FR3078186A1

FR3078186A1 - Procede d'approbation electronique d'un document

Info

Publication number: FR3078186A1
Application number: FR1851328A
Authority: FR
Inventors: Guillaume Boucher
Original assignee: Reacteur
Current assignee: Reacteur
Priority date: 2018-02-16
Filing date: 2018-02-16
Publication date: 2019-08-23
Anticipated expiration: 2038-02-16
Also published as: FR3078186B1

Abstract

L'invention concerne un procédé d'approbation électronique d'un document 1 mettant en œuvre un ordinateur émetteur ayant des moyens de mémoire, aptes à contenir un fichier du document 1 à approuver, un serveur 6, des moyens d'approbation dotés d'une interface de digitalisation, l'ordinateur émetteur, le serveur et les moyens d'approbation étant reliés au réseau internet dans lequel le document 1 à approuver comporte un emplacement image d'approbation 2, une première URL, URL1 identifiant l'émetteur, le serveur, et le document à approuver est associée à l'emplacement image d'approbation dans le document par l'ordinateur émetteur, l'URL1 est adressée, par l'ordinateur émetteur au serveur 6 Selon l'invention, en réponse à cette URL1, le serveur 6 génère un QRCode 3, qui est inséré dans la zone d'approbation du document, identifiant de façon unique le document par une seconde URL, URL2, en attente de son approbation tout nouvel affichage, du document contenant la référence à l'URL1, affiche ledit QRCode 3 dans la zone d'approbation, la lecture du QR Code 3 à l'aide des moyens d'approbation établit une liaison avec le serveur central 6 qui leur renvoie une zone de collecte d'approbation 4, l'approbation faite sur l'interface de digitalisation des moyens d'approbation 7 est associée par le serveur aux URL URL1 et URL2, après l'approbation, tout nouvel affichage, du document contenant la référence à l'URL1, affiche l'approbation dans la zone d'approbation.

Description

PROCEDE D’APPROBATION ELECTRONIQUE D’UN

DOCUMENT

La présente invention concerne un procédé d’approbation électronique d’un document.

En effet, il a été constaté que la forme finale d’un document doit souvent être approuvée par différentes personnes que ce soit au sein d’une même entreprise ou par des personnes de différentes entités. Ces personnes sont souvent géographiquement dispersées.

Pour cela il existe de nombreuses procédures permettant la signature électronique des documents mais ces procédures sont souvent lourdes et nécessitent le recours à un site spécifique présentant le document soumis à signature.

Dans certaines circonstances, des procédures aussi lourdes ne sont pas nécessaires et il est préférable de recourir à une procédure plus simple, facile à mettre en oeuvre lors de l’édition électronique du document, qui permet cependant de recueillir l’approbation et les éventuels commentaires de personnes identifiées. En particulier, il est souhaitable qu’un simple document papier reçu par l’approbateur puisse être approuvé sans site de présentation. C’est le but de l’invention.

A cet effet, l’invention concerne un procédé d’approbation électronique d’un document mettant en oeuvre un ordinateur émetteur ayant des moyens de mémoire, aptes à contenir un fichier du document à approuver, un serveur, des moyens d’approbation dotés d’une interface de digitalisation, l’ordinateur émetteur, le serveur et les moyens d’approbation étant reliés au réseau internet, dans lequel le document à approuver comporte un emplacement image d’approbation, une première URL (URL1) identifiant l’émetteur et le document à approuver est associée à l’emplacement image d’approbation dans le document par l’ordinateur émetteur, l’URLI étant adressée, par l’ordinateur émetteur au serveur

Selon l’invention, en réponse à cette URL1, le serveur génère un QRCode, qui est inséré dans la zone d’approbation du document, identifiant de façon unique le document et pointant vers une URL de collecte d’approbation (URL2). En attente de son approbation tout nouvel affichage, du document contenant la référence à l’URLI, affiche ledit QRCode dans la zone d’approbation, la lecture du QR Code à l’aide des moyens d’approbation établit une liaison avec le serveur central qui leur renvoie une zone de collecte d’approbation. L’approbation faite sur l’interface de digitalisation des moyens d’approbation est associée par le serveur aux U RL URL1 et URL2 et, après l’approbation, tout nouvel affichage, du document contenant la référence à l’URLI, affiche l’approbation dans la zone d’approbation.

De manière préférée, dans différents modes de réalisation présentant chacun leurs avantages respectifs :

- la lecture du document est accessible à l’émetteur et à l’auteur de l’approbation.

- l’approbation faite sur l’interface de digitalisation des moyens d’approbation est stockée par le serveur et associée aux U RL URL1 et URL2.

- le fichier est adressé par l’ordinateur émetteur aux moyens d’approbation, les dits moyens d’approbation procédant à la lecture du fichier actionnant le code URL associé à la zone d’approbation.

- l’identité de l’auteur de l’approbation souhaité est insérée dans la zone d’approbation par l’ordinateur émetteur.

- le serveur comporte des moyens de mémoire, aptes à contenir une bibliothèque associant la liste des auteurs de l’approbation souhaités à l’identité d’un document.

- l’identité de l’auteur de l’approbation souhaité est insérée dans la zone d’approbation par le serveur en fonction de l’identité du document.

- le document modifié par insertion de la mention de l’approbation est envoyé à l’auteur de celle-ci.

- le document modifié par insertion de la mention de l’approbation est conservé dans une mémoire du serveur.

- le document modifié par insertion de la mention de l’approbation est traitée à l’aide d’une fonction de hachage par le serveur à fin d’authentification

Un mode de réalisation de l’invention sera décrit plus en détail en référence aux dessins annexés dans lesquels :

- la figure 1 est une représentation des évolutions du document au cours de la mise en oeuvre du procédé

- la figure 2 est une représentation des échanges entre le serveur et le document

Un document 1 est édité par l’émetteur, sur son ordinateur de manière traditionnelle. Ce peut être à l’aide d’un logiciel de traitement de texte ou d’un tableur ou d’un gestionnaire de base de données ou ERP avec un générateur d’états tel que Crystal Report® par exemple.

Lors de sa conception, le créateur insère un emplacement image d’approbation 2. Celui-ci apparaît vide, seul son cadre étant visualisé à l’écran ou lors de son édition 1_a. A cet emplacement est associée, de manière connue une adresse web URL1 8 permettant à l’utilisateur d’établir une connexion avec le serveur 6 et de lui adresser des informations. Cette URL1 8 est une adresse calculée à partir de l’identification de l’émetteur et de tout autre élément permettant de caractériser le document 1. Elle contient généralement l’adresse du serveur, l’identification du créateur du document 1, aussi appelé émetteur, et une identification du document 1 lui-même. Ces éléments sont donc adressés au serveur 6 par l’émetteur. Il n’est pas nécessaire d’adresser au serveur le document 1 lui-même. Toutefois il est également possible de prévoir que le document 1 envoyé au client le soit également à une GED (système de gestion électronique de documents) afin d’en conserver un état archivé.

En réponse à cette requête, le serveur 6 génère un identifiant unique du document 1 et l’envoie à l’émetteur sous forme d’une URL2 9 s’insérant dans le document 1b dans l’emplacement image 2 sous forme d’un QRCode 3.

Après cette étape, ce QRCode 3 sera donc visible dans toute impression ou visualisation du document 1.

L’émetteur peut alors adresser ou diffuser ce document 1 comme il le souhaite, sous forme papier ou sous forme électronique et en particulier vers la ou les personnes dont il veut l’approbation. Ces destinataires pourront alors suivre l’évolution de l’approbation du document 1 en utilisant la connexion par le QRCode. On considérera généralement le cas d’une seule personne devant approuver le document 1. L’approbation de plusieurs personnes peut aussi être demandée, les adaptations avec une zone d’approbation unique ou avec plusieurs zones d’approbation ne soulèvent pas de difficulté.

Lors de la lecture du QRCode 3, par quelque moyen que ce soit, généralement par un téléphone intelligent ou une tablette équipé d’un logiciel ou d’une application adaptée, l’URL2 9 est actionnée et produit une interrogation 10, le serveur 6 est appelé et celui-ci renvoie une zone de collecte d’approbation 4. Tant que l’approbation n’est pas donnée, le document 1 reste dans cet état, QRCode 3 visible et c’est ainsi qu’il apparaît à chaque requête.

Lorsque le document 1 a été approuvé, par une mention 5 portée par exemple un signe saisi sur l’interface de digitalisation de son téléphone intelligent (ou tablette...) le serveur envoie cette mention 5 à l’émetteur et ce signe est inséré dans la zone d’approbation, à la place du QRCode 3. Simultanément l’émetteur est informé par tout moyen de l’approbation.

Lors de la lecture du QRCode 3 qui a pu subsister sur certaines versions du document 1, par exemple des impressions, cette lecture produit une interrogation 11 et en réponse 12, le signe d’approbation 5 apparaît dans la zone de même nom.

Le signe d’approbation 5 peut-être une mention de l’approbation ou un signe prédéfini. Il peut aussi être composé d’un texte, par exemple d’un texte de commentaire librement rédigé sur les moyens d’approbation.

Dans un mode de réalisation particulier, les moyens d’approbation autorisés sont définis par le serveur et leur identification incorporée à l’étape de collecte d’approbation déclenchée par la lecture du QRCode 3. Ainsi seule l’approbation faite sur ces moyens électroniques est rendue possible. Cette identification peut être directement imposée par l’émetteur et incorporée à l’URL 1 8 ou être déterminée par le serveur à partir du type du document 1 concerné. Dans ce dernier cas, le serveur contient une table de types de documents les associant à des moyens d’approbation identifiés par exemple par un numéro de téléphone.

Claims

REVENDICATIONS

1. Procédé d’approbation électronique d’un document (1) mettant en œuvre un ordinateur émetteur ayant des moyens de mémoire, aptes à contenir un fichier du document (1) à approuver, un serveur (6), des moyens d’approbation dotés d’une interface de digitalisation, l’ordinateur émetteur, le serveur et les moyens d’approbation étant reliés au réseau internet dans lequel

- le document (1) à approuver comporte un emplacement image d’approbation (2)

- une première URL (URL1) (8) identifiant l’émetteur et le document à approuver est associée à l’emplacement image d’approbation dans le document par l’ordinateur émetteur,

- l’URLI (8) est adressée, par l’ordinateur émetteur au serveur (6) caractérisé en ce que

- en réponse à cette URL1 (8), le serveur (6) génère un QRCode (3), qui est inséré dans la zone d’approbation du document, identifiant de façon unique le document et pointant vers une URL de collecte d’approbation URL (URL2) (9),

- en attente de son approbation tout nouvel affichage, du document contenant la référence à l’URLI (8), affiche ledit QRCode (3) dans la zone d’approbation.

- la lecture du QR Code (3) à l’aide des moyens d’approbation établit une liaison avec le serveur central (6) qui leur renvoie une zone de collecte d’approbation (4),

- l’approbation faite sur l’interface de digitalisation des moyens d’approbation (7) est associée par le serveur aux URL URL1(8) et URL2 (9),

- après l’approbation, tout nouvel affichage, du document contenant la référence à l’URLI (8), affiche l’approbation dans la zone d’approbation.
2. Procédé selon la revendication 1, caractérisée en ce que la lecture du document est accessible à l’émetteur et à l’auteur de l’approbation.
3. Procédé selon la revendication 1 et 2 caractérisée en ce que l’approbation faite sur l’interface de digitalisation des moyens d’approbation est stockée par le serveur et associée aux URL URL1 (8) et l’URL2 (9).
4. Procédé selon l’une quelconque des revendications 1 à 3, caractérisée en ce que le fichier est adressé par l’ordinateur émetteur aux moyens d’approbation, les dits moyens d’approbation procédant à la lecture du fichier actionnant le code URL associé à la zone d’approbation.
5. Procédé selon quelconque des revendications 1 à 4 caractérisé en ce que l’identité de l’auteur de l’approbation souhaité est insérée dans la zone d’approbation par l’ordinateur émetteur.
6. Procédé selon quelconque des revendications 1 à 5, caractérisée en ce que. le serveur comporte des moyens de mémoire, aptes à contenir une bibliothèque associant la liste des auteurs de l’approbation souhaités à l’identité d’un document.
7. Procédé selon la revendication 6 caractérisé en ce que l’identité de l’auteur de l’approbation souhaité est insérée dans la zone d’approbation par le serveur en fonction de l’identité du document.
8. Procédé selon quelconque des revendications 1 à 7 caractérisé en ce que le document modifié par insertion de la mention de l’approbation est envoyé à l’auteur de celle-ci.
9. Procédé selon quelconque des revendications 1 à 7 caractérisé en ce que le document modifié par insertion de la mention de l’approbation est conservé dans une mémoire du serveur.

5
10. Procédé selon quelconque des revendications 1 à 8 caractérisé en ce que le document modifié par insertion de la mention de l’approbation est traitée à l’aide d’une fonction de hachage par le serveur à fin d’authentification.