JP2014041513A - 印刷システム - Google Patents

Abstract

【課題】画像出力機器の置かれている場所のセキュリティレベルと、ジョブデータ中の文書のセキュリティレベルから、出力可能なものを選択して印刷することができる印刷システムを提供する。
【解決手段】プリントデータに含まれるドキュメントに対して、ドキュメントのセキュリティレベルを設定する設定手段と、プリントデータを印刷することができる画像形成装置と、画像形成装置にセキュリティレベルを設定することができる設定手段とを有する印刷システムであって、ドキュメントのセキュリティレベルと、画像形成装置のセキュリティレベルとを比較し、プリントデータに含まれる複数のセキュリティレベルのドキュメントの中から、画像形成装置で出力可能なドキュメントを選択して印刷する。
【選択図】図２

Description

本発明は、画像出力機器の印刷をセキュリティで管理する印刷システムに関する。

極秘情報を含む会議資料を印刷する際などに、印刷してそのまま置き忘れてしまったり、取りに行くのに時間がかかってしまったりすると、極秘情報が漏洩する可能性があるという問題が生じる。そこで、印刷が可能なプリンタを制限することにより、特定のセキュリティで保護された場所でしか印刷できないという技術が既に知られている。

特許文献１には、セキュリティレベルに応じて出力可能なプリンタを選択する目的で、印刷ジョブのセキュリティレベルに応じて出力する際のプリントモードを選択する方法が開示されている。

しかし、特許文献１に開示されたプリントを制限するシステムにおいては、プリンタなどの画像出力機器の置かれている場所に対応したセキュリティレベルと、印刷するジョブのデータセキュリティデータでの比較のみで出力可否を判定していた。そのため、ジョブデータにセキュリティレベルの異なる文書が含まれていると、最も高いセキュリティレベルの文書が印刷可能な場所でしか印刷ができないという問題があった。

本発明は、前記課題を解決するためのものであり、その目的とするところは、画像出力機器の置かれている場所のセキュリティレベルと、ジョブデータ中の文書のセキュリティレベルから、出力可能なものを選択して印刷することができる印刷システムを提供することである。

かかる目的を達成するために、本発明は、以下の特徴を有する。

本発明に係る印刷システムは、プリントデータに含まれるドキュメントに対して、該ドキュメントのセキュリティレベルを設定する設定手段と、前記プリントデータを印刷することができる画像形成装置と、該画像形成装置にセキュリティレベルを設定することができる設定手段とを有する印刷システムであって、前記ドキュメントのセキュリティレベルと、前記画像形成装置のセキュリティレベルとを比較し、前記プリントデータに含まれる複数のセキュリティレベルのドキュメントの中から、前記画像形成装置で出力可能なドキュメントを選択して印刷することを特徴とする。

本発明によれば、文書のセキュリティレベルを設定することにより、印刷ジョブの中から、出力機器の置かれている場所に応じたレベルの文書を印刷することが可能になるので、文書のセキュリティレベルと、プリンタなどの画像出力機器のセキュリティレベルに応じて印刷する文書を選択することにより、適切なセキュリティレベルの場所で文書の印刷をすることができる。

本実施形態に係るセキュリティ印刷システム全体について説明する図である。 印刷ジョブにおいて、文書ごとのセキュリティ設定を示す図である。 プリンタジョブを受け取った時に文書を印刷する処理を示すフローチャートである。 所定値以上のセキュリティレベルの文書を印刷する処理を示すフローチャートである。 ユーザの印刷履歴に応じて出力する文書を選択する方法を示すフローチャートである。 文書が印刷可能な場所を出力者に表示する方法を示すフローチャートである。

以下、本実施形態について図面により詳細に説明する。

図１は、本実施形態に係るセキュリティ印刷システム全体について説明する図である。セキュリティ印刷システムにおいては、セキュリティ情報を管理するセキュリティ印刷サーバ１、印刷物を印刷するＭＦＰ２（デジタル複合機）、印刷要求を発行するＰＣ３がＬＡＮやＷＡＮなどのネットワークで繋がれている。オフィスエリア４には、ＰＣ３やＭＦＰ２が複数台存在している。オフィスエリア４に存在するＭＦＰ２は、誰もが使用することができ、セキュリティレベルは低い。

オフィスエリア外部には、会議室エリア５があり、会議室６が複数存在している。会議室６には、ＭＦＰ２が設置してある場合と、設置していない場合とがある。会議室６内に設置されているＭＦＰ２は、その部屋で開催される会議に参加するメンバーによってのみ使用され、セキュリティレベルは高い。

会議室共用エリア７には、共通で使用されるＭＦＰ２が存在していても良い。このＭＦＰ２は、会議室エリア５のいずれかの会議室６で行われる会議に参加するメンバーによってのみ使用され、会議室６内に設置されているＭＦＰ２よりはセキュリティレベルが低いが、オフィスに設置されているＭＦＰ２よりもセキュリティレベルが高い。

セキュリティ印刷サーバ１は、セキュリティ印刷を実現するのに必要な情報を保持するサーバであり、オフィスエリア４、会議室エリア５の外部に存在する。セキュリティ印刷サーバ１には、例えば、場所ごとのセキュリティ情報、ＭＦＰ２の位置情報、ユーザ毎のセキュリティ情報、ドキュメント種類によるセキュリティ情報などが保持されている。

ＰＣ３から発行された印刷要求は、ＭＦＰ２からリダイレクトされてセキュリティ印刷サーバ１に送られる。もしくは、ＰＣ３から直接印刷要求をセキュリティ印刷サーバ１に送るようにしてもよい。

なお、本構成図において、実施形態を実現するためのソフトウェア/ファームウェアが、ＭＦＰ２、セキュリティ印刷サーバ１に搭載されている。それぞれのソフトウェア/ファームウェアが本実施形態を実現するように協調しながら、動作する。

図２は、印刷ジョブにおいて、文書（以下は、ドキュメントと称する。）ごとのセキュリティ設定について説明する図である。

印刷ジョブは、ジョブを制御するためのジョブ制御コマンド１１と、印刷ジョブに含まれるドキュメントの制御するドキュメント制御コマンドデータ１２と、印刷するデータであるドキュメント印刷データ１３とで構成されている。ドキュメント制御データ１２とドキュメント印刷データ１３は対になっていて、１つの印刷ジョブには複数のドキュメント制御データ１２とドキュメント印刷データ１３とが含まれている。

本実施形態に係る例として、会議情報印刷システムでは、ドキュメントデータＡに会議開催通知、ドキュメントデータＢに会議場所の地図、ドキュメントデータＣに会議資料・・・のような構成となっていて、使用される順番に並んでいる。

ドキュメント制御データ１２は、印刷制御コマンド１４、セキュリティ設定１５、印刷履歴情報１６の３つの情報で構成されている。印刷制御コマンド１４では、例えば、印刷する際の印刷モードや部数などを設定することができる。

セキュリティ設定１５では、ドキュメントのセキュリティレベルを設定する。セキュリティレベルは、例えば、１〜５までが設定可能であり、１のセキュリティレベルが高く、５のセキュリティレベルが低くなっている。セキュリティ情報は外部から書き換えられることがないように、暗号化などのデータ形式によって保持されていることもある。印刷履歴情報１６では、ユーザの印刷履歴情報を保持する。

図３は、具体的な印刷ジョブに含まれるドキュメントのセキュリティレベルに応じて出力可能な文章を選択する方法について説明する図である。図３は、ＭＦＰ２がプリンタジョブを受け取った時にドキュメントを印刷する処理を示すフローチャートである。

本フローチャートは、各ＭＦＰ２のプログラム上での処理を示している。また、セキュリティ印刷サーバ１には、プリンタジョブの管理のための処理が本処理とは別にあるものとする。

ＭＦＰ２はプリンタジョブを受け取ると、ＭＦＰ２のセキュリティレベルを取得する（ステップＳ１）。セキュリティレベルの取得方法としては、ＭＦＰ２本体にあらかじめ設定する方法、セキュリティ印刷サーバ１内にＭＦＰ２に対応付けて保持してあるデータを取得する方法、ＭＦＰ２の位置情報と、セキュリティ印刷サーバ１内の位置情報との対応により算出する方法などが知られている。

次に、プリントジョブに含まれているドキュメントの数分、印刷するか否かの判定を実施する（ステップＳ２）。ドキュメントごと、ドキュメントのセキュリティレベルを取得する（ステップＳ３）。ＭＦＰ２のセキュリティレベルとドキュメントのセキュリティレベルを比較し（ステップＳ４）、ＭＦＰ２のセキュリティレベルがドキュメントのセキュリティレベルより高い場合（ステップＳ５、Ｙｅｓ）、そのドキュメントを印刷する（ステップＳ６）。

ＭＦＰ２のセキュリティレベルがドキュメントのセキュリティレベルより低い場合（ステップＳ５、Ｎｏ）、ドキュメントを印刷しない。

図４は、具体的な印刷ジョブに含まれるドキュメントのセキュリティレベルとＭＦＰ２のセキュリティレベルに応じて出力可能な文章を選択する方法について説明する図である。図４は、ドキュメントのセキュリティレベルと、ＭＦＰ２のセキュリティレベルにおいて、所定値以上のセキュリティレベルのドキュメントを印刷する処理を示すフローチャートである。

ドキュメントは、例えば、会議開催通知、会議場所の地図、会議資料のように並んでいる。ＭＦＰ２が高いセキュリティレベル、例えば、会議室にあるＭＦＰ２などの場合、会議開催通知や会議場所の地図は不要であり、会議資料の印刷が望まれる。そのため、ある一定以上のセキュリティレベルの場所に設置されているＭＦＰ２からは、所定値以下のドキュメントは印刷しないようにする。

最初にＭＦＰ２のセキュリティレベルを取得する（ステップＳ１１）。次に、ドキュメントの数だけ印刷するか否かを確認する（ステップＳ１２）。各ドキュメントに対して、ドキュメントのセキュリティレベルを取得する（ステップＳ１３）。

次に、ＭＦＰ２のセキュリティレベルとドキュメントのセキュリティレベルを比較する（ステップＳ１４）。ＭＦＰ２のセキュリティレベルがドキュメントのセキュリティレベルよりも高い場合には（ステップＳ１５、Ｙｅｓ）、ドキュメントのセキュリティレベルが所定値以上かを確認する（ステップＳ１６）。この所定値は、絶対値としてＭＦＰ２に記録する方法、セキュリティ印刷サーバ１内に記録する方法、ＭＦＰ２のセキュリティとの差分値としてＭＦＰ２に記録する方法、ドキュメント印刷制御コマンド１４に設定する方法などがある。

所定値以上のセキュリティ文書の場合には（ステップＳ１６、Ｙｅｓ）、ドキュメントの印刷を実施する（ステップＳ１７）。

ＭＦＰ２のセキュリティレベルがドキュメントのセキュリティレベルよりも低い場合（ステップＳ１５、Ｎｏ）または所定値以下のセキュリティ文書の場合には（ステップＳ１６、Ｎｏ）、ドキュメントを印刷しない。

図５は、具体的な印刷ジョブに含まれるドキュメントのセキュリティレベルとＭＦＰ２のセキュリティレベルとユーザの印刷履歴に応じて出力するドキュメントを選択する方法について説明する図である。

図５は、ドキュメントのセキュリティレベルと、ＭＦＰ２のセキュリティレベルと、ユーザの印刷履歴に応じて出力するドキュメントを選択する方法を示すフローチャートである。ユーザによる印刷履歴を各ドキュメントに持たせることにより、印刷可能なドキュメントであっても、印刷を抑制することができる。

最初に、ＭＦＰ２において印刷しようとしている出力者の情報を取得する（ステップＳ２１）。出力者の情報取得手段としては、出力者が持っているＩＤカードを、ＭＦＰ２に取り付けられているＩＤカード読取装置にかざして、出力者のＩＤ番号を取得する方法や、出力者がＭＦＰ２にＩＤ番号を入力する方法などがある。また、ＩＤ番号と出力者の関連付けは、セキュリティ印刷サーバ１にあらかじめ情報を格納しておき、ＭＦＰ２が必要に応じ、ネットワーク経由で取得する方法などがある。

次に、ＭＦＰ２のセキュリティレベルを取得し（ステップＳ２２）、プリントジョブに含まれているドキュメントの数だけ印刷するか否かを確認する（ステップＳ２３）。ドキュメントごとに、ドキュメントのセキュリティレベルを取得する（ステップＳ２４）。

次に、ＭＦＰ２のセキュリティレベルと、ドキュメントのセキュリティレベルとを比較する（ステップＳ２５）。ＭＦＰ２のセキュリティレベルの方がドキュメントのセキュリティレベルより高い場合は（ステップＳ２６、Ｙｅｓ）、ユーザの印刷履歴を確認する（ステップＳ２７）。ユーザの印刷履歴は、セキュリティ印刷サーバ１によってドキュメントごと、ユーザごとに管理されていて、プリントジョブがＭＦＰ２に送信される際に、各ドキュメントの印刷履歴情報１６に付加されている。

その印刷履歴において、ステップＳ２１で取得したユーザの印刷履歴がない場合に（ステップＳ２７、Ｙｅｓ）、ドキュメントの印刷を実施する（ステップＳ２８）。ドキュメントを印刷した場合には、印刷履歴情報１６を更新する（ステップＳ２９）。この更新作業とは、該当ドキュメントを印刷したことを、ＭＦＰ２がセキュリティ印刷サーバ１に該当出力者情報と、出力したドキュメントの情報を送信し、セキュリティ印刷サーバ１が該当する印刷履歴情報１６を追加することを示している。

ＭＦＰ２のセキュリティレベルがドキュメントのセキュリティレベルより低い場合（ステップＳ２６、Ｎｏ）またはユーザの印刷履歴が有る場合には（ステップＳ２７、Ｎｏ）、ドキュメントを印刷しない。

図６は、具体的な印刷ジョブに含まれるドキュメントのセキュリティレベルとＭＦＰ２のセキュリティレベルとユーザの印刷履歴に応じて出力するドキュメントを選択する方法について説明する図である。

図６は、ドキュメントのセキュリティレベルと、ＭＦＰ２のセキュリティレベルに応じて出力するドキュメントを選択し、ドキュメントが印刷不可能な場合には、ドキュメントが印刷可能な場所を出力者に表示する方法を示すフローチャートである。

ＭＦＰ２はプリンタジョブを受け取ると、ＭＦＰ２のセキュリティレベルを取得する（ステップＳ３１）。セキュリティレベルの取得方法としては、ＭＦＰ２本体にあらかじめ設定する方法、セキュリティ印刷サーバ１内にＭＦＰ２に対応付けて保持してあるデータを取得する方法、ＭＦＰ２の位置情報と、セキュリティ印刷サーバ１内の位置情報との対応により算出する方法などが知られている。

次に、プリントジョブに含まれているドキュメントの数分、印刷するか否かの判定を実施する（ステップＳ３２）。ドキュメントごと、ドキュメントのセキュリティレベルを取得する（ステップＳ３３）。ＭＦＰ２のセキュリティレベルとドキュメントのセキュリティレベルを比較し（ステップＳ３４）、ＭＦＰ２のセキュリティレベルがドキュメントのセキュリティレベルより高い場合（ステップＳ３５、Ｙｅｓ）、そのドキュメントを印刷する（ステップＳ３６）。

一方、ドキュメントのセキュリティレベルが、ＭＦＰ２のセキュリティレベルよりも低く（ステップＳ３５、Ｎｏ）、該当のドキュメントを印刷することが許可されない場合、ＭＦＰ２はドキュメントのセキュリティレベルから、ドキュメントが印刷可能な場所を検索する（ステップＳ３７）。ドキュメントの検索方法としては、セキュリティ印刷サーバ１内にある場所ごとに設定されているセキュリティ情報と、ドキュメントのセキュリティ情報を比較し、ドキュメントのセキュリティよりも高い場所を選択する。

最後に、ドキュメントが印刷可能な場所を出力者に通知する（ステップＳ３８）。出力者への通知方法としては、ＭＦＰ２のパネルディスプレイに印刷可能な会議室６を表示する方法、ＭＦＰ２もしくはセキュリティ印刷サーバ１から出力者にメールで送信する方法、その場で紙に印刷して出力する方法などがある。

１ セキュリティ印刷サーバ
２ ＭＦＰ
３ ＰＣ
１１ ジョブ制御コマンド
１２ ドキュメント制御データ
１３ ドキュメント印刷データ
１４ 印刷制御コマンド
１５ セキュリティ設定
１６ 印刷履歴情報

特開２００８−１５８９６５号公報

Claims (4)

1. プリントデータに含まれるドキュメントに対して、該ドキュメントのセキュリティレベルを設定する設定手段と、
   前記プリントデータを印刷することができる画像形成装置と、
   該画像形成装置にセキュリティレベルを設定することができる設定手段とを有する印刷システムであって、
   前記ドキュメントのセキュリティレベルと、前記画像形成装置のセキュリティレベルとを比較し、前記プリントデータに含まれる複数のセキュリティレベルのドキュメントの中から、前記画像形成装置で出力可能なドキュメントを選択して印刷することを特徴とする印刷システム。
2. プリントデータに含まれるドキュメントに対して、ドキュメントのセキュリティレベルを設定する設定手段と、
   前記プリントデータを印刷することができる画像形成装置と、
   該画像形成装置にセキュリティレベルを設定することができる設定手段とを有する印刷システムであって、
   前記ドキュメントのセキュリティレベルと、前記画像形成装置のセキュリティレベルを比較し、前記プリントデータに含まれる複数のセキュリティレベルのドキュメントの中から、前記画像形成装置で出力可能なドキュメントであり、所定のセキュリティレベルを超えるドキュメントを選択して印刷することを特徴とする印刷システム。
3. プリントデータに含まれるドキュメントに対して、該ドキュメントのセキュリティレベルを設定する設定手段と、
   前記プリントデータを印刷することができる画像形成装置と、
   該画像形成装置にセキュリティレベルを設定することができる設定手段と、
   前記画像形成装置の出力者を検知する検知手段と、
   検知者が出力したドキュメントの履歴を管理する管理手段とを有する印刷システムであって、
   前記ドキュメントのセキュリティレベルと、前記画像形成装置のセキュリティレベルを比較し、前記プリントデータに含まれる複数のセキュリティレベルのドキュメントの中から、前記画像形成装置で出力可能なドキュメントであり、出力者が未出力であるドキュメントを選択して出力することを特徴とする印刷システム。
4. プリントデータに含まれるドキュメントに対して、該ドキュメントのセキュリティレベルを設定する設定手段と、
   前記プリントデータを印刷することができる画像形成装置と、
   該画像形成装置にセキュリティレベルを設定することができる設定手段とを有する印刷システムであって、
   前記ドキュメントのセキュリティレベルと、前記画像形成装置のセキュリティレベルを比較し、前記プリントデータに含まれる複数のセキュリティレベルのドキュメントの中から、前記画像形成装置で出力可能なドキュメントを選択して印刷するとともに、前記画像装置で印刷不可能なドキュメントがある場合には、出力可能な場所を出力者へ通知することを特徴とする印刷システム。

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