DE10122506A1 - Zahlungsbeleg und Zahlungsbelegsystem - Google Patents

Abstract

Zahlungsbelege werden in elektronischer Form ausgestellt und in einer Chipkarte, Diskette, CD, Magnetband oder einem Mobilfunktelefon oder tragbaren Computer gespeichert. Im Falle des elektronischen Zahlungsverkehrs werden die Zahlungsbelege auf derselben Chipkarte gespeichert, die zur Autorisierung des elektronischen Zahlungsvorgangs dient. Alternativ oder zusätzlich werden die Zahlungsbelege im Falle des elektronischen Zahlungsverkehrs an das Kreditinstitut übermittelt und von dort an den Kunden weitergeleitet. Die elektronischen Zahlungsbelege können von der ausgebenden Stelle digital signiert, ggf. vom Kunden um weitere Angaben ergänzt und in elektronischer Form bei Finanzbehörden eingereicht werden.

Description

Die Erfindung betrifft das Gebiet der Erstellung von Zahlungsbelegen, insbe­ sondere im Zusammenhang mit dem elektronischen Zahlungsverkehr.

Zahlungsvorgänge erfolgen zunehmend auf elektronischem Wege, insbe­ sondere unter Verwendung von Chip- oder Magnetstreifenkarten, die der Kunde dem Verkäufer oder Verkaufsautomaten, nachfolgend auch allgemein als POS ("Point of Sale") bezeichnet, präsentiert. Die Karte wird in ein POS- Terminal eingeführt und die persönlichen Daten des Kunden einschließlich Bankverbindung werden aus der Karte ausgelesen. Das POS-Terminal ist verbunden sowohl mit dem Kassensystem des POS als auch Online mit der Bank, die die Karte ausgegeben hat, so daß der Zahlungsvorgang auf elek­ tronischem Wege direkt zwischen der Bank und dem Kassensystem abge­ wickelt wird. Anschließend erhält der Kunde eine Quittung über den er­ folgten elektronischen Zahlungstransfer mit Angaben über die verwendete Kreditkarte, den Zahlungsbetrag, Datum, Ort und dergleichen. Dieselben Zahlungstransferdaten findet der Kunde jedenfalls teilweise später auf seiner periodischen Bankabrechnung wieder, so daß er alle auf der Bankabrech­ nung angegebenen Transaktionen anhand der ihm vorliegenden Quittungen überprüfen kann.

Desweiteren erhält der Kunde vom POS einen ordentlichen Zahlungsbeleg bzw. Kassenbeleg mit Angaben über die Menge und handelsübliche Be­ zeichnung der Kaufsache oder sonstigen Leistung, den Kaufpreis (Entgelt zzgl. Steuerbetrag), den darin enthaltene Steuerbetrag (Umsatzsteuer etc.), den zugrundeliegenden Steuersatz, Angaben über die Verkaufsstelle bzw. den leistenden Unternehmer, das Kaufdatum und dergleichen. Die Angaben auf dem Zahlungsbeleg müssen bestimmten gesetzlichen oder anderen öf­ fentlichen Bestimmungen genügen, damit der Zahlungsbeleg von den Fi­ nanzbehörden für steuerliche Zwecke als Rechnung anerkannt wird. Je nach Staat sind daher die an den Zahlungsbeleg zu stellenden Anforderungen unterschiedlich und können sich im Laufe der Jahre durchaus ändern.

Dem Zahlungsbeleg kommen aber auch andere als rein steuerliche Bedeu­ tungen zu. Beispielsweise wird der Zahlungsbeleg regelmäßig zum Zwecke des Umtausches der Kaufsache benötigt oder als Nachweis gegenüber Drit­ ten, wie z. B. gegenüber einer Versicherungsgesellschaft. Eine wesentliche Bedeutung spielt der Zahlungsbeleg auch für die eigene Buchhaltung.

Allerdings ist die Handhabung herkömmlicher Zahlungsbelege umständlich, und außerdem lassen sich Zahlungsbelege relativ leicht fälschen, so daß ihr Beweiswert gering ist.

Aufgabe der vorliegenden Erfindung ist es, die Handhabung von Zahlungs­ belegen einfacher und vorzugsweise auch sicherer zu gestalten.

Diese Aufgabe wird durch einen Zahlungsbeleg und ein Zahlungsbelegsy­ stem gemäß den Merkmalen der nebengeordneten Patentansprüche gelöst. In davon abhängigen Patentansprüchen sind vorteilhafte Ausgestaltungen und Weiterbildungen der Erfindung angegeben.

Indem der Zahlungsbeleg erfindungsgemäß nicht (nur) in Papierform, son­ dern (auch) in elektronischer Form ausgestellt wird, kann der Zahlungsbeleg ohne Aufwand elektronisch weiterverarbeitet werden. Organisatorische Ab­ läufe in der Buchhaltung des Zahlungsbelegempfängers oder an anderer Stelle, insbesondere auch bei Steuerbehörden, lassen sich so optimieren und beschleunigen. Die übliche, zeitaufwendige papiergebundene Belegverar­ beitung kann im positivsten Fall vollständig vermieden werden. Dieser Vor­ teil zieht sich durch von der Ablauforganisation des Zahlungsbelegempfän­ gers bis zur Verwertung des Zahlungsbelegs durch die Finanzbehörden, de­ nen der Zahlungsbeleg in elektronischer Form bzw. elektronisch lesbarer Form weitergeleitet wird. Voraussetzung dafür ist lediglich, daß der elektro­ nische Zahlungsbeleg diejenigen Angaben enthält, die aus rechtlichen Grün­ den notwendig sind, um als Rechnung anerkannt zu werden.

Eine einheitliche Gestaltung des elektronischen Zahlungsbelegs durch DIN oder ISO wäre möglich.

Nach deutschem Umsatzsteuerrecht müssen Rechnungen, deren Gesamtbe­ trag 200,- Deutsche Mark nicht übersteigt ("Rechnungen über Kleinbeträge") mindestens die folgenden Angaben enthalten (§ 33 UStDV):

• 1. Den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers, oder eine Bezeichnung, aufgrund der sich der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers eindeutig feststellen läßt (§ 31(2) UStDV);
• 2. Die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung;
• 3. Das Entgelt (Nettopreis) und den Steuerbetrag für die Lieferung oder son­ stige Leistung in einer Summe (Bruttopreis);
• 4. Den Steuersatz (beispielsweise Umsatzsteuersatz).

Für Rechnungen über höhere Beträge müssen gemäß § 14 UStG zusätzlich die folgenden Angaben auf der Rechnung enthalten sein:

• 1. Der Name und die Anschrift des Leistungsempfängers, der wiederum durch eine eindeutige Bezeichnung ersetzt werden kann;
• 2. Der Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung, wobei als Zeit­ punkt der Kalendermonat angegeben werden kann (§ 31(4) UStDV);
• 3. Das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung und der auf das Ent­ gelt entfallende Steuerbetrag als getrennte Posten, wobei in einer Rechnung über Lieferungen oder sonstige Leistungen, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, die Entgelte und Steuerbeträge nach Steuersätzen zu trennen sind (§ 32 UStDV). Die Angabe des konkreten Steuersatzes kann in diesem Falle entfallen.

Für die Anerkennung des Zahlungsbelegs als Rechnung nach dem Deut­ schen Umsatzsteuergesetz sind somit Angaben zu dem im Zahlungsbetrag enthaltenen Steuerbetrag durch Angabe des konkreten Steuerbetrags oder durch Angabe des Steuersatzes notwendig. In anderen Ländern oder für an­ dere Zwecke kann es dagegen auf andere Angaben entscheidend ankommen.

Zur Identifikation der den Zahlungsbeleg ausgebenden Stelle kann der elek­ tronische Zahlungsbeleg zusätzlich oder ausschließlich (§ 31(2) UStDV) eine Händleridentifikationsnummer oder sofern die Zahlung mittels einer Scheck- oder Kreditkarte über ein POS-Terminal erfolgt, die Identifikations­ nummer des vom Kassensystem des Händlers verwendeten POS-Terminals (in Deutschland die sogenannte ZKA-Nummer) enthalten. Eine solche Iden­ tifikationsnummer erleichtert die automatische Zuordnung und Überprü­ fung der Zahlungsbelege.

Ein besonderer Vorteil elektronischer Zahlungsbelege besteht darin, daß sie durch geeignete Maßnahmen gegen Kopieren und Fälschen schützbar sind. Beispielsweise kann dem Datensatz eine MAC-Prüfnummer ("Message- Authentication-Code") oder vorzugsweise eine elektronische Unterschrift ("digitale Signatur") angehängt sein, die die Authentizität des Zahlungsbe­ legs bestätigen. Bei einem MAC handelt es sich um eine kryptographische Prüfsumme über den Datensatz oder gegebenenfalls über den beispielsweise mittels einer Hash-Funktion komprimierten Datensatz. Jede Partei, die den zur Erzeugung des MAC verwendeten geheimen Schlüssel besitzt, kann aus dem Datensatz bzw. komprimierten Datensatz ihrerseits einen MAC ablei­ ten, der mit dem dem Zahlungsbeleg angehängten MAC übereinstimmt, so­ fern der Datensatz des Zahlungsbelegs nicht verändert wurde. Besonders vorteilhaft ist es allerdings, wenn dem Datensatz eine digitale Signatur an­ gehängt wird, da bei der digitalen Signatur ein asymmetrisches Verschlüs­ selungsverfahren zur Anwendung kommt. Das heißt, die elektronische Un­ terschrift wird aus dem Datensatz bzw. komprimierten Datensatz mittels ei­ nem nur der den Zahlungsbeleg ausstellenden Stelle bekannten geheimen Schlüssel erzeugt, und diese elektronische Unterschrift kann mittels einem jedermann zugänglichen öffentlichen Schlüssel auf Authentizität geprüft werden. Im Falle der Verwendung der digitalen Signatur ist es also nicht notwendig, dem Empfänger des elektronischen Zahlungsbelegs den gehei­ men Schlüssel zur Verfügung zu stellen, mit dem die digitale Signatur er­ stellt wurde. Vielmehr kann ohne Sicherheitsverlust sowohl der eigentliche Zahlungsbelegempfänger als auch später die Steuerbehörde die Authentizi­ tät des Zahlungsbelegs prüfen.

Zur Erzeugung der elektronischen Signatur können Signaturchipkarten ver­ wendet werden.

Der elektronische Zahlungsbeleg kann auf verschiedenste Weise auf einem von der ausgebenden Stelle getrennten und davon organisatorisch unabhän­ gigen Speichermedium gespeichert und zur Verfügung gestellt werden. Ge­ eignet als Speichermedium sind beispielsweise Chipkarten, Disketten, CDs, Magnetbänder oder auch Mobiltelefone und tragbare Computer. Zu diesem Zweck ist die den Zahlungsbeleg ausgebende Stelle bzw. der POS mit einem entsprechenden Terminal ausgestattet, über den der elektronische Zahlungs­ beleg auf das jeweilige Speichermedium übertragen wird. Im Falle der Chip­ karten kann es sich um reine Speicherchipkarten handeln. Im Falle eines Mo­ biltelefons oder tragbaren Computers kann die Übertragung kontaktlos, bei­ spielsweise durch Infrarot-Übertragung, erfolgen. Der Zahlungsbelegemp­ fänger kann dann die auf dem Speichermedium gesammelten elektronischen Zahlungsbelege auf einen Server, beispielsweise einen Home-PC, überspie­ len, und von diesem Server können die elektronischen Zahlungsbelege zur Weiterverarbeitung oder beispielsweise zur Weiterleitung an die Finanzbe­ hörden jederzeit abgerufen werden.

Als besonders geeignet erweist sich die Erfindung im Zusammenhang mit einem POS-Terminal, gegenüber welchem sich der Kunde, wie eingangs er­ wähnt, mittels einer Magnetstreifenkarte oder vorzugsweise einer Chipkarte ausweist, und welches den Zahlungstransfer auf elektronischem Wege un­ mittelbar zwischen der Bank und dem Kassensystem der den Zahlungsbeleg ausgebenden Stelle abwickelt. Denn in diesem Falle liegen die wesentlichen technischen Voraussetzungen und ein Teil der im Zusammenhang mit der Erfindung benötigten Daten ohnehin schon vor. Die Daten werden lediglich noch aufbereitet, z. B. mit Mehrwertsteuersatz und -anteil, und gegebenen­ falls mit Angaben zur Kaufsache, den beteiligten Personen und dergleichen ergänzt. An die vom POS-Terminal an die Bank online übermittelten Zah­ lungstransferdaten werden die elektronischen Zahlungsbelegdaten ange­ koppelt, wobei hierfür spezielle Bitmaps der ISO-8583-Nachrichten nutzbar sind, und auf einem Server der Bank gespeichert. Anstelle einer Bank kann es sich auch um jedes andere Institut, nachfolgend auch "Kreditinstitut" ge­ nannt, handeln, welches an dem vorbeschriebenen elektronischen Zah­ lungstransfer teilnimmt. Das Kreditinstitut übermittelt die Zahlungsbelege einzeln oder gesammelt beispielsweise mit jeder Monatsabrechnung, an den Server des Kunden, so daß auch dem Kunden die Zahlungsbelege in elektro­ nischer Form vorliegen. Die Übertragung kann online über ein Datenverar­ beitungsnetz erfolgen, wie zum Beispiel über das world-wide-web. Die Zahlungsbelege können aber auch offline auf einer Diskette, CD oder einem Magnetband an den Kunden übermittelt werden, der diese dann auf seinen eigenen Server lädt und gegebenenfalls weiterverarbeitet.

Besonders geeignet ist die Erfindung im Zusammenhang mit dem elektroni­ schen Zahlungsverkehr, bei dem eine Mikroprozessor-Chipkarte zum Ein­ satz kommt. In diesem Falle wird der elektronische Zahlungsbeleg nicht (nur) an das Kreditinstitut übermittelt, sondern (auch) in einem Speicherbe­ reich derselben Chipkarte gespeichert, mit der der elektronische Zah­ lungstransfer autorisiert wurde. Zur Speicherung der Zahlungsbelege ist die Chipkarte mit einer geeigneten Unterstruktur (beispielsweise "DF-Belege") ausgestattet, welche durch die POS-Systeme beschreibbar aber nur durch den Karteninhaber lesbar und gegebenenfalls löschbar ist.

Von den gesammelten elektronischen Zahlungsbelegen, die der Zahlungs­ belegempfänger vorzugsweise auf seinem PC abgelegt hat, wählt der Zah­ lungsempfänger am Ende des Jahres diejenigen Zahlungsbelege aus, die er für steuerliche Zwecke beispielsweise im Zusammenhang mit seiner Steuer­ erklärung den Finanzbehörden vorlegen muß. Die Übermittlung an die Fi­ nanzbehörden kann in elektronischer Form online oder in elektronisch lesba­ rer Form per Diskette, CD oder Magnetband oder als automatisch erfassba­ rer, ausgedruckter Barcode erfolgen, wobei der Barcode von der Finanzbe­ hörde automatisch eingelesen und wieder in elektronische Daten zurückge­ wandelt wird. Selbstverständlich ist es auch möglich, daß die elektronischen Zahlungsbelege im Klartext ausgedruckt werden, wobei allerdings deren Authentizität ab dem Moment des Ausdruckens nicht mehr überprüfbar ist.

Soweit vorstehend der Begriff "Kaufsache" verwendet wird, ist dieser weit auszulegen. Er soll auch Dienstleistungen und alle anderen Leistungen im geschäftlichen Verkehr erfassen zu denen ein Zahlungsbeleg ausgestellt wird, wie beispielsweise eine Restaurantabrechnung.

Handelt es sich bei dem elektronischen Zahlungsbeleg um eine Restauran­ tabrechnung und sollen mit dem Beleg beispielsweise Bewirtungskosten steuerlich geltend gemacht werden, so werden der Bewirtungsanlaß und die Namen der bewirteten Personen vom Zahlungsbelegempfänger am eigenen PC ergänzt.

Selbstverständlich sind unter dem Begriff Zahlungsbeleg auch sämtliche art­ verwandte Belege, wie z. B. Spendenbescheinigungen/-quittungen oder ähn­ liches zu verstehen.

In der anhängenden einzigen Figur sind die vorbeschriebenen Alternativen noch einmal schematisch zusammengefaßt. Demnach wird ein von einem Kassensystem 2, 21 eines POS 1 erstellter elektronischer Zahlungsbeleg über ein POS-Terminal 2 auf eine Chipkarte 3, ein Mobiltelefon 4 oder einen trag­ baren Computer 5 des Kunden übertragen und dort gespeichert. Diese elek­ tronischen Datenbelege werden nachfolgend auf einen Server 6 des Kunden, beispielsweise einen Home-PC oder Buchhaltungs-PC heruntergeladen, dort verwaltet und gegebenenfalls weiterbearbeitet und zu einem geeigneten Zeitpunkt entweder ebenfalls in digitaler Form oder in ausgedruckter Bar­ codeform 7 an das Finanzamt und den Finanzamtserver 8 weitergeleitet.

Ein Ausdruck kann über einen Drucker 12 erfolgen, der vorzugsweise an der Kasse 21 oder dem POS-Terminal 2 angeschlossen sein kann.

Im Falle, daß der Zahlungsverkehr mit einer Magnetstreifen-, Chipkarte oder sonstigen Kreditkarte über das POS-Terminal 2 autorisiert wird, kann der elektronische Zahlungsbeleg (gegebenenfalls zusätzlich) auch online an einen Server 9 des die Kreditkarte ausgebenden Kreditinstituts übermittelt und von dort online oder per Diskette 10 oder CD 11 offline an den Kunden zur Weiterverarbeitung weitergeleitet werden.

Claims (24)

1. Zahlungsbeleg, der die für einen Zahlungsbeleg typischen Mindestinfor­ mationen enthält, die nach den jeweils geltenden gesetzlichen Vorschriften für dessen Anerkennung als Rechnung erforderlich sind, dadurch gekenn­ zeichnet, daß es sich um einen in Form eines elektronischen Datensatzes ausgestellten Zahlungsbeleg handelt.

2. Zahlungsbeleg nach Anspruch 1, wobei der elektronische Datensatz eine digitale Signatur der den Zahlungsbeleg ausgebenden Stelle umfaßt.

3. Zahlungsbeleg nach Anspruch 1, wobei der elektronische Datensatz einen Message-Authentication-Code (MAC) umfaßt.

4. Zahlungsbeleg nach einem der Ansprüche 1 bis 3, der Angaben zu dem im Zahlungsbetrag enthaltenen Steuerbetrag enthält.

5. Zahlungsbeleg nach einem der Ansprüche 1 bis 4, wobei der Zahlungsbe­ leg auf einer Chipkarte gespeichert ist.

6. Zahlungsbeleg nach Anspruch 5, wobei der Zahlungsbeleg auf derselben Chipkarte gespeichert ist, mittels der ein dem Zahlungsbeleg zugrundelie­ gender Zahlungsvorgang autorisiert wurde.

7. Zahlungsbeleg nach Anspruch 5, wobei die Chipkarte eine reine Speicher­ chipkarte ist.

8. Zahlungsbeleg nach einem der Ansprüche 1 bis 4, wobei der Zahlungsbe­ leg in einem von der den Zahlungsbeleg ausgebenden Stelle unabhängigen Server gespeichert ist.

9. Zahlungsbeleg nach Anspruch 8, wobei der Zahlungsbeleg auf einem Ser­ ver eines Kreditinstituts gespeichert ist.

10. Zahlungsbeleg nach Anspruch 8, wobei der Zahlungsbeleg auf einem Server des Zahlungsbelegempfängers gespeichert ist.

11. Zahlungsbeleg nach Anspruch 8, wobei der Zahlungsbeleg auf einem Server einer Finanzbehörde gespeichert ist.

12. Zahlungsbeleg nach einem der Ansprüche 1 bis 4, wobei der Zahlungs­ beleg im Speicher eines Mobiltelefons oder eines tragbaren Computers ge­ speichert ist.

13. Zahlungsbeleg nach einem der Ansprüche 1 bis 4, wobei der Zahlungs­ beleg auf einer Diskette, einer CD oder einem Magnetband gespeichert ist.

14. Zahlungsbelegsystem umfassend eine den Zahlungsbeleg ausgebende Stelle, wie zum Beispiel einen Verkaufsautomaten oder ein Kassensystem, die einen elektronischen Zahlungsbeleg in Form eines elektronischen Daten­ satzes erstellt, der die für einen Zahlungsbeleg typischen Mindestinforma­ tionen enthält, die nach den jeweils geltenden gesetzlichen Vorschriften für dessen Anerkennung als Rechnung erforderlich sind, und desweiteren um­ fassend ein von der ausgebenden Stelle getrenntes Speichermedium, auf dem der von der Stelle ausgebenden elektronische Zahlungsbeleg gespeichert wird.

15. Zahlungsbelegsystem nach Anspruch 14, wobei das Speichermedium ei­ ne Chipkarte, Diskette, CD oder ein Magnetband ist.

16. Zahlungsbelegsystem nach Anspruch 14, wobei das Speichermedium Be­ standteil eines Mobiltelefons oder tragbaren Computers ist.

17. Zahlungsbelegsystem nach Anspruch 16, wobei die Übertragung zum Mobiltelefon oder tragbaren Computer kontaktlos erfolgt.

18. Zahlungsbelegsystem nach Anspruch 14, umfassend desweiteren ein Terminal für den elektronischen Zahlungsverkehr, welches einerseits mit der den Zahlungsbeleg ausgebenden Stelle und andererseits mit einem Server eines Kreditinstituts kommuniziert.

19. Zahlungsbelegsystem nach Anspruch 18, wobei als Speichermedium der Server des Kreditinstituts fungiert.

20. Zahlungsbelegsystem nach Anspruch 18 oder 19, desweiteren umfassend eine Chipkarte, die als Speichermedium fungiert.

21. Zahlungsbelegsystem nach Anspruch 20, wobei die als Speichermedium fungierende Chipkarte dieselbe Chipkarte ist, mittels der ein dem Zahlungs­ beleg zugrundeliegender Zahlungsvorgang über das elektronische Zah­ lungsverkehrsterminal autorisiert wird.

22. Zahlungsbelegsystem nach einem der Ansprüche 14 bis 21, umfassend desweiteren eine Ausgabeeinheit zum Ausdrucken des Zahlungsbelegs in Barcodeform.

23. Zahlungsbelegsystem nach einem der Ansprüche 14 bis 22, umfassend desweiteren einen Zahlungsbelegverwaltungsserver, auf den die Zahlungs­ belege vom Speichermedium übertragen und gesammelt werden.

24. Verwaltungsserver für ein Zahlungsbelegsystem nach Anspruch 23, der von der den Zahlungsbeleg ausgebenden Stelle unabhängig ist und in dem die elektronischen Zahlungsbelege gesammelt und verwaltet werden.