JP2012155748A - データ管理装置、データ管理プログラム、出力方法、電子機器 - Google Patents

Abstract

【課題】
複合機において、より高いセキュリティを維持しながら効率的に処理を行なうことができるデータ管理装置、データ管理プログラム、出力方法、電子機器を提供する。
【解決手段】ネットワークＮを介して、クライアント端末１０、印刷サーバ２０、管理サーバ３０、複合機４０及び各複合機４０に対応する制御端末５０が接続されている。制御端末５０の認証データ記憶部には、ユーザ識別子、使用可能機能識別子及びユーザのカード識別子データが関連付けられて認証データとして記憶されている。制御端末５０は、カードリーダ装置５５を介して、ユーザの携帯電話機などに設けられ又は定期券等である多用途共通カード技術方式の情報記憶媒体からカード識別子データを取得すると、認証データからユーザを特定し、そのユーザの使用可能機能識別子に対応する複合機の機能を稼動させる操作画面データを生成する。
【選択図】図１

Description

本発明は、データ管理装置、データ管理プログラム、出力方法、電子機器に関する。

今日、企業等の組織内において、複数のコンピュータ端末とスキャナ等の画像読取装置とをネットワークで接続し、画像読取装置を共用することがある。このような環境においては、画像データの機密性を確保するために、画像データを送信する宛先毎にパスワード等を設定し、認証する技術が開示されている（例えば、特許文献１参照。）。

この特許文献１に記載の技術では、宛先毎にユーザ名、パスワード、配信先情報及び宛先のユーザが他に利用可能な宛先情報を、宛先情報記憶手段に設定登録する。そして、一の宛先におけるユーザ認証に成功したユーザは、そのユーザが利用可能な他の宛先を、その宛先毎のパスワード入力を省略して利用できる。従って、ユーザの利便性を向上することができるとしている。

しかし、この特許文献１に記載の技術では、スキャナは、読み取った原稿の画像データを、宛先に転送するため、転送先の端末が複数のユーザで共用する場合には、他の人が画像データを閲覧できることになる。

更に、このシステムのために個別に専用カードを用いることはコストもかかり、ユーザにとってもカード管理が煩雑である。
一方、複合機には、上述したスキャナ機能や印刷機能、複写機能等が設けられている。このため、複合機を自由に使用できるようにすると、予期しない目的で利用される可能性があり、情報管理が必要である。

本発明は、上述の課題に鑑みてなされ、その目的は、複合機において、より高いセキュリティを維持しながら効率的に処理を行なうことができるデータ管理装置、データ管理プログラム、出力方法、電子機器を提供することにある。

上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、出力装置において出力する出力データを保持する保持手段と、前記出力装置に前記出力データを送信する送信手段とを備えるデータ管理装置であって、出力データと、ユーザを特定する情報である第１のユーザ特定情報とを受信する受信手段と、前記受信手段により受信した前記出力データを前記保持手段に記録する記録手段と、前記第１のユーザ特定情報と、前記第１のユーザ特定情報とは異なる第２のユーザ特定情報とを対応付けて記憶する記憶手段を用いて、前記受信手段により受信した前記第１のユーザ特定情報に対応する前記第２のユーザ特定情報を特定し、特定した第２のユーザ特定情報と、前記受信手段により受信した出力データとを対応付けて管理する管理手段とを備え、前記送信手段は、前記出力装置から受信した第２のユーザ特定情報に基づき、前記管理手段において前記受信した第２のユーザ特定情報と対応付いている前記出力データを前記出力装置に送信することを要旨とする。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載のデータ管理装置において、前記受信手段は、端末から前記出力データと、前記第１のユーザ特定情報とを受信し、前記送信手段は、前記出力装置から前記受信した前記第２のユーザ特定情報を用いて、当該出力装置に対して前記出力データを送信することを要旨とする。

請求項３に記載の発明は、請求項１または２に記載のデータ管理装置において、前記第１のユーザ特定情報は、前記出力データを前記データ管理装置に送信する端末においてユーザを特定することのできるユーザ特定情報であり、前記第２のユーザ特定情報は、前記出力データを出力する前記出力装置を利用するユーザを特定することのできるユーザ特定情報であることを要旨とする。

請求項４に記載の発明は、請求項１乃至３のいずれか１項に記載のデータ管理装置において、前記第１のユーザ特定情報は、前記出力データを前記データ管理装置に送信する端末を使用するユーザのユーザ特定情報であり、前記第２のユーザ特定情報は、前記出力データを出力する前記出力装置を利用するユーザを認証するときに用いるユーザ特定情報であることを要旨とする。

請求項５に記載の発明は、請求項１乃至４のいずれか１項に記載のデータ管理装置において、前記第１のユーザ特定情報は、端末を使用するユーザのログインユーザ名であることを要旨とする。

請求項６に記載の発明は、出力装置において出力する出力データを保持する保持手段と、前記出力装置に前記出力データを送信する送信手段とを備えるデータ管理装置において実行されるプログラムであって、前記データ管理装置を、出力データと、ユーザを特定する情報である第１のユーザ特定情報とを受信する受信手段、前記受信手段により受信した前記出力データを前記保持手段に記録する記録手段、前記第１のユーザ特定情報と、前記第１のユーザ特定情報とは異なる第２のユーザ特定情報とを対応付けて記憶する記憶手段を用いて、前記受信手段により受信した前記第１のユーザ特定情報に対応する前記第２のユーザ特定情報を特定し、特定した第２のユーザ特定情報と、前記受信手段により受信した出力データとを対応付けて管理する管理手段、前記出力装置から受信した第２のユーザ特定情報に基づき、前記管理手段において受信した第２のユーザ特定情報と対応付いている前記出力データを前記出力装置に送信する送信手段として機能させることを要旨とする。

請求項７に記載の発明は、出力装置において出力する出力データを保持する保持手段と、前記出力装置に前記出力データを送信する送信手段とを備えるデータ管理装置と、前記出力データを出力する出力装置とがネットワークを介して接続するネットワークシステムにおける出力方法であって、前記データ管理装置において出力データと、ユーザを特定する情報である第１のユーザ特定情報とを受信する受信ステップと、前記受信ステップにより受信した前記出力データを前記保持手段に記録する記録ステップと、前記第１のユーザ特定情報と、前記第１のユーザ特定情報とは異なる第２のユーザ特定情報とを対応付けて記憶する記憶手段を用いて、受信手段により受信した前記第１のユーザ特定情報に対応する前記第２のユーザ特定情報を特定し、特定した第２のユーザ特定情報と、前記受信ステップにより受信した前記出力データとを対応付けて前記データ管理装置が管理する管理ステップと、前記出力装置が、前記データ管理装置に前記第２のユーザ特定情報を送信する送信ステップと、前記データ管理装置が、前記出力装置から受信した第２のユーザ特定情報に基づき、前記管理ステップにより管理される前記出力データのうち前記出力装置から受信した第２のユーザ特定情報と対応付いている前記出力データを前記出力装置に送信する送信ステップとを実行することを要旨とする。

請求項８に記載の発明は、ユーザを特定する第１のユーザ特定情報と対応付けられて端末から送信された出力データを、前記第１のユーザ特定情報とは異なる第２のユーザ特定情報と対応付けて記憶し、第２のユーザ特定情報に基づくユーザ認証により認証された後に当該第２のユーザ特定情報に対応付いている前記出力データの出力を出力装置において実行する出力システムにおいて、ユーザ情報およびログデータを管理する電子機器であって、第１のユーザ特定情報と前記第２のユーザ特定情報とを対応付けて記憶する第１の記憶手段と、前記出力データに対する処理結果であるログデータを記憶する第２の記憶手段とを備え、前記第２の記憶手段は、前記出力データの前記ログデータとして、当該出力データを出力するときの前記出力装置において、ユーザ認証により認証された前記第２のユーザ特定情報を記憶することを要旨とする。

（作用）
本発明によれば、制御手段は、ユーザ識別子に関連付けて複合機の使用可能機能範囲を特定し、そのユーザの使用可能機能範囲に対応する複合機の機能を使用できる操作画面を表示する。このため、ユーザに対応して複合機の使用機能を限定することができるため、より高いセキュリティを維持しながら効率的に処理を行なうことができる。

本発明によれば、情報記憶媒体は、多用途共通カード技術方式を用いた情報記憶媒体である。例えば、多用途共通カード技術方式としてFeliCa（登録商標）がある。例えばFeliCa（登録商標）などの多用途共通カード技術方式は、定期券や携帯電話機など広く用いられている。このため、これら定期券や携帯電話機などに採用されている多用途共通カード技術方式を用いた情報記憶媒体を用いることにより、ユーザを特定することができるので、専用のカードを用いる必要がない。また、多用途共通カード技術方式を用いた情報記憶媒体は、広く用いられるので、この技術方式の情報記憶媒体をユーザが何かしら常に所持している可能性が高い。従って、ユーザはカードの不携帯により複合機が使用できない機会が少なくなり、利便性が向上する。

本発明によれば、制御手段は、前記複合機に対応して設けられている。また、この制御手段は、記憶媒体認証記憶手段及び使用可能機能範囲データ記憶手段に記憶されたデータに基づき、記憶媒体識別子に関連付けてユーザの複合機の使用可能機能範囲を特定するデータを記憶する。このため、複合機は制御手段を用いてユーザの認証を行なうことができるため、複合機は、制御手段に接続されていれば、記憶媒体認証記憶手段や使用可能機能範囲データ記憶手段として機能するサーバが停止しても、ユーザに応じた処理を行なうことができる。

本発明によれば、制御手段は、複合機における処理の履歴として、ユーザのユーザ識別子と複合機における処理に関するデータとを関連付けて記録する。このため、複合機において行われた処理を後からでも把握することができる。

本発明によれば、クライアント端末のログインに用いたログインデータから特定されるユーザのユーザ識別子に関連付けて印刷データが記憶されている。このため、ユーザの利便性を向上させて、印刷データのセキュリティを高めることができる。また、複合機において印刷する印刷データを印刷データ記憶手段に記憶しているので、システムに接続される複合機であれば、どの複合機からでも印刷を行なうことができる。すなわち、ユーザは、印刷データを送信した後、複合機の状況に応じて、印刷する複合機を選択することができる。

本発明によれば、複合機において、より高いセキュリティを維持しながら効率的に処理を行なうことができる。

実施形態におけるシステムの概略図。 印刷データ記憶部に記録されたデータの説明図。 認証マスタデータ記憶部に記録されたデータの説明図。 ログデータ記憶部に記録されたデータの説明図。 複合機及びこの複合機を制御する制御端末の構成を示すブロック図。 実施形態における処理手順を説明するための流れ図。 機能表示段階においてタッチパネルに表示される画面。 実施形態における処理手順を説明するための流れ図。 概要表示段階においてタッチパネルに表示される画面。

以下、本発明を具体化した一実施形態を図１〜図９に基づいて説明する。本実施形態のシステムは、クライアント端末１０、印刷データ記憶手段としての印刷サーバ２０、管理サーバ３０、複数の複合機４０及び各複合機４０に対応して設けられている制御端末５０が、ネットワークＮを介して接続されている。

本実施形態では、複合機４０を使用する場合には、非接触式のＩＣカードを用いる。このＩＣカードは、多用途共通カード技術方式、例えばFeliCa（登録商標）方式の情報記憶媒体であり、ユーザの定期券や社員証として用いられたり、ユーザが所有する携帯電話端末に付随されたりしている。このＩＣカードは、公知のように、ＩＣチップを備えており、このＩＣチップ中にそのカードに固有なカード識別子データが記憶されている。

一方、図１に示すように、本実施形態のシステムに用いられるクライアント端末１０は、印刷データを生成するためにユーザが用いるコンピュータ端末である。このクライアント端末１０は、印刷指示や印刷ファイルを表示するためのディスプレイ、指示やファイルの選択を行なうキーボード及びマウスを備える。また、クライアント端末１０は、ハードディスク等の内蔵メモリ（データ記憶部）を備えている。この内蔵メモリは、図示しないＣＰＵ、ＲＡＭ及びＲＯＭ等を有し、生成した印刷ジョブデータを一時的に蓄積する。

印刷サーバ２０は、印刷ジョブデータ２１０を記憶する印刷データ記憶部２１を有している。印刷ジョブデータ２１０は、クライアント端末１０からデータを受信すると生成され、印刷が完了した結果データを受信すると削除される。印刷ジョブデータ２１０は、図２に示すように、印刷ジョブ識別子、ユーザ識別子、概要及び印刷に関するデータを含んで構成される。

印刷ジョブ識別子データ領域には、この印刷ジョブを特定するための識別子データが記憶される。
ユーザ識別子データ領域には、この印刷ジョブの実行を指示したユーザを特定するための識別子データが記憶される。

概要データ領域には、この印刷ジョブの概要データが記録される。この概要データは、後述するように印刷ジョブをユーザに選択させる際にその印刷ジョブの概要として表示するデータである。本実施形態では、この概要データには、そのファイル名、実行指示の時刻、容量などに関するデータを含む。

印刷データ領域には、この印刷ジョブの印刷データが記録される。この印刷データ領域に記録されたデータに基づいて、複合機４０は印刷を行なう。
管理サーバ３０は、記憶媒体認証記憶手段及び使用可能機能範囲データ記憶手段としての認証マスタデータ記憶部３１及びログデータ記憶手段としてのログデータ記憶部３２を備えている。

認証マスタデータ記憶部３１は、認証マスタデータ３１０を記憶しており、各制御端末５０に記憶される後述する認証データの管理を行なう。この認証マスタデータ３１０は、図３に示すように、ユーザ登録が行われたときに記録され、変更があったときに更新される。認証マスタデータ３１０は、ユーザ識別子、使用可能機能識別子、ログインユーザ識別子、ログインパスワード及び、記憶媒体識別子としてのカード識別子に関するデータを含んで構成される。

ユーザ識別子データ領域には、ユーザを特定するための識別子に関するデータが記録される。
使用可能機能識別子データ領域には、このユーザが複合機４０において使用できる機能範囲を特定するための識別子に関するデータが記録される。

ログインユーザ識別子データ領域には、このユーザがクライアント端末１０へのログイン時に用いるユーザ識別子データが記録される。
ログインパスワードデータ領域には、このユーザがクライアント端末１０へのログイン時に用いるログインパスワードデータが記録される。このログインユーザ識別子データとログインデータによって、ユーザが特定されて、ユーザに応じた状態でクライアント端末１０を使用することができる。

カード識別子データ領域には、このユーザが保有するＩＣカードのカード識別子が記録される。ここで、本実施形態では、ユーザが保有する複数の多用途共通カード技術方式を用いた情報記憶媒体を登録することができる。例えば、FeliCa（登録商標）が搭載された定期券や携帯電話等をユーザが保有している場合には、これら定期券のFeliCa（登録商標）のカード識別子や携帯電話のFeliCa（登録商標）のカード識別子を、カード識別子として複数、登録することができる。

ログデータ記憶部３２は、各複合機４０において行われた処理についてのログデータ３２０を記録する。このログデータ３２０は、複合機４０において何らかの処理が行われたときに記録される。このログデータ３２０は、図４に示すように、複合機識別子、処理時刻、処理識別フラグ、ユーザ識別子及び処理状況に関するデータを含んで構成されている。

複合機識別子データ領域には、処理を行った複合機４０を特定するための識別子に関するデータが記録される。
処理時刻データ領域には、複合機４０において処理を行った時刻に関するデータが記録される。

処理識別フラグデータ領域には、複合機４０において行われた処理を識別するためのフラグが記録される。
ユーザ識別子データ領域には、複合機４０において処理を行ったユーザを特定するためのフラグが記録される。

処理状況フラグデータ領域には、複合機４０において行われた処理の状況を識別するためのフラグデータが記録される。このフラグデータから、処理が完了したとか、処理が中止したなどの状況を把握することができる。

一方、複合機４０は、図５に示すように、スキャナ機能手段４２、複写機能手段４３、ファクシミリ機能手段４４、印刷機能手段４５、表示手段４６及び指示入力手段４７等を有する。スキャナ機能手段４２は、スキャナを機能させる。複写機能手段は、コピーを行なう。ファクシミリ機能手段４４は、紙媒体に書かれた文字や画像を読み取って電子データに変換し通信回線により送信する。印刷機能手段４５は、印刷データに基づいて印刷を行なう。表示手段４６は、ユーザに対して指示選択等のための表示を行ない、指示入力手段４７は、ユーザの指示を受け入れる。本実施形態では、複合機４０には、タッチパネルが設けられており、このタッチパネルが表示手段４６及び指示入力手段４７となる。具体的には、表示手段４６はタッチパネルに所定の画面を表示し、指示入力手段４７は、タッチパネル上でユーザが選択された事項を、ユーザからの指示と特定する。

制御端末５０は、複合機４０毎に一対一で対応して設けられており、対応する複合機４０を外部から制御を行なう。この制御端末５０は、それぞれの複合機４０に、直接接続されているとともに、ネットワークＮを介して複合機４０、クライアント端末１０、印刷サーバ２０及び管理サーバ３０に接続されている。制御端末５０は、制御手段５１を備える。この制御手段５１は、図示しないＣＰＵ、ＲＡＭ及びＲＯＭ等を有し、後述する処理（特定段階、表示段階及び印刷処理実行段階等を含む処理）を行なう。これにより、制御手段５１は、特定手段、表示手段及び印刷処理実行手段等として機能する。

ここで、特定手段は、記憶媒体識別子読取手段を介して取得した記憶媒体識別子に基づいて、記憶媒体認証記憶手段に記憶されたユーザ識別子を特定し、このユーザ識別子に基づいて複合機の使用可能機能範囲を、使用可能機能範囲データ記憶手段に記憶されたデータを用いて特定する。表示手段は、特定したユーザの使用可能機能範囲に対応する複合機の機能を稼動させるための操作画面を前記表示手段に出力する。印刷処理実行手段は、複合機の印刷機能を使用するユーザのユーザ識別子を特定し、このユーザ識別子に関連付けられた印刷データを印刷データ記憶手段から取得し、この印刷データに基づいて前記複合機に印刷処理を実行させる。

更に、制御端末５０は、認証データ記憶部５２を備える。この認証データ記憶部５２は、カード識別子に関連付けてユーザの複合機４０の使用可能機能範囲を特定する認証データが記録されている。具体的には、この認証データは、上記認証マスタデータ記憶部３１におけるユーザ識別子、使用可能機能識別子及びカード識別子に関するデータを含んで構成されている。この認証データは、認証マスタデータ記憶部３１の認証マスタデータ３１０のデータが更新されたとき又は定期的に更新される。

また、制御端末５０は、記憶媒体識別子読取手段としてのカードリーダ装置５５に接続されている。このカードリーダ装置５５は、読み取り部にＩＣカードをかざすことにより、このＩＣカードのカード識別子データを読み取る。そして、カードリーダ装置５５は、読み取ったカード識別子データを制御端末５０に送信する。

次に、上述した管理システムにおける処理について、図６を用いて説明する。
まず、ユーザが複合機４０の使用に先立って行われるカード識別子データの登録処理について説明する。この登録処理においては、まず、本システムの利用を希望するユーザに対してユーザ識別子を付与する。そして、このユーザ識別子に関連付けて、このユーザが用いるログインデータとログインパスワードデータを認証マスタデータ記憶部３１に記録する。

次に、ユーザが保有するＩＣカードのカード識別子データを読み取る。ここでは、多用途共通カード技術方式を利用している媒体であれば、定期券、携帯電話端末等、どのようなものであってもよい。そして、管理サーバ３０は、読み取ったカード識別子データを、ユーザ識別子と関連付けて、認証マスタデータ記憶部３１に記録する。

更に、管理サーバ３０は、そのユーザに対応する使用可能機能識別子データを認証マスタデータ記憶部３１に記録する。そして、管理サーバ３０は、クライアント端末１０を介してそのユーザが使用できる複合機４０の機能を設定する指示を受け付け、その使用できる機能に対応する使用可能機能識別子のフラグを記録する。

その後、ユーザが多用途共通カード技術方式を搭載している機器やカードを取得した場合には、追加登録することも可能である。具体的には、管理サーバ３０は、ユーザが新たに取得した機器やカードからＩＣカードのカード識別子データを読み取り、そのＩＣカードのカード識別子データをユーザ識別子と関連付けて、そのユーザの新たなＩＣカードのカード識別子データとして追加する。

そして、制御端末５０の認証データ記憶部５２に記憶している認証データを更新する。具体的には、認証マスタデータ記憶部３１のデータに変更があった場合、管理サーバ３０は、複合機４０の制御端末５０の認証データ記憶部５２に記憶している認証データを、新たに変更された認証マスタデータ３１０を用いて更新する。なお、制御端末５０が、認証マスタデータ３１０に基づいて、認証データ記憶部５２に記憶している認証データを所定時間毎に更新することも可能である。以上により、カード識別子データの登録処理が完了する。

次に、複合機４０の処理について、図６及び図７を用いて説明する。
複合機４０の待機時には、制御端末５０は、複合機４０の表示手段４６に初期画面を表示する（ステップＳ１−１）。具体的には、制御端末５０の制御手段５１は、複合機４０の表示手段４６のタッチパネルに、制御端末５０のカードリーダ装置５５にユーザのＩＣカードをかざす指示を表示する。

そして、ユーザは、複合機４０を使用するため、ユーザのカードをかざす。具体的には、ユーザは、複合機４０と対応した制御端末５０のカードリーダ装置５５に、ＩＣカードが付加されている定期券や携帯電話機等をかざす。カードリーダ装置５５は、所定範囲内に、非接触式のＩＣカードが至ったことを検知すると、そのＩＣカードのメモリから、そのカード識別子データを読み出して、制御端末５０に送信する。制御端末５０は、受信したカード識別子データを読み取る（ステップＳ１−２）。

次に、制御端末５０は、認証処理を行なう（ステップＳ１−３）。具体的には、制御端末５０は、読み取ったカード識別子データに一致するカード識別子データを、認証データ記憶部５２から検索する。そして、一致するカード識別子データがあった場合には、ユーザを特定して認証処理が完了する。

次に、制御端末５０は、機能表示を行なう（ステップＳ１−４）。具体的には、制御端末５０は、特定したユーザの使用可能機能識別子を特定し、この使用可能機能識別子に対応する機能操作ボタンを含む操作画面データを生成する。そして、制御端末５０は、生成した操作画面データに基づく画面を複合機４０の表示手段４６に表示する。

例えば、ユーザが、スキャナ機能手段４２、複写機能手段４３、ファクシミリ機能手段４４、印刷機能手段４５を使用できる場合には、複合機４０の表示手段４６に、図７に示すように、これらを動作させるファクシミリボタン５０１、コピーボタン５０２、プリントボタン５０３及びスキャナボタン５０４を含む操作画面５００を表示させる。また、ユーザがファクシミリ機能手段４４のみを使用できる場合には、図７の複写機能を操作させるファクシミリボタン５０１を含む操作画面が表示される。ここで、ユーザは、例えば図７に示された操作画面５００に表示されたボタンを選択して、複合機４０に所望の処理を行なわせる。

具体的には、制御端末５０は、複合機４０の表示手段４６を介して取得したユーザからの指示に基づいて、通常処理を行なう（ステップＳ１−５）。例えば、ユーザがファクシミリを使用する場合には、ファクシミリボタン５０１が選択されるので、制御端末５０の制御手段５１は複合機４０のファクシミリ機能手段４４を稼動させる。これにより、複合機４０は、原稿をスキャンして電子データを生成する。

そして、通常処理が終了すると、制御端末５０は、処理結果データを管理サーバ３０に送信する（ステップＳ１−６）。例えば、制御端末５０は、ファクシミリ処理が完了した場合には、この複合機４０の識別子、その処理を行った処理時刻、その処理がファクシミリであることを示すフラグ、その処理を行なうときに認証したユーザ識別子及び処理が完了したことを示すフラグを、ネットワークＮを介して管理サーバ３０に送信する。なお、途中で処理が中断された場合には、処理が中断したことを示す処理フラグを含んだ処理結果データを管理サーバ３０に送信する。管理サーバ３０は、受信したデータをログデータ３２０としてログデータ記憶部３２に記録する。

（印刷処理）
次に、例えば複合機４０を用いて印刷を実行する処理について、図８及び図９を用いて説明する。

まず、ユーザは、クライアント端末１０において印刷データを生成する。このとき、ユーザは、自分のログインデータ及びログインパスワードを用いてログインをした上で、クライアント端末１０を使用する。そして、ユーザは、印刷を行なうファイルについて印刷実行を指示する。これにより、クライアント端末１０は、選択されたファイルデータを印刷データに変換して生成する。続いて、クライアント端末１０は、生成した印刷データ、印刷実行を指示したユーザのログインデータを印刷サーバ２０に送信する。印刷サーバ２０は、受信した印刷データに印刷ジョブ識別子を付与し、この印刷ジョブ識別子データとともに印刷データを印刷データ記憶部２１に記録する。そして、印刷サーバ２０は、受信したログインデータに基づいて、認証マスタデータ記憶部３１から印刷実行をしたユーザ識別子データを特定し、印刷データ記憶部２１に記録する。更に、印刷データのファイル名、大きさ等を概要データとして印刷データ記憶部２１に記録する。

その後、印刷実行を指示した印刷データの出力を行なう場合には、ユーザは、複合機４０の設置場所に赴く。待機時には、この複合機４０の表示手段４６には、初期画面が表示されている（ステップＳ２−１）。そこで、ユーザが、制御端末５０のカードリーダ装置５５に、ＩＣカードが付いている定期券や携帯電話機等をかざす。これにより、制御端末５０は、カード識別子データをカードリーダ装置５５から取得してカードデータを読み取り（ステップＳ２−２）、認証処理を行なう（ステップＳ２−３）。

認証処理においてユーザの認証が完了した場合には、制御端末５０は、図７に示すような操作画面５００をタッチパネルに表示して、機能表示を行なう（ステップＳ２−４）。
ここで、ユーザにより操作画面５００において印刷を行なうプリントボタン５０３が選択されると、制御端末５０は、複合機４０から印刷出力指示を受ける（ステップＳ２−５）。これにより、制御端末５０は、ユーザの印刷データの概要を表示する（ステップＳ２−６）。具体的には、制御端末５０は、認証したユーザのユーザ識別子データを有し未印刷の印刷ジョブデータ２１０を、印刷データ記憶部２１において特定する。そして、制御端末５０は、特定した印刷ジョブを概要とともに列挙した印刷待ち一覧データを生成する。そして、制御端末５０は、この印刷データに基づいて、複合機４０の表示手段４６のタッチパネルに、図９に示すようなユーザのジョブ一覧画面６００を表示する。

このジョブ一覧画面６００には、印刷ジョブ毎に対応するボタン６１０が表示されている。このボタン６１０には、印刷ジョブの概要（ファイル名、大きさ等）が表示されており、印刷ジョブ識別子が関連付けられている。そこで、ユーザが、ジョブ一覧画面６００の中から１つのジョブを選択すると、複合機４０は、選択された印刷ジョブの印刷ジョブ識別子データを制御端末５０に送信する。これにより、制御端末５０は、出力ジョブの指示を受ける（ステップＳ２−７）。

そして、制御端末５０は、選択された出力ジョブの印刷ジョブ識別子に基づいて、印刷サーバ２０から印刷データを取得する（ステップＳ２−８）。具体的には、制御端末５０は、指示を受けた出力ジョブの印刷ジョブ識別子データが付された印刷データを印刷サーバ２０からネットワークＮを介して取得する。制御端末５０は、取得した印刷データを複合機４０に送信して、複合機４０に印刷を実行させる（ステップＳ２−９）。

その後、複合機４０において印刷が完了すると、複合機４０は、印刷が完了した信号を制御端末５０に送信する。制御端末５０は、印刷処理結果が完了したことを示す処理結果データを管理サーバ３０に送信する。ここで、制御端末５０は、印刷を実行した複合機４０の識別子、印刷を行った処理時刻、その処理が印刷であることを示すフラグ、その処理を行なうときに認証したユーザ識別子、印刷ジョブ識別子及び処理が完了したことを示すフラグを送信する。そして、管理サーバ３０は、受信したデータをログデータ３２０としてログデータ記憶部３２に記録する。更に、管理サーバ３０は、この印刷ジョブ識別子データを印刷サーバ２０に送信する。印刷サーバ２０は、受信した印刷ジョブ識別子データを有する印刷ジョブデータ２１０を削除する。

以上により、印刷処理が完了する。
本実施形態によれば、以下のような効果を得ることができる。
○ 本実施形態では、制御端末５０は、認証データを記録した認証データ記憶部５２を備える。認証データは、ユーザ識別子、使用可能機能識別子及びカード識別子に関するデータを含んで構成されている。複合機４０の待機時には、制御端末５０は、複合機４０の表示手段４６に、ユーザのＩＣカードをかざす指示を含む初期画面を表示する（ステップＳ１−１）。ユーザがカードをかざすと、制御端末５０は、受信したカード識別子データに基づいて認証処理を行ない（ステップＳ１−３）、特定したユーザの使用可能機能識別子に対応する機能操作ボタンを含む表示画面を、複合機４０の表示手段４６に表示する。従って、ユーザに対応して複合機の使用機能を限定することができるため、複合機における処理のセキュリティを高めることができる。

○ 本実施形態では、制御端末５０に記録される認証データは、認証マスタデータ記憶部３１の認証マスタデータ３１０のデータが更新されたとき又は定期的に更新される。このため、ユーザ識別子データに関する情報は認証マスタデータ記憶部３１において一元管理できるとともに、認証データを随時更新することができるので、より適切に複合機４０の処理管理を行なうことができる。

○ 本実施形態では、制御端末５０は、複合機４０毎に一対一で対応して設けられている。制御端末５０は、この認証データ記憶部５２に記録されている認証データを用いて、ユーザを特定する。このため、複合機４０がネットワークＮを介して管理サーバ３０に接続できない場合や管理サーバ３０が停止した場合であっても、ユーザに応じた処理を行なうことができる。

○ 本実施形態では、ユーザを特定するために用いるＩＣカードとして、ユーザが所有する携帯電話端末や定期券、社員証などに付随している多用途共通カード技術方式（例えばFeliCa（登録商標））の情報記憶媒体を用いる。この多用途共通カード技術方式は、定期券や携帯電話機など広く用いられているため、ユーザを特定するために、専用のＩＣカードを別途用いる必要がない。また多用途共通カード技術方式の情報記憶媒体は、定期券や携帯電話機などに広く用いられているため、多用途共通カード技術方式の情報記憶媒体をユーザが何かしら常に所持している可能性が高い。従って、ユーザはＩＣカードの不携帯により複合機が使用できない機会が少なくなり、利便性が向上する。

○ 本実施形態では、制御端末５０は、通常処理が終了すると、処理結果データを管理サーバ３０に送信する（ステップＳ１−６）。管理サーバ３０は、受信したデータをログデータ３２０としてログデータ記憶部３２に記録する。すなわち、複合機４０における処理の履歴をログデータ記憶部３２に記録するため、複合機４０において行われた処理を後からでも把握することができる。

○ 本実施形態では、ユーザが、ログインデータ及びログインパスワードを用いてログインをした上で、クライアント端末１０を使用して印刷実行を指示と、クライアント端末１０は、選択されたファイルデータを印刷データに変換して生成し、この印刷データと、印刷実行を指示したユーザのログインデータを印刷サーバ２０に送信する。印刷サーバ２０は、印刷ジョブ識別子データとともに印刷データを印刷データ記憶部２１に記録する。そして、印刷サーバ２０は、受信したログインデータに基づいて、認証マスタデータ記憶部３１から印刷実行をしたユーザ識別子データを特定し、印刷データ記憶部２１に記録する。このため、ログインデータを用いてユーザを特定し、そのユーザのユーザ識別子と印刷データとを関連付けて記憶することができるので、ユーザの利便性を向上させて、印刷データのセキュリティを高めることができる。また、制御端末５０は、印刷データを記憶している印刷サーバ２０から印刷データを取得し（ステップＳ２−８）、複合機４０に印刷を実行させる（ステップＳ２−９）。このため、複合機４０は、印刷するときには印刷サーバ２０から取得すればよいので、システムに接続される複合機４０であれば、どの複合機４０からでも印刷を行なうことができる。すなわち、ユーザは、印刷データを送信した後、複合機４０の混雑状況やエラー状況などに応じて、印刷する複合機４０を適宜、選択した上、出力を行なうことができる。

○ 本実施形態では、クライアント端末１０において生成された印刷データは、印刷サーバ２０の印刷データ記憶部２１に記録する。このため、各制御端末５０は、ユーザの印刷データを印刷データ記憶部２１から特定して印刷を実行することができる。従って、ユーザは、どの複合機４０からも印刷データに基づく印刷を出力することができる。

○ 本実施形態では、複合機４０において印刷が完了すると、制御端末５０は、印刷処理結果が完了したことを示す処理結果データを管理サーバ３０に送信する。管理サーバ３０は、受信したデータをログデータ３２０としてログデータ記憶部３２に記録し、印刷ジョブ識別子データを印刷サーバ２０に送信する。印刷サーバ２０は、受信した印刷ジョブ識別子データを有する印刷ジョブデータ２１０を削除する。このため、印刷が完了すると印刷ジョブデータ２１０が削除されるので、印刷サーバ２０のメモリを有効に利用することができる。

また、上記実施形態は以下のように変更してもよい。
・ 上記実施形態においては、制御端末５０は、複合機４０の表示手段４６によって表示をしたり、複合機４０の指示入力手段４７からユーザの指示を受けたりした。これに限らず、制御端末５０に表示手段や指示入力手段を設け、制御端末５０において表示を行なったりユーザからの指示を受けたりしてもよい。

・ 上記実施形態においては、制御端末５０を、複合機４０とは別に設けた。これに限らず、制御端末５０を複合機４０と一体に設けてもよい。
・ 上記実施形態においては、ＩＣカードとしてFeliCa（登録商標）技術方式の情報記憶媒体を用いた。ＩＣカードは、これに限られることなく、他のＩＣカードを用いてもよい。

１０…クライアント端末、２０…印刷データ記憶手段としての印刷サーバ、３０…管理サーバ、３１…記憶媒体認証記憶手段及び使用可能機能範囲データ記憶手段としての認証マスタデータ記憶部、３２…ログデータ記憶手段としてのログデータ記憶部、４０…複合機、４６…表示手段、５１…制御手段、５５…記憶媒体識別子読取手段としてのカードリーダ装置。

特開２００４−２２２１４１号公報（第２頁〜第４頁）

Claims (8)

1. 出力装置において出力する出力データを保持する保持手段と、前記出力装置に前記出力データを送信する送信手段とを備えるデータ管理装置であって、
   出力データと、ユーザを特定する情報である第１のユーザ特定情報とを受信する受信手段と、
   前記受信手段により受信した前記出力データを前記保持手段に記録する記録手段と、
   前記第１のユーザ特定情報と、前記第１のユーザ特定情報とは異なる第２のユーザ特定情報とを対応付けて記憶する記憶手段を用いて、前記受信手段により受信した前記第１のユーザ特定情報に対応する前記第２のユーザ特定情報を特定し、特定した第２のユーザ特定情報と、前記受信手段により受信した出力データとを対応付けて管理する管理手段とを備え、
   前記送信手段は、前記出力装置から受信した第２のユーザ特定情報に基づき、前記管理手段において前記受信した第２のユーザ特定情報と対応付いている前記出力データを前記出力装置に送信することを特徴とするデータ管理装置。
2. 前記受信手段は、
   端末から前記出力データと、前記第１のユーザ特定情報とを受信し、
   前記送信手段は、
   前記出力装置から前記受信した前記第２のユーザ特定情報を用いて、当該出力装置に対して前記出力データを送信することを特徴とする請求項１に記載のデータ管理装置。
3. 前記第１のユーザ特定情報は、
   前記出力データを前記データ管理装置に送信する端末においてユーザを特定することのできるユーザ特定情報であり、
   前記第２のユーザ特定情報は、
   前記出力データを出力する前記出力装置を利用するユーザを特定することのできるユーザ特定情報であることを特徴とする請求項１または２に記載のデータ管理装置。
4. 前記第１のユーザ特定情報は、
   前記出力データを前記データ管理装置に送信する端末を使用するユーザのユーザ特定情報であり、
   前記第２のユーザ特定情報は、
   前記出力データを出力する前記出力装置を利用するユーザを認証するときに用いるユーザ特定情報であることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のデータ管理装置。
5. 前記第１のユーザ特定情報は、
   端末を使用するユーザのログインユーザ名であることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載のデータ管理装置。
6. 出力装置において出力する出力データを保持する保持手段と、前記出力装置に前記出力データを送信する送信手段とを備えるデータ管理装置において実行されるプログラムであって、
   前記データ管理装置を、
   出力データと、ユーザを特定する情報である第１のユーザ特定情報とを受信する受信手段、
   前記受信手段により受信した前記出力データを前記保持手段に記録する記録手段、
   前記第１のユーザ特定情報と、前記第１のユーザ特定情報とは異なる第２のユーザ特定情報とを対応付けて記憶する記憶手段を用いて、前記受信手段により受信した前記第１のユーザ特定情報に対応する前記第２のユーザ特定情報を特定し、特定した第２のユーザ特定情報と、前記受信手段により受信した出力データとを対応付けて管理する管理手段、
   前記出力装置から受信した第２のユーザ特定情報に基づき、前記管理手段において受信した第２のユーザ特定情報と対応付いている前記出力データを前記出力装置に送信する送信手段として機能させることを特徴とするデータ管理プログラム。
7. 出力装置において出力する出力データを保持する保持手段と、前記出力装置に前記出力データを送信する送信手段とを備えるデータ管理装置と、前記出力データを出力する出力装置とがネットワークを介して接続するネットワークシステムにおける出力方法であって、
   前記データ管理装置において出力データと、ユーザを特定する情報である第１のユーザ特定情報とを受信する受信ステップと、
   前記受信ステップにより受信した前記出力データを前記保持手段に記録する記録ステップと、
   前記第１のユーザ特定情報と、前記第１のユーザ特定情報とは異なる第２のユーザ特定情報とを対応付けて記憶する記憶手段を用いて、受信手段により受信した前記第１のユーザ特定情報に対応する前記第２のユーザ特定情報を特定し、特定した第２のユーザ特定情報と、前記受信ステップにより受信した前記出力データとを対応付けて前記データ管理装置が管理する管理ステップと、
   前記出力装置が、前記データ管理装置に前記第２のユーザ特定情報を送信する送信ステップと、
   前記データ管理装置が、前記出力装置から受信した第２のユーザ特定情報に基づき、前記管理ステップにより管理される前記出力データのうち前記出力装置から受信した第２のユーザ特定情報と対応付いている前記出力データを前記出力装置に送信する送信ステップとを実行することを特徴とする出力方法。
8. ユーザを特定する第１のユーザ特定情報と対応付けられて端末から送信された出力データを、前記第１のユーザ特定情報とは異なる第２のユーザ特定情報と対応付けて記憶し、第２のユーザ特定情報に基づくユーザ認証により認証された後に当該第２のユーザ特定情報に対応付いている前記出力データの出力を出力装置において実行する出力システムにおいて、ユーザ情報およびログデータを管理する電子機器であって、
   第１のユーザ特定情報と前記第２のユーザ特定情報とを対応付けて記憶する第１の記憶手段と、
   前記出力データに対する処理結果であるログデータを記憶する第２の記憶手段とを備え、
   前記第２の記憶手段は、前記出力データの前記ログデータとして、当該出力データを出力するときの前記出力装置において、ユーザ認証により認証された前記第２のユーザ特定情報を記憶することを特徴とする電子機器。

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