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CN102257499A - 管理持久文档集合的技术 - Google Patents

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Abstract

公开了用于创建和管理持久文档集合的各种技术和方法。数据存储被用于存储一个或多个持久文档集合。内容管理应用被用于为用户管理文档，在用户请求时创建文档的子集的一个或多个持久文档集合，以及将所述一个或多个持久文档集合存储在数据存储中。用户可从文档的子集创建一个或多个持久文档集合。用户还可修改所述一个或多个持久文档集合。可在外部应用请求时输出所述一个或多个持久文档集合的被请求的部分，使得外部应用能够下载由所述持久文档集合代表的一个或多个文档供用户进一步修改。

Description

管理持久文档集合的技术
背景
诸如微软Office SharePoint Server之类的许多文档管理应用使得用户能够在一系列列表或库中组织文档。这些文档管理应用通常可通过web浏览器或富客户机接口来访问，并使得组织容易与各种团队成员共享文档。当通过文档管理应用添加新文档时，用户通常选择将文档添加到哪个列表或库。其他用户然后可通过专门访问该库或通过在多个库上执行一个或多个查询搜索以定位一个或多个感兴趣的文档来找到该文档。
如果用户想要在一段时间上就相同的一组文档进行工作，他或她通常具有两个选项。第一个选项是该用户可多次执行搜索以持续重新定位文档。第二个选项是该用户记住哪些变化的库实际上包含他或她有兴趣进行工作的文档。然后，每次用户准备好就这些文档进行工作时，他/她必须一个一个地导航到那些相应的库来访问感兴趣的相应的文档。
概述
公开了用于创建和管理持久文档集合的各种技术和方法。在一个实现中，描述了用于创建和管理持久文档集合的系统。该系统包括用于存储一个或多个持久文档集合的数据存储。该系统还包括内容管理应用，该内容管理应用用于为用户管理文档，在用户请求时创建文档的子集的一个或多个持久文档集合，以及将所述一个或多个持久文档集合存储在数据存储中。
在另一实现中，公开了用于使得用户能够创建和管理一个或多个持久文档集合的方法。由内容管理应用管理的文档被显示供用户审阅。从用户接收到指定要被添加到持久文档集合中的至少一个文档的添加选择。用户可任选地指定关于持久文档集合的附加属性，如要分配的存储空间等。持久文档集合于是被创建并存储在数据存储中。
在又一实现中，描述了用于还允许外部应用访问和管理包含在一个或多个持久文档集合中的文档的内容管理应用的技术。用户可从文档的子集创建一个或多个持久文档集合。用户还可修改所述一个或多个持久文档集合。可在外部应用请求时输出所述一个或多个持久文档集合的被请求的部分，使得外部应用能够下载由所述持久文档集合代表的一个或多个文档供用户进一步修改。
提供本概述以便以简化形式介绍将在以下详细描述中进一步描述的一些概念。本概述并非旨在标识所要求保护的主题的关键特征或必要特征，也不旨在用于帮助确定所要求保护的主题的范围。
附图简述
图1是用于创建和管理持久文档集合的系统的一个实现的图示。
图2是用于创建和管理持久文档集合并使得外部应用能够访问这些集合的系统的另一实现的图示。
图3是用于示出向持久文档集合添加文档时所涉及的各阶段的一个实现的过程流程图。
图4是用于示出与现有的持久文档集合交互时所涉及的各阶段的一个实现的过程流程图。
图5是示出将某一计算机或位置上的文件与一个或多个持久文档集合中的对应文档同步时所涉及的各阶段的一个实现的过程流程图。
图6是示出将持久文档集合中的一个或多个文档下载到某一计算机或位置时所涉及的各阶段的一个实现的过程流程图。
图7是示出允许外部应用访问内容管理应用来与持久文档集合一起工作时所涉及的各阶段的一个实现的过程流程图。
图8是示出将所选文档添加到持久文档集合的一个实现的模拟屏幕。
图9是示出选择持久文档集合以添加所选文档的一个实现的模拟屏幕。
图10是示出创建新的持久文档集合的一个实现的模拟屏幕。
图11是示出管理现有的持久文档集合的一个实现的模拟屏幕。
图12是示出浏览所选的持久文档集合的详细内容的一个实现的模拟屏幕。
图13是一个实现的计算机系统的图示。
详细描述
在一般上下文中，此处的技术和方法可以被描述为管理持久文档集合的应用，但这些技术和方法也用于除此之外的其它目的。在一个实现中，此处所描述的一个或多个技术可被实现为诸如微软
Figure BPA00001390154400031
Office SharePoint Server之类的内容管理应用内的、或来自为多个用户管理文档的任何其它类型的程序或服务的特征。在另一实现中，此处所描述的一个或多个技术被实现为关于与内容管理应用交互的其它应用程序的特征。
在一个实现中，描述了用于使得用户能够创建持久文档集合的技术。如这里所使用的术语“持久文档集合”意为包括一组一个或多个文档，这些文档由名称或其他标识符标识，且被存储以使得一个或多个用户能够通过在稍候的时间点分配的分组来访问底层文档。在又一实现中，这些持久文档集合中的一个或多个可被一个或多个外部应用访问，以允许用户从那些外部应用进一步与它们一起工作，或允许那些外部应用独立于用户而执行其他操作。如这里所使用的术语“外部应用”意为包括与创建了持久文档集合的文档管理应用分开的应用。
图1是用于创建和管理持久文档集合的系统100的一个实现的图示。内容管理应用102负责管理由多个用户创建的各种文档。内容管理应用102使得用户能够将文档组织成各种列表和/或库。用户通过诸如web浏览器之类的用户界面106来与内容管理应用102通信。在诸如基于浏览器的情形中，内容管理应用102位于一个或多个web服务器上。用户可使用用户界面106来在内容管理应用102中浏览文档，然后创建一个或多个持久文档集合。一给定的用户可创建某一持久文档集合以将他/她想要在更为规则的基础上一起工作的文档分组在一起，而不用在内容管理应用102中通常将找到这些文档的相应的底层库或其他位置中定位这些文档。
一旦创建，持久文档集合随后被存储在诸如数据存储104之类的一个或多个数据存储中。取决于所使用的实现，内容管理应用102处理与数据存储104的交互，和/或用户界面106处理与数据存储104的交互。例如，当内容管理应用102是驻留在web服务器上的web应用，且用户界面106在web浏览器中被显示给用户时，内容管理应用102可直接处理与数据存储104的交互。在其他实现中，用户界面106可包含用于直接与数据存储104交互的逻辑，例如当用户界面和内容管理应用102被包含作为客户机计算机上的同一可执行文件的一部分时。在任一情形中，通过存储由用户创建的文档集合，相同的和/或其他用户能够在与内容管理应用102的后来的交互时更容易地访问这一分组的文档。
图2是用于创建和管理持久文档集合并使得外部应用能够访问这些集合的系统120的另一实现的图示。由于系统120包含与图1类似的组件，因此使用相同的参考标号来指示相同的组件。例如，系统120也包括内容管理应用102、数据存储104以及用户界面106。系统120还包括“知道集合的”一个或多个外部应用122。这些外部应用122知道内容管理应用102管理持久文档集合，且知道如何与内容管理应用102和数据存储104交互来检索持久文档集合以及它们所代表的底层文档。换言之，利用系统120，内容管理应用102允许一个或多个外部应用122访问和管理持久文档集合中所代表的文档。例如，外部应用122可下载文档以允许用户从外部应用122内(且独立于内容管理应用102)与那些特定文档一起工作。现在将在下面的附图中更详细地描述系统100和120。
现在转向图3-7，更详细地描述用于实现系统100和/或系统120的一个或多个实现的各阶段。在某些实现中，图2-12的过程和模拟屏幕至少部分地在计算设备500(图13)的操作逻辑中实现。
图3是示出向持久文档集合添加文档时所涉及的各阶段的一个实现的过程流程图200。由内容管理应用管理的文档被显示(阶段202)。接收指定要添加到持久文档集合的一个或多个文档的添加选择(阶段204)。换言之，从用户或程序性地接收向持久文档集合添加一个或多个所选文档的选择。如果用户想要添加所选文档的集合还不存在，则他/她可任选地创建新集合(阶段206)。用户可任选地为该持久文档集合指定附加属性(阶段208)。附加属性的一个非限制性示例包括同步频率436，同步频率指定了集合应以什么频率与下载到诸如用户的计算机之类的另一位置的文档相同步。另一非限制性示例包括盘空间属性438，指定了为存储持久文档集合的文档应分配多少盘空间。
可为持久文档集合指定的属性的又一非限制性示例包括应允许哪一个或多个外部应用能够访问该持久文档集合。这些仅仅是可向一个或多个持久文档集合分配的各种类型的属性的一些非限制性示例。在其它实现中，可使用更少或更多的附加属性。
然后持久文档集合被存储在数据存储中(阶段210)，使得创建它的用户或具有适当的安全许可的其他用户能够稍候访问它。这些步骤可被重复以允许更多的文档在稍候的时间被添加到该持久文档集合或不同的持久文档集合(阶段212)。
图4是示出与现有的持久文档集合交互时所涉及的各阶段的一个实现的过程流程图220。可使用安全许可来确定谁能够执行图4中所描述的一些或全部步骤。例如，创建了给定持久文档集合的用户可被提供将来查看和修改该持久文档集合的许可。可向其他用户授予查看和/或修改给定集合的许可，例如团队中负责与特定持久文档集合中包含的文档有关的工作的其他成员。对于控制谁能够访问给定持久文档集合来说，许多其他变型也是可能的。
作为持久文档集合的一部分的文档的列表被显示(阶段222)，例如在用户的计算机屏幕上。用户能够指定从持久文档集合移除所选文档的移除选择，而内容管理应用在接收到用户选择后处理用户选择以从指定的持久文档集合移除文档(阶段224)。另选地或另外地，用户还能够选择一个或多个文档来查看，而内容管理应用在接收到来自用户的这种选择时在用户的用户界面中显示所选文档的内容(阶段226)。
图5是示出将某一计算机或位置上的文件与一个或多个持久文档集合中的对应文档同步时所涉及的各阶段的一个实现的过程流程图240。一旦用户请求，所选持久文档集合的详细内容就被显示(阶段242)。用户可发起对持久文档集合所代表的一个或多个文档的同步(阶段244)，或同步可以编程方式来发起，例如在计划安排的基础上。驻留在计算机或用户指定的位置上的文件然后可与持久文档集合中所代表的对应文档相同步(阶段246)。
图6是示出将持久文档集合中的一个或多个文档下载到某一计算机或位置时所涉及的各阶段的一个实现的过程流程图250。一旦用户请求，所选持久文档集合的详细内容通过内容管理应用被检索，并然后在用户界面内显示给用户(阶段252)。用户可发起对持久文档集合所代表的一个或多个文档的下载操作(阶段254)，或者可以程序方式来发起下载操作。然后一个或多个文档被下载到指定的位置(阶段256)。可在稍候的时间任选地执行同步操作，以用文档的经修订的版本来更新内容管理应用(阶段258)。示例性的同步过程先前在图5中做了详细描述。
图7是示出允许外部应用访问内容管理应用来与持久文档集合一起工作时所涉及的各阶段的一个实现的过程流程图300。内容管理应用被用于为一个或多个用户管理一个或多个文档(阶段302)。用户能够在内容管理应用中创建文档的子集的持久文档集合(阶段304)。一个或多个用户能够修改持久文档集合(阶段306)。在一个实现中，使用图4的讨论中所描述的安全许可用来确定谁能够访问某一持久文档集合。一旦接收到来自外部应用对集合的请求，持久文档集合的被请求的部分被输出到外部应用(阶段308)。外部应用然后可以各种方式来使用该信息，例如允许用户在该外部应用中(而不是通过内容管理应用本身)修改文档。
现在转向图8-12，示出了模拟屏幕以示出用于系统100和/或系统120的某些实现的用户界面。这些屏幕可以在输出设备511(图13)上向用户显示。此外，这些屏幕可从输入设备512(图13)接收来自用户的输入。
图8是示出将所选文档添加到持久文档集合的一个实现的模拟屏幕400。在屏幕上所示的示例中，内容管理应用的用户正在浏览该应用的某个库中的文档。用户然后选择两个文档(分别是402和404)，并选择添加选项406来将所选文档添加到持久文档集合。此时，接着提示用户指定向什么持久文档集合添加文档，例如通过与接下去讨论的图9类似的屏幕。
图9是示出选择持久文档集合以添加所选文档的一个实现的模拟屏幕410。在所示示例中，用户能够选择一现有的持久文档集合412来向其添加所选文档，或选择创建新集合选项414。如果用户选择创建新集合选项414，则显示与马上将更详细地讨论的图10类似的屏幕。如果用户选择现有的持久文档集合412，则所选文档被简单地添加到该集合。当用户选择诸如“确认”按钮之类的完成选项416时，用户的选择被处理。用户可通过选择取消选项418来取消操作，使得所选文档不被添加到持久文档集合。
图10是示出创建新的持久文档集合的一个实现的模拟屏幕430。在用户选择了创建还不存在的新的持久文档集合的选项(例如通过选择图9上的创建新集合选项414)的实例中，示出诸如图10的屏幕。在该示例中，可提供关于该新集合的各种细节，如集合名称432、集合描述、和/或集合的其他属性。其他属性的一些非限制性示例包括同步频率436、对该集合将允许的盘存储空间的量438、和/或该持久文档集合可与其共享文档的外部应用440。在其他实现中可使用关于某一持久文档集合的许多其他类型的属性和/或信息。这些仅仅是为了说明起见而在此示出的。
现在转向图11，示出管理现有的持久文档集合的一个实现的模拟屏幕450。在该示例中，用户已选择了查看他被允许查看和/或编辑的一个或多个持久文档集合的选项。一旦选择了列表458中的某一持久文档集合，例如“Jane的文档”，用户于是能够选择一个或多个选项来对该集合执行。例如，用户可选择查看/编辑选项452来查看和/或编辑该集合的内容。在这一情形中，可显示类似于图12中所示的屏幕来允许用户查看和/或编辑所选持久文档集合，这将马上进行讨论。用户可选择删除选项456来删除所选持久文档集合。如果用户想要完全地创建新的持久文档集合，则他/她可选择“添加新的”选项454。
图12是示出浏览所选的持久文档集合的详细内容的一个实现的模拟屏幕470。在该示例中，称为“Jane的文档”的集合是用户选择来更详细地进行查看的集合。一旦双击或以其他方式选择了查看选项，用户可查看某一文档的实际内容。例如，如果用户双击文档472，则将在可读取该文件格式的查看器或其他程序中的屏幕上显示项目说明文档的实际内容。如果用户双击了项目预算电子数据表474，则将在可读取该文件格式的查看器或程序中的屏幕上显示项目预算电子数据表474的实际内容。另选地或另外地，可同时对持久文档集合中的多个文档执行操作，例如将所选的文档同步到本地机器等。
如图13中所示，用于实现该系统的一个或多个部分的示例性计算机系统包括诸如计算设备500等的计算设备。在其最基本的配置中，计算设备500通常包括至少一个处理单元502和存储器504。取决于计算设备的确切配置和类型，存储器504可以是易失性的(如RAM)、非易失性的(如ROM、闪存等)或是两者的某种组合。该最基本配置在图13中由虚线506示出。
另外，设备500还可具有附加特征/功能。例如，设备500还可包含附加存储(可移动和/或不可移动)，包括但不限于磁盘、光盘或磁带。这样的附加存储在图13中由可移动存储508和不可移动存储510示出。计算机存储介质包括以用于存储诸如计算机可读指令、数据结构、程序模块或其他数据等信息的任何方法或技术实现的易失性和非易失性、可移动和不可移动介质。存储器504、可移动存储508和不可移动存储510都是计算机存储介质的示例。计算机存储介质包括但不限于，RAM、ROM、EEPROM、闪存或其它存储器技术、CD-ROM、数字多功能盘(DVD)或其它光存储、磁带盒、磁带、磁盘存储或其它磁存储设备、或者可用于存储所需信息并且可由设备500访问的任何其它介质。任何这样的计算机存储介质可以是设备500的一部分。
计算设备500包括允许计算设备500与其它计算机/应用514通信的一个或多个通信连接515。设备500还可具有诸如键盘、鼠标、笔、语音输入设备、触摸输入设备等的输入设备512。还可以包括诸如显示器、扬声器、打印机等的输出设备511。这些设备在本领域中公知并且无需在此处详细讨论。
尽管用结构特征和/或方法动作专用的语言描述了本主题，但可以理解，所附权利要求书中定义的主题不必限于上述具体特征或动作。相反，上述具体特征和动作是作为实现权利要求的示例形式公开的。落入在此处所述和/或所附权利要求所描述的实现的精神的范围内的所有等效方案、更改和修正都期望受到保护。
例如，计算机软件领域普通技术人员将认识到，此处所讨论的示例可以在一个或多个计算机上不同地组织来包括比这些示例中所描绘的更少或更多选项或特征。

Claims (15)

1.一种用于创建和管理持久文档集合的系统，包括：
用于存储一个或多个持久文档集合的数据存储(104)以及
内容管理应用(102)，所述内容管理应用能够用于为多个用户(102)管理文档，在用户请求(102)时创建文档的子集的一个或多个持久文档集合，以及将所述一个或多个持久文档集合(102)存储在数据存储(104)中。
2.如权利要求1所述的系统，其特征在于，所述内容管理应用还能够用于接收来自外部应用对关于所述一个或多个持久文档集合的至少一部分的集合信息的请求，以及响应于来自外部应用(226)的请求，所述内容管理应用还能够用于从所述数据存储检索所述集合信息并将所述集合信息返回给所述外部应用(122)。
3.如权利要求2所述的系统，其特征在于，被提供给所述外部应用的所述集合信息由所述外部应用使用，以允许所述多个用户中的至少一个用户管理由所述集合信息所代表的一个或多个文档(308)。
4.如权利要求1所述的系统，其特征在于，还包括：
外部应用(122)，所述外部应用能够用于向所述内容管理应用请求关于所述一个或多个持久文档集合的至少一部分的集合信息，以使得所述多个用户中的至少一个用户能够下载所述集合信息(122)所代表的所述一个或多个文档。
5.如权利要求4所述的系统，其特征在于，所述外部应用能够用于下载所述集合信息(122)所代表的所述一个或多个文档。
6.如权利要求4所述的系统，其特征在于，所述外部应用能够用于修改所述集合信息(122)所代表的所述一个或多个文档。
7.如权利要求1所述的系统，其特征在于，所述内容管理应用还能够用于使得所述一个或多个持久文档集合的至少一部分所代表的文档被下载供进一步修改(256)。
8.如权利要求1所述的系统，其特征在于，所述内容管理应用还能够用于使得所述一个或多个持久文档集合的至少一部分所代表的文档与驻留在所述多个用户中相应的一个用户所指定的计算机上的文件相同步(246)。
9.如权利要求1所述的系统，其特征在于，所述内容管理应用是从客户机侧web浏览器(106)接收用户输入的基于浏览器的应用(102)。
10.如权利要求1所述的系统，其特征在于，所述内容管理应用还能够用于向所述一个或多个持久文档集合分配一个或多个属性(208)。
11.一种用于创建和管理持久文档集合的方法，包括以下步骤：
显示由内容管理应用管理的多个文档(202)；
接收指定要添加到持久文档集合的所述多个文档中的至少一个文档的添加选择(204)；以及
将所述持久文档集合存储在数据存储中(210)。
12.如权利要求11所述的方法，其特征在于，进一步包括：
在稍候的时间点，接收指定要添加到一不同的持久文档集合的所述多个文档中的另外的一个或多个文档的另一添加选择(212)。
13.如权利要求11所述的方法，其特征在于，进一步包括：
在稍候的时间点，接收指定所述多个文档中的所述至少一个或多个文档要从所述持久文档集合中被移除(224)。
14.如权利要求11所述的方法，其特征在于，还包括下列步骤：
使得用户能够下载由所述持久文档集合所代表的文档的至少一部分供进一步修改(256)。
15.如权利要求11所述的方法，其特征在于，还包括下列步骤：
使得用户能够将所述持久文档集合所代表的文档的至少一部分与驻留在所述用户指定的计算机上的文件相同步(246)。
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