CN1284185A - 文件控制和传输系统 - Google Patents

Abstract

一种生成和分发信息的方法,包括建立地理位置分离的服务中心,在每个服务中心里配备控制计算机、功能上可分的计算机客户存储器、电子传输设备、传真接收和传输设备、以及用于打印存储器中数据的打印机。一系列客户中每位被指定使用客户存储器的一部分,在每位客户的存储器部分中存储的数据,代表生成文档的各部分。响应接收到的客户请求,生成文档并通过一种或多种可用的传输技术传送给一个或多个指定的收件人。

Description

文件控制和传输系统

本发明涉及一个系统，该系统用于快速和大量地自动创建包括电子邮件、传真、数据文件或文档等多种形式的大量文件并向广泛分布的接收地点传输，通过学习系统提高传输速度，提供文件控制系统并消除文件传输中使用OCR系统的需求。

在任何商业过程中，都需要将多种形式的文档，本质上都是格式化信件，只在内容上有少许变化，寄给不同的收件人或其它企业。如今，通常在一个或几个中心地点产生这些文档，并通过邮件传递，也就是，通过邮政服务或少见一些，通过相似组织如快递中心的服务来传递。在这过程中，受到邮递服务的支配，而邮递服务正变得越来越低效率，高费用而且不利于保护环境，因为邮递占用大量的能量和其它资源，例如通过飞机和卡车，通常要跨越很长的距离，来传送它每年所接收的数以百万计的邮件。

除了费用以外，还耗费了大量的时间。尤其是当一封信件需要穿越整个美国，或者跨越国际，尽管邮递服务部门极力要跟上邮件数量的增长，然而随着时间流逝，传送这封信件所耽搁的时间好像越来越长。

一些替代邮递的技术，例如传真和电子邮件出现了。然而，其中并没有可以普遍使用的方式：几乎每个人都有邮递地址，但是有很多人不能使用计算机接收电子邮件，也没有接收传真的设备。此外，这些技术还有其它的缺点。如果向超出本呼叫区以外的区域发送传真，需要很高的费用。如果在一天中低流量的时段使用，电子邮件是廉价快捷的方式，但是除非收件人选择，它不会自动生成硬拷贝(打印件)，而在某些环境下，可能被收件人故意或无意地更改，而且格式不能完全由发送者决定。

不管传输方式如何，是通过邮递、电子邮件、传真或其它的方式，相同信息的反复传送都是特别浪费但又几乎无所不在的。例如，某人需要通过传真发送一封常规的商业信函，通常都会使用某一种抬头，可能是职业化信头、商业化信头或某种含发送人认证信息的特殊信头。尽管对收信人来说，这些信息也是重要的，但是远距离的反复传送这些相同的信息，消耗了大量的远距离数据传送通信量。

对于任何商业的以及许多私人往来中，拥有一个文件控制系统，可以记录发送和接收的信件，可以由此恢复这些信件，都是非常重要的。

因此，本项发明的一个目标是提供一个系统，用于反复、迅速、廉价地通过各种可能的传输方式，向选定的收件人准备和发送大量文件，文件的内容可以大多数是预定的或是特有的信息。

进一步的目标是提供一个系统，彻底减少重复传输标准标识图案或文字，和/或标准图形。

还有一个目标是通过学习系统提高传输速度。

另一个目标是提供一个文件控制系统，可以被用作单机系统或可以与数据传输系统结合起来使用。

再进一步的目标是提供远程图形创建和存储的访问和控制。

再有另一个目标是消除使用OCR来转换系统结果的需要。

简言之，本发明包括一种生成和分发信息的方法，包括建立地理位置分离的服务中心，在每个服务中心里配备控制计算机、功能上可分的计算机客户存储器、电子传输设备、传真接收和传输设备、以及用于打印存储器中数据的打印机。多个客户中每位被指定使用客户存储器的一部分，在每位客户的存储器部分中存储的数据，代表生成文档的各部分。响应接收到的客户请求，选定的文档被传送给一个或多个指定的收件人。文档输出的形式可以是打印件，电子传输如电子邮件或传真，也可以是其它形式的数据。

为了全面理解本发明中达到这些及其它目标的方法，在此描述它的一种特别有利的实施方案，参见后面的附图，这也是本说明的部分内容，其中：

图1是按照本发明简单形式系统的示意性的模块图；

图2是按本发明系统可处理的文档各部分的示意图；

图3所示为按照本发明的存储访问和编辑代码；

图4进一步阐明了按照本发明的系统可处理的文档；

图5为服务中心一部分的部分模块图，显示了可选的传输技术；及

图6和图七是按照本发明的服务中心地理分布的简化图示。

首先参见图1，本发明的实施涉及大量将被称为服务中心10的设备的建立。服务中心的数量、大小和地理位置可以变化，但是正如可从以下描述中发现的，相信将这些中心建于人口主要密集地或附近是比较有利的选择。服务中心彼此之间通过通信线路12网络进行连接，这些通信线路可以就是普通的电话线，不管是被组成一个正规的网络或只是基于“必须”基础(on“as needed”basis)来使用的。

尽管单个的公司或其他组织建立仅供自身使用的自己的服务中心，或在两个团体中建立直接的通信连接，都是完全可行的，慎重的考虑是由一个服务公司来完成是本发明实施方案中效率最高的方式，可以很容易地建成远距离通讯公司，建立服务中心并使客户可以以一次一付或其它的付费方式获得服务。通过这种方式，很小的公司和大公司一样可以充分的利用这种系统。系统的使用者，无论是个人、工厂或公司，在下文中被称为客户。然而，对于有几个地理上分散的的子公司或分部的公司，可能会发现建立自己的服务中心，来完成公司内部以及对外的通讯，是经济有效的，这里的术语“服务中心”被理解为包括这种公司内部设备或是用于任意客户到客户的。

每个服务中心10中有几项重要设备，如图1中用方块图表示的服务中心。慎重的打算是这样配置服务中心，这并不是必须的，但很可能当服务中心的活动量越大，就要求多台计算机，大存储量的存储设备，额外的传输接收设备以满足特别的需要。设备包括一台或多台控制计算机14，构成与其它服务中心的及与客户的通讯接口，图中客户用电话机符号表示16。与计算机相连的是一个大的计算机存储器18，该存储器在功能上可以被划分成独立的部分，在物理上可能也可以这样划分，每部分可被指定给某个单个的客户。存储器的一部分可以允许所有客户访问，存储所有客户需要的数据。每个服务中心还带有一台或多台打印机20，由计算机控制，打印从存储器18接收到的信息。打印好的材料，在图中用一页纸的符号表示22，被运送到可处理大量文档表格的邮递设备24，但该邮递设备含有可处理打印机输出并为人工投递给收件人作准备的设备。当然，邮递设备的确切状态，是由使用的邮递方式决定的。通常，可以使用自动设备，打印带信封的多部分文档。或者作为选择的，可以雇佣人工将打印件折叠放入信封。

使用基于本发明系统的过程，可以从确定系统要处理的对客户的通讯类型开始。通过这种方法，处理大量不同的通讯方式是可能的，为了举例说明，以下使用一种简单的格式化信件。该格式化信件由或为某位客户创建，存储在服务中心存储器中指定给该客户的部分中。将存储器的一部分指定给某个客户使用是出于安全和隐私的考虑。同时，为该客户存储了一份收件人列表，存储器中每个收件人带有某种形式的分类身份标识。

格式化信件应预留一片区域以插入地址，可能还有其它待补充的区域，例如，费用的数量，根据准备的时候所给的指示填写。使用系统时，客户通过电话或与服务中心相连的计算机连接向服务中心给出一系列指示，这里，这些指示将被称作存储访问和编译代码。考虑到安全性和计费的目的，存储访问和编译代码包含客户身份标识。这指示计算机14从系统存储器相应部分搜寻文档编译的基本格式化信件。存储访问和编译代码还指出：要使用的格式化信件的类型，这是从为该客户存储的多种类型中选取的，例如，一份帐单；收件人，来自该客户存有的收件人列表；所需费用，以及所选择的已存储的措辞，可能适用于特定的格式化信件；最后还有，一个结束符通知控制计算机指令结束。正如将发现的，指令中可包含大量的收件人以及每位收件人的费用，但举例说明中使用一位收件人的情况就足够了。

接收到结束符后，控制计算机编译格式化信件，将其与地址信息以及其它顺序选择的信息合并，然后打印信件并将打印件交给邮递设备或职员。如上所述，系统输出的文件可以用电子形式取代打印件，或是电子形式附加打印件。这样，上述过程生成的文件可以通过电子形式传输，例如对于可以接收传真而且知道其传真号码的客户，可以通过传真；或者，例如，可以发送ASCII码。

特别重要的是，在特定情况下特定的客户使用的一个或多个服务中心是距离收件人最近的。这样，客户在一次发信过程中可能使用多个服务中心，每个中心为那些从地理位置上来说最接近该中心的收件人使用，由此保证需要发送的信件，传真，电子邮件或编译数据需传递的距离最短，所需时间最短。为此，当客户最初创建邮寄名单，或当邮寄名单被更新时，列表中的地址按照距各地址最近优先被分发到各服务中心，每个服务中心保存与那些地址相应的格式化信件。

为了联络需要，客户要额外要求发送一个或多个经过编译的形式或更新数据，总可以与距他最近的服务中心通讯，最近的服务中心里的控制计算机通过中心之间的网络将信息传送给其它适当的服务中心。

服务中心的地理分布可以是全国性的，或者还可以跨越国家的界限。通过本系统在世界范围内传输信息可以最充分地利用这个系统，因为例如国际邮件的投递时间是用天甚至星期来计算的。而使用本发明的系统，传输时间可以是一天或更短。

对于在国际范围的分发，用适当的语言发送材料是很重要的，这意味着这些材料必须预先用适合于打算发往的地理范围的语言创建并存储。

很明显，在充分利用本发明中系统之前，有大量的计划和准备工作要提前完成。不过，这并不造成任何障碍，因为客户使用本系统可以从最简单的形式开始，这只要求最少的合并和插入数据，继而还可以发展成复杂的用法，例如，使用含有插入材料多种选择的文档。

从这个简单的例子中，可以很明显看到一些重要的优点。首先，客户只需打一个很短的低费用电话。第二，包含存储访问和编译代码信息的字符串可以在打电话前，很容易地在个人电脑或相应设备上用简单形式预备。一旦字符串完成，可以马上传输，耗时很短。第三，当服务中心编译和打印每封信函，电子邮件，传真或编译数据的材料时，信函等被送往服务中心本地的收件人。这样，如果服务中心遍布全球，信函，传真，电子邮件可在几乎同一时间被送到德国的汉堡和俄亥俄州的克里夫兰，无需其它传输方式所需的国际邮件或国际电话费用，也与客户所处位置无关。

由于客户只需提供存储访问和编译代码，以及如果有的话，待编译文档所需做的修改和插入，减少了准备文档所消耗的时间。由于在系统输出端系统所需的投递时间大大缩短，对接收端来说，传输也是更加迅速的。这样，实现了系统两端都节省时间，而且，通过改进技术实现任何的速度提高还可进一步加强传输速度的提高。

尽管我们大多数人都熟悉例如信函的一般布局，为了当前目的仔细来看一封信函还是有用的。图2中显示了信函通常的组成部分，这些可能在使用本系统时用到，每个成分在最后的文档中占据一个预定义的域，在图中用一个带标识的框来表示。大多数信函在顶端有一个标识图案，大小可能不同，但对一个特定的客户是标准的，或者从几个相似的标识图案中选择，如果该客户有多个分部或部门分别使用自己的标识图案。在这里，所说的“标识图案”包含如公司商标，商标名称及/或符号，职业化信函抬头，或只是客户的名字和地址。在欧洲国家里，通常出现在信函抬头和当前的“标识图案”中可能包含有银行关系和公司正式注册号。在本发明中，客户的存储部分存储标识图案以生成所有指定的文档。

下面一项是服务中心可象一般字处理程序那样自动插入的日期。如需要，不同国家之间的时差也可考虑进去，这样文档上可显示正确日期，或者甚至收发双方的日期。如果发送的文件具有法律上的重要性，这点可能是特别重要的。例如，假设在马里兰的客户在3月14日晚10时向本地的服务中心发送文档，为了赶上3月14日在德国的最后期限。不久，在3月15日早4时将在德国收到文件，但如果文件上有自动标明的发送者3月14目的日期邮戳，应该是满足时间要求的。

接下来是收件人的名字和地址。信函打算由系统发给一组收件人，而这组收件人是由客户预先确定好的，同时是可以识别的。这个域将在信函被生成时通过合并功能完成。

通常接下来是主题行，后面跟着问候语，这可能用到收件人名字和地址域的部分信息。然后生成信函的内容或报文，一般是通过插入以便生成为单个收件人定制的信函。某种特定类型的正式信函可能需要插入很多地方，可能是钱数、日期或时间间隔。

在报文后是结束语和签名块，可能包含复制发送者的签名。最后，如果随同信函有任何附件，在信函的底端会标明，以及可能的分发目标。还可能存在其它的部分，上述几个部分对当前来说是足够了。

优选地，为创建这样一份文件，不管是信函或其它形式，客户构造和传送存储访问和编译代码。每位客户用标准形式构造存储访问和编译代码，标准形式由服务中心的经营者指定。或者，单个客户使用时可以选择或定制代码格式。不同客户使用不同代码格式从安全角度来说是有长处的，使任何人试图对系统存储进行非法电子访问更加困难。尽管不是存储访问和编译代码的每个部分对每位客户使用时都是必需的，不同成分的位置可以被包含在代码的一个特定的序列中，这样需要时就可使用它们。如果不用它们，可以插入“跳过”标志。图3显示了可能的序列，存储访问和编译代码执行必要的功能，尽管顺序可以重排，功能也可被增减，或被简单代码覆盖，这取决于客户的需要，根据经验来指定。

为要传输的任何信函(文字和/或数字和/或图象)，和对在存储的数据元素和图像(例如，标识图案)上编译的数据元素所作的任何更改一样，创建一个全面的、前后对照的编译代码可以提高速度。例如，以“亲爱的先生”开头的信，与以“亲爱的女士”开头，区别只在于此而其它部分完全相同的信，会有不同的全面的专门的存储和编译代码。

应该提到，如果需要，版面可以在屏幕上进行修改或组合。尽管这会慢一些，但应该为新客户提供这种能力，包括从旧的版面设计中开发新的。在人工的操作过程中，可以通过菜单指示手工选择信函的各数据的位置，即，标识图案、日期、地址等，如上所述的各成分的位置。

在图3中，存储访问和编译代码的每个部分用一个带标识的模块表示。开头的成分之一必须是客户的身份标识，具有足够的信息帮助识别出该使用的存储区域，并满足安全和服务中心收费过程的需要。接下来的成分是鉴别应该使用的格式化信件所属范畴，称作形式类型。实用的格式化信件已经被创建并与处于适当位置的指出插入不同数据需要的代码，一起存于服务中心的存储器中，或者，信函或其他文件的各成分，由程序进行存储和编译。

存储访问和编译代码的另一部分可以是指出文件或其中一部分应该使用的语言。或者，可以给每个地址配上一个语言代码，这样特定的收件人总可接收到用合适语言书写的文件了。这样，可以区别收件人组或范围。这可以通过对收件人预先分组和识别组来实现；或者地址还可与某些个人特点(收入水平，兴趣爱好，等等)的辨认相联系，这组收件人可通过指定特定来鉴别，让控制计算机列出具有指定特定的收件人。

签名块(如果该客户有不止一个)可以给出，之后是任何附件，附件可包含例如，广告材料或其它特殊内容，分发目标不限。

如果有待插入的特有数据，可以用与收件人名字相关的一张或多张表来提供这些信息。优选地，对一次投递中每组待生成和发送的信函，只生成一个带有辅助信息的代码字符串作为存储访问和编译代码，例如报文插入，就作为给字符串的一个附件。然而，如果信函使用大量插入和变化变得更加复杂，可能还是每封信函分别需要一个单独的字符串。尽管这使得存储访问和编译代码字符串变长，还是获得了分发时的有利之处。

以上所述的存储访问和编译代码字符串可以由例如一系列字母、数字符号以及预先确定含义的特殊符号组成。字符串可以由客户身份标识Ac8％*开始，后面跟分隔符#，跟格式类型G32，再一个分隔符，语言码DE，分隔符，和收件人组。举例说，字符串可以这样开始：Ac8％*#G32#DE#XV4……。对于熟悉为其它目的生成命令行的人来说，变化和不同的方法是很显然的。

本系统的一个目标是为每位客户创建文档库，可以通过适当的插入为单个收件人定制，这样可以复用很多次。然而，正如上面提到的，这个库可以实际上是由许多短语和句子组成的虚拟库。这样，某种类型的信函可能由存储的15句话组成，在需要时把它们组合在一起。在这种情况下，客户在存储访问和编译代码中向控制计算机指出所需的最后文档，由控制计算机在一个简单程序的控制下从元素库中将这份文档组装出来。象对任何计算机系统一样，提供存储备份系统或冗余存储，以便在主存储器不可用时使用是明智的。

系统存储了每位客户所有过去的作品以便进一步引入系统用来学习的特征。系统可以包含一个独立的程序，从存储的材料和计数来看不同的短语和句子各自的使用频度。被经常使用的，或者被使用的次数超过某个给定值时，就被存储在服务中心，从作者的计算机系统可以调用。于是，如果客户又写出同样的短语或语句，系统发现这是常用短语之一，就可只向服务中心发送短短的代码来标识这个短语就可以了。这进一步减少了必须传输的材料，而且越多地书写和存储材料，需要传输的部分就越少。承认越来越多书写商业信函的作者倾向于重复书写同样句子是个事实。最终，许多信函整个会属于这种类型。

本系统的一个显著优点是涉及特定通讯联系的每个服务中心可以存储文档的文本(用代码)。这样，如果有份合同，协议双方位于距离很远的两处，使用这服务中心系统，被协商的文档中每个段落和语句通常方式下只需用字母和数字就可以标识，只有改变的部分需要被传输。这可以由自动方法来完成。但是，完整的文档可以在与改变部分合并后交给双方。这与通常每修改一个部分就得通常通过电子邮件或传真，邮递整个文档过程相比，节约了很多。同样，存储和处理标准图象，如存储标识图案或文字，包括进一步的创建图象，都是可能的。

为了保存记录的目的，还可以存储每份被发送的合并后的文档，以及将这些文档与单独收件人文件相联系。一般来说，这不需要在实时基础上完成，只要文档在合理时间内达到收件人文件就可。该文档可以通过电子方式、传真或打印件形式创建和发送，这取决于该客户的记录如何保留。不过，除此之外，客户可以要求确认和交付时间是合理的。取决于使用的传输技术，服务中心可以很容易地提供文档、电子邮件、传真或数据编译，或其中数种，从服务中心发送时间和交付通知的确认的自动生成。客户还可打印发送内容的记录，服务中心可以提供每月摘要以减少传输量。

有了上述的系统的功能，才有可能引进新系统来保证对通过系统发送和接收的所有文档进行控制。第一步，所有电子传输保持一种编码格式，比如ASCII。如果接收到的信息或电子传输给收件人的信息是用其它一些格式写成，例如HTML，必须转换成ASCII。

一种方法是，系统发送和接收的每份文档继而都给了一个特别的标记来识别。该标记可能确实打印在文档的硬拷贝上，但至少，这个标记被与文档的存储拷贝相连保存。标记可以是，例如，包含以下任意一种或全部：发送或接收的日期(这很容易可由系统程序插入)，发送者或收件人(个人或公司)，文档的标题，文档的类型(信函、帐单、等等)或是有客户选择的其它特征。标识标记中包含信息的数量当然是可由客户选择和改变的。还可能是使用所有开头特色数据以外的数据元素，例如，标识图案，地址，日-时-分-秒，主题，发送者姓名，附件，如果有的话，分发目的，等等。

成组关联的信函，例如，订货-出售-帐单和/或发送者姓名(签名)。在菜单操作中，可由发送者把日期和/或时间加入特定的日期/时间文件(会议，预定日期)，而同样的方法还可以只为姓名建立另一特定的文件。这并非先决条件，更多是增加可能性。同样，也并不限于这些可能性。只是提供顾客访问和修改文档简单途径的可能性。这些都可以通过在菜单操作中，向特定文件增加查询词来完成。对特有数据(可变部分)的控制，除了提供以上这些方法外，还可以创建一个不必要词汇池(例如，I，you，when，why，等等)，这些词作为查询词是没有价值的。这个池用来排除用这些词作查询词的可能。另一词汇池与发送者(或收信人)个人的操作/组织有关，用来存放操作/组织中查询词供客户访问。

以上提供了很多可能，用来实现管理、访问和修改文档，存储额外的管理时间和费用中一项或多项的方式。一方面，这些文档管理可以实现预想的提高数据传输的速度，另一方面，它也可作为单机文档处理系统使用。当然只有发送者可以使用特别标记，或者通过增加收信人条款，在上面提供的所以可能之外，允许更多个人管理。另外，发送者所用字体可以与发送者标识相关，从而实现另一中快速选择方式。

在应顾客要求发送文档的情况下，由发送者提供带有标识记号的文档的ASCII版本。如果需要，也可再提供一硬拷贝，不过提供的文档重要部分是代码，这免去了用光学字符识别(OCR)系统扫描文档的需要。如果基于本发明的传输系统用于一商业过程的所有通讯往来，无须使用OCR，通过系统发送和接收的每份文档都被自动标记，并用易于用标准方法修改和查询的行式来存储。另一方面，这也可以在单机系统中实现。将ASCII文件提供给收件人时，文件可以，例如

-通过硬拷贝以及服务中心传输的ASCII，或者，

-通过硬拷贝以及用磁盘提供的ASCII。

结合的方式都可

-提供文档，

-提供文档的存储和修改管理，以及

-无需使用OCR

搜寻每份文档中的关键字也可以对此进行进一步的改善，这些关键字可能与客户的商业过程有关。与美国专利5，109，439中描述的关键字选择相似的方法将用于这里。作为供选择的或并行的技术，使用一个菜单系统。在该系统中，要发送的文档显示在屏幕上，同时显示下拉式菜单，允许客户选用其中一些项目来存储。另外，客户可以从已存储的关键字中选择，例如高亮显示选定的词。作为单机系统要取代OCR，可用如磁盘或通过服务中心将代码传输给收信人。

一旦在适当位置有这种类型的系统，客户也可用来作笔记和备忘录。笔记不用通过系统传输，但可以就用同样方式输入，用代码形式存储，用与信件同样的方法进行修改和搜寻。此外，两种文档管理免除了使用OCR的需要，也可以作为单机系统使用。

下面介绍通过学习方法处理专有数据，从而提高数据传输速度。

存储了所有已发送的信函、短信等，发送者可以在通过菜单创建信函时，让系统立即，或不时地，或设定时间间隔来运行比较检查所有过去传输的特有(可变的)的语句。例如，发送者可能将几个相同或几乎相同的语句，用自动访问代码传输给服务中心，这些代码可以用于接下来的编译过程。该代码与其文件中选定语句相关代码相同。当然，系统在查找相同语句时可以接受相似的语句(一个或几个单词被删除，修改或添加)，包含在服务中心存储其中该发送者的存储部分中。系统可被指示完全自动运行这一步和/或人为干预检查，同时防止因为任何原因存储不必要的语句。

使用这一方法，用学习方法的系统，可以使传输的数据越来越少，最后降低到一个绝对最小值。当然，本方法作为单机系统，直接对一个个客户也是可以的。

前述的事件序列是基于这样一个假设，发送的计算机输出是要寄给多个收信人的，即，不仅仅是两三个人，但是用本系统来改善寄给一个收信人，可能有些要复制给其它两三个人的信息时的传输也是可能的。一个实例是，法律文件，通常用一种特定诉讼类型发送。对这种类型的文档，在客户的存储区中存储标准段落和语句以及一个文档框架，比如申诉的基本形式，可以插入适当的段落。在准备工作中，最好客户能访问存储的文档组件，这样存储的段落和语句可以被检查和选择。或者，存储的素材也可存于客户的计算机系统中，以便检查和鉴定要使用的组件，客户继而可以组建要传输给服务中心的代码串。

在任何这样的文档中，都想要签名档，可以使用就像用于其它形式的电子文档传输中使用的那些封装的数字签名。也可在文档上打印模拟的签名。

在上面的例子里，客户生成和传输文档的命令通过某种电子技术送往服务中心。尽管相信这是最迅速的技术，命令也可通过例如传真等技术送往服务中心。因此，服务中心需要配备传真接收和制作设备，以及传真桥和电子阅读器或扫描仪，这样上述存储访问和编译代码可以被转换成计算机可以直接识别的电子形式。否则，系统也可保持不变。如果接收到的传真使用计算机可直接识别的形式，上述设备中的一些就不需要了。

特别为除去上面提到的重复信息的传输，本系统可高效地接收、补足和重新传输传真信件。例如，来看从德国的法兰克福发送一份传真到加利福尼亚的洛杉矶。客户用本发明的系统发送存储访问和编译代码，指出收信人以及与报文内容一起生成的文档种类(即，传真)。在靠近预计的收件人的服务中心中，将报文内容与指定的版面形式合并，适当注明地址然后重新发送。收信人收到整个报文，包括预定的头信息，但实际经过长途传输的部分，例如通过电子邮件，只是报文内容和相对简短的存储服务和编译代码。这样大大降低了成本和所需时间。需要注意的是大多数被传输的信函是一页的，传真通常有一封面，或者直接由封面记载信息。

在图4中图示了一个典型的传真35。报文中的特有部分36用点划线划出。其余部分是可存储于服务中心的标准的，重复的材料，包括收件人的地址和传真号，与从客户处收到的特有部分组合一起转发给收件人。组合特有部分和存储部分的时间非常短，因此传送信息的总时间与不使用本系统的传送时间几乎一样，但是只有报文部分和一个短代码短语需要被远距传送。因此大大降低了费用，而且通讯线路可以很快空闲，用于为其它客户服务。可以预料，每次传送节省一些费用，经过数千次这种处理过程后，一年的净节省额是非常显著的。很大的优点是，客户可能通过诸如电子邮件的方式传送，并转换到传真或服务中心的其它媒体到收件人。这意味着，从发送者到服务中心的传送可以寻求最便宜的传输介质，同时有可能在服务中心转换另一种介质到收件人。在图形中存放字符，特殊符号和数字，正如在服务中心存储的其它需要的图形一样，允许内容通过电子邮件发送，并在服务中心被编译。

从以上的例子和描述可以看出，欧洲或加拿大等国家使用这类系统可能有最大的节省效果。这些国家的邮政系统相对昂贵，并偶尔中断。例如，假定一个客户希望发送类似的信件到若干欧洲国家的通信者。在丹麦的哥本哈根有一个服务中心，可以用于分发这些信件。当代码串生成并传送到服务中心后，信件就被生成并以适当的语言发送到不同的国家。这些国家，随着欧洲共同体(EC)的发展将在近期内具备一个类似于美国的统一邮政系统。这将允许在欧共体内部发送信件，同时具有本地邮递的优点。当然，如果传送时间特别苛刻，使用分布在欧共体国家内部的多个服务中心也是可能的。

服务中心也可用于信息分发。假定一个制造厂希望使公众中的对其产品有兴趣的成员得到有关的冗长的详细信息。印刷大量的产品描述是非常昂贵且浪费资源的，因为其中的许多甚至大部分人对此不是真正有兴趣，他们会将宣传资料扔掉。不过，把电子信息存放在一个或多个服务中心里是简单的。厂商可以在有关的杂志上做相对简短的广告，说明这些信息可以“从离你最近的服务中心”中取得。有兴趣的顾客会联系服务中心，使用杂志提供的标识码来请求信息。服务中心与处理其它的文档一样将信息打印出来或刻在光盘上，投递给客户。根据信息的性质，由公司或由顾客来支付服务的费用。

类似地，该系统可以用于公众服务。例如，一个政府部门，如内部税收服务部或专利和商标办公室有表格和信息出版物要散发给对此有兴趣的社会成员。将这些表格存放在服务中心可以在没有人工干预的情况下达到目的，并允许一个人以大量方便的方式寻找和获得表格，比现有可行的方式要经济得多。

图5更充分地表示了一个服务中心，它配备了数据传送装置，如一个或多个用于收发电子邮件和数据文件的调制解调器25a-n，以及用于收发电子形式或硬拷贝传真的传真机26。调制解调器连接在控制计算机14a-14n上，它们之间最好是能进行双向通讯，并可以与存储器18之间进行双向通讯。28是一个可写的CD-ROM，用于创建和分发相对大体积的文档，并储存一些材料。

在这种连接中，服务中心也可以用于替代出版机构。由于这种设备容易存储大量数据，可以在其中保存整本书的内容，并使用打印或有限拷贝的CD-ROM的形式发布给购买者。交付了指定的费用后，顾客可以请求一本特定的书，服务中心根据请求将书打印出来。这样消除了仓储一批可能销售不力的打印文本的维护费用。被存储的书的部分可以供预览，这样潜在的顾客可以翻查此书，以便确定他或她是否感兴趣。为此用途的存储器可以是CD-ROM或其它存储设备，最好是高密度的。这种替代出版方式也可以用于与当地书店的连接中，进一步减少例如运输和存储的费用。

以下是若干可以被此类系统有效处理的文档类型的例子：

帐单

帐单提醒

声明

请柬

完成日期，时间限制，期限续展的通知

费用估计，费用细目

表扬，奖状

提醒

新闻稿

以上仅仅作了一些简单的表面描述，不过，大量类型的文档可以被遵照本发明的系统用这种方法有利地处理。另一种方式允许远程访问，控制图形的生成，和渐进地变化图形；这可以通过访问和编译代码并保存程序，或通过为远程图形操作压缩代码来实现。其基础可以是保存各种大小和掩膜的点的模式。这些模式可以被压缩的代码所操作和控制，从扩充和转化为需要的任意形态、方向或结构。例如，矢量线，环形，方形等等；可以生成工程制图，并对之进行增、删、改操作。例如：表示阀门的图形可以从存储中提取出来，插入到一个制图中，对阀门还可以进行远程绘制。可以控制对整个制图、或其中的某部分进行放大、缩小。这些图形可以以微形态进行存储。进一步的控制可以包括：为一个给定的区域指定位置，移动图形元素到期望的方向，覆盖和/或生成结构设计等。

最重要的是建立由服务中心保存的，允许进行如画线，框等常用操作的程序。这类程序可以被通过存储设备访问，并编译代码。另一方面，可以通过压缩的代码对服务中心保存的图形材料进行追加和转换。例如，3个字节的压缩代码可以覆盖16777216种可能的单个指令，其中的一部分已被用于不同的单独操作。

在对本发明系统的综述中，采用了如下的原则，即客户可以在服务中心的存储器中保存多种短语，句子和图案，包括标识图案；客户通过任何方便的途径向服务中心传送一个简短的代码，指定需要的最终文档的格式，同时可以附带特有的信息。服务中心编译被要求的文档/信件和短语，句子等，把作为结果的文档通过任何适当的方式发送到指定的收件人。除了节省费用和提高速度，此系统还允许组织将通常需要其成员或雇员处理的工作委托给服务中心，以进一步降低费用和节约时间。系统应该还允许客户有选择地删除部分信息。

图6和图7给出了这种服务中心的全面布局的示意图。当然，在一个通用系统中服务中心的数目可以远大于图中所示，但仍可以比一个大企业内部的专用于通讯的系统要小。尽管，没有理由不让一个企业的系统连接上一个更大的系统。

如图6中所示，服务中心可以分布在美国各处。在此国家的中部省略了部分服务中心，仅仅是为了图示的简洁，并不意味着服务中心不能被放置在该处。在每个服务中心附近是客户和收件人，他们可以选择让最近的中心提供服务。中心与中心之间，和中心与客户之间提供双向通讯。

图7以这种简化的形式，在全世界范围内分布这种服务中心；选择了若干地点进行图示。不久之后，卫星通讯将被用于高级通讯，在那些没有通讯内部设施的国家也不例外。服务中心的提供可以进一步方便这些国家与世界上其它发达国家之间的通讯。

对于那些特别注重信息安全的客户，可以采取特定的步骤保证这些客户的文档的内容在通过系统发送时是安全的。其中一个步骤是在所有的中心之间，中心和客户之间，中心与收件人之间的电子传送中使用密码技术。

仍然存在这样的可能：服务中心的雇员有机会看到一个通过打印拷贝发送的文档，因为它必须从一个打印机上取下来，放入信封或通过类似的方式进行传递。打印和装入信封可以通过已知技术做到完全的自动化。为了保证客户信息的安全性，可以在打印和封装的地点安装摄像机，瞄准这些文档。文档位置的视频图像可以在处理过程中录制，并记录日期和时间(小时、分和秒)。日期和时间可以同时打印在文档上。如果发送者在另一个时区中，他的日期和时间也被打印。在文档上打印识别标志，表明无人看到此文档。当然，摄像机的方向还应保证文档内容不会被摄像机本身看到。

尽管使用了某些具体的示例用于说明本发明的优点，本领域的技术人员应理解，在不偏离附加的本专利权利要求书范围内，可以作出若干不同的变更。

Claims (23)

1．一种用于生成和分发信息的方法，包括以下步骤：

在地理上分立的位置建立多个服务中心，

在每个服务中心中配备控制计算机、功能上可分的计算机客户存储器、以及从存储器生成文档输出的装置，

在每个服务中心提供服务中心与多个客户之间通讯的装置，

为多个客户中的每一位分别指定客户存储器的一部分，

在每位客户的存储器部分中存储要生成的文档的部分，和响应收到的客户的请求，从选定的格式和内容生成文档，并将文档输出传送给指定的收件人。

2．如权利要求1的方法，包括服务中心之间的用于每个服务中心和任何其它服务中心间双向通讯的电子互联。

3．如权利要求1的方法，包括制订一种格式可识别的存储访问和编译代码，客户将代码传送给服务中心要求一份文档，控制计算机可识别代码，从中确认客户，文档格式以及文档内容中可选的项目，包括特有数据项，控制计算机由此从指定给该客户的存储部分选择一项或多项文档组件，并组装从而组成需要的文档。

4．如权利要求1的方法，包括将文档输出电子传输给收件人。

5．如权利要求1的方法，包括将文档输出的打印拷贝电子传输给收件人。

6．如权利要求1的方法，包括将文档输出通过传真传输给收件人。

7．如权利要求1的方法，其中服务中心包括传真接收和传送设备。

8．如权利要求1的方法，其中服务中心包括打印和邮递设备。

9．如权利要求1的方法，其中生成文档的步骤中包括向生成的文档中加入日期，以标明最初从客户发送时的日期。

10．如权利要求1的方法，包括用预先选择的识别信息电子标记生成的文档，并用标准计算机格式存储生成的文档和鉴别信息。

11．如权利要求10的方法，包括向客户提供已传输的文档及其识别信息的电子存储拷贝。

12．如权利要求10的方法，包括重复、自动地回顾为某位客户存储的输出文档的文本，从而识别出客户经常使用、又还没被存储的短语，并将识别出的这些短语加入到存储数据中，存储数据包括被生成文档的部分，从而减少要加入输出文档的特有数据。

13．如权利要求1的方法，包括将请求的文档翻译成选定的语言，与原请求语言不同，并用选定的语言传输文档。

14．如权利要求1的方法，包括在服务中心为客户存储每份输出文档的电子的、计算机可读形式的副本，并为选定的收件人提供计算机可读的电子形式的输出文档，而不管输出文档最初送给收件人是用哪种形式。

15．如权利要求1的方法，其中来自客户的请求可以由多种通讯形式中的任何一种接收，包括传真、电子传输，而且其中向指定收件人传输文档输出的步骤中，以效率为准选择通讯方式，而不管客户向服务中心传输请求用的是什么形式。

16．如权利要求1的方法，包括在客户存储器中指定一个通用部分给所有客户，任何客户可以使用通用部分，在通用部分中存储的是多个客户通用的短语和语句。

17．如权利要求1的方法，其中客户存储器包含存储图象元素，生成文档输出的步骤包括编译含有存储于服务中心的图象元素的文档。

18．如权利要求1的方法，其中客户存储器包含存储图象元素，生成文档输出的步骤包括将选定的元素代码从客户传输给服务中心，用于在服务中心对存储的元素进行选取和操作，并创建和修改图象作品。

19．一种用于控制和跟踪文档分发的方法，包括

提供带有通讯装置的服务中心，可以在服务中心和多个客户之间进行通讯以及在服务中心和由客户生成的输出文档的多个收件人之间进行通讯，

在服务中心为客户存储每份输出文档的电子的、计算机可读形式的副本，

为选定的收件人提供计算机可读的电子形式的输出文档，而不管输出文档最初送给收件人是用哪种形式。

20．一种用于生成和分发信息的设备，包括

多个在地理位置上分离的服务中心，上述的服务中心每个包含控制计算机，

功能上可分的客户计算机存储器，带有分配给客户的多个部分，各部分存储代表生成文档中被重复使用的文档部分的代码；

从上述的存储器中使用上述数据编译文档输出的装置；

在上述服务中心与多个客户之间进行通讯的装置和在上述服务中心和多个收件人之间进行通讯的装置；

上述控制计算机，响应所收到的客户请求，用选定的格式和用上述存储的数据以及任何由上述客户供给的特有数据生成的内容，生成和存储输出文档，将输出文档传输给一个或多个指定的收件人。

21．如权利要求20的设备，其中上述服务中心的地理位置接近于上述收件人比接近上述客户更重要。

22．如权利要求20的设备，包括上述服务中心保存可出售文档的装置，以及响应接到的付款打印和分配上述文档的装置。

23．如权利要求20的设备，包括响应语音输出来生成文档的装置。

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