JP2005275564A - 会議開催制御プログラム、方法並びにサーバ装置 - Google Patents

Abstract

【課題】主催者の要求に応じ、迅速且つ確実に会議を開催する。
【解決手段】主催者１００は、クライアント端末から招集要求及び招集テーマをサーバに送信する。サーバの被招集者管理部１２ａは、人事データベース１２ｂにアクセスして人材データを取得する。組織内影響度計算部１２ｃは、招集テーマ及び人材の価値を算出して比較する。招集テーマの価値≧人材の価値を満たす場合、クライアント端末にその旨通知し、クライアント端末は選定された人材の上司３００に招集依頼を通知する。
【選択図】図２

Description

本発明は会議開催制御システム、特に会議開催の可否を制御する技術に関する。

従来より、ヒューマンコミュニケーションを支援するための各種技術ないしシステムが提案されている。

下記に示す特許文献１には、対話に先立ち入力された対話相手の名前と用件とからなる対話要求情報と、着信者が予め入力している着信者の忙しさの度合いに関する情報を含む着信者情報から、発信者が行おうとしている対話が着信者の邪魔になる度合いを対話前に予測し、その予測により実施されなかった対話の対話要求情報を記憶し、着信者情報に変化が生じたときに、変化後の着信者情報と記憶している対話要求情報から着信者の邪魔になる度合いを予測して、その予測した情報を発信者に提示することが記載されている。

また、下記に示す特許文献２には、対話の着信者が予め設定した着信者情報と、対話の発信者が設定した発信者情報とを取得し、発信者情報と着信者情報に基づき、着信者と発信者の関連性及び対話の実行により着信者に与えられる利益を評価し、関連性及び利益に基づく対話の着信者に及ぼす影響を予測して、対話の接続の可否を制御することが記載されている。

特許第３２７０７９０号 特許第３２７３３９８号

しかしながら、上記従来技術のいずれにおいても、着信者側の都合を考慮して対話を開始するか否かを制御するものであり、発信者側が極めて重要な話題を有している場合においても、対話が開始されない事態も生じ得る。発信者と着信者は１対１の場合には、それほど大きな影響はないとも考えられるが、対話の当事者が１対多の場合、例えば、組織の中の一人が極めて重要な話題や課題を有しており、当該話題や課題がその組織にとって極めてインパクトのあるものである場合には、その発信者を優先し、時間を含めたコストを抑えつつ早急に複数のメンバーを招集して対話を実現する必要がある。一般に、不定期にミーティングを行おうとする場合、被招集者の作業状態や直属の上司との調整などに時間を要し、ミーティングまでに多大の時間と労力を費やしてしまうことも少なくない。

本発明の目的は、組織内の発信者（主催者）が、組織内の人間（被招集者）を容易に、かつ確実に必要なタイミングで招集できるプログラム、方法及びサーバ装置を提供することにある。

本発明は、主催者と被招集者との会議の開催を制御するコンピュータ読み取り可能なプログラムであって、該プログラムはコンピュータにインストールされて実行されるものであり、コンピュータに対して、少なくとも、招集要求及び招集のテーマを入力するステップと、前記招集要求に応じ、組織の人材に関するデータを記憶する記憶装置にアクセスして前記招集に応じ得る人材データを抽出するステップと、前記招集のテーマ及び抽出された人材の価値を算出するステップと、前記招集のテーマの価値が前記人材の価値に対して所定の関係を満たすか否かを判定するステップと、前記所定の関係を満たす場合に、前記人材に対して招集を通知するステップを実行させる。

また、本発明は、サーバクライアントシステムを用いて主催者と被招集者との会議の開催を制御する方法であって、クライアント端末から招集要求及び招集のテーマをサーバ装置に供給するステップと、前記サーバ装置において前記招集要求及び招集のテーマを受け取り、前記招集要求に応じて、組織の人材に関するデータを記憶する記憶装置にアクセスして前記招集に応じ得る人材データを抽出するステップと、前記サーバ装置において前記招集のテーマ及び抽出された人材の価値を算出するステップと、前記サーバ装置において前記招集のテーマの価値が前記人材の価値に対して所定の関係を満たすか否かを判定するステップと、前記所定の関係を満たす場合に、前記サーバ装置から前記クライアント端末に判定結果を供給し、前記クライアント端末から前記人材に対して招集を通知するステップを有する。

また、本発明は、主催者と被招集者との会議の開催を制御するサーバクライアントシステムにおけるサーバ装置であって、クライアント端末からの招集要求及び招集のテーマを受信する手段と、組織の人材に関するデータを記憶する手段と、前記招集要求に応じて、前記記憶する手段から前記招集に応じ得る人材データを抽出する手段と、前記招集のテーマ及び前記人材の価値を算出する手段と、前記招集のテーマの価値が前記人材の価値に対して所定の関係を満たすか否かを判定する手段と、前記所定の関係を満たす場合に、前記クライアント端末に判定結果を送信する手段とを有する。

本発明では、会議を行うためのテーマと、会議のために招集する人材の価値とを比較考量する。すなわち、会議に招集される人材は、会議中は本来の作業を中断することとなり、中断した作業の価値よりも少なくとも会議の価値が同等以上でなければ会議を開催する意義はない。そこで、会議の招集テーマと人材の価値を定量評価し、所定の関係を満たす場合（例えば、招集テーマの価値≧人材の価値）であれば、会議の開催を許容することで、効率的かつ生産的な会議が可能となる。

また、招集に応じ得る人材のみを対象とし、かつ、会議の開催を許容した場合に当該人材の上司に対して招集を通知することで、上司との調整等に煩わされることもない。

本発明によれば、迅速かつ確実に適当な人材を招集して会議を開催することができる。

以下、図面に基づき本発明の実施形態について説明する。

図１には、本実施形態に係る会議開催制御システムの概念構成図が示されている。組織におけるミーティングの主催者１００が操作する招集手段１０は、コンピュータネットワークに接続されたクライアント端末で構成される。主催者１００は、招集手段１０を操作してミーティングに必要な人材の選定と招集を行う。具体的には、招集手段１０としての端末からコンピュータネットワークに接続されたサーバに対して人材要求を出力し、この要求に応じてサーバから供給された人材一覧をディスプレイに表示し、この一覧の中から適当な人材を選択する。

被招集者群管理手段１２は、コンピュータネットワークに接続されたサーバで構成される。被招集者群管理手段１２は、クライアント端末からの要求に応じて人事データベースにアクセスし、主催者１００の要求に合致する人材リストをクライアント端末に返信する。この際、クライアント端末から供給された主催者１００の話題乃至課題の組織に与えるインパクトと、各人材の現在の作業が組織に与えるインパクトをそれぞれ定量評価し、その大小を比較する。すなわち、主催者１００が提供した話題乃至課題が、各人を招集するに足る価値を有しているのか否かを判定する。そして、主催者１００の話題乃至課題が組織にとってインパクト、すなわち価値のあるものである場合には、人材のリストをクライアント端末に返信する。主催者１００は、このリストを視認して、リストの全員あるいはその一部の各上司に対して、クライアント端末から招集依頼通知を送信する。送信依頼通知は、例えば各上司の端末にあてた電子メールとすることができる。各上司は、主催者１００からの招集依頼通知を受信し、自己の部下に主催者１００の招集に応じてミーティングに出席するように指示する。

このように、本実施形態では、主催者１００の招集要求に応じ、その課題の価値と被招集者の作業の価値とを比較考量し、主催者の課題の価値の方が大きい場合のみ被招集者に対して招集がなされるため、被招集者の作業を中断しても組織全体により有益であるため各人の理解が得られやすい。さらに、招集依頼自体は被招集者の管理権限を有する各人の上司を介して各被招集者に通知されるため、被招集者における現状の作業管理と人間関係損失のリスクも低減され得る。

図２には、本実施形態の具体的な構成ブロック図が示されている。

招集手段１０はクライアント端末から構成され、当該クライアント端末には招集用ソフトウェアのクライアントモジュールがインストールされる。この招集用ソフトウェアの機能は、コンピュータネットワークに接続されたサーバに対して、招集要求（会議開催通知）を出力すること、及び招集のテーマ（会議の課題）を出力することである。招集ソフトウェアは、公知のグループウェアで構成できる。招集用ソフトウェアから出力された招集要求コマンド及び招集テーマデータはサーバに供給される。

被招集者群管理手段１２はサーバから構成され、機能ブロックとして被招集者管理部１２ａ、人事データベースＤ／Ｂ１２ｂ、組織内影響度計算部１２ｃ及び組織内影響度データベースＤ／Ｂ１２ｄを有する。サーバには招集用ソフトウェアのサーバモジュールがインストールされ、これを実行することで後述のサーバ側処理が実行される。サーバの基本的機能は、クライアント端末から送信されたデータに応じて人材を抽出すること、招集テーマ及び抽出された人材の価値を定量評価すること、両価値を大小比較すること、大小比較の結果をクライアントに返信することである。

被招集者管理部１２ａは、クライアント端末からの招集要求コマンド及び招集テーマデータを受付け、人事データベースＤ／Ｂ１２ｂにアクセスして、当該招集テーマに関連あると考えられる人材データを抽出する。当該招集テーマに関連ある人材は、例えば招集テーマに含まれる単語をキーワードとし、このキーワードから関連する部署の人材データを抽出する。例えば、招集テーマが「ＸＸ製品のトラブルについて」である場合、ＸＸ製品の開発チームや営業チームに属する人材データを抽出する。もちろん、クライアント端末から単に人事データベースＤ／Ｂ１２ｂを読み出し、人事一覧から主催者１００が適当と考える人材データを抽出してもよい。図２には、招集テーマに合致する人材リストの一例が示されている。人材データの各レコードは、氏名、所属、役職、管理状態、専門の各フィールドから構成される。例えば、
氏名：Ａ
所属：営業１課
役職：課長
管理状態：コミュニケーション否
専門：全体統括
等である。ここで、管理状態フィールドは、現在の作業状態であり、会議等のコミュニケーションを行うことができる状態にあるか否かを示す。この管理状態フィールドは、各人の上司が入力する。もちろん、各人が上司の指導の下に自己で入力してもよい。主催者１００は、この人材データを確認することで、会議に招集できるか否かを判断する。この人材データを抽出する点で重要なことは、召集される人物が現在の役割を一旦停止し、召集されることで費やされるコストを計算可能なデータを抽出することである。よって、上記以外にも、召集位置と被招集者の物理的な位置関係、現在の役職に支払われている賃金、性別、身長、体重なども抽出項目として該当する。

主催者１００が会議に招集する人材を選定すると、被招集者管理部１２ａは選定された人材データを組織内影響度計算部１２ｃに供給する。組織内影響度計算部１２ｃは、選定された各人材について、その人材が招集されたと仮定した場合の組織に与える影響度、すなわち各人の現在の作業価値と、主催者１００からの招集テーマの組織に与える影響、すなわち招集テーマの価値を組織内影響度データベースＤ／Ｂ１２ｄにアクセスすることで算出する。組織内影響度データベース１２ｄには、各項目毎にその影響度（価値）が金額に換算されて記憶されており、例えば、
新製品企画：１０億円
製品トラブル関係：５億円
クレーム関係：３億円
市場調査：３０００万円
ボランティア活動：２０００万円
などである。組織内影響度計算部１２ｃは、招集テーマと組織内影響度データベース１２ｄに記憶された各項目とを照合して、招集テーマを金額に換算してその影響度（価値）を算出する。一方、選定された各人の専門分野を組織内影響度データベース１２ｄに記憶された各項目とを照合して、各人の専門を金額に換算してその影響度（価値）を算出する。招集テーマ及び各人の影響度（価値）を算出した後、２つの影響度大小比較し、（招集テーマの影響度）＞Σ（被招集者各人の影響度）である場合のみ、招集を許可してその旨クライアント端末の招集ソフトウェアに返信する。

例えば、主催者１００の招集テーマが上記の「ＸＸ製品のトラブルについて」である場合、組織内影響度データベース１２ｄに記憶されたデータより、この主催者１００の招集テーマの影響度（価値）は５億円と算出される。一方、人材リストから選定された人材ａの専門が市場調査、人材ｂの専門がボランティア活動である場合、人材ａの影響度（価値）は３０００万円、人材ｂの影響度（価値）は２０００万円であるから、（招集テーマの影響度＝５億円）＞（被招集者の影響度の和＝５０００万円）であるから、人材ａ及び人材ｂの招集は許可されることになる。許可された人材は、招集テーマ及びその影響度とともに被招集者管理部１２ａに記憶され管理される。具体的には、
招集テーマ＝「ＸＸ製品のトラブルについて」
主催者＝Ａ
被招集者＝ａ，ｂ
招集テーマの影響度＝５億円
被招集者の影響度＝０．５億円
をセットとして記憶する。

一方、人材リストから選定された人材が人材ｃ、ｄであり、それぞれの影響度が３億円である場合、（招集テーマの影響度）＜Σ（被招集人各人の影響度）であるから、人材ｃ、ｄの招集が否認されることになる。なお、この場合、組織内影響度計算部１２ｃは、人材ｃあるいは人材ｄのいずれかであれば条件を満たす旨をクライアント端末に返信する。

組織内影響度計算部１２ｃから影響度評価結果を受信したクライアント端末は、許可された人材のリストをディスプレイに表示する。主催者１００は、この人材リストを見て、各人材の上司３００の端末に対して招集依頼通知を送信する。招集依頼を受信した上司３００は、自己の端末からサーバにアクセスし、被招集者管理部１２ａに記憶されている招集テーマ及びその影響度を確認した後、部下に対して主催者１００の招集に応じるべきことを指示する。

組織内影響度計算部１２ｃは、招集テーマの影響度及び各人の影響度を金額に換算して評価しているが、他の数値的評価を用いてもよく、あるいはレベル評価を用いてもよい。前者の場合、組織内影響度データベース１２ｄに新製品企画＝１００ポイント、製品トラブル＝５０ポイント等と記憶しておけばよく、後者の場合には組織内影響度データベース１２ｄに新製品企画＝ＡＡＡ、製品トラブル＝ＡＡ等と記憶しておけばよい。

図３には、本実施形態の全体処理フローチャートが示されている。まず、主催者１００に会議で検討すべき課題が生じると、クライアント端末に主催者氏名、招集要求、招集テーマを入力する（Ｓ１０１）。これらのデータはサーバに供給され、サーバは招集要求コマンドに応じ、人事データベースＤ／Ｂ１２ｂにアクセスして人事リストをクライアント端末に返信する。主催者１００はこの人事リストを画面上で確認しつつ、必要と思われる人材を選択する（Ｓ１０２）。選択された人材データは、再びサーバに供給される。この処理は、上記したように、サーバにおいて招集テーマのキーワード及び人材の管理状態、専門分野を参照し、招集テーマに応答し得る人材を抽出する処理としてもよい。

クライアント端末にて、あるいはサーバにて選定された人材データは、組織内影響度計算部１２ｃに供給される。また、招集テーマも組織内影響度計算部１２ｃに供給される。

組織内影響度計算部１２ｃは、組織内影響度データベース１２ｄにアクセスして選定された各人の影響度及び招集テーマの影響度を算出する（Ｓ１０３）。招集テーマの影響度は、招集テーマのキーワードからそのカテゴリを推定し、組織内影響度データベース１２ｄに記憶された当該カテゴリの影響度を検索することで実行される。招集テーマのカテゴリに一致するカテゴリが存在しない場合、あるいはキーワードからカテゴリを推定できない場合、類似のカテゴリの影響度を検索する。類似の程度に応じて影響度に係数を乗じてもよい。類似するカテゴリが複数存在する場合、それらの重み付け加算により影響度を算出してもよい。例えば、招集テーマが「ＸＸ製品のイメージ戦略について」である場合、「イメージ戦略」なるカテゴリは存在しないが、類似するカテゴリとして「新製品企画」、「販売促進」なるカテゴリがあり、新製品企画＝１０億円、販売促進＝５億円であった場合、当該招集テーマの影響度として１０／２＋５／２＝７．５億円と算出してもよい。主催者１００が招集テーマを入力する場合、クライアント端末にインストールされた招集ソフトウェアがプルダウンメニューなどで入力し得る招集テーマのメニューを表示し、そのカテゴリを予め一定範囲に制限することも可能である。また、各人の影響度は以下の計算式で計算する。
各人の影響度＝各人の当該カテゴリの影響度×各人の影響度変数
各人の影響度変数は以下のように計算する。
各人の影響度変数=物理距離×α+論理距離×β+役職賃金×γ(α、β、γ＝１)
物理距離：人材データの所属情報から主催者１００と被招集者各人の地図上の位置関係を元に物理的な距離を計算したもの
論理距離：人事データベースＤ／Ｂ１２ｂから、過去主催者１００と被招集者各人が何度コミュニケーションを取ったかが判別できる人材データを抽出し、その逆数を算出したもの
役職賃金：組織内の役職に支払われる賃金の大小を数値化したもの
この各人の影響度変数の算出値が大きければ大きいほど、召集が難しく、小さければ小さいほど召集しやすくなる。よって、α、β、γを主催者１００が調整することで被招集者の集団を操作することができる。例えば、何よりも早く召集することを重視したい場合は、物理距離のパラメータであるαの値を0.5など小さくすることで、影響度全体に対する物理距離の影響度を下げることができ、主催者１００の望む形態で被招集者を招集することができる。パラメータ数値の指定は、主催者１００に直接数値で指定させてもよいし、Ｑ＆Ａ方式で主催者１００の回答情報から自動的にパラメータを割り振ってもよい。また、上記では３つの項目を計算式で用いたが、各組織や召集テーマ毎に重視したい項目を追加してもよい。例えば、物品の搬入出に関する召集テーマならば、体力に関する項目(体力がないほど数値が大きい)を追加するなどである。この場合は、体力の項目パラメータの値を大きく設定することで、体力のない人ほど影響度が大きくなり召集されにくくなるという計算が可能になる。

招集テーマ及び各人の影響度を算出した後、その大小を比較し、招集テーマの影響度（主催者の課題のインパクト）＞各人の影響度の総和（被招集者の作業のインパクト）を満たすか否かを判定する（Ｓ１０４）。そして、満たす場合には、サーバの組織内影響度計算部１２ｃはクライアント端末にその旨を返信し、クライアント端末は許可された人材の上司３００に向けて招集依頼を送信する（Ｓ１０５）。これにより、主催者１００と被招集者２００との会議が開催されることになる。なお、Ｓ１０４の処理において、招集テーマの影響度と各人の影響度の総和が等しい、あるいはその差が所定金額の範囲内である場合には、サーバは条件を満たすとしてクライアント端末にその旨を返信してもよい。影響度がほぼ等しい場合には、積極的に会議を開催して意見を交換する方が好ましいからである。

一方、Ｓ１０４の処理において条件を満たさない場合には、サーバの組織内影響度計算部１２ｃはクライアント端末にその旨を返信し、主催者１００に再考を促す（Ｓ１０６）。主催者１００はこの返信に対して招集の条件、すなわち招集のテーマを変更した場合には（Ｓ１０７）、再度Ｓ１０２以降の処理に戻り、新た招集テーマの下で人材を選定し、その影響度を評価する。

なお、Ｓ１０４の処理において条件を満たさない場合においても、サーバの組織内影響度計算部１２ｃは、選定された人材のうち条件を満たし得る人材の範囲を抽出してクライアント端末に返信してもよい。この場合、条件を満たさない旨を返信するとともに、条件を満たし得る人材の範囲を返信するのが好適である。例えば、選定された人材がａ，ｂ，ｃ，ｄ，ｅの５人であり、５人の影響度の総和が招集テーマの影響度を所定値以上超える場合には条件不満足と判定されるが、人材ａ、ｂ、ｃの３人だけであれば招集テーマの影響度以下となる場合、クライアント端末に対して「人材ａ、ｂ、ｃであれば許可し得る」なる旨を返信する。条件を満たし得る人材の組み合わせが複数存在する場合、役職の高い人材の組み合わせを選択すればよい。

以上の処理により、主催者１００は、クライアント端末から会議開催の要求をサーバに送信することで、適当な人材を招集し、会議を開催することができる。図４には、会議開催要求出力前の組織の状態が示されており、図５には本実施形態による処理後の組織の状態が示されている。主催者１００は任意のタイミングでクライアント端末から会議開催要求をサーバに送信することができ、上司の許可及び影響度が考慮済みの被招集者群４００とともに会議を進行できる。

本実施形態では、主催者１００からの要求に応じて、半ば強制的に会議を開催（人材の招集）するものであるから、主催者１００がある程度権限を有するが被招集者群の上司との面識がなく権限もほぼ同等の場合や会議スケジュールが１日〜数日の短期の場合、被招集者がある分野の専門家である場合、被招集者の現在の作業が緊急性のない場合などに特に有効であろう。

実施形態の概念構成図である。 実施形態の構成ブロック図である。 実施形態の処理フローチャートである。 会議開催要求出力前の組織状態説明図である。 会議開催要求後の組織状態説明図である。

符号の説明

１０ 招集手段、１２ 被招集者群管理手段、１００ 主催者、２００ 被招集者。

Claims (6)

1. 主催者と被招集者との会議の開催を制御するコンピュータ読み取り可能なプログラムであって、該プログラムはコンピュータにインストールされて実行されるものであり、コンピュータに対して、少なくとも、
   招集要求及び招集のテーマを入力するステップと、
   前記招集要求に応じ、組織の人材に関するデータを記憶する記憶装置にアクセスして前記招集に応じ得る人材データを抽出するステップと、
   前記招集のテーマ及び抽出された人材の価値を算出するステップと、
   前記招集のテーマの価値が前記人材の価値に対して所定の関係を満たすか否かを判定するステップと、
   前記所定の関係を満たす場合に、前記人材に対して招集を通知するステップ
   を実行させることを特徴とする会議開催制御プログラム。
2. 請求項１記載のプログラムにおいて、
   前記価値を算出するステップでは、項目毎に組織における価値を予め記憶する記憶装置にアクセスして前記項目毎における価値に基づき前記招集のテーマ及び前記人材の価値を算出する
   ことを特徴とする会議開催制御プログラム。
3. 請求項１記載のプログラムにおいて、
   前記判定するステップでは、前記招集のテーマの価値が前記人材の価値の総和以上となる関係にあるか否かを判定する
   ことを特徴とする会議開催制御プログラム。
4. 請求項１記載のプログラムにおいて、
   前記通知するステップでは、前記人材の上司に前記招集を通知する
   ことを特徴とする会議開催制御プログラム。
5. サーバクライアントシステムを用いて主催者と被招集者との会議の開催を制御する方法であって、
   クライアント端末から招集要求及び招集のテーマをサーバ装置に供給するステップと、
   前記サーバ装置において前記招集要求及び招集のテーマを受け取り、前記招集要求に応じて、組織の人材に関するデータを記憶する記憶装置にアクセスして前記招集に応じ得る人材データを抽出するステップと、
   前記サーバ装置において前記招集のテーマ及び抽出された人材の価値を算出するステップと、
   前記サーバ装置において前記招集のテーマの価値が前記人材の価値に対して所定の関係を満たすか否かを判定するステップと、
   前記所定の関係を満たす場合に、前記サーバ装置から前記クライアント端末に判定結果を供給し、前記クライアント端末から前記人材に対して招集を通知するステップ
   を有することを特徴とする会議開催制御方法。
6. 主催者と被招集者との会議の開催を制御するサーバクライアントシステムにおけるサーバ装置であって、
   クライアント端末からの招集要求及び招集のテーマを受信する手段と、
   組織の人材に関するデータを記憶する手段と、
   前記招集要求に応じて、前記記憶する手段から前記招集に応じ得る人材データを抽出する手段と、
   前記招集のテーマ及び前記人材の価値を算出する手段と、
   前記招集のテーマの価値が前記人材の価値に対して所定の関係を満たすか否かを判定する手段と、
   前記所定の関係を満たす場合に、前記クライアント端末に判定結果を送信する手段と、
   を有することを特徴とするサーバ装置。

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