JP2011103068A - イベント資料配付システム及びイベント資料配付方法並びに画像処理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】イベント参加者の要求に合わせて、適切に資料を配布する。
【解決手段】イベント管理サーバと画像処理装置とイベント参加者のコンピュータ端末とが通信可能に接続されたイベント資料配布システムにおいて、前記イベント管理サーバは、イベントを特定する情報と前記イベントの参加者を特定する情報と各参加者が紙媒体のイベント資料を必要とするか否かを示す属性情報とを含むイベント情報を登録し、前記画像処理装置は、前記イベント資料の印刷が指示された場合に、前記イベント管理サーバから前記イベント情報を取得し、前記属性情報に基づいて前記紙媒体のイベント資料を必要とする参加者の人数を算出し、前記イベント管理サーバから取得もしくは画像読取部で読み取ったデータに基づいて当該人数分の前記イベント資料を印刷する。
【選択図】図５

Description

本発明は、イベント資料配付システム及びイベント資料配付方法並びにイベント資料を印刷する画像処理装置に関する。

データ通信環境の整備及び低価格パーソナルコンピュータの出現などにより、会議や打ち合わせなどのイベントの場において、自身のパーソナルコンピュータを持参する参加者が増えている。この参加者は、パーソナルコンピュータをネットワークに接続して資料の電子ファイルを取得し、画面上で資料を閲覧するため、紙媒体としての資料を必要としない。

このような参加者がいる場合に、参加者全員分の資料を印刷すると資源の無駄が発生する。また、会議や打ち合わせなどのイベントに出席しなくなった参加者がいる場合も、予め登録された参加者全員分の資料を印刷すると同様な問題が生じる。このような背景から、適切な部数の資料を印刷する方法の提案が求められている。

後者の問題に関して、例えば、下記特許文献１には、適切な部数の印刷物会議開催を行う会議主催者が会議情報を会議管理サービスに登録し、会議管理サービスが参加予定者全員の参加状況の確認をすることで、必要部数を管理する印刷管理システムが開示されている。

特開２００５−２２２４６７号公報

上記特許文献１の技術を用いることにより、イベントに出席しなくなった参加者に対する無駄な印刷を防止することはできるが、この技術では、パーソナルコンピュータの画面上で資料を閲覧する参加者を考慮していないため、資源の無駄を確実に防止することができないし、パーソナルコンピュータを持参する参加者に対して確実に資料の電子ファイルを提供することができない。

本発明は、上記問題点に鑑みてなされたものであって、その主たる目的は、イベント参加者の要求に合わせて、適切に資料を配布することができるイベント資料配付システム及びイベント資料配付方法並びに画像処理装置を提供することにある。

上記目的を達成するため、本発明は、イベント管理サーバと画像処理装置とイベント参加者のコンピュータ端末とが通信可能に接続されたイベント資料配布システムにおいて、前記イベント管理サーバは、イベントを特定する情報と前記イベントの参加者を特定する情報と各参加者が紙媒体のイベント資料を必要とするか否かを示す属性情報とを含むイベント情報を登録し、前記画像処理装置は、前記イベント資料の印刷が指示された場合に、前記イベント管理サーバから前記イベント情報を取得し、前記属性情報に基づいて前記紙媒体のイベント資料を必要とする参加者の人数を算出し、前記イベント管理サーバから取得もしくは画像読取部で読み取ったデータに基づいて当該人数分の前記イベント資料を印刷するものである。

また、本発明は、イベント管理サーバと画像処理装置とイベント参加者のコンピュータ端末とが通信可能に接続されたシステムにおけるイベント資料配布方法であって、前記イベント管理サーバに、イベントを特定する情報と前記イベントの参加者を特定する情報と各参加者が紙媒体のイベント資料を必要とするか否かを示す属性情報とを含むイベント情報を登録する第１ステップと、前記画像処理装置で前記イベント資料の印刷が指示された場合に、前記画像処理装置が、前記イベント管理サーバから前記イベント情報を取得し、前記属性情報に基づいて前記紙媒体のイベント資料を必要とする参加者の人数を算出し、前記イベント管理サーバから取得もしくは画像読取部で読み取ったデータに基づいて当該人数分の前記イベント資料を印刷する第２ステップと、を有するものである。

また、本発明は、画像読取部を備える画像処理装置であって、イベント資料の印刷が指示された場合に、予め登録された、イベントを特定する情報と前記イベントの参加者を特定する情報と各参加者が紙媒体のイベント資料を必要とするか否かを示す属性情報とを含むイベント情報を取得し、前記属性情報に基づいて前記紙媒体のイベント資料を必要とする参加者の人数を算出し、前記画像読取部で読み取ったデータに基づいて当該人数分の前記イベント資料を印刷するものである。

本発明のイベント資料配付システム及びイベント資料配付方法並びに画像処理装置によれば、イベント参加者の要求に合わせて、適切に資料を配布することができる。

その理由は、画像処理装置でイベントを選択すると、画像処理装置は、予め登録されたイベント情報に基づいて紙媒体としての資料を必要とする参加者を特定し、当該参加者の人数分の資料を印刷する制御を行うからである。

また、画像処理装置もしくはイベント管理サーバは、予め登録されたイベント情報に基づいて電子ファイルとしての資料を必要とする参加者を特定し、当該参加者に対して資料の電子ファイルを添付したメールを送信する制御を行うからである。

本発明の一実施例に係る会議資料配付システムの構成を模式的に示す図である。 本発明の一実施例に係る画像処理装置の構成を示すブロック図である。 本発明の一実施例に係る会議資料配付手順（会議情報登録手順）を示すフローチャート図である。 本発明の一実施例に係る会議資料配付手順（会議情報更新手順）を示すフローチャート図である。 本発明の一実施例に係る会議管理サーバに登録されるデータベースの一例を示す図である。 本発明の一実施例に係る会議資料配付手順（会議管理サーバ上の資料を手動で印刷する場合）を示すフローチャート図である。 本発明の一実施例に係る会議資料配付手順（資料を手動でコピーする場合）を示すフローチャート図である。 本発明の一実施例に係る会議資料配付手順（会議管理サーバ上の資料を会議開始前に自動で印刷する場合）を示すフローチャート図である。 本発明の一実施例に係る会議資料配付手順（資料が会議管理サーバにアップロードされた時もしくは参加者がエントリーした時にメール送信を行う場合）を示すフローチャート図である。 本発明の一実施例に係る画像処理装置に表示される画面（スケジュール画面）を示す図である。 本発明の一実施例に係る画像処理装置に表示される画面（会議選択時の画面）を示す図である。 本発明の一実施例に係る画像処理装置に表示される画面（ファイル選択時の画面）を示す図である。 本発明の一実施例に係る会議資料の印刷例を示す図である。 本発明の一実施例に係る会議資料の他の印刷例を示す図である。 本発明の一実施例に係る会議資料の他の印刷例を示す図である。 本発明の一実施例に係る会議資料の他の印刷例を示す図である。

背景技術で示したように、会議や打ち合わせなどのイベントを開催する場合、従来は参加者全員分の資料を紙媒体として出力していたが、この方法では、資料の電子ファイルを取得してパーソナルコンピュータの画面に表示させて閲覧する参加者がいる場合に資源の無駄が発生するという問題があった。

そこで、本発明の一実施の形態では、会議や打ち合わせなどのイベントで使用する資料を印刷する際に、管理サーバなどに、イベント情報（イベントの名称、開催日時、開催場所、主催者、参加者、参加者毎の印刷要／不要の情報、資料の電子ファイルなど）を事前に登録しておく。そして、画像処理装置は、イベント印刷モードが選択されると、管理サーバからイベント情報を取得してイベント名を表示し、印刷者がイベント名やファイル名を選択して印刷指示をすると、イベント情報に基づいて印刷が必要な参加者を特定して人数を算出し、その人数分の資料の印刷を行う。また、画像処理装置もしくは管理サーバは、イベント情報に基づいて電子ファイルの送信が必要な参加者（例えば、パーソナルコンピュータを持参する参加者）を特定し、その参加者に対して資料の電子ファイルを添付したメール送信を行う。

このように、紙媒体としての資料が必要な参加者の人数分の資料を印刷するため、資源の無駄を省くことができる。また、電子ファイルの送信が必要な参加者に対して電子ファイルを添付したメールを送信するため、確実に資料を提供することができる。

なお、本発明のシステムは資料の配付が必要な任意のイベントに対して適用することができるが、以下の実施例では、会議を例にして説明する。

上記した本発明の一実施の形態についてさらに詳細に説明すべく、本発明の一実施例に係る会議資料配付システム及び会議資料配付方法並びに画像処理装置について、図１乃至図１６を参照して説明する。図１は、本実施例の会議資料配付システムの構成を模式的に示す図であり、図２は、画像処理装置の構成を示すブロック図である。また、図３、４、６〜９は、会議資料配付手順を示すフローチャート図であり、図５は、会議管理サーバに登録されるデータベースの一例を示す図である。また、図１０〜図１２は、画像処理装置に表示される画面例を示す図であり、図１３〜図１６は、会議資料の印刷例を示す図である。

図１に示すように、本実施例の会議資料配付システムは、会議の資料を印刷する画像処理装置１０と、会議に関連する情報（会議情報と呼ぶ。）を管理する会議管理サーバ２０と、ユーザの認証情報を管理する認証サーバ３０と、会議の主催者や参加者が所有するコンピュータ端末（以下、クライアントＰＣ４０と呼ぶ。）などで構成される。これらは、イーサネット（登録商標）、トークンリング、ＦＤＤＩ（Fiber-Distributed Data Interface）等の規格により定められるＬＡＮ（Local Area Network）やＷＡＮ（Wide Area Network）等の通信ネットワークによって接続されている。以下、各装置について詳細に説明する。

［画像処理装置］
図２に示すように、画像処理装置１０は、制御部１１、ネットワークＩ／Ｆ部１２、記憶部１３、表示・操作部１４、画像読取部１５、画像処理部１６、印刷処理部１７、ユーザ認証入力部１８、会議情報解析部１９などで構成される。

制御部１１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１ａ、ＲＯＭ（Read Only Memory）１１ｂ、ＲＡＭ（Random Access Memory）１１ｃなどで構成される。ＲＯＭ１１ｂは、画像処理装置１０全体の動作を制御するためのプログラム等を記憶する。ＲＡＭ１１ｃは、ＣＰＵ１１ａによる制御に必要なデータ及び制御動作時に一時記憶が必要なデータ等を記憶する。そして、ＣＰＵ１１ａはＲＯＭ１１ｂ、ＲＡＭ１１ｃと協働して画像処理装置１０全体の動作を制御する。

ネットワークＩ／Ｆ部１２は、ＮＩＣ（Network Interface Card）やモデムなどで構成され、ＬＡＮなどのネットワークを介して会議管理サーバ２０や認証サーバ３０、クライアントＰＣ４０との通信を確立する。また、電話回線などを介してＦＡＸ装置との通信を確立する。

記憶部１３は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などで構成され、画像読取部１５で読み取った画像データや会議管理サーバ２０から取得した会議情報などを記憶する。

表示・操作部１４は、液晶表示装置（ＬＣＤ：Liquid Crystal Display）や有機ＥＬ（electroluminescence）表示装置等からなる表示部（パネル）上に、透明電極が格子状に配置された感圧式の操作部（タッチパネル）を設けた装置であり、後述する各種画面を表示すると共に、ユーザの操作指示を受け付ける。

画像読取部１５は、原稿台に載置された資料の画像を光学的に読み取り、画像データとして出力する部分であり、資料を走査する光源と、資料で反射された光を電気信号に変換するＣＣＤ（Charge Coupled Devices）等のイメージセンサと、電気信号をＡ／Ｄ変換するＡ／Ｄ変換器等により構成される。

画像処理部１６は、会議管理サーバ２０から取得した印刷データの各ページをラスタライズしてページ毎の画像データを生成し、ラスタライズ後の画像データや画像読取部１５で読み取った画像データに対して、必要に応じて画像処理（色調整、濃度調整、スライドや縮小などの処理）やスクリーニングを行った後、印刷処理部１７で印刷可能な画像データに変換する。

印刷処理部１７は、電子写真方式や静電記録方式等の作像プロセスを利用した画像形成に必要な構成要素、例えば、感光体、転写ベルト、定着器、各種搬送ベルト等を含み、画像処理部１６によって処理された画像の印刷を行う。

ユーザ認証入力部１８は、生体認証情報、パスワード、ＩＤなどの認証情報を受け取る。画像処理装置１０に別途設けられた生体認証ユニット（指紋認証、静脈認証）や、ユーザが所有するカードを読み取るカードリーダー（接触式／非接触式）としてもよいし、表示・操作部１４でのパスワード入力としてもよい。

会議情報解析部１９は、会議管理サーバ２０から取得した会議情報を解析し、紙媒体としての資料を必要とする参加者を特定して人数を算出し、その人数分の印刷を指示したり、電子ファイルとしての資料を必要とする参加者を特定し、その参加者に対して資料の電子ファイルを添付したメールを送信する制御を行う。また、資料のファイル数やページ数などと印刷部数、画像処理装置１０のＰＰＭ（Print per Minute）などに基づいて必要部数を印刷するのに要する時間を算出する制御を行う。なお、この会議情報解析部１９はハードウェアとして構成してもよいし、コンピュータを会議情報解析部１９として機能させるプログラムとして構成し、当該コンピュータを制御部１１上で動作させる構成としてもよい。

［会議管理サーバ］
会議管理サーバ２０は、制御部、ネットワークＩ／Ｆ部、記憶部などで構成される（図示せず）。

制御部は、ＣＰＵ、ＲＯＭやＲＡＭなどのメモリなどで構成され、ＣＰＵはＲＯＭ、ＲＡＭと協働して会議管理サーバ２０全体の動作を制御する。また、制御部は、記憶部に会議情報が登録された場合や会議情報が更新された場合に、主催者や参加者に会議に関するメールを送信したり、記憶部に資料の電子ファイルがアップロードされた場合に、メール送信要に設定された参加者に当該電子ファイルを添付したメールを送信したり、画像処理装置１０からの要求に応じて、会議情報を送信する処理なども行う。

ネットワークＩ／Ｆ部は、ＮＩＣやモデムなどで構成され、ＬＡＮなどのネットワークを介して画像処理装置１０や認証サーバ３０、クライアントＰＣ４０との通信を確立する。

記憶部は、ＨＤＤなどで構成され、会議名称や開催日時、開催場所、主催者、参加者、参加者毎の印刷要／不要の情報、資料の印刷データや電子ファイルなどを含む会議情報をデータベースとして記憶する。

［認証サーバ］
認証サーバ３０は、制御部、ネットワークＩ／Ｆ部、記憶部などで構成される（図示せず）。

制御部は、ＣＰＵ、ＲＯＭやＲＡＭなどのメモリなどで構成され、ＣＰＵはＲＯＭ、ＲＡＭと協働して会議管理サーバ２０全体の動作を制御する。また、制御部は、記憶部に記憶された認証情報に基づいて、会議の主催者や参加者を認証する処理なども行う。

ネットワークＩ／Ｆ部は、ＮＩＣやモデムなどで構成され、ＬＡＮなどのネットワークを介して画像処理装置１０や会議管理サーバ２０、クライアントＰＣ４０との通信を確立する。

記憶部は、ＨＤＤなどで構成され、会議の主催者や参加者を認証するためのパスワード、ＩＤなどの認証情報を記憶する。

［クライアントＰＣ］
クライアントＰＣ４０は、制御部、ネットワークＩ／Ｆ部、記憶部、表示部、操作部などで構成される（図示せず）。

制御部は、ＣＰＵ、ＲＯＭやＲＡＭなどのメモリなどで構成され、ＣＰＵはＲＯＭ、ＲＡＭと協働してクライアントＰＣ４０全体の動作を制御する。また、制御部は、会議の資料を作成するためのアプリケーションや資料の印刷を指示するプリンタドライバとしての機能を有し、アプリケーションで作成した資料の電子ファイルは、プリンタドライバにより、ＰＣＬ（Printer Control Language）やＰＳ（Post Script）などのページ記述言語（ＰＤＬ：Page Description Language）の印刷データに変換され、ネットワークＩ／Ｆ部を介して資料の電子ファイル及び印刷データが会議管理サーバ２０もしくは画像処理装置１０に送信される。

ネットワークＩ／Ｆ部は、ＮＩＣやモデムなどで構成され、ＬＡＮなどのネットワークを介して画像処理装置１０や会議管理サーバ２０、認証サーバ３０との通信を確立する。

記憶部は、ＨＤＤなどで構成され、資料の電子ファイルなどを記憶する。

表示部は、液晶表示装置や有機ＥＬ表示装置等からなり、印刷設定画面などを表示する。また、操作部は、ボタンやスイッチ等からなり、各種設定や指示を行う。

なお、図１は、本実施例の会議資料配付システムの一例であり、適宜変更可能である。例えば、個人認証を画像処理装置１０で行う場合は認証サーバ３０を省略してもよいし、印刷データを画像データに変換するＲＩＰ（Raster Image Processor）コントローラ等の制御装置をネットワークに接続してもよい。また、画像処理装置１０はコピー及びプリントが可能な構成であればよく、自動原稿送り装置（ＡＤＦ：Auto Document Feeder）や後処理装置（フィニッシャ）などを備えた構成としてもよい。

次に、上記構成の会議資料配付システムの動作について説明する。

まず、会議管理サーバ２０への会議情報の登録／更新手順について、図３及び図４のフローチャート図を参照して説明する。

［会議情報の登録］
会議管理サーバ２０は、会議主催者が会議情報の登録処理を行ったかを判断する（Ｓ１０１）。この会議情報は、会議名称や開催日時、開催場所、主催者、参加者、参加者毎の印刷要／不要の情報、資料の印刷データや電子ファイルなどであるが、これらは全てを一括して登録する必要はなく、会議を特定するための情報（例えば、会議名称、開催日時、開催場所、主催者等）を登録しておき、後で詳細な情報（例えば、参加者、参加者毎の印刷要／不要の情報、資料の印刷データや電子ファイル等）を登録してもよい。また、ここでは資料の印刷データや電子ファイルも登録する構成としているが、これらは会議の参加者が登録してもよいし、印刷データは画像処理装置１０に送信し、資料の電子ファイルのみを登録してもよいし、画像処理装置１０の画像読取部１５で資料をスキャンする場合は資料の印刷データや電子ファイルは登録しなくてもよい。

登録処理が行われた場合は、会議管理サーバ２０は、例えば、図５（ａ）に示すようなデータベース（会議管理テーブル）に会議情報を登録する（Ｓ１０２）。その登録に際して、各参加者の印刷要／不要の属性は、デフォルトで一括して設定（例えば、全参加者を印刷要に設定）してもよいし、履歴情報に基づいて設定（例えば、以前の会議で資料の印刷を必要とした参加者は印刷要に設定）してもよいし、主催者が参加者ごとに入力するようにしてもよい。また、印刷不要の参加予定者に対するメール送信の設定も、デフォルトで設定してもよいし、履歴情報に基づいて設定してもよいし、主催者が入力してもよい。

なお、資料の電子ファイルをメール送信する参加者は基本的に印刷不要であるが、例えば、資料全般は画面上で閲覧するが詳細は紙媒体で確認したい場合もあることから、図５（ｂ）に示すように、印刷のみ／メール送信のみ／印刷とメール送信の両方の３パターンで管理できるようにしてもよい。また、印刷要の参加者に対しては基本的に１部の資料を配付すればよいが、他のユーザ（例えば、その参加者の上司や部下など）に資料を配付したい場合もあることから、図５（ｃ）に示すように、印刷要の各参加者に対して印刷部数を登録できるようにしてもよい。

そして、データベース（会議管理テーブル）に会議情報が登録されたら、会議管理サーバ２０は、主催者や参加者に対して、会議開催を通知するメール送信を行う（Ｓ１０３）。

［会議情報の更新］
会議管理サーバ２０は、会議の参加者もしくは主催者が会議情報の更新処理（例えば、参加者の新規登録、削除、各参加者の印刷要／不要属性の変更、メールアドレスの登録、印刷要参加者の印刷部数の変更、資料の印刷データや電子ファイルの登録、主催者が行う開催場所や開催時間の変更など）を行ったかを判断する（Ｓ２０１）。

更新処理が行われた場合は、会議管理サーバ２０は、データベース（会議管理テーブル）に登録されている会議情報を更新する（Ｓ２０２）。

そして、会議情報が更新されたら、会議管理サーバ２０は、所定の参加者に必要な情報のメール送信を行う（Ｓ２０３）。例えば、参加者が印刷要／不要属性の変更を行った場合は、その参加者に対して印刷要／不要属性が変更されたことを通知する情報を送信する。また、会議の資料が登録された場合は、参加者全員に対して資料が登録されたことを通知する情報を送信する。また、主催者が開催場所や開催時間を変更した場合は、参加者全員に対して開催場所や開催時間が変更されたことを通知する情報を送信する。また、参加者が追加された場合は、追加された参加者もしくは参加者全員に対して参加者が追加されたことを通知する情報を送信する。

次に、会議管理サーバ２０に登録された会議情報に基づく画像処理装置１０の動作について、図６〜８のフローチャート図、図１０〜図１２の画面例及び図１３〜図１６の印刷例を参照して説明する。

［会議管理サーバ上の資料を手動で印刷する場合］
図６のフローチャート図に示すように、会議の主催者もしくは参加者が画像処理装置１０のユーザ認証入力部１８を用いて認証情報を入力すると、制御部１１は、ユーザ認証入力部１８により入力された認証情報と予め記憶部１３や認証サーバ３０に登録された認証情報とを比較して個人認証を行う（Ｓ３０１）。なお、この認証処理は画像処理装置１０自身が行ってもよいし、ユーザ認証入力部１８により入力された認証情報をネットワーク経由で認証サーバ３０に送信し、認証サーバ３０で認証確認を行い、その結果を画像処理装置１０に通知する構成としてもよい。

個人認証がＯＫの場合（Ｓ３０１のＹＥＳ）は、制御部１１は、表示・操作部１４に表示された画面において、会議印刷モードが選択されたかを判断する（Ｓ３０２）。

会議印刷モードが選択された場合（Ｓ３０２のＹＥＳ）は、制御部１１は、会議管理サーバ２０にアクセスし、認証した主催者もしくは参加者に関連する会議情報の問い合わせを行う（Ｓ３０３）。

会議管理サーバ２０が問い合わせに対して会議情報を送信すると、制御部１１は、会議管理サーバ２０から会議情報を受信し（Ｓ３０４）、表示・操作部１４上に、会議管理サーバ２０から受信した会議情報に基づく画面を表示する（Ｓ３０５）。図１０は、会議情報の表示例であり、認証された主催者もしくは参加者に関連する会議のスケジュール画面５０が表示される。

次に、制御部１１は、スケジュール画面５０で会議が選択されたかを判断する（Ｓ３０６）。会議が選択された場合は、制御部１１（会議情報解析部１９）は、会議情報の印刷要／不要属性に基づいて印刷要の参加者の人数及び印刷不要の参加者の人数を算出し、表示・操作部１４上に、選択された会議情報の詳細を表示する（Ｓ３０７）。図１１は、スケジュール画面５０からイベントＡを選択した場合の会議選択時の画面５１の一例であり、会議名称、開催場所、開催日時、参加者、印刷要／不要の人数などが表示される。

次に、制御部１１は、会議選択時の画面５１でキャンセルボタンが選択されたかを判断し（Ｓ３０８）、キャンセルボタンが選択された場合は、ステップＳ３０１に戻ってスタンバイ状態へ移行する。

キャンセルボタンが選択されなかった場合は、制御部１１は、ファイル選択ボタンが選択されたかを判断し（Ｓ３０９）、ファイル選択ボタンが選択されたら、表示・操作部１４上に、図１２に示すようなファイル選択時の画面５２を表示し、当該画面でファイルが個別選択もしくは全選択され、印刷ボタンが選択されたかを判断する（Ｓ３１０）。

印刷ボタンが選択された場合は、制御部１１は、必要に応じて、表示・操作部１４上に、コピー画面と同様の後処理指示（ステープル、パンチなど）を入力する画面を表示させ、各種設定が完了したら、印刷データに基づいて印刷要に設定された人数分の部数の印刷を実行する。また、メール送信要に設定された参加者に対しては、資料の電子ファイルを添付したメール送信を実行する（Ｓ３１１）。

なお、資料を印刷する際、図１３に示すように、会議情報の内容が記載されたリストを一緒に印刷してもよい。また、本実施例の場合、印刷要に設定された参加者に対してのみ資料を配付するため、印刷者は誰に資料を渡せば良いかが分かりにくい。そこで、図１４に示すように、資料の表紙の所定の位置に、印刷要に設定された各参加者の名前を印刷して誰用の資料かが分かるようにしてもよい。また、重要書類など複製コピーが禁止される資料を印刷する場合には、参加者の情報を透かしや図１５及び図１６に示すようなバーコードなどを埋め込んでもよい。

［資料を手動でコピーする場合］
図７のフローチャート図に示すように、画像処理装置１０の制御部１１は、ユーザ認証入力部１８により入力された認証情報と予め登録された認証情報とを比較して個人認証を行う（Ｓ４０１）。なお、上記と同様に、認証処理は画像処理装置１０自身が行ってもよいし、認証サーバ３０が行ってもよい。

個人認証がＯＫの場合（Ｓ４０１のＹＥＳ）は、制御部１１は、表示・操作部１４に表示された画面において、会議印刷モードが選択されたかを判断する（Ｓ４０２）。

会議印刷モードが選択された場合（Ｓ４０２のＹＥＳ）は、制御部１１は、会議管理サーバ２０にアクセスし、認証した主催者もしくは参加者に関連する会議情報の問い合わせを行う（Ｓ４０３）。

会議管理サーバ２０が問い合わせに対して会議情報を送信すると、制御部１１は、会議管理サーバ２０から会議情報を受信し（Ｓ４０４）、表示・操作部１４上に、図１０に示すようなスケジュール画面５０を表示する（Ｓ４０５）。

次に、制御部１１は、スケジュール画面５０で会議が選択されたかを判断し（Ｓ４０６）、会議が選択された場合は、表示・操作部１４上に、図１１に示すような会議選択時の画面５１を表示する（Ｓ４０７）。

次に、制御部１１は、会議選択時の画面５１でキャンセルボタンが選択されたかを判断し（Ｓ４０８）、キャンセルボタンが選択された場合は、ステップＳ４０１に戻ってスタンバイ状態へ移行する。

キャンセルボタンが選択されなかった場合は、制御部１１は、コピー選択ボタンが選択されたかを判断し（Ｓ４０９）、コピー選択ボタンが選択されたら、表示・操作部１４上に、コピーモード設定画面（部数選択欄のみ会議情報に基づいて算出された部数で固定）を表示し（Ｓ４１０）、当該画面でスタートボタンが選択されたかを判断する（Ｓ４１１）。

スタートボタンが選択された場合は、制御部１１は、画像読取部１５を用いて資料をスキャンし、Ｓ４０４にて受信した会議情報に基づいて、スキャンした画像データを用いて印刷要に設定された人数分の部数の印刷を実行する。また、メール送信要に設定された参加者に対しては、スキャンした画像データを添付したメール送信を実行する（Ｓ４１２）。

なお、資料をコピーする際、上述したように、会議情報の内容が記載されたリストを一緒に印刷してもよいし、資料の表紙の所定の位置に印刷要に設定された各参加者の名前を印刷して誰用の資料かが分かるようにしてもよいし、参加者の情報を透かしやバーコードなどを埋め込んでもよい。

［会議管理サーバ上の資料を会議開始前に自動で印刷する場合］
図８のフローチャート図に示すように、画像処理装置１０の制御部１１は、所定のタイミングで会議管理サーバ２０にアクセスし、会議の主催者もしくは参加者により、資料（印刷データ）が会議管理サーバ２０にアップロードされたかを判断する（Ｓ５０１）。

資料がアップロードされていない場合は、制御部１１は、会議情報の印刷要／不要属性が変更されたかを判断する（Ｓ５０２）。

そして、会議資料がアップロードされた場合、もしくは、印刷要／不要属性が変更された場合は、制御部１１（会議情報解析部１９）は、資料に関する情報（ファイル数やページ数など）と印刷要の部数、出力する画像処理装置１０のＰＰＭなどに基づいて必要部数を印刷するのに要する時間を算出する（Ｓ５０３）。

次に、制御部１１（会議情報解析部１９）は、Ｓ５０３で算出した時間に基づいて、会議開始時刻もしくは会議開始時刻より所定時間前（所定時間は移動時間などを考慮して任意に設定可能な時間）に印刷が終了するような印刷開始時刻を算出する（Ｓ５０４）。

次に、制御部１１は、現在の時刻がＳ５０４で算出した印刷開始時刻かどうかを判断し（Ｓ５０５）、印刷開始時刻になったら、印刷要に設定された人数分の部数の印刷を実行する。また、メール送信要に設定された参加者に対しては、資料の電子ファイルを添付したメール送信を実行する（Ｓ５０６）。

なお、資料を印刷する際、上述したように、会議情報の内容が記載されたリストを一緒に印刷してもよいし、資料の表紙の所定の位置に印刷要に設定された各参加者の名前を印刷して誰用の資料かが分かるようにしてもよいし、参加者の情報を透かしやバーコードなどを埋め込んでもよい。

そして、制御部１１は、印刷が終了したかを判断し（Ｓ５０７）、印刷が終了したら会議の主催者に対して印刷終了をメールで通知する（Ｓ５０８）。

以上、画像処理装置１０で印刷を実行する際にメール送信要に設定された参加者に対してメール送信を行う場合について記載したが、メール送信は印刷と同時に行う必要はなく、資料が会議管理サーバ２０にアップロードされた時もしくは会議の参加者がエントリーした時にメール送信を行うことも可能である。

以下、その場合の会議管理サーバ２０の動作について、図９のフローチャート図を参照して説明する。

会議管理サーバ２０は、会議の主催者もしくは参加者により、資料（電子ファイル）がアップロードされたかを判断し（Ｓ６０１）、アップロードされていない場合は、ステップＳ６０５に遷移する。

資料がアップロードされた場合、会議管理サーバ２０は、データベース（会議管理テーブル）を更新し（Ｓ６０２）、印刷要／不要属性において、メール送信が必要と指示されている参加者に対して資料の電子ファイルを添付したメール送信を行い（Ｓ６０３）、当該参加者にメール送信済みである旨の情報をデータベースに登録する（Ｓ６０４）。

次に、会議管理サーバ２０は、印刷要／不要属性が変更されたかを判断し（Ｓ６０５）、印刷要／不要属性が変更された場合は、メール送信要に属性変更されたかを判断する（Ｓ６０６）。メール送信要に属性変更された場合は、会議管理サーバ２０上に資料がアップロードされているかを判断する（Ｓ６０７）。

そして、資料がアップロードされている場合は、会議管理サーバ２０は、メール送信要に属性変更された参加者に資料の電子ファイルを添付したメール送信を行い（Ｓ６０８）、当該参加者にメール送信済みである旨の情報をデータベースに登録する（Ｓ６０９）。

このように、本実施例によれば、画像処理装置１０で会議印刷モードが選択されたら、会議管理サーバ２０に登録された会議情報に基づいて、印刷要に設定された参加者を特定してその人数を算出し、算出した人数分の資料を印刷する制御を行うため、資源の無駄を省くことができる。

また、画像処理装置１０もしくは会議管理サーバ２０は、会議情報に基づいて、メール送信要に設定された参加者を特定し、その参加者に資料の電子ファイルを添付したメールを送信する制御を行うため、確実に会議の資料を配付することができる。

なお、本発明は上記実施例に限定されるものではなく、印刷を必要としない参加者に対して資料の印刷を行わない構成であればよい。例えば、上記実施例では印刷を必要としない参加者に資料の電子ファイルを添付したメールを送信する構成としたが、資料の電子ファイルの保存場所を記載したメールを送信したり、資料の電子ファイルを記憶した記憶媒体を提供してもよい。また、資料の電子ファイルをメールで送信する場合のセキュリティを強化するために、電子ファイルを暗号化して送信したり、ＩＤやパスワードで認証した後に電子ファイルが開けるようにしてもよい。

また、上記実施例では、クライアントＰＣ４０のプリンタドライバで資料の電子ファイルを印刷データに変換する構成としたが、クライアントＰＣ４０から会議管理サーバ２０に資料の電子ファイルを送信し、会議管理サーバ２０で印刷データに変換して画像処理装置１０に送信する構成とすることもできる。

また、上記実施例では、会議情報を会議管理サーバ２０に登録する構成としたが、所定の画像処理装置１０（例えば、会議開催場所に近い画像処理装置１０）に会議情報を登録してもよく、その場合は会議管理サーバ２０を省略することもできる。

本発明は、参加者に資料を配付するシステム及び方法並びに資料を印刷する画像処理装置に利用可能である。

１０ 画像処理装置
１１ 制御部
１１ａ ＣＰＵ
１１ｂ ＲＯＭ
１１ｃ ＲＡＭ
１２ ネットワークＩ／Ｆ部
１３ 記憶部
１４ 表示・操作部
１５ 読取部
１６ 画像処理部
１７ 印刷処理部
１８ ユーザ認証入力部
１９ 会議情報解析部
２０ 会議管理サーバ
３０ 認証サーバ
４０ クライアントＰＣ
５０ スケジュール画面
５１ 会議選択時の画面
５２ ファイル選択時の画面

Claims (19)

1. イベント管理サーバと画像処理装置とイベント参加者のコンピュータ端末とが通信可能に接続されたイベント資料配布システムにおいて、
   前記イベント管理サーバは、イベントを特定する情報と前記イベントの参加者を特定する情報と各参加者が紙媒体のイベント資料を必要とするか否かを示す属性情報とを含むイベント情報を登録し、
   前記画像処理装置は、前記イベント資料の印刷が指示された場合に、前記イベント管理サーバから前記イベント情報を取得し、前記属性情報に基づいて前記紙媒体のイベント資料を必要とする参加者の人数を算出し、前記イベント管理サーバから取得もしくは画像読取部で読み取ったデータに基づいて当該人数分の前記イベント資料を印刷する、ことを特徴とするイベント資料配付システム。
2. 前記属性情報は、各参加者が前記イベント資料の電子ファイルを必要とするか否かを示す情報を含み、
   前記画像処理装置は、前記属性情報に基づいて前記イベント資料の電子ファイルを必要とする参加者を特定し、当該参加者のコンピュータ端末に対して、前記電子ファイルを添付したメールを送信する、ことを特徴とする請求項１に記載のイベント資料配付システム。
3. 前記属性情報は、各参加者が前記イベント資料の電子ファイルを必要とするか否かを示す情報を含み、
   前記イベント管理サーバは、前記イベント資料の電子ファイルが登録された場合に、前記属性情報に基づいて前記イベント資料の電子ファイルを必要とする参加者を特定し、当該参加者のコンピュータ端末に対して、前記電子ファイルを添付したメールを送信する、ことを特徴とする請求項１に記載のイベント資料配付システム。
4. 特定の参加者に対する前記属性情報が電子ファイル不要から電子ファイル要に変更された場合に、当該特定の参加者のコンピュータ端末に対して、前記電子ファイルを添付したメールを送信する、ことを特徴とする請求項３に記載のイベント資料配付システム。
5. 前記画像処理装置は、前記イベント資料のページ数、印刷部数及び自装置の処理能力に基づいて前記イベント資料の印刷に要する時間を算出し、前記イベントの開催前に前記イベント資料の印刷が完了するように印刷を実行する、ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか一に記載のイベント資料配付システム。
6. 前記画像処理装置は、前記イベント資料を印刷する際に、各参加者に対する前記属性情報のリストを印刷する、ことを特徴とする請求項１乃至５のいずれか一に記載のイベント資料配付システム。
7. 前記画像処理装置は、前記イベント資料を印刷する際に、各イベント資料に、当該イベント資料の配布対象となる参加者を特定する情報を印刷する、ことを特徴とする請求項１乃至６のいずれか一に記載のイベント資料配付システム。
8. イベント管理サーバと画像処理装置とイベント参加者のコンピュータ端末とが通信可能に接続されたシステムにおけるイベント資料配布方法であって、
   前記イベント管理サーバに、イベントを特定する情報と前記イベントの参加者を特定する情報と各参加者が紙媒体のイベント資料を必要とするか否かを示す属性情報とを含むイベント情報を登録する第１ステップと、
   前記画像処理装置で前記イベント資料の印刷が指示された場合に、前記画像処理装置が、前記イベント管理サーバから前記イベント情報を取得し、前記属性情報に基づいて前記紙媒体のイベント資料を必要とする参加者の人数を算出し、前記イベント管理サーバから取得もしくは画像読取部で読み取ったデータに基づいて当該人数分の前記イベント資料を印刷する第２ステップと、を有する、ことを特徴とするイベント資料配付方法。
9. 前記属性情報は、各参加者が前記イベント資料の電子ファイルを必要とするか否かを示す情報を含み、
   前記第２ステップでは、前記画像処理装置は、前記属性情報に基づいて前記イベント資料の電子ファイルを必要とする参加者を特定し、当該参加者に対して、前記電子ファイルを添付したメールを送信する、ことを特徴とする請求項８に記載のイベント資料配付方法。
10. 前記属性情報は、各参加者が前記イベント資料の電子ファイルを必要とするか否かを示す情報を含み、
    前記イベント管理サーバが、前記イベント資料の電子ファイルが登録された場合に、前記属性情報に基づいて前記イベント資料の電子ファイルを必要とする参加者を特定し、当該参加者のコンピュータ端末に対して、前記電子ファイルを添付したメールを送信する第３ステップを更に有する、ことを特徴とする請求項８に記載のイベント資料配付方法。
11. 前記第３ステップでは、特定の参加者に対する前記属性情報が電子ファイル不要から電子ファイル要に変更された場合に、当該特定の参加者のコンピュータ端末に対して、前記電子ファイルを添付したメールを送信する、ことを特徴とする請求項１０に記載のイベント資料配付方法。
12. 前記第２ステップでは、前記画像処理装置は、前記イベント資料のページ数、印刷部数及び自装置の処理能力に基づいて前記イベント資料の印刷に要する時間を算出し、前記イベントの開催前に前記イベント資料の印刷が完了するように印刷を実行する、ことを特徴とする請求項８乃至１１のいずれか一に記載のイベント資料配付方法。
13. 前記第２ステップでは、前記画像処理装置は、前記イベント資料を印刷する際に、各参加者に対する前記属性情報のリストを印刷する、ことを特徴とする請求項８乃至１２のいずれか一に記載のイベント資料配付方法。
14. 前記第２ステップでは、前記画像処理装置は、前記イベント資料を印刷する際に、各イベント資料に、当該イベント資料の配布対象となる参加者を特定する情報を印刷する、ことを特徴とする請求項８乃至１３のいずれか一に記載のイベント資料配付方法。
15. 画像読取部を備える画像処理装置であって、
    イベント資料の印刷が指示された場合に、予め登録された、イベントを特定する情報と前記イベントの参加者を特定する情報と各参加者が紙媒体のイベント資料を必要とするか否かを示す属性情報とを含むイベント情報を取得し、前記属性情報に基づいて前記紙媒体のイベント資料を必要とする参加者の人数を算出し、前記画像読取部で読み取ったデータに基づいて当該人数分の前記イベント資料を印刷する、ことを特徴とする画像処理装置。
16. 前記属性情報は、各参加者が前記イベント資料の電子ファイルを必要とするか否かを示す情報を含み、
    前記属性情報に基づいて前記イベント資料の電子ファイルを必要とする参加者を特定し、当該参加者のコンピュータ端末に対して、前記電子ファイルを添付したメールを送信する、ことを特徴とする請求項１５に記載の画像処理装置。
17. 前記イベント資料のページ数、印刷部数及び自装置の処理能力に基づいて前記イベント資料の印刷に要する時間を算出し、前記イベントの開催前に前記イベント資料の印刷が完了するように印刷を実行する、ことを特徴とする請求項１５又は１６に記載の画像処理装置。
18. 前記イベント資料を印刷する際に、各参加者に対する前記属性情報のリストを印刷する、ことを特徴とする請求項１５乃至１７のいずれか一に記載の画像処理装置。
19. 前記イベント資料を印刷する際に、各イベント資料に、当該イベント資料の配布対象となる参加者を特定する情報を印刷する、ことを特徴とする請求項１５乃至１８のいずれか一に記載の画像処理装置。

Images