CN102609636A - 基于打印文件的信息管理系统及方法 - Google Patents
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Abstract
本发明提供一种基于打印文件的信息管理方法及系统。根据本发明的方法，先基于待打印信息的相关信息及提交信息打印请求的请求人信息来生成是否允许打印的请求信息以便相关人员予以答复，再基于相关人员允许打印的答复信息将所述待打印信息送交打印设备以便打印；此外，基于登记请求人的登记请求提供登记界面以便对已打印信息的纸件是否已经回收予以登记，由此可有效避免因机密信息的纸件外泄而导致的损失。
Description
技术领域
本发明涉及加解密领域，特别是涉及一种基于打印文件的信息管理系统及方法。
背景技术
近年来，随着IT行业的急剧发展，给各企事业单位的管理带来前所未有的挑战，其中对于日常行政管理、科研活动中涉及到的打印信息数量之大是极为惊人的。而且，员工的打印操作常常不被监管，任何员工只需要连接到网络就可以打印，至于其打印的内容、已打印的文档数量等信息，均不做任何记录，如此一则容易造成打印纸张的浪费，不利于环保；再者也容易导致机密信息的泄露，给企事业单位造成严重后果。
为避免上述问题，现有企事业单位常采用以专人来负责打印工作，并人工记录打印信息等，但是该些措施并不能从根本上解决信息外泄的问题，而且给企业带来一定的不便：虽然人工记录能确保安全性，但仍难以保证全部打印文件都被记录在册，而任何一点疏漏都可能给企业带来巨大损失。此外，人工记录需手动操作，由此会增加劳动力成本。
因此，迫切需要对现有信息进行有效管理。
发明内容
鉴于以上所述现有技术的缺点，本发明的目的在于基于打印文件的信息管理方法及系统，以确保信息的安全。
为实现上述目的及其他相关目的，本发明提供一种基于打印文件的信息管理方法，其至少包括步骤：
A)基于待打印信息的相关信息及提交信息打印请求的请求人信息来生成是否允许打印的请求信息以便相关人员予以答复；
B)基于相关人员允许打印的答复信息将所述待打印信息送交打印设备以便打印；
所述基于打印文件的信息管理方法还包括步骤：
基于请求人的登记请求提供登记界面以便对已打印信息的纸件是否已经回收予以登记。
本发明还提供一种基于打印文件的信息管理系统，其至少包括：
生成模块，用于基于待打印信息的相关信息及提交信息打印请求的请求人信息来生成是否允许打印的请求信息以便相关人员予以答复；
提交模块，用于基于相关人员允许打印的答复信息将所述待打印信息送交打印设备以便打印；
提供模块，用于基于登记请求人的登记请求提供登记界面以便对已打印信息的纸件是否已经回收予以登记。
如上所述，本发明的基于打印文件的信息管理方法及系统，具有以下有益效果：对打印文件的内容进行有效监管，在不不影响打印的前提下能完全记录打印信息；还能对核心机密的文件是否已回收进行登记，由此可解决文件打印的安全控制问题；再有，在打印监控流程中对用户的身份进行认证、对打印的内容进行加密保护、对高密级的文档进行领导审批、对打印记录进行系统自动生成等。
附图说明
图1显示为本发明的基于打印文件的信息管理方法的流程图。
图2显示为本发明的基于打印文件的信息管理系统示意图。
元件标号说明
1基于打印文件的信息管理系统
11生成模块
12提交模块
13提供模块
2打印设备
S1、S2步骤
具体实施方式
以下通过特定的具体实例说明本发明的实施方式，本领域技术人员可由本说明书所揭露的内容轻易地了解本发明的其他优点与功效。本发明还可以通过另外不同的具体实施方式加以实施或应用，本说明书中的各项细节也可以基于不同观点与应用，在没有背离本发明的精神下进行各种修饰或改变。
请参阅图1及图2。需要说明的是，本实施例中所提供的图示仅以示意方式说明本发明的基本构想，遂图式中仅显示与本发明中有关的组件而非按照实际实施时的组件数目、形状及尺寸绘制，其实际实施时各组件的型态、数量及比例可为一种随意的改变，且其组件布局型态也可能更为复杂。
如图1所示，本发明提供一种基于打印文件的信息管理方法。其中，本发明所述的方法主要由基于打印文件的信息管理系统来执行，所述基于打印文件的信息管理系统为安装在电子设备中的应用模块等。所述电子设备为一种能够按照事先存储的程序，自动、高速地进行大量数值计算和各种信息处理的现代化智能电子设备，其硬件包括但不限于微处理器、FPGA、DSP、嵌入式设备等。所述电子设备包括但不限于：网络服务器、个人计算机、手机、PDA等。
在步骤S1中，所述基于打印文件的信息管理系统基于待打印信息的相关信息及提交信息打印请求的请求人信息来生成是否允许打印的请求信息以便相关人员予以答复。
其中，所述相关信息包括与待打印信息相关联的信息，优选地，包括但不限于以下至少一项：1)名称信息；2)属性信息，其中，所述属性信息包括与待打印信息的机密程度相关的信息；优选地，所述属性信息包括但不限于：机密与非机密等。所述请求人信息包括任何一种能表明请求人身份的信息；优选地，所述请求人信息包括但不限于请求人的姓名信息、请求人的身份卡号信息等。
具体地，所述基于打印文件的信息管理系统获取提交信息打印请求的请求人信息的方式包括但不限于：1)直接由提交信息打印请求的请求人所使用的设备中获取请求人信息；例如，所述基于打印文件的信息管理系统由与自身所属电子设备通信连接且由提交信息打印请求的请求人所使用的设备中获取设备名称为“张三”，则所述基于打印文件的信息管理系统将名称“张三”作为提交信息打印请求的请求人信息；又例如，所述基于打印文件的信息管理系统与提交信息打印请求的请求人所使用的设备通信连接，并将提交信息打印请求的请求人在启动所使用的设备时输入的用户名称作为所述信息打印请求的请求人信息；2)由读卡设备提供；例如，读卡设备读取提交信息打印请求的请求人的身份卡信息，并将该身份卡信息提供给所述基于打印文件的信息管理系统。
需要说明的是，本领域技术人员应该理解，上述所述仅仅只是列示，而非对本发明的限制，事实上，任何获取提交信息打印请求的请求人信息的方式，均应包含在本发明的范围内。
具体地，所述基于打印文件的信息管理系统直接由获取待打印信息中获取待打印信息的相关信息。
例如，待打印信息a1中标注有“机密”，则所述基于打印文件的信息管理系统由待打印信息a1中获取待打印信息a1的属性信息为“机密”。
具体地，所述基于打印文件的信息管理系统直接基于待打印信息的相关信息及提交信息打印请求的请求人信息来生成是否允许打印的请求信息，并通过自身所属电子设备将所生成的请求信息直接呈现给相关人员或者通过通信网络提供给相关人员所使用的设备，以便由相关人员所使用的设备呈现给相关人员。
例如，所述基于打印文件的信息管理系统基于待打印信息a2的名称信息“a2”及提交信息打印请求的请求人信息“李四”，来生成是否允许李四打印信息a2的请求信息。
又例如，所述基于打印文件的信息管理系统基于待打印信息a2的名称信息“a3”、属性信息为“机密”及提交信息打印请求的请求人信息“12345”(即身份卡卡号)，来生成是否允许请求人“12345”打印机密信息a3的请求信息。
接着，在步骤S2中，所述基于打印文件的信息管理系统基于相关人员允许打印的答复信息将所述待打印信息送交打印设备以便打印。
此外，对于不被相关人员允许打印的待打印信息，则所述基于打印文件的信息管理系统不再予以打印。
此外，本发明的方法还包括步骤S3(未予图示)。
在步骤S3中，所述基于打印文件的信息管理系统基于登记请求人的登记请求提供登记界面以便对已打印信息的纸件是否已经回收予以登记。
此外，本发明的方法还包括记录已打印信息的相关信息及提交信息打印请求的请求人信息的步骤。
此外，本发明的方法还包括基于查询人的查询请求查询相应待打印信息的处理进程的步骤。
其中，所述处理进程包括“已打印”、“不被允许打印”、“审核中”、“未提交审核”等。
优选地，对于不同身份的请求人，所述基于打印文件的信息管理系统查询信息范围有所不同，例如，对于管理员身份的查询人，所述基于打印文件的信息管理系统查询所有待打印信息的处理进程；对于普通员工身份的查询人，所述基于打印文件的信息管理系统查询仅查询该普通员工身份的查询人提交的待打印文件的处理进程。
图2为本发明的基于打印文件的信息管理系统示意图。所述基于打印文件的信息管理系统1至少包括：生成模块11、提交模块12及提供模块13。
所述生成模块11基于待打印文件信息的相关信息及提交文件信息打印请求的请求人信息来生成是否允许打印的请求信息以便相关人员予以答复。
其中，所述相关信息包括与待打印信息相关联的信息，优选地，包括但不限于以下至少一项：1)名称信息；2)属性信息，其中，所述属性信息包括与待打印信息的机密程度相关的信息；优选地，所述属性信息包括但不限于：机密与非机密等。所述请求人信息包括任何一种能表明请求人身份的信息；优选地，所述请求人信息包括但不限于请求人的姓名信息、请求人的身份卡号信息等。
具体地，所述生成模块11获取提交文件信息打印请求的请求人信息的方式包括但不限于：1)直接由提交文件信息打印请求的请求人所使用的设备中获取请求人信息；例如，所述生成模块11由与自身所属电子设备通信连接且由提交文件信息打印请求的请求人所使用的设备中获取设备名称为“张三”，则所述基于打印文件的信息管理系统将名称“张三”作为提交文件信息打印请求的请求人信息；又例如，所述生成模块11包括获取单元(未予图示)。所述获取单元所属电子设备与提交文件信息打印请求的请求人所使用的设备通信连接，则所述获取单元将提交文件信息打印请求的请求人在启动所使用的设备时输入的用户名称作为所述信息打印请求的请求人信息；2)由读卡设备提供；例如，读卡设备读取提交文件信息打印请求的请求人的身份卡信息，并将该身份卡信息提供给所述获取单元。
需要说明的是，本领域技术人员应该理解，上述所述仅仅只是列示，而非对本发明的限制，事实上，任何获取提交文件信息打印请求的请求人信息的方式，均应包含在本发明的范围内。
具体地，所述生成模块11直接由获取待打印信息中获取待打印信息的相关信息。
例如，待打印信息a1中标注有“机密”，则所述生成模块11由待打印信息a1中获取待打印信息a1的属性信息为“机密”。
具体地，所述生成模块11直接基于待打印文件信息的相关信息及提交文件信息打印请求的请求人信息来生成是否允许打印的请求信息，并通过自身所属电子设备将所生成的请求信息直接呈现给相关人员或者通过通信网络提供给相关人员所使用的设备，以便由相关人员所使用的设备呈现给相关人员。
例如，所述生成模块11基于待打印文件信息a2的名称信息“a2”及提交文件信息打印请求的请求人信息“李四”，来生成是否允许李四打印信息a2的请求信息。
又例如，所述生成模块11基于待打印文件信息a2的名称信息“a3”、属性信息为“机密”及提交文件信息打印请求的请求人信息“12345”(即身份卡卡号)，来生成是否允许请求人“12345”打印机密信息a3的请求信息。
接着，所述提交模块12基于相关人员允许打印的答复信息将所述待打印文件信息送交打印设备2以便打印。
此外，对于不被相关人员允许打印的待打印文件信息，则所述提交模块12不再予以提交。
所述提供模块13基于登记请求人的登记请求提供登记界面以便对已打印的文件信息的纸件是否已经回收予以登记。
此外，所述基于打印文件的信息管理系统1还包括记录模块(未予图示)。所述记录模块用于记录已打印文件信息的相关信息及提交文件信息打印请求的请求人信息。
此外，所述基于打印文件的信息管理系统1还包括查询模块(未予图示)。所述查询模块用于基于查询人的查询请求查询相应待打印信息相关文件的处理进程。
其中，所述处理进程包括“已打印”、“不被允许打印”、“审核中”、“未提交审核”等。
优选地，对于不同身份的请求人，所述查询模块查询信息范围有所不同，例如，对于管理员身份的查询人，所述查询模块查询所有待打印信息的处理进程；对于普通员工身份的查询人，所述查询模块仅查询该普通员工身份的查询人提交的待打印文件的处理进程。
综上所述，本发明基于相关人员的是否允许打印的答复信息来确定是否对待打印信息进行打印，使得仅具有权限的人员才能打印机密信息，由此可确保信息的安全；而且，对于已打印信息的纸件是否被回收予以登记，由此可进一步避免因机密信息的纸件的外泄而带来的损失。所以，本发明有效克服了现有技术中的种种缺点而具高度产业利用价值。
上述实施例仅例示性说明本发明的原理及其功效，而非用于限制本发明。任何熟悉此技术的人士皆可在不违背本发明的精神及范畴下，对上述实施例进行修饰或改变。因此，举凡所属技术领域中具有通常知识者在未脱离本发明所揭示的精神与技术思想下所完成的一切等效修饰或改变，仍应由本发明的权利要求所涵盖。
Claims (10)
1.一种基于打印文件的信息管理方法，其特征在于，所述基于打印文件的信息管理方法至少包括步骤：
a)基于待打印信息的相关信息及提交信息打印请求的请求人信息来生成是否允许打印的请求信息以便相关人员予以答复；
b)基于相关人员允许打印的答复信息将所述待打印信息送交打印设备以便打印；
所述基于打印文件的信息管理方法还包括步骤：
基于登记请求人的登记请求提供登记界面以便对已打印信息的纸件是否已经回收予以登记。
2.根据权利要求1所述的基于打印文件的信息管理方法，其特征在于还包括步骤：
记录已打印信息的相关信息及提交信息打印请求的请求人信息。
3.根据权利要求1所述的基于打印文件的信息管理方法，其特征在于还包括步骤：
基于查询人的查询请求查询相应待打印信息的处理进程。
4.根据权利要求1所述的基于打印文件的信息管理方法，其特征在于：所述步骤a)还包括步骤：
基于请求人的用户名称或身份卡来获取提交信息打印请求的请求人信息。
5.根据权利要求1所述的基于打印文件的信息管理方法，其特征在于：所述相关信息包括以下至少一项：
名称信息；
属性信息。
6.一种基于打印文件的信息管理系统，其特征在于，所述基于打印文件的信息管理系统至少包括：
生成模块，用于基于待打印信息的相关信息及提交信息打印请求的请求人信息来生成是否允许打印的请求信息以便相关人员予以答复；
提交模块，用于基于相关人员允许打印的答复信息将所述待打印信息送交打印设备以便打印；
提供模块，用于基于登记请求人的登记请求提供登记界面以便对已打印信息的纸件是否已经回收予以登记。
7.根据权利要求6所述的基于打印文件的信息管理系统，其特征在于还包括：
记录模块，用于记录已打印信息的相关信息及提交信息打印请求的请求人信息。
8.根据权利要求6所述的基于打印文件的信息管理系统，其特征在于还包括：
查询模块，用于基于查询人的查询请求查询相应待打印信息的处理进程。
9.根据权利要求6所述的基于打印文件的信息管理系统，其特征在于：所述生成模块还包括：
获取单元，用于基于请求人的用户名称或身份卡来获取提交信息打印请求的请求人信息。
10.根据权利要求6所述的基于打印文件的信息管理系统，其特征在于：所述相关信息包括以下至少一项：
名称信息；
属性信息。
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