JP2005062969A - 文書管理システム及び画像処理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】管理中の文書に変化があることをユーザに通知することができるようにする。
【解決手段】文書に対して固有の識別情報を生成する識別情報生成手段と、前記識別情報を付加して文書を印刷する印刷手段と、前記識別情報を使って管理される文書を検索する検索手段とを有する文書管理装置１０１と、前記文書の送受信、読み込み及び印刷が可能な画像処理装置１０２、１０４、１０６とが通信可能に接続されている文書管理システムであって、前記文書管理装置１０１は、前記文書と、前記文書への問い合わせの履歴と、前記問い合わせのあったユーザの識別情報とを管理し、前記文書の状態に変化が起きたとき、または変化が起こる一定時間以前に、前記問い合わせのあったユーザに対して前記文書の変化があることを通知する状態変化通知手段を備えることを特徴とする文書管理システム。
【選択図】 図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書管理システム及び画像処理装置に関し、文書を管理するために用いて好適なものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来から、文書と関連情報とを管理する装置と、前記文書の送受信可能な装置とを通信線で接続した文書管理システムに関する技術がある（特許文献１を参照）。この従来技術は、ファクシミリやデジタル複合機など、異機種間での文書に関する情報の引き出しを可能とし、新旧文書の管理や利用履歴の管理を可能とした文書管理システムである。
【０００３】
【特許文献１】
特開２０００−２６１５８４号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、前記従来の技術では、単に利用履歴をもとに活用度を計算して文書を廃棄したり、アーカイブしたりするものであり、文書の廃棄やアーカイブを実行する前に文書作成者が文書を再確認することができなかった。
【０００５】
また、文書を参照した利用者に対しても同様に、文書が廃棄、またはアーカイブされたことを通知することができなかった。
また、文書を参照した利用者が他の利用者による文書の更新を即座に知ることはできなかった。
【０００６】
本発明は前述の問題点に鑑みてなされたものであり、管理中の文書に変化があることをユーザに通知することができるようにすることを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
前記課題を解決するために本発明は、文書に対して固有の識別情報を生成する識別情報生成手段と、前記識別情報を付加して文書を印刷する印刷手段と、前記識別情報を使いて管理される文書を検索する検索手段とを持つ文書管理装置と、文書の送受信，読み込み，印刷が可能な画像処理装置が接続されている文書管理システムにおいて、前記文書管理装置は、文書と、文書への問い合わせの履歴と、問い合わせを行ったユーザの識別情報を管理し、文書の状態に変化が起きたとき、または変化が起こる一定時間以前に、問い合わせを行ったユーザに対して文書の変化があることを通知する状態変化通知手段を備えていることを特徴とする文書管理システムを提供する。
また、本発明は、文書の状態に変化が起きたとき、または変化が起こる一定時間以前に、問い合わせのあったユーザに対して前記文書の変化があることを通知する状態変化通知手段を有する文書管理装置で管理される文書の送受信、読み込み及び印刷が可能な画像処理装置であって、前記文書管理装置に対して文書の参照を行う際に、前記状態変化通知手段によって状態変更通知を送信するために用いるユーザ情報を前記文書管理装置に送信することを特徴とする画像処理装置を提供する。
【０００８】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の一実施形態について、図面を参照して詳細に説明する。
図１は、本実施形態の文書管理システムの構成の一例を示すブロック図である。
図１において、文書管理装置１０１と、スキャナ及びプリンタの機能を有するデジタル複合機１０２と、パーソナルコンピュータ１０３と、イメージスキャナ１０４と、ファクシミリ装置（ＦＡＸ）１０５と、プリンタ１０６とが、ネットワーク手段１０７により互いに接続されている。
【０００９】
本実施形態では、デジタル複合機１０２、イメージスキャナ１０４、ファクシミリ１０５、及びプリンタ１０６などを総称して画像処理装置と呼ぶ。ネットワーク手段１０７は、無線ＬＡＮ、有線ＬＡＮ、または公衆回線などを利用して実現される。
【００１０】
図２は、図１の文書管理装置１０１の構成例を示すブロック図である。
一般に、文書管理装置は汎用のコンピュータを用いることが多い。すなわち、ＣＰＵ２０１、ハードディスク２０２、メモリ２０３、表示装置２０４、入出力装置２０５、ネットワークインターフェース（ネットワークＩ／Ｆ）２０６、及びアーカイブ装置２０７が、内部バス２０８によって接続されている。
【００１１】
ＣＰＵ２０１は、文書管理装置１０１全体の制御を行う。ハードディスク２０２は、文書管理装置１０１の制御ソフトウェアやテキストや画像イメージで構成される文書データそのものや、文書管理情報などのデータを保存している。
【００１２】
メモリ２０３は、ハードディスク２０２内のソフトウェアや文書管理情報が一時的にコピーされるワークメモリであり、このメモリ２０３上で値の読み書きが行われる。
【００１３】
表示装置２０４は、ＣＲＴディスプレイに代表される文書管理装置１０１の状態を表示するデバイスである。入力装置２０５は、キーボードやマウスに代表されるデバイスであり、ネットワーク１０７経由でなく文書管理装置１０１自身で文書を操作する場合にユーザが利用するデバイスである。
【００１４】
ネットワークＩ／Ｆ２０６は、イーサネット（Ｒ）カードに代表されるネットワークデバイスである。デジタル複合機などの画像処理装置や複数台ある文書管理装置との間でデータ送受信を行うためのものである。
【００１５】
アーカイブ装置２０７は、磁気テープリーダ、ライタに代表されるデータ保存用デバイスである。使用頻度が一定の値以下であって、削除したくないデータを保存するために利用される。一般に低速で大容量な媒体が利用されるが、ハードディスクなど高速な媒体が使われることもある。
【００１６】
図３は、図１のデジタル複合機１０２の構成例を示すブロック図である。
スキャナ部３０１、コントローラ部３０６、プリンタ部３０５、識別情報抽出部３０８、ネットワークＩ／Ｆ部３０７、ユーザインターフェース部３０４、画像メモリ３０３、及びハードディスク部３０２が、内部バス３０９によって接続されている。
【００１７】
複写を行う原稿はスキャナ部３０１で読み取られ、デジタルデータとして画像メモリ３０３に保存される。続いて、画像メモリ３０３のデータをプリンタ部３０５で紙媒体に印刷する。
【００１８】
デジタル複合機１０２がイメージサーバとして使われる場合は、スキャナ部３０１で読み取られた画像メモリ３０３上のデータがコントローラ部３０６によりハードディスク部３０２に保存される。これによりユーザは、保存されたデータを画像として確認したり、または紙に印刷したりすることができる。
【００１９】
ユーザインターフェース部３０４は、表示用のＬＣＤパネルやキーからなり、前記画像データをＬＣＤパネルに表示することが可能なように構成されている。また、前記キーによりユーザの指示をコントローラに認識させることが可能なように構成されている。
【００２０】
パーソナルコンピュータ（ＰＣ）１０３からのプリントデータや、ＦＡＸ文書等の受信データは、ネットワークＩ／Ｆ部３０７を通して、コントローラ部３０６に入力される。
【００２１】
そして、前記受信データは、コントローラ部３０６で解析された後、ハードディスク部３０２にデジタルデータとして保存される。前記イメージサーバの機能により、保存された画像（デジタルデータ）の確認または印刷が可能となる。
【００２２】
識別情報抽出部３０８は、スキャナ部３０１により読み取られた画像メモリ３０３上のデジタルデータから文書を一意に識別する識別情報を抽出する。この識別情報は、バーコードとして印刷された文書ＩＤなどである。
【００２３】
また、前記識別情報は、ネットワークＩ／Ｆ部３０７を通して文書管理装置１０１に送信され、デジタル複合機１０２が文書に関する情報を文書管理装置１０１から引き出す為に利用される。
【００２４】
図４は、文書管理装置１０１内に保管されている各テーブルの構造の一例を示した図である。テーブルは、具体的に、文書管理テーブル、履歴テーブル、及びユーザテーブルである。
【００２５】
前記文書管理テーブルの各エントリは、文書管理装置１０１が管理している各文書に一対一で対応している。エントリ属性は、文書に関する情報を保存している。
【００２６】
属性には文書ＩＤ、登録日時、最終更新日時、名称、文書ファイルの格納場所、廃棄予定日、及び履歴データテーブルへのキーが含まれる。文書の履歴を複数サポートする場合には文書ファイルの実態を複数持つことになる。
【００２７】
前記履歴テーブルは、各文書が操作された履歴を記憶している。すなわち、前記履歴テーブルには、操作が行われた日時、操作内容、及び操作したユーザＩＤが記憶されている。
【００２８】
ユーザテーブルは、ユーザに関するデータを登録しているもので、一意に識別されるユーザＩＤ、氏名、及びＥ−ｍａｉｌアドレスなどからなる。Ｅ−ｍａｉｌアドレスは、文書の削除やアーカイブが行われる時に、文書管理装置１０１がユーザへそのことを伝えるための連絡先として使われる。このＥ−ｍａｉｌアドレスに代わりに、ファックス番号を代用するようにしてもよい。
【００２９】
前記ユーザテーブルへのユーザの登録は、あらかじめ文書管理装置１０１の入力装置を使って行うことや、画像処理装置からネットワーク経由で行うことが可能である。
【００３０】
図５は、文書管理装置１０１のメイン処理を説明するフローチャートである。ここでは主な処理のみを図示していて、各処理の詳細は別図として示す。
まず、文書管理装置１０１は定期的に時刻を監視しており、文書管理テーブルの情報をもとに文書の廃棄、アーカイブを行う必要があるかどうかを一定時間毎に検索する（ステップＳ５０２）。該当する文書があった場合はそれぞれの処理を行う（ステップＳ５０３）。
【００３１】
次に、ネットワーク１０７で接続されている画像処理装置から文書の登録の要求が来ていないか否かを確認し（ステップＳ５０４）、要求があれば文書データの保存と、文書管理テーブルへの追加を行う（ステップＳ５０５）。
【００３２】
次に、画像処理装置１０１から文書の更新要求が来ていないか否かを確認する（ステップＳ５０６）。要求があった場合は、画像処理装置から送信された文書を文書管理装置１０１内のストレージに保存し、文書管理テーブルへ変更内容を反映させる（ステップＳ５０７）。
【００３３】
次に、文書取得要求の確認を行う（ステップＳ５０８）。要求があったときには、要求されている文書の実態を管理テーブルより検索し、該当する文書をネットワーク１０４経由で送信する（ステップＳ５０９）。
【００３４】
続いて管理されている文書の利用結果通知の確認を行う（ステップＳ５１０）。利用結果は文書管理テーブル中の履歴テーブルに書き込まれる（ステップＳ５１１）。最後に検索要求を確認する（ステップＳ５１２）。
【００３５】
要求があったときには、受信した検索条件を使い文書管理テーブルから該当する文書を検索し、結果を要求元の画像処理装置に送り返す（ステップＳ５１３）。
【００３６】
以下、文書管理装置１０１の具体的な処理について図６〜図１１を使って説明する。
【００３７】
図６は、参照頻度の低くなった文書について廃棄処理、アーカイブ処理を行う際の文書管理装置１０１の動作を説明するフローチャートである。
【００３８】
処理は、文書管理テーブルを使って全文書を対象に行う（ステップＳ６０２）。文書管理装置１０１は、廃棄時刻、またはアーカイブ時刻になる一定時間前になると（ステップＳ６０４）、実行に際して関係すると思われるユーザへの予告通知を電子メールにより行う（ステップＳ６０５）。
【００３９】
ユーザの割り出しには、文書の履歴テーブルが用いられる。文書を作成したユーザや、今までに文書を参照、変更したユーザの一覧を履歴より作成する。メールを受信したユーザは、通知された文書をまだ保管しておきたい場合には、Ｅ−ｍａｉｌにかかれた該当文書へのＵＲＬを使って文書管理装置１０１にアクセスすることにより、該当文書の廃棄時刻、またはアーカイブ時刻を延長することができる。
【００４０】
続いて文書管理装置１０１は、廃棄時刻、またはアーカイブ時刻になったか否かを判定し（ステップＳ６０６）、その時刻になっているときには、該当文書に関係すると思われるユーザへ、該当文書の廃棄、またはアーカイブを実行したことを電子メールで通知する（ステップＳ６０７）。
【００４１】
ユーザの割り出しには、先の処理と同様に履歴テーブルが用いられる。通知後文書の廃棄、またはアーカイブを実行する（ステップＳ６０８）。そして、以上の処理を文書がなくなるまで続ける（ステップＳ６０９）。
【００４２】
図７は、文書登録要求時の文書管理装置１０１の動作を説明するフローチャートである。
まず新しい文書に対して、履歴テーブルを新規に作成する（ステップＳ７０２）。次に、履歴テーブルに「登録」のエントリを追加する（ステップＳ７０３）。
【００４３】
次に、送信された文書をハードディスク（ＨＤＤ）２０２の文書管理フォルダ上にファイルとして保存する（ステップＳ７０４）。続いて文書が一意に識別できるための文書ＩＤを生成する（ステップＳ７０５）。
【００４４】
文書ＩＤの生成には、文書管理装置１０１のネットワークＩ／Ｆ２０６のＭＡＣアドレス、生成時刻、一連のシリアル番号等が使われる。これらの項目を使うことで他の文書管理装置とも重複しないユニークなＩＤを割り振ることができる。
【００４５】
そして、文書管理テーブルに新規のエントリを追加し（ステップＳ７０６）、文書ＩＤを要求元の画像処理装置に返信することで文書が正しく管理されたことを通知する（ステップＳ７０７）。
【００４６】
図８は、文書更新要求時の文書管理装置１０１の動作を説明するフローチャートである。
送信もとの画像処理装置からは、ユーザ情報、文書ＩＤ、置き換えるための文書イメージが送られる（ステップＳ８０２）。
【００４７】
文書管理装置１０１は、履歴テーブルに「更新」のエントリを追加する（ステップＳ８０３）。受信した文書イメージは、ハードディスク（ＨＤＤ）２０２上にファイルとして保存される（ステップＳ８０４）。
【００４８】
文書管理テーブルの文書保存場所に先のファイルを追加する（ステップＳ８０５）。文書管理装置１０１は、数個の文書を履歴として保存しており、更新の再には一番古いものが削除される。そして、文書に関係すると思われるユーザに対して更新されたことの通知を試みる。
【００４９】
さらに、履歴テーブルを参照し、今までに当該文書を使用したユーザの電子メールのリストを作成し（ステップＳ８０６）、文書へのアクセスのためのＵＲＬを書き込んだ電子メールをリストのあて先へ送信する（ステップＳ８０７）。
【００５０】
図９は、取得要求時の文書管理装置１０１の動作を説明するフローチャートである。
画像処理装置からは文書ＩＤと、操作パネルから入力されたユーザＩＤとを受信する（ステップＳ９０２）。
【００５１】
文書管理装置１０１は、文書ＩＤと現在の日時から取得時の文書用に識別情報を生成する（ステップＳ９０３）。識別情報は、バーコードデータとしてイメージ画像に変換されたのち、文書データと合成され、印刷イメージができあがる（ステップＳ９０４）。
【００５２】
続いて印刷イメージを要求もとの画像処理装置に送り返す（ステップＳ９０５）。要求があったことを記憶するために、履歴テーブルへ「取得」のエントリを追加する（ステップＳ９０６）。
【００５３】
図１０は、画像処理装置からの文書利用通知受信時の文書管理装置１０１の動作を説明するフローチャートである。
文書をプリントまたは送信した画像処理装置から、利用通知が送信される（ステップＳ１００２）。その通知により利用の種類を判別し（ステップＳ１００３）、送信であれば履歴テーブルには、「送信」のエントリを追加する（ステップＳ１００４）。また、印刷であれば「印刷」のエントリを追加する（ステップＳ１００５）。
【００５４】
図１１は、文書検索時の文書管理装置１０１の動作を説明するフローチャートである。
まず、画像処理装置より文書ＩＤと検索キーを受け取る（ステップＳ１１０２）。検索キーは文書名や登録者であり、文書処理装置１０１上の操作パネルから入力される場合もある。
【００５５】
文書管理装置１０１は、受け取ったこれらの情報を元に文書管理テーブル内の該当する文書を検索する（ステップＳ１１０３）。検索結果を一覧として送信に適したフォーマットに整える（ステップＳ１１０４）。
【００５６】
続いて一覧を要求元の画像処理装置に送信する（ステップＳ１１０５）。最後に、一覧に乗った文書それぞれの履歴テーブルに「検索」のエントリを追加して検索結果として該当したことを記録する（ステップＳ１１０６）。
以上がワークステーションなどで実現される文書管理装置１０１の処理内容について説明したものである。
【００５７】
つづいての図は画像処理装置の処理について説明した図である。
図１２は、文書登録時の画像処理装置の動作を説明するフローチャートである。
ここでは、画像処理装置として前述のデジタル複合機１０２を想定している。
【００５８】
まず文書データのもととなる紙媒体の原稿をスキャナで読み取り、デジタルイメージに変換する（ステップＳ１２０２）。読み込んだ文書を文書管理装置１０１に新規の文書として登録するのか、それとも既存の文書を置き換えるのかを、デジタル複合機１０２のＬＣＤパネル画面上にメニュー表示する（ステップＳ１２０３）。
【００５９】
ユーザの選択を受け取った後、新規登録処理であれば（ステップＳ１２０４）、現在使用しているユーザのユーザＩＤとともに新規登録であることを文書管理装置１０１に通知する（ステップＳ１２０６）。デジタル複合機１０２の使用開始時にユーザが、認証用ＩＤカードをカードリーダに挿入することで、ユーザＩＤが読み取られる。
【００６０】
一方、更新処理であれば（ステップＳ１２０４）、ユーザから更新したい文書ＩＤを入力してもらい、ユーザＩＤとともに更新であることを文書管理装置１０１に通知する（ステップＳ１２０５）。
【００６１】
続いてスキャナ３０１で読み取った原稿データを文書管理装置１０１に送信する（ステップＳ１２０７）。新規登録処理、または更新処理が完了すると、文書管理装置１０１から文書ＩＤが返信されるので（ステップＳ１２０８）、正しく処理がされたことを示すためにＬＣＤパネル上に文書ＩＤを表示する（ステップＳ１２０９）。
【００６２】
図１３は、コピー、画像送信時の画像処理装置の動作を説明するフローチャートである。ここでも、画像処理装置はデジタル複合機１０２であるとして説明する。
【００６３】
まず、原稿をスキャナ３０１でデジタルイメージに変換する（ステップＳ１３０２）。ＩＤ識別ソフトウェアによってデジタルイメージ中のバーコードデータを検出し、識別ＩＤを抽出する（ステップＳ１３０３）。
【００６４】
識別ＩＤを認識できた場合には、識別ＩＤを文書ＩＤとして文書管理装置１０１に送り、この識別ＩＤでの文書の検索を要求する（ステップＳ１３０４）。続いて検索結果を表示し、次の処理としての選択肢を表示する（ステップＳ１３０５）。
【００６５】
選択肢には、文書管理装置１０１上の文書を使っての処理の続行、新たに検索キーを指定しての再検索の実行、スキャナ３０１で読み取ったデータをつかっての処理の続行がある。ユーザにこれらのいずれかを選択させる。
【００６６】
文書管理装置１０１の文書を使う場合には文書管理装置１０１から該当文書のイメージをダウンロードする（ステップＳ１３０７）。再検索が指定された場合には、日時などの追加検索キーを入力してもらい再検索で見つけた文書のイメージをダウンロードする（ステップＳ１３０８）。スキャナで読み取ったデータを使う場合には、すでにイメージは画像メモリ３０３にロードされているので特別な処理は必要ない。
【００６７】
続いて画像イメージをコピーであればプリンタへ伝送し、ネットワーク送信であればＦＴＰなど所定のプロトコルでイメージを相手先にネットワーク送信する（ステップＳ１３０９）。
【００６８】
処理完了後、スキャナデータを使った場合を除き管理文書を利用したことを処理内容とともに文書管理装置１０１に通知する（ステップＳ１３１０）。
【００６９】
以上のように本実施の形態では、文書作成者に対し、文書の変更があることを通知するようにしたので、文書作成者は、廃棄、アーカイブが実行される前に文書を再確認することができる。また、文書を参照した利用者に対しても同様に廃棄、アーカイブされたことを通知することができる。さらに、文書を参照した利用者が他の利用者による文書の変更を迅速に知ることが可能となる。
【００７０】
また、文書の利用に際して文書に関する情報とともに、ユーザ情報も送信するようにしたので、文書管理装置１０１上の履歴テーブルにユーザ情報を記録することが出来る。これにより、前記文書の変更通知を発行するあて先を履歴情報テーブルから作成することが可能となる。
【００７１】
（本発明の他の実施形態）
上述した実施形態の機能を実現するべく各種のデバイスを動作させるように、該各種デバイスと接続された装置あるいはシステム内のコンピュータに対し、前記実施形態の機能を実現するためのソフトウェアのプログラムコードを供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（ＣＰＵあるいはＭＰＵ）に格納されたプログラムに従って前記各種デバイスを動作させることによって実施したものも、本発明の範疇に含まれる。
【００７２】
また、この場合、前記ソフトウェアのプログラムコード自体が上述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード自体、およびそのプログラムコードをコンピュータに供給するための手段、例えば、かかるプログラムコードを格納した記録媒体は本発明を構成する。かかるプログラムコードを記憶する記録媒体としては、例えばフレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。
【００７３】
また、コンピュータが供給されたプログラムコードを実行することにより、上述の実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードがコンピュータにおいて稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）あるいは他のアプリケーションソフト等と共同して上述の実施形態の機能が実現される場合にもかかるプログラムコードは本発明の実施形態に含まれることは言うまでもない。
【００７４】
さらに、供給されたプログラムコードがコンピュータの機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに格納された後、そのプログラムコードの指示に基づいてその機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行ない行ない、その処理によって上述した実施形態の機能が実現される場合にも本発明に含まれることは言うまでもない。
【００７５】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば、文書の送受信、読み込み及び印刷が可能な画像処理装置と通信可能に接続されている文書管理装置からユーザに対して、前記文書の状態の変化があることを通知するようにしたので、文書作成者（ユーザ）は、文書が廃棄またはアーカイブされる前にその文書を再確認することができる。また、文書を参照した利用者（ユーザ）に対しては、文書が廃棄またはアーカイブされたことを通知することができる。さらに、文書を参照した利用者が他の利用者による文書の変更を迅速に知ることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態を示し、文書管理システムの構成の一例を示すブロック図である。
【図２】本発明の実施の形態を示し、文書管理装置の構成例を示すブロック図である。
【図３】本発明の実施の形態を示し、デジタル複合機の構成例を示すブロック図である。
【図４】本発明の実施の形態を示し、文書管理装置内に保管されている各テーブルの構造の一例を示した図である。
【図５】本発明の実施の形態を示し、文書管理装置のメイン処理を説明するフローチャートである。
【図６】本発明の実施の形態を示し、参照頻度の低くなった文書について廃棄処理、アーカイブ処理を行う際の文書管理装置の動作を説明するフローチャートである。
【図７】本発明の実施の形態を示し、文書登録要求時の文書管理装置の動作を説明するフローチャートである。
【図８】本発明の実施の形態を示し、文書更新要求時の文書管理装置の動作を説明するフローチャートである。
【図９】本発明の実施の形態を示し、取得要求時の文書管理装置の動作を説明するフローチャートである。
【図１０】本発明の実施の形態を示し、画像処理装置からの文書利用通知受信時の文書管理装置の動作を説明するフローチャートである。
【図１１】本発明の実施の形態を示し、文書検索時の文書管理装置の動作を説明するフローチャートである。
【図１２】本発明の実施の形態を示し、文書登録時の画像処理装置の動作を説明するフローチャートである。
【図１３】本発明の実施の形態を示し、コピー、画像送信時の画像処理装置の動作を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
１０１ 文書管理装置
１０２ デジタル複合機
１０３ パーソナルコンピュータ
１０４ イメージスキャナ
１０５ ＦＡＸ
１０６ プリンタ
１０７ ネットワーク

Claims (3)

1. 文書に対して固有の識別情報を生成する識別情報生成手段と、前記識別情報を付加して文書を印刷する印刷手段と、前記識別情報を使って管理される文書を検索する検索手段とを有する文書管理装置と、前記文書の送受信、読み込み及び印刷が可能な画像処理装置とが通信可能に接続されている文書管理システムであって、
   前記文書管理装置は、前記文書と、前記文書への問い合わせの履歴と、前記問い合わせのあったユーザの識別情報とを管理し、前記文書の状態に変化が起きたとき、または変化が起こる一定時間以前に、前記問い合わせのあったユーザに対して前記文書の変化があることを通知する状態変化通知手段を備えていることを特徴とする文書管理システム。
2. 前記画像処理装置は、前記文書管理装置に対して文書の参照を行う際に、前記状態変化通知手段によって状態変更通知を送信するために用いるユーザ情報を前記文書管理装置に送信することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 文書の状態に変化が起きたとき、または変化が起こる一定時間以前に、問い合わせのあったユーザに対して前記文書の変化があることを通知する状態変化通知手段を有する文書管理装置で管理される文書の送受信、読み込み及び印刷が可能な画像処理装置であって、
   前記文書管理装置に対して文書の参照を行う際に、前記状態変化通知手段によって状態変更通知を送信するために用いるユーザ情報を前記文書管理装置に送信することを特徴とする画像処理装置。

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