DE102016104201B3

DE102016104201B3 - System zur Archivierung eines mit Einträgen versehenen Kalenders auf einem Computer

Info

Publication number: DE102016104201B3
Application number: DE102016104201.3A
Authority: DE
Inventors: Susanne Bergmann
Original assignee: Zettler Kalender GmbH
Current assignee: Dr Neumann Wolff Ag De
Priority date: 2016-03-08
Filing date: 2016-03-08
Publication date: 2016-09-01
Anticipated expiration: 2036-03-09

Abstract

Die Erfindung betrifft ein System zur Archivierung eines mit Einträgen versehenen Kalenders, wobei der Kalender mehrere, jeweils einer bestimmten Zeitdauer zugewiesene Kalenderblätter aufweist. Bekannte derartige Systeme benötigen einen erheblichen Platzbedarf und haben grundsätzlich keine Suchfunktion. Die Aufgabe, ein papiergebundenes Kalendersystem so weiterzubilden, dass es leicht archivierbar ist und die Voraussetzungen für einen späteren elektronischen Zugang geschaffen werden, wird dadurch gelöst, dass jedes Kalenderblatt einen diese Zeitdauer kodierenden optischen Code aufweist, und einzeln, zusammen mit den darauf befindlichen Einträgen und dem optischen Code gescannt oder fotografiert, auf einen Computer hochgeladen und dort entsprechend der durch den Code kodierten Zeitdauer erfasst und einer dieser Zeitdauer entsprechenden Speicherstelle zugeordnet wird.

Description

Die Erfindung betrifft ein System zur Archivierung eines mit Einträgen versehenen Kalenders auf einem Computer nach dem Oberbegriff des Anspruchs 1.
Im Handel befindet sich eine Vielzahl von Papierkalendern, deren Kalenderblätter entweder Monate, Wochen oder in der Regel Tage aufweisen, wobei jedes einem Tag zugeordnetes Blatt zur leichteren Eintragung von Terminen in der Regel eine Übersicht nach Stunden aufweist. Im oberen Bereich des Kalenderblattes ist in der Regel der Tag, der Monat, die Woche und gegebenenfalls das Jahr angegeben. Die handelsüblichen Kalender sind als Bücher gebunden oder mit einer Ringbuchheftung oder ähnlichem versehen, so dass leicht von einem Kalenderblatt zum nächsten geblättert werden kann.
Auf der anderen Seite gibt es zahlreiche elektronische Kalender, die sich an den Papierkalendern orientieren und auf Computern, Notebooks, Tablet-PCs oder Smartphones arbeiten. Diese Kalender sind jedoch rein elektronischer Natur, wobei sich lediglich einzelne Kalenderblätter oder der ganze Kalender ausdrucken lassen.
Nach wie vor besteht bei vielen Berufsgruppen und Privatpersonen das Bedürfnis eines Papierkalenders, sei es, weil dieser übersichtlicher, einfacher redigierbarer und gegenüber Strom- und Batterieausfällen eines elektronischen Kalenders unempfindlich ist, oder sei es aus Gewohnheit. Der Vorteil eines Papierkalenders besteht außerdem darin, dass mehrere Personen Einträge vornehmen können, wenn der Kalender, beispielsweise in einem Büro oder einer Praxis, an einer bestimmten Stelle ausliegt.
Dennoch besteht auch bei den Nutzern von papiergebundenen Kalendern das Bedürfnis einer Archivierung, gegebenenfalls auch einer Suche nach bestimmten Kalendereinträgen. Dies ist mit papiergebundenen Kalendern problematisch, da diese im Lauf der Zeit einen erheblichen Platzbedarf haben und eine Suchfunktion grundsätzlich nicht gegeben ist.
Aus der DE 10 2012 111 578 A1 ist eine automatische Zuordnung von Medienobjekten zu Zeitbereichen eines Kalenders bekannt, wobei auch eine Erzeugung von QR-Codes und deren Zuordnung zu Zeitbereichen des Kalenders erfolgt.
Weiterhin ist aus der DE 100 40 899 A1 ein Verfahren und eine Vorrichtung zum Dekodieren von optischen Codes bekannt, zur Nutzung in einem elektronischen Terminkalender, bei denen ein Server eine Einrichtung zum Erkennen einer Handschrift bzw. Klarschrift aufweist.
Schließlich ist aus der WO 2014/023735 A1 eine barrierefreie Verpackung für Waren, insbesondere für Medikamente bekannt, bei der ein Codefeld Termindaten enthält, die von Codeerfassungsmitteln in einen automatischen Terminplaner überführt werden können.
Es besteht daher die Aufgabe, ein papiergebundenes Kalendersystem so weiterzubilden, dass es leicht archivierbar ist und die Voraussetzungen für einen späteren elektronischen Zugang geschaffen werden, ohne dass in der täglichen Arbeit eine Umstellung auf einen elektronischen Kalender stattfinden müsste.
Gelöst wird diese Aufgabe mit den kennzeichnenden Merkmalen des Anspruchs 1. Vorteilhafte Ausgestaltungen sind den Unteransprüchen entnehmbar.
Ein Ausführungsbeispiel der Erfindung wird im Folgenden anhand des Einsatzes in einer Arztpraxis näher beschrieben.
Die Arztpraxis führt einen papiergebundenen Kalender mit 365 Blättern, wobei jedem Wochentag ein Kalenderblatt zugeordnet ist. Jedes Kalenderblatt weist, z.B. im Bereich seiner Oberseite, eine Angabe des Jahres, des Monats, der Woche, des Wochentags und des Datums auf. Darüber hinaus weist jedes Kalenderblatt im Bereich seiner Oberseite sowohl einen QR-Code als auch einen EAN-Code auf, wobei beide Codes, jeweils unabhängig voneinander, das darüber angegebene Datum computerlesbar codieren.
Jedes Kalenderblatt ist darüber hinaus mit einer Zeiteinteilung von 8.00 bis 20.00 Uhr versehen, so dass die Termine der Praxis, also des Arztes, gegebenenfalls weiterer Ärzte, medizinischer Assistenten und Sprechstundenhilfen darauf eingetragen werden können, wobei jede Person, die physischen Zugriff zu dem Kalender hat, Einträge vornehmen, löschen oder ändern kann. Auch die genannte Zeiteinteilung kann mit einem optischen Code, z.B. einem QR- oder EAN-Code versehen werden, um später in der Suche neben Informationen zum Datum auch die Zeit ermitteln zu können.
Zu dem Archivierungssystem benötigt man neben dem klassischen Papierkalender eine Vorrichtung zum Scannen bzw. Fotografieren jedes Kalenderblatts und einen Computer zum Speichern des Scanns bzw. der Fotografie. In der Praxis wird die Vorrichtung zum Scannen häufig ein Smartphone mit eingebauter Kamera oder ein Scanner sein, während der Computer nicht notwendigerweise physisch vorhanden sein muss, sondern z.B. nach Art eines cloudegebundenen Systems nur über das Internet verfügbar sein kann. Auf dem Computer bzw. dem cloudegebundenen System läuft eine Software, welche jeden Tag innerhalb eines Kalenderjahres und somit jedem Kalenderblatt eine bestimmte Speicherstelle zuordnet. Scannt der Nutzer nun nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums, z.B. zum Ende des Kalenderjahres, jedes Blatt des Kalenders mit Hilfe seines Fotoapparats, der Kamera seines Smartphones oder mit Hilfe eines Scanners und lädt die so gescannten bzw. fotografierten Kalenderblätter einzeln auf den Computer hoch, so ist der Computer bzw. das cloudebasierte System in der Lage, durch Lesen des QR- bzw. EAN-Codes das Datum jedes Kalenderblatts zu erkennen und dieses Kalenderblatt der für dieses Datum reservierten Speicherstelle zuzuordnen. Auf diese Weise wird automatisch jedes Kalenderblatt dem richtigen „Computerdatum“ zugeordnet, das heißt, es findet eine Entsprechung zwischen den handschriftlich beschrifteten Kalenderblättern und dem Datumssystem des Computers statt.
Auf diese Weise ist es möglich, den gesamten handschriftlich geführten Kalender zu archivieren, ohne dass dies mit einer elektronischen Kalenderführung verbunden wäre. Vielmehr kann immer noch jedes Blatt im Facsimile-Format so abgerufen werden, wie es ursprünglich beschriftet worden ist, ohne dass man hierzu den ursprünglichen Kalender noch benötigen würde und aufbewahren müsste.
In einer weiteren Ausgestaltung der Erfindung ist es möglich, die handgeschriebenen Einträge durch ein Optical Character-Reading-System, zu analysieren, d.h. den handschriftlichen Einträgen einen computerlesbaren Code zuzuordnen, der dann wiederum suchbar ist. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise die Namen von Patienten oder andere Zahlen- oder Buchstabenkombinationen suchen und man gelangt schnell zu denjenigen Kalenderblättern, die die gesuchten Einträge enthalten. Diese lassen sich dann wieder im Facsimile-Format, also uncodiert und in der Weise, in welcher die Eintragungen stattgefunden haben, darstellen.
In Abwandlungen der Erfindung kann anstelle beider Codes oder auch nur ein Code (QR- oder EAN-Code) verwendet werden oder ein beliebiger anderer optischer Code, der das entsprechende Datum codiert. Ferner ist es möglich, nicht jedem Tag ein Kalenderblatt zuzuordnen, sondern beispielsweise nur jeder Woche oder jedem Monat. Auch andere Zeiträume sind denkbar.
Eine weitere Anwendung des erfindungsgemäßen Systems betrifft das Arzt-Patienten-Verhältnis. Personen, insbesondere Patienten, die ein Patiententagebuch in Form eines Buchkalenders führen, können auf dem oben beschriebenen Weg das Kalenderblatt des Patiententagebuchs jeweils fotografieren und es im Archivierungssystem ablegen. Von den Patienten können dritte Personen bestimmt werden, welche Zugriff auf die archivierten Kalenderblätter haben, insbesondere der behandelnde Arzt. Diese dritte Person kann in umgekehrter Form seinen Patienten auch den Buchkalender als Patiententagebuch ausgeben. Der Patient kann dann über ein eigenes Personenkonto täglich das ausgefüllte Kalenderblatt zur Archivierung an das System übertragen und der behandelnde Arzt kann im Archivierungssystem täglich die Werte seiner Patienten anhand der zur Verfügung stehenden Kalenderblätter und der darauf befindlichen Daten überprüfen und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen.
Ferner ist es möglich, zusätzliche Notizen ohne QR- oder EAN-Codes beliebigen Tagen als Scan oder Foto zuzuordnen. Auch andere Kalenderblätter, welche einen entsprechend lesbaren optischen Code beinhalten, können in dem gleichen System archiviert werden.

Claims

System zur Archivierung eines mit Einträgen versehenen Kalenders, wobei der Kalender mehrere, jeweils einer bestimmten Zeitdauer zugewiesene Kalenderblätter aufweist, dadurch gekennzeichnet, dass jedes Kalenderblatt einen diese Zeitdauer kodierenden optischen Code aufweist, und einzeln, zusammen mit den darauf befindlichen Einträgen und dem optischen Code gescannt oder fotografiert, auf einen Computer hochgeladen und dort entsprechend der durch den Code kodierten Zeitdauer erfasst und einer dieser Zeitdauer entsprechenden Speicherstelle zugeordnet wird.
System nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass die Zeitdauer ein Tag, eine Stunde, eine Woche oder ein Monat ist.
System nach einem der voranstehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass der optische Code ein QR-Code oder ein EAN-Code ist.
System nach einem der voranstehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass jeder Speicherstelle zusätzlich weitere, hochgeladene Datensätze manuell zuordenbar sind.
System nach einem der voranstehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die auf dem Kalenderblatt befindlichen Einträge von einem Handschriftenerkennungssystem gelesen und in einen Computercode umgewandelt werden.