭ１３で、自装置である画像形成装置１０の各機構部の制御を行なう制御部１００を構成する。 Further, in the present embodiment, the CPU 11, the RAM 12, and the ROM 13 constitute a control unit 100 that controls each mechanical unit of the image forming apparatus 10 as the own apparatus.

端末装置２０は、例えば、汎用のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）である。そして、端末装置２０は、ＯＳ（Operating System）による管理下において、各種アプリケーションソフトウェアを動作させることで、電子情報の作成等が行われるようになっている。 The terminal device 20 is, for example, a general-purpose personal computer (PC). The terminal device 20 operates various application software under the control of an operating system (OS) to create electronic information and the like.

端末装置３０は、例えば、モバイルコンピュータ、携帯電話、スマートフォン、タブレット等のモバイル端末である。端末装置３０は、無線通信を行う端末装置３０を接続するアクセスポイント９０を介して、有線で通信を行うネットワーク７０に接続する。 The terminal device 30 is, for example, a mobile terminal such as a mobile computer, a mobile phone, a smartphone, or a tablet. The terminal device 30 connects to a wired network 70 via an access point 90 connecting the terminal device 30 that performs wireless communication.

管理サーバ４０は、情報処理システム１の全体の管理をするサーバコンピュータである。管理サーバ４０は、例えば、画像形成装置１０、端末装置２０、端末装置３０のユーザの認証を行ない、電子情報を画像形成装置１０、端末装置２０、端末装置３０に対し送信する。また画像形成装置１０、端末装置２０、端末装置３０から電子情報を受信し、受信した電子情報を保存する。 The management server 40 is a server computer that manages the entire information processing system 1. The management server 40 authenticates, for example, the users of the image forming apparatus 10, the terminal device 20, and the terminal device 30, and transmits electronic information to the image forming device 10, the terminal device 20, and the terminal device 30. Further, electronic information is received from the image forming apparatus 10, the terminal device 20, and the terminal device 30, and the received electronic information is stored.

端末装置２０、端末装置３０および管理サーバ４０は、演算手段であるＣＰＵと、記憶手段であるメインメモリ及びＨＤＤとを備える。ここで、ＣＰＵは、ＯＳ（基本ソフトウェア）やアプリケーションプログラム（応用ソフトウェア）等の各種ソフトウェアを実行する。また、メインメモリは、各種ソフトウェアやその実行に用いるデータ等を記憶する記憶領域であり、ＨＤＤは、各種ソフトウェアに対する入力データや各種ソフトウェアからの出力データ等を記憶する記憶領域である。
さらに、端末装置２０、端末装置３０および管理サーバ４０は、外部との通信を行うための通信インタフェース（以下、「通信Ｉ／Ｆ」と表記する）と、ビデオメモリやディスプレイ等からなる表示機構と、キーボードやマウス等の入力デバイスとを備える。 The terminal device 20, the terminal device 30, and the management server 40 include a CPU that is an arithmetic unit, and a main memory and an HDD that are storage units. Here, the CPU executes various software such as an OS (basic software) and an application program (application software). The main memory is a storage area for storing various software and data used for the execution thereof, and the HDD is a storage area for storing input data for the various software and output data from the various software and the like.
Furthermore, the terminal device 20, the terminal device 30, and the management server 40 have a communication interface (hereinafter referred to as "communication I / F") for communicating with the outside, a display mechanism including a video memory, a display, etc. And an input device such as a keyboard and a mouse.

ネットワーク７０は、画像形成装置１０、端末装置２０、端末装置３０および管理サーバ４０の間の情報通信に用いられる通信手段であり、例えば、インターネットである。
ネットワーク８０も、ネットワーク７０と同様に、画像形成装置１０、端末装置２０、端末装置３０、および管理サーバ４０の間の情報通信に用いられる通信手段であり、例えば、ＬＡＮ（Local Area Network）である。 The network 70 is communication means used for information communication among the image forming apparatus 10, the terminal device 20, the terminal device 30, and the management server 40, and is, for example, the Internet.
Similarly to the network 70, the network 80 is also a communication means used for information communication between the image forming apparatus 10, the terminal device 20, the terminal device 30, and the management server 40, and is, for example, a LAN (Local Area Network). .

＜情報処理システム１の動作の概略説明＞
図３（ａ）は、情報処理システム１の概略動作の例について示した図である。
なおこの例では、画像形成装置１０がファクシミリの受信を行ない、その結果、生成された電子情報が、管理サーバ４０にアップロードされる場合を示している。またユーザＡが端末装置２０で、資料を作成し、その結果、生成された電子情報が、管理サーバ４０にアップロードされる場合を示している。そして端末装置３０を操作するユーザＢが、これらの電子情報を閲覧する場合を例として説明を行なう。 <Schematic Description of Operation of Information Processing System 1>
FIG. 3A is a diagram showing an example of an outline operation of the information processing system 1.
In this example, the image forming apparatus 10 receives a facsimile, and as a result, the generated electronic information is uploaded to the management server 40. Further, the case is shown in which the user A creates a material with the terminal device 20, and as a result, the generated electronic information is uploaded to the management server 40. A case where the user B operating the terminal device 30 browses the electronic information will be described as an example.

まず画像形成装置１０が、外部からファクシミリの受信を行なう（１Ａ）。
そして画像形成装置１０は、受信したファクシミリの画像情報を作成し、これを管理サーバ４０に対しアップロードする（１Ｂ）。この画像情報は、電子情報の一例であり、端末装置３０が受信できるデータ形式（フォーマット）により作成される。
また端末装置２０を操作するユーザＡが、作成した資料の電子情報を作成し、これを管理サーバ４０に対しアップロードする（１Ｃ）。 First, the image forming apparatus 10 receives a facsimile from the outside (1A).
Then, the image forming apparatus 10 creates the received facsimile image information, and uploads it to the management server 40 (1B). The image information is an example of electronic information, and is created in a data format (format) that the terminal device 30 can receive.
Further, the user A operating the terminal device 20 creates electronic information of the created material and uploads it to the management server 40 (1C).

画像形成装置１０や端末装置２０から電子情報を受信した管理サーバ４０は、それぞれの電子情報を上述したＨＤＤ等に保存する（１Ｄ）。また管理サーバ４０は、詳しくは後述するが、予め設定されたユーザとしてユーザＢに対し、電子メール等により通知を行なう（１Ｅ）。 The management server 40 that has received the electronic information from the image forming apparatus 10 or the terminal device 20 stores the respective electronic information in the above-described HDD or the like (1D). Further, although the management server 40 will be described later in detail, the management server 40 notifies the user B as a preset user by e-mail or the like (1E).

一方、通知を受け取ったユーザＢは、端末装置３０で動作するブラウザ等のソフトウェアを操作し、管理サーバ４０に対し、ユーザの認証を行なう。そしてユーザＢは、管理サーバ４０に保存されている電子情報をダウンロードし、内容を閲覧することができる（１Ｆ）。 On the other hand, the user B who has received the notification operates software such as a browser operating on the terminal device 30 to authenticate the user to the management server 40. Then, the user B can download the electronic information stored in the management server 40 and browse the contents (1F).

図３（ｂ）〜（ｃ）は、管理サーバ４０がユーザＢに対し行なう通知の例を示した図である。この場合、管理サーバ４０は、ファクシミリの画像情報を電子情報としてアップロードしたときの通知と、ユーザＡが作成した資料を電子情報としてアップロードしたときの通知との２つの通知を行なう。
このうち図３（ｂ）は、それぞれの通知が別々に送られる場合を示している。このとき１つ目の通知の内容は、ファクシミリの電子情報が登録された旨を通知するものである。この場合、例えば、「文書が登録されました。下記ＵＲＬからアクセスしてください。」のメッセージＭ１と、この電子情報が格納されるＵＲＬ（Uniform Resource Locator）Ｕ１とを含む。また２つ目の通知の内容は、ユーザＡが作成した資料の電子情報が登録された旨を通知するものである。この場合、メッセージＭ１と同様のメッセージＭ２と、この電子情報が格納されるＵＲＬＵ２とを含む。
一方、図３（ｃ）は、これらの通知がまとめて送られる場合を示している。このとき通知の内容は、例えば、「複数の文書が登録されました。下記ＵＲＬからアクセスしてください。」のメッセージＭ３と、２つの電子情報が格納されるＵＲＬＵ１およびＵＲＬＵ２とを含む。
それぞれの通知が別々に送られるか、まとめて送られるかの何れが選択されるかは、後述する。なおここでは、通知は、ユーザＢだけに対し行なわれたが、複数のユーザに対し通知を行なってもよい。 (B) to (c) of FIG. 3 are diagrams showing an example of notification that the management server 40 sends to the user B. In this case, the management server 40 performs two notifications: a notification when the facsimile image information is uploaded as electronic information, and a notification when the material created by the user A is uploaded as electronic information.
Among these, FIG. 3 (b) shows the case where each notification is sent separately. At this time, the content of the first notification is to notify that the electronic information of the facsimile has been registered. In this case, for example, the message M1 of "a document has been registered. Please access from the following URL." And a URL (Uniform Resource Locator) U1 in which the electronic information is stored. The content of the second notification is to notify that the electronic information of the material created by the user A has been registered. In this case, the message M2 similar to the message M1 and the URL U2 in which the electronic information is stored are included.
On the other hand, FIG. 3C shows the case where these notifications are sent together. At this time, the content of the notification includes, for example, a message M3 of "a plurality of documents are registered. Please access from the following URL." And a URL U1 and a URL U2 in which two pieces of electronic information are stored.
Whether each notification is sent separately or sent together will be described later. Here, the notification is given only to the user B, but notification may be given to a plurality of users.

＜情報処理システム１の機能構成の説明＞
次に情報処理システム１の機能構成について説明する。
なおここでは、図３に示したように、画像形成装置１０や端末装置２０で作成された電子情報が管理サーバ４０にアップロードされ、さらに管理サーバ４０が、端末装置３０に対し通知を行なう場合について代表して説明を行なう。一方、画像形成装置１０や端末装置２０についても同様に通知が行われることがある。この場合でも、以下に説明する画面のレイアウトやデザイン等が異なること以外は、ほぼ同様となる。 <Description of Functional Configuration of Information Processing System 1>
Next, the functional configuration of the information processing system 1 will be described.
Here, as shown in FIG. 3, the case where the electronic information created by the image forming apparatus 10 or the terminal device 20 is uploaded to the management server 40, and the management server 40 notifies the terminal device 30. I will explain on behalf of them. On the other hand, the notification may be similarly made to the image forming apparatus 10 and the terminal device 20. Even in this case, the process is substantially the same except that the layout and design of the screen described below are different.

図４は、情報処理システム１の機能構成について説明した図である。
なおここでは、情報処理システム１が有する種々の機能のうち本実施の形態に関係するものを選択して図示している。 FIG. 4 is a diagram for explaining the functional configuration of the information processing system 1.
Here, among various functions of the information processing system 1, those related to the present embodiment are selected and illustrated.

図示する画像形成装置１０または端末装置２０は、電子情報の生成を行なう生成手段１１０と、電子情報の送受信を行う送受信手段１２０とを備える。 The illustrated image forming apparatus 10 or terminal device 20 includes a generation unit 110 that generates electronic information, and a transmission / reception unit 120 that transmits and receives electronic information.

生成手段１１０は、電子情報の生成を行なう。図３の例では、画像形成装置１０が、受信したファクシミリの画像情報を電子情報として作成する処理が該当する。また端末装置２０で、資料を電子情報として作成する処理が該当する。 The generation means 110 generates electronic information. In the example of FIG. 3, the process in which the image forming apparatus 10 creates the received image information of the facsimile as electronic information corresponds. Further, the terminal device 20 corresponds to a process of creating a material as electronic information.

送受信手段１２０は、管理サーバ４０に対し、ユーザの認証の要求を行ない、ユーザの認証に必要なユーザＩＤ、パスワード等の情報を送信する。また管理サーバ４０との間で電子情報の取得や送信を行なう。 The transmitting and receiving means 120 requests the management server 40 to authenticate the user, and transmits information such as a user ID and a password necessary for authenticating the user. Further, electronic information is acquired and transmitted with the management server 40.

また図示する管理サーバ４０は、電子情報を保存する保存手段４１０と、サービスを提供するサービス提供手段４２０と、ユーザに対し通知を行なう通知手段４３０と、通知の設定を行なう設定手段４４０と、電子情報に関する権限を管理する権限管理手段４５０と、電子情報の送受信を行う入出力手段４６０とを備える。 The illustrated management server 40 includes a storage unit 410 for storing electronic information, a service providing unit 420 for providing a service, a notification unit 430 for notifying a user, a setting unit 440 for setting a notification, an electronic The system includes an authority management unit 450 that manages the authority of information, and an input / output unit 460 that transmits and receives electronic information.

保存手段４１０は、電子情報を保存する。保存手段４１０は、電子情報を保存する際に、電子情報の属性データを併せて保存する。なお保存手段４１０は、電子情報を保存する際に、新たに保存する電子情報の他に、過去に保存された電子情報とを併せて保存してもよい。 The storage unit 410 stores electronic information. The storage unit 410 stores attribute data of the electronic information together when the electronic information is stored. The storage unit 410 may store electronic information stored in the past together with electronic information stored in the past, in addition to the newly stored electronic information, when storing the electronic information.

サービス提供手段４２０は、複数のサービスを提供する。ここで「サービス」とは、管理サーバ４０が、画像形成装置１０、端末装置２０、端末装置３０等の情報処理装置の要求に対し行なう処理である。本実施の形態では、画像形成装置１０、端末装置２０、端末装置３０等の情報処理装置内で動作し、管理サーバ４０に対し、電子情報の登録を行なうアプリケーションソフトウェア（以下、「アプリ」と言う。）の要求に対し行なう処理である。例えば、画像形成装置１０で動作する「スキャン」、「ファクシミリ」や、端末装置２０で動作する「Ｗｅｂブラウザ」、端末装置３０で動作する「モバイルＷｅｂブラウザ」などの各アプリに対し行なう処理である。この場合、「スキャン」は、画像形成装置１０で原稿をスキャンしたときにその画像情報を電子情報として管理サーバ４０にアップロードするアプリである。また「ファクシミリ」は、外部から受信したファクシミリの画像情報を電子情報として管理サーバ４０にアップロードするアプリである。さらに「Ｗｅｂブラウザ」は、端末装置２０等で作成した電子文書等を電子情報として管理サーバ４０にアップロードするアプリである。また「モバイルＷｅｂブラウザ」は、「Ｗｅｂブラウザ」と同様の機能を有するモバイル端末用のアプリである。また本実施の形態では、サービスには、ＡＰＩ（Application Programming Interface）を利用して他のアプリ等と連携して行う「連携サービス」も含まれる。 The service providing unit 420 provides a plurality of services. Here, the “service” is a process performed by the management server 40 in response to a request from an information processing apparatus such as the image forming apparatus 10, the terminal device 20, and the terminal device 30. In the present embodiment, application software (hereinafter referred to as “application”) that operates in an information processing apparatus such as the image forming apparatus 10, the terminal device 20, and the terminal device 30 and registers electronic information with the management server 40. It is a process performed to the request of ..). For example, the processing is performed on each application such as “scan” or “facsimile” operating on the image forming apparatus 10, “web browser” operating on the terminal device 20, or “mobile web browser” operating on the terminal device 30. . In this case, “scan” is an application that uploads image information as electronic information to the management server 40 when a document is scanned by the image forming apparatus 10. The “facsimile” is an application for uploading facsimile image information received from the outside to the management server 40 as electronic information. Furthermore, the “Web browser” is an application that uploads an electronic document or the like created by the terminal device 20 or the like to the management server 40 as electronic information. The “mobile web browser” is an application for a mobile terminal having the same function as the “web browser”. Further, in the present embodiment, the service also includes a “cooperation service” performed in cooperation with another application or the like using an API (Application Programming Interface).

通知手段４３０は、サービスに関する操作が行なわれたときに、予め定められたユーザに対し通知を行なう。
「操作」は、電子情報に関連して管理サーバ４０に対し行なう操作である。本実施形態では、電子情報そのものに対する操作の他、電子情報を登録する対象に対する操作である。電子情報そのものに対する操作としては、例えば、管理サーバ４０に対し電子情報を登録する操作が該当する。また登録した電子情報を更新または削除する操作であってもよい。このとき電子情報の登録は、管理サーバ４０内に設定されたフォルダに対し行なう。よって電子情報を登録する対象に対する操作は、電子情報を登録するフォルダに対する操作である。この場合、電子情報を登録するフォルダに対する操作は、例えば、フォルダの作成、フォルダの削除、フォルダの名称変更などである。電子情報を登録するのはフォルダ毎であるため、フォルダに対し操作が行われたときにこれを通知することで、業務等に支障が生じるのを抑制することができる。 The notification means 430 notifies a predetermined user when an operation related to a service is performed.
“Operation” is an operation performed on the management server 40 in relation to electronic information. In the present embodiment, in addition to the operation on the electronic information itself, the operation on the target for registering the electronic information. As an operation on the electronic information itself, for example, an operation of registering the electronic information in the management server 40 corresponds. In addition, it may be an operation of updating or deleting the registered electronic information. At this time, registration of electronic information is performed on a folder set in the management server 40. Therefore, the operation on the target for registering the electronic information is an operation on the folder for registering the electronic information. In this case, the operation on the folder for registering the electronic information is, for example, creation of the folder, deletion of the folder, change of the name of the folder, or the like. Since the electronic information is registered in each folder, when an operation is performed on the folder, notification of the operation can suppress occurrence of troubles in operations and the like.

図５は、管理サーバ４０に電子情報を登録する際の階層構造について示した図である。
図示する階層構造は、上位１層目〜２層目の２層がフォルダであり、最下層の３層目に電子情報Ｄｊが登録されていることを示している。 FIG. 5 is a diagram showing a hierarchical structure when registering electronic information in the management server 40. As shown in FIG.
The hierarchical structure shown in the figure indicates that the upper first layer and the second layer are the second layer, and the electronic information Dj is registered in the lowermost third layer.

このうち最も上位のフォルダＨ１は、例えば、管理サーバ４０を使用するユーザの契約単位毎に設定されるフォルダである。このフォルダＨ１は、ユーザが会社である場合、例えば、会社毎に設定される。また例えば、１つの会社の部署毎に設定される。またここでは、フォルダＨ１の名称が、「ＡＡＡ」であることを示している。 Among these, the highest-order folder H1 is, for example, a folder set for each contract unit of the user who uses the management server 40. When the user is a company, for example, the folder H1 is set for each company. Also, for example, it is set for each department of one company. Here, it is shown that the name of the folder H1 is "AAA".

次に上位の２層目のフォルダＨ２は、フォルダＨ１をさらに細分化して設定されるフォルダである。このフォルダＨ２は、例えば、フォルダＨ１が、会社毎に設定された場合、１つの会社の部署毎に設定することもできる。また例えば、１つの会社のアクセス権毎に設定することができる。さらに例えば、ユーザが使用できる機能毎に設定することもできる。この機能毎に設定する例としては、アップロードおよびダウンロードが両方可能である場合と、アップロードは可能であるがダウンロードは不可である場合とで分けるような使い方である。またここでは、フォルダＨ２は、３つ設定され、それぞれの名称が、「ＢＢＢ」、「ＣＣＣ」、「ＤＤＤ」であることを示している。 Next, the second upper layer folder H2 is a folder set by further dividing the folder H1. For example, when the folder H1 is set for each company, the folder H2 can also be set for each department of one company. For example, it can set up for every access right of one company. Furthermore, for example, each function that can be used by the user can also be set. An example of setting for each function is a method of separating the case where uploading and downloading are both possible and the case where uploading is possible but downloading is not possible. Also, here, three folders H2 are set, and it is shown that their names are "BBB", "CCC", and "DDD".

そしてここでは、２層目のフォルダＨ２の下位の３層目に、電子情報Ｄｊが登録される。この場合、電子情報Ｄｊは、名称が、「ＢＢＢ」のフォルダＨ２の下位に、名称が、「ＥＥＥ」、「ＦＦＦ」、「ＧＧＧ」の電子情報Ｄｊが登録される。同様に、名称が、「ＣＣＣ」のフォルダＨ２の下位に、名称が、「ＨＨＨ」、「ＩＩＩ」の電子情報Ｄｊが登録され、名称が、「ＤＤＤ」のフォルダＨ２の下位に、名称が、「ＪＪＪ」、「ＫＫＫ」の電子情報Ｄｊが登録される。 Here, the electronic information Dj is registered in the third layer below the second layer folder H2. In this case, electronic information Dj whose name is “EEE”, “FFF”, and “GGG” is registered under the folder H2 whose name is “BBB”. Similarly, electronic information Dj whose names are "HHH" and "III" are registered under the folder H2 whose name is "CCC", and names under the folder H2 whose name is "DDD" are registered: Electronic information Dj of "JJJ" and "KKK" is registered.

なお２層目のフォルダＨ２のさらに下位の３層目に、さらにフォルダを設け、このフォルダ中に電子情報Ｄｊを登録することもできる。 It is possible to further provide a folder in the third layer lower than the second layer folder H2, and to register the electronic information Dj in this folder.

図４に戻り、通知手段４３０は、予め定められた時間内に複数の操作が行われたときに複数の通知をまとめて行なう。この場合、通知手段４３０は、予め定められた時間内に複数の電子情報を登録する操作が行われたときに複数の通知をまとめて行なう。即ち、図３（ｃ）で説明したような通知が行われる。対して通知手段４３０は、予め定められた時間内に複数の電子情報を登録する操作が行われなかったときは、通知を個別に行なう。即ち、図３（ｂ）で説明したような通知が行われる。 Returning to FIG. 4, the notification means 430 collectively performs a plurality of notifications when a plurality of operations are performed within a predetermined time. In this case, the notification unit 430 collectively performs a plurality of notifications when an operation of registering a plurality of pieces of electronic information is performed within a predetermined time. That is, the notification as described in FIG. 3C is performed. On the other hand, when the operation of registering a plurality of pieces of electronic information is not performed within a predetermined time, the notification unit 430 individually performs notification. That is, the notification described in FIG. 3B is performed.

またさらに、通知手段４３０は、予め定められた時間内に、同一の監視対象に対し、同一のサービスによる同一のユーザにより複数の操作が行われたときに複数の通知をまとめて行なうようにしてもよい。ここで「監視対象」は、サービスに関する操作が行われる対象である。ここでは、サービスに関する操作は、電子情報を登録する操作であり、電子情報の登録はフォルダに対し行なわれるため、「監視対象」は、電子情報を登録するフォルダである。なお、「監視対象」は、サービスが同一であっても、監視対象は異なる場合もある。さらにサービスが異なる場合であっても、監視対象は同一の場合もある。そしてサービスに関する操作が同一であっても、監視対象は異なる場合もある。さらにサービスに関する操作が異なる場合であっても、監視対象は同一の場合もある。
対して通知手段４３０は、予め定められた時間内に複数の電子情報を登録する操作が行われたときであっても、監視対象であるフォルダ、サービス、ユーザのうち何れか１つが異なっていた場合には、通知を個別に行なう。 Furthermore, the notification unit 430 collectively performs a plurality of notifications when a plurality of operations are performed by the same user by the same service with respect to the same monitoring target within a predetermined time. It is also good. Here, “monitoring target” is a target on which an operation related to a service is performed. Here, the operation related to the service is an operation of registering electronic information, and the registration of the electronic information is performed on a folder, so the “monitoring target” is a folder for registering the electronic information. Note that “monitoring target” may be different even though the service is the same. Furthermore, even if the services are different, the monitoring targets may be the same. And even if the operation related to the service is the same, the monitoring target may be different. Furthermore, even if the operation related to the service is different, the monitoring targets may be the same.
In contrast to this, even when the operation of registering a plurality of pieces of electronic information is performed within a predetermined time, the notification unit 430 is different in any one of the folder to be monitored, the service, and the user. In this case, notification will be made individually.

設定手段４４０は、複数の通知をまとめて行なうか、または個別に行なうかの設定を、サービス毎に行なう。
また本実施の形態では、設定手段４４０は、予め定められたサービスに対し通知をまとめることができる設定を許可するとともに、他の予め定められたサービスに対しては、通知をまとめるか、または個別に行なうかの設定を行なえないようにする。詳しくは後述するが、このサービスは、例えば、「連携サービス」である。この場合、通知をまとめる設定しかできず、個別に行なう設定を行なえない。 The setting means 440 sets for each service whether to perform a plurality of notifications collectively or individually.
Further, in the present embodiment, setting means 440 permits setting in which the notices can be summarized for the predetermined service, and combines the notices for other predetermined services, or individually. Make it impossible to set the setting. Although the details will be described later, this service is, for example, a "cooperation service". In this case, only setting for grouping notifications can be performed, and setting can not be performed individually.

また設定手段４４０は、通知を行なうユーザの設定を行なう。通知を行なうユーザは、通知先のユーザである。具体的には、例えば、登録された電子情報に関係するユーザであり、登録された電子情報を閲覧可能なユーザである。なお設定を行なうのはユーザ毎に限られるものではなく、アップロードを行なったユーザ、サービス、電子情報の種類等について、予め定められた方法によりグルーピングし、これにより分けられたグループ毎に通知の設定を行なってもよい。この場合、フォルダは、グループの一形態であると考えることもできる。 Further, the setting means 440 sets a user who will make a notification. The user who makes the notification is the user of the notification destination. Specifically, for example, the user is a user related to the registered electronic information and can browse the registered electronic information. The setting is not limited to each user, and the uploading user, service, type of electronic information, etc. are grouped according to a predetermined method, and notification is set for each group divided by this. You may In this case, the folder can be considered to be a form of group.

設定手段４４０は、電子情報を登録するフォルダ毎にこれらの設定を行なう。また設定手段４４０は、次に説明する権限管理手段４５０を参照し、電子情報に関する権限に応じて通知を行なうユーザを決定することができる。 The setting unit 440 performs these settings for each folder in which electronic information is registered. Further, the setting means 440 can determine the user to be notified according to the authority regarding the electronic information with reference to the authority management means 450 described below.

権限管理手段４５０は、電子情報に関する権限を管理する。電子情報に関する権限としては、電子情報の閲覧、編集、削除などがある。権限管理手段４５０では、これらの権限をユーザ単位やグループ単位などで管理することができる。 The authority management unit 450 manages the authority of the electronic information. The authority regarding electronic information includes browsing, editing, and deletion of electronic information. The authority management unit 450 can manage these authorities in units of users or groups.

入出力手段４６０は、端末装置２０との間で、ユーザの認証に必要なユーザＩＤ、パスワード等の情報や、電子情報等のやりとりを仲介する。 The input / output unit 460 mediates exchange of information such as a user ID and a password necessary for user authentication and electronic information with the terminal device 20.

端末装置３０は、電子情報の送受信や通知を受信する送受信手段３１０と、電子情報や通知を表示する表示手段３２０とを備える。 The terminal device 30 includes transmission / reception means 310 for receiving transmission / reception and notification of electronic information, and display means 320 for displaying electronic information and notification.

送受信手段３１０は、送受信手段１２０と同様に、管理サーバ４０に対し、ユーザの認証の要求を行ない、ユーザの認証に必要なユーザＩＤ、パスワード等の情報を送信する。また管理サーバ４０との間で電子情報の取得や送信を行なう。さらに送受信手段３１０は、管理サーバ４０から通知の受信を行なう。 Similar to the transmitting and receiving unit 120, the transmitting and receiving unit 310 requests the management server 40 to authenticate the user, and transmits information such as a user ID and a password necessary for the user authentication. Further, electronic information is acquired and transmitted with the management server 40. Furthermore, the transmitting and receiving unit 310 receives a notification from the management server 40.

表示手段３２０は、表示装置であり、管理サーバ４０から受信した通知を表示する。その結果、図３（ｂ）〜（ｃ）に示したようなメッセージＭ１〜Ｍ３やＵＲＬＵ１〜Ｕ２が表示される。 The display unit 320 is a display device, and displays the notification received from the management server 40. As a result, the messages M1 to M3 and the URLs U1 to U2 as shown in FIGS. 3B to 3C are displayed.

＜情報処理システム１が通知を行なう際の動作説明＞
次に本実施の形態の情報処理システム１が通知を行なう際の動作についてより詳細に説明を行なう。 <Description of operation when information processing system 1 performs notification>
Next, the operation when the information processing system 1 according to the present embodiment performs notification will be described in more detail.

図６は、本実施形態における情報処理システム１の動作について説明したフローチャートである。 FIG. 6 is a flowchart illustrating the operation of the information processing system 1 in the present embodiment.

まず画像形成装置１０または端末装置２０の生成手段１１０が、電子情報の生成を行なう（ステップ１０１）。そして送受信手段１２０が電子情報を管理サーバ４０に対しアップロードする（ステップ１０２）。 First, the generation unit 110 of the image forming apparatus 10 or the terminal device 20 generates electronic information (step 101). Then, the transmitting and receiving means 120 uploads the electronic information to the management server 40 (step 102).

図７−１〜図７−２は、端末装置２０から電子情報を管理サーバ４０に対しアップロードする画面について示した図である。
図示する画面は、管理サーバ４０に保存されている電子情報の一覧を見るためのアプリを起動したときに、表示機構２１に表示される画面を示している。このアプリは、上述したようにＷｅｂブラウザ等である。 FIGS. 7-1 to 7-2 are diagrams showing screens for uploading electronic information from the terminal device 20 to the management server 40.
The illustrated screen shows a screen displayed on the display mechanism 21 when an application for viewing a list of electronic information stored in the management server 40 is activated. This application is a web browser or the like as described above.

このうち図７−１は、表示機構２１の左側エリアＲＬには、図５で説明したフォルダの階層構造を表示した場合を示している。
つまりまず最上位のフォルダＨ１と、その名称である「ＡＡＡ」とが表示される。またフォルダＨ１の１つ下位の階層に設定されたフォルダＨ２が、フォルダＨ１の下に表示される。この場合、３つのフォルダＨ２と、これらの名称である「ＢＢＢ」、「ＣＣＣ」、「ＤＤＤ」とが表示される。 Among these, FIG. 7A shows the case where the hierarchical structure of the folder described in FIG. 5 is displayed in the left area RL of the display mechanism 21.
That is, the topmost folder H1 and its name "AAA" are displayed first. Also, the folder H2 set in the hierarchy one level lower than the folder H1 is displayed under the folder H1. In this case, three folders H2 and their names "BBB", "CCC", and "DDD" are displayed.

そしてユーザが、何れかのフォルダＨ２を選択すると、そのフォルダＨ２に格納されている電子情報Ｄｊの一覧が、表示機構２１の右側エリアＲＲに表示される。この選択は、例えば、ユーザがマウス等の入力デバイスを用いて、選択したいフォルダＨ２をクリックすることで行なうことができる。
ここでは、ユーザが、名称が、「ＢＢＢ」のフォルダＨ２を選択した場合を示す。そしてその結果、名称が、「ＥＥＥ」、「ＦＦＦ」、「ＧＧＧ」の電子情報Ｄｊが、右側エリアＲＲに表示された場合を示している。 When the user selects any folder H2, a list of electronic information Dj stored in the folder H2 is displayed in the right area RR of the display mechanism 21. This selection can be performed, for example, by the user clicking the folder H2 desired to be selected using an input device such as a mouse.
Here, the case where the user selects the folder H2 whose name is “BBB” is shown. As a result, it is shown that the electronic information Dj whose name is "EEE", "FFF", and "GGG" is displayed in the right area RR.

また右側エリアＲＲに表示される電子情報Ｄｊの一覧としては、電子情報Ｄｊの名前、電子情報Ｄｊの作成者、電子情報Ｄｊの更新日時、電子情報Ｄｊのサイズが表示される。そしてこの画面において、アップロードボタン２１ａをクリック等により選択すると、図７−２に示すウィンドウＷ１が表示される。 Further, as a list of electronic information Dj displayed in the right area RR, the name of the electronic information Dj, the creator of the electronic information Dj, the update date and time of the electronic information Dj, and the size of the electronic information Dj are displayed. Then, on this screen, when the upload button 21a is selected by clicking or the like, a window W1 shown in FIG. 7-2 is displayed.

そしてこのウィンドウＷ１において、ユーザが、選択ボタン２１ｃを選択し、アップロードする電子情報を選択する。さらにユーザが、登録ボタン２１ｄを選択すると、選択した電子情報が管理サーバ４０のフォルダＨ２にアップロードされる。なお上述したフォルダを作成する操作は、例えば、図７−１において、フォルダ作成ボタン２１ｂを選択することで行なうことができる。 Then, in the window W1, the user selects the selection button 21c, and selects electronic information to be uploaded. Further, when the user selects the registration button 21 d, the selected electronic information is uploaded to the folder H2 of the management server 40. The above-described operation of creating a folder can be performed, for example, by selecting the folder creation button 21 b in FIG. 7A.

図６に戻り、アップロードされた電子情報は、管理サーバ４０の入出力手段４６０が受信する（ステップ１０３）。
次にサービス提供手段４２０が、画像形成装置１０または端末装置２０からアップロードされた電子情報について、サービスの種類を判断する（ステップ１０４）。
またサービス提供手段４２０は、保存手段４１０に電子情報を保存する（ステップ１０５）。 Returning to FIG. 6, the uploaded electronic information is received by the input / output means 460 of the management server 40 (step 103).
Next, the service providing unit 420 determines the type of service for the electronic information uploaded from the image forming apparatus 10 or the terminal device 20 (step 104).
In addition, the service providing unit 420 stores the electronic information in the storage unit 410 (step 105).

さらにサービス提供手段４２０は、設定手段４４０が設定した通知の設定を参照し、サービスの種類に応じて、通知をまとめて行なうか否かを決定する（ステップ１０６）。
その結果、通知をまとめて行なう場合（ステップ１０６でＹｅｓ）、通知手段４３０が、通知をまとめて行なう（ステップ１０７）。
対して通知をまとめて行なわない場合（ステップ１０６でＮｏ）、通知手段４３０が、通知を個別に行なう（ステップ１０８）。 Further, the service providing unit 420 refers to the setting of the notification set by the setting unit 440, and determines whether to collectively perform the notification according to the type of service (step 106).
As a result, when the notification is collectively performed (Yes in step 106), the notification unit 430 collectively performs the notification (step 107).
When notification is not collectively sent (No in step 106), the notification means 430 individually sends notification (step 108).

図８は、端末装置２０において、ユーザが通知の設定を行なう画面について説明した図である。
図示するウィンドウＷ２は、表示機構２１に表示される。このウィンドウＷ２において、ユーザが標準に戻すボタン２１ｅを選択した場合、設定手段４４０は、予め定められたデフォルト値に設定を戻す。
またユーザが設定メニュー２１ｆに表示される各サービス毎に設定を変更することができる。この場合、サービスとして、上述したスキャン、ファクシミリ、Ｗｅｂブラウザ、モバイルＷｅｂブラウザの４つについて、それぞれ「まとめて通知」と「個別に通知」が選択できるようになっている。この場合、「まとめて通知」を選択すると、このサービスに関して、上述したように、予め定められた時間内に、同一の監視対象に対し、同一のサービスによる同一のユーザにより複数の操作が行われたときに、複数の通知がをまとめて行なわれる。一方、この要件を１つでも満たさないと、「まとめて通知」を選択していても通知が個別に行なわれる。また「個別に通知」を選択すると、このサービスに関して、常に通知が個別に行なわれる。
そしてＯＫボタン２１ｇを選択すると、設定手段４４０は、通知の設定をユーザが選択した設定とする。 FIG. 8 is a diagram for explaining a screen on which the user sets a notification in the terminal device 20.
The illustrated window W2 is displayed on the display mechanism 21. In the window W2, when the user selects the return to standard button 21e, the setting unit 440 returns the setting to a predetermined default value.
In addition, the user can change the setting for each service displayed in the setting menu 21 f. In this case, as the service, “collective notification” and “individual notification” can be selected for each of the above-described scan, facsimile, web browser, and mobile web browser. In this case, when "collectively notify" is selected, as described above, with respect to this service, a plurality of operations are performed by the same user by the same service on the same monitoring target within a predetermined time. When it happens, a plurality of notifications are made collectively. On the other hand, if at least one of these requirements is not met, notifications will be made individually even if "collectively notified" is selected. In addition, when "individual notification" is selected, notifications are always made individually on this service.
Then, when the OK button 21g is selected, the setting unit 440 sets the setting of the notification as the setting selected by the user.

＜効果の説明＞
従来、まとめて通知を行なうか、個別に通知を行なうかの設定は、ユーザやグループ等の通知先毎に行なっていた。
しかしこの場合、サービスによって、この設定が合わない場合がある。例えば、サービスが「スキャン」の場合、電子情報の登録が短時間の間に連続でなされる場合が多く、そのため個別に通知に設定すると、大量の通知が通知先に届くことがある。またサービスが「ファクシミリ」の場合、まとめて通知に設定すると、見逃しが生ずる可能性があるため、通知の見逃しが、業務上の支障につながるような場合に、この設定はそぐわないことになる。 <Description of effect>
Conventionally, it has been set for each notification destination, such as a user or a group, whether to collectively notify or individually notify.
However, in this case, depending on the service, this setting may not match. For example, when the service is "scan", registration of electronic information is often performed continuously in a short time, and therefore, when individually set to notification, a large number of notifications may reach the notification destination. Also, if the service is "facsimile", if it is set as a notification collectively, there is a possibility that an oversight may occur, and if the oversight of notification leads to a problem in business, this setting will be inconsistent.

そこで本実施の形態では、サービス毎にまとめて通知を行なうか、個別に通知を行なうかの設定をすることができることにし、この問題の抑制を図っている。これによりサービスの運用に合わせて設定が行なえることになる。 Therefore, in the present embodiment, it is possible to set whether to perform notification collectively for each service or individually to perform notification, in order to suppress this problem. In this way, settings can be made according to the service operation.

例えば、サービスが上記「スキャン」の場合、まとめて通知に設定することにより、大量の通知が通知先に届くことが抑制でき、効率よく通知の情報を得ることができる。またサービスが上記「ファクシミリ」の場合、個別に通知に設定することで、電子情報が登録される度に、通知が届くため、見逃しが生じにくくなる。さらにサービスが「Ｗｅｂブラウザ」や「モバイルＷｅｂブラウザ」の場合、ユーザの操作により電子情報の登録が行われるため、「スキャン」のように自動的に登録が行われる場合に比較して、電子情報の登録が大量に発生することが生じにくい。そのため通知先から見た場合、個別に通知に設定した方が、即時に通知が届くため、わかりやすいとともに効率よく通知を受け取ることができる。 For example, when the service is the above “scan”, it is possible to suppress that a large number of notifications reach the notification destination by collectively setting the notifications, and it is possible to efficiently obtain notification information. In addition, when the service is the above-mentioned "facsimile", by setting the notification individually, every time when the electronic information is registered, the notification is received, so that it is difficult to miss it. Furthermore, when the service is a "web browser" or "mobile web browser", registration of electronic information is performed by the user's operation, so electronic information is compared as compared with the case where registration is automatically performed like "scan". It is unlikely that a large number of registrations will occur. Therefore, when viewed from the notification destination, the notification can be received instantly if it is individually set, so that notification can be received efficiently and easily.

このように、本実施の形態では、通知の設定をサービス毎に行なうことで、実態により合致した通知の設定を行なうことができ、ユーザに、大量の通知が行われたり、ユーザが通知の内容を見逃すことが生じにくい情報管理装置等が提供できる。 As described above, in the present embodiment, by setting the notification for each service, it is possible to set the notification according to the actual state, and a large amount of notification is given to the user, and the content of the notification is given to the user. It is possible to provide an information management device and the like which is unlikely to miss a key.

また本実施の形態では、予め定められたサービスに対し、まとめて通知を行なうか、個別に通知を行なうかの設定を行なえないようにする。即ち、この場合、まとめて通知を行なうか、個別に通知を行なうかの何れかの設定に固定される。このサービスは、例えば、「連携サービス」である。この場合、ＡＰＩ経由で電子情報の登録が大量に発生することがある。そのためまとめて通知しか行なえないようにして大量の通知が通知先に届くことを抑制し、効率よく通知を受け取ることができるようにする。 Further, in the present embodiment, it is not possible to set whether to collectively notify or individually notify the predetermined services. That is, in this case, it is fixed to either setting of notifying collectively or notifying individually. This service is, for example, a "cooperation service". In this case, a large amount of registration of electronic information may occur via the API. Therefore, only notification can be performed collectively, so that a large number of notifications can be prevented from reaching the notification destination, and notification can be efficiently received.

＜プログラムの説明＞
ここで以上説明を行った本実施の形態における管理サーバ４０が行なう処理は、例えば、アプリケーションソフトウェア等のプログラムとして用意される。そしてこの処理は、ソフトウェアとハードウェア資源とが協働することにより実現される。即ち、管理サーバ４０に設けられたコンピュータ内部の図示しないＣＰＵが、管理サーバ４０の各機能を実現するプログラムを実行し、これらの各機能を実現させる。 <Description of program>
The processing performed by the management server 40 in the present embodiment described above is prepared, for example, as a program such as application software. And this processing is realized by cooperation of software and hardware resources. That is, a CPU (not shown) in the computer provided in the management server 40 executes a program for realizing each function of the management server 40 to realize each of these functions.

よって本実施の形態で、管理サーバ４０が行なう処理は、コンピュータに、複数のサービスを提供するサービス提供機能と、サービスに関する操作が行なわれたときに、予め定められたユーザに対し通知を行なう通知機能と、複数の通知をまとめて行なうか、または個別に行なうかの設定を、サービス毎に行なう設定機能と、を実現させるためのプログラムとして捉えることもできる。 Therefore, in the present embodiment, the process performed by the management server 40 is to notify the computer of a service providing function of providing a plurality of services and notifying a predetermined user when an operation related to the service is performed. It can also be understood as a program for realizing a function and a setting function for performing a plurality of notifications collectively or individually, for each service.

なお、本実施の形態を実現するプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に格納して提供することも可能である。 The program for realizing the present embodiment can be provided by communication means as well as provided by being stored in a recording medium such as a CD-ROM.

以上、本実施の形態について説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施の形態に記載の範囲には限定されない。上記実施の形態に、種々の変更または改良を加えたものも、本発明の技術的範囲に含まれることは、特許請求の範囲の記載から明らかである。 As mentioned above, although this embodiment was described, the technical scope of the present invention is not limited to the range given in the above-mentioned embodiment. It is also apparent from the scope of the claims that the embodiments described above with various changes or improvements are included in the technical scope of the present invention.

１…情報処理システム、１０…画像形成装置、２０、３０…端末装置、４０…管理サーバ、４１０…保存手段、４２０…サービス提供手段、４３０…通知手段、４４０…設定手段、４５０…権限管理手段、４６０…入出力手段 DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 ... Information processing system, 10 ... Image formation apparatus, 20, 30 ... Terminal device, 40 ... Management server, 410 ... Storage means, 420 ... Service provision means, 430 ... Notification means, 440 ... Setting means, 450 ... Authority management means , 460 ... Input / output means

Claims

Service providing means for providing a plurality of services;
Notification means for notifying a predetermined user when an operation related to the service is performed;
Setting means for setting for each of the services whether to make a plurality of the notifications collectively or individually.
An information management apparatus comprising:

The information management apparatus according to claim 1, wherein the operation is an operation of registering electronic information.

3. The information management apparatus according to claim 2, wherein the notification unit notifies the user who can browse the registered electronic information of the notification.

The information management apparatus according to claim 2, wherein the operation is an operation on a folder for registering electronic information.

The information management apparatus according to claim 1, wherein the setting unit performs setting for collecting the notification for a predetermined service.

6. The information management apparatus according to claim 5, wherein the setting unit prohibits the setting for a predetermined service.

6. The information management apparatus according to claim 5, wherein the setting unit performs the setting for each folder in which electronic information is registered.

The information management apparatus according to claim 1, wherein the notification unit collectively performs the plurality of notifications when a plurality of the operations are performed within a predetermined time.

9. The information according to claim 8, wherein the notification means collectively performs the plurality of notifications when a plurality of operations are performed by the same user by the same service with respect to the same monitoring target. Management device.

An information management device that manages electronic information;
An information processing apparatus for transmitting the electronic information to be registered to the information management apparatus when registering the electronic information;
Equipped with
The information management device is
Service providing means for providing a plurality of services;
Notification means for notifying a predetermined user when an operation related to the service is performed;
Setting means for setting for each of the services whether to make a plurality of the notifications collectively or individually.
An information processing system comprising:

On the computer
Service providing functions that provide multiple services;
A notification function for notifying a predetermined user when an operation related to the service is performed;
A setting function for performing setting of whether to perform the plurality of notifications collectively or individually, for each of the services;
Program for realizing