JP2003091448A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 複数の文書／フォルダに対するユーザ／グル
ープのアクセス権限を一括変更する場合でも、上記文書
／フォルダに対する上記ユーザ／グループに設定された
既存のアクセス権限を変更してしまうことを防止可能な
文書管理システムを提供する。 【解決手段】 複数の文書／フォルダに対するユーザ／
グループのアクセス権限を一括で設定／変更／追加／消
去する機能を有する文書管理システムであって、文書／
フォルダのユーザ／グループに対するアクセス権限がす
でに設定されている場合に、利用者から指示されたアク
セス権限の設定／変更／追加／消去を行わないように指
定されている場合、機能を無効とする。また、文書／フ
ォルダのユーザ／グループに対するアクセス権限がすで
に設定されている場合には利用者から指示されたアクセ
ス権限をマージするよう利用者から指定されている場
合、すでに設定されているアクセス権限と利用者から指
示されたアクセス権限とをマージする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は文書管理システムに
関し、特に複数の文書／フォルダに対するユーザ／グル
ープのアクセス権限を一括変更する場合でも、上記文書
／フォルダに対する上記ユーザ／グループに設定された
既存のアクセス権限を変更してしまうことを防止可能な
文書管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】通常、文書管理システムは、文書や文書
を格納するフォルダ等のオブジェクトに対し、ユーザや
グループに毎にアクセス権限を設定するセキュリティ機
構を搭載する。セキュリティ機構は、ユーザやグループ
毎にアクセス権限の設定／変更／追加を行える。また、
文書管理システムの中には、利用者に選択された複数の
オブジェクトや当該オブジェクトの下層（配下）に位置
するオブジェクトを含めて一括してアクセス権限を設定
／変更／追加する機能を有するものもある。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな機能を有する文書管理システムは、設定／変更／追
加の対象となっているオブジェクトに対して、対象ユー
ザ／グループのアクセス権限が設定されている場合、こ
れらのユーザ／グループのアクセス権限が変更されてし
まう。特に、下層のオブジェクトも一括して設定／変更
／追加する場合には、利用者は、アクセス権限をかえて
しまったことに気づかないこともある。

【０００４】本発明は、上記問題点に鑑みなされたもの
であり、複数のフォルダや文書のアクセス権限を一括し
て設定／変更／追加する場合でも、対象ユーザ／グルー
プに対してアクセス権限がすでに設定されている文書や
フォルダについては新たな設定／変更／追加するか（上
書きするか／マージするか）選択できるようにすること
で、既存の設定を変更するか否かを制御できる文書管理
システムおよび文書管理プログラムを提供することを目
的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】かかる目的を達成するた
めに、本発明に係る第１の文書管理システムの発明は、
選択された文書／フォルダに対して、任意のユーザ／グ
ループのアクセス権限を一括設定／変更／追加する機能
を有する。そして、上記文書／フォルダについて上記ユ
ーザ／グループのアクセス権限がすでに設定されている
場合には、上記文書／フォルダに対する上記ユーザ／グ
ループのアクセス権限は変更しないという設定がされて
いる場合には、上記文書／フォルダに対する上記ユーザ
／グループのアクセス権限は変更しない。これにより、
既存の設定が変更されてしまうことを防止できる。特
に、上記システムは、複数の文書／フォルダを一括設定
する場合、さらには、配下の文書／フォルダのアクセス
権限も一括して設定可能なシステムに好ましく適用でき
る。このようなシステムでは、利用者は、各文書／フォ
ルダ毎に既存の設定があるか否か、既存の設定がどのよ
うな内容であるかを検討する必要がなくなるからであ
る。

【０００６】また、このような場合に既存の設定と新た
に利用者より指定された設定とをマージすると設定され
ている場合には、上記文書／フォルダに対する上記ユー
ザ／グループのアクセス権限は、既存のアクセス権限と
利用者から新たに設定されたアクセス権限とをマージす
ることが好ましい。また、上書きするように設定されて
いる場合には、既存のアクセス権限の設定を破棄し、利
用者から新たに指定された内容を上記ユーザ／グループ
の上記文書／フォルダに対するアクセス権限とする。

【０００７】さらに、利用者から指定されたアクセス権
限を上書き／マージしなかった場合には、その旨のログ
を残すことが好ましい。このログには、設定／変更／追
加対象の文書／フォルダとユーザ／グループに関する情
報が含まれる。利用者は、このログを参照することで、
設定／変更／追加処理を行う必要があるか否か判断でき
るからである。また、上記ログの中から利用者に選択さ
れたログで特定される文書／フォルダに対する上記ログ
で特定されるユーザ／グループのアクセス権を設定／変
更／追加可能なようにすれば、利用者は、極めて容易に
設定を変更できる。すなわち、上記ログは、アクセス権
限が変更されなかった文書／フォルダ−ユーザ／グルー
プの対応関係の情報が含まれているため、このログが指
定されれば、利用者がアクセス権の設定／変更／追加を
欲する文書／フォルダ−ユーザ／グループの組み合わせ
を判断できる。従って、利用者にログが選択された場
合、このログで特定される文書／フォルダ−ユーザ／グ
ループの組み合わせのアクセス権限設定／変更／追加を
行えるようにすればよい。

【０００８】本発明に係る第２の発明は、上記処理をコ
ンピュータに実現させるためのプログラムである。

【０００９】

【発明の実施の形態】以下、本発明に係る文書管理シス
テムおよびプログラムを、実施の形態によって詳細に説
明する。まず、文書管理システムについて説明する。

【００１０】（文書管理システム）図２は、本発明の実
施の形態にかかる文書管理システムの構成例を示す。こ
のシステムは、少なくとも文書管理アプリケーション１
７、ハードウェア１５およびオペレーティングシステム
１６を有する。

【００１１】ハードウェア１５の構成例を図１に示す。
ハードウエア１５は、ＣＰＵ０、メモリ１、出力装置
２、入力装置３、表示装置４、ハードディスク５及びバ
ス６を有する。ＣＰＵ０は、文書管理システム全体を制
御し、図２に示す文書管理アプリケーション１７の各種
処理を実行する。メモリ１は、主にＣＰＵ０の作業領域
として機能する。出力装置２は、例えばプリンタなどの
画像形成装置を採用できる。入力装置３は、ユーザが文
書管理システムにデータを入力するインタフェースであ
り、例えばキーボード、マウス、スキャナ等を採用でき
る。表示装置４は、ＣＲＴや液晶表示装置などの情報を
画面表示する装置である。ハードディスク５は、磁気デ
ィスクなどで構成され、文書管理アプリケ一ション１７
やその他のアプリケーションなどのソフトウェアを格納
する。また、図３に示すデータベース２３としての役割
を担ってもよい。バス６は、上記各部を接続する。

【００１２】文書管理アプリケーション１７は、ハード
ウェア１５とのインタフェースを構成するオペレーティ
ングシステム１６上で動作する。構成要素としては、文
書登録処理部８、フォルダ作成処理部９、一覧表示部１
０、アクセス権設定処理部１１、アクセス権一括変換処
理部１２、アクセス権一括変換処理ログ管理部１３およ
びアクセス権一括変換処理ログ表示部１４を有する。文
書登録処理部８は、ファイルやスキャナ等で入力された
コンテンツ（情報）に書誌情報を付加し、データベース
２３に登録する。例えば、データベース２３の文書情報
テーブル１８に、書誌情報などのデータ（文書管理に必
要なデータ；必要データ）とコンテンツデータとを登録
するようにすればよい。フォルダ作成処理部９は、文書
を格納するためのフォルダを作成する。また、フォルダ
情報テーブル１９にフォルダとして必要な情報を登録す
る。一覧表示部１０は、例えば、フォルダや文書の一覧
を階層的に利用者に提示する。アクセス権設定処理部１
１は、アクセス権の設定処理を行う際に、利用者に対し
て対象オブジェクトのアクセス権を表示する。また、利
用者に当該オブジェクトのアクセス権を設定させる。利
用者に設定されたアクセス権に関する情報は、アカウン
トテーブル２０、文書セキュリティテーブル２１、フォ
ルダセキュリティテーブル２２に新規レコードを登録し
たり、登録済みのレコードを変更することで登録する。
なお、アクセス権の設定は、例えば、文書やフォルダが
新規作成された場合や利用者から指示された場合に行
う。利用者からの指示は、利用者に文書、フォルダの一
覧を提示し、この一覧の中からアクセス権の設定を行う
文書および／またはフォルダを選択させることが好まし
い。アクセス権一括変換処理部１２、アクセス権一括変
換処理ログ管理部１３、アクセス権一括変換処理ログ表
示部１４については後述する。

【００１３】オペレーティングシステム１６は、種々の
ソフトウェアにより構成され、ハードウェア１５上で動
作可能なものであれば任意のものを採用できる。

【００１４】図３には、上記文書管理システムで用いら
れるデータベースの構成例を示す。デ一タベース２３
は、前記したようにハードディスク５内などに設けら
れ、少なくとも文書情報テーブル１８、フォルダ情報テ
ーブル１９、アカウントテーブル２０、文書セキュリテ
ィテーブル２１およびフォルダセキュリティテーブル２
２により構成される。

【００１５】文書情報テーブル１８は、文書の書誌情報
やコンテンツデータを管理するテーブルである。このテ
ーブルの例を図４に示す。図４に示すように、このテー
ブルは、文書ＩＤ、文書名、（文書）登録日、（文書）
更新日、親フォルダＩＤ、コンテンツデータ等の項目が
設けられ、データ（文書）毎に各項目の情報が設定され
る。

【００１６】フォルダ情報テーブル１９は、フォルダの
情報を管理するテーブルである。このテーブルの例を図
５に示す。図５に示すように、このテーブルは、フォル
ダＩＤ、フォルダ名、（フォルダ）登録日、（フォル
ダ）更新日、親フォルダＩＤ等の項目が設けられ、フォ
ルダ毎に各項目の情報が設定される。別言すれば、フォ
ルダ情報テーブル１９および文書情報テーブル１８を管
理することで、文書およびフォルダをツリー構造にて管
理する。

【００１７】アカウントテーブル２０は、ＳＩＤを一意
なアカウントＩＤで管理するテーブルである。ＳＩＤ
は、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）系のオペレーティング
システムにおいて、各ユーザ・グループに対して世界で
一意に与えられるＩＤである。上記オペレーティングシ
ステム内部では、ＳＩＤによりユーザやグループが管理
される。つまり、上記オペレーティングシステムは、Ａ
ＰＩ（application program interface ）を用いてユー
ザやグループ名、グループに属しているユーザ名等の情
報取得要求が入力されると、ＳＩＤを用いてこれらの情
報を検索し、アプリケーションにこれらの情報を提供す
る。図６にはアカウントテーブル２０の例を示す。な
お、ＳＩＤまたはこれと同様のＩＤを、上記オペレーテ
ィングシステムや他のオペレーティングシステムで採用
することは当然に可能である。つまり、アカウントテー
ブル２０は、ＳＩＤまたはこれと同様の役割を担うＩＤ
を、当該ＩＤと一意に対応するアカウントＩＤを用いて
管理する。

【００１８】文書セキュリティテーブル２１は、文書に
付加されているユーザやグループのアクセス権を管理す
るテーブルである。図７に文書セキュリティテーブル２
１の一例を示す。図７に示すように、文書セキュリティ
テーブル２１は、文書ＩＤとアカウントＩＤとアクセス
権に関する情報とを対応させた情報を持つ。図７の例で
は、文書ＩＤが１のコンテンツに対しては、アカウント
ＩＤが１のユーザ（またはグループ、以下ユーザと表記
する）は、上記コンテンツを参照する権限（アクセス
権）が与えられている。アカウントＩＤが２のユーザ
は、上記コンテンを参照／書込／読み取り／変更／訂正
／消去等を行う権限（フルコントロール権限）が与えら
れている。アカウントＩＤが４のユーザは、上記コンテ
ンツに対して読み取り処理を行う権限が与えられてい
る。

【００１９】フォルダセキュリティテーブル２２は、フ
ォルダに付加されているユーザやグループのアクセス権
を管理するテーブルである。つまり、文書セキュリティ
テーブル２１は各文書に対するユーザのアクセス権を管
理し、フォルダセキュリティテーブル２２は各フォルダ
に対するユーザのアクセス権を管理する。図８にフォル
ダセキュリティテーブル２２の一例を示す。図８に示す
ように、フォルダセキュリティテーブル２２は、少なく
ともフォルダＩＤとアカウントＩＤとフォルダに対する
アクセス権に関する情報とが格納される。以下、本実施
の形態における文書管理システムのアクセス権設定／変
更処理例、およびアクセス権一括変換処理部１２、アク
セス権一括変換処理ログ管理部１３、アクセス権一括変
換処理ログ表示部１４の動作について詳述する。

【００２０】文書登録処理部８により文書が作成される
と、文書情報テーブル１８にレコードを追加される。つ
まり、作成された文書に関する項目が文書情報テーブル
に追加される。また、フォルダ作成処理部９によりフォ
ルダが作成されると、フォルダ情報テーブル１９にレコ
ードが新規追加される。以下、文書が新規作成された場
合を例にとる。

【００２１】文書登録処理部８は、文書を作成すると、
アクセス権設定処理部１１に起動指示を与える。アクセ
ス権設定処理部１１は、当該文章（オブジェクト）のア
クセス権を利用者に設定させる。設定された情報は、図
７に示すような文書セキュリティテーブル２１に登録さ
れる。例えば、文書ＩＤ２のオブジェクトに対して、ア
カウントＩＤが１のユーザに、上記オブジェクトの『参
照』のみ行える権限（アクセス権限）を与える場合、ア
クセス権設定処理部１１は、図７に示すように、文書項
目がＩＤ２、アカウントＩＤが１、アクセス権が『参
照』という情報（レコード）を文書セキュリティテーブ
ル２１に登録する。また、文書情報テーブル１８に文書
情報のレコードを加える。

【００２２】上述したように登録／作成された文章やフ
ォルダは、文章／フォルダの階層構造を一覧表示部１０
が利用者に提示する。つまり、一覧表示部１０は、文書
情報テーブル１８およびフォルダ情報テーブル１９を参
照して、登録されているオブジェクト（文書、フォル
ダ）の階層構造を把握し、この構造を利用者に提示す
る。階層構造の提示方法は公知の任意の方法を採用でき
る。

【００２３】利用者は、一覧表示部１０から提示された
文書／フォルダの階層構造から任意の１または複数の文
書および／または１または複数のフォルダを選択し、こ
れらのオブジェクトのアクセス権を一括して変更するよ
うシステムに要求できるようにする。このように利用者
からアクセス権一括変換処理機能が呼び出された場合、
システムは、アクセス権一括変換処理部１２を起動す
る。

【００２４】アクセス権一括変換処理部１２は、例えば
図９に示すような画面を利用者に提示し、利用者にアク
セス権を設定させる。上記画面には、利用者から選択さ
れたオブジェクトを特定するための情報（文書名、フォ
ルダ名等）を表示する（図９では『名前』欄；フォルダ
名『１１１』のフォルダのアクセス権を設定する画
面）。また、ユーザやグループの一覧を表示可能とし、
この一覧で選択されたユーザ・グループをリスト表示す
るようにする。図９の例では、『追加』ボタンが選択さ
れると上記一覧を表示し、利用者に選択されたユーザ・
グループを『ＡＣＬ』欄に表示する。ここでは、『fsxa
dmin』『takahasi』『yamada』のユーザ／グループが選
択され一覧表示している。また、一覧表示したユーザ／
グループの１または複数を削除できるようにする。図９
の例では、『ＡＣＬ』欄のユーザ／グループ名が選択さ
れ、『削除』ボタンが選択されると、選択されたユーザ
／グループは『ＡＣＬ』欄の一覧から解除される。な
お、前記したように、ＳＤＩを参照していることでユー
ザ等の情報を得ることができる。

【００２５】また、図９に示すように、各ユーザ／グル
ープ毎に、アクセス権を設定できるようにする。図９の
場合、『fsxadmin』は『フルコントロール』を、『taka
hasi』は『更新』を、『yamada』は『更新』をする権限
（アクセス権）を選択している。上記オブジェクトに対
するアクセス権がすでに設定されているユーザやグルー
プに対しては、『上書きしない』／『上書きする』／
『マージする』のいずれかを設定できるようにする。つ
まり、すでに設定されているアクセス権にを変更する
（上書きする）のか、既存の設定を優先する（上書きし
ない）のか、既存の設定と併合する（マージする）のか
選択させる。さらに詳しくは、利用者から選択されたユ
ーザ／グループ毎のアクセス権（図９の『ＡＣＬ』欄の
『アクセス権』の欄で設定されたアクセス権の内容）を
『設定』するのか『追加』するのか、選択された内容を
『削除』するのか、選択された内容に『変更する』のか
設定できるようにする。

【００２６】『設定』するよう選択されると、『ＡＣ
Ｌ』リストで選択された通りに対象オブジェクトに対す
るユーザのアクセス権を設定する。ただし、対象のユー
ザやグループのアクセス権限がすでに設定されている場
合は『既存アクセス権』で設定した処理方法に従う。例
えば、ユーザ（またはグループ）『fsxadmin』に対する
アクセス権が設定されていない場合、ユーザから選択さ
れたアクセス権（『ＡＣＬ』欄の『アクセス権』の欄に
設定された内容）を上記ユーザに与える。『fsxadmin』
に対するアクセス権が設定されており、既存のアクセス
権に対して『上書きしない』と選択されている場合に
は、『fsxadmin』のアクセス権は既存の内容のままとす
る。『fsxadmin』に対するアクセス権が設定されてお
り、既存のアクセス権に対して『上書きする』と選択さ
れている場合には、『fsxadmin』のアクセス権は既存の
内容から新たに選択された内容に変更する。図９の『Ａ
ＣＬ』欄の『アクセス権』の欄に設定された内容（『フ
ルコントロール』のアクセス権）を『fsxadmin』に与え
る。『fsxadmin』に対するアクセス権が設定されてお
り、既存のアクセス権に対して『マージする』と選択さ
れている場合には、『fsxadmin』のアクセス権は、既存
の内容と新たに選択された内容とをマージする。つま
り、『fsxadmin』にすでに与えられているアクセス権の
内容に加え、図９の『ＡＣＬ』欄の『アクセス権』の欄
に選択された内容（『フルコントロール』）のアクセス
権を『fsxadmin』に与える。

【００２７】同様に、利用者に選択されたアクセス権の
内容を『追加』するように指示された場合、『ＡＣＬ』
リストで設定したアクセス権を対象オブジェクトに追加
する。ただし、対象のユーザやグループのアクセス権限
がすでに設定されている場合は『既存アクセス権』で設
定した処理方法に従う。『方法』で『変更』を選択され
ると、対象オブジェクトに『ＡＣＬ』リストの対象ユー
ザのアクセス権がすでに設定されている場合に、対象ユ
ーザのアクセス権を『ＡＣＬ』リストで設定したアクセ
ス権に変更する。ただし、対象のユーザやグループのア
クセス権限がすでに設定されている場合は『既存アクセ
ス権』で設定した処理方法に従う。

【００２８】つまり、対象オブジェクトに対するユーザ
／グループのアクセス権が利用者から選択され、選択さ
れたアクセス権を上記ユーザ／グループに『設定』する
のか、『追加』するのか、選択されたアクセス権を『削
除』するのか、選択されたアクセス権に『変更』するの
か選択できるようにする。また、既存のアクセス権があ
る場合には、既存のアクセス権に対して『上書きする』
のか、『上書きしない』（既存のアクセス権のままとす
る）のか、『マージする』（既存のアクセス権と新たに
選択されたアクセス権との両方をユーザ／グループに対
して設定する）のか選択できるようにする。

【００２９】また、フォルダのアクセス権を設定してい
る場合、このフォルダよりも下層のフォルダ／文書のア
クセス権も設定できるようにすることが好ましい。例え
ば、図９に示すように、『下の階層のアクセス権を変更
する』欄がチェックされた場合、対象オブジェクトより
も下層のオブジェクトを検索する。このようなオブジェ
クトがあった場合、図１０に示すような画面を表示し、
各オブジェクト毎に、または全オブジェクトを一括して
アクセス権の設定ができるようにする。アクセス権の設
定方法は前記同様の方法を採用すればよい。また、図９
に示すように、下層のフォルダのみまたは文書のみを検
索し、検索されたオブジェクトのアクセス権を選択でき
るようにしてもよい。

【００３０】前記処理によりアクセス権が上書きされな
かったまたはマージされなかったオブジェクトは、アク
セス権一括変換処理ログ管理部１３によりそのＩＤと種
別（文書／フォルダ）が記憶される。アクセス権一括変
換処理が終了時に上記記憶（ログ）があると、アクセス
権一括変換処理ログ管理部１３は、ログがあることを利
用者に知らせる。このログには、利用者から選択される
とアクセス権一括変換処理ログ表示部１４に対して起動
指示が発せられるようなボタンを設けることが好まし
い。アクセス権一括変換処理ログ表示部１４は、アクセ
ス権を上書きしなかった、あるいは、マージしなかった
文書やフォルダを利用者に提示する。利用者からこれら
のオブジェクトのアクセス権を表示するよう指示される
と、アクセス権設定処理部１１を起動する。アクセス権
設定処理部１１は、上記オブジェクトのアクセス権を提
示する。また、利用者から上記オブジェクトの１つまた
は複数のアクセス権を変更するよう指示されると、前記
したようにアクセス権の設定／変更処理を行う。つま
り、上記オブジェクトについて図９に示すような画面を
表示し、上記同様の処理を実行する。なお、上記した各
画面は、ＧＵＩ表示することが好ましい。次に、この処
理を、図１１〜１３のフローチャートに従い説明する。
なお、ここではアクセス権一括変換処理部１２が『追
加』処理を行う場合を例示する。当然ではあるが、『設
定』処理や『変更』処理も同様の処理を行えばよい。こ
こで、オブジェクトが文書の場合とフォルダの場合とで
処理方法が異なる（ステップＳ１）。そこで、オブジェ
クトが文書の場合とフォルダの場合とで分けて話を進め
る。

【００３１】アクセス権一括変換処理部１２は、図９の
ＧＵＩが表示され、選択オブジェクトがフォルダの場合
で、『下の階層のアクセス権を変更する』をチェックす
ると、図１０のＧＵＩが表示され、配下のオブジェクト
のアクセス権も設定できる。図９あるいは図１０でＯＫ
が選択されると、選択オブジェクトが文書かフォルダか
で処理が分岐する（ステップＳ１）。

【００３２】アクセス権の『追加』処理を行うオブジェ
クトが文書である場合、追加対象のユーザ／グループに
対応するアカウントＩＤをアカウントテーブルから取得
する（ステップＳ２）。そして、このＩＤと、追加する
よう利用者から選択されたアクセス権の内容をペアで保
持する（ステップＳ３）。次いで、選択文書に対して図
１２に示すフローを行う（ステップＳ４）。

【００３３】ステップＳ４では、まず、対象文書ＩＤを
用いて文書セキュリティテーブルを検索し、対象レコー
ドを確保する（ステップＳ４０）、そして、最初のレコ
ード位置に移動し（ステップＳ４１）、対象レコードか
ら１レコード取り出す（ステップＳ４２）。このレコー
ドに設定されたアカウントＩＤと追加対象のアカウント
ＩＤとが異なる場合（ステップＳ４３／ＮＯ）にはステ
ップＳ４２に戻り、すでに取り出したレコードとは別の
レコードについて、追加対象のアカウントＩＤと同じＩ
Ｄを有しているか検索を繰り返す。

【００３４】追加対象のアカウントＩＤと同じＩＤを有
するレコードを検索した場合（ステップＳ４３／ＹＥ
Ｓ）、既存のアクセス権を上書きするよう設定されてい
るか確認する（ステップＳ４４）。既存のアクセス権を
上書きするように設定されている場合（ステップＳ４４
／ＹＥＳ）には、文書セキュリティテーブルの対象レコ
ードのアクセス権を、追加対象のアクセス権、つまりユ
ーザに新たに設定されたアクセス権で上書きする（ステ
ップＳ４５）。既存のアクセス権を上書きするように設
定されていなかった場合（ステップＳ４４／ＮＯ）に
は、既存のアクセス権をマージするよう設定されている
か確認する（ステップＳ４８）。既存のアクセス権をマ
ージするように設定されている場合（ステップＳ４８／
ＹＥＳ）には、文書セキュリティテーブルの対象レコー
ドのアクセス権を追加対象のアクセス権とマージする
（ステップＳ４９）。つまり、すでに設定されているア
クセス権に対し、新たに利用者に設定されたアクセス権
をマージする。既存のアクセス権を上書きしないように
設定されていた場合には、ステップＳ４８のＮＯへ進
む。以上の処理を、対象レコード数分（ユーザに選択さ
れたオブジェクト分）繰り返す。

【００３５】追加対象のアカウントＩＤと同じレコード
について上記処理が終わると（ステップＳ４６／Ｎ
Ｏ）、ステップＳ４１へ戻り、処理対象の他のアカウン
トＩＤについて上記処理を行う。全ての処理対象のアカ
ウントＩＤについて上記処理が終了した場合には図１２
の処理を終了し、ステップＳ５へ進む。追加対象のアカ
ウントＩＤと同じＩＤを有するレコードがなかった場合
（ステップＳ４６／ＹＥＳ）には、文書セキュリティテ
ーブルに対象文書ＩＤ、対象アカウントＩＤおよび追加
対象のアクセス権の情報を含むレコードを追加する８ス
テップＳ４７）。そして、前記同様に、ステップＳ４１
へ戻り、処理対象の他のアカウントＩＤについて上記処
理を行う。全ての処理対象のアカウントＩＤについて上
記処理が終了した場合には図１２の処理を終了し、ステ
ップＳ５へ進む。

【００３６】選択オブジェクトがフォルダの場合（ステ
ップＳ１／ＮＯ）には、図９の追加対象ユーザのＳＩＤ
に対応するアカウントＩＤをアカウントテーブルから取
得し（ステップＳ８）、そのアカウントＩＤと追加する
アクセス権をペアで保持し（ステップＳ９）、ステップ
Ｓ１０へ進む。ステップＳ１０（図１３）の処理は、ス
テップＳ４（図１２）の処理とほぼ同様の処理を行えば
よい。すなわち、文書セキュリティテーブルではなくフ
ォルダセキュリティテーブルに対してステップＳ４の処
理を行えばよい。ステップＳ１０の処理終了後には、ス
テップＳ１１へ進む。

【００３７】ステップＳ１１では、図９のようなＧＵＩ
画面で『下の階層のアクセス権を変更する』がチェック
されているか判断する。フォルダは、下層にオブジェク
トを有していることがあるからである。『下の階層のア
クセス権を変更する』ように指示されていない場合には
ステップＳ５へ進む。指示されている場合にはステップ
Ｓ１２へ進む。ステップＳ１２では、図１０のような画
面を利用者に提示する。そして、図１０の文書タブ・フ
ォルダタブについて、追加対象ユーザのＳＩＤに対応す
るアカウントＩＤをアカウントテーブルから取得し（ス
テップＳ１２）、そのアカウントＩＤと追加するアクセ
ス権をペアで保持し（ステップＳ１３）、選択フォルダ
下の全文書に対してステップＳ１０と同様の処理を行う
（ステップＳ１４）。

【００３８】（プログラム）本発明に係るプログラム
は、上述した処理をコンピュータに実現させるためのも
のである。つまり、コンピュータに、上記文書処理シス
テムと同様の処理を実現させる。

【００３９】以上、この発明の好適な実施の形態を説明
したが、上述の実施の形態はこの発明の説明のための例
示であって、この実施形態のみにこの発明の範囲を限定
する趣旨ではない。当業者は、この発明の要旨を逸脱す
ることなく、種々の変形、改良、修正、簡略化などを上
記実施形態に加えた種々の他の形態でもこの発明を実施
することができる。

【００４０】

【発明の効果】以上の説明から明らかなように、選択オ
ブジェクトおよびその下層（配下）のオブジェクトに対
して、一括でアクセス権限の設定／変更／追加する際、
設定／変更／追加対象のユーザやグループのアクセス権
限がすでに設定されている文書やフォルダのアクセス権
限を上書きしないまたはマージすると設定できる。これ
により、既存の設定が変更などしてしまうことを防止で
きる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明による文書管理システムを実現するため
のシステム構成例を示す図である。

【図２】本発明による文書管理システムの構成例を示し
た図である。

【図３】図２の文書管理システムが用いるデータベース
の構成例を示す図である。

【図４】文書情報テーブル例を示す。

【図５】フォルダ情報テーブル例を示す。

【図６】アカウントテーブル例を示す。

【図７】文書セキュリティテーブル例を示す。

【図８】フォルダセキュリティテーブル例を示す。

【図９】図２の文書管理システムによるオブジェクトの
アクセス権設定／追加／変更／削除処理を行うためのＧ
ＵＩ画面表示例である。

【図１０】図９で選択されたオブジェクト（フォルダ）
の下層オブジェクトのアクセス権の設定処理を行うため
のＧＵＩ画面表示例である。

【図１１】図２の文書管理システムのアクセス権追加登
録例を説明するためのフローチャートである。

【図１２】図１１のステップＳ４を説明するためのフロ
ーチャート例である。

【図１３】図１１のステップＳ１０、ステップＳ１４を
説明するためのフローチャート例である。

【符号の説明】

０ ＣＰＵ １ メモリ ２ 出力装置 ３ 入力装置 ４ 表示装置 ５ ハードディスク ６ バス ８ 文書登録処理部 ９ フォルダ作成部 １０ 一覧表示部 １１ アクセス権設定処理部 １２ アクセス権一括変換処理部 １３ アクセス権一括変換処理ログ管理部 １４ アクセス権一括変換処理ログ表示部 １５ ハードウェア １６ オペレーティングシステム １７ 文書管理アプリケーション １８ 文書情報テーブル １９ フォルダ情報テーブル ２０ アカウントテーブル ２１ 文書セキュリティテーブル ２２ フォルダセキュリティテーブル ２３ データベース

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の文書／フォルダに対するユーザ／
   グループのアクセス権限を一括で設定／変更／追加／消
   去する機能を有する文書管理システムであって、 前記文書／フォルダの前記ユーザ／グループに対するア
   クセス権限がすでに設定されている場合に、利用者から
   指示されたアクセス権限の設定／変更／追加／消去を行
   わないように指定されている場合、前記機能を無効とす
   ることを特徴とする文書管理システム。
2. 【請求項２】 前記機能を無効とした場合、アクセス権
   限の設定／変更／追加／消去を行わなかった文書／フォ
   ルダ−ユーザ／グループの対応関係を記したログを残す
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
3. 【請求項３】 複数の文書／フォルダに対するユーザ／
   グループのアクセス権限を一括で設定／変更／追加／消
   去する機能を有する文書管理システムであって、 前記文書／フォルダの前記ユーザ／グループに対するア
   クセス権限がすでに設定されている場合には利用者から
   指示されたアクセス権限をマージするよう利用者から指
   定されている場合、すでに設定されているアクセス権限
   と利用者から指示されたアクセス権限とをマージするこ
   とを特徴とする文書管理システム。
4. 【請求項４】 ユーザから指示されたアクセス権限とす
   でに設定されているアクセス権限とをマージした文書／
   フォルダ−ユーザ／グループの対応関係を記したログを
   残すことを特徴とする請求項３記載の文書管理システ
   ム。
5. 【請求項５】 請求項２または４記載の文書管理システ
   ムにおけるログを指定されてアクセス権の設定／変更／
   追加／消去処理を行うよう利用者から指示された場合、
   前記機能を起動し、前記ログで特定される文書／フォル
   ダに対するユーザ／グループの設定／変更／追加／消去
   する文書管理システム。
6. 【請求項６】 請求項１から５のいずれか１項に記載の
   文書管理システムをコンピュータに実現させるためのプ
   ログラム。