JP2008102568A - 文書管理システム、出力設定管理装置、プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】複数の画像形成装置の中から何れかを選択して利用し得る環境下においても、過去に設定した印刷設定を効率的に再利用できるようにする。
【解決手段】文書ごとに、印刷に使用した画像形成装置の機種情報と、印刷設定に付帯して利用者が記入したコメントと、ドライバ設定，アプリケーション設定、印刷データの内の少なくとも１つとを対応付けて、データベース化して保存する（Ｓ１０〜Ｓ２９）。登録済の印刷設定を利用する場合、登録済の情報の中から、今回の処理対象となる文書に該当するものを検索して、該当のものを画像形成装置の機種情報と対応付けてリスト表示し、利用者の選択を受け付ける（Ｓ３０〜Ｓ３８）。利用者は、提示された中から希望するものを選択する（Ｓ４０）。設定変更が必要であれば変更を受け付ける（Ｓ４２−ＹＥＳ，Ｓ４４）。確定された印刷設定情報に従ってドライバなどを設定して印刷を実行する（Ｓ４６，Ｓ４８）。
【選択図】図８

Description

本発明は、文書管理システム、出力設定管理装置、およびプログラムに関する。

たとえば、プリンタ装置、ファクシミリ装置、複写装置、またはそれらの機能を複合的に有する複合機（multi-function device ）などの画像形成装置を操作して、図面、写真、あるいはパンフレットなどの文書を出力する際には、設定すべき条件（パラメータ）は、数が多く複雑な場合があり、所望する条件で出力処理を実施するのが困難なことも起こり得る。

そこで、この解決手法の一例として、一度上手く印刷できたときの印刷設定を所定の記憶媒体に保存しておき、今回の出力処理に対応する過去の印刷設定を検索し、過去に設定された印刷設定を利用することで、今回の印刷設定の設定を容易にする仕組みが種々提案されている（たとえば特許文献１〜８を参照）。

特開２００１−２４３０３１号公報 特開２００１−３５０６０６号公報 特開２００２−０３２２００号公報 特開２００２−３６６３２２号公報 特開２００３−２２８４６３号公報 特開２００４−０３８６０４号公報 特開２００４−０９４９５５号公報 特開２００４−３６２４８７号公報

本発明は、複数の出力装置の中から何れかを選択して利用し得る環境下においても、過去に設定した出力設定を効率的に再利用することのできる仕組みを提供することを目的とする。

請求項１に記載の発明は、所定の出力装置を使用した文書の出力処理の出力設定情報を、出力処理時に使用された出力装置を特定する情報と対応付けて所定の記憶媒体に登録する登録部と、登録済の出力設定情報の中から、今回の出力処理の対象となる文書に該当するものを検索して、該当のものを当該文書の出力処理の条件に設定する設定部とを備えたことを特徴とする文書管理システムである。

請求項２に記載の発明は、所定の出力装置を使用した文書の出力処理の出力設定情報を、出力処理時に使用された出力装置を特定する情報と対応付けて所定の記憶媒体に登録する登録部、および登録済の出力設定情報の中から今回の出力処理の対象となる文書に該当するものの検索を指示して検索結果に基づく該当のものを当該文書の出力処理の条件に設定する設定部の内の少なくとも一方を備えたことを特徴とする出力設定管理装置である。

請求項３に記載の発明は、所定の出力装置を使用した文書の出力処理の出力設定情報を、出力処理時に使用された出力装置を特定する情報と対応付けて所定の記憶媒体に登録する登録部、および登録済の出力設定情報の中から今回の出力処理の対象となる文書に該当するものを検索して検索結果を提示する検索部の内の少なくとも一方を備えたことを特徴とする出力設定管理装置である。

請求項４に記載の発明は、請求項２に記載の発明においてさらに、設定部は、今回の出力処理の対象となる文書に該当する出力設定情報を出力装置と対応付けて提示し、提示したものの中から利用者による選択を受け付け、選択されたものを当該文書の出力処理の条件に設定することを特徴とする。

請求項５に記載の発明は、請求項２に記載の発明においてさらに、設定部は、出力設定情報登録部に登録済の出力設定情報の中から、今回の出力処理の対象となる文書および使用する出力装置に該当するものを検索して、該当する出力設定情報を出力装置と対応付けて提示し、提示したものの中から利用者による選択を受け付け、選択されたものを当該文書の出力処理の条件に設定することを特徴とする。

請求項６に記載の発明は、請求項２に記載の発明においてさらに、設定部は、出力設定情報登録部に登録済の出力設定情報の中から、今回の出力処理の対象となる文書および使用する出力装置に該当するものの中から１つを検索して、これを当該文書の出力処理の条件に設定することを特徴とする。

請求項７に記載の発明は、請求項２または３に記載の発明においてさらに、登録部は、利用者により入力された出力設定情報に関する付加情報も、出力設定情報および出力装置を特定する情報と対応付けて登録することを特徴とする。

請求項８に記載の発明は、所定の出力装置を使用した文書の出力処理の出力設定情報を、出力処理時に使用された出力装置を特定する情報と対応付けて所定の記憶媒体に登録する登録部、および登録済の出力設定情報の中から今回の出力処理の対象となる文書に該当するものの検索を指示し、検索結果に基づく該当のものを当該文書の出力処理の条件に設定する設定部の内の少なくとも一方として電子計算機を機能させることを特徴とするプログラムである。

請求項９に記載の発明は、所定の出力装置を使用した文書の出力処理の出力設定情報を、出力処理時に使用された出力装置を特定する情報と対応付けて所定の記憶媒体に登録する登録部、登録済の出力設定情報の中から今回の出力処理の対象となる文書に該当するものを検索して検索結果を提示する検索部の内の少なくとも一方として電子計算機を機能させることを特徴とするプログラムである。

請求項１に記載の発明によれば、出力装置別に登録済の出力設定の中から今回の文書および出力装置に該当するものを特定して、今回の文書の出力処理を実行することができる文書管理システムを実現できる。

請求項２に記載の発明によれば、出力装置別に登録済の出力設定の中から今回の文書および出力装置に該当するものを特定して、今回の文書の出力処理を実行することができる、利用者側の出力設定管理装置を実現できる。

請求項３に記載の発明によれば、出力装置別に登録済の出力設定の中から今回の文書および出力装置に該当するものを特定して、今回の文書の出力処理を実行することができる、管理者側の出力設定管理装置を実現できる。

請求項４に記載の発明によれば、出力設定に対応して提示された出力装置の情報を参照することができ、今回の文書に該当する出力設定の中から、今回の出力処理で使用する出力装置に該当するものを容易に選択することができる。

請求項５に記載の発明によれば、今回の文書に該当する出力設定の中から、今回の出力処理で使用する出力装置に該当するものに絞って利用者に提示することができる。その結果、請求項４に記載の発明よりも、今回の出力処理で使用する出力装置に該当するものをより容易に選択することができる。

請求項６に記載の発明によれば、今回の文書で、かつ今回の出力処理で使用する出力装置に該当するものが自動的に特定されるので、利用者による選択操作が不要になる。

請求項７に記載の発明によれば、出力設定情報に対応付けられた付加情報を参照して、今回の文書および出力装置に該当する登録済の出力設定を選択することができる。

また、請求項４〜７に記載の発明によれば、選択対象のものを絞り込むことができる、または、選択そのものが不要になる、あるいは選択時に付加情報を参照できるので、付加的な効果として、登録される出力設定情報量が非常に多くなってしまった場合や、ＩＴリテラシーの低い利用者が使用する場合などにおいて、今回の出力処理で使用する出力装置に該当するものをより容易に特定することができる。

請求項８に記載の発明によれば、出力装置別に登録済の出力設定の中から今回の文書および出力装置に該当するものを特定して、今回の文書の出力処理を実行することができる、利用者側の出力設定管理装置の仕組みを、コンピュータを用いて実現できる。

請求項９に記載の発明によれば、出力装置別に登録済の出力設定の中から今回の文書および出力装置に該当するものを特定して、今回の文書の出力処理を実行することができる、管理者側の出力設定管理装置の仕組みを、コンピュータを用いて実現できる。

以下、図面を参照して本発明の実施形態について詳細に説明する。なお、本実施形態では、コンピュータシステムによって使用されるファイルとして電子文書を例にし、その電子文書（以下単に文書という）を、ファイル属性情報管理装置の一例である文書管理サーバによって集中管理する場合を例にして説明する。

＜＜システム構成＞＞
図１および図２は、印刷設定管理システムとしても機能する文書管理システムの全体概要を示した図である。ここで、図１は、システム構成の典型例を示し、図２は、その変形例を示す。

本実施形態の文書管理システム１は、本システムで管理される文書を作成するユーザ（文書提供者）によって使用される提供者端末３と、文書提供者によって作成された文書を参照や印刷などのために利用するユーザ（文書利用者）によって使用されるローカル側端末の一例である利用者端末５と、本システムで管理する文書やその属性情報を管理するリモート側端末の一例である文書管理サーバ７が、ＬＡＮ(Local Area Network)などの通信網９により相互接続されている。

提供者端末３および利用者端末５は、何れも、クライアント装置、すなわち利用者側の文書管理装置の一例である。一方、文書管理サーバ７は、管理者側の文書管理装置の一例である。何れの文書管理装置も、出力設定管理装置２の機能を具備している。

なお、図示した例では、便宜的に、１台の提供者端末３と１台の利用者端末５が設けられた状態を示しているが、これは一例であって、それぞれの設置台数は任意である。また、文書管理サーバ７に関しても、１台に限らず、複数台を設置することもできる。

また、本実施形態では、クライアント装置を、便宜的に、文書提供者が使用する提供者端末３と、文書利用者が使用する利用者端末５とに分けて図示しまた説明するが、文書提供者は自ら作成した文書の利用者にもなり得、また、他のユーザが作成した文書の利用者にもなり得るので、１台のクライアント装置が、提供者端末３にも利用者端末５にもなり得る。

また、本実施形態では、複数ユーザにより共用されるファイル形式にて管理される文書を利用できるようにするために、文書管理用の文書管理サーバ７を設置して、文書を文書管理サーバ７にて集中管理させるようにシステムを構築している。文書の作成者は、新規作成した文書を文書管理サーバ７に登録しておけば、複数ユーザに対して文書利用を効率的に行なわせることができる。

本実施形態において、提供者端末３、利用者端末５、および文書管理サーバ７は、何れも、文書のコンテキストの管理に関する処理を実行する機能を備えた文書管理装置の一例である。

ここで、コンテキストとは、文書の状況（特に最新状況）を示す情報である。たとえば、文書には、文書の実体や属性情報とは別個の情報であって、各文書に付加的に関連付けて保持管理される付加情報が対応付けられることがある。たとえば、付加情報としては、文書の有効性を示す状態に関する情報や文書作成者による当該文書に対するコメントやメッセージなどの動的に追加や変更がされる情報や、文書の版の状態を示す情報などが該当する。

また、本実施形態特有の情報として、文書に対応する印刷設定パラメータなどの印刷設定を示す情報および文書利用者による印刷設定に関連したコメントなどの動的に追加や変更がされる情報などを示す印刷設定情報も追加する。つまり、本実施形態のコンテキストは、これら文書の状況を示す属性情報や付加情報や印刷設定情報を含むものである。

なお、本実施形態では、前述のように、文書の状況を示す情報を「コンテキスト」と称する。また、複数の文書の最新の関連状況を示す情報を「グループコンテキスト」と称する。後者も、文書の最新の状況を示す情報であり「コンテキスト」の一例でもあるので、特段区別する必要のないときには「グループコンテキスト」も単に「コンテキスト」と称して説明する。つまり、任意の数（１つであってもよいし複数であってもよい）の文書からなる文書グループの状況を示す情報が「コンテキスト」である。

各コンテキストに対して設定した情報は、文書に対応付けることによって当該文書の動的属性情報として設定される。つまり、本実施形態において取り扱う文書には、自己固有の静的属性情報と自己が属する文書グループに対応する動的属性情報とが当該文書の属性情報として設定されることになる。なお、文書に設定する属性情報の詳細については後述する。

本実施形態の文書管理システム１においては、文書の最新の状況（コンテキスト）を、文書の利用者間で共有可能に構成し、文書に属性情報を設定することにより、文書の活用を効率的に図ることのできる文書の属性管理の仕組みとする。加えて、前述のように、コンテキストには、印刷設定情報も含まれているので、印刷設定情報も共有可能な構成となる。

また、複数ユーザにより共用されるファイル形式にて管理される文書を利用できるようにするために、文書管理用の文書管理サーバ７をシステムに設置して、文書を文書管理サーバ７にて集中管理させるように、サーバ・クライアント方式のシステムを構築する。

そして、複数ユーザに対して文書利用を効率的に行なわせることができるように、文書の作成者は、提供者端末３にて新規作成した文書を、文書管理サーバ７に登録しておくようにする。この際、文書管理サーバ７で文書を管理するための文書ＩＤを、管理対象である文書のファイル中にも格納し、また、文書ＩＤに基づいて、該当する文書に対応した文書のコンテキストを文書管理サーバ７上で管理する構成とする。

また、利用者端末５を利用することで、文書の表示、印刷、編集などの文書に対する処理を行なうアプリケーションと連携動作し、文書ファイル中に格納された文書ＩＤに基づいて、文書管理サーバ７との間で対応する文書のコンテキストの更新や取得を行なうように構成する。

また、本実施形態特有の仕組みとして、文書の印刷処理時には、コンテキストに含まれる印刷設定情報を再利用する。この際、コンテキストに含まれる印刷設定情報をそのまま使用して印刷処理を実行してもよいし、必要に応じて、パラメータを変更してから印刷処理を実行してもよい。

なお、本実施形態では、自己が作成した文書を、自己が使用する提供者端末３に搭載の文書を保存する機能を持った作成文書記憶部３６に保存することを前提に説明するが、他の提供者端末３もしくは利用者端末５に搭載の記憶媒体や、データベースサーバとして機能する文書管理サーバ７に搭載の記憶媒体を、共有ディスク装置として利用して保存するようにしてもよい。

＜システムの典型例について＞
先ず、図１に示すシステム構成の典型例にて、提供者端末３、利用者端末５、文書管理サーバ７のそれぞれについて説明する。

＜提供者端末＞
提供者端末３は、本システムの管理対象とする文書を作成し所定の記憶媒体に登録する文書作成登録処理部３２と、文書作成登録処理部３２で作成された文書の電子データを記憶する作成文書記憶部３６とを有している。

文書作成登録処理部３２は、本システムの管理対象とする文書を新規に作成する新規登録処理部３３と、作成した文書を更新することで文書を改版する改版登録処理部３４とを有している。

文書作成登録処理部３２は、本システムの管理対象とする文書を新規登録処理部３３で新規に作成して文書管理サーバ７へ登録する。あるいは、既存文書を新規文書として登録してもよい。改版登録処理部３４は、改版した文書を最新版として文書管理サーバ７へ登録する。あるいは、新規に作成した文書を既登録の文書の新版として登録してもよい。文書の新規作成および編集には、汎用的な文書作成ソフトウェアを利用する。また、新規登録処理部３３および改版登録処理部３４は、作成した文書に対して文書識別情報を付与するとともに、文書を文書管理サーバ７へ登録するときに、その文書の版管理情報も併せて登録する。

また、文書作成登録処理部３２は、本システムの管理対象とする文書を新規登録処理部３３により新規に作成して、その文書およびその属性情報を作成文書記憶部３６と文書管理サーバ７に登録する。また、文書作成登録処理部３２は、作成した文書が属すべきグループコンテキストに関する情報が設定されていない場合には、グループコンテキストに関する情報を設定する。

また、提供者端末３は、作成または改版された文書の利用の可否（つまり有効であるのか無効であるのか）などの利用状態など版の状態を設定する文書状態設定処理部４２と、文書提供者が提供した文書に対する利用状況を監視する利用状況監視部４４とを有している。なお、文書状態設定処理部４２が設定する版の状態は、版管理情報に含まれている。利用状況監視部４４は、文書提供者が提供した文書に対する利用状況を文書管理サーバ７に記録させ、また、その記録した内容を取得する。

＜利用者端末＞
利用者端末５は、文書を取得する文書取得処理部５２と、文書取得処理部５２が取得した文書の電子データ（複製文書としての電子データ）を利用文書として記憶する利用文書記憶部５４と、利用文書記憶部５４に保存されている文書の中から利用者により入力指定された文書に対する情報取得要求に応じて、その文書に関連するコンテキスト、すなわち、その文書の属性情報や文書の版を示す版管理情報を含むその文書に関連する付加情報や、さらにその文書の関連文書に関する属性情報や付加情報や印刷デーらを、文書管理サーバ７から取得する情報取得処理部５６とを有している。

また、利用者端末５は、印刷設定の設定や登録を行なう印刷設定処理部６０と、文書の版管理情報や属性情報や印刷設定情報やその他の情報を、図示を割愛した所定の表示媒体上で提示する文書情報提示処理部６４と、印刷設定処理部６０により確定された印刷設定に従って、文書取得処理部５２が取得した文書を、図示を割愛したプリンタなどの画像形成装置から印字出力する印刷処理部６８とを有している。

情報取得処理部５６は、処理対象文書に対応して、文書管理サーバ７に登録されているコンテキストに含まれた印刷設定情報を取得する印刷設定情報取得部５７を具備している。

文書情報提示処理部６４は、印刷設定情報取得部５７により取得された処理対象文書に対応する各種の印刷設定情報を所定の提示手段にて提示する印刷設定提示部６５を具備している。

印刷設定処理部６０は、印刷設定を確定して印刷処理部６８に対して設定する印刷設定情報設定部６１と、印刷処理部６８に対して設定した印刷設定および利用者によるその印刷設定に関してのコメントを今回の印刷設定情報として登録する印刷設定登録部６２とを具備している。

印刷設定情報設定部６１は、新規に印刷設定を印刷処理部６８などに設定することもできるし、過去の印刷設定を利用する際には、印刷設定提示部６５により提示された印刷設定情報の中から何れかを選択して使用可能にもなっている。後者の場合、印刷設定情報設定部６１は、文書データベース８０に登録済の印刷設定情報の中から、今回の出力処理の対象となる文書に該当するものの検索を文書管理サーバ７に指示し、検索結果に基づく該当のものを今回の文書の出力処理の条件に設定する。

文書取得処理部５２は、利用したい文書についてユーザ操作により文書管理サーバ７からダウンロードすることで、あるいは提供者端末３から送信されてくる文書を受信することで、文書を取得し、取得した文書を利用文書記憶部５４に保存する。取得される文書は、当該文書の最新版の複製である。つまり、利用文書記憶部５４は、複製文書記憶部として機能するのである。

文書利用者は、基本的に利用文書記憶部５４に複製して格納した利用文書（複製文書）を利用することになる。このため、たとえば、図示を割愛するが、利用者端末５には、ユーザからの指示に応じて利用文書記憶部５４に保存された文書に所定の処理を施す文書処理部が設けられる。所定の処理とは、文書の表示や印刷など、文書を利用した処理である。実際には、文書は種々のアプリケーションによって利用され得るが、本実施形態では、文書の利用目的など詳細なことまで言及しないため、これらのアプリケーションに実現される処理を総括して文書処理と称する。

文書情報提示処理部６４は、文書管理サーバ７が保持管理している文書の属性情報や情報取得処理部５６が取得した印刷データを含むコンテキストを受け取り、この受け取った文書の属性情報や印刷設定情報やその他の情報をコンテキストとして、所定の条件に従って利用者に提示する。これらの提示に当たっては、表示デバイス上の画面で提示してもよいし、印刷処理部６８を利用して、出力用紙に印刷してもよい。

たとえば、処理対象文書に対応して複数の印刷設定情報が印刷設定情報取得部５７によって取得されていたときには、印刷設定情報取得部５７は、それら複数の印刷設定情報の全てを印刷設定提示部６５に通知することで、印刷設定提示部６５において、それら全ての印刷設定情報を一覧表示する。この場合、印刷設定情報設定部６１では、一覧表示された処理対象文書に該当する全ての印刷設定情報の中から何れかを選択して、この選択した印刷設定情報をベースとして印刷設定を印刷処理部６８などに設定することになる。

あるいは、印刷設定情報取得部５７は、利用者端末５と接続されているプリンタなどの画像形成装置、つまり利用者側で利用可能な画像形成装置と同じ機種やメーカーの印刷設定情報のみを抽出してもよい。この抽出した印刷設定情報のみを印刷設定提示部６５に通知することで、印刷設定提示部６５において、利用者側で利用可能な画像形成装置と同じ機種やメーカーの印刷設定情報のみを一覧表示する。

この場合、印刷設定情報設定部６１では、一覧表示された処理対象文書に該当し、かつ利用者側で利用可能な画像形成装置と同じ機種やメーカーの印刷設定情報の中から利用者により選択された何れかの印刷設定情報をベースとして印刷設定を印刷処理部６８などに設定することになる。

あるいは、印刷設定情報取得部５７は、利用者側で利用可能な画像形成装置の機種に合った印刷設定情報のみを自動的に抽出してもよい。この抽出した印刷設定情報のみを印刷設定提示部６５と印刷設定情報設定部６１に通知することで、印刷設定提示部６５において、利用者側で利用可能な画像形成装置に合致した印刷設定情報のみが表示され、かつ印刷設定情報設定部６１では、それのみをベースとして印刷設定を印刷処理部６８などに設定することになる。

なお、本実施形態の構成では、利用者端末５の印刷設定情報取得部５７にて、所定の条件に合致する印刷設定情報を抽出するようにしているが、情報取得処理部５６を利用者端末５に備えていることは必須ではなく、文書管理システム１の何れかの箇所に、同様の機能部が設けられていればよい。たとえば、後述するシステムの変形例のようにすることで、文書管理サーバ７側で、所定の条件に合致する印刷設定情報を抽出（検索）して利用者端末５の印刷設定提示部６５や印刷設定情報設定部６１に検索結果を返すようにしてもよい。

＜文書管理サーバ＞
文書管理サーバ７は、本システムで扱う文書に関する全般の管理を実行する文書管理部７１と、文書の版管理や文書の登録および削除あるいは登録されている文書の利用状況管理などを行なうデータベース管理部７２と、関連文書情報の登録、更新、削除などの情報管理を行なう関連文書情報設定部７３と、版管理情報を含む文書の付加情報の管理全般を行なう付加情報管理部７４と、印刷設定情報の登録、更新、削除、検索などの印刷設定に関する管理を行なう印刷設定情報管理部７５とを有している。

また、文書管理サーバ７は、利用者端末５から送られてくる要求に応じて該当する文書の属性情報や付加情報や印刷設定情報などのコンテキストを当該利用者端末５へ送信する通知処理部の一例である情報提供部７６と、文書の利用状況を保存する管理ログファイル保存部７８と、文書やその文書に関連する情報をデータベース（ＤＢ：Database）化して保存する文書データベース８０とを有する。

文書データベース８０は、提供者端末３の文書作成登録処理部３２で作成された文書の電子データを共有文書としてデータベース化して記憶する共有文書データベース８２と、その文書の属性情報を文書と対応付けてデータベース化して記憶する文書属性情報データベース８４とを有している。

また、文書データベース８０は、提供者端末３の文書作成登録処理部３２で作成された文書や利用者端末５にて利用された文書の付加情報をデータベース化して記憶する付加情報記憶部の一例である付加情報データベース８６と、それら文書に関連する文書の情報（関連文書情報と称する）をデータベース化して記憶する関連文書情報記憶部の一例である関連文書情報データベース８８と、それら文書に対して設定登録された印刷設定情報の内の印刷設定パラメータなどの印刷設定を示す情報を記述した所定の印刷形式の印刷データファイルをデータベース化して記憶する印刷ファイル記憶部の一例である印刷ファイルデータベース８９とを有している。

印刷データとしては、たとえば、印刷データとして広く使用されているＰＤＬ（Page Description Language ；ページ記述言語）形式のデータとしてもよい。あるいは、印刷を目的とした中間形式の印刷中間データやそれと同等のアプリケーションファイルを使用するなど、画像形成装置への印刷状態を再現できる中間的な形式としてもよい。何れにしても、これら印刷データには、印刷設定（印刷処理用のパラメータ）を付加しておく。

詳細は後述するが、文書属性情報データベース８４は、文書の属性情報の一部に、印刷設定情報の内の印刷データ部分を除く情報、たとえば、印刷設定に関連した文書利用者によるコメントなどの情報を含めるとともに、印刷ファイルデータベース８９に保存した印刷データファイルを取り出すための格納先に関する情報および印刷データファイルを特定する識別情報（いわゆるＩＤ）を含める。本構成例では、文書属性情報データベース８４の印刷設定情報に関わる情報を保存する領域と、印刷ファイルデータベース８９とで、印刷設定情報を記憶する印刷設定記憶部が構成される。

なお、本例では、印刷データファイルを保存する印刷ファイルデータベース８９を文書属性情報データベース８４とは別に設けているが、印刷ファイルデータベース８９を設けずに、文書属性情報データベース８４に、所定の形式の印刷データを、文書の属性情報の一部に含めて格納してもよい。

なお、本実施形態の文書データベース８０の構成では、各データベースを同じ文書管理サーバ７に配設しているが、これらの各データベースは、必ずしも同一のサーバコンピュータに設ける必要はなく、文書管理サーバ７の管理下において情報管理可能に構成さえすれば、異なるサーバコンピュータに配設してもよい。

文書管理部７１は、文書利用者からの要求に応じて文書のダウンロードを行なう。

データベース管理部７２は、文書提供者により作成または改版された文書に版管理情報を関連付けて版の管理を行なう。さらに、データベース管理部７２は、文書データベース８０への文書の登録や削除を行なうし、また登録されている文書の利用状況などの管理情報を管理ログファイル保存部７８に記録する。

たとえば、データベース管理部７２は、文書登録時において文書作成登録処理部３２と協調動作することで、提供者端末３から送られてくる新規作成文書を共有文書データベース８２に登録し、また、文書の属性情報を文書属性情報データベース８４に登録する。

また、データベース管理部７２は、文書利用時において文書取得処理部５２と協調動作することによって、利用者端末５から送られてくる要求に応じて該当する文書を共有文書データベース８２から読み出して、その利用者端末５へダウンロードする。

また、データベース管理部７２は、文書提供者により作成または改版された文書に版管理情報を関連付けて版の管理を行なう。また、データベース管理部７２は、文書データベース８０への文書の登録や削除、登録されている文書の利用状況などを管理ログファイル保存部７８に記録する。

関連文書情報設定部７３は、管理者などによる所定の入力操作に従って関連文書情報データベース８８に関連文書情報の登録、更新、削除などの情報管理を行なう。

付加情報管理部７４は、文書作成者などが使用する利用者端末５から送られてくる付加情報を収集し、またデータベース管理部７２で得られる版管理情報を含めて、付加情報データベース８６に登録するなど付加情報の管理全般を行なう。

印刷設定情報管理部７５は、印刷設定情報を、印刷処理時に使用された画像形成装置を特定する情報（機種情報）と対応付けて文書属性情報データベース８４や印刷ファイルデータベース８９に登録部７５ａと、登録済の印刷設定情報の中から、利用者端末５側での今回の出力処理の対象となる文書に該当するものを検索して検索結果を利用者端末５の印刷設定情報設定部６１に提示する検索部７５ｂの両機能部を具備している。なお、登録部７５ａは、登録機能だけでなく、更新する機能や削除する機能も備えている。

＜システムの変形例について＞
なお、図１に示した提供者端末３、利用者端末５、文書管理サーバ７に備えられる各機能要素の配置態様は、典型例を示したものであり、システムの運用形態によっては、提供者端末３に備えられている利用状況監視部４４を利用者端末５側に配置することもできる。また、提供者端末３や利用者端末５に備えられている機能部の一部を文書管理サーバ７側に配置することもできる。

ただし、変形態様を採る場合でも、利用者が文書操作時に利用者端末５を使用するという観点では、最低でも、図２に示すように、利用者端末５としては、印刷設定提示部６５を具備する文書情報提示処理部６４を備えていることが必要である。

また、前述のように、一般的には、文書管理サーバ７の共有文書データベース８２に保存されている文書をそのままの形態で使用するのではなく、自身に備えられている記憶媒体に複製して使用するので、図２に示すように、文書管理サーバ７が管理する文書を複製して保存する文書記憶部としての利用文書記憶部５４をも利用者端末５に備えているのが好ましい。

一方、コンテキストの収集処理や必要なものの抽出（検索）処理については、利用者端末５側で行なうのか文書管理サーバ７側で行なうのかは、自由であると考えてよい。よって、情報取得処理部５６（詳細には印刷設定情報取得部５７）や印刷設定処理部６０（詳細には印刷設定情報設定部６１や印刷設定登録部６２）は、利用者端末５および文書管理サーバ７の何れに配置してもよいことになる。

たとえば、図２に示すように、これらの全てを文書管理サーバ７に備えるようにしてもよい。印刷設定処理部６０を文書管理サーバ７に設ける場合、文書情報提示処理部６４の印刷設定提示部６５との間での通信処理によって、利用者への印刷設定情報の提示や印刷設定の設定あるいは登録の指示を受け付け、確定された印刷設定を印刷処理部６８に設定するようにすればよい。

＜文書情報の収集について＞
本実施形態の文書管理システム１においては、先ず、文書には、文書ＩＤ、文書名、作成日時などの属性情報を付加する。また、文書の属性情報とは別に、文書作成者などによって文書利用者に知らせたいコメントやメッセージなどの文書利用に有効な付加情報を各文書に対応させて設定する。なお、文書管理サーバ７の文書データベース８０に保存されている文書を利用者端末５の利用文書記憶部５４に複製して保存する際にも、文書ＩＤが引き継がれるようにする。

また、関連文書情報設定部７３は、関連文書情報を関連文書情報データベース８８に登録する際、関連性のある文書群ごとにグループＩＤを識別情報として割り当ててグループ管理する。各グループ情報には、グループＩＤに対応させて、そのグループに属する各文書の文書ＩＤを設定登録する。

文書管理サーバ７側の付加情報管理部７４は、文書作成者などの要求に応じて付加情報を付加情報データベース８６に登録する。たとえば、各文書に付加情報として、各文書の有効性（有効か無効か）を示す情報、コメント情報、あるいはメッセージ情報を文書ごとに設定する。

加えて、本実施形態では、さらに、印刷設定情報管理部７５は、文書に対応する印刷設定パラメータなどの印刷設定および文書作成者による印刷設定に関連したコメントなどの動的に追加や変更がされる情報を示す印刷設定情報を利用者端末５から取得したときには、その印刷設定情報を文書ＩＤをキーにして印刷ファイルデータベース８９に登録する。

また、文書管理サーバ７においては、利用者端末５から情報取得要求が送られてくると、情報提供部７６は、その中に含まれている対象文書の文書ＩＤをキーにして文書属性情報データベース８４や付加情報データベース８６や印刷ファイルデータベース８９を検索することによって対象文書に対応付けられている属性や付加情報や印刷設定情報を検索して、検索結果を要求発信元の利用者端末５へ返信する。

また、情報提供部７６は、関連文書情報データベース８８を検索することによって対象文書の関連文書の文書ＩＤを抽出する。そして、関連文書の属性情報およびコンテキストの内、少なくとも有効性を示す情報を共有文書データベース８２、文書属性情報データベース８４、付加情報データベース８６から取り出して、要求発信元の利用者端末５へ返信する。

文書情報提示処理部６４は、その結果を受けて、各種のコンテキストを所定の条件に従って利用者に提示する。

＜電子計算機を利用した構成例＞
図３は、提供者端末３、利用者端末５、および文書管理サーバ７といった印刷設定情報の管理に関する処理を実行する出力設定管理装置２のハードウェア的な構成の一例を示す図である。提供者端末３および利用者端末５は、ハードウェア的には汎用的なパーソナルコンピュータ（パソコンと称する）で実現できる。また、文書管理サーバ７は、ハードウェア的には汎用的なサーバコンピュータで実現できる。

つまり、本実施形態の提供者端末３、利用者端末５、および文書管理サーバ７などの出力設定管理装置２は、各種の機能部の一部を、ハードウェア処理回路により構成することに限らず、その機能を実現するプログラムコードに基づき電子計算機（コンピュータ）と同様の仕組みを用いてソフトウェア的に実現することが可能である。

電子計算機と同様の仕組みで、コンテキスト管理機能（本実施形態では特に印刷設定情報管理機能も含む）をソフトウェアにより実行する場合には、そのソフトウェアを構成する処理プログラムが、その処理プログラムを記憶したＣＤ−ＲＯＭやフィレキシブルディスクなどの記憶媒体（記録媒体）から、装置内部の記憶媒体（記憶媒体）にインストールされる。

処理プログラムを記憶した記憶媒体は、コンピュータのハードウェア資源に備えられている読取装置に対して、プログラムの記述内容に応じて、磁気、光、電気などのエネルギの状態変化を引き起こして、それに対応する信号の形式で、読取装置にプログラムの記述内容を伝達できるものである。

なお、印刷設定情報管理機能を含むコンテキスト管理機能をコンピュータに実行させるプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭなどの記憶媒体を通じて配布されることに限らず、ダウンロードサイトなどの他のサーバなどからインターネットなどのネットワーク（有線であるか無線であるかは問わない）を経由してプログラムをダウンロード（コンピュータに転送）して取得したり、あるいは更新したりしてもよい。コンピュータでは、そのようにして転送されてくるプログラムを受信し、内蔵するハードディスクなどの記憶媒体にインストールする。

また、印刷設定情報管理機能を含むコンテキスト管理機能を実現するプログラムコードを記述したファイルとしてプログラムが提供されるが、この場合、一括のプログラムファイルとして提供されることに限らず、コンピュータで構成されるシステムのハードウェア構成に応じて、個別のプログラムモジュールとして提供されてもよい。

たとえば、図３に示すように、コンピュータシステムとして構成される出力設定管理装置２は、装置全体の動作を制御するシステム制御部１０２を装置本体２ａに備える。本実施形態において、システム制御部１０２は、コンテキスト管理処理機能を実現するコンテキスト管理制御部（本実施形態では特に出力設定情報管理制御部）としての機能を持つ。

システム制御部１０２は、具体的には、コントローラ部（制御部）１０４と、図示したハードディスク装置（ＨＤＤ）１１８あるいは光／磁気ディスク装置１１９や、図示を割愛した、フレキシブルディスク（ＦＤ）ドライブ、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk ROM）ドライブ、半導体メモリコントローラなどの、所定の記憶媒体からデータを読み出したり記録したりするための記録・読取制御部１０６とを有する。

なお、ハードディスク装置１１８や光／磁気ディスク装置１１９は、装置本体２ａ内ではなく、外部に情報蓄積装置２ｂとして設けるようにしてもよい。この態様は、特に、文書管理サーバ７を構成する場合に好適である。

コントローラ部１０４は、ＣＰＵ１１２、読出専用の記憶部であるＲＯＭ１１３、随時書込みおよび読出しが可能であるとともに揮発性の記憶部の一例であるＲＡＭ１１５、および不揮発性の記憶部の一例であるＲＡＭ（ＮＶＲＡＭと記述する）１１６を有する。

なお、上記において“揮発性の記憶部”とは、装置の電源がオフされた場合には、記憶内容を消滅してしまう形態の記憶部を意味する。一方、“不揮発性の記憶部”とは、装置のメイン電源がオフされた場合でも、記憶内容を保持し続ける形態の記憶部を意味する。記憶内容を保持し続けることができるものであればよく、半導体製のメモリ素子自体が不揮発性を有するものに限らず、バックアップ電源を備えることで、揮発性のメモリ素子を“不揮発性”を呈するように構成するものであってもよい。

また、半導体製のメモリ素子により構成することに限らず、磁気ディスクや光ディスクなどの媒体を利用して構成してもよい。たとえば、ハードディスク装置１１８や光／磁気ディスク装置１１９を不揮発性の記憶部として利用できる。また、ＣＤ−ＲＯＭなどの記憶媒体から情報を読み出す構成を採ることでも不揮発性の記憶部として利用できる。

また、コンピュータシステムと同様の仕組みで構成された出力設定管理装置２は、装置の操作指示を受け付けるなどのユーザインタフェースをなす機能部としての指示受付部１５２と、操作時のガイダンス画面（操作メニュー）や装置の動作状態や処理結果などの所定の情報をユーザに提示する表示出力部１５４と、各機能部との間のインタフェース機能をなすインタフェース部（ＩＦ部）１９０とを、装置本体２ａに有する。

インタフェース部１９０としては、処理データ（画像データを含む）や制御データの転送経路であるシステムバス１９１の他、たとえば、操作パネル部１９２ａおよび操作キー部１９２ｂを具備したユーザインタフェース部１９２や、プロトコル制御を実行しネットワークとのインタフェース機能をなす通信インタフェース部１９４や、その他の外部デバイスとのインタフェース機能をなすデバイスインタフェース部を有する。

通信インタフェース部１９４は、ＬＡＮ（Local Area Network）やＷＡＮ（Wide Area Network ）などの有線形態のネットワークを制御するネットワークコントローラ１４２や、公衆回線網（たとえば電話回線）などを通じ、コンピュータ同士でデータをやり取りするときに利用するモデム１４４などの通信制御機能を持つ。なお、ネットワークは、有線形態のものに限らず、無線形態のネットワークであってもよく、この場合無線仕様のネットワークコントローラ１４６が設けられる。

デバイスインタフェース部は、後述するように、各種のデバイス装置をコントロールする。

指示受付部１５２としては、たとえば、ユーザインタフェース部１９２の操作キー部１９２ｂを利用することができる。あるいは、キーボード１５２ａやマウス１５２ｂなどを利用することもできる。

ユーザインタフェース部１９２やキーボード１５２ａやマウス１５２ｂは、図示を割愛するが、キーボード１５２ａからのキー入力およびマウス１５２ｂといったポインティングデバイスからの入力を制御するそれぞれに応じたデバイスインタフェース部を介してシステムバス１９１に接続される。

表示出力部１５４は、表示制御部と表示装置とを備える。表示装置としては、たとえば、ユーザインタフェース部１９２の操作パネル部１９２ａを利用することができる。あるいは、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube；陰極線管）やＬＣＤ（Liquid Crystal Display；液晶）などでなるその他のディスプレイ部１５４ａを利用することもできる。

また、出力設定管理装置２には、前述の各機能部の他にも、装置機能に応じた特有の機能部も設けられる。一例として、各種の記憶媒体（作成文書記憶部３６、利用文書記憶部５４、共有文書データベース８２など）に保存する文書や、文書属性情報データベース８４に保存する文書属性情報や付加情報データベース８６に保存するコンテキスト情報のデータ量を少なくする機能を持つ場合であれば、文書データやその他のデータの圧縮伸張処理やデータ加工などの処理を実行するデータ処理部１８０が設けられる。

各種のデバイスは、それらに応じたアプリケーションプログラムとコントローラ部１０４による全体を制御するアプリケーションプログラム（オペレーティングシステム用のソフトウェアなど）との連携（協調動作）によって、文書生成や取得並びに保存やその文書に関連する属性情報やコンテキストの取得並びに保存といったコンテキスト管理処理に関わる各種のサービスを提供するように構築される。

これら各デバイス用の各アプリケーションは、アプリケーションごとに、追加（インストール）、仕様変更（バージョンアップやバグ修正などの同一バージョン内での微小変更）、または削除（アンインストール）することができし、アプリケーションを構成するモジュールごとにも、追加、仕様変更、あるいは削除することができる。

ＣＰＵ１１２は、システムバス１９１を介してシステム全体の制御を行なう。ＲＯＭ１１３は、ＣＰＵ１１２が使用する制御プログラムを含む各種固定データを格納する。ＲＡＭ１１５は、ＳＲＡＭ（Static Random Access Memory ）などで構成され、プログラム制御変数や各種処理のためのデータなどを格納し、また、所定のアプリケーションプログラムに従って演算して得たデータや外部から取得したデータなどを一時的に格納する領域を含んでおり、ＣＰＵ１１２がデータ処理などを行なう際に、ワークメモリなどの用途に使用される。

ＮＶＲＡＭ１１６は、制御パラメータや処理されたデータなどを記憶しておくものであり、バックアップされる。特に、本実施形態の構成では、コンテキスト管理処理に関連する各種のデータを保存する機能をなすようになっている。

また、ハードディスク装置１１８や光／磁気ディスク装置１１９は、フレキシブルディスク１０７ａやＣＤ−ＲＯＭ１０７ｂなどの可搬型の記憶媒体１０７から取り込んだコンテキスト管理処理用のプログラムや各種のアプリケーションプログラム、あるいはフォントデータやユーザファイルといったユーザデータや制御管理データを保持したり、自装置で取得したデータや外部から取得したデータなどを大量に一時的に格納したりする領域を含んでおり、入出力インタフェース機能をなす記録・読取制御部１０６によりデータの読出しや書込みが制御される。

このような構成により、所定の指令にて、コンテキスト管理機能を実行するプログラムが記憶されているＣＤ−ＲＯＭなどの読取可能な記憶媒体から、あるいは通信網を介して、ＲＡＭ１１５にコンテキスト管理プログラムがインストールされ、また指示受付部１５２を介した操作者による指令や所定の条件を契機とする自動処理にてコンテキスト管理プログラムが起動される。

ＣＰＵ１１２は、このコンテキスト管理プログラムに従って後述するコンテキスト管理処理に伴う処理ステップを実行し、処理結果をＲＡＭ１１５やハードディスク装置１１８などの記憶装置に格納し、必要により操作パネル部、あるいはＣＲＴやＬＣＤなどの表示装置に情報提示出力する。コンテキスト管理処理を実行するプログラムが記録した記憶媒体を用いることにより、既存のシステムを変えることなく、コンテキスト管理処理を実行する出力設定管理装置２を汎用的に構築することができる。

なお、このようなコンピュータを用いた構成に限らず、前述のように、各機能部の処理をなす専用のハードウェアの組合せにより、コンテキスト管理機能を実行することを可能とする出力設定管理装置２を構成することもできる。また、コンテキスト管理のための一連の処理はハードウェア、またはソフトウェアの一方のみで実行されることに限らず、両者の複合構成によって実行することも可能である。

また、後述するコンテキスト管理処理は、後述する記載に従って時系列に実行されるのみならず、処理を実行する装置の処理能力あるいは必要に応じて並列的にあるいは個別に実行されてもよい。

次に、本実施形態におけるコンテキスト管理処理機能について詳細に説明する。なお、本実施形態においては、図１に示した機能要素により種々の機能を提供するが、提供者端末３、利用者端末５、および管理サーバ７などの出力設定管理装置２における各処理機能は、図３に示したようなコンピュータ構成の出力設定管理装置２上でアプリケーションを動作させることによって実現されるものとして説明する。

＜＜印刷設定の共有機能＞＞
＜属性情報について＞
図４〜図７は、印刷設定情報を含む文書情報の管理態様を説明する図である。ここで、図４は、印刷設定情報を含む属性情報の構成例を示す図である。図５は、コンテキスト情報の構成例を示す図である。また、図６および図７は、印刷設定情報の詳細構成例を示す図である。

たとえば、図面、写真、あるいはパンフレットなどのパブリッシング原稿を含む文書の印刷時には、原稿の種類や画像形成装置の種類などにより、様々なパラメータを設定する必要がある。たとえば、図面印刷では、細線を出すための調整、用途に合せた拡大／縮小印刷などの設定が必要になる。また、写真印刷では、カラーバランスや紙の種類などの設定が必要になる。また、パブリッシング原稿などは、写真、図面のほか、文字を印刷するフォントや余白設定などの設定が必要になる。

また、一般的なワープロソフトや表計算ソフトなどで作成された文書では、予定しているレイアウトに収まるように、また、表のセルの内に書き込まれた文字が正しく印刷されるように、また余分なページが出力されることがないように、フォントや余白マージンを、出力先プリンタに合うように設定することがある。たとえば、確定申告のフォームに代表されるようなインターネットで広く配布されて使用されるフォームや、企業などの組織内で用いられる会計処理や各種の申請を目的とした帳票フォームなどを印刷する場合、これらの設定に留意する必要がある。

一方、これらのパラメータの設定は難しいが、ある画像形成装置を用いて一度上手く印刷できたときの印刷設定を共有可能に構成しておけば、次回以降、その同じ画像形成装置でその印刷設定を利用することで、繰り返し上手く印刷できるようになることが考えられる。

そこで、本実施形態では、印刷設定の共有化を実現するに当たって、ネットワーク環境上で同じ文書を利用しようとする際に、文書の利用者が複数存在する場合（換言すれば、複数の利用者が同じ文書を共有する場合）や、出力先の画像形成装置が複数存在する場合にも対応し得る仕組みを採る。

先ず、本実施形態では、文書に対して静的属性情報および動的属性情報という２種類の属性情報を設定する。図４に示すように、静的属性情報は、各文書に固有の属性であり、文書名、文書ＩＤ、作成者など、各文書に依存する固有の情報であり、また、動的属性情報は、文書をグループ化して取り扱うときに、文書グループに属する各文書に対して文書グループにおいて有効となるよう設定される属性である。

本実施形態では、文書グループごとに各文書属性を設定することで文書の動的属性情報として設定する。たとえば、１つの文書が複数のグループに属する場合、その文書には属性情報として前述した１つの静的属性情報と、属するグループ数分の動的属性情報とが設定される。

また、動的属性情報に含まれる有効／無効は、文書がグループにおいて有効か無効かを示す情報である。通知の有無は、グループに文書が属するより以前に属していた文書を開いたクライアントユーザにグループに文書が新たに属したことを通知するか否かを設定する。

たとえば、図５に示すように、各文書には、それぞれ静的属性情報として固有の文書ＩＤ＝Ｄ１〜Ｄ５が割り当てられている。また、要求仕様書および基本仕様書は、“開発業務”に属しているため文書ＩＤとは別個にコンテキストＩＤ（グループＩＤ）＝Ｃ１が割り当てられる。また、機能仕様書第１版および機能仕様書第２版は、“機能仕様書” に属しているため文書ＩＤとは別個にコンテキストＩＤ＝Ｃ２が割り当てられる。機能仕様書第３版は、“開発業務”および“機能仕様書”という２つのグループに属しているため、２つのコンテキストＩＤ＝Ｃ１，Ｃ２が割り当てられる。

グループに対応させて設定される動的属性情報は、図５に示すように、各グループを識別する上記コンテキストＩＤおよびコンテキスト名と、属性情報およびグループに属する文書の文書ＩＤで構成されている。文書ＩＤは、グループに属する文書群である。図示した例では、“開発業務”というグループには、文書ＩＤ＝Ｄ１，Ｄ２，Ｄ５が含まれていることが分かる。

また本実施形態では、動的属性情報に印刷設定情報（出力設定情報の一例）の一部または全体を含めている。この印刷設定情報は、文書をある画像形成装置（出力装置の一例）を使用して印刷出力処理（出力処理の一例）した際の印刷設定（特に印刷が上手くいったときのものである）、および、その印刷設定に関連して文書利用者により入力設定された出力設定情報に関する付加情報（たとえば設定の名前や簡単な説明を記したコメントなど）であって、複数の利用者間で共有するべく登録指示を受けたものである。印刷設定は、出力先として使用した画像形成装置の特性を反映したものである。

ここで、印刷設定情報の文書データベース８０への登録に当たっては、印刷データも属性情報の一部に含めて文書属性情報データベース８４に一括登録するか否か、換言すれば、印刷ファイルデータベース８９を文書属性情報データベース８４とは別に設けるか否かで、大きくは２つの態様を採り得る。

たとえば、図６に示す第１例では、印刷ファイルデータベース８９を設けない態様である。この場合、印刷設定に関連する属性としては、先ず、印刷設定を一意に特定するための名前が設定される。また、その印刷設定に関連して利用者が説明を入力したときは、その説明を示したコメントが設定される。

また、利用者の指示に従って設定された印刷設定、および、印刷アプリケーションを起動して印刷処理を実行した後に取得される情報、の内の少なくとも１つが属性情報に設定される。

ここで、「利用者の指示に従って設定された印刷設定」は、たとえば、プリンタドライバの設定値（たとえば、用紙サイズ、印刷方向、モノクロ／カラーの区別、印刷画質など）が該当する。また、「印刷処理を実行した後に取得される情報」は、たとえば、文書を取り扱うアプリケーションプログラムの設定値（たとえば、印刷範囲、印刷対象シート、フォント、拡大縮小の指定、一行あたり文字数、一頁あたり行数など）、出力対象である画像形成装置の機種情報（つまり出力装置を特定する情報）、およびその画像形成装置へ送信するためにプリンタドライバにて生成されたＰＤＬ形式などの印刷データが該当する。画像形成装置の機種情報には、たとえば、出力先プリンタの型番およびメーカー名を含むようにする。

また、図７に示す第２例では、印刷ファイルデータベース８９を設けた態様である。この場合、図６に示した第１例の情報の内、印刷データのファイルを、印刷ファイルデータベース８９に格納するようにする。そして、これに対応して、文書属性情報データベース８４側の属性には、印刷ファイルデータベース８９に保存した印刷データファイルの格納先に関する情報や印刷データファイルを特定する識別情報を設定する。

図６および図７の何れの態様においても、属性情報の共有化を実現する仕組みを前提として、属性情報の一部に、文書に対応する印刷設定パラメータなどの印刷設定情報を含めるようにしているのである。

＜＜処理手順＞＞
図８は、本実施形態において、文書利用者が本システム管理下の文書を利用して印刷出力する際の、印刷設定情報の共有化の動作例を示すフローチャートである。ここで、左側は、印刷設定情報の共有化に関わる印刷設定情報登録処理を示し、右側は、印刷設定情報の共有化に関わる印刷設定情報再利用処理を示す。また、図９は、共有設定画面Ｇ１の一例を示す図であり、図１０は、印刷設定登録画面Ｇ２の一例を示す図である。また、図１１は、印刷設定選択画面Ｇ３の一例を示す図であり、図１２は、印刷設定共有情報画面Ｇ４の一例を示す図である。

＜印刷設定情報登録処理＞
先ず、利用者端末５は、文書（の電子データ）、その文書の属性情報、印刷が上手くいった結果の印刷設定情報を含むコンテキストの情報、および関連文書情報を、文書ＩＤをキーにして対応付けて、文書管理サーバ７の文書データベース８０に登録する。

ここで、印刷設定情報の登録に当たっては、詳細には、たとえば、以下のようにする。たとえば、利用者端末５は、図９に示すような、印刷設定情報を属性に格納するためのメニューを選択可能な共有設定画面Ｇ１を提示する（Ｓ１０）。利用者は、印刷設定情報の登録を希望する場合、この共有設定画面Ｇ１にて、「印刷設定を登録」を選択する。

印刷条件登録部６２は、「印刷設定を登録」の選択を受け付けると、印刷設定情報を属性に格納するための登録画面を提示する（Ｓ１２）。このとき、印刷先のプリンタの種類などが分かるように、プリンタ名や印刷設定に関するコメントなどを合せて設定できるようにする。たとえば、図１０に示すような、印刷が上手くいった結果の印刷設定情報を、共有対象となる属性情報として登録するか否かを指示可能な印刷設定登録画面Ｇ１を提示する。

利用者は、提示された印刷設定登録画面Ｇ２にて、印刷設定情報の共有を指示する（Ｓ１４）。この際には、利用者は、印刷設定情報に名前や簡単な説明や自分の名前を設定し、また、共有対象のデータの種類や出力対象の画像形成装置の種類（メーカー名および機種名）を指定する。

また、印刷条件登録部６２は、利用者の指示に従って、現在の印刷設定に従って、印刷レイアウトを示す文書表示をする（Ｓ１６）。この印刷レイアウトの表示は、いわゆる印刷プレビューの機能と同じである。利用者は、この印刷プレビューで、印刷結果に不具合がないかを確認し、不具合があれば、印刷設定に戻る。問題がなければ、次の処理に移行する。

次に、ステップＳ１６で指定された共有対象のデータの種類に合わせて、必要な情報を取得する。たとえば、プリンタドライバ設定の共有を指定されているときには（Ｓ２０−ドライバ）、印刷アプリケーション（たとえばプリンタドライバ）からプリンタドライバの設定情報を取得する（Ｓ２２）。また、アプリケーション設定の共有を指定されているときには（Ｓ２０−アプリ）、文書を取り扱うアプリケーションプログラムから、そのアプリケーションの印刷出力と関連する設定情報を取得する（Ｓ２４）。また、印刷データの共有を指定されているときには（Ｓ２０−印刷データ）、印刷アプリケーション（たとえばプリンタドライバ）から印刷データを取得する（Ｓ２６）。

この後、印刷条件登録部６２は、ステップＳ１６で設定された名前や説明などの付加情報と出力対象である画像形成装置の機種情報、およびステップＳ２０〜Ｓ２６にて取得したデータ（ドライバ設定，アプリケーション設定、印刷データの内の少なくとも１つ）を文書ＩＤと対応付けて文書管理サーバ７に送る（Ｓ２８）。

文書管理サーバ７の印刷設定情報管理部７５は、これらの印刷設定情報を、共有可能な属性に設定して文書属性情報データベース８４や印刷ファイルデータベース８９に登録する（Ｓ２９；登録工程）。印刷設定情報を含むコンテキストの情報を、文書の利用者間で共有可能な属性に格納するのである。特に、印刷設定情報に関しては、出力処理時に使用された画像形成得装置を特定する機種情報と対応付けて登録するのである。

つまり、本実施形態では、文書ごとに、印刷に使用した画像形成装置のメーカー名や型番などの機種を特定する機種情報と、印刷設定に付帯して利用者が記入したコメントとが、ドライバ設定，アプリケーション設定、印刷データの内の少なくとも１つと対応付けられて、データベース化されて保存されることになる。

＜印刷設定情報再利用処理＞
文書の印刷処理を実行する際、印刷設定情報設定部６１は、文書管理サーバ７の文書データベース８０に登録されている登録済（つまり過去）の印刷設定情報を利用するか否かを利用者に問い合せ、利用しない場合には新規に各種の設定を受け付ける。

一方、登録済の印刷設定情報を利用する場合には、文書管理サーバ７から、今回の文書に該当する登録済の印刷設定情報を読み出して、そのまま印刷処理部６８に設定する（つまりそのまま再利用する）か、あるいは登録済の印刷設定情報をベースに必要な修正をしてから印刷処理部６８に設定する（つまり一部を再利用する）。何れにしても、文書の利用者間で共有可能な属性に格納された印刷が上手くいった印刷設定情報を使って今回の印刷を指示するのである。

たとえば、利用者端末５は、図９に示すような、登録済の印刷設定情報を利用するためのメニューを選択可能な共有設定画面Ｇ１を提示する（Ｓ３０）。利用者は、印刷設定情報の再利用を希望する場合、この共有設定画面Ｇ１にて、「印刷設定を利用」を選択する。つまり、利用者は、印刷設定情報の再利用を利用者端末５に指示するのである。

印刷設定情報設定部６１は、「印刷設定を利用」の選択を受け付けると、登録済の印刷設定情報を使用するための画面を提示する。このとき、文書の利用者間で共有可能な属性に格納された印刷が上手くいった結果のデータを使って印刷を指示できるようにする。

たとえば、印刷設定情報設定部６１は、文書管理サーバ７との協働処理により、印刷対象文書に該当する登録済の印刷設定情報を文書データベース８０から読み出す。具体的には、印刷設定情報設定部６１は、先ず、印刷対象文書に該当する登録済の印刷設定情報の検索を文書管理サーバ７の印刷設定情報管理部７５に指示する（Ｓ３２）。この検索指示を受けた印刷設定情報管理部７５は、文書データベース８０の文書属性情報データベース８４と印刷ファイルデータベース８９から、該当のものを検索して読み出し、検索結果を印刷設定情報設定部６１に返す（Ｓ３４）。

ここで、印刷対象文書に該当するものが複数登録されている場合、印刷設定情報設定部６１は、共有可能な属性に登録されている印刷設定情報の一覧リストを作成する（Ｓ３６）。なお、この一覧リストの作成は文書管理サーバ７側で行ない、作成した一覧リストを印刷設定情報設定部６１に渡すようにしても良い。

印刷設定情報設定部６１は、図１１に示すような印刷設定選択画面Ｇ３にて、印刷設定情報の一覧リストを、名前や説明（コメント）などの付加情報、および、出力対象である画像形成装置の機種情報とともに利用者に提示する（Ｓ３８）。印刷設定選択画面Ｇ３では、共有されている印刷設定情報のリストが表示されるので、利用者は、提示された中から希望するものを選択する（Ｓ４０）。

なお、一覧リストの提示の際には、印刷対象文書に該当するもの全てを提示することに限らず、所定の条件に従ってさらに絞り込んで提示してもよい。たとえば、利用者の使用する利用者端末５で利用可能な画像形成装置と同じ機種の画像形成装置の印刷設定情報のみをリストにして提示してもよい。また、利用者の利用者端末５で利用可能な画像形成装置と同じメーカーの画像形成装置の印刷設定情報のみリストにして提示してもよい。何れの場合も、利用者は、提示された中から希望するものを選択する。

または、利用者の利用者端末５で利用可能な画像形成装置の機種に合った印刷設定情報の１つを自動的に選択するようにしてもよい。たとえば、利用者の使用する利用者端末５で利用可能な画像形成装置と同じ機種の画像形成装置の印刷設定情報のうち、もっとも最近登録された設定情報を自動的に選択してもよい。また、もっとも良い画質で印刷される設定情報を自動的に選択してもよい。利用者が予め設定する印刷品質優先や経済性優先などのルールに従って、設定情報中の画質や用紙サイズの情報を元に設定情報を自動的に選択するようにしてもよい。

次に印刷設定情報設定部６１は、印刷設定選択画面Ｇ３にて選択された印刷設定情報をそのまま適用して良いか、変更するかを利用者に問い合せる（Ｓ４２）。設定変更が希望されたときには、印刷設定情報設定部６１は、印刷実行前に印刷パラメータの変更を受け付ける（Ｓ４２−ＹＥＳ，Ｓ４４）。

この後、印刷設定情報設定部６１は、確定された印刷設定情報に従って、文書表示アプリケーションや印刷アプリケーション（プリンタドライバ）にパラメータ（印刷条件）を設定する（Ｓ４６）。印刷処理部６８は、設定された印刷設定情報に従って印刷を実行する（Ｓ４８）。

たとえば、印刷設定情報設定部６１は、印刷設定選択画面Ｇ３において、「共有情報を参照」ボタンがクリックされると、図１２に示すような印刷設定共有情報画面Ｇ４を提示する。また、「選択した設定で印刷プレビュー」ボタンがクリックされると、文書を表示しているアプリケーションの機能に従って印刷プレビューを表示する。

また、「選択した設定で印刷を実行」ボタンがクリックされると、選択された印刷設定情報に従って印刷処理部６に所定の印刷設定を行なう。これにより、利用者が選択した設定で印刷が実行される。また、「選択した設定を文書に反映」ボタンがクリックされると、現在文書を開いているアプリケーションの状態に対して印刷設定を反映する。印刷や設定値の詳細の確認は、このダイアログを閉じて、アプリケーションの機能から行なう。

なお、ステップＳ２０〜Ｓ２８で述べたように、共有対象のデータは、ドライバ設定，アプリケーション設定、印刷データの内の少なくとも１つであるから、ステップＳ４６での登録済の印刷設定を利用した設定は、登録済のデータの種類に応じたものとなる。たとえば、ドライバ設定が登録済でなければ、利用者がドライバ設定を逐一入力する必要があるのは言うまでもない。一方、「プリンタへ送信されるために生成されたＰＤＬ形式などの印刷設定情報」が共有されている場合には、ｌｐｒコマンド（Line PRinter）を使用するなどの汎用的な方法によって直接印刷を実行しても良い。

また、印刷パラメータを変更していたときに（Ｓ４２−ＹＥＳ，Ｓ４４）、変更したパラメータによって印刷した結果のデータを、文書の利用者間で共有可能な属性に格納することを希望する場合（Ｓ４８−ＹＥＳ）、前述の印刷設定情報登録処理と同様にして、図９に示す共有設定画面Ｇ１にて「印刷設定を登録」を選択して、以降、前述と同様にして登録すればよい。

文書管理システムの全体概要の典型例を示した図である。 文書管理システムの全体概要の変形例を示した図である。 印刷設定情報管理機能を具備した文書管理装置のハードウェア的な構成の一例を示す図である。 印刷設定情報を含む属性情報の構成例を示す図である。 コンテキスト情報の構成例を示す図である。 印刷設定情報の詳細構成例を示す図（第１例）である。 印刷設定情報の詳細構成例を示す図（第２例）である。 印刷設定情報の共有化に関わる動作例を示すフローチャートである。 共有設定画面の一例を示す図である。 印刷設定登録画面の一例を示す図である。 印刷設定選択画面の一例を示す図である。 印刷設定共有情報画面の一例を示す図である。

符号の説明

１…文書管理システム、２…出力設定管理装置、３…提供者端末、５…利用者端末、７…文書管理サーバ、９…通信網、３２…文書作成登録処理部、３３…新規登録処理部、３４…改版登録処理部、３６…作成文書記憶部、４２…文書状態設定処理部、４４…利用状況監視部、５２…文書取得処理部、５４…利用文書記憶部、５６…情報取得処理部、５７…印刷条件情報取得部、６０…印刷条件処理部、６１…印刷設定情報設定部、６２…印刷条件登録部、６４…文書情報提示処理部、６５…印刷条件提示部、６８…印刷処理部、７１…文書管理部、７２…データベース管理部、７３…関連文書情報設定部、７４…付加情報管理部、７５…印刷設定情報管理部、７６…情報提供部、７８…管理ログファイル保存部、８０…文書データベース、８２…共有文書データベース、８４…文書属性情報データベース、８６…付加情報データベース、８８…関連文書情報データベース、８９…印刷ファイルデータベース

Claims (9)

1. 所定の出力装置を使用した文書の出力処理の出力設定情報を、前記出力処理時に使用された前記出力装置を特定する情報と対応付けて所定の記憶媒体に登録する登録部と、
   前記登録済の出力設定情報の中から、今回の出力処理の対象となる文書に該当するものを検索して、該当のものを当該文書の出力処理の条件に設定する設定部と
   を備えたことを特徴とする文書管理システム。
2. 所定の出力装置を使用した文書の出力処理の出力設定情報を、前記出力処理時に使用された前記出力装置を特定する情報と対応付けて所定の記憶媒体に登録する登録部、
   前記登録済の出力設定情報の中から、今回の出力処理の対象となる文書に該当するものの検索を指示し、検索結果に基づく該当のものを当該文書の出力処理の条件に設定する設定部
   の内の少なくとも一方を備えたことを特徴とする出力設定管理装置。
3. 所定の出力装置を使用した文書の出力処理の出力設定情報を、前記出力処理時に使用された前記出力装置を特定する情報と対応付けて所定の記憶媒体に登録する登録部、
   前記登録済の出力設定情報の中から、今回の出力処理の対象となる文書に該当するものを検索して検索結果を提示する検索部
   の内の少なくとも一方を備えたことを特徴とする出力設定管理装置。
4. 前記設定部は、今回の出力処理の対象となる文書に該当する出力設定情報を前記出力装置と対応付けて提示し、提示したものの中から利用者による選択を受け付け、選択されたものを当該文書の出力処理の条件に設定する
   ことを特徴とする請求項２に記載の出力設定管理装置。
5. 前記設定部は、前記出力設定情報登録部に登録済の出力設定情報の中から、今回の出力処理の対象となる文書および使用する前記出力装置に該当するものを検索して、該当する出力設定情報を前記出力装置と対応付けて提示し、提示したものの中から利用者による選択を受け付け、選択されたものを当該文書の出力処理の条件に設定する
   ことを特徴とする請求項２に記載の出力設定管理装置。
6. 前記設定部は、前記出力設定情報登録部に登録済の出力設定情報の中から、今回の出力処理の対象となる文書および使用する前記出力装置に該当するものの中から１つを検索して、これを当該文書の出力処理の条件に設定する
   ことを特徴とする請求項２に記載の出力設定管理装置。
7. 前記登録部は、利用者により入力された前記出力設定情報に関する付加情報も、前記出力設定情報および前記出力装置を特定する情報と対応付けて登録する
   ことを特徴とする請求項２または３に記載の出力設定管理装置。
8. 所定の出力装置を使用した文書の出力処理の出力設定情報を、前記出力処理時に使用された前記出力装置を特定する情報と対応付けて所定の記憶媒体に登録する登録部、
   前記登録済の出力設定情報の中から、今回の出力処理の対象となる文書に該当するものの検索を指示し、検索結果に基づく該当のものを当該文書の出力処理の条件に設定する設定部
   の内の少なくとも一方として電子計算機を機能させることを特徴とするプログラム。
9. 所定の出力装置を使用した文書の出力処理の出力設定情報を、前記出力処理時に使用された前記出力装置を特定する情報と対応付けて所定の記憶媒体に登録する登録部、
   前記登録済の出力設定情報の中から、今回の出力処理の対象となる文書に該当するものを検索して検索結果を提示する検索部
   の内の少なくとも一方として電子計算機を機能させることを特徴とするプログラム。

Images