JP2005301689A

JP2005301689A - データ管理ソフトウェア

Info

Publication number: JP2005301689A
Application number: JP2004117105A
Authority: JP
Inventors: Takeshi Otsuka; 武大塚
Original assignee: Olympus Corp
Current assignee: Olympus Corp
Priority date: 2004-04-12
Filing date: 2004-04-12
Publication date: 2005-10-27

Abstract

【課題】ユーザが所望する特定のフォルダのみに通知ルールを設定でき、データファイルの送受信方式によらずに通知を行うことが可能なデータ管理ソフトウェアを提供すること。
【解決手段】ユーザが通知ルールを設定しておいた共有フォルダ４をデータ管理ソフトウェア９は監視しており、この共有フォルダ４内のデータファイルの更新が行われた場合に、データ管理ソフトウェア９は、そのことを検知してユーザに通知を行う。
【選択図】図１

Description

本発明は、データ管理ソフトウェアに関する。

電子メールを送信する際にデータファイルを添付して送信することが広く行われてきている。また、一般的な電子メール用のアプリケーションソフトウェアの中には、新着メールに対して通知ルールを設定することができるものがある（例えば、特許文献１及び特許文献２参照）。この通知ルールには、例えば送信者やタイトル等があり、設定されている通知ルールに合致した電子メールが着信したときに、その旨がダイアログ表示やシステム音等によってユーザに通知される。
特開平１０−２６９１５４号公報特開平１１−２３４３２４号公報

しかしながら、上記したような手法では、ユーザが所望する特定のフォルダに振り分けられた新着メールのみに通知ルールを設定することはできない。

また、データファイルを送受信する方法は、電子メールに限るものではなく、例えば共有フォルダやＦＴＰが使用されることもある。このような場合に、それぞれのデータファイル送受信方法に合わせて新着メールの通知ルールを設定することは煩雑である。特に、共有フォルダの場合にはデータファイルの入手先の情報を得ることができないので、通知ルールを設定することができない。

本発明は、上記の事情に鑑みてなされたもので、ユーザが所望する特定のフォルダのみに通知ルールを設定でき、データファイルの送受信方式によらずに通知を行うことが可能なデータ管理ソフトウェアを提供することを目的とする。

上記の目的を達成するために、本発明の第１の態様によるデータ管理ソフトウェアは、コンピュータにデータファイルを管理させるデータ管理ソフトウェアにおいて、上記データ管理ソフトウェアはコンピュータに、複数存在するフォルダの中から所望のフォルダをユーザに選択させ、上記選択されたフォルダに変更があるときに、その旨を上記ユーザに通知させることを特徴とする。

また、上記の目的を達成するために、本発明の第２の態様によるデータ管理ソフトウェアは、コンピュータにデータファイルを管理させるデータ管理ソフトウェアにおいて、上記データ管理ソフトウェアはコンピュータに、複数存在するフォルダの中から所望のフォルダをユーザに選択させ、上記選択されたフォルダに変更が加えられた際の通知手法を選択させ、上記選択されたフォルダ及び上記選択された通知手法を記憶させ、上記選択されたフォルダに変更が加えられたか否かを判定させ、上記選択されたフォルダに変更が加えられたことが判定された場合に上記記憶させた通知手法に従い上記ユーザに通知を行わせることを特徴とする。

これら第１及び第２の態様によれば、ユーザが所望する特定のフォルダに変更があったときには、その旨がユーザに通知される。

また、上記の目的を達成するために、本発明の第３の態様によるデータ管理ソフトウェアは、コンピュータにデータファイルを管理させるデータ管理ソフトウェアにおいて、
上記データ管理ソフトウェアはコンピュータに、外部コンピュータから所定のプロトコルで受信したデータファイルを所定のルールに従って所定のフォルダに格納させ、上記格納の際、上記所定のフォルダがユーザに選択された所望のフォルダであるか否かを判定させ、上記判定の結果、上記所定のフォルダが上記ユーザに選択された所望のフォルダであることが判定された場合に、上記データファイルを受信したことを上記ユーザに通知させることを特徴とする。

この第３の態様によれば、外部コンピュータからデータファイルを受信したときに、そのデータファイルがユーザが所望する特定のフォルダに振り分けられるデータファイルであった場合には、データファイルを受信したことがユーザに通知される。

本発明によれば、ユーザが所望する特定のフォルダのみに通知ルールを設定でき、データファイルの送受信方式によらずに通知を行うことが可能なデータ管理ソフトウェアを提供することができる。

以下、図面を参照して本発明の実施形態を説明する。
［第１の実施形態］
図１は、本発明の第１の実施形態に係るデータ管理ソフトウェアを利用したデータファイル送受信システムの概念図である。なお、ここでは、データファイルの送受信方法の例として共有フォルダ上におけるデータファイルのやり取りについて説明するが、この図１の考え方は、後述する電子メールの場合やＦＴＰの場合にも同様に適用できる。

図１のデータファイル送受信システムにおいて、ファイルサーバ１には、クライアント２、３が接続されている。ファイルサーバ１上には、共有フォルダ４、５が設けられており、クライアント２，３は共有フォルダ４内のデータファイル（ここでは、例としてドキュメントファイルとしているが、これに限るものではない）６、７と、共有フォルダ５内のデータファイル８を共有できるようになっている。

また、クライアント２内には、ファイルサーバ１上の共有フォルダ内のデータファイルに対して通知ルールを設定するためのアプリケーション（データ管理ソフトウェア）９がインストールされている。このデータ管理ソフトウェア９は、ユーザによって通知ルールが設定された共有フォルダ４を監視しており、例えば、クライアント３にインストールされたアプリケーション１０によって共有フォルダ４内のドキュメントファイル６が更新された場合には、そのことを検知して、フォルダの変更がなされた旨をユーザに通知する。ここで、通知ルールは、共有フォルダ毎に設定することができ、ユーザによって通知ルールが設定されていない共有フォルダ５内のドキュメントファイル８は、更新されたとしても、その旨がユーザに通知されることはない。

図２は、図１の概念に従ったデータファイル送受信システムのハードウェア構成図である。

図２のデータファイル送受信システムにおいて、クライアント２１内部には、ＣＰＵ２２が設けられており、ハードディスク（ＨＤ）２３に格納されたデータ管理ソフトウェアのプログラムに従ってユーザへの通知を行う。この場合には、モニタ２５にダイアログ表示を行うことにより通知したり、スピーカ２６から音声を再生したりすることによって行う。また、ＲＡＭ２４はデータファイルを受信したときなどに使用される作業メモリである。また、マウス２７やキーボード２８などの入力デバイスを介して各種入力操作が行われた場合には、通知ルールの設定処理等、それぞれの入力操作に対応した処理を実行する。

また、クライアント２１には、インターネット２９を介してメールサーバ３０及びＦＴＰサーバ３１が接続されており、電子メールやＦＴＰ等でデータファイルの送受信が可能になっている。ここで、本データ管理ソフトウェアでは、電子メール若しくはＦＴＰによりデータファイルを受信した場合に、受信したデータファイルを振分ける処理が行われる。この振分け処理は、ユーザによって設定される振分けルール（送信者、タイトル等）に従って、予め設けられた複数のフォルダの何れかのフォルダに、受信したデータファイルを振分ける処理である。なお、振分けルールは例えばＸＭＬファイル形式で記憶しておくようにする。

また、クライアント２１には、ＬＡＮ３２を介してファイルサーバ３３が接続されており、データファイルを他のクライアントと共有できるようになっている。なお、共有ファイルの場合には、データファイルの振分けは行われず、ユーザの任意の操作で任意のフォルダにデータファイルを格納することができる。

図３は、ＨＤ２３に格納されたデータ管理ソフトウェアの機能ブロック図である。
アプリケーション制御部４１は、本データ管理ソフトウェアの動作処理を制御や表示制御等を行う制御部である。

まず、メールサーバ３０から送信された電子メールに添付されたデータファイルは、メール受信部４２を介してメール振分部４３に転送され、ＨＤ２３内のメール振分ルール格納域４４に格納された振分ルールに従って所定のフォルダに振分けられる。同様に、ＦＴＰサーバ３１から送信されたデータファイルは、ＦＴＰ受信部４５を介してＦＴＰ振分部４６に転送され、ＨＤ２３内のＦＴＰ振分ルール格納域４７に格納された振分ルールに従って所定のフォルダに振分けられる。また、ファイルサーバ３３からのデータファイルは、フォルダ監視部４８に転送される。この場合にはデータファイルの振分けは行われない。

データファイルがフォルダに格納された後、通知適用部５１では、フォルダに変更があったか否かが判定され、フォルダに変更があった場合に、通知ルール格納域５２に格納された通知ルールに従ってユーザに通知が行われる。ここで、フォルダの変更とは、フォルダ内に新たなデータファイルが追加された場合やデータファイルが削除された場合等である。また、通知ルールは、図４に示すように、ユーザが通知を所望するフォルダのフォルダ名、通知を行う際の通知手法を指定するための通知種別、及びダイアログ表示用の文字データや音声通知用の音声データ等の実際の通知データから構成されており、このうちフォルダ名と通知種別の２つが、例えばＸＭＬ形式で記述されたファイルとして通知ルール格納域５２に格納されている。また、通知データは、ファイル格納域５０に格納されており、必要に応じてファイル管理部４９によって読み出される。

例えば、通知種別がダイアログ表示になっている場合には、ファイル格納域５０に格納されているダイアログ表示用文字データが読み出され、ダイアログ表示部５３を介してモニタ２５上にダイアログ表示が行われる。また、通知種別が音声になっている場合には、ファイル格納域５０に格納されている音声通知用の音声データが読み出され、音声出力部５４を介して音声通知が行われる。

次に、図３のデータ管理ソフトウェアによる通知の処理について図５を参照して更に詳しく説明する。なお、この図５の処理は、本データ管理ソフトウェアが起動するごとに行われるようにしても良いし、本データ管理ソフトを常駐させておき、所定の時間間隔ごとに行われるようにしても良い。

まず、通知を行うに先立って通知適用部５１は、フォルダリストを取得する（ステップＳ１）。そして、フォルダリストの先頭に移動する（ステップＳ２）。次に先頭のフォルダに格納されたデータファイルを検索して差分ファイルを抽出する（ステップＳ３）。ここで、差分ファイルとはフォルダの現在の状態と過去の状態との差分を記述したファイルである。例えば、データファイルが追加された場合には、追加されたデータファイルの分が過去のフォルダとの差分となる。この差分ファイル抽出処理については後で詳しく説明する。

次に、差分ファイルがあるか否かを判定し（ステップＳ４）、差分ファイルがある場合には、ステップＳ４からステップＳ５に移行して、通知ルール検索処理を行う（ステップＳ５）。この通知ルール検索処理については後で詳しく説明する。

次に、先頭のフォルダに対して適用すべき通知ルールがあるか否か、即ち先頭のフォルダのフォルダ名が通知ルールに記されたフォルダ名と一致するか否かを判定し（ステップＳ６）、適用すべき通知ルールがある場合には、ステップＳ６からステップＳ７に移行して、適用すべき通知ルールに従って通知を行う（ステップＳ７）。そして、ステップＳ８に移行する。

一方、ステップＳ４の判定において差分ファイルがない場合、ステップＳ６の判定において適用すべき通知ルールがない場合、若しくはステップＳ７において通知を行った場合には、次のフォルダに移動する（ステップＳ８）。このとき、次のフォルダがあるか否かを判定し（ステップＳ９）、次のフォルダがある場合には、ステップＳ３に移行する。一方、ステップＳ９の判定において次のフォルダがない場合には、処理を終了する。

次に、図５のステップＳ３における差分ファイル抽出処理について図６を参照して説明する。

まず、初期設定として、差分ファイルリストを「なし」に設定する（ステップＳ１１）。そして、現在選択されているフォルダの最新のファイルリスト（現在選択されているフォルダ内に格納されているファイルのファイル名等のリスト）を取得する（ステップＳ１２）。次に、予めフォルダ内に格納されている上記最新のファイルリストの１つ前のファイルリストを呼び出す（ステップＳ１３）。次に、ステップＳ１２で取得した最新のファイルリストの先頭に移動する（ステップＳ１４）。その後、取得した最新のファイルリストに記されたファイルと１つ前のファイルリストに記されたファイルとが同一であることを示す同一フラグを「ＦＡＬＳＥ」に設定する（ステップＳ１５）。次に、ステップＳ１３で呼び出した１つ前のファイルリストの先頭に移動する（ステップＳ１６）。

次に、最新のファイルリストと１つ前のファイルリストとを比較して、最新のファイルリストに記されたファイルと同一のファイルが１つ前のファイルリストにあるか否かを判定する（ステップＳ１７）。ステップＳ１７の判定において同一のファイルがない場合には、ステップＳ１７からステップＳ１８に移行して１つ前のファイルリストの次のファイルに移動する（ステップＳ１８）。このとき次のファイルがあるか否かを判定し（ステップＳ１９）、次のファイルがある場合には、ステップＳ１７に移行する。

一方、ステップＳ１７の判定において、同一のファイルがある場合には、ステップＳ１７からステップＳ２０に移行して同一フラグを「ＴＲＵＥ」に設定する（ステップＳ２０）。その後、ステップＳ２１に移行する。

ステップＳ１９の判定において、次のファイルがない場合又はステップＳ２０の処理の後、同一フラグが「ＦＡＬＳＥ」に設定されているか否かを判定する（ステップＳ２１）。そして、同一フラグが「ＦＡＬＳＥ」に設定されている場合には、最新のファイルリストと１つ前のファイルリストとに差分があるとして、ステップＳ２１からステップＳ２２に移行して差分ファイルリストにファイルを追加する（ステップＳ２２）。その後、最新のファイルリストに記された次のファイルに移動する（ステップＳ２３）。一方、ステップＳ２１の判定において、同一フラグが「ＦＡＬＳＥ」に設定されていない場合には、差分ファイルリストに変更を加えずに、ステップＳ２３に移行する。

その後、次のファイルがあるか否かを判定し（ステップＳ２４）、次のファイルがある場合には、ステップＳ１７に移行する。次のファイルがない場合には、ステップＳ２４からステップＳ２５に移行して、差分ファイルを元にファイルリストを更新し、更新したファイルリストを保存する（ステップＳ２５）。このステップＳ２５で保存されたファイルリストがステップＳ１３で呼び出される１つ前のファイルリストになる。

次に、図５のステップＳ５における通知ルール検索処理について図７を参照して説明する。

まず、初期設定として、適用通知ルールを「なし」に設定する（ステップＳ３１）。次に、適用通知ルールのリストを取得し（ステップＳ３２）、取得した通知ルールリストの先頭に移動する（ステップＳ３３）。

次に、変更が行われたフォルダが通知ルールを適用すべきフォルダに合致したか否かを判定する（ステップ３４）。ステップＳ３４の判定において、通知ルールを適用すべきフォルダに合致していない場合には、ステップＳ３４からステップＳ３５に移行して、次の通知ルールに移動する（ステップＳ３５）。そして、次の通知ルールがあるか否かを判定し（ステップＳ３６）、次の通知ルールがある場合には、ステップＳ３４に移行する。一方、次の通知ルールがない場合には処理を終了する。

また、ステップＳ３４の判定において、通知ルールを適用すべきフォルダに合致した場合には、ステップＳ３４からステップＳ３７に移行して、適用通知ルールを「あり」に設定して（ステップＳ３７）、処理を終了する。

以上説明したように、第１の実施形態によれば、データファイルの送受信のプロトコルによらずに通知ルールを設定することができる。また、指定フォルダのみに通知ルールを設定することも可能である。

［第２の実施形態］
次に、本発明の第２の実施形態について説明する。第１の実施形態では、アプリケーションの起動ごとに、フォルダの変更の有無を判定するようにしているが、第２の実施形態は、電子メールやＦＴＰ等の所定のプロトコルでデータファイルを受信した場合に、フォルダの変更の有無を判定するものである。なお、ハードウェア構成については図２で説明したのと同様のものを用いればよい。

図８は、外部のＰＣから電子メールを受信したときに、本データ管理ソフトウェア上で行われる処理について示すフローチャートである。なお、ＦＴＰでデータファイルを受信したときの処理も図８と同様に行えばよいので、ここでは説明を省略する。

まず、電子メールを受信したときには（ステップＳ４１）、予めユーザによって設定される電子メール仕分けルールのリストを取得する（ステップＳ４２）。次に、仕分けルールリストの先頭に移動する（ステップＳ４３）。

次に、受信した電子メールが仕分けルールリストに記された仕分けルールに適合するか否かを判定する（ステップＳ４４）。ステップＳ４４の判定において、仕分けルールに適合しない場合には、ステップＳ４４からステップＳ４５に移行して、仕分けルールリストの次の仕分けルールに移動する（ステップＳ４５）。このとき、次の仕分けルールがあるか否かを判定し（ステップＳ４６）、次の仕分けルールがある場合には、ステップＳ４４に移行する。一方、次の仕分けルールがない場合には、ステップＳ４８に移行する。

また、ステップＳ４４の判定において、受信した電子メールが仕分けルールに適合する場合には、ステップＳ４４からステップＳ４７に移行して、仕分けルールに指定されたフォルダに移動する（ステップＳ４７）。そして、移動したフォルダにデータファイルを格納した後、ステップＳ４８に移行する。

次に、通知ルールリストを取得し（ステップＳ４８）、取得した通知ルールリストの先頭に移動する（ステップＳ４９）。そして、ステップＳ４７で移動したフォルダが通知ツールリストに記された通知ルールに適合するか否かを判定する（ステップＳ５０）。通知ルールに適合しない場合には、ステップＳ５０からステップＳ５１に移行して、通知ルールリストの次の通知ルールに移動する（ステップＳ５１）。このとき、次の通知ルールがあるか否かを判定し（ステップＳ５２）、次の通知ルールがある場合には、ステップＳ５０に移行する。一方、次の通知ルールがない場合には、処理を終了する。

また、ステップＳ５０の判定において、通知ルールが適合する場合には、ステップＳ５０からステップＳ５３に移行して、ユーザに通知を行う（ステップＳ５３）。その後、処理を終了する。

以上説明したように、第２の実施形態によれば、データファイルの受信が行われるごとに、指定フォルダの新規ファイルの有無を判断することができる。

以上実施形態に基づいて本発明を説明したが、本発明は上記した実施形態に限定されるものではなく、本発明の要旨の範囲内で種々の変形や応用が可能なことは勿論である。例えば、プロトコルは、電子メール或いはＦＴＰに限定されるものではなく、ＨＴＴＰを用いてＨＴＴＰサーバからデータを受信するようにしても良い。

さらに、上記した実施形態には種々の段階の発明が含まれており、開示される複数の構成要件の適当な組合せにより種々の発明が抽出され得る。例えば、実施形態に示される全構成要件からいくつかの構成要件が削除されても、発明が解決しようとする課題の欄で述べた課題が解決でき、発明の効果の欄で述べられている効果が得られる場合には、この構成要件が削除された構成も発明として抽出され得る。

本発明の第１の実施形態に係るデータ管理ソフトウェアを利用したデータファイル送受信システムの概念図である。データファイル送受信システムのシステム構成図である。本発明の第１の実施形態に係るデータ管理ソフトウェアの機能ブロック図である。通知ルールについて説明するための図である。本発明の第１の実施形態に係るデータ管理ソフトウェアによる通知の処理について説明するためのフローチャートである。差分ファイル抽出処理について説明するためのフローチャートである。通知ルール検索処理について説明するためのフローチャートである。本発明の第２の実施形態に係るデータ管理ソフトウェアによる通知の処理について説明するためのフローチャートである。

符号の説明

１…ファイルサーバ、２，３，２１…クライアント、４，５…共有フォルダ、６〜８…データファイル（ドキュメントファイル）、９…アプリケーション（データ管理ソフトウェア）、２２…ＣＰＵ、２３…ハードディスク（ＨＤ）、２４…ＲＡＭ、２５…モニタ、２６…スピーカ、２７…マウス、２８…キーボード、２９…インターネット、３０…メールサーバ、３１…ＦＴＰサーバ、３２…ＬＡＮ、３３…ファイルサーバ、４１…アプリケーション制御部、４２…メール受信部、４３…メール振分部、４４…メール振分ルール格納域、４５…ＦＴＰ受信部、４６…ＦＴＰ振分部、４７…ＦＴＰ振分ルール格納域、４８…フォルダ監視部、４９…ファイル管理部、５０…ファイル格納域、５１…通知適用部、５２…通知ルール格納域、５３…ダイアログ表示部、５４…音声出力部

Claims

コンピュータにデータファイルを管理させるデータ管理ソフトウェアにおいて、
上記データ管理ソフトウェアはコンピュータに、
複数存在するフォルダの中から所望のフォルダをユーザに選択させ、
上記選択されたフォルダに変更があるときに、その旨を上記ユーザに通知させることを特徴とするデータ管理ソフトウェア。
コンピュータにデータファイルを管理させるデータ管理ソフトウェアにおいて、
上記データ管理ソフトウェアはコンピュータに、
複数存在するフォルダの中から所望のフォルダをユーザに選択させ、
上記選択されたフォルダに変更が加えられた際の通知手法を選択させ、
上記選択されたフォルダ及び上記選択された通知手法を記憶させ、
上記選択されたフォルダに変更が加えられたか否かを判定させ、
上記選択されたフォルダに変更が加えられたことが判定された場合に上記記憶させた通知手法に従い上記ユーザに通知を行わせることを特徴とするデータ管理ソフトウェア。
上記選択されたフォルダに変更が加えられたか否かの判定は、コンピュータに、
所定の時間間隔毎あるいは所定のイベント発生時毎に、上記選択されたフォルダ毎に格納されているデータファイルのリスト情報を繰り返し取得させ、
上記繰り返し取得されたリスト情報の中の最新のリスト情報とその一つ前のリスト情報とを比較させることにより行わせることを特徴とする請求項２に記載のデータ管理ソフトウェア。
コンピュータにデータファイルを管理させるデータ管理ソフトウェアにおいて、
上記データ管理ソフトウェアはコンピュータに、
外部コンピュータから所定のプロトコルで受信したデータファイルを所定のルールに従って所定のフォルダに格納させ、
上記格納の際、上記所定のフォルダがユーザに選択された所望のフォルダであるか否かを判定させ、
上記判定の結果、上記所定のフォルダが上記ユーザに選択された所望のフォルダであることが判定された場合に、上記データファイルを受信したことを上記ユーザに通知させることを特徴とするデータ管理ソフトウェア。