JP2014030091A - 会議システム、会議装置、会議制御方法、及び会議プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】送信先の装置側のユーザが資料情報を必要とする場合にのみ、資料情報を送信する会議システム、会議装置、会議制御方法、及び会議プログラムを提供する。
【解決手段】
会議システムは、異なる拠点に設置された第一会議装置１１と第二会議装置２１との間でデータを送受信して会議を行うシステムである。共有資料の共有が開始される時、参照資料情報へのアクセス先を示すリンク情報が第一会議装置１１から第二会議装置２１に送信される（Ｓ１１）。参照資料情報は第一サーバ１２のＨＤＤに記憶されている。第二会議装置２１がリンク情報に基づくアクセス先から参照資料情報を取得できない場合（Ｓ２６：ＮＯ）、アクセス失敗通知が第二会議装置２１から第一会議装置１１に送信される（Ｓ２８）。第一会議装置１１は、第一サーバ１２から参照資料情報を取得し（Ｓ１５）、第二会議装置２１に送信する（Ｓ１６）。
【選択図】図９

Description

本発明は、データを送受信して会議を行う会議システム、会議装置、会議制御方法、及び会議プログラムに関する。

従来、データを送受信する装置を含むシステムが知られている。このようなシステムには、データの送信先の装置が文書等の資料情報を取得できるようにする場合に、送信元の装置が資料情報そのものを送信先の装置に送信するのではなく、資料情報が記憶されている記憶装置のアドレス等のリンク情報を送信するものがある。送信先の装置は、リンク情報から資料情報が記憶されている記憶装置にアクセスし、資料情報を取得してディスプレイに表示することができる。

しかしながら、例えば、送信元の装置と記憶装置とが属するネットワーク（例えば、社内ＬＡＮ）とは異なるネットワーク（例えば、社外のＬＡＮ）に送信先の装置が属する場合がある。この場合、送信先の装置がリンク情報から資料情報を取得する時に、例えば、ファイアウォール等の影響によって記憶装置にアクセスできず、資料情報を取得できない場合がある。そこで、送信先の装置が送信元の装置と同じネットワークに属する場合にはリンク情報を送信先の装置に送信し、送信先の装置が送信元の装置と異なるネットワークに属する場合には、資料情報そのものを他の装置に送信するように構成した送信元の装置がある（例えば、特許文献１参照）。

特開２００６−２０１８６９号公報

上記従来のシステムでは、送信先の装置が送信元の装置と異なるネットワークに属する場合には、送信先の装置はリンク情報から資料情報を取得できないため、資料情報が送信元の装置から送信先の装置に送信される。このため、送信先の装置側のユーザは、資料情報を必要とする場合に、送信された資料情報に基づく資料を取得できる。しかし、送信先の装置側のユーザが資料情報を必要としない場合でも、資料情報が送信元の装置から送信先の装置に送信される。この場合、送信先の装置側のユーザが資料情報を必要としないにも関わらず、資料情報が送信されてしまうという問題点があった。

本発明の目的は、送信先の装置側のユーザが資料情報を必要とする場合にのみ、資料情報を送信する会議システム、会議装置、会議制御方法、及び会議プログラムを提供することである。

本発明の第一の態様に係る会議システムは、異なる拠点に設置された第一会議装置と第二会議装置との間でデータを送受信して会議を行う会議システムであって、前記第一会議装置は、資料情報へのアクセス先を示すリンク情報を前記第二会議装置に送信するリンク情報送信手段と、前記第二会議装置から前記資料情報の送信を要求された場合に、要求された前記資料情報を前記アクセス先から取得する資料情報取得手段と、前記資料情報取得手段によって取得された前記資料情報を前記第二会議装置に送信する資料情報送信手段とを備え、前記第二会議装置は、前記リンク情報送信手段によって送信された前記リンク情報を受信するリンク情報受信手段と、前記リンク情報受信手段によって受信された前記リンク情報に基づく前記アクセス先から前記資料情報を取得可能か否かを判断する取得判断手段と、前記取得判断手段によって前記資料情報を取得できないと判断された場合に、前記第一会議装置に前記資料情報の送信を要求する送信要求手段と、前記送信要求手段による要求に応じて前記資料情報送信手段によって送信される前記資料情報を受信する資料情報受信手段とを備えている。

この場合、第一会議装置から第二会議装置にリンク情報が送信される。このため、第二会議装置は、リンク情報に基づくアクセス先から資料情報が取得できる。第二会議装置がリンク情報に基づくアクセス先から資料情報を取得できない場合、第一会議装置によってアクセス先から資料情報が取得され、第二会議装置に送信される。すなわち、第二会議装置側のユーザが資料情報を取得する場合には、第二会議装置は、リンク情報に基づくアクセス先から資料情報を直接取得できるか否かに関わらず、資料情報を取得することができる。このため、第一会議装置は、第二会議装置側に資料情報を事前に送信しておく必要はなく、第二会議装置側のユーザが資料情報を必要とする場合にのみ、資料情報を送信することができる。

前記会議システムにおいて、前記第一会議装置は、前記資料情報を変換可能なファイル形式を前記第二会議装置に通知する第一形式通知手段をさらに備え、前記第二会議装置の前記送信要求手段は、前記第一形式通知手段によって通知されたファイル形式の前記資料情報を前記第一会議装置に要求し、前記第一会議装置の前記資料情報送信手段は、前記資料情報取得手段によって取得され、前記送信要求手段によって要求された前記資料情報のファイル形式に変換された前記資料情報を前記第二会議装置に送信してもよい。この場合、第一会議装置の資料情報送信手段は、送信要求手段によって要求されたファイル形式に変換された資料情報を第二会議装置に送信することができる。このため、例えば、第二会議装置は、第二会議装置が表示可能なファイル形式に変換された資料情報を取得することができる。

前記会議システムにおいて、前記第二会議装置は、表示部に表示可能な前記資料情報のファイル形式を前記第一会議装置に通知する第二形式通知手段を備えてもよい。この場合、第二会議装置は、表示部に表示可能な資料情報のファイル形式を第一会議装置に通知することができる。このため、例えば、第一会議装置は、第二会議装置が表示可能なファイル形式の資料情報を第二会議装置に送信することができる。

前記会議システムにおいて、前記第一会議装置の前記資料情報送信手段は、前記資料情報取得手段によって取得された前記資料情報と前記送信要求手段によって要求された前記資料情報のファイル形式とをサーバに送信し、前記サーバにおいて前記ファイル形式に変換された前記資料情報を前記サーバから前記第二会議装置に送信させることで、前記送信要求手段によって要求された前記資料情報のファイル形式に変換した前記資料情報を前記第二会議装置に送信してもよい。この場合、例えば、第二会議装置は、サーバによって第二会議装置が表示可能なファイル形式に変換された資料情報を取得することができる。

前記会議システムにおいて、前記第一会議装置の前記資料情報送信手段は、前記資料情報取得手段によって取得された前記資料情報を、前記送信要求手段によって要求された前記資料情報のファイル形式に変換し、変換した前記資料情報をサーバに送信し、前記サーバから前記第二会議装置に送信させることで、前記送信要求手段によって要求された前記資料情報のファイル形式に変換した前記資料情報を前記第二会議装置に送信してもよい。この場合、第二会議装置は第二会議装置が表示可能なファイル形式に変換された資料情報を取得することができる。

本発明の第二の態様に係る会議装置は、異なる拠点に設置された第二会議装置との間でデータを送受信して会議を行う会議装置であって、資料情報へのアクセス先を示すリンク情報を前記第二会議装置に送信するリンク情報送信手段と、前記リンク情報送信手段で送信された前記リンク情報に基づく前記アクセス先から前記第二会議装置が前記資料情報を取得できない場合に第二会議装置から前記資料情報の送信を要求された時、要求された前記資料情報を取得する資料情報取得手段と、前記資料情報取得手段によって取得された前記資料情報を前記第二会議装置に送信する資料情報送信手段とを備えている。この場合、会議装置は、第二会議装置側に資料情報を事前に送信しておく必要はなく、第二会議装置側のユーザが資料情報を必要とする場合にのみ、資料情報を送信することができる。

本発明の第三の態様に係る会議装置は、異なる拠点に設置された第一会議装置との間でデータを送受信して会議を行う会議装置であって、前記第一会議装置から送信された、資料情報へのアクセス先を示すリンク情報を受信するリンク情報受信手段と、前記リンク情報受信手段によって受信された前記リンク情報に基づく前記アクセス先から前記資料情報を取得可能か否かを判断する取得判断手段と、前記取得判断手段によって前記資料情報を取得できないと判断された場合に、前記資料情報の送信を要求する送信要求手段と、前記送信要求手段による要求に応じて、前記第一会議装置から送信される前記資料情報を受信する資料情報受信手段とを備えている。この場合、会議装置は、第二会議装置側に資料情報を事前に送信しておく必要はなく、第二会議装置側のユーザが資料情報を必要とする場合にのみ、資料情報を送信することができる。

本発明の第四の態様に係る会議制御方法は、異なる拠点に設置された第一会議装置と第二会議装置との間でデータを送受信して会議を行う会議システムにおいて実行される会議制御方法であって、前記第一会議装置において実行されるステップは、資料情報へのアクセス先を示すリンク情報を前記第二会議装置に送信するリンク情報送信ステップと、前記第二会議装置から前記資料情報の送信を要求された場合に、要求された前記資料情報を前記アクセス先から取得する資料情報取得ステップと、前記資料情報取得ステップによって取得された前記資料情報を前記第二会議装置に送信する資料情報送信ステップとを備え、前記第二会議装置において実行されるステップは、前記リンク情報送信ステップによって送信された前記リンク情報を受信するリンク情報受信ステップと、前記リンク情報受信ステップによって受信された前記リンク情報に基づく前記アクセス先から前記資料情報を取得可能か否かを判断する取得判断ステップと、前記取得判断ステップによって前記資料情報を取得できないと判断された場合に、前記第一会議装置に前記資料情報の送信を要求する送信要求ステップと、前記送信要求ステップによる要求に応じて前記資料情報送信ステップによって送信される前記資料情報を受信する資料情報受信ステップとを備えている。この場合、第一会議装置は、第二会議装置側に資料情報を事前に送信しておく必要はなく、第二会議装置側のユーザが資料情報を必要とする場合にのみ、資料情報を送信することができる。

本発明の第五の態様に係る会議プログラムは、異なる拠点に設置された第二会議装置との間でデータを送受信して会議を行う会議装置において実行される会議プログラムであって、前記会議装置のコントローラに、資料情報へのアクセス先を示すリンク情報を前記第二会議装置に送信するリンク情報送信ステップと、前記リンク情報送信ステップで送信された前記リンク情報に基づく前記アクセス先から前記第二会議装置が前記資料情報を取得できない場合に第二会議装置から前記資料情報の送信を要求された時、要求された前記資料情報を取得する資料情報取得ステップと、前記資料情報取得ステップによって取得された前記資料情報を前記第二会議装置に送信する資料情報送信ステップとを実行させる。この場合、会議装置は、第二会議装置側に資料情報を事前に送信しておく必要はなく、第二会議装置側のユーザが資料情報を必要とする場合にのみ、資料情報を送信することができる。

本発明の第六の態様に係る会議プログラムは、異なる拠点に設置された第一会議装置との間でデータを送受信して会議を行う会議装置において実行される会議プログラムであって、前記会議装置のコントローラに、前記第一会議装置から送信された、資料情報へのアクセス先を示すリンク情報を受信するリンク情報受信ステップと、前記リンク情報受信ステップによって受信された前記リンク情報に基づく前記アクセス先から前記資料情報を取得可能か否かを判断する取得判断ステップと、前記取得判断ステップによって前記資料情報を取得できないと判断された場合に、前記資料情報の送信を要求する送信要求ステップと、前記送信要求ステップによる要求に応じて、前記第一会議装置から送信される前記資料情報を受信する資料情報受信ステップとを実行させる。この場合、第一会議装置は、第二会議装置側に資料情報を事前に送信しておく必要はなく、第二会議装置側のユーザは、資料情報を必要とする場合にのみ、資料情報を受信することができる。

第一実施形態に係る会議システム１を示す図である。 第一会議装置１１の電気的構成のブロック図である。 第二会議装置２１の電気的構成のブロック図である。 第一サーバ１２の電気的構成のブロック図である。 共有資料５１が表示された状態の表示部２１６を示す図である。 第一処理のフローチャートである。 第二処理のフローチャートである。 第三処理のフローチャートである。 第一実施形態の各装置の状態遷移図である。 参照資料５２が追加表示された状態の表示部２１６を示す図である。 第二実施形態に係る会議システム２を示す図である。 第二サーバ３２の電気的構成のブロック図である。 第四処理のフローチャートである。 第五処理のフローチャートである。 第六処理のフローチャートである。 第二実施形態の各装置の状態遷移図である。 リンク５１１近傍に、変換候補表示５１２が表示された状態の表示部２１６を示す図である。

以下、本発明の第一実施形態について図面を参照して説明する。図１を参照し、会議システム１について説明する。会議システム１は異なる拠点（第一拠点１０及び第二拠点２０）間で少なくとも音声を用いる遠隔会議を行うシステムである。会議システム１は、第一会議装置１１、第二会議装置２１、及び第一サーバ１２を備えている。第一会議装置１１と第二会議装置２１とは、パーソナルコンピュータである。

第一会議装置１１及び第一サーバ１２は、第一拠点１０に配置されている。第二会議装置２１は、第二拠点２０に配置されている。第一会議装置１１、第一サーバ１２、及び図示外の他の装置等、第一拠点１０に配置されている各装置は、それぞれ、Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ（ＬＡＮ）によって互いに接続されている。第二会議装置２１及び図示外の他の装置等、第二拠点２０に配置されている各装置は、それぞれ、ＬＡＮによって互いに接続されている。以下の説明では、第一拠点１０と第二拠点２０は、異なる会社であるとする。また、第一拠点１０のＬＡＮを第一ＬＡＮといい、第二拠点２０のＬＡＮを第二ＬＡＮという。

第一拠点１０の第一会議装置１１と第二拠点２０の第二会議装置２１とは、インターネット３０を介して互いに接続されている。第一会議装置１１のユーザと第二会議装置２１のユーザは、インターネット３０を介して遠隔会議（Ｗｅｂ会議）を行うことができる。

図２を参照して、第一会議装置１１の電気的構成について説明する。第一会議装置１１は、第一会議装置１１の制御を行うＣＰＵ１１０を備えている。ＣＰＵ１１０は、ＲＯＭ１１１、ＲＡＭ１１２、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１１３、通信インターフェース（通信Ｉ／Ｆ）１１４、外部インターフェース（外部Ｉ／Ｆ）１１５、表示部１１６、スピーカ１１７、マイク１１８、及びドライブ装置１１９と電気的に接続されている。ＲＯＭ１１１には、ブートプログラムやＢＩＯＳ等が記憶されている。ＲＡＭ１１２には、一時的なデータが記憶される。ＨＤＤ１１３には、ＣＰＵ１１０の制御プログラム等が記憶される。ＣＰＵ１１０は、通信Ｉ／Ｆ１１４とインターネット３０とを介して第二会議装置２１と通信を行う。また、ＣＰＵ１１０は、通信Ｉ／Ｆ１１４と第一ＬＡＮとを介して第一サーバ１２と通信を行う。外部Ｉ／Ｆ２１５には、マウス１６が接続される。第一会議装置１１のユーザは、マウス１６を操作することで、ＣＰＵ１１０に種々の指示を入力することができる。ドライブ装置１１９は、記憶媒体１４に記憶された情報を読み出す。記憶媒体１４には、本実施形態における第一処理等のプログラムが記憶されている。記憶媒体１４に記憶されたプログラムは、ドライブ装置１１９によって読み出され、ＨＤＤ１１３に記憶される。なお、本実施形態における第一処理等のプログラムは、記憶媒体１４ではなく、通信Ｉ／Ｆ１１４を介してダウンロードされ、ＨＤＤ１１３に記憶されても良い。この場合、ダウンロード元となる外部の配信サーバに設けられたＨＤＤなどの記憶媒体に、本実施形態における第一処理等のプログラムが記憶されているといえる。

図３を参照して、第二会議装置２１の電気的構成について説明する。第二会議装置２１は、第二会議装置２１の制御を行うＣＰＵ２１０を備えている。ＣＰＵ２１０は、ＲＯＭ２１１、ＲＡＭ２１２、ＨＤＤ２１３、通信Ｉ／Ｆ２１４、外部Ｉ／Ｆ２１５、表示部２１６、スピーカ２１７、マイク２１８、及びドライブ装置２１９と電気的に接続されている。ＲＯＭ２１１には、ブートプログラムやＢＩＯＳ等が記憶されている。ＲＡＭ２１２には、一時的なデータが記憶される。ＨＤＤ２１３には、ＣＰＵ２１０の制御プログラム等が記憶される。ＣＰＵ２１０は、通信Ｉ／Ｆ２１４とインターネット３０とを介して第一会議装置１１と通信を行う。外部Ｉ／Ｆ２１５には、マウス２６が接続される。第二会議装置２１のユーザは、マウス１６を操作することで、カーソル５０（図５参照）を動かし、ＣＰＵ２１０に種々の指示を入力することができる。ドライブ装置２１９は、記憶媒体２４に記憶された情報を読み出す。記憶媒体２４には、本実施形態における第二処理等のプログラムが記憶されている。記憶媒体２４に記憶されたプログラムは、ドライブ装置２１９によって読み出され、ＨＤＤ２１３に記憶される。なお、本実施形態における第二処理等のプログラムは、記憶媒体２４ではなく、通信Ｉ／Ｆ２１４を介してダウンロードされ、ＨＤＤ２１３に記憶されても良い。この場合、ダウンロード元となる外部の配信サーバに設けられたＨＤＤなどの記憶媒体に、本実施形態における第二処理等のプログラムが記憶されているといえる。

図４を参照して第一サーバ１２の電気的構成について説明する。第一サーバ１２は、第一サーバ１２の制御を行うＣＰＵ１２０を備えている。ＣＰＵ１２０は、ＲＯＭ１２１、ＲＡＭ１２２、ＨＤＤ１２３、通信Ｉ／Ｆ１２４、及びドライブ装置１２９と電気的に接続されている。ＲＯＭ１２１には、ブートプログラムやＢＩＯＳ等が記憶されている。ＲＡＭ１２２には、一時的なデータが記憶される。ＨＤＤ１２３には、ＣＰＵ１２０の制御プログラム等が記憶される。また、ＨＤＤ１２３には、参照資料情報が記憶されている。参照資料情報は、遠隔会議において使用される参照資料５２（図１０参照）の情報である。ＣＰＵ１２０は、通信Ｉ／Ｆ１２４と第一ＬＡＮとを介して第一会議装置１１と通信を行う。ドライブ装置１２９は、記憶媒体１７に記憶された情報を読み出す。記憶媒体１７には、本実施形態における第三処理等のプログラムが記憶されている。記憶媒体１７に記憶されたプログラムは、ドライブ装置１２９によって読み出され、ＨＤＤ１２３に記憶される。なお、本実施形態における第三処理等のプログラムは、記憶媒体１７ではなく、通信Ｉ／Ｆ１２４を介してダウンロードされ、ＨＤＤ１２３に記憶されても良い。この場合、ダウンロード元となる外部の配信サーバに設けられたＨＤＤなどの記憶媒体に、本実施形態における第三処理等のプログラムが記憶されているといえる。

図５を参照して、共有資料５１について説明する。共有資料５１は、第一会議装置１１のＨＤＤ１１３に記憶されている。共有資料５１は、後述するＳ１１（図６参照）、Ｓ２１、及びＳ２２（図７参照）によって第一会議装置１１と第二会議装置２１との間で共有される資料である。資料の共有とは、複数装置間で同じ資料を表示部に表示して、個々の装置において資料への書き込みや編集を可能にした状態である。資料が共有されると、複数の拠点のユーザがあたかも同じ場所で資料を見ているかのように、簡単に共同作業をすることができる。

図５は、共有資料５１が第二会議装置２１の表示部２１６に表示された状態を示している。なお、第一会議装置１１の表示部１１６にも同様に、共有資料５１が表示部１１６に表示される。共有資料５１は、共有資料５１のデータである共有資料情報に基づいて表示されている。共有資料５１には、リンク５１１「参照資料」が表示されている。「参照資料」の文字は、参照資料情報へのリンク情報に基づいて表示されている。参照資料情報は、参照資料５２（図１０参照）のデータである。リンク情報は、参照資料情報へのアクセス先を示すデータである。リンク情報は共有資料情報に含まれている。第二会議装置２１のユーザがマウス２６を操作してカーソル５０を動かし、リンク５１１「参照資料」を選択すると、参照資料情報の取得の処理が実行される。本実施形態では、参照資料情報は、第一サーバ１２のＨＤＤ１２３に記憶されている。このため、リンク情報は第一サーバ１２のアドレス情報である。

図６〜図９を参照して、本実施形態における処理について説明する。以下では、共有資料５１が共有された状態で、第二会議装置２１のユーザが、表示部２１６に参照資料５２を表示させる場合（図１０参照）を例示しながら説明する。なお、図９に示す各処理ステップの符号は、図６〜図８に示すフローチャートの各処理ステップの符号に対応している。また、以下の説明において各装置間で送受信される種々の通知や情報は、所定の通信プロトコルに従って送受信される。また、図６〜図９では図示しないが、第一会議装置１１と第二会議装置２１との間で、マイク１１８，２１８で取得された音声が互いに送受信され、スピーカ１１７，２１７で再生される。これによって、音声による遠隔会議が行われる。なお、第一会議装置１１及び第二会議装置２１にカメラを設け、カメラで撮像した画像を送受信しながら遠隔会議を行うようにしてもよい。

まず、図６及び図９を参照して、第一会議装置１１のＣＰＵ１１０による第一処理について説明する。ＣＰＵ１１０は、第一処理を実行する場合、ＨＤＤ１１３に記憶された第一処理のプログラムを読み出し、ＲＡＭ１１２に展開して処理を実行する。第一処理は、ユーザがマウス１６を操作して、第一処理を実行する指示を入力することによって開始される。図６及び図９に示すように、第一会議装置１１と第二会議装置２１との間で、共有資料５１（図５参照）の共有が開始される（Ｓ１１）。共有資料５１が共有される場合、第一会議装置１１のＣＰＵ１１０は、共有資料５１の共有資料情報をＨＤＤ１１３から読み出し、ＲＡＭ１１２に記憶する。ＣＰＵ１１０は、ＲＡＭ１１２に記憶した共有資料情報に基づき、表示部１１６に共有資料５１（図５参照）を表示する。また、ＣＰＵ１１０は、ＨＤＤ１１３から読み出した共有資料情報を第二会議装置２１に送信する。あるいは、共有資料情報は、第二会議装置２１で表示が可能な所定の形式に変換された上で、第二会議装置２１に送信されてもよい。共有資料情報には、参照資料情報へのリンク情報が設けられている。このため、ＣＰＵ１１０は、共有資料情報と共に、参照資料情報を第二会議装置２１に送信している（Ｓ１１）。第二会議装置２１のＣＰＵ２１０は、送信された共有資料情報に基づいて、共有資料５１を表示部２１６に表示する（図７のＳ２２）。そして、第一会議装置１１と第二会議装置２１との間で共有資料５１が共有された状態に設定される。共有資料５１が共有された状態に設定する手法としては種々の公知の方法を使用可能である。

次いで、共有資料５１の共有を終了する指示が入力されたか否かが判断される（Ｓ１２）。Ｓ１２では、例えば、第一会議装置１１のユーザの操作によって、遠隔会議を終了する指示、又は、共有資料５１の共有を終了する指示が入力された場合、共有資料５１の共有を終了する指示が入力されたと判断される（Ｓ１２：ＹＥＳ）。共有資料５１の共有が終了されない場合（Ｓ１２：ＮＯ）、第二会議装置のＳ２８（図７参照）で送信されるアクセス失敗通知が受信されたか否かが判断される（Ｓ１３）。アクセス失敗通知は、第二会議装置２１が、リンク情報が示すアクセス先へのアクセスに失敗したことを示す通知である。アクセス失敗通知が受信されていない場合（Ｓ１３：ＮＯ）、処理はＳ１２に戻る。

アクセス失敗通知が受信された場合（Ｓ１３：ＹＥＳ）、参照資料５２の参照資料情報の送信を要求する資料要求通知が第一サーバ１２に送信される（Ｓ１４）。送信された資料要求通知は、第一サーバ１２のＳ４１（図８参照）によって受信される。次いで、第一サーバ１２のＳ４２によって送信される資料情報が受信されたか否かが判断される（Ｓ１５）。資料情報が受信されていない場合（Ｓ１５：ＮＯ）、Ｓ１５が繰り返される。資料情報が受信された場合（Ｓ１５：ＹＥＳ）、Ｓ１５で受信された参照資料情報が第二会議装置２１に送信される（Ｓ１６）。送信された資料情報は第二会議装置２１のＳ３０（図７参照）によって受信される。次いで、処理はＳ１２に戻る。

Ｓ１２の処理において、共有資料５１の共有を終了する指示が入力された場合（Ｓ１２：ＹＥＳ）、共有資料５１の共有が終了される（Ｓ１７）。Ｓ１７では、表示部１１６から共有資料５１の表示が消去される。また、第二会議装置２１に共有資料５１の共有を終了する通知が送信される。次いで、第一処理が終了される。以上のように、本実施形態の第一処理が実行される。

図７及び図９を参照して、第二会議装置２１のＣＰＵ２１０による第二処理について説明する。ＣＰＵ２１０は、第二処理を実行する場合、ＨＤＤ２１３に記憶された第二処理のプログラムを読み出し、ＲＡＭ２１２に展開して処理を実行する。第二処理は、例えば、ユーザがマウス１６を操作して、第二処理を実行する指示を入力した場合、又は、第一会議装置１１から遠隔会議を開始する通知を受信した場合に開始される。

図７及び図９に示すように、第二処理では、共有資料５１の共有が開始されるか否が判断される（Ｓ２１）。Ｓ２１では、第一会議装置１１のＳ１１（図６参照）によって共有資料５１の共有が開始され、第一会議装置１１から送信された共有資料情報が受信されたか否かが判断されることで、共有資料５１の共有が開始されたか否かが判断される。なお、共有資料情報には、リンク情報が含まれているので、共有資料情報が受信される場合、リンク情報も受信されている。

共有資料５１の共有が開始されない場合（Ｓ２１：ＮＯ）、Ｓ２１の処理が繰り返される。共有資料５１の共有が開始される場合（Ｓ２１：ＹＥＳ）、共有資料５１の共有の設定が行われる（Ｓ２２）。例えば、第二処理によって表示部２１６において開かれている所定のウィンドウの内部に、共有資料情報に基づく別ウィンドウが表示される。共有資料５１には、参照資料情報へのアクセス先を示すリンク情報が含まれている。Ｓ２２の処理が行われることによって、共有資料５１が表示され、リンク情報に基づくリンク５１１「参照情報」が表示された状態となる（図５参照）。

次いで、共有資料５１の共有が終了されるか否かが判断される（Ｓ２３）。Ｓ２３では、第一会議装置１１のＳ１７で送信された共有資料５１の共有を終了する通知が取得されたか否かが判断されることで、共有資料５１の共有が終了されるか否かが判断される。共有資料５１の共有が終了されない場合（Ｓ２３：ＮＯ）、ユーザがマウス２６でカーソル５０を操作することで、共有資料５１中のリンク５１１が選択されたか否かが判断される（Ｓ２４）。リンク５１１が選択されていない場合（Ｓ２４：ＮＯ）、処理はＳ２３に戻る。

リンク５１１が選択された場合（Ｓ２４：ＹＥＳ）、リンク情報が示すアクセス先へのアクセスが実行される（Ｓ２５）。次いで、Ｓ２５の結果、リンク情報が示すアクセス先にアクセスできたか否かが判断される（Ｓ２６）。言い換えると、リンク情報に基づくアクセス先から参照資料情報を取得可能であるか否かが判断される。リンク情報が示すアクセス先にアクセスできた場合（Ｓ２６：ＹＥＳ）、アクセス先から参照資料情報が取得される（Ｓ２７）。すなわち、アクセス先から第二会議装置２１に参照資料情報が送信され、第二会議装置２１で受信される。次いで、後述するＳ３１が実行される。

第一サーバ１２が属する第一拠点１０と、第二会議装置２１が属する第二拠点２０とは、異なるネットワーク（第一ＬＡＮ及び第二ＬＡＮ）である。このため、第二拠点２０の第二会議装置２１が、第一サーバ１２にアクセスする場合、例えば、第一拠点１０側のファイアウォール等の影響によって、第一サーバ１２にアクセスできない場合がある。この場合、第二会議装置２１は、参照資料情報を第一サーバ１２から直接取得することができず、第一拠点１０側のファイアウォール等からアクセスを拒否する旨の信号を受信することとなる。故に、本実施形態では、第二会議装置２１は、第一会議装置１１を介して参照資料情報を取得する。

アクセス先から参照資料情報が取得できない場合（Ｓ２６：ＮＯ）、第一会議装置にアクセス失敗通知が送信される（Ｓ２８）。次いで、アクセス失敗通知に応じて第一会議装置１１のＳ１６によって送信される参照資料情報が受信されたか否かが判断される（Ｓ３０）。参照資料情報が受信されていない場合（Ｓ３０：ＮＯ）、Ｓ３０の処理が繰り返される。

前述したように、アクセス失敗通知をＳ１３で受信した第一会議装置１１は、第一サーバ１２から参照資料情報を取得し（図６のＳ１４及びＳ１５）、第二会議装置２１に送信する（図６のＳ１６）。参照資料情報が受信された場合（Ｓ３０：ＹＥＳ）、Ｓ３１が実行される。すなわち、Ｓ２７又はＳ３０で取得（受信）された参照資料情報がＲＡＭ２１２に記憶される（Ｓ３１）。なお、参照資料情報はＨＤＤ２１３に記憶されてもよい。次いで、ＲＡＭ２１２に記憶された参照資料情報に基づく参照資料５２が表示部２１６に表示される（Ｓ３２）。これによって、図５に示す共有資料５１に加えて、参照資料５２が表示部２１６に表示される（図１０参照）。次いで、処理はＳ２３に戻る。第二会議装置２１のユーザは、共有資料５１に加えて、参照資料５２を参照しながら遠隔会議を行うことができる。

Ｓ２３において、共有資料５１の共有が終了される場合（Ｓ２３：ＹＥＳ）、共有資料５１の共有が終了される（Ｓ３３）。Ｓ３３では、表示部２１６から共有資料５１の表示が消去される。次いで、第二処理が終了される。

図８及び図９を参照して、第一サーバ１２のＣＰＵ１２０による第三処理について説明する。ＣＰＵ１２０は、第三処理を実行する場合、ＨＤＤ１２３に記憶された第三処理のプログラムを読み出し、ＲＡＭ１２２に展開して処理を実行する。図８及び図９に示すように、第一会議装置１１のＳ１４（図６参照）によって送信される資料要求通知が受信されたか否かが判断される（Ｓ４１）。資料要求通知が受信されていない場合（Ｓ４１：ＮＯ）、Ｓ４１が繰り返される。資料要求通知が受信された場合（Ｓ４１：ＹＥＳ）、資料要求通知によって要求された参照資料情報がＨＤＤ１２３から読み出され、読み出された参照資料情報が第一会議装置１１に送信される（Ｓ４２）。送信された参照資料情報は、第一会議装置１１のＳ１５（図６参照）によって受信され、Ｓ１６（図６参照）で第二会議装置２１に送信される。次いで、処理はＳ４１に戻る。

以上のように本実施形態における処理が実行される。本実施形態では、共有資料５１を共有する際に、第一会議装置１１（ＣＰＵ１１０）から第二会議装置２１（ＣＰＵ２１０）に、リンク情報が送信される（Ｓ１１）。このため、第二会議装置２１は、リンク情報に基づくアクセス先から、参照資料情報を取得できる（Ｓ２７）。第二会議装置２１がアクセス先から参照資料情報を取得できない場合（Ｓ２６：ＮＯ）、第一会議装置１１によってアクセス先から参照資料情報が取得され（Ｓ１５）、第二会議装置２１に送信される（Ｓ１６）。第二会議装置２１は、送信された参照資料情報を取得できる（Ｓ３０）。このように、第二会議装置２１側のユーザが参照資料情報を必要とする場合には、第二会議装置２１は、リンク情報に基づくアクセス先から参照資料情報を直接取得できるか否かに関わらず、参照資料情報を取得することができる。このため、第一会議装置１１は、第二会議装置２１に参照資料情報を事前に送信しておく必要はなく、第二会議装置側のユーザが参照資料情報を必要とする場合にのみ、参照資料情報を送信することができる。このため、通信回線のトラフィック量を低減することができる。

上記第一実施形態において、Ｓ１１でリンク情報を送信する処理を行うＣＰＵ１１０が本発明の「リンク情報送信手段」に相当する。Ｓ１５の処理を行うＣＰＵ１１０が本発明の「資料情報取得手段」に相当する。Ｓ１６の処理を行うＣＰＵ１１０が本発明の「資料情報送信手段」に相当する。Ｓ２１でリンク情報を受信する処理を行うＣＰＵ２１０が本発明の「リンク情報受信手段」に相当する。Ｓ２６の処理を行うＣＰＵ２１０が本発明の「取得判断手段」に相当する。Ｓ２８の処理を行うＣＰＵ２１０が本発明の「送信要求手段」に相当する。Ｓ３０の処理を行うＣＰＵ２１０が本発明の「資料情報受信手段」に相当する。

Ｓ１１でリンク情報を送信する処理が本発明の「リンク情報送信ステップ」に相当する。Ｓ１５の処理が本発明の「資料情報取得ステップ」に相当する。Ｓ１６の処理が本発明の「資料情報送信ステップ」に相当する。Ｓ２１でリンク情報を受信する処理が本発明の「リンク情報受信ステップ」に相当する。Ｓ２６の処理が本発明の「取得判断ステップ」に相当する。Ｓ２８の処理が本発明の「送信要求ステップ」に相当する。Ｓ３０の処理が本発明の「資料情報受信ステップ」に相当する。

なお、本発明は上記第一実施形態に限定されるものではなく、種々の変更が可能である。例えば、リンク情報が共有資料情報に含まれていた。しかし、リンク情報が共有資料に含まれるのではなく、リンク情報のみが第一会議装置１１から第二会議装置２１に送信されてもよい。

また、Ｓ３２で参照資料情報に基づく参照資料５２が表示部２１６に表示されていたが、表示されなくてもよい。例えば、参照資料５２がＨＤＤ２１３等の記憶装置に記憶されるだけでもよい。また、第二会議装置２１は、Ｓ２７又はＳ３０で受信した参照資料情報を他の装置に送信してもよい。

また、リンク情報に基づいてリンク５１１が表示され、リンク５１１が選択されることで、アクセス先へのアクセスが自動的に開始されていた（Ｓ２４：ＹＥＳ、Ｓ２５）。しかし、これに限定されない。例えば、リンク情報に基づいて表示されるリンク５１１は、参照資料情報が記憶されているアクセス先のアドレスの文字列であってもよい。そして、第二会議装置２１のユーザは、マウス２６を操作して、リンク５１１に表示されているアドレスの文字列をコピーして、アクセス先にアクセスするためのソフトウェアに入力することで、第二会議装置２１にアクセス先へのアクセスを開始させてもよい（Ｓ２５）。

また、遠隔会議を行っていたのは、第一会議装置１１と第二会議装置２１であったが、遠隔会議を行う装置の数を増やしてもよい。また、第一会議装置１１と第二会議装置２１とがパーソナルコンピュータであったが、これに限定されない。例えば、第一会議装置１１と第二会議装置２１とは、遠隔会議専用の装置であってもよい。

また、参照資料情報は、種々のファイル形式に変換された後、第二会議装置２１に送信されてもよい。また、第一会議装置１１が第二会議装置２１に参照資料情報を送信する場合に、他の装置（サーバ等）を介して、第二会議装置２１に送信してもよい。以下、これらの変形例である第二実施形態について説明する。

第二実施形態に係る会議システム２について説明する。図１１に示すように会議システム２には、図１に示す第一実施形態の会議システム１に加え、第二サーバ３２が追加されている。第二サーバ３２は、インターネット３０に接続されている。第一会議装置１１と第二会議装置２１とは、第二サーバ３２にアクセス可能である。第二サーバ３２は、第一拠点１０及び第二拠点２０とは異なる拠点に設けられている。なお、第一会議装置１１と第二会議装置２１とが、第二サーバ３２にアクセス可能であれば、第二サーバ３２が第一拠点１０又は第二拠点２０に設けられていてもよい。

図１２を参照して第二サーバ３２の電気的構成について説明する。第二サーバ３２は、第二サーバ３２の制御を行うＣＰＵ３２０を備えている。ＣＰＵ３２０は、ＲＯＭ３２１、ＲＡＭ３２２、ＨＤＤ３２３、通信Ｉ／Ｆ３２４、及びドライブ装置３２９と電気的に接続されている。ＲＯＭ３２１には、ブートプログラムやＢＩＯＳ等が記憶される。ＲＡＭ３２２には、一時的なデータが記憶される。ＨＤＤ３２３には、ＣＰＵ３２０の制御プログラム等が記憶される。ＣＰＵ３２０は、通信Ｉ／Ｆ３２４及びインターネット３０を介して第一会議装置１１及び第二会議装置２１と通信を行う。ドライブ装置３２９は、記憶媒体１８に記憶された情報を読み出す。記憶媒体１８には、本実施形態における第六処理等のプログラムが記憶されている。記憶媒体１８に記憶されたプログラムは、ドライブ装置３２９によって読み出され、ＨＤＤ３２３に記憶される。なお、本実施形態における第六処理等のプログラムは、記憶媒体１８ではなく、通信Ｉ／Ｆ３２４を介してダウンロードされ、ＨＤＤ３２３に記憶されても良い。この場合、ダウンロード元となる外部の配信サーバに設けられたＨＤＤなどの記憶媒体に、本実施形態における第六処理等のプログラムが記憶されているといえる。

図１３〜図１６を参照して、本実施形態における処理について説明する。以下の説明では、第一実施形態と同様の処理は同じ符号で示し、詳細の説明は省略する。また、図１６に示す各処理ステップの符号は、図１３〜図１６に示すフローチャートの各処理ステップの符号と対応している。

まず、図１３及び図１６を参照して、第一会議装置１１のＣＰＵ１１０による第四処理について説明する。ＣＰＵ１１０は、第四処理を実行する場合、ＨＤＤ１１３に記憶された第一処理のプログラムを読み出し、ＲＡＭ１１２に展開して処理を実行する。第四処理は、ユーザがマウス１６を操作して、第一処理を実行する指示を入力することによって開始される。図１３及び図１６に示すように、第一実施形態と同様に、Ｓ１１〜Ｓ１３の処理が行われる。アクセス失敗通知が受信された場合（Ｓ１３：ＹＥＳ）、第二会議装置２１のＳ７２（図１４参照）で送信される、表示可能ファイル形式のリストが受信されたか否かが判断される（Ｓ５１）。表示可能ファイル形式とは、第二会議装置２１のＣＰＵ２１０が表示部２１６に表示することができるファイル形式であり、例えば、Ｗｏｒｄ（登録商標）形式、Ｐｄｆ（登録商標）形式、Ｅｘｃｅｌ（登録商標）形式等である。

表示可能ファイル形式のリストが受信されていない場合（Ｓ５１：ＮＯ）、処理はＳ５１に戻る。表示可能ファイル形式のリストが受信された場合（Ｓ５１：ＹＥＳ）、変換可能ファイル形式が確認される（Ｓ５２）。変換可能ファイル形式は、第一会議装置１１のＣＰＵ１１０が参照資料情報を変換可能なファイル形式である。Ｓ５２では、第一会議装置１１のＨＤＤ１１３が参照され、参照資料情報を変換するためのソフトウェアが確認されることで変換可能ファイル形式が確認される。

次いで、Ｓ５１で受信された表示可能ファイル形式と、Ｓ５３で確認された変換可能ファイル形式とで一致するファイル形式のリスト（以下、「一致リスト」という。）が作成される（Ｓ５３）。すなわち、一致リストは、第二会議装置２１が表示可能であり、且つ、第一会議装置１１が変換可能なファイル形式のリストである。次いで、Ｓ５３で作成された一致リストが第二会議装置２１に送信される（Ｓ５４）。送信された一致リストは、第二会議装置２１のＳ７３（図１４参照）で受信される。

次いで、第二会議装置２１のＳ７６（図１４参照）で送信される変換ファイル形式が受信されたか否かが判断される（Ｓ５５）。変換ファイル形式は、第二会議装置２１のユーザが、一致リストの中から選択したファイル形式であって、第一会議装置１１に参照資料情報を変換させるファイル形式である。変換ファイル形式が受信されていない場合（Ｓ５５：ＮＯ）、Ｓ５５の処理が繰り返される。変換ファイル形式が受信された場合（Ｓ５５：ＹＥＳ）、第一実施形態と同様に、第一サーバ１２に資料要求通知が送信され（Ｓ１４）、参照資料情報が受信されたか否かが判断される（Ｓ１５）。

参照資料情報が受信された場合（Ｓ１５：ＹＥＳ）、Ｓ１５で受信された参照資料情報が、Ｓ５５で受信された変換ファイル形式が示すファイル形式に変換される（Ｓ５６）。なお、Ｓ１５で受信された参照資料情報のファイル形式が、変換ファイル形式が示すファイル形式と同じであれば、ファイル形式の変換を行わなくてもうよい。次いで、Ｓ５６で変換された後の参照資料情報が、第二サーバ３２に送信される（Ｓ５７）。送信された参照資料情報は、第二サーバ３２のＳ９１（図１５参照）によって受信される。

次いで、第二サーバ３２のＳ９３（図１５参照）によって送信されるアドレス情報が受信されたか否かが判断される（Ｓ５８）。Ｓ５８で受信されたアドレス情報は、Ｓ５７で送信された参照資料情報が第二サーバ３２によって記憶された場所のアドレスを示すものである。アドレス情報が受信されていない場合（Ｓ５８：ＮＯ）、Ｓ５８の処理が繰り返される。

アドレス情報が受信された場合（Ｓ５８：ＹＥＳ）、受信されたアドレス情報が第二会議装置２１に送信される（Ｓ５９）。送信されたアドレス情報は、第二会議装置２１のＳ７７（図１４参照）によって受信される。次いで、処理はＳ１２に戻る。Ｓ１２において、共有資料５１の共有が終了される場合（Ｓ１２：ＹＥＳ）、共有資料５１の共有が終了される（Ｓ１７）。次いで、第四処理が終了される。

図１４及び図１６を参照して、第二会議装置２１のＣＰＵ２１０による第五処理について説明する。ＣＰＵ２１０は、第五処理を実行する場合、ＨＤＤ２１３に記憶された第一処理のプログラムを読み出し、ＲＡＭ２１２に展開して処理を実行する。図１４及び図１６に示すように、第一実施形態と同様に、Ｓ２１〜Ｓ２６の処理が実行される。アクセス先にアクセスできた場合（Ｓ２６：ＹＥＳ）、第一実施形態と同様に、参照資料情報が取得される（Ｓ２７）。アクセス先にアクセスできない場合（Ｓ２６：ＮＯ）、第一実施形態と同様に、第一会議装置１１にアクセス失敗通知が送信される（Ｓ２８）。次いで、表示可能ファイル形式が確認される（Ｓ７１）。Ｓ７１では、ＨＤＤ２１３が参照され、インストールされているソフトウェアによって表示可能なファイル形式が確認されることで、表示可能ファイル形式が確認される。

次いで、Ｓ７１で確認された表示可能ファイル形式のリストが第一会議装置１１に送信される（Ｓ７２）。送信された表示可能ファイル形式のリストは、第一会議装置１１のＳ５１（図１３参照）によって受信される。次いで、第一会議装置１１のＳ５４によって送信される一致リストが受信されたか否かが判断される（Ｓ７３）。一致リストが受信されていない場合（Ｓ７３：ＮＯ）、Ｓ７３の処理が繰り返される。

一致リストが受信された場合（Ｓ７３：ＹＥＳ）、共有資料５１中のリンク５１１近傍に一致リストに含まれる変換可能ファイル形式が、変換候補のファイル形式として表示される（Ｓ７４）。例えば、Ｗｏｒｄ形式、ＰＤＦ形式、Ｅｘｃｅｌ形式が変換可能ファイル形式として、一致リストに含まれているとする。この場合、図１７に示すように、「Ｗｏｒｄ」、「Ｐｄｆ」、「Ｅｘｃｅｌ」の表示である変換候補表示５１２が表示部２１６に表示される（Ｓ７４）。

次いで、ユーザによるマウス２６の操作によって、変換候補表示５１２に表示された変換候補のファイル形式のうちの１つが選択されたか否か、換言すれば、変換候補のファイル形式のうちの１つを選択する旨の入力をマウス２６から受信したか否かが判断される（Ｓ７５）。選択されていない場合（Ｓ７５：ＮＯ）、Ｓ７５の処理が繰り返される。選択された場合（Ｓ７５：ＹＥＳ）、選択されたファイル形式が、変換ファイル形式として第一会議装置１１に送信される（Ｓ７６）。送信された変換ファイル形式は第一会議装置１１のＳ５５によって受信される。次いで、第一会議装置１１のＳ５９によって送信されるアドレス情報が受信されたか否かが判断される（Ｓ７７）。アドレス情報が受信されていない場合（Ｓ７７：ＮＯ）、Ｓ７７が繰り返される。アドレス情報が受信された場合（Ｓ７７：ＹＥＳ）、Ｓ７７で受信されたアドレス情報に基づき、第二サーバ３２に対して参照資料情報の送信を要求する資料要求通知が送信される（Ｓ７８）。送信された資料要求通知は第二サーバ３２のＳ９４（図１５参照）で受信される。

次いで、第二サーバ３２のＳ９５（図１５参照）によって送信される参照資料情報が受信されたか否かが判断される（Ｓ７９）。参照資料情報が受信されていない場合（Ｓ７９：ＮＯ）、Ｓ７９の処理が繰り返される。参照資料情報が受信された場合（Ｓ７９：ＹＥＳ）、第一実施形態と同様に、受信された参照資料情報が記憶され（Ｓ３１）、表示部２１６に表示される（Ｓ３２）。これによって、図１０に示すように、表示部２１６に参照資料５２が表示された状態となる。次いで、処理はＳ２３に戻る。Ｓ２３において、共有資料５１の共有が終了される場合（Ｓ２３：ＮＯ）、共有資料５１の共有が終了される（Ｓ３３）。次いで、第二処理が終了される。第一サーバ１２の処理については、第一実施形態の第三処理（図８参照）と同様なので、説明は省略する。

図１５及び図１６を参照して、第二サーバ３２のＣＰＵ３２０による第六処理について説明する。ＣＰＵ３２０は、第六処理を実行する場合、ＨＤＤ３２３に記憶された第三処理のプログラムを読み出し、ＲＡＭ３２２に展開して処理を実行する。図１５及び図１６に示すように、第一会議装置１１のＳ５７によって送信される参照資料情報が受信されたか否かが判断される（Ｓ９１）。参照資料情報が受信されていない場合（Ｓ９１：ＮＯ）、Ｓ９１の処理が繰り返される。参照資料情報が受信された場合（Ｓ９１：ＹＥＳ）、受信した参照資料情報がＨＤＤ３２３に記憶される（Ｓ９２）。次いで、参照資料情報が記憶された場所を示すアドレス情報が第一会議装置に送信される（Ｓ９３）。本実施形態の場合、第二サーバ３２のＨＤＤ３２３に参照資料情報が記憶されているので、第二サーバ３２のアドレス情報が送信される。例えば、第二サーバ３２が他の装置に参照資料情報を送信し、他の装置において参照資料情報が記憶された場合には、他の装置の場所（アドレス情報）が送信される。

次いで、第二会議装置２１のＳ７８によって送信される資料要求通知が受信されたか否かが判断される（Ｓ９４）。資料要求通知が受信されていない場合（Ｓ９４：ＮＯ）、Ｓ９４の処理が繰り返される。資料要求通知が受信された場合（Ｓ９４：ＹＥＳ）、ＨＤＤ３２３に記憶されている参照資料情報が第二会議装置２１に送信される（Ｓ９５）。送信された参照資料情報は、第二会議装置２１のＳ７９（図１４参照）で受信される。次いで、処理はＳ９１に戻る。

以上のように本実施形態における処理が実行される。本実施形態では、第二会議装置２１がアクセス先（第一サーバ１２）から参照資料情報を取得できない場合（Ｓ２６：ＮＯ）、第一会議装置１１によってアクセス先から参照資料情報が取得され（Ｓ１５）、第二サーバ３２に送信される（Ｓ５７）。第二会議装置２１は、第二サーバ３２から参照資料情報を取得することができる（Ｓ７９）。すなわち、第一会議装置１１は、第二会議装置２１から要求された参照資料情報を第二サーバ３２に送信し、第二サーバ３２から第二会議装置２１に参照資料情報を送信させることができる。故に、第二会議装置２１は、第一サーバ１２にアクセスできなくても、参照資料情報を取得することができる。また、第一実施形態と同様に、第二会議装置２１は、リンク情報に基づくアクセス先（第一サーバ１２）にアクセスできる場合、アクセス先から参照資料情報を取得できる（Ｓ２７）。このように、第二会議装置２１側のユーザが参照資料情報を必要とする場合には、第二会議装置２１は、リンク情報に基づくアクセス先から参照資料情報を直接取得できるか否かに関わらず、参照資料情報を取得することができる。故に、第一会議装置１１は、第二会議装置２１に参照資料情報を事前に送信しておく必要はなく、第二会議装置側のユーザが参照資料情報を必要とする場合にのみ、参照資料情報を送信することができる。このため、通信回線のトラフィック量を低減することができる。

また、第二会議装置２１は、表示部２１６に表示可能なファイル形式である表示可能ファイル形式を第一会議装置１１に送信する（Ｓ７２）。すなわち、第二会議装置は、表示部２１６に表示可能な参照資料情報のファイル形式を第一会議装置１１に通知することができる。このため、第一会議装置１１は、第二会議装置２１の表示可能ファイル形式を認識することができる。この結果、一致リストには、表示可能ファイル形式のリストが含まれ、Ｓ７９で受信される参照資料情報のファイル形式は、表示可能なファイル形式となる。このように、第一会議装置１１は、第二サーバ３２を介して、第二会議装置２１が表示可能なファイル形式の参照資料情報を第二会議装置２１に送信することができる（Ｓ１５、Ｓ５７、Ｓ９５）。また、第二会議装置２１は、表示部２１６に表示可能なファイル形式の参照資料情報を受信することができる。

また、Ｓ５４で第一会議装置１１から第二会議装置２１に送信される一致リストは、第二会議装置２１が表示可能であり、且つ、第一会議装置１１が変換可能なファイル形式のリストである。すなわち、第一会議装置１１は、参照資料情報を変換可能なファイル形式を第二会議装置に通知することができる（Ｓ５４）。そして、第二会議装置２１は、通知された変換可能なファイル形式の参照資料情報を第一会議装置１１に要求する（Ｓ７６）。そして、第一会議装置１１は、第二サーバ３２を介して、第二会議装置２１に要求されたファイル形式に変換された参照資料情報を第二会議装置２１に送信することができる（Ｓ１５、Ｓ５７、Ｓ９５）。なお、参照資料情報のファイル形式の変換は、第一会議装置１１によって行われる（Ｓ５６）。このように、参照資料情報のファイル形式が変換されるため、第二会議装置２１は、第二会議装置２１が表示可能なファイル形式に変換された資料情報を取得することができる（Ｓ７９）。

本実施形態において、Ｓ１１でリンク情報を送信する処理を行うＣＰＵ１１０が本発明の「リンク情報送信手段」に相当する。Ｓ１５の処理を行うＣＰＵ１１０が本発明の「資料情報取得手段」に相当する。Ｓ５６、Ｓ５７及びＳ５９の処理を行うＣＰＵ１１０が本発明の「資料情報送信手段」に相当する。Ｓ２１でリンク情報を受信する処理を行うＣＰＵ２１０が本発明の「リンク情報受信手段」に相当する。Ｓ２６の処理を行うＣＰＵ２１０が本発明の「取得判断手段」に相当する。Ｓ２８及びＳ７６の処理を行うＣＰＵ２１０が本発明の「送信要求手段」に相当する。ＣＰＵ１１０のＳ５７で第二サーバ３２に送信された参照資料情報をＳ７９で受信する処理を行うＣＰＵ２１０が本発明の「資料情報受信手段」に相当する。Ｓ５４の処理を行うＣＰＵ１１０が本発明の「第一形式通知手段」に相当する。Ｓ７２の処理を行うＣＰＵ２１０が本発明の「第二形式通知手段」に相当する。

Ｓ１１でリンク情報を送信する処理が本発明の「リンク情報送信ステップ」に相当する。Ｓ１５の処理が本発明の「資料情報取得ステップ」に相当する。Ｓ５７及びＳ５９の処理が本発明の「資料情報送信ステップ」に相当する。Ｓ２１でリンク情報を受信する処理が本発明の「リンク情報受信ステップ」に相当する。Ｓ２６の処理が本発明の「取得判断ステップ」に相当する。Ｓ２８及びＳ７６の処理が本発明の「送信要求ステップ」に相当する。Ｓ７９の処理が本発明の「資料情報受信ステップ」に相当する。

なお、本発明は上記の第二実施形態に限定されるものではなく、種々の変更が可能である。例えば、第一会議装置１１（ＣＰＵ１１０）は、第二サーバ３２に参照資料情報を送信し（Ｓ５７）、第二会議装置２１にアドレス情報を送信して（Ｓ５９）、第二会議装置２１が第二サーバ３２から参照資料情報を受信できるようにしていた（Ｓ７８及びＳ７９）。これによって、第一会議装置１１は、第二会議装置２１に参照資料情報を送信していた。しかし、第一会議装置１１が第二会議装置２１に参照資料情報を送信する態様は、これに限定されない。例えば、第一会議装置１１から参照資料情報を受信した第二サーバ３２は、第一会議装置１１にアドレス情報を送信することなく、第二会議装置２１に参照資料情報を送信してもよい。また、第二サーバ３２は、第一会議装置１１ではなく、第二会議装置２１に直接アドレス情報を送信してもよい。この場合、第二会議装置２１は、該アドレス情報に基づいて第二サーバ３２から参照資料情報を取得できる。また、第一会議装置１１は、第二サーバ３２に参照資料情報を送信するのではなく、第二会議装置２１に参照資料情報を直接送信してもよい。

また、変換候補表示５１２（図１７参照）が表示される場合（Ｓ７４）、ファイル形式の表示の並び順が変更されてもよい。例えば、頻繁に変換の要求が行われるファイル形式の順で、ファイル形式が上から並べられて表示されてもよい。この場合、例えば、第一会議装置１１（ＣＰＵ１１０）は、Ｓ５５で過去に複数回受信した変換ファイル形式について、ファイル形式の種類毎の受信した回数をＨＤＤ１１３等に記憶しておく。そして、第一会議装置１１は、Ｓ５４で一致リストを送信する場合に、回数の多い順にファイル形式を並べた一致リストを送信する。若しくは、例えば、第二会議装置２１（ＣＰＵ２１０）は、Ｓ７５で選択されたファイル形式の回数をファイル形式の種類毎にＨＤＤ２１３等に記憶しておく。そして、Ｓ７３で受信した一致リストを、選択された回数の多い順に並べて表示部２１６に表示する（Ｓ７４）。この場合、頻繁に変換の要求が行われるファイル形式の順で、変換候補表示５１２（図１７参照）が表示されるので、ユーザの利便性が向上する。

また、例えば、参照資料情報が変換された後のデータ量が小さい順にファイル形式が表示されてもよい。この場合、例えば、第一会議装置１１は、Ｓ５４で一致リストを送信する場合に、データ量が小さい順に並べた一致リストを送信する。参照資料情報を変換した後のデータ量が小さい順で変換候補表示５１２（図１７参照）が表示された場合、データ量の小さいファイル形式がユーザによって選択され易い。故に、Ｓ５７でファイル形式が変換された参照資料情報が、Ｓ５７及びＳ９５で送信される場合に、データ量を少なくすることができる。故に、通信回線のトラフィック量を低減することができる。

また、例えば、参照資料情報が変換されるのに要する時間が短い順にファイル形式が表示されてもよい。この場合、例えば、第一会議装置１１は、Ｓ５４で一致リストを送信する場合に、参照資料情報を変換するのに要する時間が短い順に並べた一致リストを送信する。参照資料情報が変換されるのに要する時間が短い順に変換候補表示５１２（図１７参照）が表示される場合、変換に要する時間が短いファイル形式がユーザによって選択され易い。故に、Ｓ５６でファイル形式が変換される場合の時間を短縮することができる。

また、２以上の複数の会議装置が遠隔会議を行う場合、それぞれの会議装置の表示部に表示可能なファイル形式のうち、表示可能な会議装置が多い順にファイル形式が表示されてもよい。この場合、例えば、第一会議装置１１（ＣＰＵ１１０）は、共有資料の共有が開始された後に（Ｓ１１）、各会議装置から表示可能ファイル形式のリストを取得しておく。そして、Ｓ５２で一致リストを作成する場合に、各会議装置の表示可能ファイル形式のリストに基づき、表示可能な会議装置が多い順にファイル形式を並べて、一致リストを作成する。この場合、表示可能な会議装置が多いファイル形式がユーザによって選択され易い。故に、同じ変換ファイル形式が、複数の会議装置によって要求される可能性が高くなる。よって、第一会議装置１１は、１つの会議装置によって要求されてＳ５６でファイル形式を変換した場合において、他の会議装置によって同じファイル形式への変換が要求された場合に、再度参照資料情報を変換することなく、すでに作成した参照資料情報を送信することができる。故に、第一会議装置１１のＣＰＵ１１０の処理の負荷を低減することができる。

また、一致リストが作成されて、一致リストの中から変換ファイル形式が決定されていたが、これに限定されない。例えば、第一会議装置１１（ＣＰＵ１１０）は、表示可能ファイル形式を受信した場合に（Ｓ５１：ＹＥＳ）、一致リストを作成して送信しなくてもよい。この場合、例えば、受信した表示可能ファイル形式の中から変換するファイルを決定して、参照資料情報を変換してもよい。また、第二会議装置２１は、表示可能ファイル形式を送信しなくてもよい。例えば、第一会議装置１１は、変換可能ファイル形式を第二会議装置２１に送信する。そして、第二会議装置２１は、受信した変換可能ファイル形式の中から変換ファイル形式を決定し、第一会議装置１１に送信してもよい。

また、第一会議装置１１と第二会議装置２１とが種々のデータを送受信する場合に、全て第二サーバ３２を介して行ってもよい。また、第二会議装置２１は、Ｓ２８の処理でアクセス失敗通知を送信する場合に、第二サーバ３２に対して送信してもよい。この場合、アクセス失敗通知を受信した第二サーバ３２が、第一会議装置１１に参照資料情報の送信要求をし、第一会議装置１１を介して参照資料情報を取得し、第二会議装置２１に送信してもよい。また、第二サーバ３２が、直接第一サーバ１２から参照資料情報を取得し、取得した参照資料情報を第二会議装置２１に送信してもよい。

また、ファイル形式の変換は、第一会議装置１１によって行われていたが（Ｓ５６）、これに限定されない。例えば、第二サーバ３２（ＣＰＵ３２０）によって行われてもよい。この場合、例えば、Ｓ５２において、変換可能ファイル形式を確認する場合には、第二サーバ３２のＣＰＵ３２０が変換可能なファイル形式を第二サーバ３２から取得する。第一会議装置１１は、取得した変換可能なファイル形式から一致リストを作成する（Ｓ５４）。参照資料情報を変換ファイル形式に変換する処理（Ｓ５６）を、第二サーバ３２のＣＰＵ３２０が実行する。より詳細には、第一会議装置１１は参照資料情報を変換ファイル形式に変換する処理（Ｓ５６）を行わず、Ｓ１５で取得した参照資料情報を、第二サーバ３２に送信する（Ｓ５７）。そして、Ｓ５５で受信した変換ファイル形式を第二サーバ３２に送信する。そして、第二サーバ３２のＣＰＵ３２０が、Ｓ９１で受信した参照資料情報を、変換ファイル形式に変換する。そして、参照資料情報を第二会議装置２１に送信する（Ｓ９５）。

この場合、第一会議装置１１は、第二会議装置２１のＳ７６で要求された変換ファイル形式と参照資料情報とを第二サーバ３２に送信し、第二サーバ３２でファイル形式が変換された参照資料情報を第二サーバ３２から第二会議装置２１に送信させる（Ｓ９５）。このようにして、第一会議装置１１は、第二会議装置２１のＳ７６によって要求された変換ファイル形式に変換された参照資料情報を第二会議装置２１に送信することができる。このように、参照資料情報のファイル形式が変換されるため、第二会議装置２１は、第二会議装置２１が表示可能なファイル形式に変換された参照資料情報を取得することができる（Ｓ７９）。

また、ファイル形式の変換は、第一サーバ１２によって行われてもよい。この場合、例えば、Ｓ５２において変換ファイル形式を確認する場合には、第一会議装置１１（ＣＰＵ１１０）は、第一サーバ１２のＣＰＵ１２０が変換可能なファイル形式を第一サーバ１２から取得する。第一会議装置１１は、取得した変換可能なファイル形式から一致リストを作成し（Ｓ５３）、第二会議装置２１に送信する（Ｓ５４）。第一会議装置１１は第二会議装置２１から送信される変換ファイル形式を受信する（Ｓ５５）。第一会議装置１１は、資料要求通知を第一サーバ１２に送信し（Ｓ１４）、Ｓ５５で受信した変換ファイル形式を第一サーバ１２に送信する。そして、第一サーバ１２（ＣＰＵ１２０）が、資料要求通知に基づく参照資料情報を、受信した変換ファイル形式に変換する。そして、第一サーバ１２は、変換した参照資料情報を第一会議装置１１に送信する（Ｓ４２）。第一サーバ１２において参照資料情報のファイルが変換されるため、第二会議装置２１は、第二会議装置２１が表示可能なファイル形式に変換された参照資料情報を取得することができる（Ｓ７９）。

１，２ 会議システム
１１ 第一会議装置
１２ 第一サーバ
２１ 第二会議装置
３２ 第二サーバ
５１ 共有資料
５２ 参照資料
１１０，１２０，２１０，３２０ ＣＰＵ
５１１ リンク

Claims (10)

1. 異なる拠点に設置された第一会議装置と第二会議装置との間でデータを送受信して会議を行う会議システムであって、
   前記第一会議装置は、
   資料情報へのアクセス先を示すリンク情報を前記第二会議装置に送信するリンク情報送信手段と、
   前記第二会議装置から前記資料情報の送信を要求された場合に、要求された前記資料情報を前記アクセス先から取得する資料情報取得手段と、
   前記資料情報取得手段によって取得された前記資料情報を前記第二会議装置に送信する資料情報送信手段と
   を備え、
   前記第二会議装置は、
   前記リンク情報送信手段によって送信された前記リンク情報を受信するリンク情報受信手段と、
   前記リンク情報受信手段によって受信された前記リンク情報に基づく前記アクセス先から前記資料情報を取得可能か否かを判断する取得判断手段と、
   前記取得判断手段によって前記資料情報を取得できないと判断された場合に、前記第一会議装置に前記資料情報の送信を要求する送信要求手段と、
   前記送信要求手段による要求に応じて前記資料情報送信手段によって送信される前記資料情報を受信する資料情報受信手段と
   を備えたことを特徴とする会議システム。
2. 前記第一会議装置は、前記資料情報を変換可能なファイル形式を前記第二会議装置に通知する第一形式通知手段をさらに備え、
   前記第二会議装置の前記送信要求手段は、前記第一形式通知手段によって通知されたファイル形式の前記資料情報を前記第一会議装置に要求し、
   前記第一会議装置の前記資料情報送信手段は、前記資料情報取得手段によって取得され、前記送信要求手段によって要求された前記資料情報のファイル形式に変換された前記資料情報を前記第二会議装置に送信することを特徴とする請求項１に記載の会議システム。
3. 前記第二会議装置は、表示部に表示可能な前記資料情報のファイル形式を前記第一会議装置に通知する第二形式通知手段を備えたことを特徴とする請求項１又は２に記載の会議システム。
4. 前記第一会議装置の前記資料情報送信手段は、前記資料情報取得手段によって取得された前記資料情報と前記送信要求手段によって要求された前記資料情報のファイル形式とをサーバに送信し、前記サーバにおいて前記ファイル形式に変換された前記資料情報を前記サーバから前記第二会議装置に送信させることで、前記送信要求手段によって要求された前記資料情報のファイル形式に変換した前記資料情報を前記第二会議装置に送信することを特徴とする請求項２に記載の会議システム。
5. 前記第一会議装置の前記資料情報送信手段は、前記資料情報取得手段によって取得された前記資料情報を、前記送信要求手段によって要求された前記資料情報のファイル形式に変換し、変換した前記資料情報をサーバに送信し、前記サーバから前記第二会議装置に送信させることで、前記送信要求手段によって要求された前記資料情報のファイル形式に変換した前記資料情報を前記第二会議装置に送信することを特徴とする請求項２に記載の会議システム。
6. 異なる拠点に設置された第二会議装置との間でデータを送受信して会議を行う会議装置であって、
   資料情報へのアクセス先を示すリンク情報を前記第二会議装置に送信するリンク情報送信手段と、
   前記リンク情報送信手段で送信された前記リンク情報に基づく前記アクセス先から前記第二会議装置が前記資料情報を取得できない場合に第二会議装置から前記資料情報の送信を要求された時、要求された前記資料情報を取得する資料情報取得手段と、
   前記資料情報取得手段によって取得された前記資料情報を前記第二会議装置に送信する資料情報送信手段と
   を備えたことを特徴とする会議装置。
7. 異なる拠点に設置された第一会議装置との間でデータを送受信して会議を行う会議装置であって、
   前記第一会議装置から送信された、資料情報へのアクセス先を示すリンク情報を受信するリンク情報受信手段と、
   前記リンク情報受信手段によって受信された前記リンク情報に基づく前記アクセス先から前記資料情報を取得可能か否かを判断する取得判断手段と、
   前記取得判断手段によって前記資料情報を取得できないと判断された場合に、前記資料情報の送信を要求する送信要求手段と、
   前記送信要求手段による要求に応じて、前記第一会議装置から送信される前記資料情報を受信する資料情報受信手段と
   を備えたことを特徴とする会議装置。
8. 異なる拠点に設置された第一会議装置と第二会議装置との間でデータを送受信して会議を行う会議システムにおいて実行される会議制御方法であって、
   前記第一会議装置において実行されるステップは、
   資料情報へのアクセス先を示すリンク情報を前記第二会議装置に送信するリンク情報送信ステップと、
   前記第二会議装置から前記資料情報の送信を要求された場合に、要求された前記資料情報を前記アクセス先から取得する資料情報取得ステップと、
   前記資料情報取得ステップによって取得された前記資料情報を前記第二会議装置に送信する資料情報送信ステップと
   を備え、
   前記第二会議装置において実行されるステップは、
   前記リンク情報送信ステップによって送信された前記リンク情報を受信するリンク情報受信ステップと、
   前記リンク情報受信ステップによって受信された前記リンク情報に基づく前記アクセス先から前記資料情報を取得可能か否かを判断する取得判断ステップと、
   前記取得判断ステップによって前記資料情報を取得できないと判断された場合に、前記第一会議装置に前記資料情報の送信を要求する送信要求ステップと、
   前記送信要求ステップによる要求に応じて前記資料情報送信ステップによって送信される前記資料情報を受信する資料情報受信ステップと
   を備えたことを特徴とする会議制御方法。
9. 異なる拠点に設置された第二会議装置との間でデータを送受信して会議を行う会議装置において実行される会議プログラムであって、
   前記会議装置のコントローラに、
   資料情報へのアクセス先を示すリンク情報を前記第二会議装置に送信するリンク情報送信ステップと、
   前記リンク情報送信ステップで送信された前記リンク情報に基づく前記アクセス先から前記第二会議装置が前記資料情報を取得できない場合に第二会議装置から前記資料情報の送信を要求された時、要求された前記資料情報を取得する資料情報取得ステップと、
   前記資料情報取得ステップによって取得された前記資料情報を前記第二会議装置に送信する資料情報送信ステップと
   を実行させることを特徴とする会議プログラム。
10. 異なる拠点に設置された第一会議装置との間でデータを送受信して会議を行う会議装置において実行される会議プログラムであって、
    前記会議装置のコントローラに、
    前記第一会議装置から送信された、資料情報へのアクセス先を示すリンク情報を受信するリンク情報受信ステップと、
    前記リンク情報受信ステップによって受信された前記リンク情報に基づく前記アクセス先から前記資料情報を取得可能か否かを判断する取得判断ステップと、
    前記取得判断ステップによって前記資料情報を取得できないと判断された場合に、前記資料情報の送信を要求する送信要求ステップと、
    前記送信要求ステップによる要求に応じて、前記第一会議装置から送信される前記資料情報を受信する資料情報受信ステップと
    を実行させることを特徴とする会議プログラム。

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