ES2336888T3 - Sistema y metodo de servicio de facturacion. - Google Patents
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Abstract
Un sistema de servicio de facturación que comprende un servidor de facturación (11) para generar facturas basado en información de facturación proporcionada por un cliente (18) del sistema, medios (25) para transferir la información de facturación al servidor de facturación, en donde dichos medios (25) comprenden correo electrónico, o archivos dirigidos al servidor de facturación y enviados por Internet (12), y un sistema de pago (17) para recibir pagos de clientes a dicho cliente, y para notificar al servidor de facturación de los pagos recibidos, estando los pagos relacionados con facturas, caracterizado porque el servidor de facturación es independiente del sistema de pago y tiene acceso a un servidor de giro en el sistema de pago con la propia cuenta de giro OCR del servicio de facturación, en donde los servidores de facturación generan una factura con un número de referencia OCR, y utiliza un protocolo de servidor de giro para captar una cantidad pagada, la fecha de pago, y el número de referencia OCR del servidor de giro.
Description
Sistema y método de servicio de facturación.
La presente invención hace referencia a un
sistema y método para manejar facturas en una pequeña empresa. Un
proveedor de servicios de facturación independiente, que no es parte
de o no es propiedad de un banco o sistema de pago, ni tiene una
interfaz técnica privada para tales organizaciones, suministra
servicios de facturación a clientes a través de Internet. El
proveedor de servicios de facturación tiene un servidor de
facturación o red de servidores de facturación. Un servidor de
facturación recibe información de facturación de compañías clientes
por correo electrónico, recopila facturas para clientes de los
clientes, distribuye las facturas a los clientes de las compañías
cliente, recibe información de pagos realizados por los clientes y
maneja la contabilidad de cada cliente. Las compañías cliente se
comunican con el servidor de facturación a través del sitio Web del
proveedor de servicios de facturación.
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Referencia a la figura 1. En Suecia la mayoría
de las personas pagan sus facturas por giro postal o giro bancario.
El giro postal es un sistema de envío de pago para transferencias de
una cantidad entre cuentas sin utilizar efectivo. Otras
transacciones son depósitos y pagos. Cuando el remitente y el
receptor tienen una cuenta de giro postal respectiva, o una cuenta
personal respectiva, el pago se realiza por transferencia. El
remitente completa un comprobante de transferencia y una orden de
pago, las cuales se envían a la Oficina de Correos en una carta sin
franqueo provista por la Oficina de Correos. Cuando se ha realizado
la transferencia, se notifica al remitente y al receptor. Para
hacer un depósito en una cuenta de giro se utiliza una tarjeta de
depósito o un cheque que se envía a la Oficina de Correos en una
carta sin franqueo.
Normalmente, un vendedor 1 envía una factura 2 a
un cliente 3 en una carta. Adjunto a la factura se encuentra un
comprobante de transferencia. Los comprobantes de transferencia
tienen un tamaño estándar y un diseño estándar de varios campos,
tales como el campo de cuenta de giro, campo de la dirección a
utilizar por el vendedor, campo de la dirección a utilizar por el
cliente del vendedor, cantidad a pagar, y un campo de información
general a utilizar por el vendedor. El vendedor personaliza el
comprobante de transferencia completando información en los
diferentes campos. En el campo de información general, por ejemplo,
puede indicar la fecha de pago, los productos/servicios con los
cuales se relaciona el pago. El cliente recibe la factura y el
comprobante de transferencia personalizado por correo postal y paga
la factura ya sea en efectivo o en una Oficina de Correos 4, como
se muestra con las flechas de líneas discontinuas, o a través de su
propia cuenta de giro 5, como se muestra con las fechas de líneas
continuas. Finalmente, la cantidad se transfiere de la cuenta de
transferencia de giro del cliente a la cuenta de transferencia de
giro del vendedor 6.
Si el pago se realiza en efectivo, el cliente
presenta el comprobante de transferencia al cajero, quien recibe el
dinero y el comprobante de transferencia y entrega al cliente un
recibo con la fecha que confirma la cantidad pagada y la cuenta de
giro a la cual se transfirió el pago. Se notifica al vendedor y al
cliente, flecha 7, del pago mediante un resumen de cuenta que se
recopila e imprime a través de un procesador de servicio de giro y
se entrega por correo postal.
Si el pago se realiza a través de la cuenta de
giro del cliente, el cliente firma y proporciona su propio número
de cuenta de giro en un campo especial en el comprobante de
transferencia, y con ello acepta que se extraiga de su cuenta de
giro la cantidad de la factura. El cliente también prepara y firma
una orden de pago al sistema de giro. El cliente envía la orden de
pago junto con el comprobante de transferencia a la Oficina de
Correos. Al recibir estos documentos, la Oficina de Correos verifica
la cuenta de giro del cliente para ver si tiene fondos para pagar
la factura. Si la transacción se aprueba, la Oficina de Correos
extrae la suma correspondiente de la cuenta del cliente y la
transfiere a la cuenta de giro del vendedor. La notificación se
realiza como está indicada anteriormente.
Referencia a la figura 2. El giro postal también
ofrece un servicio de facturación a compañías que facturan por año
más de una gran cantidad predeterminada o a compañías que por año
envían más de un número predeterminado de facturas. Normalmente,
grandes compañías y compañías que realizan cargos a las cuentas de
sus clientes en intervalos regulares, tales como una compañía de
servicio telefónico, de electricidad, de recolección de residuos y
otras, utilizan este servicio. El servicio de facturación se
organiza de tal manera que la compañía se suscribe a una cuenta
llamada OCR con la Oficina de Correos. Una compañía que se suscribe
al servicio de facturación tiene una cuenta OCR individual. Una
cuenta OCR recibe los pagos de los clientes a quienes se les
facturó. Un pago a una cuenta OCR se realiza con un comprobante de
transferencia, similar al antes descrito. Los pagos recibidos en
una cuenta OCR se transfieren por lote al titular de la cuenta OCR,
es decir, la compañía que realiza la facturación. En el comprobante
de transferencia se indica la factura mediante un número de
referencia OCR que tiene una cierta cantidad de dígitos. Los dígitos
del número de referencia OCR se imprimen en un campo OCR separado
en los comprobantes de transferencia estándares antes descritos.
Estos dígitos se imprimen en un tipo de letra que puede ser leído
por un dispositivo óptico de reconocimiento de caracteres (OCR, por
sus siglas en inglés). Cuando se factura a los clientes, el vendedor
1 que suscribe el servicio de facturación por giro envía la
información de facturación, flecha 8, al proveedor de servicios de
facturación 9. La Oficina de Correos actúa como el proveedor de
servicios de facturación. El proveedor de servicios de facturación
recopila la información de facturación, imprime, para cada cliente,
una factura personalizada y un comprobante de transferencia
personalizado que la acompaña. A menudo, se imprimen los dos en una
misma hoja separados por una línea rasgada o perforación. El
proveedor de servicios de facturación por giro envía los dos
(factura y un comprobante de transferencia) por correo postal al
cliente. Normalmente el proveedor de servicios de facturación
utiliza una impresora o máquina apéndice que dobla las facturas y
las introduce en sobres sellados con espacios para direcciones,
preferentemente también con algún tipo de franqueo automático.
El cliente paga la factura utilizando uno de los
dos métodos antes descritos (pago en efectivo o pago por giro). La
notificación de pago tiene lugar tal como se ha descrito
anteriormente.
El giro bancario es un sistema de transferencia
de fondos, preferentemente entre titulares de cuentas bancarias, en
donde los titulares están inscritos en el sistema de giro bancario.
De una cuenta de giro bancario pueden realizarse pagos a receptores
que no tienen una cuenta de giro bancario. Los depósitos a una
cuenta de giro bancario pueden realizarse mediante una sucursal del
banco. Tras un acuerdo entre el vendedor y el comprador, la
transferencia de fondos entre cuentas bancarias puede realizarse de
forma automática ("giro automático").
Referencia a la figura 3. Un servicio llamado
"Banco por Internet" tiene muchas implementaciones.
Foreningssparbanken ofrece tal servicio. Un banco 10 tiene un
servidor 11 conectado a Internet 12. El banco tiene un sitio Web en
el cual ofrece a cada cliente una página Web individual. Un cliente
accede a su página Web individual 13 mediante un procedimiento de
autenticación que incluye utilizar una tarjeta electrónica personal
(tarjeta activa X9.9 Token de ActiveCard Networks Inc., San
Francisco). La página Web individual muestra el saldo de las
cuentas bancarias del cliente. Hacer clic en un icono en la página
Web individual otorga acceso a un servicio de "Factura
electrónica" 14. Tras un acuerdo entre el cliente y el vendedor,
el vendedor, en lugar de enviar la factura por correo postal a un
cliente como se muestra con las líneas discontinuas, envía la
información de facturación correspondiente 8 al banco. El banco
publica la factura electrónica en la página Web individual del
cliente. Si el cliente acepta la factura, también tiene que indicar
cuál de sus cuentas utilizará para efectuar el pago. De esta cuenta
el banco transfiere el pago al vendedor. Ambas partes son
notificadas del pago. Hacer clic en otro icono en la página Web
individual otorga acceso al servicio "Pagos" 15, y se accede
al servicio de giro postal o bancario. En el servidor de Internet el
cliente construye, utilizando otra página Web del banco, su propia
base de datos que comprende el nombre y cuenta de giro postal o giro
bancario de cada vendedor. Las facturas que recibe el cliente a
través del servicio postal se pagan de la siguiente manera. En la
página Web "Pagos" el cliente se desliza, para cada factura,
hasta un campo "Receptor del pago" en su base de datos hasta
encontrar el nombre indicado. Cuando lo encuentra, el cliente
introduce, en otro campo, la cantidad a pagar, y en otro campo,
cuál de las cuentas del cliente se utilizará para efectuar el pago.
Cuando se han introducido todas las facturas, el cliente hace clic
en el icono "Firmar orden de pago" y se muestra otra página
Web. Esta página muestra la cantidad total y luego insta al cliente
a dar una representación de criptograma de la cantidad total
utilizando la tarjeta electrónica personal antes indicada. La
representación de criptograma es la firma electrónica del cliente
en la orden de pago. El banco verifica el pago ordenado en las
cuentas del cliente 16 y, si los fondos son suficientes, se aprueba
la orden de pago y se transfieren los pagos a la cuenta de los
respectivos vendedores. Se notifica a los vendedores y clientes de
los pagos realizados. Si el vendedor se suscribe al servicio de
facturación de la Oficina de Correos, el cliente debe introducir el
número de referencia OCR impreso en el comprobante de transferencia
que acompaña la factura. Si el vendedor tiene un acuerdo con el
cliente según el cual las facturas electrónicas deben enviarse al
banco del cliente, entonces el cliente no necesita introducir el
código OCR.
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El manejo de facturas es costoso para una
corporación empresarial. En particular, la impresión de facturas,
la entrega de facturas impresas a los clientes, la actualización de
cuentas de clientes y el envío de avisos de pago a clientes
requieren rutinas corporativas bien definidas para poder mantener
bajos los costes del manejo de facturas. En pequeñas empresas y
empresas de creación reciente, aún cuando se utiliza el llamado
comercio electrónico, estas rutinas a menudo no están tan bien
establecidas y por ende demandan mucho trabajo o tienen costes
altos. También se corre el riesgo de cometer errores. La presente
invención tiene como objeto acelerar, facilitar y agilizar el
manejo de facturas en una corporación. Esto se logra con los medios
que se especifican en las reivindicaciones. En particular, una
corporación trabaja con un proveedor de servicios de facturación
que ofrece rutinas ágiles y bien establecidas tales como impresión y
entrega de facturas, realización de balances de cuentas de clientes
y entrega de los avisos de pago. Los pagos de los clientes se
reciben mediante un sistema de pagos, tal como un banco, servicio
de giro postal, servicio de giro bancario, con el cual interactúa
el proveedor de servicios de facturación para obtener información
sobre los pagos recibidos. Basado en esta información, el proveedor
de servicios de facturación actualiza las cuentas de los
clientes.
Para acceder a una suscripción a una cuenta OCR,
una compañía u organización debe facturar más de 15 millones SEK
anuales. Por lo tanto, las pequeñas empresas que facturen menos de
dicha cantidad no pueden suscribirse al servicio. La presente
invención también tiene como objeto hacer que el servicio de
facturación por giro esté disponible para las pequeñas entidades.
Esto se logra mediante medios que se especifican en las
reivindicaciones.
La presente invención también tiene como objeto
ofrecer un sistema de servicio de facturación que ofrece servicios
mejorados de facturación por giro postal y por giro bancario, en
particular un servicio de facturación que utiliza un sistema
convencional de correo electrónico para enviar facturas a los
clientes.
La memoria EP 0745947 se refiere a un sistema de
presentación y conciliación de facturas electrónicas del tipo
habitual, en donde la entidad que factura envía información de
facturación al sistema de presentación de facturas. Un cliente se
registra en el sistema y el sistema presenta las facturas al cliente
en forma electrónica. El cliente marca las facturas que él o ella
desee pagar y envía una orden de pago al sistema. El sistema indica
al banco del cliente que pague la cantidad indicada al banco del
vendedor.
La memoria WO 9910823 también se refiere a un
sistema de presentación de facturas electrónicas para ser utilizado
por empresas que ya tienen un sistema de facturación.
La memoria US 6052674 revela un sistema de
facturación y cobro de comercio electrónico diseñado para cobrar
los pagos de los clientes. Si el pago se realiza tarde, el sistema
evalúa los recargos y registra el comportamiento de pago del
cliente.
La memoria US 6052671 hace referencia a un
sistema de facturación y pago computarizado con medios para
verificar la información de facturación antes de presentar la
factura al cliente.
La memoria US 5794221 se refiere al comercio
electrónico por Internet. La cantidad a pagar por productos
comprados se cobra inmediatamente de una cuenta del cliente.
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El sistema y método de servicio de facturación
según la invención se define en las reivindicaciones adjuntas.
El servidor de facturación tiene como objeto
generar facturas y captar y almacenar información relacionada con
las facturas generadas y almacenar información sobre pagos
recibidos. Un objeto del sistema de pago, por ejemplo el servicio
de giro postal o el servicio de giro bancario, es recibir pagos de
cuentas de clientes y ofrecer información sobre pagos recibidos al
servidor de facturación. Un objeto del sitio Web es publicar
información sobre facturas y pagos recibidos de modo tal que se
presente esta información a la compañía cliente en forma
personalizada y fácil de utilizar. La compañía cliente es una
compañía de muchos clientes de un proveedor de servicios de
facturación. El proveedor de servicios de facturación ofrece la
publicación basada en información almacenada en el servidor de
facturación. Un objeto del navegador Web es hacer que la información
en el sitio Web sea visible para una persona en la compañía
cliente. Un objeto del programa informático del cliente es ofrecer
medios para introducir datos de facturación para transmitir los
datos de facturación introducidos al servidor de facturación. El
sistema de facturación está diseñado de tal manera que todas las
comunicaciones entre el servidor de facturación y el sistema de
pago tienen lugar de manera segura, utilizando conexiones seguras
con módem por donde se transmite información en formato encriptado.
Las comunicaciones entre la compañía cliente y el servidor de
facturación tienen lugar mediante el uso de Internet, normalmente
utilizando correo electrónico, en dirección cliente al servidor de
facturación y utilizando publicaciones en el sitio Web, en
dirección servidor de facturación a la compañía cliente. La
información de facturación se envía del cliente al servidor de
facturación en un correo electrónico por Internet. En forma
alternativa, una compañía cliente que maneja un sitio Web de
comercio electrónico puede transferir archivos a un servidor de
archivos conectado a Internet utilizando FTP (Protocolo de
Transferencia de Archivos). El servidor de facturación se conecta a
Internet sólo por períodos cortos durante los cuales accede a su
buzón de correo/servidor de archivos en Internet y descarga los
correos electrónicos/archivos recibidos. Para acceder al sitio Web,
un usuario de la compañía cliente normalmente utiliza un código de
seguridad (PIN). El servidor de facturación toma la iniciativa de
recibir y transmitir toda la información que maneja. El servidor de
facturación puede distribuirse en diversos procesadores que están
interconectados mediante una red pública o privada que suministra
servicios de comunicación de datos. Esta distribución implica una
división de las funciones del servidor y/o su capacidad
operativa.
El proveedor de servicios de facturación maneja
un servidor de facturación con acceso a Internet. El proveedor de
servicios de facturación ofrece un servicio de facturación general y
mejorado, además del servicio de giro postal de facturación antes
mencionado. Si el proveedor de servicios de facturación ofrece
servicios de facturación postal el servidor del proveedor de
servicios de facturación tendrá acceso a un servidor de giro postal
de la Oficina de Correos y utilizará el protocolo del servidor de
giro para captar la cantidad pagada, la fecha en la que se recibió
el pago y el número de referencia OCR.
Una pequeña corporación se suscribe al servicio
de facturación suministrado por el proveedor de servicios de
facturación, y en respuesta recibe el programa para clientes antes
mencionado. De este modo una pequeña corporación suscriptora se
convierte en cliente del proveedor de servicios de facturación. Un
ejemplo de pequeña corporación es una empresa que vende productos o
servicios a clientes. Otro ejemplo de una entidad que se suscribe
al servicio de facturación del proveedor de servicios de facturación
es un arrendador o una corporación que envía facturas mensuales de
renta. En este último caso los inquilinos de los respectivos
apartamentos que son propiedad de o que son administrados por el
arrendador o la corporación se consideran clientes del arrendador o
la corporación; y el arrendador o la corporación se considera el
cliente del proveedor de servicios de facturación. Si la compañía
cliente no tiene acceso a Internet ni correo electrónico, estos
servicios serán provistos por un Proveedor de Servicios de Internet
ISP o por el proveedor de servicios de facturación. El acceso a
estos servicios requiere que la compañía cliente tenga un ordenador
(PC), un navegador de Internet, como Netscape Navigator o Internet
Explorer y un programa de correo electrónico/programa FTP. En forma
alternativa, el cliente puede tener un tipo de ordenador más
pequeño como un ordenador portátil, ordenador de bolsillo o hasta
un teléfono siempre que tenga las capacidades correspondientes, como
un navegador WAP.
El programa informático del cliente contiene un
código para construir dos bases de datos: una para grabar
información de los clientes a quienes se facturará y una para grabar
información sobre productos o servicios provistos por la compañía
cliente. El programa del cliente también contiene un código para
administrar todas las comunicaciones que se requieren en conexión
con la facturación. El programa del cliente también contiene un
código para indicar la identidad de este servidor o servidores
respectivos a los cuales se debe enviar los correos
electrónicos/archivos y el código para construir la indexación del
servidor.
La figura 1 es un diagrama de bloques de un
sistema de pago de facturas utilizando el servicio de giro para
facturación, compensación y liquidación de fondos cuando un
consumidor utiliza un servicio postal para realizar un pedido de
facturación.
La figura 2 es un diagrama de bloques del mismo
servicio de giro cuando un consumidor utiliza una página Web del
banco para realizar un pedido de facturación por Internet.
La figura 3 es un diagrama de bloques del mismo
servicio de giro cuando un consumidor utiliza un servicio de
facturación electrónica, provisto por su banco, para realizar un
pedido de facturación.
La figura 4 es un diagrama de bloques
simplificado de una realización básica de la presente invención para
proveer el servicio de giro para la compensación y liquidación de
fondos para pequeñas entidades.
La figura 5 es un diagrama de bloques de una
segunda realización de la presente invención, en donde el cliente
utiliza un navegador Web en lugar de un cliente SW.
La figura 6 es un diagrama de bloques de una
tercera realización de la presente invención, en donde el cliente
utiliza un navegador WAP en un teléfono móvil en lugar de un
navegador Web.
La figura 7 es un diagrama de bloques de una
cuarta realización de la presente invención, en donde el servidor
de facturación envía facturas a sus clientes por correo
electrónico.
La figura 8 es un diagrama de bloques de una
quinta realización de la presente invención, en donde el cliente
paga facturas por teléfono.
La figura 9 es un diagrama de bloques de una
sexta realización de la presente invención, en donde el servidor de
facturación se distribuye por varios ordenadores.
La figura 10 es un diagrama de bloques de una
séptima realización de la presente invención, en donde el servidor
de facturación ordena la impresión de facturas a una oficina de
servicio.
La figura 11 es un diagrama de bloques de una
octava realización de la presente invención, en donde el servidor
de facturación comprende un programa de contabilidad general.
La figura 4 es un diagrama de bloques de una
primera realización del sistema de facturación según la invención.
El sistema de facturación incluye, como partes separadas, un
proveedor de servicios de facturación 9, un sistema de pago 17,
clientes 18 del proveedor de servicios de facturación (es decir,
compañías que facturan) y clientes 3 de los clientes (es decir, las
partes a quienes se les factura). Se entiende que una compañía
cliente ha vendido productos o un servicio a un cliente y espera el
pago correspondiente. Por ello, debe enviarse una factura al
cliente. Sin embargo, las compañías cliente no quieren manejar la
facturación, como el envío de facturas y avisos, recepción de pagos
en efectivo directamente de los clientes, etc. En lugar de esto,
compran este servicio del proveedor de servicios de facturación. El
proveedor de servicios de facturación tiene un servidor de
facturación 11 con acceso a Internet 12 y al sistema de pago 17. El
servidor de facturación comprende un programa de servicio de
facturación 19 junto con sus datos relacionados. Las compañías
cliente preparan la información de facturación de cada compra
utilizando el programa informático del cliente. El servidor de
facturación recibe información de facturación de los clientes,
genera y distribuye facturas en respuesta a ello, recibe
información de pago del sistema de pago, pagos por cheque realizados
por los clientes contra las facturas enviadas y, de ser necesario,
genera y envía avisos de pago a los clientes. El servidor de
facturación también transfiere el estado de pago (pago/impago) para
cada factura enviada y transfiere esta información a la compañía
cliente. El servidor de facturación también genera un estado de
cuentas para cada cuenta de cliente, y ofrece a los clientes sus
respectivos estados de cuentas. El programa de servicio de
facturación realiza todas estas tareas. Un cliente también puede
tener un acuerdo con una compañía cliente, o con el proveedor de
servicios de facturación para que el proveedor de servicios de
facturación pueda cobrar las cantidades que le correspondan de la
cuenta bancaria del cliente utilizando el servicio de
"autogiro".
La información de facturación de los clientes se
envía por correo electrónico o por archivos FTP al proveedor de
servicios de facturación. Los correos electrónicos se reciben en un
buzón de correos/servidor de archivos en Internet que se verifica
para que el servidor de facturación controle la información que
entra a intervalos regulares o, para mayor seguridad, a intervalos
no regulares. El servidor de facturación no está, por tanto,
conectado a Internet permanentemente. Si este es el caso, hay un
riesgo mínimo de que un intruso no autorizado altere la información
de facturación, ya que el momento cuando un intruso puede acceder el
servidor de facturación se restringe al corto tiempo durante el
cual el servidor de facturación accede a Internet. El ordenador del
servidor de facturación también tiene configuraciones muy limitadas
para permitir la entrega de información a Internet, dichas
configuraciones limitadas se denominan cortafuegos. Un Proveedor de
Servicio de Internet proporciona el buzón de correos/servidor de
archivos en Internet.
Los pagos pueden ser recibidos por una cuenta
OCR que pertenece al proveedor de servicios de facturación, o a la
propia compañía cliente. En cualquiera de los casos el servidor de
facturación recibe información del sistema de pago sobre pagos
recibidos de los clientes. El servidor de facturación publica, en
una página Web 20 destinada a la compañía cliente, los estados de
pago de cada una de las facturas que la compañía cliente ha enviado
al servidor de facturación. Por ejemplo, si el servidor de
facturación recibe información del sistema de pago, normalmente un
banco, de que el banco ha recibido el pago de una factura, el
servidor de facturación actualiza la información publicada.
En lo siguiente se describirá el sistema de
facturación con una sola compañía cliente, aunque se entiende que
el proveedor de servicios de facturación tiene varios clientes que
se suscriben al sistema de facturación.
La compañía cliente tiene un ordenador 21
(normalmente una PC), un navegador de Internet 22, tal como Netscape
Navigator o Internet Explorer, y un programa de correo
electrónico/programa FTP. También tiene acceso a Internet y a un
servicio de correo electrónico por Internet. Si una compañía cliente
se suscribe al sistema de facturación el proveedor de servicios de
facturación crea una cuenta de cliente 23. Cada compañía cliente
suscriptora recibe una página Web 20 respectiva en el sitio Web del
proveedor de servicios de facturación. El proveedor de servicios de
facturación entrega a cada nueva compañía cliente suscriptora la
dirección de Internet en la forma de un URL (Localizador de
Universal Recursos, por sus siglas en inglés) para la página Web del
cliente, y posiblemente un código de seguridad alfanumérico que
otorga acceso a la página Web de la compañía cliente. La dirección
de Internet se asocia con la compañía cliente.
Cuando una compañía cliente se suscribe al
sistema de facturación también recibe un software para cliente 24
que la compañía cliente instala en su PC. El software para cliente
comprende un código para construir una base de datos de clientes y
una base de datos de productos, normalmente indicada con el número
26.
El programa para cliente también comprende un
código para generar una factura vacía, capturar información del
usuario en la compañía cliente, formatear y paquetizar datos y
enviarlos por correo electrónico o archivos 25 por Internet.
El usuario de la compañía cliente es el que
introduce los datos del cliente, tales como número del cliente,
nombre del cliente, dirección postal, dirección de correo
electrónico, número de teléfono y de fax, a la base de datos de
clientes. También es el usuario de la compañía cliente el que
introduce los datos de productos, tales como número de producto,
nombre, precio y cantidad de cada producto o servicio que el cliente
vende o suministra a sus clientes. A cada producto también se
asocia, preferentemente, un número de cuenta que se refiere al plan
de cuenta general del cliente como se utiliza en el sistema de
contabilidad del cliente.
Si el cliente inicia la aplicación de
facturación en el ordenador del cliente la pantalla mostrará un
formulario con una factura vacía, y le pedirá al cliente que
seleccione cualquiera de estos servicios: (1) registrar un nuevo
pedido, (2) registrar un nuevo cliente, (3) registrar un nuevo
producto/servicio, (4) cambiar datos del cliente y (5) cambiar
datos del producto/servicio.
Si el cliente selecciona el servicio (1),
registrar nuevo pedido, el ordenador muestra un formulario
"Registrar factura" al cliente. Este formulario se muestra al
usuario como una factura vacía y contiene al menos (1) un campo
para seleccionar el nombre del cliente de la base de datos del
cliente, (2) un campo para seleccionar, de la base de datos de
productos/servicios, un nombre o número de un primer
artículo/servicio comprado por el cliente, (3) un campo para
introducir el número de tales artículos/servicios comprados, (4) un
campo que muestra el precio por artículo del primer artículo
comprado, en donde es posible recuperar automáticamente dicho
precio por artículo de la base de datos de productos cuando se
introduce el número o nombre del producto, y (5) un campo que
muestra el precio total del primer artículo/servicio comprado,
siendo el programa del cliente el que calcula este precio. Cuando
se han introducido datos en todos los campos (2) a (5), los datos en
dichos campos son captados por el software del cliente. A
continuación, los campos (2) a (5) se vacían y están listos para
nuevos datos sobre un segundo artículo comprado por el mismo
cliente. Esto se repite para cada siguiente artículo que el cliente
compra. Una vez registrados todos los artículos comprados por el
mismo cliente, se presentan al cliente como una factura completa
con la cantidad total del pedido y la fecha a pagar. Cuando el
pedido está completo el cliente hace clic en un botón de la ventana
llamado "Enviar al servidor de facturación". Todas las
operaciones descritas se realizan utilizando técnicas convencionales
de operación con ventanas utilizando barras con listas para
deslizarse y botones para instrucciones ocultas.
Todos los datos capturados por el software del
cliente durante los pasos anteriores se formatean y se paquetizan
en un correo electrónico/archivo mediante el software del cliente. A
ese correo electrónico/archivo así formateado y paquetizado se le
proporciona la dirección correspondiente del proveedor de servicios
de facturación. Antes de enviar el correo electrónico/archivo, el
ordenador del cliente debe establecer una conexión normalmente a
través del PSTN o ISDN a su ISP (Proveedor de Servicios de
Internet). A través de esta conexión se envía el correo electrónico
a un servidor de correo de salida. Desde dicho servidor de correo de
salida el correo electrónico se reenviará al buzón de correo del
proveedor de servicios de facturación 27. El buzón de correo del
proveedor de servicios de facturación se encuentra en un servidor de
correo provisto, por ejemplo, por el ISP del proveedor de servicios
de facturación. Si se utiliza FTP, los archivos se transfieren al
servidor de archivos correspondiente utilizando el protocolo
FTP.
Por lo tanto, el software del cliente tiene una
función de facturación además de una función de envío. La
información de facturación se comunica al proveedor de servicios de
facturación a través de Internet utilizando correo electrónico o
FTP.
Si el usuario cliente selecciona el servicio
(2), registrar un nuevo cliente, se muestra un formulario con
campos separados para introducir datos del nuevo cliente, tales como
nombre, dirección, números de teléfono y fax, dirección de correo
electrónico. El cliente también puede recibir un número de cliente u
otros atributos adicionales tales como descuentos, número de cuenta
bancaria, etc. El usuario cliente introduce datos en los
respectivos campos. Una vez introducida toda la información en los
campos, ésta es capturada por el software del cliente y almacenada
en una base de datos de cliente en el ordenador del cliente.
Si el cliente selecciona el servicio (3), se
muestra un formulario con campos para el nombre de un
producto/servicio, precio y otras especificaciones sobre el
producto/servicio. De manera similar a lo anterior, el cliente
ingresa datos en los campos respectivos y los almacena en la base
de datos de productos/servicios en el ordenador. Si el cliente
selecciona los servicios (4) o (5) se muestran formularios similares
como con servicios (2) y (3), y el cliente realiza los cambios
necesarios y los almacena en la base de datos de cliente y productos
respectivamente.
Cabe destacar que es posible registrar un nuevo
cliente en la base de datos de cliente utilizando el servicio (1),
registrar un nuevo pedido.
Un usuario cliente abre su página Web 20 en el
servidor Web del proveedor de servicios de facturación,
estableciendo una conexión a un servidor de acceso a Internet, por
ejemplo a través de PSTN, PLMN, o ISDN utilizando un programa
convencional de comunicaciones, tales como los provistos con el
sistema operativo Microsoft Windows. Después el cliente da la
dirección (URL) de su página Web en el sitio Web del proveedor de
servicios de facturación. Cuando se encuentra el sitio, se solicita
al cliente que introduzca su código de seguridad. Si el código de
seguridad introducido es correcto, se abre la página Web. El cliente
verá una página de bienvenida que le solicitará que seleccione, por
ejemplo, una de las siguientes páginas Web: todas las facturas
enviadas por el proveedor de servicios de facturación, todas las
facturas impagas, todas las facturas que vencen en ese momento pero
que no se han pagado todavía, todos los pagos recibidos, todos los
avisos de pago enviados a los clientes que no pagaron antes de o en
la fecha de vencimiento, y la cuenta corriente de la compañía
cliente con el proveedor de servicios de facturación.
El ordenador tiene el software del cliente 24
que genera los formularios antes mencionados y que formatea y
paquetiza la información de facturación en correos
electrónicos/archivos que se envían por Internet. El ordenador
también mantiene la base de datos de cliente y la base de datos de
productos/servicios antes mencionadas.
El servidor Web 28 entrega información al
navegador bajo petición. Recoge esta información de su memoria, que
está organizada en carpetas, con al menos una carpeta para cada
compañía cliente.
Cuando el proveedor de servicios de facturación
inicia el servidor de facturación, carga un servidor Web, provisto
por un ISP del proveedor de servicios de facturación, entidades de
software que implementan partes de los servicios provistos por el
proveedor de servicios de facturación; por ejemplo, un software que
crea carpetas para los archivos de las compañías cliente y maneja
códigos de seguridad para acceder a los archivos en dichas
carpetas. Se envía información sobre las facturas del proveedor de
servicios de facturación al servidor Web, flecha 29, utilizando el
protocolo FTP (protocolo de transferencia de archivos). En forma
alternativa, el servidor Web puede encontrarse en las instalaciones
del propio proveedor de servicios de facturación y conectarse a
Internet en forma permanente. En tal caso, el servidor de
facturación y el servidor Web pueden cooperar utilizando una
memoria común, una red de área local (LAN), una red de área extensa
(WAN) o cualquier otra técnica conocida para comunicaciones de
ordenador a ordenador.
Las acciones descritas a continuación y
realizadas por el servidor de facturación ocurren bajo el control
del programa de servicio de facturación 19. El servidor de
facturación revisa el servidor de correo electrónico/archivo en
Internet 27 a intervalos regulares y no regulares para ver si hay un
correo electrónico/archivos. Los correos electrónicos/archivos
recibidos en el servidor de correo electrónico/archivos se descargan
y desagrupan. Los datos de las facturas contenidos en los correos
electrónicos o archivos se estructuran y registran en la
contabilidad del cliente 23, junto con los números de cuenta de
cada artículo comprado. El servidor de facturación crea e imprime
la factura para el cliente a quien se le cobrará utilizando dicha
información de factura. Normalmente, el proveedor de servicios de
facturación utiliza una impresora o máquina auxiliar que dobla las
facturas 3 y las coloca en sobres sellados con espacio para las
direcciones, preferentemente también con algún tipo de franqueo
automático. Los sobres se envían por correo postal como cartas. El
servidor de facturación provee a cada factura un número de factura
o referencia similar para utilizarlo como identidad de la factura
individual. Este número no es parte de la información de
facturación recibida por correo electrónico/FTP. El proveedor de
servicios de facturación también proporciona a cada factura un
número de referencia OCR que indica el número de factura. Como ya
se explicara con anterioridad, la fecha de vencimiento también se
imprime en cada factura.
En el servidor de facturación cada factura se
registra en la cuenta del cliente 23 de cada compañía cliente
respectiva. La identidad del cliente que envió el correo
electrónico/archivo está grabada en el correo electrónico/archivo y
es igual al número de cliente antes mencionado, preferentemente el
número de la organización. Cada factura comprende, además de
información sobre el cliente a quien se envía la factura, la compra
que el cliente a quien se envía la factura ha realizado, la
cantidad a pagar, y la información sobre con qué sistema de pago,
tal como un banco, giro postal o giro bancario, se realizará el
pago. A este fin, la factura también indica un número de referencia
OCR que indica el número de factura. Dicho número de referencia OCR
también debe indicarse al sistema de pago cuando se realiza el
pago.
El servidor de facturación recibe notificaciones
del sistema de pago. Cada una de dichas notificaciones tiene un
número de referencia OCR impreso en la factura pagada. El software
en el servidor de facturación utiliza el número de referencia OCR
para identificar el cliente que efectuó el pago. Una vez establecida
la identidad del cliente, el servidor de facturación cuadra la
cuenta del cliente con el pago recibido.
El servidor de facturación también tiene una
lista de facturas en la cual registra todas las facturas emitidas y
sus respectivas fechas de vencimiento. A intervalos regulares, por
ejemplo una vez por día, el servidor de facturación revisa la lista
de facturas para ver si hay alguna factura que no se ha cuadrado en
la fecha de vencimiento. Si hay registro de que no se ha pagado a
la fecha de vencimiento, el servidor de facturación identifica al
cliente y envía un aviso al cliente en cuestión, indicando al
cliente en dicho aviso que la factura está impaga.
La información sobre facturas, avisos y pagos
recibidos se envía desde el proveedor de servicios de facturación
al servidor Web utilizando el protocolo FTP (protocolo de
transferencia de archivos), flecha 29. Si la compañía cliente tiene
una conexión permanente a Internet y tiene integrado el software de
cliente antes mencionado en un sistema mayor, tal como un sistema
de comercio electrónico basado en la Web, el proveedor de servicios
de facturación puede enviar esta información al sistema de comercio
electrónico de la compañía cliente utilizando el protocolo FTP, en
lugar de cargarla en el servidor Web.
El programa de servicios de facturación
identifica el cliente que envió la información de facturación. Para
ello identifica el remitente del correo electrónico o archivo. En
forma alternativa la identidad del cliente se incluye en la
información de facturación.
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El cliente recibe una factura y paga la factura
mediante el sistema de pago e indica dicho número de referencia
OCR. Los pagos se realizan utilizando el sistema de giro postal o de
giro bancario antes descritos. Para ello, los comprobantes de pago
se envían mediante el servicio postal a la Oficina de Giro Postal o
a la Central de Giros Bancarios, flecha 31. Como se indica más
arriba, un comprobante de pago indica una cuenta de giro del
cliente. El pago se realiza y se extrae de la cuenta del cliente en
la Oficina de Giro Postal o de la Central de Giros Bancarios. Los
pagos también pueden realizarse en efectivo en una oficina de
correos o en una sucursal del banco.
\vskip1.000000\baselineskip
El sistema de pago recibe los pagos de muchos
clientes de diferentes compañías cliente. El sistema de pago
notifica el servidor de facturación y al cliente de la cantidad
recibida y el número de referencia OCR, flecha 32. El proveedor de
servicios de facturación obtiene dicha información llamando a un
ordenador equipado con módem del sistema de pago, establece una
conexión de datos, se identifica y descarga los archivos de pago.
Sólo es posible obtener información relacionada con la cuenta de
giro OCR del propio proveedor de servicios de facturación y de sus
clientes que tienen su propia cuenta de giro OCR y que han indicado
al sistema de pago que el proveedor de servicios de facturación
puede obtener archivos de pago. También puede haber otros métodos
de transferencia de información sobre pagos recibidos.
Los pagos acumulados en la cuenta de giro 6 del
proveedor de servicios de facturación se transfieren a las
respectivas compañías cliente. En casos donde los clientes tienen
una cuenta OCR propia, esto no es necesario. El sistema de pago, el
servicio de giro postal o el servicio de giro bancario se utilizan a
este fin. Como se indicara con anterioridad, la compañía cliente
puede verificar todos los pagos recibidos utilizando un navegador
Web.
Excepto por la transmisión de información de
facturación por Internet, es evidente que todo el manejo de
facturas, tal como impresión y entrega de facturas, notificaciones
de pago y avisos de pago, tendrán lugar fuera de Internet, lo que
ofrece un sistema de servicios de facturación seguro ya que sería
difícil de manipular, fuera de Internet, información de facturación
y transacciones de pago.
Según una segunda realización de la invención
que se muestra en la figura 5, el software para construir y
mantener bases de datos de clientes al igual que bases de datos de
productos/servicios, y para administrar y enviar los correos
electrónicos/archivos antes mencionados con información de
facturación, se encuentra en un servidor Web 28 y no en el
ordenador del cliente. En esta realización todas las acciones de
débito realizadas por el usuario de la compañía cliente se basan en
la Web, mientras que en la primera realización se basan en un
ordenador. El software del cliente en la primera realización se
modificó y está integrado con el software del servidor Web antes
descrito, que inicialmente se carga del proveedor de servicios de
facturación al servidor Web. Los formularios antes descritos
relacionados con los servicios (1) al (5) se generan mediante el
servidor Web como páginas Web. Dichas páginas Web, en lugar de
tener un botón de una ventana llamado "Enviar al servidor de
facturación" tiene un botón de una ventana "ENVIAR".
De manera similar a la descrita en la primera
realización, el usuario cliente se conecta al servidor Web,
proporciona la clave de usuario, ve una página de bienvenida
similar, selecciona cualquiera de los servicios (1) al (5), ve un
formulario en blanco en una ventana e introduce datos en él. Tras
completar el formulario seleccionado el cliente pulsa el botón
ENVIAR y los datos se transfieren al servidor Web utilizando el
protocolo http. El servidor Web recibe los datos enviados, organiza
y mantiene los datos del cliente y productos/servicios en las bases
de datos de cliente y productos/servicios 26. Los datos de
facturación se formatean y paquetizan en correos
electrónicos/archivos. Los correos electrónicos/archivos se proveen
con el número de cliente antes mencionado, preferentemente el
número de organización del cliente. Un script CGI en el servidor Web
dirige el correo electrónico al proveedor de servicios de
facturación y envía el correo electrónico por Internet al proveedor
de servicios de facturación. En caso de FTP, el script actualiza el
archivo al servidor de archivo utilizando el protocolo FTP.
De manera similar a la descrita en la primera
realización, la información en las facturas y pagos que el proveedor
de servicios de facturación registró se envía al servidor Web de la
cuenta del cliente 23 en el proveedor de servicios de facturación
utilizando el protocolo FTP. En la segunda realización, el cliente
no necesita iniciar el navegador Web para ver dicha información de
facturas, ya que el navegador Web se inició cuando el cliente se
conectó a su servidor Web.
La realización que se muestra en la figura 6 es
similar a la de la figura 5 excepto en que el ordenador del cliente
se reemplaza por un dispositivo de bolsillo 33, tal como por ejemplo
un teléfono móvil. Por lo tanto, se contemplan las acciones de
débito basadas en la Web del cliente. A este fin el teléfono móvil
tiene WAP o un navegador HTML 34 que muestra información de y envía
información al servidor Web 28 utilizando WAP (protocolo de
aplicación inalámbrica) o el protocolo http, respectivamente. La
información de facturación se introduce en el teclado del teléfono
móvil. La información de facturación se envía desde el teléfono
móvil hasta el servidor Web a través de, por lo menos, una red de
acceso al teléfono móvil, utilizando un servicio de mensajes o
datos de dicha red de acceso. Pueden existir muchas redes
diferentes, tales como redes LAN corporativas, intraredes basadas
en IP entre dicha red de acceso e Internet. Del servidor Web 28 la
información de facturación se envía al proveedor de servicios de
facturación utilizando un correo electrónico/transferencia de
archivos 25 como se describiera en relación con la figura 5. En un
visualizador del teléfono móvil el usuario cliente puede verificar
su cuenta con el proveedor de servicios de facturación utilizando un
WAP o navegador HTML en el teléfono móvil.
Otra realización de la invención se muestra en
la figura 7. La realización de la figura 7 puede combinarse con
cualquiera de las realizaciones de las figuras 4, 5, 6, 9 y 11. En
la realización de la figura 7 el servidor de facturación 11 no
imprime facturas, ni las facturas impresas se envían a través del
servicio postal a los clientes. En lugar de ello, el servidor de
facturación prepara facturas electrónicas 35 que se envían por
correo electrónico, flecha 36, a los clientes a través de Internet
12. Como se mencionó con anterioridad, la base de datos de clientes
26 puede contener la dirección de correo electrónico de los
clientes. De ser así, la utilización de facturas electrónicas y
correos electrónicos acelerará la entrega de facturas y, lo que es
más importante, ofrecerá un manejo económico de facturas, ya que no
habrá gastos de franqueo. La utilización de facturas electrónicas y
correos electrónicos dirigidos directamente a los clientes es más
fácil de realizar que las facturas electrónicas actuales que forman
parte del banco del cliente o el sistema de pago.
Las facturas del último tipo estarán disponibles
para el cliente sólo después de que un cliente se haya conectado a
su página Web del banco, haya ingresado un código de seguridad
específico del banco que otorga acceso a la página Web del cliente
en el banco del cliente o el sistema de pago. Preparar el código de
seguridad específico del banco es un procedimiento complejo y que
consume tiempo, ya que debe realizarse con mucho cuidado para el
cliente. A menudo también se necesita un dispositivo especial de
generación de códigos. Conforme a la presente invención, se envía
una factura por correo electrónico a la dirección de correo
electrónico del cliente y se trata como un correo electrónico
normal. Los correos electrónicos normales no requieren ninguna
acción especial de parte del cliente excepto el procedimiento
normal de registro en su buzón de correo. El correo electrónico con
la factura contiene la propia factura o un enlace a una página Web
que contiene la factura.
En la realización de la invención que se muestra
en la figura 7, un cliente paga su factura electrónica utilizando
un servicio de transferencia electrónica del banco con el
convencional método de copiar y pegar 37, para transferir el número
de referencia OCR que acompaña a la factura electrónica a su orden
de pago. En forma alternativa, una factura electrónica también
puede pagarse utilizando el servicio de giro postal, servicio de
giro bancario o en efectivo en una oficina de correos o sucursal
del banco como se describe en relación a la figura 1.
El cliente también acuerda con el proveedor de
servicios de facturación o la compañía cliente hacer futuros pagos
de manera más fácil con la técnica que se muestra en la figura 8.
Este proceso necesita primero firmar un acuerdo que permita al
proveedor de servicios de facturación extraer fondos de la cuenta
bancaria del cliente utilizando "autogiro" y también
proporcionar un número telefónico que es personal, es decir, sólo
accesible para el propio cliente o personas de su confianza. Se
recibirán futuras facturas a través de correos electrónicos que
contienen, ya sea la propia factura 35 o un enlace a una página Web
38 que la contiene. Cada factura contendrá un botón OK 39 u otro
tipo de control que se pulsará para activar un programa que inicia
una rutina de pago especial por Internet en un servidor de pago. Si
la factura electrónica está en la Web, esa página Web 38 también
puede contener otras facturas impagas para el mismo cliente. Las
facturas en la Web contienen un botón individual OK o uno común.
Cuando el cliente presiona el botón OK, se transfiere información al
servidor de pago 40 del proveedor de servicios de facturación de
que el cliente accede a pagar la factura. El proveedor de servicios
de facturación ejecuta una verificación de seguridad por teléfono.
El servidor de pago indica un servidor telefónico 41 para hacer una
llamada a un número telefónico que se obtiene de la base de datos
de clientes. El servidor de pago coopera con el servidor telefónico
a través de, por ejemplo, una red de área local, y le indica que
pase unos mensajes de voz al cliente e informe lo ingresado por el
cliente, normalmente a través de tonos DTMF. La verificación de
seguridad puede ser simple, ya que el cliente se ha inscrito
previamente en el proveedor de servicios de facturación, quien
conoce al cliente, y su número telefónico personal ha sido
registrado, y ese número es el que se utiliza ahora como un medio
seguro de identificación del cliente cuando éste acepta el pago de
la factura recibida. A su vez el cliente sabe, por la identificación
de la línea que llama, que la llamada es del servicio de pago en el
que está registrado.
También son posibles otros métodos de
comunicación aparte de una llamada telefónica, siempre que ambas
partes puedan identificarse con seguridad una a la otra. En la
siguiente comunicación, el servidor de facturación solicita al
cliente que confirme el pago. Esto puede realizarse introduciendo un
código PIN (número de identificación personal) en el teclado del
teléfono, en donde el código se fija al establecer la suscripción.
En forma alternativa, puede utilizarse un código de seguridad corto
visible en la factura en lugar del código PIN. El código puede ser
el mismo para varias facturas o individual para cada factura, y
puede cambiarse cada cierto tiempo. Las facturas se identifican de
manera simple, ya sea con un número corto, generalmente de un
dígito, que identifica facturas de manera única entre la lista de
facturas impagas del cliente, o por el número de la cuenta de
destino y la cantidad a pagar. La simple verificación de seguridad
también puede realizarse solicitando una simple respuesta SÍ/NO
pulsando, por ejemplo, el botón asterisco/almohadilla, o incluso
respondiendo/no respondiendo la llamada telefónica del servicio de
pago en cuyo caso el usuario no identifica las facturas.
Los clientes que están registrados también
pueden hacer pedidos electrónicos por teléfono, llamando a un número
telefónico de "ventas" del servidor de telefonía del proveedor
de servicios de facturación. Como se ha acordado que el número
telefónico es personal, el cliente se identifica a través del número
de identificación de línea de llamada entrante (CLI). Se presenta
una cantidad de productos y precios y se le solicita al cliente que
introduzca el tipo de producto y la cantidad de unidades que desea
de cada producto. Un caso especial es el informe de medición de
gas, electricidad, etc. Inmediatamente después del pedido, puede
enviarse por correo electrónico una factura del servidor de
facturación al cliente como fuera descrito anteriormente. El cliente
puede aceptar el pago durante la misma llamada telefónica que
utilizó para hacer el pedido. Una vez que el cliente ha confirmado
el pago, la compañía puede enviar los productos sin correr ningún
riesgo de crédito.
En la figura 9 se muestra otra realización de la
invención. Esta realización es similar a la de la figura 4 con la
excepción de que el servidor de facturación 11 se distribuye en
varios procesadores de facturación 42, 43, 44. Cada procesador de
facturación tiene un buzón de correo electrónico/servidor de
archivos 45, 46, 47 con su propia dirección. Una red pública o
privada 48 que ofrece servicios de comunicaciones de datos
interconecta todos los procesadores de facturación. Los
procesadores forman un sistema procesador con un sistema de control
que distribuye los trabajos entre los procesadores. Los procesadores
de facturación distribuidos se utilizan por varias razones. Una es
que los clientes pueden estar distribuidos en amplias áreas
geográficas. Para aumentar la disponibilidad de los servicios que
ofrece el proveedor de servicios de facturación, existen
procesadores de facturación adicionales en ubicaciones
estratégicas. Otra razón es distribuir la carga entre los
procesadores de facturación para evitar que los trabajos recibidos
de muchos clientes se ejecuten en un solo procesador de
facturación, lo que ralentizaría la ejecución de los trabajos. En
esta realización el cliente ingresa la información de facturación
como se describe en relación a la figura 4. El servidor Web, o
servidor de archivos, utilizado por el proveedor de servicios de
facturación comprende un archivo con información de dirección que
especifica a qué dirección (de correo electrónico o http) debe
enviarse/cargarse una factura de un usuario cliente específico en
este momento en particular. Antes de enviar información de
facturación por Internet, el software de cliente de la compañía
cliente se conecta al servidor Web del proveedor de servicios de
facturación 28, que es el mismo para todos los procesadores de
facturación, para capturar información de dirección sobre cuál de
los servidores de facturación manejará las próximas facturas.
Después de captar esta información el correo electrónico/archivo
que contiene la información de facturación se envía/carga a la
dirección indicada. Si el sistema de facturación utiliza débito
basado en la Web, como se describiera en relación a la figura 5, la
información de enrutamiento del correo electrónico se captura del
servidor Web del proveedor de servicios de facturación, y no se
requiere una conexión separada al servidor Web ya que esta conexión
ya existe. El sistema de control de los procesadores distribuidos
puede cargar las direcciones en forma dinámica en respuesta a la
carga de los procesadores individuales.
Cada procesador de facturación imprime facturas
de los clientes. Las facturas de los clientes que tienen direcciones
postales en un área geográfica cercana a un procesador se imprimen
preferentemente mediante dicho procesador y se distribuyen al
servicio de correos local en esta área para acelerar la entrega de
las facturas a los clientes. En esta realización, es suficiente que
uno de los servidores de facturación 42-44 esté
conectado al sistema de pago.
En la figura 10 se muestra otra realización de
la invención. Esta realización es similar a la de la figura 4 con
la excepción de que el servidor de facturación no imprime facturas.
Este trabajo está a cargo de una oficina de servicios de impresión
49 con el que el servidor de facturación 11 está conectado. Un
ejemplo de una oficina de servicios de impresión es el servicio de
facturación mediante giro postal.
Según otra realización de la invención, que se
muestra en la figura 11, el proveedor de servicios de facturación
ejecuta un programa de contabilidad general 50. A las compañías
cliente 18 del proveedor de servicios de facturación 9 se les
ofrece un servicio de contabilidad, según el cual el proveedor de
servicios de facturación lleva la contabilidad por ellas. Se lleva
una contabilidad separada para cada compañía cliente, con la ayuda
de un programa de contabilidad ejecutado en el servidor de
facturación. El programa de contabilidad comprende un plan de
cuentas general hecho a la medida de los requerimientos específicos
de cada cliente. Cuando el usuario cliente selecciona un servicio
en su ordenador, puede seleccionar otro servicio más, "introducir
la transacción en la contabilidad". Si el usuario selecciona
este servicio encontrará una nueva página Web de contabilidad 51
con ventanas para introducir datos de la transacción tales como
número de cuenta de débito, número de cuenta de crédito, cantidad
de la transacción en débito, cantidad de la transacción en crédito,
descripción de la transacción en débito y descripción de la
transacción en crédito. Un número de cuenta puede, de una manera ya
conocida per se, conectarse a varias cuentas propias. Una
transacción típica es registrar la factura de un cliente. Otra
transacción típica es que la compañía cliente pague sus propias
facturas (recibidas) o compras de productos. El usuario de la
compañía cliente introduce las transacciones en su ordenador 21 o
teléfono 52 (figura 8), utilizando la página de contabilidad 51. La
información introducida en esta página se envía por correo
electrónico/archivo al servidor de facturación utilizando
procedimientos de manejo de información similares a los descritos
en relación a las figuras 4, 5 y 6. Preferentemente, el programa del
cliente ofrece el correo electrónico/archivo con una referencia que
indica al servidor de facturación que contiene información de
contabilidad. El correo electrónico/archivo es recibido por el
servidor de facturación, el cual a su vez introduce la información
de contabilidad en los registros contables de la compañía
cliente.
Debe entenderse que el servidor de facturación,
al recibir la información de facturación de la compañía cliente y
al recibir los pagos del cliente del sistema de pago,
automáticamente introduce la información correspondiente a los
números de cuenta apropiados en la contabilidad de la compañía
cliente correspondiente.
El servidor de facturación también puede manejar
los propios pagos de una compañía cliente. En un correo
electrónico/archivo enviado al servidor de facturación, una
compañía cliente solicita que el proveedor de servicios de
facturación pague una factura, por ejemplo. Tal solicitud también
puede transferirse por Internet utilizando el procedimiento de
envío con un comando post de los protocolos http o WAP. Los pagos
del cliente no realizados a través del servicio de pago del
proveedor de servicios de facturación, por ejemplo realizados en
efectivo o con tarjeta de crédito en una tienda, son registrados
por el proveedor de servicios de facturación al recibir la
información enviada por el cliente utilizando un teléfono móvil 33
(figura 6) o un ordenador equipado con un navegador de Internet. De
esta manera, el proveedor de servicios de facturación actuará como
un banco virtual para el cliente en cuanto que el proveedor de
servicios de facturación recibe los pagos destinados a la compañía
cliente y realiza los pagos por el cliente, utilizando estos pagos
recibidos. Sin embargo, a diferencia de un banco, el proveedor de
servicios de facturación no invierte los fondos del cliente. Los
fondos de cliente son mantenidos en fideicomiso (se administran)
por el proveedor de servicios de facturación. Los pagos también
pueden extraerse de la cuenta bancaria del cliente, siempre que el
cliente haya autorizado previamente al proveedor de servicios de
facturación a hacer extracciones de su cuenta bancaria utilizando,
por ejemplo, el servicio de "autogiro" antes mencionado.
Cuando se ha transferido una cantidad a la cuenta del proveedor de
servicios de facturación, éste transferirá el dinero al receptor
final utilizando el giro normal. Debe entenderse que el servidor de
facturación, al recibir las órdenes de pago de la compañía cliente,
automáticamente introduce la información correspondiente a los
números de cuenta apropiados en los registros contables de la
compañía cliente. Además, el proveedor de servicios de facturación
puede, si el cliente se ha suscrito a dicho servicio, transferir la
cantidad apropiado a la cuenta de tarjeta del cliente en un banco y
deducir la cantidad pagada de la cuenta del cliente. Para operar
tal servicio de transferencias sin dificultades, la cuenta de
tarjeta deberá, preferentemente, aceptar extracciones automáticas
del banco para cargos mensuales de la cuenta, etc.
Claims (14)
1. Un sistema de servicio de facturación que
comprende un servidor de facturación (11) para generar facturas
basado en información de facturación proporcionada por un cliente
(18) del sistema, medios (25) para transferir la información de
facturación al servidor de facturación, en donde dichos medios (25)
comprenden correo electrónico, o archivos dirigidos al servidor de
facturación y enviados por Internet (12), y un sistema de pago (17)
para recibir pagos de clientes a dicho cliente, y para notificar al
servidor de facturación de los pagos recibidos, estando los pagos
relacionados con facturas, caracterizado porque el servidor
de facturación es independiente del sistema de pago y tiene acceso
a un servidor de giro en el sistema de pago con la propia cuenta de
giro OCR del servicio de facturación, en donde los servidores de
facturación generan una factura con un número de referencia OCR, y
utiliza un protocolo de servidor de giro para captar una cantidad
pagada, la fecha de pago, y el número de referencia OCR del
servidor de giro.
2. Un sistema de servicio de facturación según
la reivindicación 1, en donde el cliente tiene un ordenador (21)
caracterizado porque el software del cliente (24) funciona en
dicho ordenador para construir y mantener una base de datos (26)
que comprende una base de datos de clientes y una base de datos de
productos, en donde la base de datos de clientes comprende el
nombre y dirección de clientes del cliente, y la base de datos de
productos comprende, para cada producto, el nombre y precio del
producto, dicha información de facturación se refiere a información
sobre dichas bases de datos de productos y clientes, dicho software
del cliente (24) que proporciona, en el visualizador del ordenador,
una página con una factura vacía que el cliente deberá completar
con información de facturación, dicho software del cliente además
formatea y paquetiza dicha información de facturación en un correo
electrónico o archivo, dicho software del cliente comprende un
código para enviar dicho correo electrónico o archivo.
3. Un sistema de servicio de facturación según
la reivindicación 1, que comprende un servidor Web (28) para
comunicaciones con el cliente (18), y dicho cliente tiene un
navegador Web o WAP (22) para mantener dicha comunicación
caracterizado porque el software funciona en dicho servidor
Web (28) o en un servidor (42, 43, 44) que coopera con dicho
servidor Web para construir y mantener una base de datos (26) que
comprende una base de datos de clientes y una base de datos de
productos, en donde la base de datos de clientes comprende el
nombre y dirección de clientes del cliente y la base de datos de
productos comprende, para cada producto, el nombre y precio del
producto, dicha información de facturación se refiere a información
sobre dicho producto o cliente, dicho sitio Web ofrece una factura
vacía que se muestra en la pantalla del ordenador a través de dicho
navegador Web y que el cliente debe completar con información de
facturación.
4. Un sistema de servicio de facturación según
la reivindicación 1, 2 ó 3 caracterizado porque dicho
servidor de facturación (11) tiene medios (19) para conectarse a
Internet y revisar dicho buzón de correos y servidor de archivos
sólo durante cortos períodos de tiempo, con el objetivo principal de
descargar correos electrónicos y archivos allí contenidos.
5. Un sistema de servicio de facturación según
la reivindicación 1, 2 ó 3 caracterizado porque incluye
varios servidores de facturación (42, 43, 44) interconectados a
través de una red de área local (48).
6. Un sistema de servicio de facturación según
la reivindicación 1, 2 ó 3 caracterizado porque dicho
servidor de facturación comprende para cada cliente una
contabilidad (23), dicha contabilidad comprende una cuenta para
cada cliente del cliente y cada balance del cliente.
7. Un sistema de servicio de facturación según
la reivindicación 6 caracterizado porque dicho servidor de
facturación comprende para cada cliente un sistema de contabilidad
(50), información de contabilidad generada por el propio servidor o
recibida por correo electrónico, o transferencia de archivos al
servidor de facturación (11) del software del cliente (24) o de un
servidor Web (28) o de un agrupamiento de servidores Web.
8. Un sistema de servicio de facturación según
la reivindicación 7 caracterizado porque el servidor de
facturación (11) contiene medios para manejar pagos solicitados por
un cliente (18) del sistema, el servidor de facturación utiliza,
para dichos pagos, fondos acumulados en la cuenta del cliente.
9. Un sistema de servicio de facturación según
la reivindicación 1 caracterizado porque la información de
facturación comprende artículos a facturar y la cantidad de
artículos a facturar, los números de cuenta asociados con cada
artículo y los números de cuenta que hacen referencia a una base de
datos de productos del cliente (26).
10. Un sistema de servicio de facturación según
la reivindicación 9 caracterizado porque las facturas se
envían a los clientes de manera electrónica, ya sea directamente en
un correo electrónico (35) o en una página Web (38) que aparece en
el correo electrónico, en donde la factura contiene un botón de
control (39) que al pulsarse activa un programa que inicia una
rutina especial de pago por Internet en un servidor de pago (40) que
obtiene el número telefónico de un teléfono personal (33, 52)
asociado con el cliente de la base de datos de clientes (26), e
inicia un servidor de telefonía asociado (41), para establecer una
llamada a través de una red telefónica pública al teléfono personal
del cliente, donde la respuesta de ese teléfono se considera una
aceptación de si el pago debe efectuarse o
no.
no.
11. Un sistema de servicio de facturación según
la reivindicación 10 caracterizado porque un cliente realiza
un pedido por teléfono (33, 52) o a través de la Web o interfaz WAP
y después recibe directamente su factura a través de dicho correo
electrónico (35).
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12. Un sistema de servicio de facturación según
la reivindicación 9 caracterizado porque:
- -
- el servidor de facturación (11) tiene medios para manejar los pagos solicitados por un cliente (18) por teléfono (33, 52) o un ordenador portátil, y
- -
- transfiere la cantidad correspondiente en tiempo real, ya sea a la cuenta bancaria del cliente donde está disponible para pago con tarjeta, o directamente a la cuenta de una tienda con una referencia al usuario y la compra.
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13. Un método de servicio de facturación en
donde
- -
- un cliente (18), independientemente del sistema de pago (17) para recibir pagos de los clientes a dicho cliente, transfiere información de facturación (8) por Internet (12) a un servidor de facturación (11), que es independiente del sistema de pago, en un correo electrónico a un buzón de correo (27) que opera para el servidor de facturación (11), o en archivos transferidos a un servidor de archivos que opera para el servidor de facturación,
- -
- el servidor de facturación accede a Internet sólo durante cortos períodos de tiempo para revisar el buzón de correo o el servidor de archivos y descargar información en ellos,
- -
- el servidor de facturación inicia la impresión y/o distribución de facturas a los clientes (3) del cliente, las facturas se basan en información de facturación, en donde el servidor de facturación (11) genera facturas basándose en la información de facturación proporcionada por el cliente (18) del sistema, y genera una factura con un número de referencia OCR,
- -
- los clientes pagan las respectivas facturas al sistema de pago,
- -
- el servidor de facturación accede a un servidor de giro en el sistema de pago con la propia cuenta de giro OCR del servicio de facturación, en donde el servidor de facturación utiliza un protocolo de servidor de giro para captar la cantidad pagada, la fecha de pago y el número de referencia OCR del servidor de giro,
- y
- -
- el sistema de pago (17) notifica al servidor de facturación los pagos recibidos, los pagos relacionados a las facturas.
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14. Un método de servicio de facturación según
la reivindicación 13 en donde
- -
- un servidor de facturación (11) recibe información de pagos de uno o más sistemas de pago (17),
- -
- el servidor de facturación publica información sobre facturas (29) y pagos en un servidor Web o WAP (28) o un servidor FTP en donde está disponible para el cliente (18).
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-
2001
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