DE1082793B

DE1082793B - Set of pre-printed forms for the automatic collection and structuring of individual values that are repeated as often as required

Info

Publication number: DE1082793B
Application number: DEST13080A
Authority: DE
Inventors: Karl Stier
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 1957-10-24
Filing date: 1957-10-24
Publication date: 1960-06-02

Description

Vordrucksatz zum maschinellen Sammeln und Gliedern von beliebig oft wiederkehrenden Einzelwerten Die Erfindung betrifft einen Vordrucksatz zum maschinellen Sammeln und Gliedern von beliebig oft wiederkehrenden Einzelwerten unter Verwendung von mit Eintragungshinweisen und Eintragungsspalten versehenen Blättern oder Karten, der unter anderem Anwendung findet bei der Ausstellung von Rechnungen mit gleichzeitiger Erstellung von gegliederten Statistiken bzw. bei der Erstellung von Statistiken bei gleichzeitiger Aufstellung von Sammelwerten.Set of preprinted forms for automatic collecting and structuring as often as required recurring individual values The invention relates to a pre-printed set for automatic Collecting and structuring of any number of recurring single values using of sheets or cards provided with entry instructions and entry columns, which is used, among other things, when issuing invoices with simultaneous Creation of structured statistics or when creating statistics with simultaneous listing of collective values.

Bei Unternehmen, die eine große Anzahl verschiedener Warenarten führen, insbesondere Lebensmittel und verderbliche Waren, die zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeliefert werden müssen, während die Aufträge sehr kurzfristig vor der Auslieferung eingehen, geht man bisher so vor, daß man z. B. nach dem Auftragseingang zunächst die Rechnungen für, die einzelnen Kunden ausschreibt, indem man üblicherweise die Warenart und Menge untereinander auf dem Rechnungsformular anordnet und rechts seitlich davon die dazugehörigen Preise. Danach wurden aus den Rechnungen die einzelnen Warenarten herausgezogen und in einem Journal zusammengestellt. Für diese Arbeiten ist häufig nicht genügend Zeit und Personal verfügbar, so daß im Zeitpunkt der Auslieferung die Gesamtmengen der zu liefernden Warenarten noch nicht zur Hand sind. Dieser, bekannte Mangel resultiert aus dem Erfordernis, daß der geschilderte Vorgang in der Hauptsache durch geistige Tätigkeit bewältigt werden muß, auch wenn Buchungs- und Rechenmaschinen vorhanden sind. Zur Durchführung dieser Tätigkeit ist nicht nur viel Personal erforderlich, sondern es muß sich insbesondere um qualifizierte Arbeitskräfte handeln. Von dem großen Aufwand an ausgewähltem Personal abgesehen, bedeutet andererseits schon der Ausfall von einem oder zwei Arbeitskräften, die im Augenblick innerbetr ' ieblich nicht ersetzbar sind, eine Verzögerung der Gesamtmengenermittlung und damit eine Stockung in der Auslieferung, was gerade bei Lebensmitteln und verderblichen Waren zu großen Schäden führt.In companies that carry a large number of different types of goods, especially food and perishable goods, which have to be delivered at a certain point in time, while the orders are received very shortly before delivery, one proceeds so far that one z. B. after receipt of the order, first write out the invoices for the individual customers, usually by arranging the type and quantity of goods one below the other on the invoice form and the associated prices to the right of it. Then the individual types of goods were extracted from the invoices and compiled in a journal. There is often not enough time and staff available for this work, so that at the time of delivery the total quantities of the types of goods to be delivered are not yet available. This well-known deficiency results from the requirement that the process described must be mastered mainly through intellectual activity, even if accounting and calculating machines are available. Not only does it require a large number of staff to carry out this activity, it must also be a skilled workforce. Apart from the large expenditure of selected staff, even the failure means the other one or two workers who are ieblich irreplaceable at the moment Internal measur ', a delay of total determination and a stoppage in the delivery, what is in food and perishable goods causes great damage.

Durch die Erfindung wird ein Vordrucksatz geschaffen, mit- dem es gelingt, die geistige Tätigkeit bei dem beschriebenen Vorgang auszuschalten und durch eine mechanische Tätigkeit zu ersetzen, welche mit wesentlich weniger und nur ungelernten Kräften so erledigt werden kann, daß das Ergebnis praktisch zwangläufig und in viel kürzerer Zeit als- bisher er= reicht wird.The invention creates a set of forms with which it is possible to switch off the intellectual activity in the process described and to replace it with a mechanical activity which can be carried out with significantly fewer and only unskilled workers in such a way that the result is practically inevitable and in is a much shorter time than-previously he = enough.

Die Erfindung besteht aus einem Vordrucksatz zum maschinellen Sammeln und Gliedern von beliebig oft wiederkehrenden Einzelwerten, bei dem ein beispielsweise die Rechnung darstellendes Original mit waagerechten Spalten für die aufgegliederten Einzelwerte und der Zahl der waagerechten Spalten entsprechende Durchschreibeblätter vorgesehen sind, die senkrechte Spalten aufweisen, deren Köpfe aus den Feldern für die Einzelwerte der jeweiligen waagerechten Spalten des Originals gebildet sind.The invention consists of a set of forms for automatic collection and structuring of any number of recurring single values, in which, for example, the original representing the invoice with horizontal columns for the subdivided Individual values and copy sheets corresponding to the number of horizontal columns are provided that have vertical columns, the heads of which from the fields for the individual values of the respective horizontal columns of the original are formed.

In besonderer Ausbildung der Erfindung kann das Original mit einem oder mehreren gleichgestalteten Durchschlägen versehen und jedes Feld der waagerechten Spalten des Originals in Teilwerte, wie Menge und Preis, unterteilt sein.In a special embodiment of the invention, the original with a or several identical copies and each field the horizontal Columns of the original can be divided into partial values such as quantity and price.

Es sind bereits Vordrucksätze zur Buchung im Durchschreibeverfahren bekannt, wobei das eine Buchungsblatt waagerechte und das andere senkrechte Spalten zur Aufnahme von Zahlenwerten aufweist, die jedoch nur im Handschreibeverfahren benutzt werden können.There are already sets of preprinted forms for booking in the carbon copy process known, with one accounting sheet horizontal and the other vertical columns for recording numerical values, which, however, only by handwriting can be used.

In der Zeichnung ist ein Ausführungsbeispiel der Erfindung dargestellt, und zwar zeigt Fig. 1 ein eine Rechnung darstellendes Original eines Vordrucksatzes nach der Erfindung, Fig. 2 ein Durchschreibeblatt des Satzes, Fig. 3 bis 5 Abschnitte von weiteren Durchschreibeblättern verschiedenen Inhaltes.The drawing shows an embodiment of the invention, namely: Fig. 1 shows an original of a pre-printed set according to the invention representing an invoice, Fig. 2 shows a copy sheet of the set, Figs. 3 to 5 sections of further copy sheets with different contents.

Zur Erläuterung der Erfindung Wurde der Geschäftsvorgang in einer Molkerei als Beispiel gewählt. Hierbei treffen die Aufträge bzw. Bestellungen erst verhältnismäßig kurz vor dem spätesten Auslieferungszeitpunkt ein, und innerhalb dieser, Zeitspanne muß die Arbeit des Ausschreibens der Rechnungen, der Lieferscheine, Warenausgangsscheine und der Journalblätter sowie die Zusammenstellung der Gesamtmengen der bis zu diesem Zeitpunkt auszuliefernden Einzelware durchgeführt werden.To explain the invention, the business process was in a Dairy chosen as an example. This is where the orders or orders come into being relatively shortly before the latest delivery time, and within this, time span must be the work of writing out invoices, delivery notes, Goods issue slips and the journal sheets as well as the compilation of the total quantities the individual goods to be delivered up to this point in time.

Für das gewählte Beispiel der Molkerei A in B-Stadt sind die Vordrucke gemäß Fig. 1 als Rechnungsformulare ausgebildet, welche jeweils für einen bestimmten Abnehmer, z. B. die Firma C, ausgeschrieben werden. Die Vordrucke bzw. die Rechnungsformulare 1 enthalten die waagerechten Spalten 2 bis 5, in denen nebeneinander die verschiedensten von der Molkerei A geführten Einzelwaren eingetragen sind. So enthält beispielsweise die waagerechte Spalte 2 die vier verschiedenen Einzelwaren: Vollmilch/lose; Vollmilch/'/4 L; Vollmilch/'/2 L; Vollmilch/1 L, während die waagerechte Spalte 5 beibeispielsweise die folgenden Einzelwaren enthält: Kakao/'/4 L; Kakao/1/2 L; Schulmilch/'/4 L; Schulmilch/'/2 L. 1 the forms are for example chosen in the dairy A B-city FIG. Configured as invoice forms, each for a particular customer, z. B. the company C, to be written out. The forms or the invoice forms 1 contain the horizontal columns 2 to 5, in which the various items sold by dairy A are entered next to one another. For example, the horizontal column 2 contains the four different items: whole milk / loose; Whole milk / '/ 4 L; Whole milk / '/ 2 L; Whole milk / 1 L, while the horizontal column 5 contains, for example, the following items: cocoa / '/ 4 L; Cocoa / 1/2 L; School milk / '/ 4 L; School milk / '/ 2 L.

Somit enthält die Rechnun 'g 1 in den Spalten 2 bis 5 sechzehn Felder 6 mit ebenso viel verschiedenen Einzelwaren. Außerdem ist jedes Feld 6 der horizontalen Spalten in Teilfelder 6 a und 6 b unterteilt, die Teilwerte der Einzelwaren, nämlich Angaben über Menge und Preis aufnehmen. Am Ende der waagerechten Spalten 2 bis 5 der Vordrucke 1 sind die Felder 7 zur Aufnahme der jeweiligen Spaltensumme der Teilpreise vorgesehen, während sich am Ende der unteren horizontalen Spalte 5 unterhalb des Feldes 7 dieser Spalte ein Feld 8 zur Aufnahme der Gesamtsumme bzw. des Rechnungsbetrages befindet.Thus, the invoice 1 in columns 2 to 5 contains sixteen fields 6 with just as many different items. In addition, each field 6 of the horizontal columns is divided into subfields 6 a and 6 b , which include the partial values of the individual goods, namely information on quantity and price. At the end of the horizontal columns 2 to 5 of forms 1 , fields 7 are provided for recording the respective column total of the partial prices, while at the end of the lower horizontal column 5 below field 7 of this column, there is a field 8 for recording the total amount or the invoice amount is located.

Der beschriebene Rechnungsvordruck kann mit verschiedenen gleichgestalteten Durchschlägen für Rechnungsdoppel, Lieferschein, Warenaus,-angsschein usw. zusammengeheftet sein, so daß diese gleichzeitig mit der Rechnung geschrieben werden. Ferner wird der Rechnungsvordruck gleichzeitig mit einem Durchschreibeblatt gemäß Fig. 2 in eine Buchungsmaschine eingespannt, so daß auch gleichzeitig der letztere mitgeschrieben wird. Das Durchschreibeblatt gemäß Fig. 2 ist als Journalblatt der Molkerei A in B-Stadt ausgebildet und enthält eine ganz bestimmte Warengruppe, nämlich die der Spalte 2 des Rechnungsvordruckes. Diese Gruppe, die beispielsweise sämtliche Vollmilchlieferarten der Molkerei A enthält, ist als Lieferung I bezeichnet. Das Durchschreibeblatt enthält senkrechte Warenspalten 9 bis 12 zur Aufnahme gleichartiger Einzelwerte der Vordrucke. So nimmt beispielsweise die senkrechte Spalte 9 sämtliche Mengen und Preise für Vollmilch/lose der verschiedenen Abnehmer, nämlich der Firmen C bis X auf, während die benachbarte senkrechte Spalte 10 für die gleichen Abnehmer sämtliche Mengen und Preise für die Warenart Vollmilch/1/4 L aufnimmt. Die einzelnen Felder 13 der senkrechten Spalten des Journalblattes 14 sind entsprechend dem Rechnungsvordruck 1 in Teilfelder 13 a und 13 b unterteilt zur, Aufnahme der Teilwerte, wie Menge und Preis. Unterhalb der senkrechten Spalten des Journalblattes 14 sind Summenfelder 15 für die Teilwerte der einzelnen Warenarten analeordnet.The invoice form described can be stapled together with various identical copies for duplicate invoices, delivery notes, goods receipts, goods receipts, etc. so that these are written at the same time as the invoice. Furthermore, the invoice form is clamped into a booking machine at the same time as a copy sheet according to FIG. 2, so that the latter is also written down at the same time. The carbon copy sheet according to FIG. 2 is designed as a journal sheet of dairy A in B-Stadt and contains a very specific group of goods, namely that of column 2 of the invoice form. This group, which contains, for example, all whole milk delivery types from dairy A , is referred to as delivery I. The carbon copy sheet contains vertical product columns 9 to 12 to accommodate individual values of the same type on the forms. For example, the vertical column 9 contains all the quantities and prices for whole milk / lots of the various buyers, namely companies C to X, while the adjacent vertical column 10 for the same buyers all the quantities and prices for the product type whole milk / 1/4 L records. The individual fields 13 of the vertical columns of the journal sheet 14 are subdivided into subfields 13 a and 13 b in accordance with the invoice form 1 to record the partial values, such as quantity and price. Sum fields 15 for the partial values of the individual types of goods are arranged below the vertical columns of the journal sheet 14.

Die anderen Warenarten des Rechnungsbattes 1 in dessen horizontalen Spalten 3 bis 5 sind in den anderen Journalblättern 16 bis 18 der Fig. 3 bis 5 enthalten. Diese sind mit Lieferun- II, III und IV bezeichnet und genauso aufgebaut wie das Journalblatt 14. Der praktisch rein mechanisch ablaufende Vorgang mit dem beschriebenen Vordrucksatz wickelt sich etwa folgendermaßen ab. Nach Vorliegen der Aufträge bzw. Bestellungen-werden in vier verschiedenen Buchungsmaschinen die vier Journalblätter 14 und 16 bis 18 eingespannt, und zwar gleichzeitig mit einem Rechnungsvordruck bzw. dem dazugehörigen Durchschlagsatz einschließlich der entsprechenden Durchschreibeblätter. Nunmehr schreiben die vier Maschinen beispielsweise die Rechnung für die Firma C nacheinander; zuerst die Maschine, die die Lieferung I bearbeitet, dann wird die Rechnung ausgespannt und geht zur nächsten, die die Lieferung II bearbeitet usw. bis zur Lieferung IV, so daß damit die Rechnung für die Firma C geschrieben ist. Gleichzeitig sind hierbei die Durchschläge der Rechnung, Lieferschein, Warenausgangsschein und vor allem gleichzeitig die Eintragung in die Journalblätter geschrieben. Dieser Vork' ZD gang wiederholt sich für jeden der Abnehmer D bis X, so daß bei Vorliegen derb geschriebenen Rechnungen bzw. der ermittelten Rechnungsbeträge gleichzeitig der Journaleintrag bewältigt ist und man kann bereits zu diesem Zeitpunkt den gesamten Umfang der Auslieferung geordnet nach Warenarten, Menge und Preis ablesen. Selbstverständlich ist der Rechnungsdurchgang von Maschine zu Maschine so, daß gleichzeitig verschiedene Rechnungen auf den vier verschiedenen Maschinen durchlaufen, die lediglich immer nur ausgewechselt werden. Zu diesem Zweck können die waagerechten Spalten des Rechnungsformulars 1 noch mit den Lieferungen I bis IV bezeichnet sein, so daß auch das Auswechseln bzw. das Verteilen der Rechnungen auf die verschiedenen Maschinen praktisch mechanisch verläuft und keine Fehler durch einen Denkprozeß entstehen, wie es bei den bisherigen Verfahren in hohem Maße der Fall war.The other types of goods in the invoice sheet 1 in its horizontal columns 3 to 5 are contained in the other journal sheets 16 to 18 of FIGS. 3 to 5 . These are designated with Lieferun- II, III and IV and have the same structure as journal sheet 14. The process, which is practically purely mechanical with the pre-printed set described, is handled roughly as follows. After the orders have been received, the four journal sheets 14 and 16 to 18 are clamped into four different booking machines, specifically at the same time with an invoice form or the associated carbon copy set including the corresponding carbonless sheets. For example, the four machines now write the invoice for company C one after the other; first the machine that processes delivery I, then the invoice is unhooked and goes to the next machine that processes delivery II, and so on up to delivery IV, so that the invoice for company C is written. At the same time, the copies of the invoice, delivery note, goods issue slip and, above all, the entry in the journal are written at the same time. This precedence is repeated for each of the recipients D to X, so that if there are coarse written invoices or the calculated invoice amounts, the journal entry is managed at the same time and at this point in time the entire scope of the delivery can be sorted according to type of goods, quantity and Read the price. It goes without saying that invoices are processed from machine to machine in such a way that different invoices run on the four different machines at the same time, which are only ever exchanged. For this purpose, the horizontal columns of the invoice form 1 can also be labeled with the deliveries I to IV, so that the exchange or distribution of the invoices to the various machines is practically mechanical and no errors arise through a thought process, as is the case with the previous proceedings was largely the case.

Claims

PATENT CLAIMS: 1. Form set for the automatic collection and structuring of any number of recurring individual values, characterized by an original representing the invoice (1), for example, with horizontal columns for the individual values and by the number of horizontal columns corresponding to copy sheets (14 and 16 to 18) , which are provided with vertical columns, the heads of which are formed from the fields for the individual values of the respective horizontal columns of the original.

2. Form set according to claim 1, characterized in that the original (1) is provided with one or more identical copies. 3. Form set according to claim 1, characterized in that each field of the horizontal columns of the original (1) is divided into partial values (quantity and price).

Considered publications: German Patent Specifications No. 877 104, 806 313.