JP2010061460A - ワークフロー管理システム、ワークフロー管理方法、及びワークフロー管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ワークフロー管理システムとは独立して文書管理システム上に文書ファイルを持ちながら、文書管理システム内の文書とワークフロー管理システム内のタスクとを関連付けて管理すること。
【解決手段】文書本体と該文書を識別する文書識別情報を格納する文書データベースを備える文書管理システムとは独立して、データベースを備えた管理サーバによってコンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムであって、管理サーバは、文書データベースに格納される文書識別情報を含む文書メタデータを格納する文書メタデータデータベース１１６と、ワークフローを構成するタスクと文書メタデータとを関連付けて格納する関連情報データベース１１３とを備える。
【選択図】図３

Description

本発明は、コンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システム、ワークフロー管理方法、及びワークフロー管理プログラムに関する。

従来のワークフロー管理システムは、ワークフロー実行前にワークフローモデルを決定する必要があった。しかし、研究開発や一部のサービスなど、事前情報の完全性の低い分野では、先行的なワークフローモデルの策定が難しい。そこで、コンストラクティブワークフローと呼ばれる、ワークフロー実行時に、動的にモデルを構成できる（動的に変更可能な）方法が開発されてきた。

特開２００７−１８８１４４号公報（特許文献１）、特開２００７−１８８１４５号公報（特許文献２）では、コンストラクティブワークフローにおいて、従来のワークフロー定義に代わるものとして、より柔軟なタスクモデル、すなわちタスク階層テンプレートが提案されている。タスクモデルを用いれば、過去の知見に基づく標準的な方法を選択してタスクの詳細化を行うことができる。

また、特開２００８−０６５７１４号公報（特許文献３）では、タスクの成果物として作成されるものは文書である場合が多いため、その保存においてはタスクに添付文書としてワークフローシステムに置く場合や、タスク作成時に同時に文書を作成し管理するなどの方法が提案されている。
特開２００７−１８８１４４号公報 特開２００７−１８８１４５号公報 特開２００８−０６５７１４号公報

しかしながら、従来のシステムでは、ワークフロー上にタスクが生成されるまで、文書を置く場所が作成されず、文書の生存時間がタスクに依存して決定されるという問題があった。成果物である文書はワークフローと独立に参照される場合があり、ワークフロー管理システムにログインせずに参照できることが望ましいが、文書がタスクの付属物であるため、これは容易ではなかった。また、文書に注目して作業を選択し、タスクを生成することが難しかった。

そこで本発明は、上記問題に鑑みてなされたものであり、ワークフロー管理システムとは独立して文書管理システム上に文書ファイルを持ちながら、文書管理システム内の文書とワークフロー管理システム内のタスクとを関連付けて管理することができるワークフロー管理システム、ワークフロー管理方法、及びワークフロー管理プログラムを提供することを目的とする。

本発明の一局面のワークフロー管理システムは、文書本体と該文書を識別する文書識別情報を格納する文書データベースを備える文書管理システムとは独立して、データベースを備えた管理サーバによってコンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムであって、前記管理サーバは、前記文書データベースに格納される文書識別情報を含む書誌情報を示す文書メタデータを格納する文書メタデータデータベースと、前記タスクと前記文書メタデータとを関連付けて格納する関連情報データベースとを備える。

また、本発明の他の局面のワークフロー管理方法は、文書本体と該文書を識別する文書識別情報を格納する文書データベースを備える文書管理システムとは独立して、前記文書データベースに格納される文書識別情報を含む書誌情報を示す文書メタデータを格納する文書メタデータデータベースと、前記タスクと前記文書メタデータとを関連付けて格納する関連情報データベースとを備えた管理サーバによってコンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムにおけるワークフロー管理方法であって、前記文書識別情報に基づいて、前記文書識別情報を含む文書メタデータを前記文書メタデータデータベースから検索し、検索した文書メタデータに対応するタスクを、前記関連情報データベースから検索する検索ステップと、前記検索ステップにより検索されたタスクを表示する表示ステップを有する。

また、本発明のワークフロー管理システム及びワークフロー管理方法は、コンピュータに実行させるプログラムやプログラムを記録したコンピュータに読み取り可能な記録媒体として実現することができる。

本発明によれば、ワークフロー管理システムとは独立して文書管理システム上に文書ファイルを持ちながら、文書管理システム内の文書とワークフロー管理システム内のタスクとを関連付けて管理することができる。

以下、本発明の実施例について図面を用いて説明する。

＜ハードウェア構成について＞
まず、本発明の実施例１に係るワークフロー管理サーバ（以下、ワークフロー管理SVという）のハードウェア構成について説明ずる。なお、文書管理サーバ及びユーザ端末PC（Personal Computer）は、ワークフロー管理SVと同様のハードウェア構成を示すため、ここでは説明を省略する。図１は、本発明の実施例１に係るワークフロー管理SVのハードウェア構成の一例を示す図である。

図１に示すように、ワークフロー管理SVは、制御部１１、主記憶部１２、補助記憶部１３、ネットワークI/F１４、外部記憶装置I/F１５、外部装置I/F１６、出力装置I/F１７及び入力装置I/F１８とから構成されている。

制御部（CPU：Central Processing Unit）１１は、主記憶部１２に記憶されたプログラムを実行する装置で、入力や記憶装置から受け取ったデータを演算処理し、出力装置や記憶装置に出力する。

主記憶部（ROM：Read Only Memory、RAM：Random Access Memory）１２は、制御部１１が実行するプログラムやデータを記憶する装置である。

補助記憶部（HD：Hard Disk）１３は、基本ソフトウェアであるOS（Operating System）やアプリケーションソフトウェアなどを関連するデータとともに記憶する装置である。また、補助記憶部１３には、データベース（DB：Data Base）が構築され、ワークフロー管理システムで取り扱う各種情報（各種データ）を格納し管理する。

ネットワークI/F１４は、ネットワークを介して接続された周辺機器と情報（データ）をやり取りするインタフェースである。

外部記憶装置I/F１５は、USB（Universal Serial Bus）などのデータ伝送路を介して接続された外部記憶装置（例えば、記憶メディアドライブなど）とデータをやり取りするインタフェースである。

外部装置I/F１６は、データ伝送路を介して接続された外部入力装置（例えば、デジタルカメラやスキャナなど）とデータをやり取りするインタフェースである。

出力装置I/F１７は、データ伝送路を介して接続された出力装置（例えば、CRT（Cathode Ray Tube）や液晶ディスプレイなど）からデータを受け取るインタフェースである。

入力装置I/F１８は、データ伝送路を介して接続された入力装置（例えば、キーボードやマウスなど）からデータを受け取るインタフェースである。

＜オブジェクトについて＞
図２は、実施例１におけるオブジェクト概念図を示す図である。図２に示すように、ワークフロー管理システム側と文書管理システム側とでそれぞれ管理するものが異なる。ワークフロー管理システムでは、タスク、タスクモデル、文書メタデータ、文書タイプ、テンプレート文書に関する情報を管理し、文書管理システムでは、文書に関する情報を管理する。

ここで、文書管理システムについては既存の文書管理システム（特に文書管理DB）を用いる。本発明では、この文書管理システム内の文書と、ワークフロー管理システム内のタスクとを関連付けるために、文書メタデータを生成してワークフロー管理システム内に管理する。また、本発明では、ワークフロー管理システム内で文書タイプを生成することにより、この文書タイプに基づいてタスクを生成することができる。

まず、ワークフロー管理システム側について説明する。タスクモデルは、タスクを一般化、抽象化したものである。このタスクモデルをインスタンス化することでタスクを生成するため、このタスクモデルとタスクとは関連付けられている（破線）。

また、文書管理システム内の文書の書誌情報を示す文書メタデータが管理されている。タスクモデルやタスクには、そのタスクを実行するのに必要な文書、又は参照する文書が添付されるが、文書自体は文書管理システム内で管理されるため、本システムでは、文書メタデータとタスクやタスクモデルとを関連付ける（実線）。

また、文書管理システム内の文書のタイプを示す文書タイプが、タスクモデルと関連付けられ（点線）、また、文書メタデータやテンプレート文書（文書メタデータと同義）と関連付けられる（一点鎖線）。

文書管理システム内の文書は、ワークフロー管理システム内の文書メタデータやテンプレート文書と関連付けられる（二点鎖線）。この関連付けにより、タスクに添付される文書を、ワークフロー管理システムと独立した文書管理システム内で管理することができる。

＜主要機能構成について＞
図３は、実施例１に係るワークフロー管理システム１００と文書管理システム２００の主要機能構成の一例を示すブロック図である。ワークフロー管理システム１００は、ワークフロー管理SV、ユーザ端末PCを含んで構成され、文書管理システム２００は、文書管理SV、ユーザ端末PCを含んで構成されている。次に、これらの管理SVが有する主な機能構成について、ワークフロー管理SV、文書管理SV、ユーザ端末PCの順に説明する。

図３に示すように、ワークフロー管理SVは、システムを使用するユーザAに対してワークフローに関するGUI（グラフィカルユーザインタフェース）を提供するGUI提供部１０１と、既存のタスクモデル及び／又はタスクインスタンスからの再利用により動的にワークフローモデルを生成し実行するワークフローエンジン１０４と、各種のデータベース１１２（以下、「DB」と言う。）とを備えている。

各種DB１１２としては、タスクと文書との関係を格納する関連情報DB１１３と、予め管理者などによって抽象化されたタスクモデルを格納するタスクモデルDB１１４と、過去のタスクインスタンスを格納するタスクインスタンスDB１１５と、文書の書誌情報を示す文書メタデータを格納する文書メタデータDB１１６と、文書のタイプを示す文書タイプを格納する文書タイプDB１１７とを備えている。各DBのデータ構造については、図５を用いて後述する。

GUI提供部１０１は、ユーザ端末PCの表示画面（CRTや液晶ディスプレイなどに表示される画面）を描画するためのレンダリングエンジン１０２と、ユーザとの情報のやり取りを行う入出力制御部１０３を含む。

ワークフローエンジン１０４は、DB１１３〜１１７に対して各種検索を実行する検索手段１０５と、ワークフローを構成するタスクの制御を行うタスク制御部１０６と、文書メタデータの制御を行う文書メタデータ制御部１０９とを備えている。

検索手段１０５は、関連情報DB１１３、タスクモデルDB１１４、タスクインスタンスDB１１５、文書メタデータDB１１６、文書タイプDB１１７の各DB１１２に対して各種検索を実行する。

ここで、図４を用いて検索手段１０５について説明する。図４は、検索手段１０５の詳細な機能を示すブロック図である。図４に示すように、検索手段１０５は、文書メタデータ検索手段４０１、関連タスク検索手段４０２、文書タイプ検索手段４０３、タスクモデル検索手段４０４を含む。

文書メタデータ検索手段４０１は、文書管理システム内の文書を識別する文書識別情報（文書ID）に基づいて、文書メタデータDB１１６から文書メタデータを検索する。関連タスク検索手段４０２は、文書メタデータを識別する文書メタデータIDに基づいて、関連情報DB１１３からタスクを検索する。

文書タイプ検索手段４０３は、文書メタデータIDに基づいて、文書タイプDB１１７から文書タイプを検索する。タスクモデル検索手段４０４は、文書タイプを識別する文書タイプIDに基づいて、タスクモデルDB１１４からタスクモデルを検索する。

図３に戻り、タスク制御部１０６は、タスクを作成するタスク作成部１０７と、タスクのツリー構造を保持するタスクツリー保持部１０８とを備えている。

動作概要としては、ユーザAはGUI提供部１０１の入出力制御部１０３を通じてワークフローエンジン１０４を操作し、ワークフローの作成、実行、ワークフローモデルの作成、関連情報、文書の登録、及びこれらとワークフローインスタンス、ワークフローモデルとのリンクなどの作業を行う。

ワークフローエンジン１０４のタスク制御部１０６は、タスクモデルDB１１４及びタスクインスタンスDB１１５を使用し、ユーザAの指示などに基づいてタスクを制御する。タスク制御部１０６のタスク作成部１０７は、ユーザAの指示に従って各DB１１３〜１１７の情報を基にタスクの作成、情報のリンク付けなどの作業を行う。

文書メタデータ制御部１０９は、文書メタデータを管理する文書メタデータ管理手段１１０と、文書を作成する文書作成指示手段１１１とを備えている。

文書メタデータ管理手段１１０は、新規に作成された文書の書誌情報を取得し、文書メタデータIDを新規に割り当てて文書メタデータを管理する。文書作成指示手段１１１は、ユーザAの指示に従って、文書作成の指示を受けると、文書管理システム内の文書を複製するよう文書作成指示を文書管理システムの文書作成手段２０５に出力する。

次に、文書管理SVについて説明する。GUI提供部２０１は、ワークフロー管理SVのGUI提供部１０１と同様であるため説明を省略する。

文書検索手段２０４は、ユーザBの指示に従って、文書管理DB２０６内の文書を検索する。このとき、文書検索手段２０４は、ユーザBからブラウザ３０２を介して、文書IDや文書名などの検索キーを取得し、この検索キーに基づいて文書の検索を行う。

文書作成手段２０５は、ユーザBの指示に従って文書を作成する。また、実施例１では、ユーザAの指示によって、文書作成指示手段１１１からの文書作成指示に従って、文書を作成することもできる。文書管理DB２０６は、文書を格納する。文書管理DB２０６内のデータ構造については図５を用いて後述する。

なお、実施例１のワークフロー管理システム１００は、ワークフロー管理SVが備える通信I/F機能（例えば、図１で示した情報処理装置が備えるネットワークI/F１４）によりシステムに接続される複合機MFPなどの機器とデータ通信が行えることから、ユーザAが複合機MFPなどの機器からシステムへログイン／ログアウト、スキャン画像のタスク関連付け（紙文書の情報をタスクの添付情報とする）、タスク添付情報の印刷などを行うことができる。

次に、ユーザ端末PCは、ワークフロー管理SVが備えたGUI提供部１０１のレンダリングエンジン１０２により描画されたタスクに関連する各種情報に対し、ワークフロー管理SVとやり取りを行うための表示画面を表示するブラウザ３０１を備えている。

また、ブラウザ３０２は、文書管理SVが備えたGUI提供部２０１のレンダリングエンジン２０２により描画された文書に関連する各種情報に対し、文書管理SVとやり取りを行うための表示画面を表示する。

＜各データベースのスキーマについて＞
図５は、各データベースのスキーマ例を示す図である。図５（a）は、文書管理DB２０６のスキーマ例、図５（b）は、文書メタデータDB１１６のスキーマ例、図５（c）は、文書タイプDB１１７のスキーマ例、図５（d）は、関連情報DB１１３のスキーマ例、図５（e）は、タスクモデルDB１１４のスキーマ例、図５（f）は、タスクインスタンスDB１１５のスキーマ例を示す図である。

図５（a）に示すように、文書管理システム内の文書管理DB２０６は、文書を識別するための情報であるIDと、文書本体と、タイトルなどとを関連付けて記憶する。なお、ここでは、文書IDに文書の格納場所を示すURL（Uniform Resource Locator）を用いる。

図５（b）に示すように、ワークフロー管理システム内の文書メタデータDB１１６は、文書メタデータを識別するための情報である文書メタデータIDと、文書IDであるURLと、文書タイプを識別するための情報である文書タイプIDなどとを関連付けて記憶する。

図５（c）に示すように、ワークフロー管理システム内の文書タイプDB１１７は、文書タイプIDと、文書タイプのタイトルと、タスクモデルを識別するための情報であるタスクモデルIDなどとを関連付けて記憶する。

図５（d）に示すように、ワークフロー管理システム内の関連情報DB１１３は、タスクを識別するための情報であるタスクIDと、文書メタデータIDとを関連付けて記憶する。

図５（e）に示すように、ワークフロー管理システム内のタスクモデルDB１１４は、タスクモデルIDと、テンプレート文書を識別するための情報であるテンプレート文書ID（文書メタデータIDと同様）と、文書タイプIDなどとを関連付けて記憶する。

図５（f）に示すように、ワークフロー管理システム内のタスクインスタンスDB１１５は、タスクIDと、タスクのタイトルと、実行者などとを関連付けて記憶する。

＜文書に関連するタスクの検索処理について＞
図６は、文書に関連するタスクを検索する処理の一例を示すシーケンス図である。ステップ１０１において、ユーザは、ブラウザ３０２を介して文書を指定し、指定した文書に関連するタスクの検索要求を、ワークフローエンジン１０４に対して行う。なお、ブラウザは、ワークフロー管理システム側のブラウザ３０１でも文書管理システム側のブラウザ３０２のどちらでもよい。

ステップ１０１に続いてステップ１０２に進み、ワークフローエンジン１０４は、ユーザからのタスク検索要求を受けると、指定された文書の文書IDを検索キーとして、文書メタデータDB１１６から文書メタデータを検索する。

ステップ１０２に続いてステップ１０３に進み、文書メタデータDB１１６は、文書メタデータの検索結果として、文書メタデータIDをワークフローエンジン１０４に出力する。

ステップ１０３に続いてステップ１０４に進み、ワークフローエンジン１０４は、文書メタデータDB１１６から取得した文書メタデータIDに基づいて、関連情報DB１１３から文書メタデータIDに関連付けられるタスクを検索する。

ステップ１０４に続いてステップ１０５に進み、関連情報DB１１３は、タスクの検索結果として、検索されたタスク全てのタスクIDをリスト化したタスクIDリストをワークフローエンジン１０４に出力する。

ステップ１０５に続いてステップ１０６に進み、ワークフローエンジン１０４は、関連情報DB１１３から取得したタスクIDリストに基づいて、タスクインスタンスDB１１５に対して、リストに含まれるタスクIDに対応するタスク情報の取得要求を行う。

ステップ１０６に続いてステップ１０７に進み、タスクインスタンスDB１１５は、ワークフローエンジン１０４から取得したタスクIDに対応するタスク情報を、ワークフローエンジン１０４に出力する。

ステップ１０７に続いてステップ１０８に進み、ワークフローエンジン１０４は、タスクインスタンスDB１１５からタスク情報を取得すると、取得したタスク情報を検索結果としてユーザに提示する。

以上、図６に示す処理を行うことにより、文書とタスクとが独立して管理される環境下において、文書を指定することで、指定した文書に関連するタスクを検索し、ユーザに提示することができる。

＜文書を指定してからのタスク生成処理について＞
図７は、文書を指定してからのタスク生成処理の一例を示すシーケンス図である。ステップ２０１において、ユーザは、ブラウザ３０１を用いて文書管理SVに文書一覧を取得するための文書検索要求を行う。

ステップ２０１に続いてステップ２０２に進み、文書管理SVは、ユーザの指示による文書検索要求受けると、ブラウザ３０１を介して文書一覧をユーザに提示する。ステップ２０２に続いてステップ２０３に進み、ユーザは、提示された文書一覧から文書を指定して、指定した文書に関連するタスクモデルの検索要求をワークフローエンジン１０４に対して行う。

ステップ２０３に続いてステップ２０４に進み、ワークフローエンジン１０４は、ユーザにより指定された文書の文書IDに基づいて、文書メタデータDB１１６から文書IDに対応する文書メタデータを検索する。

ステップ２０４に続いてステップ２０５に進み、文書メタデータDB１１６は、文書メタデータの検索結果として、文書メタデータIDをワークフローエンジン１０４に出力する。

ステップ２０５に続いてステップ２０６に進み、ワークフローエンジン１０４は、文書タイプDB１１７に対して、文書メタデータDB１１６から取得した文書メタデータIDに対応する文書タイプの取得要求を行う。

ステップ２０６に続いてステップ２０７に進み、文書タイプDB１１７は、取得要求に含まれる文書メタデータIDに対応する文書タイプをワークフローエンジン１０４に出力する。

ステップ２０７に続いてステップ２０８に進み、ワークフローエンジン１０４は、文書タイプDB１１７から取得した文書タイプに対応するタスクモデルを、タスクモデルDB１１４から検索する。

ステップ２０８に続いてステップ２０９に進み、タスクモデルDB１１４は、検索結果として、文書タイプに対応するタスクモデルをリスト化したタスクモデルリストをワークフローエンジン１０４に出力する。

ステップ２０９に続いてステップ２１０に進み、ワークフローエンジン１０４は、タスクモデルDB１１４から取得したタスクモデルリストのうち、タスクモデルタイトルやタスクモデルIDを用いてタスクモデル一覧を生成する。次に、ワークフローエンジン１０４は、生成したタスクモデル一覧をGUI提供部１０１やブラウザ３０１を介してユーザに提示する。

ステップ２１０に続いてステップ２１１に進み、ユーザは、ブラウザ３０１を介してタスクモデル一覧からタスクモデルを指定して、指定したタスクモデルからのタスク生成要求を行う。

ステップ２１１に続いてステップ２１２に進み、ワークフローエンジン１０４は、ユーザの指示に従って、指定されたタスクモデルのタスクモデルIDに基づいて、タスクモデルDB１１４に対し、タスクモデルIDに対応するタスクモデルの取得要求を行う。

ステップ２１２に続いてステップ２１３に進み、タスクモデルDB１１４は、要求されたタスクモデルをワークフローエンジン１０４に出力する。

ステップ２１３に続いてステップ２１４に進み、ワークフローエンジン１０４は、取得したタスクモデルをインスタンス化することでタスクを作成し、タスクインスタンスDB１１５に記憶する。

ステップ２１４に続いてステップ２１５に進み、タスクインスタンスDB１１５は、ワークフローエンジン１０４から新規タスクを記憶されると、このタスクにタスクIDを割り当て、割り当てたタスクIDをワークフローエンジン１０４に通知する。

ステップ２１５に続いてステップ２１６に進み、ワークフローエンジン１０４は、タスクインスタンスDB１１５から通知されたタスクIDと、ステップ２０５において文書メタデータDB１１６から取得した文書メタデータIDとを関連情報DB１１３に関連付けて記憶する。

ステップ２１６に続いてステップ２１７に進み、関連情報DB１１３は、タスクIDと文書メタデータIDとの関連付けが完了（DBに格納）すると、ワークフローエンジン１０４に関連付けが完了したことを通知する。

ステップ２１７に続いてステップ２１８に進み、ワークフローエンジン１０４は、関連情報DB１１３から完了通知を受けると、ブラウザ３０２を介してユーザにタスク生成が完了したことを通知する。

以上、図７に示す処理を行うことにより、ユーザは文書を指定すると、指定した文書に対応するタスクモデルからタスクを生成することができる。また、図７に示す処理では、ユーザはブラウザ３０１を用いて上記処理を行ったが、ブラウザ３０２を用いて文書管理サーバにアクセスし、上記処理を行ってもよい。

図７では、指定された文書に対応する文書メタデータIDが文書メタデータDB１１６に存在する処理であったが、次に、対応する文書メタデータIDが文書メタデータDB１１６に存在しない場合、又は、指定された文書の文書IDが文書メタデータDB１１６に存在しない場合について説明する。

図８は、文書タイプを指定してタスクを生成する処理の一例を示すシーケンス図である。図８に示す処理では、指定された文書に対応する文書IDが文書メタデータDB１１６に存在しないため、指定された文書に対応する文書タイプをユーザに選択させ、選択された文書タイプに基づいてタスクを生成する。図８に示す処理において、図７と同様の処理を行うものは同じ符号を付し、その説明を省略する。

ステップ３０１において、文書メタデータDB１１６は、指定された文書の文書IDが存在しないため、この文書IDを文書メタデータDB１１６に記録すると共に新規に文書メタデータIDを割り当て、割り当てた文書メタデータIDをワークフローエンジン１０４に通知する。

ステップ３０１に続いてステップ３０２に進み、ワークフローエンジン１０４は、通知された文書メタデータIDに基づいて、対応する文書タイプを文書タイプDB１１７から検索する。

ステップ３０２に続いてステップ３０３に進み、文書タイプDB１１７は、対応する文書タイプが存在しないため、文書タイプ一覧をワークフローエンジン１０４に出力する。

ステップ３０３に続いてステップ３０４に進み、ワークフローエンジン１０４は、文書タイプDB１１７から取得した文書タイプ一覧を、ブラウザ３０１を介してユーザに提示する。

ステップ３０４に続いてステップ３０５に進み、ユーザは、ブラウザ３０１を介して文書タイプ一覧から文書タイプを選択する。

ステップ３０５に続いてステップ３０６に進み、ワークフローエンジン１０４は、選択された文書タイプを、新規に作成した文書メタデータに関連付けて文書メタデータDB１１６に記憶する。

ステップ３０６に続いてステップ３０７に進み、文書メタデータDB１１６は、文書メタデータと文書タイプとの関連付けが完了（DBに格納）すると、関連付けが完了したことをワークフローエンジン１０４に通知する。

ステップ３０７に続いて、図７に示す処理と同様にしてステップ２０８以降の処理を行う。ステップ２１６における関連付けは、ステップ３０１において取得した文書メタデータIDとステップ２１５において取得したタスクIDとで行う。

以上、図８に示す処理を行うことにより、指定した文書の文書IDが文書メタデータDB１１６に存在しない場合であっても、システムから文書タイプ一覧をユーザに提示することで、ユーザは文書タイプを選択することができ、選択した文書タイプに基づいてタスクを生成することができる。

なお、図８に示す処理では、文書に対応する文書IDが文書メタデータDB１１６に存在しない場合について説明したが、文書IDに対応する文書メタデータが存在しても、文書メタデータに対応する文書タイプが文書タイプDB１１７に存在しない場合がある。このような場合であっても同様の処理を行えばよい。このとき、ステップ３０６の処理は、文書メタデータIDと文書タイプIDとを文書タイプDB１１７に関連付けて記憶する処理に置き換える。

次に、タスクを生成する際の各DBの遷移について具体例を用いて説明する。図９は、タスクが生成される前の各DBの状態を示す図である。図９（a）は、文書タイプDB１１７に格納されるデータの一例を示し、図９（b）は、文書メタデータDB１１６に格納されるデータの一例を示し、図９（c）は、タスクモデルDB１１４に格納されるデータの一例を示す。

図１０は、タスクが生成された後の各DBの一部を示す図である。図１０に示すDBは、新規に記憶された部分のみ記載し、その他のデータは省略している。

図１０（a）は、タスクインスタンスDB１１５に新規に格納されたデータを示し、図１０（b）は、文書メタデータDB１１６に新規に格納されたデータを示し、図１０（c）は、関連文書DB１１３に新規に格納されたデータを示す。

ここで、ユーザは、文書ID「http://docsv/A/出張申請.doc」を指定してタスク生成を指示したとする。図９（b）の文書メタデータDB１１６には、「http://docsv/A/出張申請.doc」の文書IDは格納されていないため、新規に文書メタデータID「１００１」が割り当てられると共に文書メタデータDB１１６に格納される（図１０（b）参照）。

次に、ユーザに対してブラウザを介して文書タイプ一覧が提示される。例えば、図９（a）に示される文書タイプのタイトルが少なくともユーザに提示される。

次に、ユーザは、文書タイプ一覧から「海外出張申請書」を選択したとする。「海外出張申請書」の文書タイプIDは「３」であり、文書タイプID「３」に関連付けられるタスクモデルをタスクモデルDB１１４から検索する。ここで、文書タイプID「３」に関連付けられているタスクモデルは、タスクモデルID「１１」の「出張申請」しかないため、ユーザはタスクモデル「出張申請」を選択する。

次に、タスクモデル「出張申請」に基づいてタスク「出張申請」が生成された場合、タスクインスタンスDB１１５には、新規にタスクID「１００４」が割り当てられ、タイトル「出張申請」、実行者「A」などが格納される（図１０（a）参照）。

最後に、タスクID「１００４」と文書メタデータID「１００１」とが関連付けられて関連文書DB１１３に格納される（図１０（c）参照）。

前述した通り、図１０（a）に示すタスクインスタンスDB１１５には、新規に作成されたタスクID「１００４」が格納され、図１０（b）に示す文書メタデータDB１１６には、新規に作成された文書メタデータID「１００１」に、指定された文書のURL「http://docv/A/出張申請.doc」などが関連付けられて格納され、図１０（c）に示す関連文書DB１１３には、タスクID「１００４」と文書メタデータID「１００１」とが関連付けられて格納される。

＜文書タイプを指定して文書とタスクを生成する処理について＞
図１１は、文書タイプを指定して文書とタスクを生成する処理の一例を示すシーケンス図である。図１１に示す処理において、図７と同様の処理を行うものは同じ符号を付し、その説明を省略する。

ステップ４０１において、ユーザは、ブラウザ３０１を介して文書タイプの一覧をワークフロー管理サーバ側に要求する。

ステップ４０１に続いてステップ４０２に進み、ワークフローエンジン１０４は、ユーザからブラウザ３０１やGUI提供部１０１を介して文書タイプ一覧の要求を受けると、文書タイプDB１１７から、文書タイプ一覧を検索する。

ステップ４０２に続いてステップ４０３に進み、文書タイプDB１１７は、検索結果として文書タイプ一覧をワークフローエンジン１０４に出力する。

ステップ４０３に続いてステップ４０４に進み、ワークフローエンジン１０４は、GUI提供部１０１やブラウザ３０１を介して、ユーザに文書タイプ一覧を提示する。

ステップ４０４に続いてステップ４０５に進み、ユーザは、文書タイプ一覧から文書タイプ又は文書名を指定して、ブラウザ３０１を介してワークフロー管理サーバ側に文書作成を指示する。

ステップ４０５に続いてステップ４０６に進み、ワークフローエンジン１０４は、文書タイプDB１１７に対して、指定された文書タイプの取得要求を行う。ステップ４０６に続いてステップ４０７に進み、文書タイプDB１１７は、要求された文書タイプをワークフローエンジン１０４に出力する。

次に、ステップ２０８からステップ２１０の処理を行うことでユーザにタスクモデル一覧が提示される。ステップ４０８において、ユーザは、ブラウザ３０１を介してタスクモデルを選択する。ステップ２１２からステップ２１３の処理を行うことでワークフローエンジン１０４は、ユーザにより指定されたタスクモデルを取得することができる。

ステップ４０９において、ワークフローエンジン１０４は、取得したタスクモデルに関連付けられるテンプレート文書ID（文書メタデータID）を用いて、文書メタデータDB１１６からテンプレート文書IDに対応する文書IDの検索を行う。

ステップ４０９に続いてステップ４１０に進み、文書メタデータDB１１６は、検索された文書IDをワークフローエンジン１０４に出力する。

ステップ４１０に続いてステップ４１１に進み、ワークフローエンジン１０４は、文書管理システムに対して、文書IDに基づく文書の複製を指示する。

ステップ４１１に続いてステップ４１２に進み、文書管理システムは、指示された文書を複製し、複製文書の文書IDをワークフローエンジン１０４に出力する。

ステップ４１２に続いてステップ４１３に進み、ワークフローエンジン１０４は、取得し文書IDを文書メタデータDB１１６に登録する。このとき、登録する文書IDには、新規に文書メタデータIDが割り当てられる。

ステップ４１３に続いてステップ４１４に進み、文書メタデータDB１１６は、新規に作成（複製）された文書IDと文書メタデータIDとの関連付けが完了したら、その旨を割り当てた文書メタデータIDと共にワークフローエンジン１０４に通知する。

ステップ４１４に続いてステップ４１５に進み、ワークフローエンジン１０４は、ステップ２１３で取得したタスクモデルをインスタンス化することでタスクを生成し、タスクインスタンスDB１１５に記憶する。このとき、タスクモデルがツリー構造となっており、下位のタスクモデルが存在する場合は、これらのタスクモデルについてもインスタンス化することでタスクを生成する。よって、ツリー構造のタスクモデルに基づいて複数のタスクを有するタスク群を生成することが可能となる。

ステップ４１５に続いてステップ４１６に進み、タスクインスタンスDB１１５は、新規に作成されたタスクにタスクIDを割り当てて、これらの記憶が完了したら、割り当てたタスクIDと共に記憶が完了したことをワークフローエンジン１０４に通知する。

ステップ４１６に続いてステップ４１７に進み、ワークフローエンジン１０４は、ステップ４１４にて通知された文書メタデータIDと、ステップ４１６にて通知されたタスクIDとを関連付けて、関連情報DB１１３に登録する。

ステップ４１７に続いてステップ４１８に進み、関連情報DB１１３は、タスクIDと文書メタデータIDとの記憶が完了したら、その旨をワークフローエンジン１０４に通知する。

ステップ４１８に続いてステップ４１９に進み、ワークフローエンジン１０９は、ブラウザ３０１を介してユーザにタスクと文書との作成が完了したことを通知する。

以上、図１１に示す処理を行うことにより、文書タイプを指定することで、この文書タイプに関連付けられているタスクモデルを特定し、このタスクモデルに関連付けられている文書を複製すると共に、タスクモデルに基づいてタスクを生成することができる。さらに、複製した文書と生成したタスクとを関連付けることもできる。また、タスクモデルがツリー構造を成す場合は、このツリー構造と同様のタスク群を生成することができる。

図１２は、文書とタスクが生成された場合の各DBのデータの一部を示す図である。図１２に示す例は、図９に示す各DBの状態から図１１に示す処理を行った後の各DBの具体例を示している。図１２に示す各DBの状態になるまでの過程を説明する。

まず、文書タイプ一覧からユーザが「国際会議論文」を選択し、図９（a）に示す文書タイプDBから「国際会議論文」に関連付けられるタスクモデルIDは「１」だと分かり、このタスクモデルID「１」の「国際会議論文投稿」をユーザに提示する。

次に、ユーザがタスクモデル「国際会議論文投稿」を選択し、タスク及び文書の作成をシステム側に指示した場合、タスクモデル「国際会議論文投稿」に関連するタスクモデル（以下、関連タスクモデルという）を取得する。関連タスクモデルとは、ツリー構造で表されるタスクモデルのうち、注目するタスクモデルの下位階層にあるタスクモデル全てを意味することにする。

図９（c）に示す例において、タスクモデル「国際会議論文投稿」の関連タスクモデルは、タスクモデルID「２」〜「１３」のタスクモデル全てが下位階層のタスクモデルとなるため、これら全てが関連タスクモデルとなる。

次に、取得した全てのタスクモデルに関連付けられているテンプレート文書ID（文書メタデータID）を取得する。図９（c）に示す例では、タスクモデル「国際会議論文投稿」に関連付けられるテンプレート文書ID「１」、「２」、タスクモデル「社外発表申請」に関連付けられるテンプレート文書ID「３」というように、ここでは、テンプレート文書ID「１」〜「６」が取得される。

なお、タスクモデル「国際会議論文投稿」には、テンプレート文書が２つ関連付けられているので、ユーザにより１つを選択させるようにしてもよい。ここでは、テンプレート文書ID「１」である「ACM用論文テンプレート.tex」が選択されたとする。

次に、取得されたテンプレート文書IDから文書ID（URL）を特定し、この文書IDに基づく文書を複製し、必要な情報を修正する。例えば、文書IDを「http://docsv/xxx/acm.tex」から、「http://docsv/A/acm.tex」に修正する。この複製した文書を文書管理システム側に格納する。このときの文書管理DB２０６のデータ例を示したのが図１２（d）である。ここでは、説明を簡単にするため新規に作成されたデータしか記載していない。

次に、ワークフロー管理システム側で、新規に作成された文書ID（URL）を取得し、これらに文書メタデータIDを割り当て文書メタデータDB１１６に格納する。このときの文書メタデータDB１１６のデータ例を示したのが図１２（b）である。

次に、ワークフロー管理システム側で取得したタスクモデル（関連タスクモデル含む）をインスタンス化することでタスクを生成し、タスクインスタンスDB１１５に格納する。このときのタスクインスタンスDB１１５のデータ例を示したのが図１２（a）である。ここでは、タスクを生成する際、ツリー構造を保持しながらタスク群として生成する場合について説明した。

最後に、生成されたタスクのタスクIDと、文書メタデータIDとを関連付けて関連文書DB１１３に格納する。このときの関連文書DB１１３のデータ例を示したのが図１２（c）である。タスクと文書メタデータとの関係については、タスクの基になったタスクモデルと、文書の複製元の文書メタデータとの関係をタスクモデルDB１１４から調べれば判断可能である。

以上、実施例１に係るワークフロー管理システムによれば、ワークフロー管理システムとは独立して文書管理システム上に文書ファイルを持ちながら、文書管理システム内の文書とワークフロー管理システム内のタスクとを関連付けて管理することができる。

また、本発明は、本社に文書管理サーバをおき、各部署にワークフロー管理サーバをおいた場合を想定すると、各部署では、本社に保存されている文書を参考にしてタスクを生成したり、本社にある文書を複製して自部署のタスクと関連付けたりすることができる。

以上、本発明の実施例について詳述したが、本発明は係る特定の実施例に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。

なお、実施例において説明した処理内容をプログラムとし、このプログラムをコンピュータに実行させて前述した処理をワークフロー管理システム及びワークフロー管理方法として実行させることも可能である。また、このプログラムを記録媒体に記録し、このプログラムが記録された記録媒体をコンピュータに読み取らせて、前述した処理をワークフロー管理システム及びワークフロー管理方法として実行させることも可能である。

実施例１に係るワークフロー管理SVのハードウェア構成の一例を示す図。 実施例１におけるオブジェクト概念図を示す図。 実施例１に係るワークフロー管理システムと文書管理システムの主要機能構成の一例を示すブロック図。 検索手段の詳細な機能を示すブロック図。 各データベースのスキーマ例を示す図。 文書に関連するタスクを検索する処理の一例を示すシーケンス図。 文書を指定してからのタスク生成処理の一例を示すシーケンス図。 文書タイプを指定してタスクを生成する処理の一例を示すシーケンス図。 タスクが生成される前の各DBの状態を示す図。 タスクが生成された後の各DBの一部を示す図。 文書タイプを指定して文書とタスクを生成する処理の一例を示すシーケンス図。 文書とタスクが生成された場合の各DBのデータの一部を示す図。

符号の説明

１１ 制御部
１２ 主記憶部
１３ 補助記憶部
１４ ネットワークI/F
１５ 外部記憶装置I/F
１６ 外部装置I/F
１７ 出力装置I/F
１８ 入力装置I/F
１００ ワークフロー管理システム
１０１、２０１ GUI
１０２、２０２ レンダリングエンジン
１０３、２０３ 入出力制御部
１０４ ワークフローエンジン
１０５ 検索手段
１０６ タスク制御部
１０７ タスク作成部
１０８ タスクツリー保持部
１０９ 文書メタデータ制御部
１１０ 文書メタデータ管理手段
１１１ 文書作成指示手段
１１２ データベース
１１３ 関連情報DB
１１４ タスクモデルDB
１１５ タスクインスタンスDB
１１６ 文書メタデータDB
１１７ 文書タイプDB
２００ 文書管理システム
２０４ 文書検索手段
２０５ 文書作成手段
２０６ 文書管理DB
３０１、３０２ ブラウザ
４０１ 文書メタデータ検索手段
４０２ 関連タスク検索手段
４０３ 文書タイプ検索手段
４０４ タスクモデル検索手段

Claims (10)

1. 文書本体と該文書を識別する文書識別情報を格納する文書データベースを備える文書管理システムとは独立して、データベースを備えた管理サーバによってコンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムであって、
   前記管理サーバは、
   前記文書データベースに格納される文書識別情報を含む文書メタデータを格納する文書メタデータデータベースと、
   ワークフローを構成するタスクと前記文書メタデータとを関連付けて格納する関連情報データベースとを備えるワークフロー管理システム。
2. 前記管理サーバは、
   前記文書識別情報に基づいて、該文書識別情報を含む文書メタデータを前記文書メタデータデータベースから検索し、検索した文書メタデータに対応するタスクを、前記関連情報データベースから検索する検索手段をさらに備える請求項1記載のワークフロー管理システム。
3. 前記管理サーバは、
   前記文書メタデータと前記文書のタイプを示す文書タイプとを関連付けて格納する文書タイプデータベースと、
   前記文書タイプとタスクモデルとを関連付けて格納するタスクモデルデータベースとをさらに備え、
   前記検索手段は、前記検索した文書メタデータに対応する文書タイプを前記文書タイプデータベースから検索し、検索した文書タイプに対応するタスクモデルを前記タスクモデルデータベースから検索する請求項２記載のワークフロー管理システム。
4. 前記管理サーバは、
   前記検索手段により検索されたタスクモデルをインスタンス化して前記タスクを生成するタスク生成手段をさらに備える請求項３記載のワークフロー管理システム。
5. 前記管理サーバは、
   前記検索手段により検索されたタスクモデルに添付される文書メタデータに基づいて、前記文書データベース内の文書を複製する指示を出す文書作成指示手段をさらに備える請求項４記載のワークフロー管理システム。
6. 文書本体と該文書を識別する文書識別情報を格納する文書データベースを備える文書管理システムとは独立して、前記文書データベースに格納される文書識別情報を含む書誌情報を示す文書メタデータを格納する文書メタデータデータベースと、前記タスクと前記文書メタデータとを関連付けて格納する関連情報データベースとを備えた管理サーバによってコンストラクティブワークフローを管理するワークフロー管理システムにおけるワークフロー管理方法であって、
   前記文書識別情報に基づいて、前記文書識別情報を含む文書メタデータを前記文書メタデータデータベースから検索する第１検索ステップと、
   前記第１検索ステップにより検索された文書メタデータに基づいて、該文書メタデータに対応するタスクを前記関連情報データベースから検索する第２検索ステップと、
   を有するワークフロー管理方法。
7. 前記管理サーバは、
   前記文書メタデータと前記文書のタイプを示す文書タイプとを関連付けて格納する文書タイプデータベースと、
   前記文書タイプとタスクモデルとを関連付けて格納するタスクモデルデータベースとをさらに備え、
   前記第１検索ステップにより検索された文書メタデータに対応する文書タイプを前記文書タイプデータベースから検索する第３検索ステップと、
   前記第３検索ステップにより検索された文書タイプに対応するタスクモデルを前記タスクモデルデータベースから検索する第４検索ステップとをさらに有する請求項６記載のワークフロー管理方法。
8. 前記第４検索ステップにより検索されたタスクモデルをインスタンス化して前記タスクを生成するタスク生成ステップをさらに有する請求項８記載のワークフロー管理方法。
9. 前記第４検索ステップにより検索されたタスクモデルに添付される文書メタデータに基づいて、前記文書データベース内の文書を複製する指示を出す文書作成指示ステップをさらに有する請求項８記載のワークフロー管理方法。
10. 請求項６乃至９いずれか一項に記載のワークフロー管理方法をコンピュータに実行させるためのワークフロー管理プログラム。

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