DE10157788A1 - Verfahren und Vorrichtung zum Steuern und Dokumentieren der Durchführung von Dienstleistungen gleicher Art - Google Patents

Abstract

Die Erfindung gibt ein Verfahren zum Steuern und Dokumentieren der Durchführung von Dienstleistungen gleicher Art durch eine oder mehrere Personen an verschiedenen Orten mittels eines Computers unter Verwendung eines Dienstablaufsteuerprogramms an, das unter Berücksichtigung der Dienstleistungsart und vorgegebener Prioritäten der Anwesenheit von Dienstleistungs- bzw. Servicepersonen Weg-, Längen- und Gehzeiten zwischen den Orten und der Erledigung einer zu erbringenden Dienstleistung eine optimale Personeneinteilung vornimmt. Die hierfür benötigten Mittel sind ebenfalls gegeben.

Description

• Die Erfindung betrifft ein Verfahren zum Steuern und Dokumentieren der Durchführung von Dienstleistungen gleicher Art durch eine oder mehrere Personen an verschiedenen Orten mittels eines Computers unter Verwendung eines Dienstablaufsteuerprogramms sowie Einrichtungen zur Durchführung des Verfahrens.
• Die Ablaufsteuerung für die Dienstleistungsbeauftragung und Durchführungen erfolgt noch heute überwiegend manuell und wird nur unvollständig von einem Computer unterstützt. Bezogen auf die Erbringung beispielsweise von Dienstleistungen in einer Klinik, wie Bettenreinigung, Patiententransport, Hol- und Bringdienste, Raumreinigung, Schlussdesinfektionen, Handwerkerleistungen, bedeutet dies, dass die Organisation und Steuerung sehr personalintensiv sind. Darüber hinaus sind eine Transparenz und auch eine Dokumentierung und Überwachung der durchzuführenden Dienstleistungen ebenfalls nur mit Personalaufwand möglich, obgleich es sich dabei um Tätigkeiten handelt, die sich wiederholen und bezüglich der zu erbringenden Arbeiten kalkulierbar sind. Oftmals werden auch bei der Dienstleistungserbringung an verschiedenen Orten einer räumlichen Einheit, die beispielsweise den gesamten Bereich einer Klinik oder auch ein abgegrenztes Gebiet von Stadtwerken umfassen kann, durch mangelnde Aktualisierung der Dienstleistungsbeauftragung lange Wegstrecken in Kauf genommen, obgleich die Dienstleistung gleicher Art auch zwischen den jeweiligen Endorten an einem zwischenliegenden Ort ebenfalls zu erbringen ist. Die erbrachte Dienstleistung wird in der Regel mit einer Meldekarte abendlich bestätigt, so dass eine Ablaufsteuerung nur tagesweise unter Zuhilfenahme eines Computers möglich ist.
• Der Erfindung liegt die Aufgabe zu Grunde, ein Verfahren zum Steuern und Dokumentieren der Durchführung von Dienstleistungen gleicher Art durch eine oder mehrere Personen an verschiedenen Orten mittels eines Computers unter Verwendung eines Dienstablaufsteuerprogramms zu automatisieren, permanent zu aktualisieren und eine effiziente Personalnutzung zu planen sowie eine Abrechung gegenüber den Dienstleistungsunternehmen oder den Dienstleistungspersonen, bezogen auf die tatsächlich erbrachten Dienstleistungen, in einfacher Weise zu ermöglichen und die dafür benötigten Mittel anzugeben.
• Die Aufgabe löst die Erfindung durch das im Anspruch 1 angegebene Verfahren.
• Vorteilhafte Verfahrensschritte sind in den Unteransprüchen 2 bis 12 angegeben. Besonders geeignet ist das Verfahren für den Einsatz in einer Klinik, die eine räumliche Einheit darstellt und bestimmte wiederkehrende Dienstleistungen notwendig macht, die entweder durch eigenes Personal oder durch Personal von Fremdfirmen erbracht werden. Solche Dienstleistungen sind beispielhaft in der Beschreibungseinleitung angegeben. Das Verfahren ist selbstverständlich auch innerhalb der Ablauforganisation, z. B. eines Reinigungsunternehmens, das in einer Stadt oder einer Gemeinde ansässig ist und seine Dienstleistung örtlich oder überörtlich erbringt, anwendbar, wobei dann unter räumlicher Einheit alle Begehungsorte verstanden werden, wo dieses Unternehmen seine Dienstleistungen erbringt.
• Die Erfindung ist darüber hinaus auch für die Dienstleistungsablaufsteuerung von Stadtwerken und anderen Dienstleistungsunternehmen anwendbar, wobei stets unter Berücksichtigung von vorgegebenen Prioritäten und optimierter Wegeführung die Berücksichtigung der Erbringungsorte erfolgt. Leerzeiten durch lange Wegstrecken werden dadurch vermieden.
• Einrichtungen und die entsprechenden Mittel zur Durchführung des Verfahrens nach Anspruch 1 sind im Anspruch 13 angegeben, weitere einzusetzende Mittel in den Ansprüchen 14 und 17. Bezogen auf einen Klinikbereich sind die Einrichtungen zur Durchführung des Verfahrens im Anspruch 16 angegeben.
• Durch das erfindungsgemäße Verfahren und dessen Anwendung sind, beispielsweise im Bereich einer Klinik, folgende Vorteile gegeben:
  
• - Genaue dokumentierte Anforderung: Anlass, Menge, Zeit, Priorität und Anforderungsart-Spezifikation, z. B. das Krankheitsbild bei der Schlussdesinfektion, Zielort beim Patiententransport, dokumentierte Ausführung einschließlich Zeit.
• - Die Auswertung der gespeicherten Daten ermöglicht das Aufdecken von Schwachstellen, z. B. zu wenig bzw. zu viel ausführende Mitarbeiter, Bewertung der Dauer zwischen Anforderung und Ausführung.
• Bei Diskussion z. B. darüber, dass die ausführende Stelle keine Anforderung erhalten hat, kann auf die gespeicherten Daten zugegriffen werden, da die Dienstleistungsperson nach Bestätigung der Durchführung einer Dienstleistung am Abrufterminal, was auch ein mitgeführtes transportables Terminal sein kann, den nächsten Durchführungsort und die Art der Dienstleistung sowie weitere Daten, beispielsweise die Wegedaten, Zeitdaten usw., bereits übertragen erhält. Ein Ausreden in dem Sinne "nicht angegeben", kommt hier nicht mehr in Betracht. Darüber hinaus erfolgt auch eine gesicherte Personalzu- und -anweisung. Die Person, deren Anwesenheit mit Eingabe an einer Meldestelle erfasst ist oder beim Aufruf des jeweiligen Ablaufsteuerprogramms identifiziert, wird von dem System sofort bei der Auftragsvergabe mit berücksichtigt. Durch die automatische Einsatzsteuerung wird der Mitarbeiter bzw. das Personal überflüssig, das vor Ort die Einteilung des Dienstleistungspersonals vornimmt und überwacht. Durch die Integration aller Daten entfällt eine gesonderte Verwaltung von Raumdaten, eine solche kann aber auch unabhängig von der Verwaltung des Dienstleistungspersonals vorgesehen sein. Die Eingabe der Dienstleistungsart bei sich wiederholenden Dienstleistungen ist nur einmal nötig. Die Anforderung selbst kann von einer Stationsschwester, bezogen auf den Klinikbereich, eingegeben werden. Ein Nachfassen nach Beendigung der Dienstleistung ist ebenfalls nicht notwendig, da dies einfach von der Dienstleistungsperson erledigt wird, so dass zu jeder Zeit auch feststellbar ist, welche Dienstleistungen abgearbeitet und welche noch zu erbringen sind, wobei das vorhandene Dienstleistungspersonal optimal eingeteilt wird. Mit dem erfindungsgemäßen Verfahren lassen sich somit auf einfache Weise Bettenreinigungen, Raumreinigungen, Schlussdesinfektionen, Patiententransporte, Handwerker- und EDV-Dienste innerhalb einer Klinik steuern und dokumentieren. Das Verfahren wird von einem Computer unter Zuhilfenahme eines Dienstleistungsablaufsteuerprogramms gesteuert und von einem Abrechnungsprogramm die Dienstleistung abgerechnet.
• Einige nachfolgend beschriebene Beispiele sollen dies veranschaulichen. In einem Schwesternzimmer einer Station einer Klinik befindet sich ein Eingabeterminal. Durch Aufrufen einer Maske auf dem Display werden die verschiedenen Dienstleistungen angezeigt, die vom System bearbeitet werden, beispielsweise Bettenreinigungen, Schlussdesinfektionen, Patiententransporte und Reparaturen. Die Schwester gibt beispielsweise Bettenreinigung als Anforderung an. Sie gibt auch das Zimmer an, beispielsweise erster Raum, und legt die Priorität fest, z. B. "normal", das heißt sie überlässt in diesem Fall vollständig dem Rechner die Zuweisung und die zeitliche Vorgabe. Ferner wird in dem Raum die Anzahl der Betten angeben, die in das System einzubinden sind. Durch eine Stornofunktion, die auch angezeigt wird und mittels Cursorführung auswählbar ist, kann auch eine Eingabe wieder storniert werden. Der Rechner nimmt so von verschiedenen Stationen der Klinik die Anforderungen entgegen und berechnet unter Berücksichtigung des Routenplaners und der Gehzeiten den optimierten Einsatz des Dienstleistungspersonals. Jeder Dienstleistungserbringer kann sich bereits beim Betreten der Klinik, beispielsweise am Haupteingang, durch Eingeben einer Personalnummer oder anderer Personenidentifizierungsdaten in ein Eingabegerät ausweisen und damit die Anwesenheit dem Rechner mitteilen. Die Personenidentifizierung und Feststellung der Anwesenheit kann auch an einem Terminal erfolgen, über das die zu erbringenden Dienstleistungen abrufbar sind. Die Meldestelle ist dann gewissermaßen im Terminal integriert. Einzelne Meldestellen können z. B. in einem Umkleideraum angeordnet sein, auf jeden Fall ist durch die Anwesenheitseingabe und Identifizierung es dem Rechner bekannt, dass eine Dienstleistungsperson z. B. für die zu erbringende Bettenreinigung anwesend ist oder nicht. Sind mehrere Personen anwesend, die sich auf verschiedene Stationen verteilen oder denen mehrere Stationen jeweils zugeordnet sind, so wird anhand des Anforderungsprofils eine Personenzuweisung durchgeführt, wobei der Rechner stets durch die Routenplanung eine optimierte Wegenutzung vorgibt. Das Dienstleistungspersonal kann sich nun an einem bestimmten Terminal oder im Terminal der Station ausweisen und erhält auf dem Display mindestens den ersten zu erledigenden Auftrag angezeigt oder ausgedruckt. Die Anzeige gibt die Station und den Ort (Zimmer) an, an welchen der Auftrag zu erledigen ist, ggf. die Anzahl der zu erledigenden Aufträge. Auch wird die Dringlichkeit mit angezeigt, um abweichende Tätigkeiten möglichst zu vermeiden. Das Dienstleistungspersonal begibt sich entsprechend zu dem Ort, an dem die Dienstleistung zu erbringen ist. Nach Abschluss der Arbeiten meldet die Dienstleistungsperson dies dem Rechner durch eine Erledigungseingabe über eine Eingabevorrichtung, die sie beispielsweise als Signalisierungsgerät mit sich trägt, oder aber auch indem sie einen Transponder an einem Lesegerät in einem Raum, der sich beispielsweise im Türbereich befindet, aktiviert. Ein Transponder im Sinne der Erfindung ist ein Speicherchip, der beispielsweise in ein Mauerwerk eingelassen sein kann und dessen gespeicherte Information mittels einer Induktionsschleife in einem Auslesegerät auslesbar ist, ohne dass die gespeicherten Daten, die z. B. Raum-, Bettendaten sein können, verloren gehen. Zum Auslesen wird die Induktionsschleife hochfrequent angesteuert. Solche Transponderchips und Auslesegeräte sind bekannt. Das Lesegerät ist mit dem Computer verbunden, beispielsweise über ein drahtgebundenes oder ein Funknetz, so dass die Erledigungsbestätigung sofort registriert wird und der nächste Auftrag erteilt wird, sofern er noch nicht vorgegeben ist. Dies kann wieder durch Aufforderung, beispielsweise über das Signalisierungsgerät direkt erfolgen oder durch Anweisung an das nächste Eingabeterminal zu gehen, um die Aufträge abzurufen.
• Ist beispielsweise eine Schlussdesinfektion erforderlich, so wird beim Anforderungsprofil auch das Krankheitsbild der infektiösen Krankheit, die in dem Raum behandelt worden ist, angegeben, um dem Dienstleistungspersonal zu signalisieren, welche Desinfektionsmittel hier zum Einsatz kommen müssen, jedenfalls um mitzuteilen, welche Schutzmaßnahmen selbst getroffen werden müssen. Darüber hinaus kann nach der Beendigung der Arbeit auch eine Abnahmeperson erforderlich sein, die die Desinfektion abnimmt. Dies wird im Anforderungsprofil mit aufgeführt und nach Erledigungsvermerk durch die Dienstleistungsperson wird die Abnahmeperson aufgerufen, beispielsweise über ein Signalisierungsgerät, einen Eurosignalgeber, wie sie üblicherweise in Krankenhäuser verwendet werden, damit diese sich nach Erkundigung am Anzeigeterminal zu dem Abnahmeort bewegen und die Abnahme vornehmen kann. Erst wenn der Erledigungs- und Abnahmevermerk registriert ist, ist eine Zuweisung einer weiteren Dienstleistung, z. B. eine weitere Schlussdesinfektion, möglich.
• Im Fall des Einsatzes des Systems für Patiententransporte innerhalb einer Klinik werden die Transportart, z. B. liegend oder im Rollstuhl, sowie Transportziel und gegebenenfalls persönliche Vorgaben für den Transport, die zu berücksichtigen sind, ferner die Zeiten, zu welchen die Transporte durchgeführt werden sollen, beispielsweise für Untersuchungen, eingegeben. Das Dienstleistungspersonal erhält also auf dem Aufrufterminal alle notwendigen Daten bzw. in einem Ausdruck, die erforderlich sind, um den Transport zeitgerecht durchführen zu können. Ist der Transport erfolgt, ist eine Erledigungsmeldung über ein Eingabeterminal vorzunehmen und die Dienstleistungsperson wird zu einem anderen Patiententransport geleitet. Dies kann beispielsweise die Mitnahme einer untersuchten Person bedeuten, die wieder in ihr Zimmer gebracht werden soll. Es ist ersichtlich, dass eine optimale Einteilung des Personals durch den Rechner ohne Zeit- und Wegeverlust möglich ist. Dies wäre ohne das rechnergestützte System nicht durchführbar. Auch Reparaturen in den Räumen einer Klinik oder an den Betten usw. können auf gleiche Weise gesteuert werden. Die Schwestern, die beispielsweise einen Defekt in einem Zimmer der Klinik feststellen, geben das Anforderungsprofil ein, beispielsweise "Wasserhahn tropft oder Lampe defekt". Anhand dieses Anforderungsprofils kann der Rechner die technische Dienstleistungsperson, beispielsweise den Klempner oder den Elektriker, bestimmen und nimmt automatisch die Einteilung bei der Vielzahl der eingehenden Anforderungen vor, unter Berücksichtigung der Prioritäten, die die Eingabeperson ebenfalls vorgibt, und der Wege, die zwischen den Orten liegen, um möglichst kurze Wegezeiten zu erreichen. Nach Erledigung der Arbeit meldet sich der Handwerker und erhält den nächsten Auftrag automatisch. Da alle Daten in einer Datenbank erfasst sind, ist eine tägliche, wöchentliche oder monatliche Abrechnung ebenfalls möglich, unter Zuhilfenahme eines an sich bekannten Buchhaltungsprogrammes, das die Bewertung der Dienstleistung anhand von Kennziffern vornimmt und für die Zeiteinheiten so automatisch eine Abrechnung ermöglicht. Weist der Rechner die für die Zuordnung der Dienstleistungspersonen zu den Dienstleistungen, die angefordert sind, die benötigte künstliche Intelligenz nicht auf, so können sich die Personen entsprechend ihrer Qualifikation selbst identifizieren oder eine Bedienperson gibt die Person und die Qualifikation ein.

Claims (17)

1. Verfahren zum Steuern und Dokumentieren der Durchführung von Dienstleistungen gleicher Art durch eine oder mehrere Personen an verschiedenen Orten mittels eines Computers unter Verwendung eines Dienstablaufsteuerprogramms mit folgenden Merkmalen:

a) Definieren der Dienstleistungen und deren Abläufen und Abspeichern zugeordneter Daten in einem Speicher eines Computers, wobei auf die eingegebenen Daten das Dienstablaufsteuerprogramm zugreift;

b) Erfassen personenbezogener Daten der Serviceperson bzw. der Servicepersonen, die die bestimmten Dienstleistungen verrichten;

c) Definieren der Durchführungsorte aus der Anzahl der möglichen Orte für die zu erbringenden Dienstleistungen;

d) Bestimmen der Weglängen und/oder Gehzeiten zwischen den Orten in Bezug auf einen bestimmten definierten Ausgangspunkt oder auf mehrere definierte Ausgangspunkte und Abspeicherung der entsprechenden Daten in dem Computer;

e) Identifizieren einer anwesenden Dienstleistungsperson durch individuelle Eingabe einer Personalnummer und/oder biometrischer Daten an einer Meldestelle oder beim Aufruf des Dienstablaufsteuerprogramms an einem Eingabeterminal und Registrieren der Anwesenheit in einem Register des Computers;

f) Anforderung einer Dienstleistungserbringung unter Angabe der Art der Dienstleistung und des Ausführungsortes durch Eingabe in ein Eingabeterminal mittels Eingabemittel;

g) Festlegen der Reihenfolge der zu erbringenden Dienstleistungen gleicher Art unter Berücksichtigung von Prioritätsvorgaben durch das Dienstablaufsteuerprogramm;

h) Anzeige der anwesenden Dienstleistungsperson oder Personen mit der zu erbringenden Dienstleistung an einem bestimmten Ort nach Anforderungseingabe in ein Eingabeterminal mittels einer vom Computer gesteuerten Anzeigeeinrichtung durch das Dienstablaufsteuerprogramm;

i) Anzeige der Dienstleistung oder der Dienstleistungen und des Ortes oder der Orte, an denen die Dienstleistungen zu erbringen sind, auf einem Display einer Anzeigeeinrichtung oder Signalisierung des Auftrags in einem Signalisierungsgerät einer Dienstleistungsperson oder an einer bestimmten Anzeigeeinrichtung;

j) Mitteilen der durchgeführten Dienstleistung nach Verrichten derselben am vorgegebenen Ort durch die Dienstleistungsperson vor Ort oder an bestimmten Eingabeterminals durch Eingabe eines Erledigungssignals an den Computer mittels einer Eingabevorrichtung;

k) Anzeige des nächsten Ortes für die Durchführung der Dienstleistung gleicher Art auf dem Display einer Anzeigeeinrichtung nach Eingabe eines Aufrufbefehls, entweder am Ort der zuvor verrichteten Dienstleistung oder an einem bestimmten Ort.

2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass die Orte solche einer räumlichen Einheit sind.

3. Verfahren nach Anspruch 1 oder 2, gekennzeichnet durch die Quittierung der Beendigung der Dienstleistung durch eine Drittperson durch Eingabe eines Abnahmesteuerbefehls an dem Computer über ein Eingabeterminal mittels Eingabemittel vor dem Verfahrensschritt k) im Anspruch 1.

4. Verfahren nach Anspruch 1, 2 oder 3, dadurch gekennzeichnet, dass die Weglänge zwischen dem momentanen Aufenthaltsort der Dienstleistungsperson an einer Anzeigeeinrichtung oder am Ort einer verrichteten Dienstleistung zum festgelegten weiteren Ort für die Erbringung einer weiteren Dienstleistung mittels eines Routenplanungsprogramms vom Computer ermittelt wird.

5. Verfahren nach Anspruch 4, dadurch gekennzeichnet, dass die Geh- oder Fahrzeit ermittelt, registriert und angezeigt wird.

6. Verfahren nach Anspruch 1, 4 oder 5, dadurch gekennzeichnet, dass die Prioritäten von einer den Auftrag entgegennehmenden oder den Auftrag auslösenden Person festgelegt und/oder anhand des kürzesten Weges von einem Dienstleistungserbringungsort zum nächsten Dienstleistungserbringungsort vom Dienstablaufprogramm ermittelt werden und dass danach die Reihenfolge der zu erbringenden Dienstleistungen vom Computer aufgelistet wird, die einzeln oder in Listenform auf einem Display einer Anzeigeeinrichtung nach Eingabe eines Anrufbefehls angezeigt werden.

7. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, gekennzeichnet durch die schriftliche Darstellung einer Beschreibung der zu erbringenden Dienstleistung, der Angabe des Ortes sowie weiterer Vorgaben bei Beauftragung der Dienstleistungsperson auf dem Display der Anzeigeeinrichtung oder Ausdruck der entsprechenden Daten.

8. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, gekennzeichnet durch die Anzeige des Berufes des Dienstleistungserbringers, z. B. Klempner, Dachdecker, Schlosser, Raumpfleger, Bettenreinigungsdienst, Desinfektor.

9. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, gekennzeichnet durch die Angabe der Durchführungs- und Wegzeiten für die zu erbringenden Dienstleistungen wiederkehrender gleicher Art auf dem Display einer Anzeigeeinrichtung oder Ausdrucken derselben.

10. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass anhand der registrierten Anzahl der verrichteten Dienstleistungen und/oder der Arbeitszeiten der Dienstleistungsperson eine Abrechnung vom Computer mittels eines Abrechnungsprogramms durchgeführt wird.

11. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, gekennzeichnet für den Einsatz in einer Klinik für die Dienstleistungen: Bettenreinigung und/oder Raum- und Bettendesinfektion und/oder Patiententransport und/oder Handwerkerdienste und/oder EDV-Betreuung.

12. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass eine Gewichtung der Entscheidungskriterien für die automatische Festlegung durch das Ablaufsteuerprogramm durch den Programmadministrator erfolgt und die Kriterien abgespeichert werden.

13. Einrichtung zur Durchführung des Verfahrens nach Anspruch 1, gekennzeichnet durch
einen Computer als Server mit einer Datenbank,
mindestens ein Eingabeterminal mit Anzeigedisplay und einer Eingabevorrichtung, das mit dem Computer verbunden ist
mindestens einen Personenidentifizierer mit einer Meldestelle, mit Chipkartenleser, Transponderleser, Erfassungsgerät für biometrische Daten oder einem Eingabeterminal für die Eingabe von Personalnummern und Passworten.

14. Einrichtung nach Anspruch 13, dadurch gekennzeichnet, dass jede Dienstleistungsperson ein transportables Eingabe- und/oder Signalisierungsgerät trägt, das am Dienstleistungsort an ein Netzwerk des Computers anschließbar ist oder mittels Funkwellen Daten an den Computer sendet und/oder von dort empfängt.

15. Einrichtung nach Anspruch 13, dadurch gekennzeichnet, dass die Meldestellen ortfeste Einrichtungen sind, die über das Netz mit dem Computer verbunden sind.

16. Einrichtung nach Anspruch 13, 14 oder 15, dadurch gekennzeichnet, dass die Geräte der Einrichtung in der räumlichen Einheit einer Klinik integriert sind, dass in jeder Station ein zentrales der Stationsleitung zugeordnetes Eingabeterminal mit Anzeigeeinrichtung vorgesehen ist, das über ein Netzwerk mit dem Computer verbunden ist, dass an bestimmten Orten in der Klinik Meldestellen für die Erfassung des Dienstleistungspersonals und dessen Anwesenheit installiert sind, die über das Netzwerk mit dem Computer verbunden sind, dass am Dienstleistungsort oder bestimmten Orten in einer Station mindestens Eingabevorrichtungen zur Eingabe der Beendigung bzw. der Abnahmebestätigung einer Dienstleistung installiert sind oder die Dienstleistungsperson oder die Abnahmeperson ein transportables Eingabe- und/oder Signalisierungsgerät mit sich führt, über das Netzwerk mit dem Computer korrespondiert.

17. Verfahren nach einem der Ansprüche 13 bis 16, dadurch gekennzeichnet, dass die Meldestelle das Eingabeterminal ist.