CN108074079A - 工程变更管理信息系统的会议管理方法及系统 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种工程变更管理信息系统的会议管理方法及系统，其中，方法包括：定义参会确认及会议管理所需的字段；根据参会确认及会议管理所需的字段生成会议表；当有会议需求时，由CIMIS发起向需要参会的人员发送会议邀请与参会确认的邮件；受到邀请的参会人员在邮件正文按要求回复邮件，反馈信息会自动存储到CIMIS的会议表中；当会议开始时，实际出席情况与其之前回复的不同，在CIMIS中手动更新会议表中该人员相关的参会状态；在会议结束后，向参会的人员发送会议纪要，将会议纪要的存储链接添加至会议表的相应字段中，实现会议的管理。该方法能够将所有和会议相关的信息串联到一起，方便组织、查询会议，节省会议管理时间，提高会议管理效率。

Description

工程变更管理信息系统的会议管理方法及系统

技术领域

本发明涉及工程变更管理技术领域，特别涉及一种工程变更管理信息系统的会议管理方法及系统。

背景技术

现有技术中，一些办公自动化类软件包含会议管理，但是因为使用不方便几乎没人使用。相关软件虽然有会议邀请等功能，如果被邀请人不能参加会议无法通过软件指派他人；并且每一个邮件是独立的，不同邮件中的会议日程和会议纪要不能共享。这种情况下同一个会议相关的所有事项没有专门的数据库来管理，因此在会议管理上可能需要使用多个工具，造成信息不聚拢，检索不方便等问题。

发明内容

本发明旨在至少在一定程度上解决上述相关技术中的技术问题之一。

为此，本发明的一方面目的在于提出一种工程变更管理信息系统的会议管理方法。该方法能够方便组织、查询会议，节省会议管理时间，提高会议管理效率。

本发明的另一方面目的在于提出一种工程变更管理信息系统。

为了实现上述目的，本发明的一方面实施例公开了一种工程变更管理信息系统的会议管理方法，包括以下步骤：定义参会确认及会议管理所需的字段；根据所述参会确认及会议管理所需的字段生成会议表；当有会议需求时，由CIMIS发起向需要参会的人员发送会议邀请与参会确认的邮件；受到邀请的参会人员回复邮件、并在邮件正文按要求回复、然后发送邮件，参会人员的反馈信息会自动存储到CIMIS的会议表中，同时发送邀请的人员会在回复邮件中看到反馈信息；当会议开始时，如果参会人员的实际出席情况与其之前回复的不同，需在CIMIS中手动更新会议表中该人员相关的参会状态；在会议结束后，向参会的人员用上述相同的方法发送会议纪要，并将会议纪要的存储链接添加至会议表的相应字段中，使会议纪要可随时被查看，，实现会议的管理。

本发明实施例的工程变更管理信息系统的会议管理方法，通过定义参会确认及会议管理所需的字段建立会议表；在会议之前向需要参会的人员发出邀请及参会确认，在会议进行中确认参会的人员的出席情况，在会后发送会议纪要，并将所有信息输入至在会议表的相应字段中，实时更新会议表，实现会议管理。该方法能够将所有和会议相关的信息串联到一起，方便组织、查询会议，节省会议管理时间，提高会议管理效率。

在一些示例中，所述当有会议需求时，向需要参会的人员发送会议邀请与参会确认，包括：向需要参会的人员发送会议邀请与参会确认邮件，以便所述需要参会的人员填写相应的反馈信息，其中，所述反馈信息包括是否如期参加、请代表参加和是否请假的信息。

在一些示例中，受到邀请的所述参会人员回复邮件、并在邮件正文按要求回复、然后发送邮件，参会人员的反馈信息会自动存储到CIMIS的会议表中，同时发送邀请的人员会在回复邮件中看到反馈信息，包括：将是否如期参加、请代表参加和是否请假的信息填写至所述会议表的相应字段中。

在一些示例中，当会议开始时，根据参会人员的实际出席情况更新所述会议表中该人员相关的参会状态，包括：当实际参会状态与所述参会确认不同时，将需要参会的人员中实际出席的人员的参会状态修改为正常出席状态，并填写至所述会议表的相应字段中；将需要参会的人员中实际未出席的人员的参会状态修改为未出席状态，并填写至所述会议表的相应字段中。

在一些示例中，工程变更管理信息系统的会议管理方法还包括：在会议结束后，可根据所述会议表查询会议日程、会议纪要、会议邀请、参会确认、会议打卡的情况。

在一些示例中，与所述会议相关的文件的附件或者超链接地址存储在所述会议表的相关字段中。

本发明的另一方面的实施例公开了一种工程变更管理信息系统，可以执行：定义参会确认及会议管理所需的字段；根据所述参会确认及会议管理所需的字段生成会议表；当有会议需求时，由CIMIS发起向需要参会的人员发送会议邀请与参会确认的邮件；受到邀请的参会人员回复邮件、并在邮件正文按要求回复、然后发送邮件，参会人员的反馈信息会自动存储到CIMIS的会议表中，同时发送邀请的人员会在回复邮件中看到反馈信息；当会议开始时，如果参会人员的实际出席情况与其之前回复的不同，需在CIMIS中手动更新会议表中该人员相关的参会状态；在会议结束后，向参会的人员用上述相同的方法发送会议纪要，并将会议纪要的存储链接添加至会议表的相应字段中，使会议纪要可随时被查看，实现会议的管理。

本发明实施例的工程变更管理信息系统，通过定义参会确认及会议管理所需的字段建立会议表；在会议之前向需要参会的人员发出邀请及参会确认，在会议进行中确认参会的人员的出席情况，在会后给参会人员发送会议纪要，并将所有信息输入至在会议表的相应字段中，实时更新会议表，实现会议管理。该系统能够将所有和会议相关的信息串联到一起，方便组织、查询会议，节省会议管理时间，提高会议管理效率。

本发明的附加方面和优点将在下面的描述中部分给出，部分将从下面的描述中变得明显，或通过本发明的实践了解到。

附图说明

本发明的上述的或附加的方面和优点结合下面附图对实施例的描述中将变得明显和容易理解，其中：

图1是根据本发明一个实施例的工程变更管理信息系统的会议管理方法的流程图。

具体实施方式

下面详细描述本发明的实施例，所述实施例的示例在附图中示出，其中自始至终相同或类似的标号表示相同或类似的元件或具有相同或类似工程的元件。下面通过参考附图描述的实施例是示例性的，仅用于解释本发明，而不能理解为对本发明的限制。

以下结合附图描述根据本发明实施例的工程变更管理信息系统的会议管理方法及系统。

图1是根据本发明一个实施例的工程变更管理信息系统的会议管理方法的流程图。如图1所示，该工程变更管理信息系统的会议管理方法，包括以下步骤：

S1：定义参会确认及会议管理所需的字段。

具体来说，定义参会确认和会议管理信息的字段，其中，包括参会人员、时间、地点等会议信息，也包括会议出席、纪要等会议内容。

S2：根据参会确认及会议管理所需的字段生成会议表。

根据定义的参会确认及会议管理所需的字段在工程变更管理信息系统中生成会议表。

在具体示例中，会议表为会议管理的统筹，随着会议的准备、进行以及结束，相应的信息会被实时添加至会议表当中。

S3：当有会议需求时，由CIMIS发起向需要参会的人员发送会议邀请与参会确认的邮件。

根据实际需要和会议表中内容，当有会议需求时，向需要参会的人员发送会议邀请与参会确认。

在具体示例中，可以通过邮件等方式来向需要所有参会的人员发送会议邀请与参会确认。

S4：受到邀请的参会人员回复邮件、并在邮件正文按要求回复、然后发送邮件，参会人员的反馈信息会自动存储到CIMIS的会议表中，同时发送邀请的人员会在回复邮件中看到反馈信息。

在需要参会的人员接收到会议邀请后，需要对其进行反馈(回复邮件)，其中，反馈信息包括是否如期参加、请代表参加和是否请假的信息。例如：当需要参会的人员甲不能如期参加会议时，可以在邮件中填写请假对应的编号，也可以指派代表乙来带他参加会议，指派人员也有对应的编号，编号列表在邮件下方。

当收到需要参会的人员的回复邮件后，系统会提取反馈信息，例如：是否如期参加、是否请代表参加和是否请假等信息。然后系统会将这些反馈信息自动接收到会议表的相应字段中，并实时更新会议表。

S5：当会议开始时，如果参会人员的实际出席情况与其之前回复的不同，需在CIMIS中手动更新会议表中该人员相关的参会状态。

具体来说，根据需要参会的人员的出席情况，更新会议表中该人员相关的参会状态。在具体示例中，需要参会的人员的出席情况可以根据签到、打卡等常规手段确定，也可以在工程变更管理信息系统中设置。

进一步地，如果实际出席状态与之前参会确认相同则无需修改，如果不同，需要手动在CIMIS中的会议表中更正。出席情况可以包括正常出席和未出席，根据实际出席情况，将需要参会的人员的参会状态修改为正常出席或者未出席状态，并将其填入会议表的相应字段中，更新会议表中该人员相关的参会状态。当然，出席情况还包括是否指派代表、是否迟到等细节，也可以被选择性地添加至会议表的相应字段中。

S6：在会议结束后，向参会的人员用上述相同的方法发送会议纪要，并将会议纪要的存储链接添加至会议表的相应字段中，使会议纪要可随时被查看，实现会议的管理。

具体来说，在会议结束后，向参会的人员用上述相同的方法发送会议纪要，并将会议纪要的存储链接添加至至会议表的相应字段中，使会议纪要可随时被查看，实现会议管理。

在具体的示例中，上述与会议相关的文件的附件或者超链接地址都可以存储会议表的相关字段中。例如：可以将会议相关的会议日程、会议纪要、会议邀请、参会确认、会议打卡的情况等信息通过超链接的形式存储在会议表的相关字段中。这样，即是在会议结束后，也能在会议表中查询到会议的相关内容，非常方便。

本发明实施例的工程变更管理信息系统的会议管理方法，通过定义参会确认及会议管理所需的字段建立会议表；在会议之前向需要参会的人员发出邀请及参会确认，在会议进行中确认参会的人员的出席情况，在会后给参会人员发送会议纪要，并将所有信息输入至在会议表的相应字段中，实时更新会议表，实现会议管理。该方法能够将所有和会议相关的信息串联到一起，方便组织、查询会议，节省会议管理时间，提高会议管理效率。

该发明实施例的另一方面还提出一种工程变更管理信息系统，该系统可以只执行：定义参会确认及会议管理所需的字段；根据参会确认及会议管理所需的字段生成会议表；当有会议需求时，由CIMIS发起向需要参会的人员发送会议邀请与参会确认的邮件；受到邀请的参会人员回复邮件、并在邮件正文按要求回复、然后发送邮件，参会人员的反馈信息会自动存储到CIMIS的会议表中，同时发送邀请的人员会在回复邮件中看到反馈信息；当会议开始时，如果参会人员的实际出席情况与其之前回复的不同，需在CIMIS中手动更新会议表中该人员相关的参会状态；在会议结束后，向参会的人员用上述相同的方法发送会议纪要，并将会议纪要的存储链接添加至会议表的相应字段中，使会议纪要可随时被查看，实现会议的管理。

需要说明的是，前述对工程变更管理信息系统的会议管理方法实施例的解释说明也适用于该工程变更管理信息系统，此处不再赘述。

本发明实施例的工程变更管理信息系统，通过定义参会确认及会议管理所需的字段建立会议表；在会议之前向需要参会的人员发出邀请及参会确认，在会议进行中确认参会的人员的出席情况，在会后接收给参会人员发送会议纪要反馈，并将所有信息输入至在会议表的相应字段中，实时更新会议表，实现会议管理。该系统能够将所有和会议相关的信息串联到一起，方便组织、查询会议，节省会议管理时间，提高会议管理效率。

在本说明书的描述中，参考术语“一个实施例”、“一些实施例”、“示例”、“具体示例”、或“一些示例”等的描述意指结合该实施例或示例描述的具体特征、结构、材料或者特点包含于本发明的至少一个实施例或示例中。在本说明书中，对上述术语的示意性表述不是必须针对的是相同的实施例或示例。而且，描述的具体特征、结构、材料或者特点可以在任一个或多个实施例或示例中以合适的方式结合。此外，在不相互矛盾的情况下，本领域的技术人员可以将本说明书中描述的不同实施例或示例以及不同实施例或示例的特征进行结合和组合。

尽管上面已经示出和描述了本发明的实施例，可以理解的是，上述实施例是示例性的，不能理解为对本发明的限制，本领域的普通技术人员在本发明的范围内可以对上述实施例进行变化、修改、替换和变型。

Claims (7)

1.一种工程变更管理信息系统的会议管理方法，其特征在于，包括以下步骤：

定义参会确认及会议管理所需的字段；

根据所述参会确认及会议管理所需的字段生成会议表；

当有会议需求时，由CIMIS发起向需要参会的人员发送会议邀请与参会确认的邮件；

受到邀请的所述参会人员回复邮件、并在邮件正文按要求回复、然后发送邮件，所述参会人员的反馈信息会自动存储到所述CIMIS的会议表中，同时发送邀请的人员会在所述回复邮件中看到反馈信息；

当会议开始时，如果所述参会人员的实际出席情况与其之前回复的不同，需在所述CIMIS中手动更新所述会议表中该人员相关的参会状态；

在会议结束后，向所述参会的人员用上述相同的方法发送会议纪要，并将所述会议纪要的存储链接添加至所述会议表的相应字段中，使所述会议纪要可随时被查看，，实现会议的管理。

2.根据权利要求1所述的工程变更管理信息系统的会议管理方法，其特征在于，所述当有会议需求时，由CIMIS发起向需要参会的人员发送会议邀请与参会确认的邮件；受到邀请的参会人员回复邮件、并在邮件正文按要求回复、然后发送邮件，包括：

向需要参会的人员发送会议邀请与参会确认邮件，以便所述需要参会的人员填写相应的反馈信息，其中，所述反馈信息包括是否如期参加、请代表参加和是否请假的信息。

3.根据权利要求2所述的工程变更管理信息系统的会议管理方法，其特征在于，所述参会人员的反馈信息会自动存储到CIMIS的会议表中，同时所述发送邀请的人员会在回复邮件中看到反馈信息，包括：

参会人员的反馈邮件中的反馈信息，如是否如期参加、请代表参加和是否请假的信息会自动存储到CIMIS的会议表中，同时所述发送邀请的人员会在回复邮件中看到反馈信息。

4.根据权利要求1所述的工程变更管理信息系统的会议管理方法，其特征在于，当会议开始时，如果参会人员的实际出席情况与其之前回复的不同，需在CIMIS中手动更新会议表中该人员相关的参会状态，包括：

如果实际参会状态与所述参会确认状态不同时，将参会人员中实际出席的人员的参会状态修改为正常出席状态，在CIMIS中填写至所述会议表的相应字段中；

如果实际参会状态与所述参会确认状态不同时，将参会人员中实际未出席的人员的参会状态修改为未出席状态或对应的其它状态，在CIMIS中填写至所述会议表的相应字段中。

5.根据权利要求1所述的工程变更管理信息系统的会议管理方法，其特征在于，还包括：

在会议结束后，可根据所述会议表查询会议日程、会议纪要、会议邀请、参会确认、会议打卡的情况。

6.根据权利要求1-5任一项所述的工程变更管理信息系统的会议管理方法，其特征在于，其中，与所述会议相关的文件的附件或者超链接地址存储在所述会议表的相关字段中。

7.一种工程变更管理信息系统，其特征在于，执行根据权利要求1-6任一项所述的会议管理方法。