CN1728170A - 采购作业系统及方法 - Google Patents

Abstract

一种采购作业系统，其可以对采购交易进行联机作业，并可依据交易记录来进行采购预测。该系统包括有一企业服务器，一企业网站，多个企业客户机，多个供应商客户机及一数据库。其中企业网站与企业服务器相连，为采购企业与供应商提供一进行线上采购交易活动之作业平台。企业服务器用于提供企业下单购买物品，将企业的下单转换为订单给供应商。数据库用于存储线上采购过程中使用或产生的各种信息。供应商客户机为相应供应商提供一交互式用户界面，便于该供应商执行线上采购之相应作业。此外，本发明还提供一种采购作业方法，可降低产品成本，提高采购效率。

Description

采购作业系统及方法

【技术领域】

本发明涉及一种采购管理系统，特别是涉及一种采购作业系统及方法。

【背景技术】

采购管理是对采购作业流程的实施与监控，也是对企业产品厂商进行的系统管理，有效的采购管理能使厂商更好地为企业服务，并促进彼此间的合作关系。其作用在于帮助采购部门确定合理的订货量、选择优秀的厂商，帮助企业实现最佳库存水平。此外，通过实时提供订购、验收信息，跟踪和催促外购或委外加工物料的交付状况，保证采购货物及时到达，从而实现采购价格最优、供货时间最恰当、采购成本最低之目的。

传统采购方式一般依靠人力来完成整个采购过程，如通过报刊杂志发布采购信息，利用信件、电话等联络方式进行与采购相关的信息沟通。由于采购单位和厂商直接参与每个采购环节的具体活动，导致采购作业十分繁琐，采购效率低下，而且因为缺乏透明度和稳定性，使得采购流程难于管理。随着计算机和信息技术的发展应用，网上采购或电子采购逐渐流行开来，并在实际应用中显示出较大优势。采购单位通过国际互联网发布采购消息，采购单位与厂商建立彼此相连的信息系统，互通与采购相关的资料和信息，如采购单位通过外部网络向厂商进行询价或发送采购订单，厂商向采购单位提供报价单或出货情况等。利用网络协助采购作业简化了传统采购流程，提高了采购效率并能够有效降低采购成本。

目前，通过网络处理有关企业之间的采购的技术主要是通过一WEB进行。该WEB有的由买方建立，买方提供要买的信息，而由供应商到买方的WEB进行销售。该WEB还可由中介商所提供，主要目的在于撮合多个买方与多个供应商之间的交易。而此种中介交易WEB有如下的缺点：买方的采购人员需要花费相当大的精力在挑选供应商，或与供应商商量价钱，且单一买方需面对不同的多个供应商，而供应商也需面对不同的多个买方，因此虽有中介交易WEB但买方与供应商为交易所需的人力与传统交易所需的人力差不多。如美国专利商标局公开之第2002143692号专利申请案，公开日期为2002年10月3日，专利名称为″一种自动请购驱动，及时供货的电子采购系统″(AFully Automated，Requisition-Driven，″J.I.T″-Based，CentralizedE-Procurement System)，该专利提供了一种网上竞标选择厂商的技术。其主要功能包括：请购单的处理与汇总，订单生成、处理和跟踪，订单之合并与分发，厂商关系管理，采购品种管理，采购信息分析，采购需求分析等，虽然该专利揭示了利用网络技术协助处理请购单，管理采购订单和供应商的技术，但前述先前技术为用于多个买方与多个供应商之间的采购作业。一般而言，当买方物料需求量大时，其在采购之询议价过程中就会占有一定的优势，可以获得相对较低价格的物料。然而，对于多数中小型企业或是在一企业独立采购之生产部门(以下统称为买方)而言，其在一段时间内的物料需求量较少，很难获得较低价格的物料，这增加了买方所制造产品的成本，导致其产品缺乏竞争力。因此买方为了获得较低价格的物料，需一次采购大量的物料，但这样又增加买方的存货成本，实质上并不能达到降低产品成本之目的。因此，需要提供一种采购作业系统及方法，其提供买方一代理采购之交易作业平台，买方仅需面对交易信息处理平台与多个供应商进行采购的程序。

【发明内容】

本发明之主要目的在于提供一种采购作业系统及方法，其提供买方一代理采购之交易作业平台，买方仅需面对交易信息处理平台与多个供应商进行采购的程序。

本发明提供一系统包括有一企业服务器，一企业网站，多个企业客户机，多个供应商客户机及一数据库。其中每一企业客户机提供一交互式用户界面，便于企业采购人员登录企业网站进行请购及报价单确认之相应作业。企业网站与企业服务器相连，为采购企业与供应商提供一进行线上采购交易活动之作业平台。企业服务器包含有多个软件功能模块，用于提供企业下单购买物品，将企业的下单转换为订单给供应商。数据库用于存储线上采购过程中使用或产生的各种信息，所述信息包括物料需求清单资料、供应商资料、料号索引数据、询价单数据及订单数据。供应商客户机为相应供应商提供一交互式用户界面，便于该供应商执行线上采购之相应作业。企业服务器包括有一物料需求清单管理模块，一询价单管理模块，一报价单管理模块，一订单管理模块，一采购记录储存模块及一采购预测模块。物料需求清单管理模块用于建立买方下单的物料需求清单，储存买方欲下单购买物品之相关资料。询价单管理模块用于通过料号索引资料，使得客户料号的资料可以通过索引料号之数据而找到供应商料号之资料，而结合部分或全部的物料需求清单资料内之资料与部分或全部供应商资料内之资料，以建立询价单，并储存于数据库。报价单管理模块用于读取询价单，以产生报价单给买方，其中报价单之资料包括客户料号之资料，品名/规格的资料，数量以及报价之资料。订单管理模块用于读取报价单以产生订单，储存买方确认下单的物品之相关资料。采购记录储存模块用于记录采购交易过程中所生成的各项资料，包括物料需求清单资料、供应商资料、料号索引资料、询价单资料及订单资料。采购预测模块用于根据采购记录及生产规划进行采购预测，并将预测结果展示于企业网站上，供应商可以通过企业网站了解企业之预期采购需求，以便备货并可及时供货。

本发明还提供一种采购作业方法，其包括有如下之步骤：(1)接收买方之物料清单，并储存于数据库中；(2)结合物料需求清单、料号索引及供应商资料建立询价单，并储存于数据库中；(3)建立报价单，其中报价单包括买方欲购买物品之资料；及(4)经买方确认报价后，产生订单，其中订单包括买方确认下单购买物品之相关资料。

【附图说明】

图1是本发明采购作业系统之硬件架构图。

图2是本发明采购作业系统之企业服务器之功能模块图。

图3是本发明采购作业方法之作业流程图。

【具体实施方式】

如图1所示，是本发明采购作业系统之硬件架构图。该系统包括有一企业服务器1，一企业网站2，多个企业客户机3，多个供应商客户机4及一数据库5。其中每一企业客户机3提供一交互式用户界面，便于企业采购人员登录企业网站2进行请购及报价单确认之相应作业。企业网站2与企业服务器1相连，为采购企业与供应商提供一进行线上采购交易活动之作业平台。企业服务器1包含有多个软件功能模块，用于企业下单购买物品，将企业的下单转换为订单给供应商。数据库5用于存储线上采购过程中使用或产生的各种信息，所述信息包括物料需求清单资料、供应商资料、料号索引资料、询价单资料及订单资料。其中物料需求清单资料包括客户料号、品名/规格、以及数量。供应商资料包括供应商料号、品名/规格、以及贩售价钱。料号索引资料包括索引料号、供应商料号、以及客户料号。订单资料包括客户料号、品名/规格、数量、以及成交价。供应商客户机4为相应供应商提供一交互式用户界面，便于该供应商执行线上采购之相应作业。

所述之企业客户机3通过网络7与企业网站2相连。网络7可以是企业内部网(Intranet)，也可以是国际互联网(Internet)或其它类型之通讯网络。企业服务器1通过连接6与数据库5相连。连接6为一数据库连接，如开放式数据库连接(Open Database Connectivity，ODBC)，或Java数据库连接(Java Database Connectivity，JDBC)等。企业网站2通过一外部网络8与供应商客户机4相连。外部网络8为一网际互联网。

如图2所示，是本发明采购作业系统之企业服务器之功能模块图。企业服务器1包括有一物料需求清单管理模块10，一询价单管理模块11，一报价单管理模块12，一订单管理模块13，一采购记录储存模块14及一采购预测模块15。物料需求清单管理模块10用于建立买方下单的物料需求清单，储存买方欲下单购买物品之相关资料。询价单管理模块11用于通过料号索引资料，使得客户料号的资料可以通过索引料号之数据而找到供应商料号之资料，并结合物料需求清单资料与供应商资料建立询价单，并储存于数据库5。报价单管理模块12用于读取询价单，以产生报价单给买方。订单管理模块13用于读取报价单以产生订单，储存买方确认下单的物品之相关资料。采购记录储存模块14用于记录采购交易过程中所生成的各项资料，包括物料需求清单资料、供应商资料、料号索引资料、询价单资料及订单资料。采购预测模块15用于根据采购记录及生产规划进行采购预测，并将预测结果展示于企业网站2上，供应商可以通过企业网站2了解企业之预期采购需求，以便备货并可及时供货。

如图3所示，是本发明采购作业方法之作业流程图。首先，物料需求清单管理模块10接收企业内之采购部门所提交之采购物料清单，或者各需求部门根据材料的实际消耗和库存情况人工开立所需采购物料清单，交予采购部门，采购部门通过企业客户机3将物料清单输入企业网站2并保存于本地数据库5中，用户可以通过企业客户机3对该物料清单进行相应的维护作业(步骤S301)。询价单管理模块11结合物料需求清单、料号索引及供应商资料建立询价单，并储存于数据库5中(步骤S302)。供应商读取询价单，并通过报价单管理模块12产生报价单，并发送到企业网站2上(步骤S303)。企业采购人员通过登录企业网站2读取报价单信息，并确定是否接受该报价单所提供之条件(步骤S304)。如果企业采购人员不同意该供应商之报价，则供应商修改报价单，并继续提供给采购人员确认(步骤S305)。如果企业采购人员接受该报价单，则经确认后，由订单管理模块13产生订单并发送给供应商(步骤S306)。采购记录储存模块14将该次交易记录储存于数据库5中(步骤S307)。采购预测模块15根据该交易记录及生产规划进行采购预测，并将预测结果置于企业网站2上以便供应商根据该预测结果备货并及时供货(步骤S308)。

Claims (8)

1.一种采购作业系统，其可以将买方之下单处理为订单给供应商，该采购作业系统包括有一企业服务器，一企业网站，多个企业客户机，多个供应商客户机及一数据库，其特征在于，所述企业服务器包含有：

一物料需求清单管理模块，用于建立买方下单的物料需求清单，储存买方欲下单购买物品之相关资料；

一询价单管理模块，用于结合物料需求清单、料号索引及供应商资料建立询价单，并储存于资料库；

一报价单管理模块，用于供应商读取询价单，以产生报价单给买方；

一订单管理模块，用于读取报价单以产生订单，储存买方确认下单的物品之相关资料；

一采购记录储存模块，用于记录采购交易过程中所生成的各项资料，包括物料需求清单资料、供应商资料、料号索引资料、询价单资料及订单资料；

一采购预测模组，用于根据采购记录及生产规划进行采购预测，并将预测结果展示于企业网站上；

所述企业网站，为采购企业与供应商提供一进行线上采购交易活动之作业平台；及

所述数据库，用于存储线上采购过程中使用或产生的各种资讯，所述资讯包括物料需求清单资料、供应商资料、料号索引资料、询价单资料及订单资料。

2.如权利要求1所述的采购作业系统，其特征在于，其中所述供应商客户机为相应供应商提供一交互式用户界面，便于该供应商执行线上采购之相应作业。

3.如权利要求1所述的采购作业系统，其特征在于，其中所述企业客户机提供一交互式用户界面，用于企业采购人员登录企业网站进行请购及报价单确认之相应作业。

4.如权利要求1所述的采购作业系统，其特征在于，其中物料需求清单资料包括客户料号、品名/规格、以及数量。

5.如权利要求1所述的采购作业系统，其特征在于，其中报价单资料包括客户料号、品名/规格、数量、以及报价。

6.如权利要求1所述的采购作业系统，其特征在于，其中订单资料包括客户料号、品名/规格、数量、以及成交价。

7.一种采购作业方法，其可以将买方之下单处理为订单给供应商，其特征在于，包括以下步骤：

接收买方之物料清单，并储存于数据库中；

结合物料需求清单、料号索引及供应商数据建立询价单，并储存于数据库中；

建立报价单，其中报价单包括买方欲购买物品之资料；及

经买方确认报价后，产生订单，其中订单包括买方确认下单购买物品之相关资料。

8.如权利要求7所述的采购作业方法，其特征在于，还包括步骤如下：买方接收供应商提供之报价单，若不同意该报价单，则供应商继续修改该报价单。

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