JP2013228787A

JP2013228787A - Program, conference document sharing system and information processing apparatus

Info

Publication number: JP2013228787A
Application number: JP2012098651A
Authority: JP
Inventors: Tomomi Ono; 智巳小野
Original assignee: Konica Minolta Inc
Current assignee: Konica Minolta Inc
Priority date: 2012-04-24
Filing date: 2012-04-24
Publication date: 2013-11-07

Abstract

PROBLEM TO BE SOLVED: To provide a program, a conference document sharing system and an information processing apparatus, capable of sharing a conference document with suitable means without considering equipment usable in a conference.SOLUTION: There are provided a management device for managing a holding place of a conference and equipment, and a program executed with a communicable information processing apparatus. The program makes the information processing apparatus execute the steps of: responding to information for specifying a conference and designation of a document used at the specified conference, and acquiring information on equipment used in the specified conference from the management device; and outputting the designated document to an output destination corresponding to the information on the acquired equipment.

Description

本発明は、会議用ドキュメントを共有するためのプログラム、会議用ドキュメント共有システムおよび情報処理装置に関するものである。 The present invention relates to a program for sharing a conference document, a conference document sharing system, and an information processing apparatus.

一般的に、会議を開催するにあたって、当該会議で使用される資料（ドキュメント）が会議参加者へ配布等されることが多い。このような会議用ドキュメントは紙媒体として配布されるため、当該ドキュメントの作成者は、会議参加者の数だけ紙媒体に印刷して用意することになる。 In general, when a conference is held, materials (documents) used in the conference are often distributed to conference participants. Since such a meeting document is distributed as a paper medium, the creator of the document prints and prepares the paper medium for the number of meeting participants.

このような会議の事前準備をより支援するものとして、特開２００４−１３６３２号公報（特許文献１）などがある。特開２００４−１３６３２号公報は、ネットワーク接続された電子会議システムにおいて、会議室予約と連動して会議の開催前後に準備動作を自動で実行し会議全体のサポートを行なう構成を開示する。より具体的には、会議室予約と連動して、会議開催前に、ファイル転送、参加人数分のドキュメントの印刷、備品の自己診断といった会議前の準備を完了させる。 Japanese Patent Application Laid-Open No. 2004-13632 (Patent Document 1) and the like provide further support for such advance preparation of a conference. Japanese Patent Application Laid-Open No. 2004-13632 discloses a configuration in which a preparatory operation is automatically performed before and after a conference is held in cooperation with a conference room reservation to support the entire conference in a network-connected electronic conference system. More specifically, in preparation for the conference room reservation, preparations before the conference such as file transfer, printing of documents for the number of participants, and self-diagnosis of equipment are completed before the conference is held.

一方で、省資源化やコスト管理の観点から、紙媒体ではなく、ＯＨＰ（Over Head Projector）を用いて説明をする場合や、各種の電子的なデバイス（プロジェクター、大型ディスプレイ、ドキュメントを表示可能な端末装置など）を用いる場合なども増加している。 On the other hand, from the viewpoint of resource saving and cost management, when using OHP (Over Head Projector) instead of paper media, various electronic devices (projectors, large displays, documents can be displayed) The use of terminal devices is also increasing.

特開２００４−１３６３２号公報JP 2004-13632 A

例えば、会議主催者であれば、会議においてどのような手段でキュメントを共有するかを予め知ることができる。そのため、会議用ドキュメントを会議参加者の数だけ印刷しなければならないのか、ドキュメントを印刷したＯＨＰフィルムを用意しなければならないのか、端末装置などにドキュメントを送信しなければならないのかといったことを事前に判断することはできる。 For example, if it is a meeting organizer, it can know beforehand by what means a document is shared in a meeting. Therefore, it is necessary in advance whether a conference document must be printed by the number of conference participants, whether an OHP film on which the document is printed must be prepared, or whether the document must be transmitted to a terminal device or the like. It can be judged.

一方で、会議主催者でない会議参加者は、参加する会議でどのような備品を利用することができるのかを予め知ることができない場合も多く、紙媒体を無駄に印刷してしまうといった事態を生じかねない。また、会議主催者に事前に問い合わせた上で、ドキュメントを共有するための手段を判断することもできるが、非常に手間が掛かり面倒である。 On the other hand, conference participants who are not conference organizers often do not know in advance what kind of equipment can be used in the conference to participate, and this causes a situation where paper media is printed wastefully. It might be. In addition, it is possible to determine the means for sharing the document after inquiring the conference organizer in advance, but this is very troublesome and cumbersome.

そこで、本発明は、このような課題を解決するためになされたものであり、その目的は、会議で利用可能な備品を意識することなく、適切な手段で会議用のドキュメントを共有できるプログラム、会議用ドキュメント共有システムおよび情報処理装置を提供することである。 Therefore, the present invention has been made in order to solve such a problem, and the purpose thereof is a program capable of sharing a document for a conference by an appropriate means without being aware of equipment available for the conference, A document sharing system for conferences and an information processing apparatus are provided.

本発明のある局面に従えば、会議の開催場所および備品を管理する管理装置と通信可能な情報処理装置で実行されるプログラムが提供される。プログラムは、情報処理装置に、会議を特定するための情報および当該特定された会議で使用されるドキュメントの指定に応答して、管理装置から当該特定された会議で使用される備品の情報を取得するステップと、指定されたドキュメントを、取得された備品の情報に応じた出力先へ出力するステップとを実行させる。 According to an aspect of the present invention, there is provided a program that is executed by an information processing apparatus that can communicate with a management apparatus that manages a meeting place and equipment. The program obtains information on the equipment used in the specified meeting from the management apparatus in response to the information specifying the meeting and the specification of the document used in the specified meeting. And a step of outputting the designated document to an output destination corresponding to the acquired equipment information.

好ましくは、プログラムは、情報処理装置に、指定されたドキュメントの紙媒体としての出力が不要と判断されたときに、紙媒体の印刷処理に代えて、他の装置へ当該ドキュメントの情報を出力するとともに、紙媒体の印刷処理が実行されないことを通知するステップをさらに実行させる。 Preferably, when the program determines that the output of the designated document as a paper medium is unnecessary to the information processing apparatus, the program outputs the information of the document to another apparatus instead of the printing process of the paper medium. At the same time, a step of notifying that the printing process of the paper medium is not executed is further executed.

好ましくは、プログラムは、情報処理装置に、指定されたドキュメントの紙媒体としての出力が必要と判断されたときに、管理装置からの情報に基づいて、対象の会議の参加人数に応じた枚数の紙媒体の印刷処理を開始するステップをさらに実行させる。 Preferably, when the information processing apparatus determines that the output of the designated document as a paper medium is necessary, the program determines the number of sheets corresponding to the number of participants in the target conference based on information from the management apparatus. A step of starting the printing process of the paper medium is further executed.

好ましくは、備品は、ドキュメントを表示可能な端末装置を含み、出力先へ出力するステップは、指定されたドキュメントを端末装置へ送信するステップを含む。 Preferably, the equipment includes a terminal device capable of displaying the document, and the step of outputting to the output destination includes a step of transmitting the designated document to the terminal device.

さらに好ましくは、プログラムは、情報処理装置に、指定されたドキュメントを端末装置へ送信する場合であって、利用可能な端末装置の数が不足するときには、不足する数に応じた枚数の紙媒体の印刷処理を開始するステップをさらに実行させる。 More preferably, the program is a case where the designated document is transmitted to the information processing device to the terminal device, and when the number of available terminal devices is insufficient, the number of paper media corresponding to the number of the shortage is set. A step of starting the printing process is further executed.

好ましくは、プログラムは、情報処理装置に、利用可能な備品が複数種類ある場合には、予め定められた優先順位に従って出力先を決定するステップをさらに実行させる。 Preferably, the program further causes the information processing apparatus to execute a step of determining an output destination according to a predetermined priority when there are a plurality of types of equipment that can be used.

好ましくは、管理装置は、会議の開催場所の予約を管理する管理主体と、備品の予約を管理する管理主体とを含む。 Preferably, the management device includes a management entity that manages the reservation of the meeting place and a management entity that manages the reservation of the equipment.

本発明の別の局面に従う会議用ドキュメント共有システムは、会議の開催場所および備品を管理する管理装置と、管理装置と通信可能な情報処理装置と、画像形成装置とを含む。情報処理装置は、会議を特定するための情報および当該特定された会議で使用されるドキュメントの指定に応答して、管理装置から当該特定された会議で使用される備品の情報を取得する手段と、指定されたドキュメントを、取得された備品の情報に応じた出力先へ出力する手段とを含む。 A meeting document sharing system according to another aspect of the present invention includes a management apparatus that manages a meeting place and equipment, an information processing apparatus that can communicate with the management apparatus, and an image forming apparatus. Means for acquiring information on equipment used in the specified meeting from the management apparatus in response to designation of information for specifying the meeting and a document used in the specified meeting; And a means for outputting the designated document to an output destination corresponding to the acquired equipment information.

本発明のさらに別の局面に従えば、会議の開催場所および備品を管理する管理装置と通信可能な情報処理装置が提供される。情報処理装置は、会議を特定するための情報および当該特定された会議で使用されるドキュメントの指定に応答して、管理装置から当該特定された会議で使用される備品の情報を取得する手段と、指定されたドキュメントを、取得された備品の情報に応じた出力先へ出力する手段とを含む。 According to still another aspect of the present invention, an information processing apparatus capable of communicating with a management apparatus that manages a meeting place and equipment is provided. Means for acquiring information on equipment used in the specified meeting from the management apparatus in response to designation of information for specifying the meeting and a document used in the specified meeting; And a means for outputting the designated document to an output destination corresponding to the acquired equipment information.

本発明によれば、会議で利用可能な備品を意識することなく、適切な手段で会議用のドキュメントを共有できる。 ADVANTAGE OF THE INVENTION According to this invention, the document for meetings can be shared by an appropriate means, without being aware of the equipment which can be used in a meeting.

本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムが提供する機能の概要を説明するための模式図である。It is a schematic diagram for demonstrating the outline | summary of the function which the document sharing system for meetings according to embodiment of this invention provides. 本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムの構成例を示す模式図である。It is a schematic diagram which shows the structural example of the document sharing system for meetings according to embodiment of this invention. 本発明の実施の形態に従う画像形成装置の装置構成を示すブロック図である。1 is a block diagram showing a device configuration of an image forming apparatus according to an embodiment of the present invention. 本発明の実施の形態に従うパーソナルコンピューターの装置構成を示すブロック図である。It is a block diagram which shows the apparatus structure of the personal computer according to embodiment of this invention. 本発明の実施の形態に従う会議予約システムが保持する会議予約システムＤＢ（データベース）の一例を示す図である。It is a figure which shows an example of the conference reservation system DB (database) which the conference reservation system according to embodiment of this invention hold | maintains. 本発明の実施の形態に従う備品管理システムが保持する備品管理システムＤＢ（データベース）の一例を示す図である。It is a figure which shows an example of the equipment management system DB (database) which the equipment management system according to embodiment of this invention hold | maintains. 本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおける処理手順を示すシーケンス図である。It is a sequence diagram which shows the process sequence in the document sharing system for meetings according to embodiment of this invention. 本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおける処理手順を示すシーケンス図である。It is a sequence diagram which shows the process sequence in the document sharing system for meetings according to embodiment of this invention. 本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおける処理手順を示すシーケンス図である。It is a sequence diagram which shows the process sequence in the document sharing system for meetings according to embodiment of this invention. 本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおける処理手順を示すシーケンス図である。It is a sequence diagram which shows the process sequence in the document sharing system for meetings according to embodiment of this invention. 本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおけるパーソナルコンピューターが提示するユーザーインターフェイス画面の一例を示す図である。It is a figure which shows an example of the user interface screen which the personal computer in the document sharing system for meetings according to embodiment of this invention shows. 本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおける出力先の優先順位を決定するための優先順位情報の一例を示す図である。It is a figure which shows an example of the priority information for determining the priority of the output destination in the document sharing system for meetings according to embodiment of this invention. 本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおけるパーソナルコンピューターが提示するユーザーインターフェイス画面の一例を示す図である。It is a figure which shows an example of the user interface screen which the personal computer in the document sharing system for meetings according to embodiment of this invention shows. 本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおけるパーソナルコンピューターが提示するユーザーインターフェイス画面の一例を示す図である。It is a figure which shows an example of the user interface screen which the personal computer in the document sharing system for meetings according to embodiment of this invention shows. 本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおけるパーソナルコンピューターが提示するユーザーインターフェイス画面の一例を示す図である。It is a figure which shows an example of the user interface screen which the personal computer in the document sharing system for meetings according to embodiment of this invention shows. 本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおけるパーソナルコンピューターが提示するユーザーインターフェイス画面の一例を示す図である。It is a figure which shows an example of the user interface screen which the personal computer in the document sharing system for meetings according to embodiment of this invention shows.

本発明の実施の形態について、図面を参照しながら詳細に説明する。なお、図中の同一または相当部分については、同一符号を付してその説明は繰り返さない。 Embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the drawings. In addition, about the same or equivalent part in a figure, the same code | symbol is attached | subjected and the description is not repeated.

＜Ａ．概要＞
図１は、本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムが提供する機能の概要を説明するための模式図である。典型例として、本実施の形態においては、会議の開催場所として複数の会議室が用意されているとともに、複数の備品が利用可能であるとする。このような備品は、会議で使用される資料（ドキュメント）を参加者の間で共有するための装置を含む。より具体的には、備品は、ＯＨＰ（図示していない）、プロジェクター９、大型ディスプレイ１０、端末装置１１を含む。 <A. Overview>
FIG. 1 is a schematic diagram for describing an overview of functions provided by the conference document sharing system according to the embodiment of the present invention. As a typical example, in the present embodiment, it is assumed that a plurality of meeting rooms are prepared as a meeting place and a plurality of equipments can be used. Such equipment includes a device for sharing materials (documents) used in a meeting among participants. More specifically, the equipment includes an OHP (not shown), a projector 9, a large display 10, and a terminal device 11.

これらの備品は、予約された会議室に備え付けである場合もあるし、会議開催のために用意される場合もある。そのため、会議主催者ではない会議参加者が会議用ドキュメントを用意する場合には、予め会議で使用できる備品を確認した上で、その備品に応じた形式でドキュメントを用意する必要があり、非常に面倒である。 These fixtures may be provided in a reserved conference room or may be prepared for a conference. Therefore, when a meeting participant who is not the meeting organizer prepares a document for the meeting, it is necessary to check the equipment that can be used in the meeting in advance and prepare the document in a format according to the equipment. It is troublesome.

そこで、本実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムは、会議用のドキュメントを用意する際に、予約されている会議の開催場所および備品を管理する管理装置からの情報に基づいて、会議用ドキュメントを予約されている備品に応じた出力先へ出力する。すなわち、会議参加者が会議用に電子文書資料（ドキュメント）を印刷しようとする場合に、ユーザーが会議名を指定して印刷を指示すると、会議予約システムから会議で利用可能な備品情報が取得され、その会議で利用可能な備品に適合した形式に沿った印刷設定に自動的に切り替えられる。 Therefore, when preparing a conference document, the conference document sharing system according to the present embodiment creates a conference document based on information from a management device that manages the reserved conference location and equipment. Output to the output destination according to the reserved equipment. That is, when a conference participant wants to print an electronic document material (document) for a conference, when the user designates the conference and prints it, the equipment information available for the conference is acquired from the conference reservation system. , The print settings are automatically switched to a format that matches the equipment available at the meeting.

具体的な手順例としては、以下のようになる。
まず、会議主催者が会議予約を行なう（図１の手順（１））。より具体的には、会議主催者は、会議システム５に対して指示を与えることで、会議の開催場所（会議名）および備品の予約を行なう。この会議システム５は、会議の開催場所および備品を管理する管理装置である。後述するように、会議システム５は、会議の開催場所を管理する管理主体と、備品を管理する管理主体とを含んでいてもよい。 A specific example procedure is as follows.
First, the conference organizer makes a conference reservation (procedure (1) in FIG. 1). More specifically, the meeting organizer gives an instruction to the meeting system 5 to reserve the meeting place (conference name) and equipment. The conference system 5 is a management device that manages a meeting place and equipment. As will be described later, the conference system 5 may include a management entity that manages the meeting location and a management entity that manages the equipment.

その後、会議参加者がある会議に参加するにあたって、自身のパーソナルコンピューター２（情報処理装置）を操作して、当該会議用のドキュメント２０を作成したとする（図１の手順（２））。そして、会議参加者が当該作成したドキュメント２０の出力を指示したとする（図１の手順（３））。このとき、会議参加者は、対象となる会議で使用されるドキュメント２０とともに、当該会議を特定するための情報を指定したとする。 Thereafter, when a conference participant participates in a conference, it is assumed that the personal computer 2 (information processing apparatus) is operated to create the conference document 20 (step (2) in FIG. 1). Then, it is assumed that the conference participant instructs the output of the created document 20 (procedure (3) in FIG. 1). At this time, it is assumed that the conference participant has specified information for specifying the conference together with the document 20 used in the target conference.

すると、パーソナルコンピューター２は、会議システム５と通信を行ない、問い合せを行なう（図１の手順（４））。会議システム５は、特定された会議で使用される備品予約情報および参加人数などの情報を応答する（図１の手順（５））。 Then, the personal computer 2 communicates with the conference system 5 and makes an inquiry (procedure (4) in FIG. 1). The conference system 5 responds with information such as equipment reservation information used in the specified conference and the number of participants (procedure (5) in FIG. 1).

そして、パーソナルコンピューター２は、会議システム５からの特定された会議で使用される備品の情報および参加人数などの情報に基づいて、指定されたドキュメント２０の出力先を決定する（図１の手順（６））。すなわち、パーソナルコンピューター２は、指定されたドキュメント２０を、取得された備品の情報の応じた出力先へ出力する（図１の手順（７ａ）〜（７ｅ））。この出力先の一例としては、以下のようなものが挙げられる。 Then, the personal computer 2 determines the output destination of the designated document 20 based on the information on the equipment used in the specified conference from the conference system 5 and the information such as the number of participants (procedure of FIG. 1 ( 6)). That is, the personal computer 2 outputs the designated document 20 to an output destination corresponding to the acquired equipment information (procedures (7a) to (7e) in FIG. 1). Examples of the output destination include the following.

（ａ）画像形成装置１による指定されたドキュメント２０の紙媒体２２としての出力（対象の会議の参加人数に応じた枚数）
（ｂ）画像形成装置１による指定されたドキュメント２０のＯＨＰフィルム２４としての出力（基本的には、１セットのみ）
（ｃ）指定されたドキュメント２０をプロジェクター９で投影するために、接続されるパーソナルコンピューター６への電子データとしての出力
（ｄ）指定されたドキュメント２０を大型ディスプレイ１０に表示するために、接続されるパーソナルコンピューター６への電子データとしての出力
（ｅ）指定されたドキュメント２０を端末装置１１の各々に表示するために、アクセスポイント７を介した各端末装置１１への電子データとしての出力
上述のような出力先の決定は、主として、パーソナルコンピューター２によって実行される。そのため、会議主催者でない会議参加者であっても、会議用のドキュメント２０を使用される備品に適合した形式で出力できる。 (A) Output of the designated document 20 as the paper medium 22 by the image forming apparatus 1 (number of sheets according to the number of participants in the target conference)
(B) Output of the designated document 20 as the OHP film 24 by the image forming apparatus 1 (basically only one set)
(C) Output as electronic data to the connected personal computer 6 for projecting the designated document 20 by the projector 9 (d) Connected to display the designated document 20 on the large display 10 Output as electronic data to personal computer 6 (e) Output as electronic data to each terminal device 11 via the access point 7 in order to display the designated document 20 on each terminal device 11 Such determination of the output destination is mainly executed by the personal computer 2. Therefore, even a conference participant who is not a conference organizer can output the conference document 20 in a format suitable for the equipment used.

一般的には会議用のドキュメント２０は参加人数に応じた部数だけ紙媒体に印刷して用意されることが多いが、紙媒体が不要な手段で共有できる場合には、このような紙媒体への印刷は無駄になる。本実施の形態においては、このような無駄を排除し、よりエコロジーな対処が可能となる。 In general, the conference document 20 is often prepared by printing on a paper medium corresponding to the number of participants. However, if the paper medium can be shared by unnecessary means, such a paper medium is used. Printing is wasted. In the present embodiment, such waste is eliminated and more ecological measures can be taken.

また、後述するように、パーソナルコンピューター２が出力先などをガイダンスすることで、ドキュメント２０の作成者は、どのような形式でドキュメント２０が出力されるのかを知ることができ、かつその形式によるドキュメント２０の出力に必要な対処を行なうこともできる。例えば、ドキュメント２０の作成者は、ＯＨＰフィルムへの出力が選択された場合には、ガイダンスに従って、ＯＨＰフィルムを画像形成装置１に装填する必要があることを知る。 As will be described later, the personal computer 2 provides guidance on the output destination and the like, so that the creator of the document 20 can know in what format the document 20 is output, and the document in that format. Necessary measures for 20 outputs can be taken. For example, when the output to the OHP film is selected, the creator of the document 20 knows that it is necessary to load the OHP film into the image forming apparatus 1 according to the guidance.

＜Ｂ．会議用ドキュメント共有システムの構成＞
次に、本実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムの構成について説明する。 <B. Configuration of document sharing system for meetings>
Next, the configuration of the conference document sharing system according to the present embodiment will be described.

図２は、本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムの構成例を示す模式図である。図２を参照して、会議用ドキュメント共有システムは、ドキュメント２０の作成および出力指示などを行なう情報処理装置であるパーソナルコンピューター２と、ドキュメント２０の紙媒体としての印刷を行なう画像形成装置１と、会議システム５と、プロジェクターまたは大型ディスプレイに接続されるパーソナルコンピューター６と、アクセスポイント７とを含む。これらの装置は、ＬＡＮ（Local Area Network）などのネットワーク８を介して互いに接続される。 FIG. 2 is a schematic diagram showing a configuration example of the conference document sharing system according to the embodiment of the present invention. Referring to FIG. 2, the conference document sharing system includes a personal computer 2 that is an information processing apparatus that creates and outputs a document 20, an image forming apparatus 1 that prints the document 20 as a paper medium, A conference system 5, a personal computer 6 connected to a projector or a large display, and an access point 7 are included. These devices are connected to each other via a network 8 such as a LAN (Local Area Network).

図２に示す構成においては、会議システム５は、主として会議の開催場所を管理する会議予約システム３と、主として備品を管理する備品管理システム４とから構成される。 In the configuration shown in FIG. 2, the conference system 5 includes a conference reservation system 3 that mainly manages a meeting place and a fixture management system 4 that mainly manages fixtures.

各装置の構成について、以下詳述する。
＜Ｃ．装置構成＞
（ｃ１：画像形成装置）
次に、本実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムに向けられた画像形成装置１の装置構成について説明する。図３は、本発明の実施の形態に従う画像形成装置１の装置構成を示すブロック図である。 The configuration of each device will be described in detail below.
<C. Device configuration>
(C1: Image forming apparatus)
Next, the device configuration of image forming apparatus 1 directed to the conference document sharing system according to the present embodiment will be described. FIG. 3 is a block diagram showing a device configuration of image forming apparatus 1 according to the embodiment of the present invention.

図３を参照して、画像形成装置１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１００と、ＲＯＭ（Read Only Memory）１０２と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１０４と、表示部１０６と、操作部１０８と、スキャナー部１１０と、ＦＡＸ制御部１１２と、印刷制御部１１４と、ポート情報管理部１１６と、駆動制御部１１８と、ネットワーク制御部１２０と、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１２６と、画像処理部１３０と、メール制御部１４０とを含む。 Referring to FIG. 3, an image forming apparatus 1 includes a CPU (Central Processing Unit) 100, a ROM (Read Only Memory) 102, a RAM (Random Access Memory) 104, a display unit 106, an operation unit 108, Scanner unit 110, FAX control unit 112, print control unit 114, port information management unit 116, drive control unit 118, network control unit 120, HDD (Hard Disk Drive) 126, image processing unit 130 And mail control unit 140.

ＣＰＵ１００は、ＲＯＭ１０２またはＨＤＤ１２６に格納されているプログラムを実行することで、各種機能を提供するための演算処理部である。すなわち、ＣＰＵ１００は、プログラムを実行することで、画像形成装置１が提供する機能を実現する。ＲＯＭ１０２は、不揮発性メモリであり、ＣＰＵ１００で実行されるプログラムを格納し、あるいは、ＣＰＵ１００におけるプログラムの実行に必要な各種パラメータを格納する。ＲＡＭ１０４は、揮発性メモリであり、ＣＰＵ１００で実行されるプログラムや一時データなどを保持するためのワーキングメモリとして機能する。 The CPU 100 is an arithmetic processing unit for providing various functions by executing a program stored in the ROM 102 or the HDD 126. That is, the CPU 100 implements a function provided by the image forming apparatus 1 by executing a program. The ROM 102 is a non-volatile memory and stores a program executed by the CPU 100 or various parameters necessary for executing the program in the CPU 100. The RAM 104 is a volatile memory and functions as a working memory for holding programs executed by the CPU 100, temporary data, and the like.

表示部１０６は、画像形成装置１における各種情報をユーザーへ通知するユーザーインターフェイスである。操作部１０８は、各種のユーザー操作を受付ける。一般的には、表示部１０６と操作部１０８とが一体化したタッチパネルが採用される場合が多い。それに加えて、操作部１０８としては、テンキーなどの各種キー群が用いられる。 The display unit 106 is a user interface that notifies the user of various information in the image forming apparatus 1. The operation unit 108 accepts various user operations. In general, a touch panel in which the display unit 106 and the operation unit 108 are integrated is often used. In addition, as the operation unit 108, various key groups such as a numeric keypad are used.

ＨＤＤ１２６は、画像データなどを格納するＢＯＸ機能を提供する。
スキャナー部１１０は、ＣＣＤ（Charge Coupled Device）やレンズなどの光学系を含み、原稿から画像データを読取る。ＦＡＸ制御部１１２は、他の画像形成装置などとの間でＦＡＸの送受信を制御する。印刷制御部１１４は、画像データのプリント処理などを制御する。ポート情報管理部１１６は、パーソナルコンピューター２などからの要求を受付けるポート（Ｐｏｒｔ）番号などを管理する。 The HDD 126 provides a BOX function for storing image data and the like.
The scanner unit 110 includes an optical system such as a charge coupled device (CCD) and a lens, and reads image data from a document. A FAX control unit 112 controls FAX transmission / reception with other image forming apparatuses. The print control unit 114 controls image data print processing and the like. The port information management unit 116 manages a port number for receiving a request from the personal computer 2 or the like.

ネットワーク制御部１２０は、パーソナルコンピューター２との間でデータを遣り取りする。より具体的には、ネットワーク制御部１２０は、データを受信する受信部１２２と、データを送信する送信部１２４とを含む。 The network control unit 120 exchanges data with the personal computer 2. More specifically, the network control unit 120 includes a reception unit 122 that receives data and a transmission unit 124 that transmits data.

画像処理部１３０は、スキャナー部１１０で読取られた画像データやパーソナルコンピューター２から受信したジョブを一時的に保持するとともに、プリントに必要な画像処理を実行する。 The image processing unit 130 temporarily holds image data read by the scanner unit 110 and a job received from the personal computer 2 and executes image processing necessary for printing.

駆動制御部１１８は、画像形成装置のプリント処理に係る各部の駆動を制御する。すなわち、駆動制御部１１８は、プリントエンジンを制御するための処理ロジックである。 The drive control unit 118 controls driving of each unit related to print processing of the image forming apparatus. That is, the drive control unit 118 is processing logic for controlling the print engine.

メール制御部１４０は、情報処理装置などとの間で、メールの送信および受信を行なう。より具体的には、メール制御部１４０は、送信部１４２および受信部１４４を含む。 The mail control unit 140 transmits and receives mail with the information processing apparatus. More specifically, the mail control unit 140 includes a transmission unit 142 and a reception unit 144.

（ｃ２：情報処理装置）
次に、本実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムに向けられたパーソナルコンピューター２の装置構成について説明する。図４は、本発明の実施の形態に従うパーソナルコンピューター２の装置構成を示すブロック図である。 (C2: Information processing device)
Next, the device configuration of personal computer 2 directed to the conference document sharing system according to the present embodiment will be described. FIG. 4 is a block diagram showing a device configuration of personal computer 2 according to the embodiment of the present invention.

図４を参照して、パーソナルコンピューター２は、ＣＰＵ２００と、主メモリ２０２と、ＨＤＤ２０４と、入力部２１２と、表示部２１４と、ネットワークインターフェイス２１６とを含む。これらの各コンポーネントは、バス２１８を介して互いに接続されている。 Referring to FIG. 4, personal computer 2 includes a CPU 200, a main memory 202, an HDD 204, an input unit 212, a display unit 214, and a network interface 216. These components are connected to each other via a bus 218.

ＣＰＵ２００は、オペレーティングシステムを含む各種プログラムを実行する。パーソナルコンピューター２は、汎用的なオペレーティングシステムの下で動作するように構成されてもよい。主メモリ２０２は、ＣＰＵ２００がプログラムを実行するためのワーキングメモリとして機能し、実行用に展開されたプログラムや実行に必要な各種変数などを一時的に保持する。 The CPU 200 executes various programs including an operating system. The personal computer 2 may be configured to operate under a general-purpose operating system. The main memory 202 functions as a working memory for the CPU 200 to execute a program, and temporarily holds a program developed for execution and various variables necessary for execution.

ＨＤＤ２０４は、典型的には、ハードディスクやフラッシュメモリＣＰＵ２００で実行されるプログラムなどを格納する。より具体的には、ＨＤＤ２０４は、文書作成や表計算を行なうアプリケーション２０６や、後述する各種処理を提供するプリンタードライバー２０８を保持する。また、ドキュメントの出力先を決定するための判断基準となる、優先順位情報２１０もＨＤＤ２０４に格納される。 The HDD 204 typically stores a program executed by the hard disk or the flash memory CPU 200. More specifically, the HDD 204 holds an application 206 that creates a document and a spreadsheet, and a printer driver 208 that provides various processes to be described later. Also, priority order information 210, which is a criterion for determining the document output destination, is also stored in the HDD 204.

入力部２１２は、キーボードやマウスなどからなり、ユーザーの操作を受付ける。表示部２１４は、ＣＰＵ２００からの指令に従って、ユーザーに提示すべき各種情報を表示する。ネットワークインターフェイス２１６は、画像形成装置１などとの間でデータを遣り取りする。 The input unit 212 includes a keyboard and a mouse, and accepts user operations. The display unit 214 displays various information to be presented to the user in accordance with instructions from the CPU 200. The network interface 216 exchanges data with the image forming apparatus 1 or the like.

典型的には、ＣＰＵ２００がプリンタードライバー２０８などを起動して実行することで、本実施の形態に従う会議用ドキュメント共有の機能が提供される。プリンタードライバー２０８を含む本実施の形態に従う機能を提供するためのプログラムは、ＨＤＤ２０４に予めインストールされている場合もあるが、事後的に各種の方法を用いてインストールしてもよい。 Typically, when the CPU 200 activates and executes the printer driver 208 and the like, a function for sharing a conference document according to the present embodiment is provided. The program for providing the function according to the present embodiment including the printer driver 208 may be installed in the HDD 204 in advance, but it may be installed afterwards using various methods.

例えば、プログラムを格納したＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk-Read Only Memory）やフラッシュメモリなどの記憶媒体を介してパーソナルコンピューター２にインストールする方法や、ネットワークを介してパーソナルコンピューター２へ配信する方法などが考えられる。特に、後述するように、いずれかの画像形成装置１から適切なプリンタードライバーをダウンロードするようにしてもよい。この場合、画像形成装置１の機種に応じた各種プログラムをパーソナルコンピューター２へ提供することができ、機種依存の処理についてもより容易に対応が可能となる。情報処理装置としてのパーソナルコンピューター２は、汎用のアーキテクチャーを用いた構成に代えて、専用のハードウェア構成として実現してもよい。 For example, a method of installing in a personal computer 2 via a storage medium such as a CD-ROM (Compact Disk-Read Only Memory) storing a program or a flash memory, or a method of distributing to a personal computer 2 via a network is considered. It is done. In particular, as described later, an appropriate printer driver may be downloaded from any of the image forming apparatuses 1. In this case, various programs according to the model of the image forming apparatus 1 can be provided to the personal computer 2, and it is possible to more easily cope with the model-dependent processing. The personal computer 2 as the information processing apparatus may be realized as a dedicated hardware configuration instead of a configuration using a general-purpose architecture.

（ｃ３：会議システム）
次に、本実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムに向けられた会議システム５の装置構成について説明する。一例として、会議システム５は、主として会議の開催場所を管理する会議予約システム３と、主として備品を管理する備品管理システム４とを含む（上述の図２参照）。会議予約システム３および備品管理システム４は、典型的には、汎用的なアーキテクチャーを用いたコンピュータで構成される。これらの装置構成については、上述のパーソナルコンピューター２の装置構成と同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。但し、ＨＤＤ２０４にインストールされるアプリケーションについては異なっている。 (C3: Conference system)
Next, the apparatus configuration of conference system 5 directed to the conference document sharing system according to the present embodiment will be described. As an example, the conference system 5 includes a conference reservation system 3 that mainly manages a meeting place, and a fixture management system 4 that mainly manages fixtures (see FIG. 2 described above). The conference reservation system 3 and the equipment management system 4 are typically composed of computers using a general-purpose architecture. Since these device configurations are similar to those of the personal computer 2 described above, detailed description will not be repeated. However, the applications installed in the HDD 204 are different.

会議システム５（会議予約システム３および備品管理システム４）は、ユーザーの操作に応答して、会議の開催日時（開催日、開始時刻および終了時刻）、会議名、会議の開催場所（会議室）、予約者、参加人数、備品の特定情報（備品名および種類）などを格納する。本実施の形態においては、これらの情報は、会議予約システム３および備品管理システム４が連携して格納する。 The conference system 5 (the conference reservation system 3 and the equipment management system 4) responds to the user's operation by holding the conference date and time (date, start time and end time), conference name, conference location (meeting room) Stores reservation information, number of participants, equipment specific information (equipment name and type), and the like. In the present embodiment, these pieces of information are stored in cooperation with the conference reservation system 3 and the equipment management system 4.

図５は、本発明の実施の形態に従う会議予約システム３が保持する会議予約システムＤＢ（データベース）の一例を示す図である。図６は、本発明の実施の形態に従う備品管理システム４が保持する備品管理システムＤＢ（データベース）の一例を示す図である。 FIG. 5 is a diagram showing an example of a conference reservation system DB (database) held by the conference reservation system 3 according to the embodiment of the present invention. FIG. 6 is a diagram showing an example of the equipment management system DB (database) held by the equipment management system 4 according to the embodiment of the present invention.

図５に示すように、会議予約システム３は、そのデータベースに、日時３０１と、開始時間３０２と、終了時間３０３と、会議名３０４と、予約者３０５と、会議室３０６と、参加人数３０７とを会議別に格納する。図６に示すように、備品管理システム４は、そのデータベースに、日時４０１と、開始時間４０２と、終了時間４０３と、備品名４０４と、種類４０５と、予約者４０６と、会議名４０７とを会議別に格納する。 As shown in FIG. 5, the conference reservation system 3 stores the date and time 301, the start time 302, the end time 303, the conference name 304, the reservation person 305, the conference room 306, the number of participants 307 in its database. Is stored by meeting. As shown in FIG. 6, the equipment management system 4 stores the date and time 401, the start time 402, the end time 403, the equipment name 404, the type 405, the reservation person 406, and the meeting name 407 in the database. Store by meeting.

一例として、会議予約システム３は、カレンダー画面などを提示し、ユーザーは、このカレンダー画面において、「月」および「日」を選択し、続いて、「会議室」および「予約時間」を指定する。さらに、ユーザーは、参加人数などもあわせて入力する。このように入力された情報は、データベース内の一つ一つのレコードとして記録される。 As an example, the conference reservation system 3 presents a calendar screen or the like, and the user selects “month” and “day” on the calendar screen, and subsequently designates “conference room” and “reservation time”. . Further, the user inputs the number of participants. The information input in this way is recorded as each record in the database.

図５に示す会議予約システムＤＢと、図６に示す備品管理システムＤＢとは、「会議名」によって関連付けられる。 The conference reservation system DB shown in FIG. 5 and the equipment management system DB shown in FIG. 6 are associated by “conference name”.

なお、備品管理システム４のデータベースに格納される、日時４０１、開始時間４０２、終了時間４０３、予約者４０６、および会議名４０７については、会議予約システム３のデータベースに格納される対応する項目に関連付けられることが好ましい。すなわち、本実施の形態においては、図５に示す会議予約システムＤＢおよび図６に示す備品管理システムＤＢがそれぞれ独立して保持されるので、両データベースに、「日時」、「開始時間」および「終了時間」を含む構成を例示するが、備品管理システムＤＢでは、「会議名」を指定できれば、会議予約システムＤＢからこれらの情報を取得できる。そのため、備品管理システムＤＢにおいて、「日時」、「開始時間」および「終了時間」を必ずしも保持する必要はない。 Note that the date / time 401, start time 402, end time 403, reservation 406, and conference name 407 stored in the database of the equipment management system 4 are associated with corresponding items stored in the database of the conference reservation system 3. It is preferred that That is, in the present embodiment, since the conference reservation system DB shown in FIG. 5 and the equipment management system DB shown in FIG. 6 are held independently, the “date and time”, “start time” and “ Although the configuration including “end time” is illustrated, in the equipment management system DB, if “conference name” can be designated, these pieces of information can be acquired from the conference reservation system DB. Therefore, in the equipment management system DB, it is not always necessary to hold “date and time”, “start time”, and “end time”.

現実的な使用形態を想定すると、備品管理システム４の備品名４０４および種類４０５に格納される備品の選択時には、対応する会議室の情報に基づく制約下で選択可能なのをユーザーへ提示することが好ましい。すなわち、備品の中には、特定の会議室でしか使用できないものや、特定の会議室に据え付けされているものもあるからである。 Assuming a realistic usage pattern, when selecting the equipment stored in the equipment name 404 and the type 405 of the equipment management system 4, it is possible to present to the user that the equipment can be selected under the restrictions based on the information of the corresponding conference room. preferable. That is, some equipment can be used only in a specific conference room, and some equipment is installed in a specific conference room.

会議システム５（会議予約システム３および備品管理システム４）は、パーソナルコンピューター２からの問合せに対して、予約されている情報を応答する。 The conference system 5 (the conference reservation system 3 and the equipment management system 4) responds to reserved information in response to an inquiry from the personal computer 2.

（ｃ４：端末装置）
次に、本実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムに向けられた端末装置１１（上述の図１参照）の装置構成について説明する。端末装置１１の基本的な構成は、上述のパーソナルコンピューター２に示す構成（図４）と同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。但し、ＨＤＤ２０４にインストールされるアプリケーションについては異なっている。 (C4: terminal device)
Next, the device configuration of terminal device 11 (see FIG. 1 described above) directed to the conference document sharing system according to the present embodiment will be described. Since the basic configuration of terminal device 11 is the same as the configuration (FIG. 4) shown in personal computer 2 described above, detailed description will not be repeated. However, the applications installed in the HDD 204 are different.

本実施の形態に従う端末装置１１は、主として、会議用のドキュメントを表示するための装置であり、図６に示すデータベースにおいては「電子ペーパー」として記載されているものとする。基本的には、会議参加者一人一人に端末装置１１が貸与されることが予定されている。但し、会議の参加人数によっては端末装置１１が不足する場合もあり、この場合には、後述するように、端末装置１１が貸与されなかった参加人数だけ紙媒体に印刷されたドキュメントが提供される。 The terminal device 11 according to the present embodiment is mainly a device for displaying a conference document, and is described as “electronic paper” in the database shown in FIG. Basically, the terminal device 11 is scheduled to be lent to each conference participant. However, depending on the number of participants in the conference, the terminal device 11 may be insufficient. In this case, as will be described later, a document printed on a paper medium is provided by the number of participants to which the terminal device 11 has not been lent. .

なお、図５に示す会議予約システムＤＢと図６に示す備品管理システムＤＢとを比較すると、会議名が「第１回○○製品開発打合せ」である会議においては、備品管理システムＤＢに備品の登録がされていない。この場合には、利用可能な備品がないと判断され、ドキュメントは紙媒体に印刷されることになる。 When the conference reservation system DB shown in FIG. 5 is compared with the equipment management system DB shown in FIG. 6, in the meeting whose conference name is “1st XX Product Development Meeting”, the equipment management system DB Not registered. In this case, it is determined that there is no equipment available, and the document is printed on a paper medium.

（ｃ５：その他）
プロジェクター９または大型ディスプレイ１０（図１）に接続されるパーソナルコンピューター６の基本的な構成は、上述のパーソナルコンピューター２に示す構成（図４）と同様であるので、詳細な説明は繰り返さない。 (C5: Other)
Since the basic configuration of personal computer 6 connected to projector 9 or large display 10 (FIG. 1) is the same as the configuration shown in personal computer 2 (FIG. 4), detailed description will not be repeated.

アクセスポイント７（図２）については、端末装置１１と無線通信を介してデータを遣り取りする中継装置である。このようなアクセスポイント７については、公知であるので、詳細な説明は繰り返さない。 The access point 7 (FIG. 2) is a relay device that exchanges data with the terminal device 11 via wireless communication. Since such an access point 7 is publicly known, detailed description will not be repeated.

＜Ｄ．処理手順＞
次に、本実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおける処理手順について説明する。図７〜図１０は、本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおける処理手順を示すシーケンス図である。 <D. Processing procedure>
Next, a processing procedure in the conference document sharing system according to the present embodiment will be described. 7 to 10 are sequence diagrams showing processing procedures in the conference document sharing system according to the embodiment of the present invention.

図７を参照して、まず、会議主催者のユーザーは、会議予約システム３に対して、開催しようとする会議の予約情報を入力する（シーケンスＳＱ２）。会議の予約情報の入力に応答して、会議予約システム３は、ユーザーとの間で所定の対話処理の後、入力された情報に従って保持する会議予約システムＤＢに会議予約に係るエントリーを追加する（シーケンスＳＱ４）。会議予約システム３への会議予約の設定が終了すると、会議主催者のユーザーは、備品管理システム４に対して、開催しようとする会議で使用する備品の情報を入力する（シーケンスＳＱ６）。会議で使用する備品の情報の入力に応答して、備品管理システム４は、ユーザーとの間で所定の対話処理の後、入力された情報に従って保持する備品管理システムＤＢに備品予約に係るエントリーを追加する（シーケンスＳＱ８）。 Referring to FIG. 7, first, the user of the meeting organizer inputs reservation information of the meeting to be held to meeting reservation system 3 (sequence SQ2). In response to the input of the conference reservation information, the conference reservation system 3 adds an entry related to the conference reservation to the conference reservation system DB held according to the input information after a predetermined dialogue process with the user ( Sequence SQ4). When the conference reservation setting in the conference reservation system 3 is completed, the user of the conference organizer inputs information on equipment used in the conference to be held to the equipment management system 4 (sequence SQ6). In response to the input of information on equipment used in the meeting, the equipment management system 4 enters an entry related to equipment reservation in the equipment management system DB held in accordance with the input information after a predetermined dialogue process with the user. It is added (sequence SQ8).

以上の処理によって、会議の開催場所および備品の予約が完了する。通常、会議主催者は、これらの予約情報を含む会議の開催通知を会議参加者へ送信する。この開催通知を受信した会議参加者は、参加予定の会議における議題などに応じて、自身のパーソナルコンピューター２を利用してドキュメントを作成する（シーケンスＳＱ１０）。パーソナルコンピューター２は、作成されたドキュメント（電子文書資料）を保持する（シーケンスＳＱ１２）。 With the above processing, the conference location and equipment reservation is completed. Usually, the meeting organizer sends a meeting notification including the reservation information to the meeting participants. The conference participant who has received the notification of preparation creates a document using his / her personal computer 2 in accordance with the agenda and the like in the conference scheduled to participate (sequence SQ10). The personal computer 2 holds the created document (electronic document material) (sequence SQ12).

ドキュメントが完成すると、会議参加者のユーザーは、当該作成したドキュメントの出力要求を行なう（シーケンスＳＱ１４）。典型的には、ユーザーは、文書作成アプリケーション、表計算アプリケーション、またはプレゼンテーションアプリケーションの印刷ボタンを押下する。すると、パーソナルコンピューター２は、ドキュメントの出力に係るユーザーインターフェイス画面を提示する（シーケンスＳＱ１６）。本実施の形態においては、一例として、パーソナルコンピューター２に予めインストールされているプリンタードライバー２０８（図４）がユーザーインターフェイス画面の提示および関連する処理を実行する。 When the document is completed, the user of the conference participant makes an output request for the created document (sequence SQ14). Typically, the user presses a print button of a document creation application, a spreadsheet application, or a presentation application. Then, the personal computer 2 presents a user interface screen related to document output (sequence SQ16). In the present embodiment, as an example, the printer driver 208 (FIG. 4) installed in advance in the personal computer 2 executes the presentation of the user interface screen and related processing.

続いて、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、会議予約システム３に対して会議情報を問い合わせる（シーケンスＳＱ１８）。会議予約システム３は、パーソナルコンピューター２からの会議情報の問合せに応答して、会議予約システムＤＢを参照して、予約済の会議情報を取得する（シーケンスＳＱ２０）。そして、会議予約システム３は、取得した予約済みの会議情報から生成した会議リストおよび参加人数などの情報をパーソナルコンピューター２へ応答する（シーケンスＳＱ２２）。パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、当該受信した会議リストに基づいて、会議名をリスト表示する（シーケンスＳＱ２４）。 Subsequently, the personal computer 2 (printer driver 208) inquires of the conference reservation system 3 about conference information (sequence SQ18). In response to the conference information inquiry from the personal computer 2, the conference reservation system 3 refers to the conference reservation system DB and acquires reserved conference information (sequence SQ20). Then, conference reservation system 3 responds to personal computer 2 with information such as the conference list and the number of participants generated from the acquired reserved conference information (sequence SQ22). The personal computer 2 (printer driver 208) displays a list of conference names based on the received conference list (sequence SQ24).

図１１は、本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおけるパーソナルコンピューター２が提示するユーザーインターフェイス画面の一例を示す図である。図７に示すシーケンスＳＱ２４において、パーソナルコンピューター２は、図１１（ａ）に示すようなユーザーインターフェイス画面５００をユーザーへ提示する。このユーザーインターフェイス画面５００は、選択可能な会議名をリスト表示するプルダウンメニュー５０２を含む。会議予約システム３から受信した会議リストの内容に応じて、プルダウンメニュー５０２で選択可能に表示される会議名が更新される。ユーザーは、プルダウンメニュー５０２で参加予定の会議名を選択するとともに、ＯＫボタン５０４を押下することで、後述する処理が継続して実行される。これに対して、キャンセルボタン５０６が押下されると、その後の処理の実行は中止される。 FIG. 11 is a diagram showing an example of a user interface screen presented by the personal computer 2 in the conference document sharing system according to the embodiment of the present invention. In sequence SQ24 shown in FIG. 7, the personal computer 2 presents a user interface screen 500 as shown in FIG. 11A to the user. The user interface screen 500 includes a pull-down menu 502 that displays a list of selectable conference names. Depending on the content of the conference list received from the conference reservation system 3, the conference name displayed so as to be selectable from the pull-down menu 502 is updated. The user selects a meeting name to be participated in from the pull-down menu 502, and presses an OK button 504, whereby processing described later is continuously executed. On the other hand, when the cancel button 506 is pressed, the subsequent processing is stopped.

再度図７および図８を参照して、ユーザーが参加予定の会議名を選択する（シーケンスＳＱ２６）と、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、備品管理システム４に対して備品予約情報を問い合わせる（シーケンスＳＱ２８）。備品管理システム４は、パーソナルコンピューター２からの備品予約情報の問合せに応答して、備品管理システムＤＢを参照して、予約済の備品情報を取得する（シーケンスＳＱ３０）。そして、備品管理システム４は、取得した備品予約情報をパーソナルコンピューター２へ応答する（シーケンスＳＱ３２）。パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、当該受信した備品予約情報に基づいて、表示されているユーザーインターフェイス画面を更新する（シーケンスＳＱ３４）。備品として電子ペーパー等の端末装置１１などを含む場合には、備品予約情報には端末装置１１のネットワークアドレスなどが付加されてもよい。 Referring to FIGS. 7 and 8 again, when the user selects a meeting name scheduled to participate (sequence SQ26), the personal computer 2 (printer driver 208) inquires of the equipment management system 4 for equipment reservation information ( Sequence SQ28). In response to the inquiry for the equipment reservation information from the personal computer 2, the equipment management system 4 refers to the equipment management system DB and acquires the reserved equipment information (sequence SQ30). Then, the equipment management system 4 responds the acquired equipment reservation information to the personal computer 2 (sequence SQ32). The personal computer 2 (printer driver 208) updates the displayed user interface screen based on the received equipment reservation information (sequence SQ34). When the equipment includes the terminal device 11 such as electronic paper, the network address of the terminal device 11 may be added to the equipment reservation information.

再度図１１を参照して、ユーザーインターフェイス画面５００は、備品予約情報に応じて、ユーザーインターフェイス画面５００＃のように更新される。このユーザーインターフェイス画面５００＃では、備品管理システム４から受信した備品予約情報の内容に応じて、利用可能な備品がウィンドウ５０８に表示される。図１１に示す例では、図６に示す備品管理システムＤＢに登録されている「××部方針説明会」に対応する備品名が表示されている。 Referring to FIG. 11 again, user interface screen 500 is updated like user interface screen 500 # according to the equipment reservation information. In this user interface screen 500 #, available equipment is displayed in window 508 in accordance with the contents of equipment reservation information received from equipment management system 4. In the example shown in FIG. 11, the equipment name corresponding to “XX department policy briefing session” registered in the equipment management system DB shown in FIG. 6 is displayed.

このように、本実施の形態においては、備品予約情報を取得するための一例として、会議予約システム３と備品管理システム４とが連動しており、指定された会議において何らかの備品が予約されている場合に、当該会議で当該予約されている備品が利用可能であるとみなして、その備品を含む備品予約情報が送信される。 Thus, in this embodiment, as an example for acquiring equipment reservation information, the conference reservation system 3 and the equipment management system 4 are linked, and some equipment is reserved in a designated meeting. In this case, it is assumed that the equipment reserved at the meeting is available, and equipment reservation information including the equipment is transmitted.

再度図７を参照して、ユーザーがユーザーインターフェイス画面においてＯＫボタンを押下すると（シーケンスＳＱ３６）、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、指定されたドキュメントの出力先を決定する処理を実行する（シーケンスＳＱ３８）。 Referring to FIG. 7 again, when the user presses the OK button on the user interface screen (sequence SQ36), personal computer 2 (printer driver 208) executes processing for determining the output destination of the designated document (sequence). SQ38).

このドキュメントの出力先を決定する処理においては、指定された会議において利用可能な備品が判断されて、適切な手段でドキュメントが出力される。図８には、一例として、画像形成装置１によるドキュメントの紙媒体としての出力、画像形成装置１によるドキュメントのＯＨＰフィルムとしての出力、プロジェクター９／大型ディスプレイ１０への電子データとしての出力、端末装置１１への電子データとしての出力が例示されている。 In the process of determining the output destination of the document, the equipment that can be used in the designated meeting is determined, and the document is output by an appropriate means. In FIG. 8, as an example, output of a document as a paper medium by the image forming apparatus 1, output of the document as an OHP film by the image forming apparatus 1, output as electronic data to the projector 9 / large display 10, a terminal device The output as electronic data to 11 is illustrated.

複数の備品が利用可能に予約されている場合には、予め設定した優先順位に従って備品を選択するようにしてもよい。図１２は、本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおける出力先の優先順位を決定するための優先順位情報２１０の一例を示す図である。図１２に示すように、優先順位情報２１０においては、利用可能な備品の各々に対応付けて、出力処理の内容および優先順位が定義されている。パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、複数の備品が利用可能な場合には、優先順位情報２１０を参照して、利用する備品およびその出力方法を決定する。このように、プリンタードライバー２０８は、利用可能な備品が複数種類ある場合には、予め定められた優先順位に従って出力先を決定する処理をパーソナルコンピューター２に実行させる。 When a plurality of fixtures are reserved for use, fixtures may be selected according to a preset priority order. FIG. 12 is a diagram showing an example of priority order information 210 for determining the priority order of output destinations in the conference document sharing system according to the embodiment of the present invention. As shown in FIG. 12, in the priority information 210, the contents and priority of output processing are defined in association with each of the available equipment. When a plurality of equipment is available, the personal computer 2 (printer driver 208) refers to the priority order information 210 and determines the equipment to be used and its output method. Thus, when there are a plurality of types of equipment that can be used, the printer driver 208 causes the personal computer 2 to execute processing for determining an output destination in accordance with a predetermined priority order.

このとき、優先順位情報２１０に従って選択された備品およびその出力方法をユーザーへ通知してもよい。 At this time, the user may be notified of the equipment selected according to the priority information 210 and the output method thereof.

（ｄ１：紙媒体としての出力）
まず、いずれの備品も利用できない場合の処理について説明する。図８を参照して、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、画像形成装置１によるドキュメントの紙媒体としての出力を決定すると、その旨を示すメッセージを表示する（シーケンスＳＱ４０）。そして、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、指定されたドキュメントから印刷ジョブを生成し、画像形成装置１へ送信する（シーケンスＳＱ４２）。画像形成装置１は、パーソナルコンピューター２から受信した印刷ジョブに従って印刷処理を実行する（シーケンスＳＱ４４）。このとき、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、会議予約システム３から予め取得している参加人数に応じた印刷枚数を決定する。基本的には、予約されている参加人数と同数が印刷枚数として決定される。すなわち、利用可能な備品が無い場合には、参加人数の部数だけ印刷物が用意される。 (D1: Output as a paper medium)
First, the processing when none of the equipment can be used will be described. Referring to FIG. 8, when personal computer 2 (printer driver 208) determines output of document as a paper medium by image forming apparatus 1, a message indicating that is displayed (sequence SQ40). Then, the personal computer 2 (printer driver 208) generates a print job from the designated document and transmits it to the image forming apparatus 1 (sequence SQ42). Image forming apparatus 1 executes print processing in accordance with the print job received from personal computer 2 (sequence SQ44). At this time, the personal computer 2 (printer driver 208) determines the number of prints according to the number of participants acquired in advance from the conference reservation system 3. Basically, the same number as the number of reserved participants is determined as the number of printed sheets. That is, if there is no equipment available, printed materials are prepared for the number of participants.

印刷処理が完了すると、画像形成装置１は、印刷ジョブ実行完了通知をパーソナルコンピューター２へ送信し、印刷処理が完了したことを通知する（シーケンスＳＱ４６）。すると、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、印刷処理の完了を示すメッセージを表示する（シーケンスＳＱ４８）。そして、処理は終了する。 When the printing process is completed, the image forming apparatus 1 transmits a print job execution completion notification to the personal computer 2 to notify the completion of the printing process (sequence SQ46). Then, the personal computer 2 (printer driver 208) displays a message indicating the completion of the printing process (sequence SQ48). Then, the process ends.

図１３は、本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおけるパーソナルコンピューター２が提示するユーザーインターフェイス画面の一例を示す図である。図８に示すシーケンスＳＱ４０において、パーソナルコンピューター２は、図１３（ａ）に示すようなユーザーインターフェイス画面５１０をユーザーへ提示する。このユーザーインターフェイス画面５１０は、画像形成装置１によってドキュメントを紙媒体としての出力すること、およびその部数を通知するためのメッセージ５１２を含む。ユーザーがＯＫボタン５１４を押下することで、印刷処理が実行される。これに対して、ユーザーがキャンセルボタン５１６を押下すると、印刷処理は中止される。 FIG. 13 is a diagram showing an example of a user interface screen presented by the personal computer 2 in the conference document sharing system according to the embodiment of the present invention. In sequence SQ40 shown in FIG. 8, the personal computer 2 presents a user interface screen 510 as shown in FIG. 13A to the user. The user interface screen 510 includes a message 512 for outputting a document as a paper medium by the image forming apparatus 1 and notifying the number of copies. When the user presses the OK button 514, the printing process is executed. On the other hand, when the user presses the cancel button 516, the printing process is stopped.

その後、図８に示すシーケンスＳＱ４８において、パーソナルコンピューター２は、図１３（ｂ）に示すようなユーザーインターフェイス画面５１０＃をユーザーへ提示する。このユーザーインターフェイス画面５１０＃は、画像形成装置１による紙媒体としての出力が完了したことを示すメッセージ５１３を含む。ユーザーがＯＫボタン５１８を押下すると、ユーザーインターフェイス画面５１０＃の画面表示は消え、一連の処理は終了する。 Thereafter, in sequence SQ48 shown in FIG. 8, the personal computer 2 presents a user interface screen 510 # as shown in FIG. 13B to the user. This user interface screen 510 # includes a message 513 indicating that the output as a paper medium by the image forming apparatus 1 has been completed. When the user presses OK button 518, the screen display of user interface screen 510 # disappears, and the series of processing ends.

このように、プリンタードライバー２０８は、指定されたドキュメントの紙媒体としての出力が必要と判断されたときに、会議システム５（会議予約システム３および備品管理システム４）からの情報に基づいて、対象の会議の参加人数に応じた枚数の紙媒体の印刷処理をパーソナルコンピューター２で開始させる。 As described above, when it is determined that the output of the designated document as a paper medium is necessary, the printer driver 208 performs processing based on the information from the conference system 5 (the conference reservation system 3 and the equipment management system 4). The personal computer 2 starts the printing process for the number of paper media corresponding to the number of participants in the conference.

（ｄ２：ＯＨＰフィルムとしての出力）
次に、利用可能な備品としてＯＨＰが選択された場合の処理について説明する。図８および図９を参照して、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、画像形成装置１によるドキュメントのＯＨＰフィルムとしての出力を決定すると、その旨を示すメッセージを表示する（シーケンスＳＱ５０）。そして、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、指定されたドキュメントから印刷ジョブを生成し、画像形成装置１へ送信する（シーケンスＳＱ５２）。このとき、印刷ジョブは、ドキュメントがＯＨＰフィルムに印刷されるように、用紙種類として「ＯＨＰフィルム」へ変更するための指令を含む。 (D2: Output as OHP film)
Next, processing when OHP is selected as available equipment will be described. Referring to FIGS. 8 and 9, when personal computer 2 (printer driver 208) determines the output of the document as an OHP film by image forming apparatus 1, it displays a message to that effect (sequence SQ50). Then, the personal computer 2 (printer driver 208) generates a print job from the designated document and transmits it to the image forming apparatus 1 (sequence SQ52). At this time, the print job includes a command for changing the paper type to “OHP film” so that the document is printed on the OHP film.

画像形成装置１は、パーソナルコンピューター２から受信した印刷ジョブに従って印刷処理を実行する（シーケンスＳＱ５４）。このとき、受信した印刷ジョブに含まれる指令に従って、画像形成装置１は、用紙トレイにＯＨＰフィルムを装填するように促すメッセージを表示する。ＯＨＰフィルムが出力先として決定された場合には、基本的には、１部のみが印刷される。 Image forming apparatus 1 executes print processing according to the print job received from personal computer 2 (sequence SQ54). At this time, according to a command included in the received print job, the image forming apparatus 1 displays a message that prompts the user to load an OHP film on the paper tray. When the OHP film is determined as the output destination, basically only one copy is printed.

印刷処理が完了すると、画像形成装置１は、印刷ジョブ実行完了通知をパーソナルコンピューター２へ送信し、印刷処理が完了したことを通知する（シーケンスＳＱ５６）。すると、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、印刷処理の完了を示すメッセージを表示する（シーケンスＳＱ５８）。そして、処理は終了する。 When the printing process is completed, the image forming apparatus 1 transmits a print job execution completion notification to the personal computer 2 to notify the completion of the printing process (sequence SQ56). Then, the personal computer 2 (printer driver 208) displays a message indicating completion of the printing process (sequence SQ58). Then, the process ends.

図１４は、本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおけるパーソナルコンピューター２が提示するユーザーインターフェイス画面の一例を示す図である。図９に示すシーケンスＳＱ５０において、パーソナルコンピューター２は、図１４（ａ）に示すようなユーザーインターフェイス画面５２０をユーザーへ提示する。このユーザーインターフェイス画面５２０は、画像形成装置１によってドキュメントをＯＨＰフィルムとしての出力すること、およびＯＨＰフィルムの画像形成装置１への装填を促すためのメッセージ５２２を含む。ユーザーがＯＫボタン５２４を押下することで、印刷処理が実行される。これに対して、ユーザーがキャンセルボタン５２６を押下すると、印刷処理は中止される。 FIG. 14 is a diagram showing an example of a user interface screen presented by the personal computer 2 in the conference document sharing system according to the embodiment of the present invention. In the sequence SQ50 shown in FIG. 9, the personal computer 2 presents a user interface screen 520 as shown in FIG. This user interface screen 520 includes a message 522 for prompting the image forming apparatus 1 to output a document as an OHP film and loading the OHP film into the image forming apparatus 1. When the user presses the OK button 524, the printing process is executed. On the other hand, when the user presses the cancel button 526, the printing process is stopped.

その後、図９に示すシーケンスＳＱ５８において、パーソナルコンピューター２は、図１４（ｂ）に示すようなユーザーインターフェイス画面５２０＃をユーザーへ提示する。このユーザーインターフェイス画面５２０＃は、画像形成装置１による紙媒体としての出力が完了したことを示すメッセージ５２３を含む。ユーザーがＯＫボタン５２８を押下すると、ユーザーインターフェイス画面５２０＃の画面表示は消え、一連の処理は終了する。 Thereafter, in sequence SQ58 shown in FIG. 9, the personal computer 2 presents a user interface screen 520 # as shown in FIG. 14B to the user. This user interface screen 520 # includes a message 523 indicating that the output as a paper medium by the image forming apparatus 1 has been completed. When the user presses the OK button 528, the screen display of the user interface screen 520 # disappears, and the series of processing ends.

（ｄ３：プロジェクター／大型ディスプレイへの出力）
次に、利用可能な備品としてプロジェクターまたは大型ディスプレイが選択された場合の処理について説明する。図８および図９を参照して、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、画像形成装置１によるドキュメントのプロジェクター／大型ディスプレイへの出力を決定すると、その旨を示すメッセージを表示する（シーケンスＳＱ６０）。そして、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、指定されたドキュメントをプロジェクター９または大型ディスプレイ１０に接続されたパーソナルコンピューター６へ送信する（シーケンスＳＱ６２）。このとき、送信されるドキュメントは、パーソナルコンピューター６で表示可能な形式に変換されてもよい。 (D3: Output to projector / large display)
Next, processing when a projector or a large display is selected as available equipment will be described. Referring to FIGS. 8 and 9, when personal computer 2 (printer driver 208) determines output of document to projector / large display by image forming apparatus 1, it displays a message to that effect (sequence SQ60). . Then, personal computer 2 (printer driver 208) transmits the designated document to personal computer 6 connected to projector 9 or large display 10 (sequence SQ62). At this time, the transmitted document may be converted into a format that can be displayed on the personal computer 6.

パーソナルコンピューター６は、パーソナルコンピューター２からのドキュメントを格納する（シーケンスＳＱ６４）。ドキュメントの格納が完了すると、パーソナルコンピューター６は、その格納完了通知をパーソナルコンピューター２へ送信し、電子データの格納が完了したことを通知する（シーケンスＳＱ６６）。すると、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、ドキュメントの送信完了を示すメッセージを表示する（シーケンスＳＱ６８）。そして、処理は終了する。 Personal computer 6 stores the document from personal computer 2 (sequence SQ64). When the storage of the document is completed, personal computer 6 transmits a storage completion notification to personal computer 2 to notify that the storage of electronic data has been completed (sequence SQ66). Then, personal computer 2 (printer driver 208) displays a message indicating the completion of document transmission (sequence SQ68). Then, the process ends.

図１５は、本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおけるパーソナルコンピューター２が提示するユーザーインターフェイス画面の一例を示す図である。図９に示すシーケンスＳＱ６０において、パーソナルコンピューター２は、図１５（ａ）に示すようなユーザーインターフェイス画面５３０をユーザーへ提示する。このユーザーインターフェイス画面５３０は、ドキュメントをプロジェクター９または大型ディスプレイ１０へ送信すること、および紙媒体としての出力がなされないことを通知するメッセージ５３２を含む。ユーザーがＯＫボタン５３４を押下することで、ドキュメント送信処理が実行される。これに対して、ユーザーがキャンセルボタン５３６を押下すると、ドキュメント送信処理は中止される。 FIG. 15 is a diagram showing an example of a user interface screen presented by the personal computer 2 in the conference document sharing system according to the embodiment of the present invention. In sequence SQ60 shown in FIG. 9, the personal computer 2 presents a user interface screen 530 as shown in FIG. 15A to the user. This user interface screen 530 includes a message 532 notifying that a document is to be transmitted to the projector 9 or the large display 10 and that output as a paper medium is not performed. When the user presses the OK button 534, the document transmission process is executed. On the other hand, when the user presses the cancel button 536, the document transmission process is stopped.

その後、図９に示すシーケンスＳＱ６８において、パーソナルコンピューター２は、図１５（ｂ）に示すようなユーザーインターフェイス画面５３０＃をユーザーへ提示する。このユーザーインターフェイス画面５３０＃は、ドキュメントのプロジェクター９または大型ディスプレイ１０へ送信が完了したことを示すメッセージ５３３を含む。ユーザーがＯＫボタン５３８を押下すると、ユーザーインターフェイス画面５３０＃の画面表示は消え、一連の処理は終了する。 Thereafter, in sequence SQ68 shown in FIG. 9, the personal computer 2 presents a user interface screen 530 # as shown in FIG. 15B to the user. This user interface screen 530 # includes a message 533 indicating that transmission of the document to the projector 9 or the large display 10 is completed. When the user presses the OK button 538, the screen display of the user interface screen 530 # disappears, and the series of processing ends.

このように、プリンタードライバー２０８は、指定されたドキュメントの紙媒体としての出力が不要と判断されたときに、紙媒体の印刷処理に代えて、他の装置へ当該ドキュメントの情報を出力するとともに、紙媒体の印刷処理が実行されないことの通知をパーソナルコンピューター２に実行させる。 As described above, when it is determined that the output of the designated document as a paper medium is unnecessary, the printer driver 208 outputs the information of the document to another apparatus instead of the printing process of the paper medium. The personal computer 2 is notified that the printing process of the paper medium is not executed.

すなわち、備品がプロジェクター９または大型ディスプレイ１０の場合には、ドキュメントを紙媒体へ印刷しておく必要がなく、印刷不要である旨をメッセージとして表示するとともに、印刷は実行されない。 That is, when the equipment is the projector 9 or the large display 10, it is not necessary to print the document on a paper medium, a message indicating that printing is unnecessary is displayed as a message, and printing is not executed.

（ｄ４：端末装置１１への出力）
次に、利用可能な備品として電子ペーパー等の端末装置１１が選択された場合の処理について説明する。図８および図１０を参照して、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、画像形成装置１によるドキュメントの端末装置１１への出力を決定すると、その旨を示すメッセージを表示する（シーケンスＳＱ７０）。そして、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、指定されたドキュメントをアクセスポイント７を介して端末装置１１へ送信する（シーケンスＳＱ７２）。このとき、送信されるドキュメントは、端末装置１１で表示可能な形式に変換されてもよい。また、送信先の端末装置１１が複数存在する場合には、端末装置１１の各々に対して、ドキュメントが送信される。 (D4: output to the terminal device 11)
Next, processing when the terminal device 11 such as electronic paper is selected as available equipment will be described. Referring to FIGS. 8 and 10, when personal computer 2 (printer driver 208) determines output of document to terminal device 11 by image forming apparatus 1, it displays a message indicating that (sequence SQ70). Then, the personal computer 2 (printer driver 208) transmits the designated document to the terminal device 11 via the access point 7 (sequence SQ72). At this time, the document to be transmitted may be converted into a format that can be displayed on the terminal device 11. Further, when there are a plurality of destination terminal devices 11, a document is transmitted to each of the terminal devices 11.

端末装置１１は、パーソナルコンピューター２からのドキュメントを格納する（シーケンスＳＱ７４）。ドキュメントの格納が完了すると、端末装置１１は、その格納完了通知をパーソナルコンピューター２へ送信し、電子データの格納が完了したことを通知する（シーケンスＳＱ７６）。ここで、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、指定された会議の参加人数とドキュメントの送信が完了した端末装置１１の数とを比較し、会議の参加人数分だけ端末装置１１を確保できているか否かを判断する（シーケンスＳＱ７８）。 Terminal apparatus 11 stores the document from personal computer 2 (sequence SQ74). When the storage of the document is completed, terminal device 11 transmits a storage completion notification to personal computer 2 to notify that the storage of electronic data has been completed (sequence SQ76). Here, the personal computer 2 (printer driver 208) compares the number of participants in the designated conference with the number of terminal devices 11 that have completed the document transmission, and can secure the terminal devices 11 by the number of participants in the conference. Is determined (sequence SQ78).

会議の参加人数分だけ端末装置１１を確保できていない場合（シーケンスＳＱ７８においてＮＯの場合）には、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、不足分を紙媒体として出力することを示すメッセージを表示する（シーケンスＳＱ８０）。そして、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、指定されたドキュメントから印刷ジョブを生成し、画像形成装置１へ送信する（シーケンスＳＱ８２）。画像形成装置１は、パーソナルコンピューター２から受信した印刷ジョブに従って印刷処理を実行する（シーケンスＳＱ８４）。パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、不足している端末装置１１の数に応じた印刷枚数を決定する。基本的には、不足している端末装置１１の数と同数が印刷枚数として決定される。 If terminal devices 11 cannot be secured for the number of participants in the conference (NO in sequence SQ78), personal computer 2 (printer driver 208) displays a message indicating that the shortage will be output as a paper medium. (Sequence SQ80). Then, the personal computer 2 (printer driver 208) generates a print job from the designated document and transmits it to the image forming apparatus 1 (sequence SQ82). Image forming apparatus 1 executes print processing in accordance with the print job received from personal computer 2 (sequence SQ84). The personal computer 2 (printer driver 208) determines the number of prints according to the number of terminal devices 11 that are insufficient. Basically, the same number as the number of terminal devices 11 that are insufficient is determined as the number of printed sheets.

印刷処理が完了すると、画像形成装置１は、印刷ジョブ実行完了通知をパーソナルコンピューター２へ送信し、印刷処理が完了したことを通知する（シーケンスＳＱ８６）。すると、パーソナルコンピューター２（プリンタードライバー２０８）は、ドキュメントの出力完了を示すメッセージを表示する（シーケンスＳＱ８８）。そして、処理は終了する。 When the printing process is completed, image forming apparatus 1 transmits a print job execution completion notification to personal computer 2 to notify the completion of the printing process (sequence SQ86). Then, personal computer 2 (printer driver 208) displays a message indicating completion of document output (sequence SQ88). Then, the process ends.

これに対して、会議の参加人数分だけ端末装置１１を確保できている場合（シーケンスＳＱ７８においてＹＥＳの場合）には、画像形成装置１は、一連の処理をスキップして、ドキュメントの出力完了を示すメッセージを表示し（シーケンスＳＱ８８）、処理は終了する。 On the other hand, when terminal devices 11 are secured for the number of participants in the conference (YES in sequence SQ78), image forming apparatus 1 skips a series of processes and completes document output. Is displayed (sequence SQ88), and the process ends.

図１６は、本発明の実施の形態に従う会議用ドキュメント共有システムにおけるパーソナルコンピューター２が提示するユーザーインターフェイス画面の一例を示す図である。 FIG. 16 is a diagram showing an example of a user interface screen presented by the personal computer 2 in the conference document sharing system according to the embodiment of the present invention.

図１０に示すシーケンスＳＱ７０において、パーソナルコンピューター２は、図１６（ａ）に示すようなユーザーインターフェイス画面５４０をユーザーへ提示する。このユーザーインターフェイス画面５４０は、ドキュメントを端末装置１１へ送信すること、および紙媒体としての出力がなされないことを通知するメッセージ５４２を含む。ユーザーがＯＫボタン５４４を押下することで、ドキュメント送信処理が実行される。これに対して、ユーザーがキャンセルボタン５４６を押下すると、ドキュメント送信処理は中止される。 In sequence SQ70 shown in FIG. 10, the personal computer 2 presents a user interface screen 540 as shown in FIG. The user interface screen 540 includes a message 542 for notifying that a document is to be transmitted to the terminal device 11 and that a paper medium is not output. When the user presses an OK button 544, document transmission processing is executed. On the other hand, when the user presses the cancel button 546, the document transmission process is stopped.

図１０に示すシーケンスＳＱ８０において、パーソナルコンピューター２は、図１６（ｂ）に示すようなユーザーインターフェイス画面５４０＃をユーザーへ提示する。このユーザーインターフェイス画面５４０＃は、ドキュメントを送信する端末装置１１が不足すること、および不足分については、紙媒体としての出力がなされることを通知するメッセージ５４２＃を含む。 In sequence SQ80 shown in FIG. 10, the personal computer 2 presents the user interface screen 540 # as shown in FIG. 16B to the user. The user interface screen 540 # includes a message 542 # for notifying that the terminal device 11 that transmits the document is insufficient, and that the shortage is output as a paper medium.

また、プリンタードライバー２０８は、ドキュメントを表示可能な端末装置１１へ指定されたドキュメントを送信する場合に、利用可能な端末装置１１の数が不足するときには、不足する数に応じた枚数の紙媒体の印刷処理をパーソナルコンピューター２に実行させる。 In addition, when the printer driver 208 transmits the designated document to the terminal device 11 that can display the document, when the number of available terminal devices 11 is insufficient, the number of paper media corresponding to the shortage number is increased. The printing process is executed by the personal computer 2.

すなわち、備品が電子ペーパー等の端末装置１１の場合には、参加人数分の電子ペーパーに電子文書をコピーするとともに、印刷物は不要である旨をメッセージとして表示して、紙への印刷を行なわない。さらに、備品が端末装置１１の場合であって、端末装置１１の数が参加人数分よりも少ないときには、使用できる端末装置１１へは電子文書をコピーするとともに、足らない人数分だけ紙媒体として印刷を実行する。 That is, when the terminal device 11 is an electronic paper or the like, the electronic document is copied on the electronic paper for the number of participants, and a message indicating that the printed matter is unnecessary is displayed as a message, and printing on paper is not performed. . Furthermore, when the equipment is the terminal device 11 and the number of terminal devices 11 is smaller than the number of participants, the electronic document is copied to the usable terminal device 11 and printed as paper media for the insufficient number of people. Execute.

＜Ｅ．付記＞
本発明は、別の局面として、さらに以下のように表現することができる。 <E. Addendum>
As another aspect, the present invention can be further expressed as follows.

本発明の別の局面に従うプリンタードライバーは、会議の資料を印刷する場合に、ユーザーが会議名を指定して印刷を指示すると、会議で使用する備品予約情報が会議予約システムから取得され、取得された備品に応じて印刷設定を自動的に変更する。 In the printer driver according to another aspect of the present invention, when a meeting material is printed and a user designates the meeting name and instructs printing, the equipment reservation information used in the meeting is acquired and acquired from the meeting reservation system. The print settings are automatically changed according to the equipment.

好ましくは、プリンタードライバーは、紙媒体での出力が不要と判断した場合には印刷物での印刷を実行せず、その旨をメッセージとして表示する。 Preferably, when the printer driver determines that the output on the paper medium is unnecessary, the printer driver does not execute the printing on the printed material and displays a message to that effect.

好ましくは、プリンタードライバーは、備品が何も使用できない場合には紙媒体で参加人数分だけ印刷を実行する。 Preferably, the printer driver performs printing for the number of participants on a paper medium when no equipment is available.

好ましくは、プリンタードライバーは、備品が電子ペーパー等の端末装置１１の場合であって、参加人数よりも端末装置１１が少ないときには、端末装置１１には会議資料をコピーするとともに、足らない人数分だけ紙媒体で印刷する。 Preferably, the printer driver is a terminal device 11 such as an electronic paper, and when the terminal device 11 is smaller than the number of participants, the printer driver copies the meeting material to the terminal device 11 and only the number of people is insufficient. Print on paper media.

好ましくは、備品が複数ある場合には、予め決めた優先順位に従って最適な備品を選択する。 Preferably, when there are a plurality of equipment, the optimum equipment is selected according to a predetermined priority order.

＜Ｆ．利点＞
本実施の形態によれば、会議主催者ではない会議参加者が、会議用に資料を印刷する場合に、会議で使用する備品（プロジェクター、ＯＨＰ、電子ペーパー等）を知らなくとも、最適な形式での出力を行なうことができる。また、プロジェクターや電子ペーパーなどを使用する場合には紙への印刷が不要となるため、無駄に紙への印刷を防止することができる。 <F. Advantage>
According to the present embodiment, when a meeting participant who is not a meeting organizer prints a document for a meeting, even if he / she does not know the equipment (projector, OHP, electronic paper, etc.) used in the meeting, the optimum format is used. Can be output. In addition, when a projector, electronic paper, or the like is used, printing on paper becomes unnecessary, and printing on paper can be prevented in vain.

また、本実施の形態によれば、会議主催者ではない会議参加者から見れば、会議用に資料を印刷する場合に、会議で使用する備品を意識しなくても会議名を指定して印刷を指示すると、その会議で利用が予定されている備品に応じた形式での印刷設定に自動的に切り替えて印刷が実行される。 In addition, according to this embodiment, from the viewpoint of a conference participant who is not a conference organizer, when printing materials for a conference, the conference name is specified and printed without being aware of the equipment used in the conference. Is automatically switched to the print setting in the format corresponding to the equipment scheduled to be used in the meeting, and printing is executed.

今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。 The embodiment disclosed this time should be considered as illustrative in all points and not restrictive. The scope of the present invention is defined by the terms of the claims, rather than the description above, and is intended to include any modifications within the scope and meaning equivalent to the terms of the claims.

１画像形成装置、２，６パーソナルコンピューター、３会議予約システム、４備品管理システム、５会議システム、７アクセスポイント、８ネットワーク、９プロジェクター、１０大型ディスプレイ、１１端末装置、２０ドキュメント、２２紙媒体、２４ＯＨＰフィルム、１００，２００ＣＰＵ、１０２ＲＯＭ、１０４ＲＡＭ、１０６，２１４表示部、１０８操作部、１１０スキャナー部、１１２ＦＡＸ制御部、１１４印刷制御部、１１６ポート情報管理部、１１８駆動制御部、１２０ネットワーク制御部、１２２，１４４受信部、１２４，１４２送信部、１２６，２０４ＨＤＤ、１３０画像処理部、１４０メール制御部、２０２主メモリ、２０６アプリケーション、２０８プリンタードライバー、２１０優先順位情報、２１２入力部、２１６ネットワークインターフェイス、２１８バス。 1 image forming device, 2, 6 personal computer, 3 conference reservation system, 4 equipment management system, 5 conference system, 7 access point, 8 network, 9 projector, 10 large display, 11 terminal device, 20 document, 22 paper medium, 24 OHP film, 100, 200 CPU, 102 ROM, 104 RAM, 106, 214 Display unit, 108 operation unit, 110 scanner unit, 112 FAX control unit, 114 print control unit, 116 port information management unit, 118 drive control unit, 120 Network control unit, 122, 144 reception unit, 124, 142 transmission unit, 126, 204 HDD, 130 image processing unit, 140 mail control unit, 202 main memory, 206 application, 208 printer driver -210, priority information, 212 input section, 216 network interface, 218 bus.

Claims

A program executed by an information processing device capable of communicating with a management device that manages a meeting place and equipment, and the program includes information for specifying a conference in the information processing device and the specified conference. In response to specifying a document to be used, obtaining information on equipment used in the identified meeting from the management device;
A program for executing the step of outputting the designated document to an output destination corresponding to the information of the acquired equipment.

The program outputs information of the document to another apparatus instead of the printing process of the paper medium when the information processing apparatus determines that the output of the designated document as a paper medium is unnecessary. The program according to claim 1, further causing a step of notifying that printing processing of a paper medium is not executed.

When it is determined that the information processing apparatus needs to output the designated document as a paper medium, the program is based on the information from the management apparatus and the number of sheets corresponding to the number of participants in the target meeting. The program according to claim 1, further causing a step of starting a printing process of a paper medium.

The equipment includes a terminal device capable of displaying a document,
The program according to any one of claims 1 to 3, wherein the step of outputting to the output destination includes a step of transmitting the designated document to the terminal device.

In the case where the designated document is transmitted to the terminal device to the information processing device, and the number of available terminal devices is insufficient, the number of paper media corresponding to the number of the shortage The program according to claim 4, further causing a step of starting a printing process to be executed.

6. The program according to claim 1, further comprising a step of determining an output destination in accordance with a predetermined priority when there are a plurality of types of equipment that can be used for the information processing apparatus. The program described in.

The program according to any one of claims 1 to 6, wherein the management device includes a management entity that manages reservation of the meeting place and a management entity that manages reservation of the equipment.

A document sharing system for meetings,
A management device for managing the meeting place and equipment;
An information processing apparatus capable of communicating with the management apparatus;
An image forming apparatus,
The information processing apparatus includes:
Means for obtaining information on equipment used in the identified meeting from the management device in response to designation of information for identifying the meeting and a document used in the identified meeting;
And a means for outputting the designated document to an output destination corresponding to the acquired equipment information.

An information processing device capable of communicating with a management device for managing a meeting place and equipment,
Means for obtaining information on equipment used in the identified meeting from the management device in response to designation of information for identifying the meeting and a document used in the identified meeting;
An information processing apparatus comprising: means for outputting the designated document to an output destination corresponding to the acquired equipment information.