JP2002157414A - Document management system and evaluation system in the same - Google Patents
Document management system and evaluation system in the sameInfo
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Landscapes
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Abstract
Description
【0001】[0001]
【発明の属する分野】本発明は、組織の運営等に関して
規定や書式等を定めて運用するに当たり、その規定や書
式等の内容を管理する文書管理システム、およびそれに
基づく運営事項等に関する項目を評価する評価システム
に関するものである。BACKGROUND OF THE INVENTION In the present invention, when defining and operating rules and formats concerning the operation of an organization, the present invention evaluates a document management system for managing the contents of the rules and formats, and items related to management items and the like based on the document management system. It is related to the evaluation system to be performed.
【0002】[0002]
【従来の技術】近年、環境汚染や地球温暖化などに対す
る対策に関心が高まり、行政レベルでの対応のみでは実
質的な効果を得ることは難しいため、民間レベルでの対
策を講じることが急務となっている。そのような認識の
基に、対応策が急激に広まりつつあり、代表的なものが
環境ISOと呼ばれる「ISO14001」(Internat
ional Organization for Standardization「国際標準化
機構」の規格)である。これはISO14001の規格
に則り、環境マネージメントシステム(以下「EM
S」)を構築し、構築されたEMSに基づいて組織を運
営して、組織内において環境対策が継続的に実践される
ようにするものである。2. Description of the Related Art In recent years, there has been an increasing interest in measures against environmental pollution and global warming, and it is difficult to obtain substantial effects only by taking measures at the administrative level. Therefore, it is urgently necessary to take measures at the private level. Has become. Based on such recognition, countermeasures are rapidly spreading, and a representative one is “ISO 14001” (Internat
ional Organization for Standardization). This conforms to the ISO14001 standard and is based on an environmental management system (hereinafter referred to as “EM
S ") and operate the organization based on the constructed EMS so that environmental measures are continuously practiced within the organization.
【0003】具体的には、EMSのためのマニュアルを
定め、それに則して運営を行い、検査や修正を継続的、
循環的になされるようにするもので、その出発点且つ中
核をなすものがマニュアルである。マニュアルは規定や
書式を定めたものであるが、ISOが定めた要件に則し
た内容のものを各業務内容に合うように作成するもの
で、特に定められた様式はないといって良い。したがっ
て、認定を受けるためには詳細にわたって規定等を定め
ることが必要となり、ISOの要件ごとに内容が膨大と
なることが難点である。[0003] Specifically, a manual for EMS is determined, and operation is performed in accordance with it.
The manual is the starting point and the core of what is done cyclically. Although the manual defines the rules and format, it is prepared in accordance with the requirements set by the ISO in accordance with the contents of each business, and it can be said that there is no specific format. Therefore, in order to receive the certification, it is necessary to define rules and the like in detail, and it is a difficult point that the contents become huge for each ISO requirement.
【0004】[0004]
【発明が解決しようとする課題】マニュアルの作成のみ
ならず、重要なのはその運用であって、作成された膨大
な量の書類に則して業務を行うことは、企業にとっては
大きなリスクとなりかねない。また、実際に現場でその
規定等を活かすことは非常に困難で、書類による運用で
は内容が煩雑すぎるため、運用する者が変わることによ
って本来の目的を達成できるとは限らない。そのため、
本発明者らはこれらの現状に鑑み、ISOの要件に則し
た内容を簡略的に作成し、且つ業務の現状に準じた運用
を容易にできないものかと鋭意研究した結果、本発明に
至った。[Problems to be Solved by the Invention] It is important not only to create a manual but also its operation, and doing business in accordance with the huge amount of documents created can be a great risk for a company. . In addition, it is extremely difficult to actually utilize the rules and the like on the spot, and the operation using documents is too complicated, so that the intended purpose cannot always be achieved by changing operators. for that reason,
In view of these situations, the present inventors have made a simple study of the contents conforming to the requirements of the ISO, and have made earnest studies as to whether or not the operation according to the current situation of business can be easily performed.
【0005】すなわち、本発明においては、単純に書類
化した場合にあっては膨大な量となるデータを、簡略的
にしかも要件を十分に満たすことができるように体系化
し、誰が行っても運用の均一化を図れるマネージメント
システムとしての文書管理システムおよびそれにおける
評価システムを提供することを目的としている。That is, according to the present invention, an enormous amount of data in the case of simply making a document is systematized so as to be able to satisfy the requirements simply and sufficiently. It is an object of the present invention to provide a document management system as a management system capable of achieving uniformity of documents and an evaluation system in the document management system.
【0006】[0006]
【課題を解決するための手段】本発明は、コンピュータ
の記憶媒体により文書を管理するシステムにおいて、複
数の規定を系統立てた項目により記憶する規定記憶手段
と、該規定に関連する書式を記憶する書式記憶手段と、
前記規定に関連した評価をする評価プログラムと、前記
規定または前記書式もしくは前記評価プログラムを表示
する表示手段とからなり、前記規定記憶手段から得られ
た規定を表示手段により表示するステップと、表示され
た前記規定のいずれかの項目から他の規定記憶手段また
は前記書式記憶手段若しくは評価プログラムへリンクす
るステップと、前記表示手段の表示がリンク先の内容に
変化するステップとからなるようにしたものである。SUMMARY OF THE INVENTION According to the present invention, in a system for managing a document by a storage medium of a computer, a rule storage means for storing a plurality of rules by systematized items, and a format related to the rules. Format storage means,
An evaluation program for performing an evaluation related to the rule, and display means for displaying the rule or the format or the evaluation program, wherein the step of displaying the rule obtained from the rule storage means by a display means; A step of linking any one of the prescribed items to another prescribed storage means or the format storage means or the evaluation program, and a step of changing the display of the display means to the contents of the link destination. is there.
【0007】また、体系的に項目毎に系統立てて構成さ
れ、該項目毎に評価する評価システムにおいて、評価す
る各項目を系統ごとおよび階層ごとに入力する項目入力
手段と、入力された各最下位階層の項目についてそれぞ
れ評価に関連するファクターを設定するファクター設定
手段と、前記各最下位階層の項目についてのリスク指数
を設定する指数設定手段と、前記各最下位階層の項目に
ついて前記ファクターおよびリスク指数により評価値を
演算する演算手段と、入力された前記ファクターおよび
リスク指数並びに演算された評価値を、系統毎または階
層毎若しくは前記項目毎に表示する表示機能と、該表示
機能においてその表示を前記系統毎または前記階層毎も
しくは共通項目毎の表示に切り替える表示変換機能とか
らなり、前記項目入力手段へ項目を入力するステップ
と、入力した前記項目毎にファクターを前記ファクター
設定手段において設定するステップと、入力した前記項
目毎にリスク指数を前記指数設定手段において設定する
ステップと、前記項目毎に入力された前記ファクターお
よびリスク指数により前記演算手段において評価値を演
算するステップと、入力された前記ファクターおよび前
記リスク指数並びに演算された前記評価値を前記表示機
能により項目毎に表示するステップと、一旦項目毎に表
示された内容を前記系統毎または前記階層毎もしくは共
通項目毎の表示に切り替えるステップとからなるように
したものである。Also, in an evaluation system which is systematically structured for each item, and in an evaluation system for evaluating each item, an item input means for inputting each item to be evaluated for each system and for each hierarchy, A factor setting means for setting a factor associated with the evaluation for each item of the lower hierarchy, an index setting means for setting a risk index for each item of the lowest hierarchy, and the factor and risk for each item of the lowest hierarchy. Calculating means for calculating an evaluation value by an index, a display function for displaying the input factor and risk index and the calculated evaluation value for each system or for each hierarchy or for each of the items, and displaying the display in the display function. A display conversion function for switching to display for each system or for each hierarchy or for each common item, Inputting an item to the input means, setting a factor in the factor setting means for each of the input items, setting a risk index in the index setting means for each of the input items, Calculating the evaluation value in the calculating means based on the factor and risk index input to, and displaying the input factor and risk index and the calculated evaluation value for each item by the display function. Switching the content once displayed for each item to the display for each system, for each hierarchy, or for each common item.
【0008】[0008]
【発明の実施の形態】本発明の要旨は、EMSの中核と
なるマニュアルの規定等を体系的に定め、コンピュータ
媒体を使用して運用しやすくした文書管理システムと、
マニュアル運用に当たって必要となる評価等を算出する
評価システムとからなり、さらに通信機能を強化するこ
とにより、現場における情報の入手等を容易にするもの
である。DETAILED DESCRIPTION OF THE PREFERRED EMBODIMENTS The gist of the present invention is to provide a document management system which systematically defines the core manuals of EMS, etc., and which is easy to operate using a computer medium.
The system comprises an evaluation system for calculating evaluations and the like necessary for manual operation. Further, by strengthening the communication function, it is possible to easily obtain information at the site.
【0009】詳細は下記実施例において示すが、文書管
理システムにあっては規定等をフローチャート化して表
現したものを基準として、これらの各項目毎において関
連する他の項目とをリンクさせ、関連項目の閲覧を容易
にすると共に、共通する規定等は各項目の下位層に位置
させるのではなく、独立して存在させて且つリンクによ
り閲覧参照させるもので、これによってデータ量そのも
のが大幅に削減される。The details will be shown in the following embodiments. In the document management system, each item is linked to other related items on the basis of a rule or the like represented in a flowchart, and related items are linked. In addition to simplifying browsing, common rules etc. are not located in the lower layer of each item, but exist independently and browse and refer to by link, thereby greatly reducing the data amount itself. You.
【0010】評価システムにあっては、入力プログラム
と、一旦入力した内容を違った角度から確認して、内容
が適正であるかを確認する確認プログラムとからなる。
入力プログラムにおいては、項目の細分化と系統化を行
い、各項目毎にファクターとリスクとを演算し、これに
よって暫定的な評価結果を得る。次に一旦得られた暫定
評価について、確認プログラムにおいて異なる方向から
その内容を確認する。この確認は例えば共通する最小項
目毎に比較して、その結果他と異なる評価値であるもの
を入力が正しかったかなどという観点で確認を行う。そ
の結果として適正でなかったと判断される場合は、ファ
クターまたはリスクについての再入力を行うことにより
修正を加え、適正な評価を得ることができる。最終的に
適正な内容として入力されていると判断された場合にお
いては、全体データを出力して、現場運用時の確認のた
めの資料とする。また、最終的にこのデータを運用プロ
グラムの具体的なフォームに反映させることにより、よ
り確実な運用が可能となる。The evaluation system consists of an input program and a confirmation program for confirming once inputted contents from different angles and confirming whether the contents are appropriate.
In the input program, the items are subdivided and systematized, and factors and risks are calculated for each item, thereby obtaining a provisional evaluation result. Next, the content of the provisional evaluation once obtained is confirmed from different directions in the confirmation program. This confirmation is performed, for example, by comparing each common minimum item, and as a result, confirming whether or not an input having an evaluation value different from the others is correct. As a result, if it is determined that the evaluation is not appropriate, the factor or the risk is re-entered to make a correction to obtain an appropriate evaluation. If it is finally determined that the contents have been input as appropriate, the entire data is output and used as data for confirmation at the time of on-site operation. Finally, by reflecting this data in a specific form of the operation program, more reliable operation is possible.
【0011】このシステムによれば、データの確認が重
複してなされるために入力段階におけるミスやエラーの
発見が容易である。また、発見された問題点の修正も容
易である上、その修正の入力が直接データに反映され
る。このように画一化した方法による入力および確認が
なされるため、人為的なデータのばらつきを最小限に抑
えることが可能であり、運用における判断を誰が行って
も同じ結果が得られることが期待できる。その点におい
て、従来の紙主体の管理では運営内容を全ての角度から
網羅して確認することは膨大な労力を費やすこととな
り、実行上困難であった。本発明のシステムにおいて
は、入力、確認、修正を一連のプログラムによって実行
可能であり、これによって得られたデータは直接運営基
礎データとして出力が可能であるため、その内容を確認
しながらの実際の運用が、より高い確実性を持つことと
なる。[0011] According to this system, since data confirmation is performed in duplicate, it is easy to find mistakes and errors in the input stage. In addition, correction of a found problem is easy, and the input of the correction is directly reflected in data. Since input and confirmation are performed in a uniform manner in this way, it is possible to minimize artificial data variations, and it is expected that the same result will be obtained no matter who makes a decision on operation. it can. In this regard, in the conventional paper-based management, it is extremely difficult to implement a comprehensive check of the operation contents from all angles, which requires enormous effort. In the system of the present invention, input, confirmation, and correction can be executed by a series of programs, and data obtained thereby can be directly output as basic operation data. Operation will have higher certainty.
【0012】これらの文書管理システムおよびそれに付
随する評価システムにより、複雑な内容の規定等を容易
に掌握することが可能となり、実際の運用における評価
からの判断等においても個人差等が極減されるため、正
に「標準化」という目標が確実になされる結果となる。With these document management systems and their associated evaluation systems, it is possible to easily grasp the rules of complicated contents, etc., and to minimize the individual differences in judgments and the like based on evaluations in actual operation. As a result, the goal of "standardization" is surely achieved.
【0013】尚、本発明のシステムは必ずしもISOの
規定に基づいた組織運営に限定されるものではなく、要
件として体系的文書管理が必要で、しかも一定基準を持
って評価や判断を必要とされるマネージメントに広く適
用できるものである。Note that the system of the present invention is not necessarily limited to organizational operation based on ISO regulations, but requires systematic document management as a requirement, and requires evaluation and judgment with a certain standard. It can be widely applied to management.
【0014】実際に現場との間で適正に本システムを運
用するに当たっては、データベースそのものをサーバー
などに設置し、必要な情報を携帯端末から引き出せるよ
うにすると、より確実な運用が可能となる。例えば、運
用に先立ち、必要な項目の入力や評価を予め行ってお
き、現場において規定内容の確認等が必要になった場合
にアクセスして、携帯端末に合った内容の表示によって
規定等を表示できるものとしたり、評価数値等が必要と
なった場合は予め入力された評価結果を検索によって引
き出したり、修正が必要になった場合は簡略的に修正プ
ログラムを遠隔操作して実行させ、その結果を得られる
ようにすることも可能である。In order to operate the system properly with the actual site, if the database itself is installed on a server or the like so that necessary information can be extracted from the portable terminal, more reliable operation becomes possible. For example, prior to operation, necessary items are input and evaluated in advance, and when it is necessary to check the specified contents at the site, access is made, and the specified contents are displayed by displaying the contents suitable for the mobile terminal. If necessary, or if evaluation values are needed, the pre-input evaluation results can be retrieved by searching, and if correction is required, the correction program can be simply operated by remote control and executed. Can be obtained.
【0015】[0015]
【実施例】本実施例は上記したISO14001の内容
に則したものを使用して説明しているが、システムの構
成等はこれらに限られるものではなく、特許請求の範囲
がこれによって限定されるものではない。図1は環境シ
ステム文書の文書体系を示すフロー図、図2は環境方針
規定の処理を説明するフロー図、図3は側面調査規定の
処理を説明するフロー図、図4は運用管理工事規定の処
理を説明するフロー図、図5は評価システムの各プロセ
スを説明するフロー図、図6は入力プログラムの入力画
面を示す画像図、図7は確認プログラムの入力画面を示
す画像図である。DESCRIPTION OF THE PREFERRED EMBODIMENTS Although the present embodiment has been described using the one conforming to the contents of the above-mentioned ISO 14001, the system configuration and the like are not limited to these, and the claims are limited thereby. Not something. FIG. 1 is a flow chart showing the document system of the environmental system document, FIG. 2 is a flow chart explaining the processing of the environmental policy regulation, FIG. 3 is a flow chart explaining the processing of the side survey regulation, and FIG. FIG. 5 is a flowchart for explaining processing, FIG. 5 is a flowchart for explaining each process of the evaluation system, FIG. 6 is an image showing an input screen of an input program, and FIG. 7 is an image showing an input screen of a confirmation program.
【0016】まず、図1乃至図4に示すように、従来は
法規類のように条項別に分類して作成されていた各規定
について、条項を主体とせず、役割分担とフロー図とを
組み合わせて、それに説明を付随させることにより、規
定内容を一目瞭然に理解でき、各役割が確実に実行され
るようにしている。First, as shown in FIG. 1 to FIG. 4, for each provision conventionally created by classifying by provisions such as laws and regulations, the provisions are not the main constituents, and the role assignment and the flow chart are combined. By adding explanations to them, the contents of the regulations can be understood at a glance, and each role is surely executed.
【0017】また、内容そのものを紙媒体またはそれに
準ずるものとせず、コンピューター媒体により構成し、
表示自体はコンピューターのディスプレイ上で行う。各
項目毎に関連する規定等とのリンクがなされており、そ
の項目の内容を確認したい場合はリンク先に移動して閲
覧する。例えば、図1の「環境方針規定」の内容を確認
したい場合にあっては、ここをクリックすると、図2に
示す環境方針規定のフロー図とこれに付随する説明が表
示され、図1の「側面調査規定」をクリックすると図3
に示した側面調査規定のフロー図とこれに付随する説明
が表示される。他の規定等においても同様であり、共通
する規定項目や書式に至っては、それぞれ独立して存在
するものであって、それぞれの規定内で関連付けられて
いるものの、それぞれ個別に付随していないため、全体
のデータ量としては少なくて済む。In addition, the content itself is not a paper medium or the equivalent, but is constituted by a computer medium,
The display itself is performed on a computer display. Each item is linked to related rules and the like. If you want to check the contents of the item, move to the link destination and browse. For example, if the user wants to check the contents of “Environmental Policy Rules” in FIG. 1, clicking here displays the flow chart of the environmental policy rules shown in FIG. 2 and the accompanying explanation. Click on “Side Survey Rules”
The flow chart of the side survey rules shown in Fig. 7 and the accompanying explanation are displayed. The same applies to other rules, etc., and common rule items and formats exist independently of each other, and although they are associated within each rule, they are not individually attached. However, the amount of data as a whole is small.
【0018】次に、評価システムの概念について示すな
らば、上記した各規定に基づいて運営を行うに当たり、
実行すべき項目について環境に関しての影響を事前に評
価して、実行において環境問題が発生しないようにする
ためのものである。図5に示すように、本システムは大
項目の入力から始まり以下、中項目、小項目、細項目と
入力するものであって、下位項目はそれぞれ複数入力す
るが、本フロー図においては便宜上、一つの細項目につ
いてのみ説明がなされるようになっている。Next, the concept of the evaluation system will be described.
The purpose is to evaluate in advance the impact on the environment of the items to be executed so as not to cause environmental problems in the execution. As shown in FIG. 5, the present system starts with the input of a large item, and thereafter inputs a medium item, a small item, and a small item, and a plurality of lower items are respectively input. Only one sub-item is explained.
【0019】評価するべき項目をそれぞれの細項目まで
入力した後に、この最下位階層にある細項目を実行する
際に予想されるファクターを選択する。次に、この細項
目に関しての発生可能性や実行性などといったリスク指
数を設定する。このファクターとリスク指数によって、
その細項目における評価値を算出する。After inputting the items to be evaluated up to the respective sub-items, a factor expected when executing the sub-items in the lowest hierarchy is selected. Next, a risk index such as the likelihood of occurrence and feasibility of the detailed item is set. With this factor and risk index,
The evaluation value for the detailed item is calculated.
【0020】それぞれの項目について評価値を算出した
後に、算出された評価値を確認手段により確認して、入
力ミスやエラーが無いか、または不適正な項目が無いか
などを判断する。その結果修正が必要と判断された項目
についてはファクターまたはリスク指数を修正し、評価
値を再演算する。その結果を再度確認して修正の是非を
確認し、修正の必要がないと判断された時点でそれらの
データを出力し、このシステムを終了する。After calculating the evaluation value for each item, the calculated evaluation value is checked by the checking means to determine whether there is any input error or error, or whether there is any incorrect item. As a result, the factor or the risk index is corrected for the item determined to need correction, and the evaluation value is calculated again. The result is checked again to confirm whether or not the correction is necessary. When it is determined that no correction is necessary, the data is output and the system is terminated.
【0021】さらに、具体的にシステムの入力画面を示
しながら説明をする。図6に示すように、本実施例にお
いてはEMSにおいて環境への影響を事前に評価して実
施上の問題を洗い出すための評価システムを示してい
る。そのため、一つの大項目に対して、図示された「小
項目」が前記の「中項目」に該当し、図示された「作業
プロセス」が前記の「小項目」に該当し、図示された
「インプット名およびアウトプット名」が前記の「細項
目」に該当し、図示された「地域影響」「最終的影響」
「その他」が前記の「ファクター」に該当し、図示され
た「リスク評価」および「実行性」が前記の「リスク指
数」に該当し、図示された「環境影響点」が前記した
「評価値」に該当する。Further, the description will be made while specifically showing the input screen of the system. As shown in FIG. 6, this embodiment shows an evaluation system for evaluating the effects on the environment in advance by the EMS and identifying problems in implementation. Therefore, for one large item, the illustrated “small item” corresponds to the “medium item”, the illustrated “work process” corresponds to the “small item”, and the illustrated “ "Input name and output name" correspond to the above "Detailed items", and "Regional impact""Finalimpact"
“Other” corresponds to the “factor”, the illustrated “risk evaluation” and “executability” correspond to the “risk index”, and the illustrated “environmental impact point” corresponds to the “evaluation value” described above. ".
【0022】実際の入力例によって説明するならば、
「本社屋内」の「事務所」の「コピー機」において使用さ
れる「電気」「紙」「トナー」がインプットであり、こ
れらで排出されることになる「熱」「廃紙」「廃トナ
ー」がアウトプットであって、それらについて環境影響
ファクターをそれぞれ選択することにより、下記式によ
りによって係数が算出される。To explain with an actual input example,
“Electricity”, “paper”, and “toner” used in “copiers” of “offices” in “offices” inside the “Headquarters” are inputs, and “heat”, “waste paper”, and “waste toner” will be discharged by these Is an output, and a coefficient is calculated by the following equation by selecting an environmental impact factor for each of the outputs.
【0023】[0023]
【数1】係数=If([環境影響数値]<11,0.1,If([環境影
響数値]<21,0.2,0.3))+1[Equation 1] Coefficient = If ([Environmental impact value] <11,0.1, If ([Environmental impact value] <21,0.2,0.3)) + 1
【0024】すなわち、環境影響の小計(環境影響の各
項目のチェック数)から 10以下で係数1.1 20以下で係数1.2 21以上で係数1.3 が得られ、これに「リスク評価小計(リスク評価の各項
目の合計)」と「実行性評価小計(実行性の各項目の合
計)」とを掛け合わせる。この実施例では、環境影響小
計の係数(最大1.3)×リスク評価小計(最大15)
×実行性評価小計(最大12)としているため、最高2
34点になる。これを評価しやすい「対100点満点の
表示」とするために、「2.34」で除して、その項目
の総合評価を得る。That is, from the subtotal of the environmental impact (the number of checks of each item of the environmental impact), a coefficient of 1.3 or less is obtained at a coefficient of 1.1 or less at 20 and a coefficient of 1.221 or more at a coefficient of 1.3 or less. Subtotal (total of each item of risk evaluation) "and" executability evaluation subtotal (total of each item of executable) ". In this embodiment, the coefficient of the environmental impact subtotal (maximum 1.3) x the risk evaluation subtotal (maximum 15)
× Up to 2 due to the subtotal of the feasibility evaluation (maximum 12)
It will be 34 points. In order to make it easy to evaluate "displaying a score out of 100", the total evaluation of the item is obtained by dividing by "2.34".
【0025】次に、一通りの項目を入力した時点で、一
旦算出された評価値について適正であるかを確認する。
本実施例では、予め入力された項目の並びを変えて、違
った視点からそれぞれの評価値を比較する方法をとる。
すなわち、最下位階層にある細項目の「インプット名」
または「アウトプット名」でそれぞれの項目を検索して
羅列し、表示されたそれぞれの「作業プロセス」間にお
ける差異を比較し、大きな差異がある場合は、その差異
が適切な入力によるものであるかを検討して、何らかの
不適切な入力によって生じたものであった場合において
は、ファクターまたはリスク指数を修正して再演算させ
る。例えば、図7で示したようにインプットとしての
「紙」を確認の項目として選択し、その観点でそれぞれ
の評価内容を比較する。この時点で問題が発見された場
合は、その項目についてこの画面において直接修正を加
え、新しい表価値を得る。Next, when one item is input, it is checked whether the evaluation value once calculated is appropriate.
In the present embodiment, a method is used in which the arrangement of the items input in advance is changed and the respective evaluation values are compared from different viewpoints.
In other words, the “input name” of the sub-item at the lowest level
Or search and list each item by "output name", compare the differences between each displayed "work process", and if there is a large difference, the difference is due to appropriate input In consideration of the above, if it is caused by some inappropriate input, the factor or the risk index is corrected and recalculated. For example, as shown in FIG. 7, "paper" as an input is selected as a check item, and the evaluation contents are compared from that viewpoint. If a problem is found at this point, you can modify the item directly on this screen to get a new face value.
【0026】これにより、修正作業を繰り返し、修正の
必要がなくなったと判断された時点で、大項目毎のデー
タを調査表として出力する。これによって得られたデー
タには環境に対する影響度の高いものや、是正のための
注意点や着意個所などが明記されているため、その後の
運用の判断や指針を標準化して企画することが容易とな
る。Thus, the correction operation is repeated, and when it is determined that the correction is no longer necessary, the data for each large item is output as a survey table. Data obtained in this way has high impact on the environment, and points to be noted for corrective actions and points of initiative are clearly specified, making it easy to standardize and plan subsequent operational decisions and guidelines. Becomes
【0027】この環境影響調査は、一旦入力された後に
変更されないものではなく、ISO14001の基本フ
ローである「Plan−Do−Check−Action」の「Check(点
検および是正処置)」および「Action(経営層による見
直し)」において継続的に修正されることにより、常に
適正さを追求されるものである。The environmental impact survey is not changed once input, but is not changed after the input, but is based on the basic flow of ISO 14001, “Check (inspection and corrective action)” and “Action (management) of“ Plan-Do-Check-Action ”. Layer)), the appropriateness is always pursued.
【0028】尚、上記したように本実施例ではISO1
4001を例にとって示したが、評価システムは必ずし
もこれに限定されるものではない。したがって、各項目
およびファクターならびにリスク指数については上記実
施例で示した内容である必要はなく、業務内容などによ
ってこれらを適切に設定し、柔軟で確実な評価結果が得
られるようにできる。As described above, in this embodiment, the ISO1
Although 4001 is shown as an example, the evaluation system is not necessarily limited to this. Therefore, each item, factor, and risk index do not need to be the contents described in the above-described embodiment, but can be appropriately set according to the business content and the like, and a flexible and reliable evaluation result can be obtained.
【0029】また、修正プログラムについても、上記実
施例のように細項目で比較する方法に限定されるもので
はなく、中項目や小項目での比較や、他の要件を入力し
ての問題点の抽出手段を設けたものでも良い。Further, the modification program is not limited to the method of comparing small items as in the above-described embodiment, but may be a problem in comparison of medium items or small items, or inputting other requirements. May be provided.
【0030】さらに、本実施例では説明しなかったが、
運営する組織全体の文書管理システムおよび評価システ
ムを一箇所のサーバーで作動するように設け、各運営者
は自己の所有する端末からサーバーにアクセスして、情
報を引き出すようにすることができる。すなわち、文書
管理システムから規定や書式を引き出し、評価システム
によって現場に則した情報により評価を算出し、これを
基礎データとして現場の運用を行うことができる。Further, although not described in this embodiment,
A document management system and a reputation system for the entire organization to be operated can be provided to operate on one server, and each operator can access the server from its own terminal to retrieve information. That is, rules and formats can be extracted from the document management system, the evaluation can be calculated by the evaluation system based on the information conforming to the site, and the site can be operated using this as basic data.
【0031】[0031]
【発明の効果】本発明は、上記のように構成したため、
下記のような理由により、膨大な資料等を基準として組
織を運営する必要があるシステムにおいて、文書管理を
容易に行い、且つ判断基準となる資料やデータの処理を
画一化して行うことができ、ある基準を持った標準化し
た組織運営を達成することに有用である。 (1)規定等の文書を、フローチャートと関連文書等と
のリンクとによって管理することにより、閲覧や掌握が
画期的に明確且つ容易になる。 (2)規定等の文書をデータ化して、リンクさせること
により不用意に重複した部分を省くことができ、マニュ
アルを取ってみると、その全体として要件は減らないも
のの、データ量は飛躍的に減少させることができる。 (3)運営の基準となる計画をするに当たって、それぞ
れの項目を機械的且つ多面的システムによって判断でき
るため、ミスが少なく、しかも修正が容易であり、柔軟
でしかも継続的運用に非常に適している。The present invention has the above-described structure,
For the following reasons, in a system where it is necessary to operate an organization based on a large number of materials, etc., it is possible to easily perform document management and perform uniform processing of materials and data as judgment criteria It is useful for achieving standardized organizational operation with certain standards. (1) By managing documents such as rules by using flowcharts and links to related documents, etc., browsing and grasping can be clearly and easily made epoch-making. (2) It is possible to omit carelessly duplicated parts by converting documents such as rules into data and linking them. If a manual is taken, the requirements will not be reduced as a whole, but the data volume will increase dramatically. Can be reduced. (3) Each item can be judged by a mechanical and multi-dimensional system in making a plan that becomes a standard of operation, so that there are few mistakes, easy to correct, flexible, and very suitable for continuous operation. I have.
【図1】環境システム文書の文書体系を示すフロー図で
ある。FIG. 1 is a flowchart showing a document system of an environmental system document.
【図2】環境方針規定の処理を説明するフロー図であ
る。FIG. 2 is a flowchart illustrating a process of defining an environmental policy.
【図3】側面調査規定の処理を説明するフロー図であ
る。FIG. 3 is a flowchart illustrating a process of a side investigation rule.
【図4】運用管理工事規定の処理を説明するフロー図で
ある。FIG. 4 is a flowchart illustrating a process of an operation management work regulation.
【図5】評価システムの各プロセスを説明するフロー図
である。FIG. 5 is a flowchart illustrating each process of the evaluation system.
【図6】入力プログラムの入力画面を示す画像図であ
る。FIG. 6 is an image diagram showing an input screen of an input program.
【図7】確認プログラムの入力画面を示す画像図であ
る。FIG. 7 is an image diagram showing an input screen of a confirmation program.
Claims (6)
理するシステムにおいて、複数の規定を系統立てた項目
により記憶する規定記憶手段と、該規定に関連する書式
を記憶する書式記憶手段と、前記規定に関連した評価を
する評価プログラムと、前記規定または前記書式もしく
は前記評価プログラムを表示する表示手段とからなり、
前記規定記憶手段から得られた規定を表示手段により表
示するステップと、表示された前記規定のいずれかの項
目から他の規定記憶手段または前記書式記憶手段若しく
は評価プログラムへリンクするステップと、前記表示手
段の表示がリンク先の内容に変化するステップとからな
ることを特徴とする文書管理システム。1. A system for managing a document using a storage medium of a computer, a rule storing means for storing a plurality of rules by systematized items, a format storing means for storing a format related to the rules, and An evaluation program for performing a related evaluation, and display means for displaying the above-mentioned rules or the form or the evaluation program,
Displaying a rule obtained from the rule storage means on a display means; linking any of the displayed rules to another rule storage means or the format storage means or an evaluation program; Changing the display of the means to the contents of the link destination.
に選択するファクターと、該項目毎に設定するリスク指
数とを演算して、前記項目毎の評価値を算出することを
特徴とする請求項1記載の文書管理システム。2. The evaluation program calculates an evaluation value for each item by calculating a factor selected for each item to be evaluated and a risk index set for each item. 1. The document management system according to 1.
評価値が適切であるかを確認する手段を設けたことを特
徴とする請求項2記載の文書管理システム。3. The document management system according to claim 2, wherein said evaluation program includes means for checking whether the evaluation value once calculated is appropriate.
該項目毎に評価する評価システムにおいて、評価する各
項目を系統ごとおよび階層ごとに入力する項目入力手段
と、入力された各最下位階層の項目についてそれぞれ評
価に関連するファクターを設定するファクター設定手段
と、前記各最下位階層の項目についてのリスク指数を設
定する指数設定手段と、前記各最下位階層の項目につい
て前記ファクターおよびリスク指数により評価値を演算
する演算手段と、入力された前記ファクターおよびリス
ク指数並びに演算された評価値を、系統毎または階層毎
若しくは前記項目毎に表示する表示機能と、該表示機能
においてその表示を前記系統毎または前記階層毎もしく
は共通項目毎の表示に切り替える表示変換機能とからな
り、前記項目入力手段へ項目を入力するステップと、入
力した前記項目毎にファクターを前記ファクター設定手
段において設定するステップと、入力した前記項目毎に
リスク指数を前記指数設定手段において設定するステッ
プと、前記項目毎に入力された前記ファクターおよびリ
スク指数により前記演算手段において評価値を演算する
ステップと、入力された前記ファクターおよび前記リス
ク指数並びに演算された前記評価値を前記表示機能によ
り項目毎に表示するステップと、一旦項目毎に表示され
た内容を前記系統毎または前記階層毎もしくは共通項目
毎の表示に切り替えるステップとからなることを特徴と
する評価システム。4. Systematically structured for each item,
In an evaluation system for evaluating each item, an item input means for inputting each item to be evaluated for each system and each layer, and a factor setting means for setting a factor associated with the evaluation for each input item of the lowest hierarchy An index setting means for setting a risk index for each of the lowest hierarchy items; an arithmetic means for calculating an evaluation value by the factor and risk index for each of the lowest hierarchy items; and A display function for displaying the risk index and the calculated evaluation value for each system or for each hierarchy or for each item, and a display conversion for switching the display to display for each system or for each hierarchy or each common item in the display function A step of inputting an item to the item input means; Setting a factor in the factor setting means, setting a risk index in the index setting means for each input item, and evaluating the factor in the calculation means in accordance with the factor and risk index input for each item. Calculating the input factor, the risk index, and the calculated evaluation value for each item by the display function, and displaying the content once displayed for each item for each system or the hierarchy. Switching to display for each or for each common item.
はリスク指数を再設定すると共にそれらによる再評価値
を再演算するステップと、該再評価値を該当する再演算
前の評価値と置き換えるステップとからなることを特徴
とする請求項4記載の評価システム。5. A step of resetting any factor or risk index as necessary and recalculating a re-evaluation value based on the factor or risk index, and replacing the re-evaluation value with a corresponding evaluation value before re-calculation. 5. The evaluation system according to claim 4, comprising:
並びに算出したデータを記憶または出力する機能を設け
たことを特徴とする請求項4または5記載の評価システ
ム。6. The evaluation system according to claim 4, further comprising a function of storing or outputting input and setting and calculated data after calculating the evaluation value.
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2000353215A JP2002157414A (en) | 2000-11-20 | 2000-11-20 | Document management system and evaluation system in the same |
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WO2008139856A1 (en) * | 2007-05-11 | 2008-11-20 | Nec Corporation | Risk model correction system, risk model correction method, and program for risk model correction |
WO2021075017A1 (en) * | 2019-10-17 | 2021-04-22 | 日本電気株式会社 | Information processing method |
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- 2000-11-20 JP JP2000353215A patent/JP2002157414A/en active Pending
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US8844029B2 (en) | 2007-05-11 | 2014-09-23 | Nec Corporation | Risk model correcting system, risk model correcting method, and risk model correcting program |
WO2021075017A1 (en) * | 2019-10-17 | 2021-04-22 | 日本電気株式会社 | Information processing method |
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