JP2006018370A

JP2006018370A - 文書管理システム

Info

Publication number: JP2006018370A
Application number: JP2004192829A
Authority: JP
Inventors: Ryuta Miyazaki; 隆太宮崎
Original assignee: Hitachi Information Systems Ltd
Current assignee: Hitachi Systems Ltd
Priority date: 2004-06-30
Filing date: 2004-06-30
Publication date: 2006-01-19

Abstract

【課題】文書ファイルの種別毎に文書の承認権限を持つ管理者が文書ファイル更新を容易に知ることができる文書管理システムを提供。
【解決手段】
文書管理クライアントマシン１０と文書管理情報を保存する文書管理サーバ２０と、複数の文書ファイルを保存する文書ファイルサーバ３０とを有するクライアントサーバ型の文書管理システムにおいて、前記管理サーバ２０が、文書種別に応じた複数の管理レベルを格納した文書別管理レベルテーブル２２と、複数のユーザＩＤに対応した管理レベル及び更新通知先とを格納したユーザ管理テーブル２３と、複数の文書ファイルに対応した文書種別とファイル保管場所とファイル作成日時とファイル更新日時と管理者承認日時とを格納した文書情報管理テーブル２１とを備え、入力された文書種別を基に管理レベルに比して高度な管理レベルのユーザＩＤに対応した更新通知先を前記文書管理テーブル２１に格納するもの。
【選択図】図１

Description

本発明は、電子文書ファイルの承認情報や更新情報を管理するに好適な文書管理システムに係り、特に文書ファイルの種別によって管理者を特定し、文書ファイルの更新を管理者に通知することができる文書管理システムに関する。

一般に企業等における電子化された文書ファイルの管理は、文章の入力乃至承認等を行う側のクライアントサーバと、該クライアントサーバ側で入力や承認された文書データを管理するための文書管理サーバとから成るクライアントサーバ型で構成することが知られている。

前記文書管理サーバは、文書ファイルを格納するキャビネットと文書を管理する情管理報とを格納し、文書管理クライアントから前記キャビネット内にフォルダを作成して文書ファイルを収容する文書保管機能と、キャビネット内の階層構造を把握し、文書管理クライアントからの文書ファイルの読み書きの可否を管理する等の文書管理機能とを有する。

尚、文書管理クライアントでの文書ファイルの追加や編集等の操作により、文書管理サーバ側の文書管理者が管理するキャビネット等の管理内容に変更が加わった場合に、その変更を文書管理者へ容易に知らせる技術が下記特許文献１に記載されている。
特開２００３−３３７８１３号公報

従来技術による電子文書管理システムは、文書管理サーバが、自己の管理するキャビネット内の文書ファイルの変更を把握することができるものの、事前に管理対象としていないキャビネットや他の文書ファイルサーバなどで作成された文書ファイルについては変更管理の対象とはならないため、前述の文書ファイルの管理ができないと言う不具合があった。

更に従来技術による電子文書管理システムは、管理者にキャビネットの文書管理者単位に変更を知らせる機能は有するものの、文書単位の管理者である承認者が変更を知ることができないと言う不具合もあった。例えば、従来技術においては、一つのキャビネット内には複数の文書ファイルが存在し、文書ファイル単位に文書の承認者が異なる場合、前記承認者単位に文書ファイルの変更を通知する機能がないため、文書ファイルが書き換えられた場合であっても当該承認者が前記書き換えを知ることができず、承認者に無断で文書ファイルが書き換えられる可能性があると言う不具合があった。

本発明の目的は、前述の従来技術による不具合を除去することであり、文書管理サーバが文書ファイルの種別毎に文書の承認権限を持つ管理者が文書ファイル更新を容易に知ることができると共に、前記更新された文書ファイルを容易に復元することができる文書管理システムを提供することである。

前記目的を達成するため本発明は、文書管理クライアントと文書管理情報を保存する文書管理サーバと、複数の文書ファイルを保存する文書ファイルサーバを有するクライアントサーバ型の文書管理システムにおいて、前記管理サーバが、文書種別に応じた複数の管理レベルを格納した文書別管理レベルテーブルと、複数のユーザＩＤに対応した管理レベル及び更新通知先とを格納したユーザ管理テーブルと、複数の文書ファイルに対応した文書種別とファイル保管場所とファイル更新日時と管理者承認日時とを格納した文書情報管理テーブルとを備え、入力された文書種別を基に文書別管理レベルテーブルを参照して求めた管理レベルに比して高度な管理レベルのユーザＩＤに対応した更新通知先を前記文書管理テーブルに格納することを第１の特徴とする。

更に本発明は、前記文書管理システムにおいて、文書情報管理テーブルに格納したファイル更新日時と管理者承認日時とを比較し、ファイル更新日時が管理者承認日時を越えた日付の場合、ユーザ管理テーブルに格納した更新通知先へ通知することを第２の特徴とし、前記何れかの文書ファイル管理システムにおいて、前記文書ファイルサーバに保存した文書ファイルを退避する記憶手段を設け、文書ファイルサーバに保存した文書ファイルを文書ファイルサーバのパス情報と共に記憶手段に退避して記憶することを第３の特徴とする。

本発明によれば、文書単位に承認できる管理者を限定して設定し、文書ファイルサーバ上の文書が更新された場合に、管理者に通知することにより、管理者が文書ファイル更新を容易に知ることができると共に、前記更新された文書ファイルを容易に復元することができる。

以下、本発明の一実施形態を図面を参照して詳細に説明する。図１は本発明の一実施形態による文書管理システム１の全体システム構成を示す図、図２は本実施形態によるシステム構成の詳細を示す図、図３は本実施形態による文書情報管理テーブルの一例を示す図、図４は本実施形態による文書別管理レベルテーブルの一例を示す図、図５は本実施形態によるユーザ管理テーブルの一例を示す図、図６は文書情報管理テーブルに初期情報を登録する際の動作フローチャート、図７は文書情報管理テーブルに承認依頼するための追加情報を登録する場合の動作フローチャート、図８は文書情報管理テーブルに文書の承認情報を登録する際の動作フローチャート、図９は文書情報管理テーブルに登録されている文書ファイルの更新有無をチェックする際の動作フローチャート、図１０は文書情報管理テーブルに登録されている文書ファイルを他の記録媒体に退避する際の動作フローチャート、図１１は別記録媒体に退避されている文書ファイルを文書情報管理テーブルのファイル保存場所へ復元する場際の動作フローチャートである。
＜構成の説明＞

本実施形態による文書管理システム１は、図１に示す如く、文書ファイルの入力や文書ファイルの承認を行うための複数のクライアントマシン１０と、該クライアントマシン１０から入力され又は承認権限のある管理者の承認情報を管理するための文書管理サーバ２０と、前記クライアントマシン１０から入力された文書ファイルを格納するための文書ファイルサーバ３０と、これらを接続するネットワーク４０とから構成される。

この文書管理システム１は、図２に示す如く、前記クライアントマシン１０が、初期の文書ファイル情報を登録するための文書初期情報登録画面１０ａと、一旦登録した文書ファイルへの追加や管理者への承認を依頼するための文書追加情報登録および承認依頼画面１０ｂと、該管理者が文書ファイルを参照して承認することを登録するための文書情報承認画面１０ｃと、承認の管理者が修正前の文書ファイルを復元するための文書ファイル復元画面１０ｄとを用いて後述の各機能を実行する処理プログラムを備え、文書管理サーバ２０は、文書ファイルを管理するための文書情報管理テーブル２１と、前記文書初期情報登録画面１０ａ他の画面を用いて入力された文書ファイルの管理レベルを登録するための文書別管理レベルテーブル２２と、ユーザ毎のユーザ名や管理レベル等を格納するユーザ管理テーブル２３と、文書更新有無チェック処理部２０ａと、文書ファイルの退避を実行するための文書退避処理部２０ｂとから構成される。

＜文書情報管理テーブル２１の説明＞

前記文書情報管理テーブル２１は、図３に示す如く、文書ファイルサーバ３０に収容されている文書ファイルの管理に関する情報を登録したものであり、文書ＩＤ２１ａと、文書名称２１ｂと、文書種別２１ｃと、作成者ＩＤ２１ｄと、管理者ＩＤ２１ｅと、ファイル格納場所２１ｆと、ファイル作成日時２１ｇと、ファイル更新日時２１ｈと、ファイル最終保存者２１ｉと管理者承認日時２１ｊとの各欄の情報を登録する様に構成される。

前記文書ＩＤ２１ａは、本文書管理システム１において、各文書ファイルを一義的に識別するためのコード情報であり、図示の例では例えば「０００００１」、「０００００２」、「０００００３」の３つの文書ＩＤの情報が登録されている。前記文書名称２１ｂは、各文書ファイルの文書名称が登録され、文書ＩＤ２１ａ「０００００１」、「０００００２」、「０００００３」の個々のレコードに対して、順にそれぞれ「ＡＡＡＡＡ」、「ＢＢＢＢＢ」、「ＣＣＣＣＣＣ」の名称が登録されている。

前記文書種別２１ｃは、各文書ファイルの管理レベルを特定するための文書種別が登録されるものであって、文書ＩＤ２１ａ「０００００１」、「０００００２」、「０００００３」の個々のレコードに対して、順にそれぞれ後述する管理レベルに対応した「ＳＡ」、「ＢＤ」、「ＦＤ」の各管理レベル値が登録されている。この管理レベル値については後述する。

前記作成者ＩＤ２１ｄは、各文書ファイルの作成者ＩＤが登録され、文書ＩＤ２１ａ「０００００１」、「０００００２」、「０００００３」の各レコードに対して、順にそれぞれ「１２３４５」、「１２３４５」、「１２３４５」の作成者ＩＤが登録されている。前記管理者ＩＤ２１ｅは、各文書ファイルの承認等を行う管理者ＩＤが登録され、文書ＩＤ２１ａ「０００００１」、「０００００２」、「０００００３」の各レコードに対して、順にそれぞれ「９８７６５」、「８７６５４」、「７６５４３」の値が登録されている。

前記ファイル格納場所２１ｆは、各文書ファイルのファイルサーバ３０での格納場所が登録され、文書ＩＤ２１ａ「０００００１」、「０００００２」、「０００００３」の各レコードについて、順にそれぞれ「￥￥Ａ￥Ｂ￥ａａａ．ｄｏｃ」、「￥￥Ｄ￥Ｅ￥ｆｆｆ．ｄｏｃ」、「￥￥Ｇ￥Ｈ￥ｉｉｉ．ｄｏｃ」の格納場所（パス）が登録されている。前記ファイル作成日時２１ｇは、各文書ファイルの最初の作成日時が登録され、文書ＩＤ２１ａ「０００００１」、「０００００２」、「０００００３」の各レコードに対して、順にそれぞれ「２００３／１０／２５１０：０１：２０」、「２００４／０２／０５１２：０５：１０」、「２００４／０２／１０１７：３４：１５」の作成日時の値が登録されている。

前記ファイル更新日時２１ｈは、各文書ファイルの管理者承認時の更新日時が登録され、文書ＩＤ２１ａ「０００００１」、「０００００２」、「０００００３」の各レコードに対して、順にそれぞれ「２００３／１２／２０１３：１４：２３」、「２００４／０２／１５１５：４５：５０」、「２００４／０２／１８１８：２６：２０」の承認日時の値が登録されている。

前記ファイル最終保存者２１ｉは、各文書ファイルの管理者承認時のファイル最終保存者が登録され、文書ＩＤ２１ａ「０００００１」、「０００００２」、「０００００３」の各レコードに対して、順にそれぞれ「あああああ」、「あああああ」、「あああああ」の最終保存者の値が登録されている。前記管理者承認日時２１ｊは、各文書ファイルの管理者承認時の承認日時が登録され、文書ＩＤ２１ａ「０００００１」、「０００００２」、「０００００３」の各レコードに対して、順にそれぞれ「２００３／１２／２３０９：１０：０５」、「２００４／０２／２０１６：３２：１２」、「２００４／０２／１９１７：４３：２０」の日時の値が登録されている。

このように本実施形態による文書情報管理テーブル２１は、文書ファイル毎の文書ＩＤ２１ａに対する管理レベル／管理者／承認日等の管理情報を一元的に管理するための管理テーブルを構成している。

＜文書別管理レベルテーブル２２の説明＞
前記文書別管理レベルテーブル２２は、図４に示す如く、文書種別を一義的に識別して管理レベルを設定するためのコード情報を登録したものであって、図示の例では、「ＲＰ」、「ＢＤ」、「ＥＳ」の３つの文書種別２２ａに対し、「議事録」、「基本設計書」、「見積書」等の文書総称２２ｂと、「１」、「２」、「３」の管理レベルＡ２２ｃとを登録している。即ち、本実施形態においては、例えば管理レベル２２ｃを、高度な順に上位から、議事録＞基本設計書＞見積書と３段階に設定し、これらの管理レベルを各々ＲＰ／ＢＤ／ＥＳと呼び、この管理レベルのランクを前述の文書情報管理デーブル２１に文書ファイル毎に登録する。

＜ユーザ管理テーブルの説明＞
ユーザ管理テーブル２３は、図５に示す如く、ユーザ毎の管理レベルに関する情報を登録したものであって、ユーザＩＤ２３ａと、該ユーザＩＤ２３ａに対するユーザ名２３ｂ／管理レベルＢ２３ｃ／更新通知先２３ｄとを登録している。前記ユーザＩＤ２３ａは、本文書管理システム１において文書種別を一義的に識別するためのコード情報であり、図示の例では「１２３４５」、「７６５４３」、「８７６５４」、「９８７６５」の４つのユーザＩＤ情報が登録されている。

前記ユーザ名２３ｂは、前記ユーザＩＤ２３ａ毎のユーザ名が登録され、ユーザＩＤ２３ａ「１２３４５」、「７６５４３」、「８７６５４」、「９８７６５」の各レコードに対して、順にそれぞれ「あああああ」、「いいいいい」、「ううううう」、「えええええ」のユーザ氏名の値が登録されている。前記管理レベルＢ２３ｃは、各ユーザＩＤ２３ａ毎の管理レベルが登録され、ユーザＩＤ２３ａ「１２３４５」、「７６５４３」、「８７６５４」、「９８７６５」の各レコードに対して、順にそれぞれ「０」、「３」、「２」、「１」の各管理レベル値が登録されている。

前記更新通知先２３ｄは、管理レベル毎の更新通知先が登録されるものであって、管理レベル２３ｃの「０」、「３」、「２」、「１」の各レコードに対して、順にそれぞれ「ａａａ＠ｘｘｘ．ｃｏｍ」、「ｂｂｂ＠ｘｘｘ．ｃｏｍ」、「ｃｃｃ＠ｘｘｘ．ｃｏｍ」、「ｄｄｄ＠ｘｘｘ．ｃｏｍ」のメールアドレスの値が登録されている。即ち、このユーザ管理テーブル２３は、管理レベル毎に更新通知先を格納している。尚、本実施形態においては、管理レベル毎に連絡先を設定する例を説明したが、ユーザＩＤが設定された者が、職制によって管理レベルが設定されている場合は、ユーザＩＤ毎に設定しても良い。

本実施形態による文書管理システム１は、前述したユーザ管理テーブル２３の情報およびファイルサーバ３０の文書の属性を参照して文書情報管理テーブル２１に情報を登録し、文書更新有無チェック処理部２０ａ及び文書退避処理部２０ｂが文書情報管理テーブル２１を参照しならがらファイルサーバ３０の文書の変更管理を行うものであり、これら動作を次に説明する。
＜動作の説明＞

次に本実施形態による文書管理システム１の動作を図６〜図１１を参照して具体的に説明する。尚、図中、「ステップ」は「Ｓ」と表記している。
＜初期設定動作＞
まず、図６は、文書情報管理テーブル２１に初期情報を登録する場合の処理動作例を示すフローチャートであって、文書管理情報の承認が可能な管理者を文書の種別によって限定させるための処理として次の各ステップを実行する。

具体的に説明すると、本初期設定動作は、クライアントマシン１０を用いて文書作成者が管理サーバ２０へログオン（ステップ１）すると、文書初期情報登録画面１０ａを表示し、文書名称、文書種別の入力を促し、文書種別について文書別管理レベルテーブル２２の文書種別２２ａに存在するかを判定し、存在する場合は文書ＩＤを取得（ステップ２）する。

次に本処理は、該当文書に対して入力された承認の管理者ＩＤがユーザ管理テーブル２３のユーザＩＤ２３ａに存在するかを判定し、存在する場合はこのユーザの管理レベルＢ２３ｃを取得すると共に文書種別から文書別管理レベルテーブル２２の管理レベルＡ２２ｃを取得（ステップ３）し、これら取得した管理レベルＡ２２ｃと管理レベルＢ２３ｃを比較（ステップ４）し、管理レベルＢ２３ｃが管理レベルＡ２２ｃと等しいか大きい場合は次ステップ５に進み、管理レベルが低い（小さい）場合は前記ステップ３に戻り、再度管理者ＩＤの再入力を待ち、次いで、文書情報管理テーブル２１に上記ステップ１〜ステップ４で取得した情報である文書ＩＤ２１ａ／文書名称２１ｂ／文書種別２１ｃ／作成者ＩＤ２１ｄ／管理者ＩＤ２１ｅを登録（ステップ５）する様に動作する。

即ち、本処理は文書の種別によって承認すべき管理者ＩＤが管理レベルにあるかを判定し、管理者を限定する様に動作する。

＜追加情報登録動作＞
図７は文書情報管理テーブル２１に承認依頼するための追加情報を登録する際の処理動作例を示すフローチャートである。本実施形態においては、文書管理情報を管理者に承認してもらうための処理として次の各ステップを実行する。

本処理は、まず、クライアントマシン１０から文書作成者が管理サーバ２０へログオン（ステップ１）すると、文書追加情報登録および承認依頼画面１０ｂを表示して文書ＩＤの入力を促し、この入力された文書ＩＤを基に文書情報管理テーブル２１から登録済文書管理情報、即ち文書ＩＤ２１ａ／文書名称２１ｂ／文書種別２１ｃ／作成者ＩＤ２１ｄ／管理者ＩＤ２１ｅを取得（ステップ６）し、次いで承認依頼したい文書ファイルの保存場所のパスの入力（ステップ７）により、該入力されたパスよりファイルサーバ３０のキャビネット３０ａ／フォルダ３０ｂ／文書ファイル３０ｃを検索し、文書ファイル３０ｃの属性情報３０ｄからファイル作成日時／ファイル更新日時／ファイル最終保存者を取得（ステップ８）する。次いで本処理は、文書情報管理テーブル２１に上記ステップ７〜ステップ８で取得した情報であるファイル保存場所２１ｆ／ファイル作成日時２１ｇ／ファイル更新日時２１ｈ／ファイル最終保存者２１ｉを追加登録（ステップ９）する様に動作する。

即ち本処理は文書の保存場所を特定すると共に承認時の文書の属性を取得する様に動作する。尚、前述のステップ７及びステップ８においては、パスを入力する例ょ説明したが、本発明はこれに限られるものではなく、例えばウィンドウからキャビネット／フォルダ／文書ファイルを選択させ、パス情報／属性情報３０ｄを取得させても良い。

＜承認情報登録動作＞
図８は文書情報管理テーブル２１に文書の承認情報を登録する場合の処理動作例を示すフローチャートである。本実施形態においては、文書管理情報を管理者が承認するための処理として次の各ステップを実行する。

本処理は、クライアントマシン１０が文書管理者が管理サーバ２０へログオン（ステップ１０）すると、文書情報承認画面１０ｃを表示して文書ＩＤの入力を促し、該文書ＩＤが入力されると文書情報管理テーブル２１から登録済文書管理情報、即ち文書ＩＤ２１ａ／文書名称２１ｂ／文書種別２１ｃ／作成者ＩＤ２１ｄ／管理者ＩＤ２１ｅ／ファイル保存場所２１ｆ／ファイル作成日時２１ｇ／ファイル更新日時２１ｈ／ファイル最終保存者２１ｉを取得（ステップ１１）し、次いで既に登録されている管理情報を確認して承認（ステップ１２）を行い、更に前処理による管理者承認日時２１ｊを文書情報管理テーブル２１に追加登録（ステップ１３）する。

＜文書ファイル更新有無チェック動作＞
図９は文書情報管理テーブルに登録されている文書ファイルの更新有無をチェックする場合の処理動作例を示すフローチャートである。本実施形態においては、文書ファイルの承認時のファイル更新日時と実際の文書ファイルのファイル更新日時の比較をする処理として文書更新有無チェック処理部２０ａでは次の各ステップを実行する。

本処理は、管理サーバ２０が文書情報管理テーブル２１をレコード単位に順次検索（ステップ１４）し、各レコードのファイル保存場所２１ｆのパス情報からファイルサーバ３０の文書ファイルを検索し、文書ファイルの属性からファイル更新日時を取得（ステップ１５）する。次いで本処理は、文書情報管理テーブルのファイル更新日時２１ｈと前記ステップ１５で取得したファイル更新日時を比較し、等しくない場合はステップ１７に進み、等しい場合は次のレコードの処理を行う。このステップ１７では文書情報管理テーブルの管理者ＩＤ２１ｅからユーザ管理テーブル２３を検索し、ユーザ管理テーブル２３の更新通知先２３ｄの宛先に承認後に文書に更新があったことをメール送信することにより告知する。即ち、本処理は、承認後の文書に更新が発生していないかを更新日時２１ｈと承認日時とを比較し、更新日時が承認日時を越えているか、即ち、承認後に更新がされているかをチェックし、承認後に更新が発生しているものについては管理者へ告知する。この文書更新有無チェック処理部２０ａは管理サーバ２０内でスケジュールにより定期的に実施されるのが好適である。

＜文書退避動作＞
図１０は文書情報管理テーブル２１に登録されている文書ファイルを他の記録媒体に退避する場合の処理動作例を示すフローチャートである。本実施形態においては、文書ファイルを退避する処理として文書退避処理２０ｂでは次の各ステップを実行する。

本退避処理は、管理サーバ２０が文書情報管理テーブル２１をレコード単位に順次検索（ステップ１８）を行い、次に検索された各レコードのファイル保存場所２１ｆのパス情報からファイルサーバ３０の文書ファイルを別の交換可能な記録媒体（記録手段）に退避してバックアップ（ステップ１９）を行う様に動作する。尚、前記ステップ１８における退避する際にはパス情報も付加して退避を行うことが必要である。

＜文書復元動作＞
図１１は別記録媒体に退避されている文書ファイルを文書情報管理テーブル２１の
ファイル保存場所２１ｆへ復元する場合の処理動作例を示すフローチャートである。本実施形態においては、管理者が文書ファイルを復元するための処理として次の各ステップを実行する。

本処理は、クライアントマシン１０が文書管理者が管理サーバ２０へログオン（ステップ１０）すると、文書ファイル復元画面１０ｄを表示して文書ＩＤの入力を促し、該文書ＩＤが入力されたとき文書情報管理テーブル２１から登録済文書管理情報、即ち文書ＩＤ２１ａ／文書名称２１ｂ／文書種別２１ｃ／作成者ＩＤ２１ｄ／管理者ＩＤ２１ｅ／ファイル保存場所２１ｆ／ファイル作成日時２１ｇ／ファイル更新日時２１ｈ／ファイル最終保存者２１ｉを取得（ステップ２０）する。次に本処理は、登録されている管理情報を確認し、復元（リストア）指示（ステップ２１）によって、別の記録媒体に退避している文書ファイルをパス情報をもとに検索し、文書情報管理テーブル２１のファイル保存場所２１ｆのパスへ復元（リストア）する。即ち、本処理は、承認後の文書に更新が発生し、復元する必要がある場合に登録されている管理情報から復元を行う様に動作する。

この様に本実施形態による文書管理システムは、文書管理サーバで管理される文書管理情報の承認が可能な管理者を文書の種別によって限定させる手段を設けたことにより、文書管理サーバが文書ファイルの種別毎に文書の承認権限を持つ管理者が文書ファイル更新を容易に知ることができる。

更に本実施形態による文書管理システムは、前記文書管理情報より管理者承認時の文書ファイルの状態から前記文書ファイルサーバ内の文書ファイルが更新されていることを検知し、該当文書ファイルの管理者に告知することができる。

更に本実施形態による文書管理システムは、前記文書管理情報より、前記文書ファイルサーバ内の文書ファイルを前記文書管理サーバにて記録媒体に退避し、前記文書管理情報より前記記録媒体から前記文書ファイルサーバ内に文書ファイルを復元することができる。

電子化されたデータによる文書管理において、文書の承認権限の設定、文書の改ざん防止に利用できる。例えば企業内の複数の文章を取り扱う文書管理部門において、文章ファイルの種別に応じて管理者を特定し、該管理者の承認がないまま文章が変更されたことを管理者に通知し、文書管理を厳格に行うことができる。

本発明の一実施形態による文書管理システム全体構成を示す図。本実施形態によるシステム構成の詳細を示す図。本実施形態による文書情報管理テーブルの一例を示す図。本実施形態による文書別管理レベルテーブルの一例を示す図。本実施形態によるユーザ管理テーブルの一例を示す図。文書情報管理テーブルに初期情報を登録する際の動作フローチャート。文書情報管理テーブルに承認依頼するための追加情報を登録する際の動作フローチャート。文書情報管理テーブルに文書の承認情報を登録する際の動作フローチャート。文書情報管理テーブルに登録されている文書ファイルの更新有無をチェックする際の動作フローチャート。文書情報管理テーブルに登録されている文書ファイルを他の記録媒体に退避する際の動作フローチャート。別記録媒体に退避されている文書ファイルを文書情報管理テーブルのファイル保存場所へ復元する場際の動作フローチャート。

符号の説明

１：文書管理システム、１０：クライアントマシン、１０ｂ：承認依頼画面、１０ｄ：文書ファイル復元画面、１０ａ：文書初期情報登録画面、１０ｃ：文書情報承認画面、２０：文書管理サーバ、２０ａ：文書更新有無チェック処理、２０ｂ：文書退避処理、２０ｂ：文書退避処理部、２１：文書管理テーブル、２２：文書別管理レベルテーブル、２３：ユーザ管理テーブル。

Claims

文書管理クライアントと文書管理情報を保存する文書管理サーバと、複数の文書ファイルを保存する文書ファイルサーバを有するクライアントサーバ型の文書管理システムにおいて、
前記管理サーバが、文書種別に応じた複数の管理レベルを格納した文書別管理レベルテーブルと、複数のユーザＩＤに対応した管理レベル及び更新通知先とを格納したユーザ管理テーブルと、複数の文書ファイルに対応した文書種別とファイル保管場所とファイル更新日時と管理者承認日時とを格納した文書情報管理テーブルとを備え、入力された文書種別を基に文書別管理レベルテーブルを参照して求めた管理レベルに比して高度な管理レベルのユーザＩＤに対応した更新通知先を前記文書管理テーブルに格納することを特徴とする文書管理システム。
前記請求項１記載の文書管理システムにおいて、文書情報管理テーブルに格納したファイル更新日時と管理者承認日時とを比較し、ファイル更新日時が管理者承認日時を越えた日付の場合、ユーザ管理テーブルに格納した更新通知先へ通知することを特徴とする文書管理システム。
請求項１又は２記載の文書管理システムにおいて、前記文書ファイルサーバに保存した文書ファイルを退避する記憶手段を設け、文書ファイルサーバに保存した文書ファイルを文書ファイルサーバのパス情報と共に記憶手段に退避して記憶することを特徴とする文書管理システム。