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Die
Erfindung betrifft ein Verfahren und einen Server zum Nachweisen
des Zugangs und des Inhalts einer E-Mail.
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E-Mail
wird zunehmend zur Kommunikation zwischen Unternehmen, Institutionen,
Privatpersonen usw. verwendet. Der Nachweis darüber, ob eine E-Mail tatsächlich beim
Empfänger
empfangen worden ist und welchen Inhalt die E-Mail hatte, ist jedoch nur
schwer zu führen.
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Der
Erfindung liegt daher die Aufgabe zugrunde, ein Verfahren sowie
einen Server zum Nachweisen des Zugangs und des Inhalts einer E-Mail zur Verfügung zu
stellen, mit denen der Zugang der E-Mail bei einer Quittierung durch
den Empfänger zweifelsfrei
nachgewiesen werden kann, wobei darüber hinaus auch ein sicherer
Nachweis über
den Inhalt der quittierten E-Mail möglich ist. Das Verfahren und
der Server sollen es weiter ermöglichen,
dass herkömmliche
E-Mail-Programme ohne Änderung weiter
verwendet werden können.
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Die
Erfindung löst
diese Aufgabe durch ein Verfahren nach Anspruch 1 und einen Server
nach Anspruch 8.
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Bevorzugte
Ausführungsformen
sind Gegenstand der Unteransprüche,
die hiermit durch Bezugnahme zum Inhalt der Beschreibung gemacht
werden.
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Bei
dem erfindungsgemäßen Verfahren
zum Nachweisen des Zugangs und des Inhalts einer E-Mail wird, wie üblich, die
E-Mail von einem Absender an (mindestens) einen Empfänger gesendet.
Zusätzlich
wird die E-Mail parallel bzw. gleichzeitig auch an einen speziell
hierfür
vorgesehen Server gesendet, der weder vom Absender noch vom Empfänger, zumindest
mit vertretbarem Aufwand, manipulierbar ist. Wenn die E-Mail des
Absenders durch den Server empfangen wird, speichert dieser die
E-Mail, insbesondere inklusive aller gegebenenfalls vorhandenen Anlagen,
automatisch ab. Der Server ermittelt nun, beispielsweise durch geeignetes
Auslesen von Adressenfeldern der E-Mail, den Empfänger und
versendet eine Aufforderungs-E-Mail an den Empfänger, wobei die Aufforderungs-E-Mail
einen Verweis auf die E-Mail umfasst, beispielsweise eine Betreffzeile,
den Absender, ein Verzeichnis der Anlagen, eine gemeinsame Kontrollziffer
etc., die es dem Empfänger
ermöglicht,
die unmittelbar an den Empfänger gesendete
E-Mail zu identifizieren bzw. der Aufforderungs-E-Mail zuzuordnen,
und um eine Aufforderung ergänzt
ist, den Empfang der E-Mail und/oder der Aufforderungs-E-Mail an
den Server zu bestätigen. Der
Server überprüft anschließend, ob
der Empfänger
auf die Aufforderung reagiert, d. h. ob eine Bestätigung von
dem Empfänger
tatsächlich
beim Server eingeht. Wenn die Bestätigung des Empfängers eingeht,
wird die Bestätigung,
insbesondere mit dem exaktem Bestätigungszeitpunkt und gegebenenfalls weiteren
Informationen zur E-Mail, im Server gespeichert und eine Quittungs-E-Mail
an den Absender gesendet, die dem Absender mitteilt, dass der Empfänger den
Empfang der E-Mail bestätigt
hat. Wenn ein Absender den Zugang und den Inhalt einer von ihm gesendeten
E-Mail nachweisen will, genügt
es, zusätzlich
die Server-E-Mail-Adresse (z. B. einschrei ben@trusteemail.com) beispielsweise
in ein An-Feld, ein Carbon Copy(CC)-Adressenfeld und/oder in ein Blind
Carbon Copy(BCC)-Adressenfeld
einzutragen. Der Server bewerkstelligt dann automatisiert die Abwicklung
des Nachweises über
die Zustellung und den Nachweis über
den Inhalt der zugestellten E-Mail. Üblicherweise wird der Server
von einem vertrauenswürdigen
Dienstleister betrieben, wodurch eine Manipulation der im Server
gespeicherten Daten weder vom Absender noch vom Empfänger (mit
vertretbarem Aufwand) möglich
ist. Hierdurch unterscheidet sich das erfindungsgemäße Verfahren
beispielsweise auch vom bloßen
Bestätigen
des Erhalts der E-Mail durch den Empfänger, beispielsweise durch
simples Bestätigen
des Empfangs durch Reply-E-Mail, da die derart entstehenden Daten
vom Absender bzw. vom Empfänger
in ihren jeweiligen Systemen vergleichsweise einfach manipuliert
werden können.
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In
einer Weiterbildung umfasst das Versenden der E-Mail von dem Absender
an den Empfänger und
das Versenden der E-Mail von dem Absender an den Server ein Eintragen
der E-Mail-Adresse des Empfängers
in ein An-Adressenfeld der E-Mail und ein Eintragen der E-Mail-Adresse
des Servers in ein CC-Adressenfeld und/oder in ein BCC-Adressenfeld der
E-Mail durch den Absender. Auf diese Weise können Empfängeradresse und Serveradresse
logisch voneinander getrennt werden, wodurch es dem Server erleichtert
wird, die Empfängeradresse
zu extrahieren.
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In
einer Weiterbildung ist die Aufforderung, den Empfang der E-Mail
an den Server zu bestätigen,
in der vom Server gesendeten Aufforderungs-E-Mail als ein HTTP-Link ausgebildet,
wobei ein Klick auf den HTTP-Link
durch den Empfänger
einen Zugriff auf den Server bewirkt, der im Server protokolliert
wird, wobei beispielsweise ein Serverzugriffszeitpunkt und eine
eindeutige E-Mail-Identifikation mitprotokolliert werden können.
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In
einer Weiterbildung umfasst die vom Server gesendete E-Mail einen
Nicht-Empfangen-HTTP-Link, wobei ein Klick auf den Nicht-Empfangen-HTTP-Link einen Zugriff
auf den Server bewirkt, der im Server, beispielsweise mit Zeitstempel und
E-Mail-Identifikation, protokolliert wird und der ein erneutes Versenden
der Aufforderungs-E-Mail von dem Server an den mindestens einen
Empfänger bewirkt.
Mittels des Nicht-Empfangen-HTTP-Links kann
der der Empfänger
dem Server mitteilen, dass er die E-Mail vom Absender nicht empfangen
hat. In diesem Fall versendet der Server bevorzugt erneut eine vollständige Kopie
der originalen bzw. ursprünglichen
E-Mail an den Empfänger,
erneut zusammen mit einem Aufforderungslink, den Empfang dieser Mail
zu bestätigen.
Auch dieser Vorgang wird bevorzugt auf dem Server mit Zeitstempel
und E-Mail-Identifikation protokolliert.
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In
einer Weiterbildung des Verfahrens überprüft der Server während eines
vorgegebenen Zeitintervalls, ob eine Bestätigung vom Empfänger eingeht,
und sendet eine Protokoll-E-Mail an den Absender mit dem Inhalt,
dass der Empfänger
den Empfang der E-Mail nicht bestätigt hat, wenn während des
vorgegebenen Zeitintervalls keine Bestätigung beim Server eingeht.
Die Protokoll-E-Mail kann darüber
hinaus Informationen darüber
umfassen, welcher Empfänger
wann die E-Mail bestätigt
hat, welcher Empfänger
die E-Mail als Kopie nochmals über
den Nicht-Empfangen-HTTP-Link
angefordert hat und welcher Empfänger
den Empfang der E-Mail innerhalb des vorgegebenen Zeitintervalls
nicht quittiert bzw. bestätigt
hat.
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In
einer Weiterbildung wird das Versenden der E-Mail von dem Absender
an den Server durch den Server quittiert, indem dieser nach dem
Empfangen der E-Mail von dem Absender eine E-Mail an den Absender
zurücksendet.
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In
einer Weiterbildung umfasst die Aufforderungs-E-Mail den Verweis
in Form einer vollständigen
Kopie der E-Mail und aller Anlagen und ist um eine Aufforderung
ergänzt,
den Empfang der Aufforderungs-E-Mail an den Server zu bestätigen.
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Der
erfindungsgemäße Server
zum Nachweisen des Zugangs und des Inhalts einer E-Mail umfasst
Mittel zum Empfangen einer E-Mail von einem Absender, beispielsweise
in Form eines Netzwerkzugangs, eines E-Mail-Servers etc., Mittel
zum automatischen Speichern der E-Mail, insbesondere mit allen Protokolldaten,
die Mittel zum automatischen Speichern der E-Mail beispielsweise
in Form eines ausfallssicheren, redundanten Speichersystems, Mittel
zum Ermitteln einer Adresse eines weiteren Empfängers, der in der E-Mail angegeben
ist, d. h. des Empfängers,
der die E-Mail quittieren soll, beispielsweise in Form von Hard- und Software, welche die
Adressenfelder der empfangenen E-Mail durchsucht, Mittel zum automatischen
Versenden einer Aufforderungs-E-Mail
an den weiteren Empfänger, die
einen Verweis auf die E-Mail umfasst und die um eine Aufforderung
ergänzt
ist, den Empfang der E-Mail
an den Server zu bestätigen,
beispielsweise wiederum in Form eines Netzwerkzugangs und eines E-Mail-Servers,
Mittel zum Überprüfen, ob
eine Bestätigung
vom Empfänger
eingeht, beispielsweise in Form der oben genannten Hard- und Softwarekomponenten,
und Mittel zum Speichern der Bestätigung im Server und Senden
einer Quittungs-E-Mail an den Absender, wenn eine Bestätigung vom
Empfänger eingeht,
beispielsweise ebenfalls in Form von Soft- und Hardwarekomponenten,
Speichern etc.
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In
einer Weiterbildung ist der Server dazu ausgebildet, während eines
vorgegebenen Zeitintervalls zu überprüfen, ob
eine Bestätigung
vom Empfänger
eingeht, und eine Protokoll-E-Mail an den Absender mit dem Inhalt
zu senden, dass der Empfänger
den Empfang der E-Mail nicht bestätigt hat, wenn während des
vorgegebenen Zeitintervalls keine Bes tätigung beim Server eingeht.
Das vorgegebene Zeitintervall kann beispielsweise wenige Stunden
bis mehrere Tage betragen.
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In
einer Weiterbildung ist die Aufforderung, den Empfang der E-Mail
an den Server zu bestätigen,
in der vom Server gesendeten Aufforderungs-E-Mail als ein HTTP-Link abgebildet,
wobei ein Klick des Empfängers
auf den HTTP-Link einen Zugriff auf den Server bewirkt, der im Server
protokolliert wird.
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In
einer Weiterbildung sind die Mittel zum Ermitteln einer Adresse
eines weiteren Empfängers, der
in der E-Mail angegeben ist, dazu ausgebildet, ein CC-Adressenfeld
und/oder ein BCC-Adressenfeld der vom Absender empfangenen E-Mail
nach der Adresse des weiteren Empfängers zu durchsuchen.
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Die
Erfindung wird nachfolgend unter Bezugnahme auf die beigefügten Figuren
beschrieben. Hierbei zeigt:
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1 einen
Ablauf eines Verfahrens zum Nachweisen des Zugangs und des Inhalts
einer E-Mail unter Verwendung eines Servers gemäß einer ersten erfindungsgemäßen Ausführungsform
und
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2 einen
Ablauf eines Verfahrens zum Nachweisen des Zugangs und des Inhalts
einer E-Mail unter Verwendung eines Servers gemäß einer zweiten erfindungsgemäßen Ausführungsform.
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Bezugnehmend
auf 1 versendet ein Absender SE in einem ersten Schritt 1,
der in Teilschritte 1a und 1b unterteilt ist,
eine E-Mail in dem Teilschritt 1a an einen Empfänger RE
und in dem Teilschritt 1b an einen Server SRV. Dies geschieht
beispielsweise dadurch, dass der Absender SE die E-Mail-Adresse des
Empfängers
RE in ein An-Adressenfeld der zu sendenden E-Mail einträgt und die
E-Mail-Adresse des Servers SRV in ein BCC-Adressenfeld derselben zu
sendenden E-Mail einträgt.
Nach dem Eintragen der Adressen des Empfängers RE und des Servers SRV
in die zu sendende E-Mail wird diese herkömmlich versendet.
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In
einem Schritt 2 wird das Versenden der E-Mail im Schritt 1b an
den Server SRV durch den Server SRV dadurch quittiert, dass dieser
eine E-Mail an den
Absender SE sendet, die bestätigt,
dass der Server SRV eine E-Mail erhalten hat, deren Zugang zu protokollieren
ist. Weiter wird die im Schritt 1b an den Server SRV gesendete
E-Mail mit allen für
die E-Mail relevanten Daten einschließlich des Routing-Protokolls
automatisch in einem nicht näher dargstellten
Massenspeicher des Servers SRV einschließlich eines Empfangsdatums
gespeichert.
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In
einem Schritt 3 wird/werden die durch den Server SRV empfangene
E-Mail bzw. deren Adressenfelder durchsucht, um die Adresse des
Empfängers
RE zu ermitteln, der die E-Mail quittieren soll. Nachdem die Adresse
des Empfängers
RE im Server SRV ermittelt worden ist, sendet der Server SRV im Schritt 3 weiter
eine Aufforderungs-E-Mail an den Empfänger RE, die einen Verweis
auf die im Teilschritt 1a gesendete E-Mail und eine Aufforderung enthält, den
Empfang der im Teilschritt 1a gesendeten E-Mail an den
Server SRV zu bestätigen.
Die Aufforderung, den Empfang der E-Mail bzw. der Aufforderungs-E-Mail
an den Server SRV zu bestätigen,
ist in der im Schritt 3 gesendeten Aufforderungs-E-Mail als ein Bestätigungs-HTTP-Link
abgebildet. Weiter umfasst die im Schritt 3 gesendete Aufforderungs-E-Mail
einen Nicht-Empfangen-HTTP-Link,
mit dem der Empfänger
RE dem Server mitteilen kann, die E-Mail vom Absender SE nicht empfangen
zu haben.
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Wenn
der Empfänger
RE den Empfang der E-Mail bzw. der Aufforderungs-E-Mail bestätigen will, klickt
er auf den Bestätigungs-HTTP-Link
der Aufforderungs-E-Mail, wodurch ein Zugriff 4 auf den
Server SRV bewirkt wird, der im Server SRV mit Zeitstempel protokolliert
wird. Der Server SRV sendet darauf eine Quittungs-E-Mail 5 an
den Absender SE, wobei für diesen
Fall der Vorgang abgeschlossen ist. Der Absender SE kann nun anhand
der Protokolldatensätze im
Server SRV nachweisen, dass die im Schritt 1 gesendete
E-Mail beim Empfänger
RE angekommen ist und welchen Inhalt bzw. welche Anhänge die
E-Mail hatte.
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Falls
der Empfänger
RE auf den Nicht-Empfangen-HTTP-Link klickt, bewirkt dies einen
Zugriff 6 auf den Server SRV, was im Server entsprechend protokolliert
wird. Dies kann nun im Server SRV dahingehend ausgewertet werden,
dass eine Kopie der ursprünglichen
E-Mail mit allen Anhängen
mit der Bitte um Bestätigung
erneut, möglicherweise
mehrfach, an den Empfänger
RE versendet wird, siehe hierzu 3a und 3b. Alternativ
kann diese Rückmeldung
des Empfängers
RE auch unmittelbar vom Server SRV zum Absender gemeldet werden.
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Wenn
der Empfänger
RE trotz mehrfacher Nachfragen 3a und 3b durch
den Server SRV innerhalb eines vorgegebenen Zeitintervalls, beispielsweise
3 Tagen, keine Bestätigung
an den Server SRV sendet, benachrichtigt der Server SRV in einem Schritt 7 den
Absender SE mittels einer Protokoll-E-Mail, dass der Zugang der
E-Mail nicht nachgewiesen werden konnte. Der Absender SE kann sich
nun für
alternative Methoden entscheiden, um die der E-Mail zugrunde liegende
Nachricht an den Empfänger
RE zu versenden, beispielsweise das Versenden per Post mit Einschreiben
und Rückschein.
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2 zeigt
einen Ablauf des Verfahrens gemäß einer
zweiten erfindungsgemäßen Ausführungsform.
Die mit 1 übereinstimmenden Bezugszeichen
bezeichnen identische funktionale Blöcke, so dass insoweit auf die
Beschreibung von 1 verwiesen sei.
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Bei
der in 2 gezeigten Ausführungsform umfasst die in einem
Schritt 3' an
den Empfänger
RE gesendete Aufforderungs-E-Mail eine vollstän dige Kopie der E-Mail und
aller Anlagen der E-Mail. Die Aufforderungs-E-Mail ist um eine Aufforderung ergänzt, den
Empfang der Aufforderungs-E-Mail an den Server zu bestätigen. Die
in Schritt 3' gesendete E-Mail umfasst keinen
Nicht-Empfangen-HTTP-Link, mit dem der Empfänger RE dem Server SRV mitteilen
kann, die E-Mail vom Absender SE nicht empfangen zu haben, da die
Aufforderungs-E-Mail eine vollständige
Kopie der E-Mail und aller Anlagen der E-Mail ist, folglich entfallen
die Schritte 6, 3a und 3b.
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Falls
mehrere Empfänger
vorhanden sind, werden die in den 1 und 2 gezeigten
Ausführungsformen
dahingehend erweitert, dass der Server SRV jedem der Empfänger eine
Aufforderungs-E-Mail sendet und überwacht,
welcher der Empfänger
den Empfang der Aufforderungs-E-Mail bestätigt. Der Server SRV teilt
dem Absender SE dann mittels einer abschließenden Protokoll-E-Mail mit,
welche Empfänger
den Empfang bestätigt
haben und welche nicht.
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Der
erfindungsgemäße Server
SRV umfasst zur Durchführung
des Verfahrens Mittel zum Empfangen der E-Mail von dem Absender
SE, beispielsweise einen Netzwerkzugang und einen E-Mail-Server. Zum
Speichern der E-Mail und zum Speichern der Bestätigung bzw. von Protokolldateien
umfasst der Server SRV entsprechende Speichermittel, beispielsweise
redundante Plattenspeicher.
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Zum
Ermitteln der Adresse des weiteren Empfängers RE umfasst der Server
SRV Soft- und Hardwarekomponenten, die die in Schritt 1b empfangene
E-Mail bzw. deren Adressenfelder durchsucht, um die entsprechende
Adresse zu ermitteln. Zum Versenden der Aufforderungs-E-Mail an
den Empfänger
RE in den Schritten 3, 3a und 3b umfasst
der Server SRV entsprechende E-Mail-Sendesoftware, die beispielsweise
ein SMTP-Protokoll unterstützt.
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Die
gezeigten Ausführungsformen
ermöglichen
einen zuverlässigen
Nachweis des Zugangs und des Inhalts der vom Absender SE gesendeten E-Mail,
falls der Empfänger
RE den Empfang bestätigt
bzw. quittiert. Die diesbezüglichen
Protokollinformationen werden in dem Server SRV gespeichert, der üblicherweise
von einem Dienstleister betrieben wird, der einen manipulationssicheren
Betrieb des Servers SRV sicherstellt. Mit anderen Worten können weder
der Absender SE noch der Empfänger
RE die entsprechenden Datensätze
manipulieren, was beispielsweise bei einer einfachen Antwort-E-Mail
bzw. einer Lesebestätigung
des Empfängers
RE möglich wäre.
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Darüber hinaus
ist das Verfahren aufgrund des erfindungsgemäßen Servers SRV, auf dem die zum
Nachweisen wesentlichen Protokollschichten ablaufen, in Verbindung
mit herkömmlichen E-Mail-Programmen
verwendbar, ohne dass hierfür aufwändige Änderungen,
beispielsweise sogenannten Plug-Ins, notwendig wären. Es muss lediglich in einem
An-Feld, einem CC-Feld
bzw. einem BCC-Feld die E-Mail-Adresse des Servers SRV eingetragen
werden, beispielsweise exemplarisch Einschreiben@trusteemail.de.
Die weiteren wesentlichen Schritte werden anschließend vom
Server SRV durchgeführt.