BE1022301B1

BE1022301B1 - METHOD AND SYSTEM FOR MANAGING INTERNSHIP AND COMMUNICATION DURING A RECRUITMENT PROCESS

Info

Publication number: BE1022301B1
Application number: BE2014/5112A
Authority: BE
Inventors: Tom VERLINDEN
Original assignee: The House of His Royal Majesty the Customer
Priority date: 2014-12-10
Filing date: 2014-12-10
Publication date: 2016-03-14

Abstract

De onderhavige uitvinding heeft betrekking op een computer-geïmplementeerde werkwijze voor het beheren van aan een rekruteringsproces gekoppelde activiteiten en de daarbij horende communicatie, waarbij de activiteiten afhankelijk zijn van het stadium waarin de kandidaat zich bevindt in een rekruteringsproces. Verder heeft de onderhavige uitvinding ook betrekking op een systeem en het gebruik van dergelijk systeem geschikt voor het beheren van aan een rekruteringsproces gekoppelde activiteiten en de daarbij horende communicatie, waarbij de activiteiten afhankelijk zijn van het stadium waarin de kandidaat zich bevindt in een rekruteringsproces.The present invention relates to a computer-implemented method for managing activities related to a recruitment process and the associated communication, the activities being dependent on the stage at which the candidate is in a recruitment process. Furthermore, the present invention also relates to a system and the use of such a system suitable for managing activities related to a recruitment process and the associated communication, the activities being dependent on the stage at which the candidate is in a recruitment process.

Description

WERKWIJZE EN SYSTEEM VOOR HET BEHEER VAN STAGES EN COMMUNICATIE TIJDENS EEN REKRUTERINGSPROCESMETHOD AND SYSTEM FOR MANAGING INTERNSHIP AND COMMUNICATION DURING A RECRUITMENT PROCESS

TECHNISCH VELDTECHNICAL FIELD

De onderhavige uitvinding heeft betrekking op een werkwijze voor het beheren van aan een rekruteringsproces gekoppelde activiteiten en de daarbij horende communicatie tussen uitzendkantoor en kandidaat. Verder heeft de uitvinding nog betrekking op een systeem geschikt voor het beheren van aan een rekruteringsproces gekoppelde activiteiten en de daarbij horende communicatie tussen uitzendkantoor en kandidaat.The present invention relates to a method for managing activities linked to a recruitment process and the associated communication between employment agency and candidate. The invention furthermore relates to a system suitable for managing activities linked to a recruitment process and the associated communication between employment agency and candidate.

ACHTERGRONDBACKGROUND

De uitzendsector betracht het invullen van openstaande vacatures. Hiervoor gaat een uitzendconsulent actief op zoek naar kandidaten en beheert hij/zij spontane sollicitaties op genoemde openstaande vacatures. Echter, van een groot aantal kandidaten die geschikt worden geacht voor een vacature, wordt slechts een aantal geselecteerd en nog minder kandidaten wordt uiteindelijk een job aangeboden. De conversie van kandidaten naar ingevulde vacatures is relatief laag.The temporary employment sector aims to fill vacancies. For this purpose, a temporary employment consultant actively seeks out candidates and manages spontaneous applications for the aforementioned vacancies. However, of a large number of candidates who are considered suitable for a vacancy, only a few are selected and even fewer candidates are eventually offered a job. The conversion of candidates to filled vacancies is relatively low.

Een gevolg van deze lage conversie is dat een uitzendconsulent een grote deel van zijn of haar tijd besteed aan het communiceren met de kandidaten en het registeren van de vorderingen die elke kandidaat maakt tijdens het rekruteringsproces.A consequence of this low conversion is that a temporary employment consultant spends a great deal of his or her time communicating with the candidates and registering the progress each candidate makes during the recruitment process.

Zo omschrijft WO 2013/078399 een systeem dat voor elke kandidaat, een profiel dat gegevens omvat, aanmaakt en dit profiel steeds actueel houdt aan de hand van activiteiten gerelateerd aan de kandidaatswerksituatie. Deze gegevens worden aangewend bij het invullen van sollicitaties en gebruikt in zoekopdrachten.For example, WO 2013/078399 describes a system that creates a profile that contains data for each candidate and keeps this profile up-to-date based on activities related to the candidate's work situation. This data is used when filling in applications and used in searches.

Dergelijke systemen zorgen er voor dat een uitzendconsulent minder tijd spendeert aan administratieve taken. Er is echter nog steeds een vraag naar aanvullende systemen die een uitzendconsulent nog meer kunnen ontlasten van administratieve taken. De onderhavige uitvinding biedt een oplossing voor minstens deel van de genoemde tekortkomingen van huidige systemen en werkwijzen.Such systems ensure that a temporary employment consultant spends less time on administrative tasks. However, there is still a demand for additional systems that can relieve a temporary employment consultant even more of administrative tasks. The present invention provides a solution for at least part of the aforementioned shortcomings of current systems and methods.

SAMENVATTINGSUMMARY

In een eerste aspect heeft de uitvinding betrekking op een computer-geïmplementeerde werkwijze voor het beheren van activiteiten en communicatie in een rekruteringsproces omvattende: het onderbrengen van meerdere kandidaatsprofielen, elk profiel omvattende gegevens van een kandidaat, via een ingeefmodule in een databank; het toekennen van een stage aan elk kandidaatsprofiel ondergebracht in genoemde databank; het toekennen van taken via een taakmodule overeenkomstig de toegekende stage; het uitzenden van een communicatiedocument overeenkomstig de gegenereerde taak door een communicatiemodule, waarbij de stages afhankelijk zijn van het stadium waarin de kandidaat zich bevindt in een rekruteringsproces en de taakmodule een set van vooraf gedefinieerde taken omvat per stage.In a first aspect, the invention relates to a computer-implemented method for managing activities and communication in a recruitment process comprising: accommodating a plurality of candidate profiles, each profile comprising data of a candidate, via an input module in a database; assigning an internship to each candidate profile placed in said database; assigning tasks via a task module in accordance with the awarded internship; sending a communication document according to the generated task by a communication module, the internships being dependent on the stage at which the candidate is in a recruitment process and the task module comprising a set of predefined tasks per internship.

De werkwijze zorgt er voor dat tenminste een deel van de activiteiten van een uitzendconsulent geautomatiseerd worden en dat een kandidaat steeds over de meest recente informatie beschikt op het moment dat genoemde kandidaat dit nodig heeft.The method ensures that at least a part of the activities of a temporary employment consultant are automated and that a candidate always has the most recent information at the moment that said candidate needs it.

In een tweede aspect voorziet de uitvinding in een systeem voor het beheer van aan stages gekoppelde activiteiten en communicatie in een rekruteringsproces omvattende: - een centrale server, - een databank omvattende gegevens van meerdere kandidaatsprofielen, operatief in communicatieve verbinding met genoemde server; - een ingeefmodule voor het ingeven van gegevens betreffende een of meerdere kandidaatsprofielen in genoemde databank, operatief in communicatieve verbinding met genoemde server; - een taakmodule voor het opstellen en beheren van een reeks van een of meerdere vooraf gedefinieerde, stage-specifieke taken, operatief in communicatieve verbinding met genoemde server; - een communicatiemodule, operatief in communicatieve verbinding met genoemde server, voor het verzenden en ontvangen van gegevens tussen genoemde server en een externe server; waarbij genoemde taakmodule de genoemde communicatiemodule aanstuurt afhankelijk van gegevens opgeslagen op genoemde databank.In a second aspect, the invention provides a system for managing stage-linked activities and communication in a recruitment process comprising: - a central server, - a database comprising data from multiple candidate profiles, operatively in communicative connection with said server; - an entry module for entering data concerning one or more candidate profiles in said database, operatively in communication with said server; - a task module for setting up and managing a series of one or more predefined, stage-specific tasks, operatively in communicative connection with said server; - a communication module, operatively in communicative connection with said server, for sending and receiving data between said server and an external server; wherein said task module controls said communication module depending on data stored on said database.

Het systeem is voorzien van de nodige modules voor het ingeven van nieuwe kandidaten in de databank, voor het genereren van een lijst met taken per kandidaat telkens genoemde kandidaat van stage veranderd in een rekruteringsproces en het genereren en uitsturen van minstens deels van de communicatiedocumenten tijdens een rekruteringsproces. Het systeem verlicht de werklast van een uitzendconsulent waardoor deze zich meer kan toeleggen op taken die een grotere meerwaarde genereren voor het uitzendkantoor.The system is equipped with the necessary modules for entering new candidates in the database, for generating a list of tasks per candidate, each candidate mentioned on an internship changed in a recruitment process and generating and sending out at least part of the communication documents during a recruitment process. The system reduces the workload of a temporary employment consultant so that they can concentrate more on tasks that generate greater added value for the temporary employment agency.

In een derde aspect voorziet de uitvinding in een gebruik van een systeem volgens het tweede aspect van de uitvinding in een werkwijze volgens het eerste aspect van de uitvinding.In a third aspect, the invention provides a use of a system according to the second aspect of the invention in a method according to the first aspect of the invention.

BESCHRIJVING VAN DE FIGURENDESCRIPTION OF THE FIGURES

De expliciete karakteristieken, voordelen en objectieven van de onderhavige uitvinding zullen verder duidelijk worden voor de vakman in het technisch veld van de uitvinding na lezen van de hier volgende gedetailleerde beschrijving van de uitvoeringsvorm van de uitvinding en van de figuren hierin bijgesloten. De figuren dienen daartoe de uitvinding verder toe te lichten, zonder daarbij de omvang van de uitvinding te beperken.The explicit characteristics, advantages and objectives of the present invention will further become apparent to those skilled in the art of the invention after reading the following detailed description of the embodiment of the invention and of the figures included herein. To that end, the figures should further illustrate the invention, without thereby limiting the scope of the invention.

Figuur 1 geeft een schematische voorstelling weer van een rekruteringsproces.Figure 1 shows a schematic representation of a recruitment process.

Figuur 2 geeft een overzicht weer van de verschillende stages 1-7 die een kandidaat doorloopt bij een rekruteringsproces van een uitzendkantoor.Figure 2 shows an overview of the various internships 1-7 that a candidate goes through during a recruitment process at an employment agency.

GEDETAILLEERDE BESCHRIJVING VAN DE UITVINDINGDETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION

Tenzij anders gedefinieerd hebben alle termen die gebruikt worden in de beschrijving van de uitvinding, ook technisch en wetenschappelijke termen, de betekenis zoals ze algemeen begrepen worden door de vakman in het technisch veld van de uitvinding.Unless defined otherwise, all terms used in the description of the invention, including technical and scientific terms, have the meaning as generally understood by those skilled in the art of the invention.

Voor een betere beoordeling van de beschrijving van de uitvinding, worden de volgende termen expliciet uitgelegd. "Een", "de" en "het" refereren in dit document naar zowel het enkelvoud als het meervoud tenzij de context duidelijk anders veronderstelt. Bijvoorbeeld, "een vacature" betekent een of meer dan een vacature.For a better assessment of the description of the invention, the following terms are explicitly explained. "A", "de" and "het" in this document refer to both the singular and the plural unless the context clearly assumes otherwise. For example, "a job opening" means one or more than one job opening.

Wanneer "ongeveer" of "rond" in dit document gebruikt wordt bij een meetbare grootheid, een parameter, een tijdsduur of moment, en dergelijke, dan worden variaties bedoeld van +/-20% of minder, bij voorkeur +/-10% of minder, meer bij voorkeur +/-5% of minder, nog meer bij voorkeur +/-1% of minder, en zelfs nog meer bij voorkeur +/-0.1% of minder dan en van de geciteerde waarde, voor zoverre zulke variaties van toepassing zijn in de beschreven uitvinding. Hier moet echter wel onder verstaan worden dat de waarde van de grootheid waarbij de term "ongeveer" of "rond" gebruikt wordt, zelf specifiek wordt bekendgemaakt.When "about" or "round" is used in this document for a measurable quantity, a parameter, a duration or moment, and the like, variations are meant of +/- 20% or less, preferably +/- 10% or less, more preferably +/- 5% or less, even more preferably +/- 1% or less, and even more preferably +/- 0.1% or less than and of the quoted value, insofar as such variations of are applicable in the described invention. However, it must be understood here that the value of the quantity at which the term "about" or "round" is used is itself specifically disclosed.

De termen "omvatten", "omvattende", "bestaan uit", "bestaande uit", "voorzien van", "bevatten", "bevattende", "behelzen", "behelzende", "inhouden", "inhoudende" zijn synoniemen en zijn inclusieve of open termen die de aanwezigheid van wat volgt aanduiden, en die de aanwezigheid niet uitsluiten of beletten van andere componenten, kenmerken, elementen, leden, stappen, gekend uit of beschreven in de stand der techniek.The terms "include", "comprising", "consist of", "consisting of", "provided with", "contain", "containing", "include", "including", "contents", "contents" are synonyms and are inclusive or open terms indicating the presence of what follows, and which do not preclude or preclude the presence of other components, features, elements, members, steps, known from or described in the prior art.

Het citeren van numerieke intervallen door de eindpunten omvat alle gehele getallen, breuken en/of reële getallen tussen de eindpunten, deze eindpunten inbegrepen.The citation of numerical intervals by the end points includes all integers, fractions and / or real numbers between the end points, including these end points.

De term "uitzendkantoor" verwijst naar een bedrijf dat openstaande vacatures invult voor andere bedrijven. Synoniemen zijn rekruteringskantoor, selectiekantoor, interim bureau, werkwinkel, ...The term "employment agency" refers to a company that fills vacancies for other companies. Synonyms are recruitment office, selection office, interim agency, work shop, ...

De term "uitzendconsulent" verwijst naar een medewerker van een uitzendkantoor. Een synoniem hiervoor is uitzendmedewerker.The term "temporary employment consultant" refers to an employee of an employment agency. A temporary worker is a synonym for this.

In een eerste aspect heeft de uitvinding betrekking op een computer-geïmplementeerde werkwijze voor het beheren van activiteiten en communicatie in een rekruteringsproces omvattende: - het onderbrengen van meerdere kandidaatsprofielen, elk profiel omvattende gegevens van een kandidaat, via een ingeefmodule in een databank; - het toekennen van een stage aan elk kandidaatsprofiel ondergebracht in genoemde databank; - het toekennen van taken via een taakmodule overeenkomstig de toegekende stage; - het uitzenden van een communicatiedocument overeenkomstig de gegenereerde taak door een communicatiemodule, waarbij de stages afhankelijk zijn van het stadium waarin de kandidaat zich bevindt in een rekruteringsproces en de taakmodule een set van vooraf gedefinieerde taken omvat per stage.In a first aspect, the invention relates to a computer-implemented method for managing activities and communication in a recruitment process comprising: - accommodating a plurality of candidate profiles, each profile comprising data from a candidate, via an input module in a database; - assigning an internship to each candidate profile placed in said database; - assigning tasks via a task module in accordance with the awarded internship; - the transmission of a communication document in accordance with the task generated by a communication module, the internships being dependent on the stage at which the candidate is in a recruitment process and the task module comprises a set of predefined tasks per internship.

Hiervoor dient voor elke kandidaat een profiel te worden aangemaakt dat gegevens omvatten die betrekking hebben tot de werksituatie van de kandidaat. Deze profielen worden opgeslagen in een databank, operatief in communicatie met het uitzendkantoor. Nieuwe kandidaten worden ingevoerd in de databank via een ingeefmodule. Het ingeven kan manueel gebeuren door een uitzendconsulent, de kandidaat zelf of de gegevens kunnen uit andere documenten gehaald worden door de ingeefmodule. Deze andere documenten kunnen bijvoorbeeld een CV zijn, een online formulier, een antwoord op een vacature zijn, ...For this purpose, a profile must be created for each candidate that contains data relating to the candidate's work situation. These profiles are stored in a database, operatively in communication with the employment agency. New candidates are entered in the database via an entry module. Entering can be done manually by a temporary employment consultant, the candidate himself or the data can be taken from other documents through the entry module. These other documents can be, for example, a resume, an online form, a response to a vacancy, ...

In een volgende stap wordt aan elke kandidaat een stage toegekend en dit op basis van in welk stadium de kandidaat zich bevind in een rekruteringsproces. Bij elke stage behoord bij voorkeur een aantal taken, telkens wanneer een kandidaat van stage veranderd zullen nieuwe taken gegenereerd worden op basis van die bepaalde stage of stage-overgang. De taakmodule die deze taken genereert omvat voor elke stage een lijst van standaard taken die moeten vervuld worden door ofwel een uitzendconsulent ofwel een kandidaat.In a next step, an internship is assigned to each candidate on the basis of what stage the candidate is in during a recruitment process. For each internship, preferably a number of tasks belong, each time a candidate changes his internship, new tasks will be generated based on that particular internship or internship transition. The task module that generates these tasks includes for each internship a list of standard tasks that must be performed by either an employment consultant or a candidate.

Omwille van de gegenereerde taken moeten er een aantal communicatiedocumenten worden uitgestuurd. Minstens deels van deze communicatiedocumenten zijn standaard communicatiedocumenten. Deze worden door de communicatie module gegenereerd op basis van de te vervullen taak en met gegevens die de communicatiemodule uit het profiel van de kandidaat haalt opgeslagen in de databank. Bij voorkeur wordt het gegenereerde communicatiedocument aan een uitzendconsulent voorgelegd ter controle alvorens de communicatiemodule het document uitstuurt. Hierdoor wordt de uitzendconsulent minstens deels ontlast van het plannen, opstellen en uitsturen van communicatie naar de kandidaten.Due to the tasks generated, a number of communication documents must be sent out. At least in part of these communication documents are standard communication documents. These are generated by the communication module on the basis of the task to be performed and with data that the communication module retrieves from the profile of the candidate stored in the database. Preferably, the generated communication document is submitted to a temporary employment consultant for checking before the communication module sends out the document. This relieves the temporary employment consultant at least partially of planning, preparing and sending communication to the candidates.

In een voorkeursuitvoering wordt minstens deels van de communicatiedocumenten zonder tussenkomst van een uitzendconsulent uitgestuurd. Hierdoor wordt de uitzendconsulent nog meer dan hiervoor ontlast van het bijhouden en uitsturen van minstens deels van de communicatie tussen uitzendconsulent en kandidaat.In a preferred embodiment, at least part of the communication documents is sent without the intervention of a temporary employment consultant. As a result, the temporary employment consultant is relieved even more than before of keeping track and sending out at least in part of the communication between temporary employment consultant and candidate.

In een voorkeursuitvoering worden genoemde stages geselecteerd uit: nieuwe instroom, instroom, screening, pipe, onder contract, potentiële starter en vast werk.In a preferred embodiment, the internships are selected from: new inflow, inflow, screening, pipe, under contract, potential starter and permanent work.

De term "nieuwe instroom" verwijst naar een stage waarin kandidaten nog nooit contact hebben gehad met het betreffende uitzendkantoor. Bij voorkeur komen de kandidaten via één van volgende manieren in de nieuwe instroom terecht: opgenomen zijn in een databank van een werkloosheidsvereniging, bijvoorbeeld VDAB; ofwel hun profiel in een databank, website, ... geüpdatet hebben; ofwel zelf gesolliciteerd hebben op een openstaande vacature, dit kan zowel via het selectie kantoor zelf zijn of via een job board, website, jobbeurs; ofwel - zich hebben ingeschreven bij het uitzendkantoor; ofwel - zijn gecontacteerd dooreen uitzendconsulent; ofwel deelgenomen hebben aan een rekruteringsevenement, bijvoorbeeld jobbeurs,The term "new intake" refers to an internship in which candidates have never had contact with the relevant employment agency. Preferably, the candidates end up in the new influx in one of the following ways: being included in a database of an unemployment association, for example VDAB; or have updated their profile in a database, website, ...; or have yourself applied for an open vacancy, this can be either through the selection office itself or via a job board, website, job fair; or - have registered with the employment agency; or - have been contacted by a temporary employment consultant; or have participated in a recruitment event, for example job fair,

In een voorkeursuitvoering omvatten de taken die aan deze stage behoren onder andere het contacteren en vergaren van gegevens van de kandidaat door de uitzendconsulent, het actief op zoek gaan naar nieuwe kandidaten, het uitvoeren van marketing-taken waardoor meer kandidaten in contact komen met het uitzendkantoor. Voor elke nieuwe kandidaat wordt bij voorkeur een profiel aangemaakt en worden de gegevens toegevoegd aan de databank van het uitzendkantoor.In a preferred embodiment, the tasks that are part of this internship include contacting and gathering data from the candidate by the temporary employment consultant, actively looking for new candidates, performing marketing tasks that bring more candidates into contact with the employment agency . A profile is preferably created for each new candidate and the data is added to the database of the employment agency.

In een voorkeursuitvoering worden tijdens deze stage de volgende communicatiedocumenten uitgestuurd : - een bevestigingscommunicatie wanneer een kandidaat op een vacature gereageerd heeft, bij voorkeur wordt dit communicatiedocument uitgestuurd via email.In a preferred embodiment, the following communication documents are sent out during this internship: - a confirmation communication when a candidate has responded to a vacancy, preferably this communication document is sent via email.

De term "instroom" verwijst naar een stage waarin kandidaten behoren die werkloos zijn en waarvan het uitzendkantoor over de nodige gegevens beschikt van de kandidaat. De gegevens hebben betrekking op de kandidaat zijn huidige werksituatie, verwachtingen, type van werk de kandidaat wenst, werk-geschiedenis van de kandidaat, persoonlijke gegevens, locatie, opleidingsniveau, ...The term "inflow" refers to an internship that includes candidates who are unemployed and whose employment agency has the necessary information about the candidate. The data relate to the candidate's current work situation, expectations, type of work the candidate wishes, work history of the candidate, personal data, location, level of education, ...

In een voorkeursuitvoering omvatten de taken die aan deze stage behoren onder andere het aanvullen van gegevens van de kandidaat en het actueel houden van de databank, het zoeken van geschikte kandidaten voor openstaande vacatures op basis van de gegevens opgeslagen in de databank, het contacteren van de gevonden kandidaten, het voorstellen van een openstaande vacature aan de kandidaten, het maken van een screening afspraak met de kandidaten.In a preferred embodiment, the tasks associated with this internship include, among other things, supplementing the candidate's data and keeping the database up to date, searching for suitable candidates for vacancies based on the data stored in the database, contacting the found candidates, proposing an open vacancy to the candidates, making a screening appointment with the candidates.

In een voorkeursuitvoering worden tijdens deze stage de volgende communicatiedocumenten uitgestuurd : een bevestiging van een screening afspraak bij voorkeur binnen de dag na het maken van de afspraak, meer bij voorkeur net na het maken van de afspraak, bij voorkeur wordt dit communicatiedocument uitgestuurd via email of SMS; een herinnering van een screening afspraak, bij voorkeur de dag voor de afspraak, meer bij voorkeur de dag van de afspraak, nog meer bij voorkeur 4 uren voor de afspraak en meest bij voorkeur 2 uur voor de afspraak, bij voorkeur wordt dit communicatiedocument uitgestuurd via SMS.In a preferred embodiment, the following communication documents are sent out during this internship: a confirmation of a screening appointment, preferably within the day after making the appointment, more preferably just after making the appointment, preferably this communication document is sent via email or TEXT MESSAGE; a reminder of a screening appointment, preferably the day before the appointment, more preferably the day of the appointment, even more preferably 4 hours before the appointment and most preferably 2 hours before the appointment, preferably this communication document is sent via TEXT MESSAGE.

Door het uitsturen van deze communicaties wordt een kandidaat beter geïnformeerd van waar en wanneer hij verwacht wordt, en mede door de herinnering zijn er minder kandidaten die niet naar een geplande afspraak komen. Het niet nakomen van afspraken kost een uitzendkantoor veel tijd en middelen. De uitzendconsulent investeerde alreeds veel tijd in een kandidaat alvorens die uitgenodigd wordt voor een screening afspraak, deze tijd is nutteloos geweest wanneer een kandidaat niet opdaagt voor bij voorbeeld een screening gesprek.By sending these communications, a candidate is better informed of where and when he is expected, and partly because of the reminder, there are fewer candidates who do not come to a scheduled appointment. Failure to comply with agreements costs an employment agency a lot of time and resources. The temporary employment consultant already invested a lot of time in a candidate before being invited to a screening appointment, this time has been useless if a candidate does not show up for a screening interview, for example.

De term "screening" verwijst naar een stage waarin kandidaten op gesprek zijn geweest bij een uitzendkantoor.The term "screening" refers to an internship in which candidates have been interviewed at an employment agency.

In een voorkeursuitvoering omvatten de taken die aan deze stage behoren onder andere het verzamelen van antwoorden op vacature specifieke vragen aan de kandidaat, het vergelijken van verschillende kandidaten en uiteindelijk een selectie maken van volgens de uitzendconsulent geschikte kandidaten. Deze geselecteerde kandidaten worden dan ingeschreven op een openstaande vacature.In a preferred embodiment, the tasks that are part of this internship include collecting answers to vacancy specific questions for the candidate, comparing different candidates and ultimately making a selection of suitable candidates according to the temporary employment consultant. These selected candidates will then be registered for an open vacancy.

In een voorkeursuitvoering worden tijdens deze stage de volgende communicatiedocumenten uitgestuurd : - een tevredenheidsenquête bij voorkeur na het screening gesprek, bij voorkeur wordt dit communicatiedocument uitgestuurd via email, en nog meer bij voorkeur omvat deze email een link naar een online enquête.In a preferred embodiment, the following communication documents are sent out during this internship: - a satisfaction survey preferably after the screening interview, preferably this communication document is sent via email, and even more preferably this email comprises a link to an online survey.

De term "pipe" verwijst naar een stage waarin kandidaten weerhouden zijn door de uitzendconsulent om te worden voorgesteld aan het bedrijf dat een vacature heeft uitgeschreven, maar ook kandidaten die op selectie gesprek gaan bij het bedrijf dat de vacature heeft uitgeschreven.The term "pipe" refers to an internship in which candidates are retained by the temporary employment consultant to be presented to the company that has issued a vacancy, as well as candidates who go for a selection interview at the company that issued the vacancy.

In een voorkeursuitvoering omvatten de taken die aan deze stage behoren onder andere het contacteren van het bedrijf dat de vacature heeft uitgeschreven om kandidaten voor te stellen, dit kan via concrete voorstellen van kandidaten die alreeds gescreend zijn of via het voorstellen van kandidaten die enkel op hun CV zijn weerhouden. Andere taken zijn het maken van een afspraak voor en selectiegesprek, of het begeleiden van kandidaten in een selectiegesprek.In a preferred embodiment, the tasks that belong to this internship include contacting the company that issued the vacancy to propose candidates, this can be done through specific proposals from candidates who have already been screened or through proposing candidates who are only on their CV have been retained. Other tasks are making an appointment for a selection interview, or supervising candidates in a selection interview.

In een voorkeursuitvoering worden tijdens deze stage de volgende communicatiedocumenten uitgestuurd: een bevestiging van een selectiegesprek bij voorkeur de dag na het maken van de afspraak, bij meer voorkeur net na het maken van de afspraak, bij voorkeur wordt dit communicatiedocument uitgestuurd via email of SMS; - een herinnering van een selectiegesprek, bij voorkeur de dag voor de afspraak, bij meer voorkeur de dag van de afspraak, bij nog meer voorkeur 4 uren voor de afspraak en bij meeste voorkeur 2 uur voor de afspraak, bij voorkeur wordt dit communicatiedocument uitgestuurd via SMS.In a preferred embodiment, the following communication documents are sent out during this internship: a confirmation of a selection interview, preferably the day after making the appointment, more preferably just after making the appointment, preferably this communication document is sent via email or SMS; - a reminder of a selection interview, preferably the day before the appointment, more preferably the day of the appointment, more preferably 4 hours before the appointment and most preferably 2 hours before the appointment, preferably this communication document is sent via TEXT MESSAGE.

De term "onder contract" verwijst naar een stage waarin kandidaten die een contract hebben met een werkgever en bij voorkeur is die werkgever een klant van het uitzendkantoor. Bij voorkeur behoren kandidaten die uitzicht hebben op een contract ook tot deze stage, de kandidaat veranderd dan in een starter en uiteindelijk in een werknemer wanneer die effectief aan het werk is.The term "under contract" refers to an internship in which candidates who have a contract with an employer and preferably that employer is a client of the employment agency. Preferably, candidates who have a prospect of a contract also belong to this internship, the candidate then turns into a starter and ultimately into an employee when he is actually working.

In een voorkeursuitvoering omvatten de taken die aan deze stage behoren onder andere het opstellen van een contract, het in orde brengen van formaliteiten zoals verzekering, extra legale voordelen, ..., het opvolgen van kandidaten tijdens de job, het afnemen van evaluatie gesprekken.In a preferred implementation, the tasks that belong to this internship include drafting a contract, arranging formalities such as insurance, extra legal benefits, ..., following up candidates during the job, conducting evaluation interviews.

In een voorkeursuitvoering worden tijdens deze stage de volgende communicatiedocumenten uitgestuurd: - een communicatiedocument na de eerste werkdag, bij voorkeur wordt dit communicatiedocument uitgestuurd via SMS, email of onder de vorm van een telefoon gesprek; - een evaluatie, bij voorkeur na 5 werkdagen, bij meer voorkeur na 20 werkdagen, bij nog meer voorkeur na 60 werkdagen, en bij meeste voorkeur na 100 werkdagen, bij voorkeur wordt dit communicatiedocument uitgestuurd via email, al dan niet met een link naar een online evaluatie document, of onder de vorm van een telefoon gesprek;In a preferred embodiment, the following communication documents are sent out during this internship: - a communication document after the first working day, preferably this communication document is sent via SMS, email or in the form of a telephone conversation; - an evaluation, preferably after 5 working days, more preferably after 20 working days, even more preferably after 60 working days, and most preferably after 100 working days, preferably this communication document is sent via email, with or without a link to a online evaluation document, or in the form of a telephone conversation;

De term "potentiële starter" verwijst naar een stage waarin werknemers waarvan hun contract binnen een op voorhand bepaalde termijn afloopt of al afgelopen is. De werknemer wordt terug een kandidaat en wordt bij voorkeur terug opgenomen in zoekresultaten bij het invullen van openstaande vacatures. Ook werknemers die stoppen uit ontevredenheid met hun huidige job zullen in deze stage worden ondergebracht.The term "potential starter" refers to an internship in which employees whose contract expires within a predetermined period or have already expired. The employee becomes a candidate again and is preferably included in search results when filling vacancies. Employees who quit due to dissatisfaction with their current job will also be included in this internship.

In een voorkeursuitvoering omvatten de taken die aan deze stage behoren onder andere het contacteren van de werknemer/kandidaat om informatie te verkrijgen waarom het contract eindigde, het peilen naar interesse in een nieuwe job, en wat de verwachtingen hiervan zijn.In a preferred embodiment, the duties associated with this internship include contacting the employee / candidate to obtain information why the contract ended, gauging interest in a new job, and what the expectations are.

In een voorkeursuitvoering worden tijdens deze stage de volgende communicatiedocumenten uitgestuurd : - een enquête met betrekking op het einde van het contract, bij voorkeur 1 dag na het eindigen van het contract, bij meer voorkeur 2 dagen na het eindigen van het contract, bij nog meer voorkeur 5 dagen na het eindigen van het contract, en bij meeste voorkeur 10 dagen na het eindigen van het contract, bij voorkeur wordt dit communicatiedocument uitgestuurd via email, al dan niet met een link naar een online enquête, of onder de vorm van een telefoon gesprek.In a preferred embodiment, the following communication documents are sent out during this internship: - a survey regarding the end of the contract, preferably 1 day after the end of the contract, more preferably 2 days after the end of the contract, with even more preferably 5 days after the end of the contract, and most preferably 10 days after the end of the contract, preferably this communication document is sent via email, with or without a link to an online survey, or in the form of a telephone conversation.

De term "vast werk" verwijst naar een stage waarin werknemer een contract van onbepaalde duur heeft met een werkgever, en waarvan de werkgever bij voorkeur een klant is van het uitzendkantoor. Bij voorkeur wordt een werknemer een vast contract aangeboden na een bij wet bepaalde periode dat de werknemer voor de werkgever gewerkt heeft. Bij voorkeur is dit na 125 prestatie-dagen en bij meer voorkeur na 130 prestatie-dagen.The term "permanent employment" refers to an internship in which the employee has an open-ended contract with an employer, and whose employer is preferably a client of the employment agency. Preferably, an employee is offered a permanent contract after a period determined by law that the employee has worked for the employer. Preferably this is after 125 performance days and more preferably after 130 performance days.

In een voorkeursuitvoering omvatten de taken die aan deze stage behoren onder andere het onderhouden van contact tussen de werknemer en het uitzendkantoor.In a preferred embodiment, the duties associated with this internship include maintaining contact between the employee and the employment agency.

Een goede definitie van deze verschillende stages is belangrijk om zo efficiënt mogelijk de taken behorende tot een kandidaat te beheren en om efficiënt met genoemde kandidaat te communiceren.A good definition of these different internships is important in order to manage the tasks belonging to a candidate as efficiently as possible and to communicate efficiently with the candidate.

In een voorkeursuitvoering wordt het toekennen van een stage aan een kandidaatsprofiel bij voorkeur wekelijks, bij meer voorkeur om de 5 dagen, bij nog meer voorkeur om de 3 dagen en bij meeste voorkeur dagelijks herzien. Dit gebeurt bij voorkeur op basis van wijzigingen in gegevens op het profiel van een kandidaat die opgeslagen werden in diezelfde periode op de databank.In a preferred embodiment, assigning an internship to a candidate profile is preferably reviewed weekly, more preferably every 5 days, even more preferably every 3 days and most preferably daily. This is preferably done on the basis of changes in data on the profile of a candidate that were stored in the database in the same period.

Dit heeft als voordeel dat de stage toegekend aan een kandidaat steeds actueel is, hierdoor wordt de kans kleiner dat er communicatiedocumenten worden uitgezonden die niet van toepassing zijn op dat moment. Bijvoorbeeld wanneer een afspraak is geannuleerd is zal er geen herinnering worden uitgestuurd naar de kandidaat om te verschijnen op de afspraak indien de stage op tijd herzien werd.This has the advantage that the internship awarded to a candidate is always up-to-date, which reduces the chance that communication documents will be sent that do not apply at that time. For example, if an appointment is canceled, no reminder will be sent to the candidate to appear on the appointment if the internship was reviewed on time.

In een voorkeursuitvoering wordt een agenda gegenereerd per kandidaatsprofiel en waarbij deze wordt toegevoegd aan de databank met daarin de tijdstippen wanneer de gegenereerde taken moeten worden uitgevoerd.In a preferred embodiment, an agenda is generated per candidate profile and this is added to the database containing the times when the generated tasks must be performed.

De agenda's per kandidaat kunnen dan gecombineerd worden en vormen de agenda voor het uitzendkantoor of een uitzendconsulent. Doordat de agenda van elke kandidaat steeds actueel wordt gehouden beschikt ook de uitzendconsulent steeds over het meest actuele overzicht van taken en wanneer deze moeten uitgevoerd worden.The agendas per candidate can then be combined and form the agenda for the employment agency or temporary employment consultant. Because the agenda of each candidate is always kept up to date, the temporary employment consultant also always has the most up-to-date overview of tasks and when they must be performed.

In een verdere voorkeursuitvoering heeft iedere kandidaat toegang tot zijn agenda zodat hij deze te allen tijde kan raadplegen en zelf een overzicht heeft van de taken die moeten worden uitgevoerd. Bij voorkeur heeft de kandidaat toegang tot zijn agenda via een website of via een applicatie op een mobiele computer, mobiele telefoon on ander mobiel apparaat.In a further preferred embodiment, each candidate has access to his agenda so that he can consult it at all times and has an overview of the tasks that must be performed. The candidate preferably has access to his or her agenda via a website or via an application on a mobile computer, mobile phone or other mobile device.

In een voorkeursuitvoering omvat de agenda de tijdstippen waarop de communicatiemodule een communicatiedocument moet uitzenden.In a preferred embodiment, the agenda comprises the times at which the communication module must send a communication document.

Hierdoor kan op voorhand gepland worden wanneer het beste moment is om een communicatiedocument uit te sturen en is het uitsturen van communicatiedocumenten minder afhankelijk van de uitzendconsulent en die zijn beschikbaarheid. Zo kan bij voorbeeld al een herinnering uitgestuurd worden naar een kandidaat nog voor de uitzendconsulent aan zijn dagtaak begonnen is.This makes it possible to plan in advance when the best time is to send out a communication document and the sending of communication documents is less dependent on the temporary employment consultant and his availability. For example, a reminder can be sent to a candidate even before the temporary employment consultant has started his day job.

In een voorkeursuitvoering is de keuze van communicatiedocument afhankelijk van de daarbij horende taak.In a preferred embodiment, the choice of communication document depends on the associated task.

Sommige taken maken gebruik van een directere vorm van communicatie dan een andere, bijvoorbeeld het bevestigen van een afspraak gebeurt bij voorkeur via een e-mail, op deze manier beschikt de kandidaat over de gegevens met betrekking tot de afspraak en kan hij de e-mail opslaan voor later te raadplegen. Het uitsturen van een herinnering aan een afspraak gebeurt dan weer bij voorkeur via een SMS of telefoon gesprek. Een SMS of telefoon gesprek wordt sneller opgemerkt door de kandidaat en op die manier ook sneller geraadpleegd. Hierdoor is de kans kleiner dat de herinnering onopgemerkt blijft tot het te laat is. Een direct resultaat hiervan is een groter aantal kandidaten die hun afspraken effectief nakomen, wat uiteindelijk tot een hogere conversie van kandidaten naar werknemers leidt. Een uitnodiging voor het invullen van een enquête wordt bij voorkeur via email uitgestuurd. Een kandidaat die zijn e-mails leest is meer bereid om de enquête op dat ogenblik te doen in plaats van wanneer hij de uitnodigeng via een SMS krijgt.Some tasks use a more direct form of communication than another, for example, confirming an appointment is preferably done via e-mail, in this way the candidate has access to the information related to the appointment and can send the e-mail save for later reference. Sending out a reminder of an appointment is preferably done via an SMS or telephone call. An SMS or telephone conversation is noticed more quickly by the candidate and is thus consulted faster. This reduces the chance that the memory will go unnoticed until it is too late. A direct result of this is a larger number of candidates who effectively comply with their agreements, which ultimately leads to a higher conversion of candidates to employees. An invitation to fill out a survey is preferably sent via email. A candidate who reads his e-mails is more willing to do the survey at that time instead of when he receives the invitation via SMS.

In een voorkeursuitvoering is het genoemd communicatiedocument dat wordt uitgestuurd door de communicatiemodule een elektronisch document, zoals bijvoorbeeld een e-mail, SMS, tweet, etc.In a preferred embodiment, the said communication document sent by the communication module is an electronic document, such as, for example, an e-mail, SMS, tweet, etc.

Dit heeft als voordeel dat deze zonder tussenkomst van een uitzendconsulent kunnen worden opgesteld en zelfs eventueel worden uitgestuurd zonder tussenkomst van een uitzendconsulent.This has the advantage that they can be drawn up without the intervention of a temporary employment consultant and may even be sent without the intervention of a temporary employment consultant.

In een voorkeursuitvoering wordt een herinnering uitgestuurd voor elke afspraak die in genoemde agenda van genoemd kandidaatsprofiel is opgenomen tussen bij voorkeur 1 dag en 1 uur, meer bij voorkeur tussen 12 uur en 2 uur en meest bij voorkeur tussen 6 en 4 uur voor de aanvang van de afspraak.In a preferred embodiment, a reminder is sent for each appointment that is included in said agenda of said candidate profile between preferably 1 day and 1 hour, more preferably between 12 hours and 2 hours and most preferably between 6 and 4 hours before the start of the appointment.

Door het tijdig herinneren van de kandidaat aan een gemaakte afspraak zal indien genoemde kandidaat de afspraak vergeten is, of een verkeerd tijdstip voor ogen heeft, hij nog tijdig zijn planning kunnen aanpassen en tijdig aanwezig zijn op genoemde afspraak. Hierdoor verhoogt de aanwezigheid van kandidaten op gemaakte afspraken en uiteindelijk zorgt dit voor een hogere conversie van kandidaten naar werknemers. Een bijkomend voordeel is dat er minder inspanningen van het uitzendkantoor of uitzendconsulent verloren gaan doordat een kandidaat waarin het uitzendkantoor tijd in geïnvesteerd heeft niet komt opdagen voor een gemaakte afspraak.By promptly reminding the candidate of an appointment that has been made, if said candidate has forgotten the appointment, or has a wrong time in mind, he will still be able to adjust his schedule in time and be present at the said appointment. This increases the presence of candidates on agreements made and ultimately ensures a higher conversion of candidates to employees. An additional advantage is that fewer efforts from the employment agency or employment consultant are lost because a candidate in which the employment agency has invested time does not show up for an appointment.

In een voorkeursuitvoering wordt per stage minstens één maal een tevredenheidsenquête uitgestuurd via genoemde communicatiemodule.In a preferred embodiment, a satisfaction survey is sent out at least once per internship via said communication module.

Dit heeft als voordeel dat het uitzendkantoor zo gerichte en actuele opmerkingen ontvangt waardoor het uitzendkantoor zijn methode van werken kan aanpassen in een poging om de efficiëntie van het kantoor te verhogen.This has the advantage that the temporary employment agency receives targeted and up-to-date comments, allowing the temporary employment agency to adjust its working method in an attempt to increase the efficiency of the office.

In een voorkeursuitvoering is het communicatiedocument dat wordt uitgestuurd, onafhankelijk van in welke stage genoemde kandidaat zich bevindt, zoals een onderhoud van contact tussen kandidaat en uitzendkantoor. Bij voorbeeld het versturen van verjaardag wensen, het wensen van een prettig eindejaar,...In a preferred embodiment, the communication document that is sent out is independent of which internship said candidate is in, such as maintenance of contact between candidate and employment agency. For example, sending birthday wishes, wishing a nice end of year, ...

Hierdoor blijft er een band bestaan tussen kandidaat en uitzendkantoor. Op deze manier zal een kandidaat of werknemer in de toekomst wanneer hij opnieuw werk zoekt zich wenden tot genoemd uitzendkantoor.As a result, there remains a bond between the candidate and the employment agency. In this way a candidate or employee will turn to the said employment agency in the future when looking for work again.

In een tweede aspect voorziet de uitvinding in een systeem voor het beheer van aan stages gekoppelde activiteiten en communicatie in een rekruteringsproces omvattende: - een centrale server, - een databank omvattende gegevens van meerdere kandidaatsprofielen, operatief in communicatieve verbinding met genoemde server; een ingeefmodule voor het ingeven van gegevens betreffende een of meerdere kandidaatsprofielen in genoemde databank, operatief in communicatieve verbinding met genoemde server; - een taakmodule voor het opstellen en beheren van een reeks van een of meerdere vooraf gedefinieerde, stage-specifieke taken, operatief in communicatieve verbinding met genoemde server; - een communicatiemodule, operatief in communicatieve verbinding met genoemde server, voor het verzenden en ontvangen van gegevens tussen genoemde server en een externe server; waarbij genoemde taakmodule de genoemde communicatiemodule aanstuurt afhankelijk van gegevens opgeslagen op genoemde databank.In a second aspect, the invention provides a system for managing stage-linked activities and communication in a recruitment process comprising: - a central server, - a database comprising data from multiple candidate profiles, operatively in communicative connection with said server; an input module for entering data concerning one or more candidate profiles in said database, operatively in communication with said server; - a task module for setting up and managing a series of one or more predefined, stage-specific tasks, operatively in communicative connection with said server; - a communication module, operatively in communicative connection with said server, for sending and receiving data between said server and an external server; wherein said task module controls said communication module depending on data stored on said database.

De term "externe server" verwijst naar een server die toegankelijk is voor een kandidaat. Bijvoorbeeld een persoonlijke computer, een e-mail server, een mobiel apparaat, zoals een telefoon, tablet, ...The term "external server" refers to a server that is accessible to a candidate. For example a personal computer, an e-mail server, a mobile device, such as a telephone, tablet, ...

In wat volgt, wordt de uitvinding beschreven a.d.h.v. niet-limiterende voorbeelden die de uitvinding illustreren, en die niet bedoeld zijn of geïnterpreteerd mogen worden om de omvang van de uitvinding te limiteren.In the following, the invention is described a.d.h.v. non-limiting examples illustrating the invention, and which are not intended or may be interpreted to limit the scope of the invention.

VOORBEELDENEXAMPLES

Voorbeeld 1Example 1

Figuur 1 geeft een schematische voorstelling weer van een rekruteringsproces. Hierbij zijn de zeven stages 1-7 aangeduid waarin een kandidaat kan ingedeeld worden tijdens het rekruteringsproces. De eerste stage is heeft betrekking tot de "nieuwe instroom" 1, kandidaten die nog nooit eerder in aanraking geweest zijn met het uitzendkantoor worden in deze categorie onderverdeeld. De taken die aan deze categorie verbonden zijn omvatten een uitzendconsulent die contact opneemt met de kandidaat en een aantal gegevens te weten komt van de kandidaat, deze gegevens kunnen onder andere betrekking hebben op interesse in werk, type werk, locatie, ... Hierna kan een kandidaat doorvloeien naar de tweede stage, namelijk de "instroom" 2. In deze stage zijn de gegevens van de kandidaat opgenomen in de databank van het uitzendkantoor en kunnen deze gegevens gebruikt worden bij het actief opzoek gaan naar geschikte kandidaten 8.Figure 1 shows a schematic representation of a recruitment process. The seven internships 1-7 are indicated in which a candidate can be classified during the recruitment process. The first internship relates to the "new influx" 1, candidates who have never been in contact with the employment agency before are subdivided into this category. The tasks associated with this category include a temporary employment consultant who contacts the candidate and learns a number of data from the candidate, these data may relate to, among other things, interest in work, type of work, location, etc. a candidate goes on to the second internship, namely the "inflow" 2. In this internship the data of the candidate are included in the database of the employment agency and this data can be used when actively looking for suitable candidates 8.

Van de "Instroom" stage 2, kan een kandidaat die geselecteerd is door het uitzendkantoor doorvloeien naar de "Screening" stage 3. Hierbij wordt de kandidaat gevraagd naar de meest recente gegevens en worden deze zo nodig aangepast in de databank. De uitzendconsulent zal trachten te achterhalen of de kandidaat geschikt is voor een openstaande vacature alvorens de kandidaat voor te stellen aan het bedrijf dat de vacature uit geschreven heeft. Wanneer de kandidaat geschikt gevonden wordt door de uitzendconsulent wordt de kandidaat ingeschreven 9 op de openstaande vacature. Waarna de kandidaat doorstroomt naar de "Pipe" stage 4. Indien de kandidaat niet weerhouden wordt door de uitzendconsulent wordt de kandidaat terug in de "Instroom" stage 2 geplaatst.From the "Intake" stage 2, a candidate selected by the employment agency can move on to the "Screening" stage 3. The candidate is then asked for the most recent data and, if necessary, adjusted in the database. The temporary employment consultant will try to find out whether the candidate is suitable for an open vacancy before presenting the candidate to the company that wrote the vacancy. When the candidate is found suitable by the temporary employment consultant, the candidate is registered 9 for the vacant position. After which the candidate moves on to the "Pipe" stage 4. If the candidate is not retained by the temporary employment consultant, the candidate is placed back in the "Intake" stage 2.

De "Pipe" stage 4 omvat meerdere taken onder andere het bellen of contacteren van de bedrijven met de melding dat er kandidaten zijn voor de vacatures. De door de uitzendconsulent weerhouden kandidaten kunnen worden voorgesteld aan het bedrijf als een concreet voorstel op de vacature 11 of een aantal mogelijke kandidaten wordt voorgesteld aan het bedrijf door middel van de kandidaten hun CV 12. Hierna beslist het bedrijf of het de kandidaat wil uitnodigen voor een selectiegesprek 13 of een begeleid selectiegesprek 14. Tijdens elk van deze taken behorende tot de Pipe stage 4, kan een "miss match" 15 ontstaan, waardoor de kandidaat terug aan de stage van "Instroom" wordt toegekend of naar een andere taak in de "Pipe" stage 4 wordt doorverwezen.The "Pipe" stage 4 includes several tasks including calling or contacting the companies with the mention that there are candidates for the vacancies. The candidates recruited by the temporary employment consultant can be presented to the company if a concrete proposal on the vacancy 11 or a number of possible candidates is presented to the company through the candidates' CV 12. After this, the company decides whether it wants to invite the candidate for a selection interview 13 or a supervised selection interview 14. During each of these tasks belonging to the Pipe stage 4, a "miss match" 15 may arise, whereby the candidate is assigned back to the "Intake" stage or to another task in the "Pipe" stage 4 is referred to.

Wanneer het bedrijf echter er voor kiest om de kandidaat een job aan te bieden wordt de kandidaat een starter 16 en komt deze zo in de "Vast werk" stage 5 terecht. De starter wordt een tijdelijk contract aangeboden en wordt op deze manier een werknemer. In deze stage omvatten de taken voornamelijk evaluatie gesprekken en taken om het contact tussen werknemer, die voorheen een kandidaat was, en uitzendkantoor te onderhouden 17. Wanneer het tijdelijk contract afgelopen is kan de werknemer een nieuw tijdelijk contract krijgen en blijft op deze manier in de "Onder contract" stage 5. De kandidaat kan bij voorkeur na een door de wet bepaalde periode een vast contract aangeboden krijgen, bijvoorbeeld na 125 of 130 prestatie-dagen 20. Hierdoor komt de werknemer in de "Vast werk" stage 7. De laatste mogelijkheid is dat een werknemer stopt na het tijdelijk contract, dit kan uit ontevredenheid zijn over de job of door het niet vernieuwen van een contract 19 waardoor de werknemer terug een kandidaat wordt en in de stage van "Potentiële Starter" 6 komt.However, if the company chooses to offer the candidate a job, the candidate becomes a starter 16 and thus ends up in the "Permanent Work" stage 5. The starter is offered a temporary contract and in this way becomes an employee. In this internship the duties mainly include evaluation interviews and tasks to maintain contact between employee, who was previously a candidate, and employment agency 17. When the temporary contract has expired, the employee can get a new temporary contract and stays in this way. "Under contract" internship 5. The candidate can preferably be offered a permanent contract after a period determined by law, for example after 125 or 130 performance days 20. As a result, the employee enters the "Permanent work" internship 7. The last It is possible that an employee will stop after the temporary contract, this may be due to dissatisfaction with the job or due to the non-renewal of a contract 19 whereby the employee becomes a candidate again and enters the "Potential Starter" internship 6.

Voorbeeld 2Example 2

Figuur 2 geeft een overzicht weer van de verschillende stages 1-7 die een kandidaat doorloopt bij een rekruteringsproces van een uitzendkantoor. Hierbij zijn de factoren 21-31 weergegeven die de oorzaak zijn van een verandering van de stage van een kandidaat.Figure 2 shows an overview of the various internships 1-7 that a candidate goes through during a recruitment process at an employment agency. The factors 21-31 that are the cause of a change in the placement of a candidate are shown.

Een kandidaat die nog nooit in contact geweest is met het uitzendkantoor komt in de stage van "Nieuwe Instroom" 1 terecht nadat de kandidaat voor het eerst in contact komt met het uitzendkantoor 21. Dit kan onder andere via het reageren op een vacature van genoemde uitzendkantoor, het aanmaken van een profiel op een website behorende tot het uitzendkantoor of een werkloosheidsvereniging zoals VDAB, zichzelf inschrijven in genoemd uitzendkantoor, het worden voorgedragen aan het uitzendkantoor door een derde.A candidate who has never been in contact with the employment agency ends up in the traineeship of "New Entry" 1 after the candidate first comes into contact with the employment agency 21. This can be done by, among other things, responding to a vacancy of said employment agency , creating a profile on a website belonging to the employment agency or an unemployment association such as VDAB, registering itself in the employment agency, being nominated for employment by a third party.

De overgang van een kandidaat van de "Nieuwe Instroom" 1 stage naar de "Instroom" stage 2 gebeurt op het moment dat een uitzendconsulent de nodige gegevens verzameld heeft om een profiel aan te maken van de kandidaat en dit op te slaan op de databank 22.The transition of a candidate from the "New Entry" 1 internship to the "Entry" internship 2 occurs when a temporary employment consultant has gathered the necessary data to create a profile of the candidate and save it on the database 22 .

Een kandidaat kan veranderen van de "Instroom" stage 2 naar de "Screening" stage 3 doordat de kandidaat door het uitzendkantoor werd geselecteerd om op screening gesprek te komen 23. Wanneer een kandidaat na een screening gesprek ongeschikt wordt bevonden 24 door een uitzendconsulent zal hij terug naar de "Instroom" stage 2 doorverwezen worden.A candidate can change from the "Intake" stage 2 to the "Screening" stage 3 because the candidate was selected by the employment agency to attend a screening interview 23. If a candidate is found unsuitable after a screening interview 24 by a temporary employment consultant he will back to the "Intake" stage 2.

Een kandidaat die toebehoort tot de "Screening" stage 3 kan worden opgenomen in de "Pipe" stage 4 indien deze aanvaard is door het bedrijf dat een vacature heeft uitgeschreven 25. De kandidaat zal bij voorkeur worden uitgenodigd bij het bedrijf voor een selectie gesprek. Wanneer het bedrijf na dit selectie gesprek beslist om de kandidaat geen job aan te bieden 26 zal de kandidaat terug worden ondergebracht in de "Screening" stage 3.A candidate who belongs to the "Screening" stage 3 can be included in the "Pipe" stage 4 if it has been accepted by the company that has issued a vacancy 25. The candidate will preferably be invited to the company for a selection interview. If, after this selection interview, the company decides not to offer the candidate a job 26, the candidate will be placed back in the "Screening" stage 3.

Wanneer de kandidaat echter een job aangeboden krijgt en een contract ondertekent 27 zal de kandidaat naar de "Onder Contract" stage 5 verhuizen, ook zal de kandidaat een werknemer worden. Van hieruit kan een werknemer doorstromen naar de "Vast Werk" stage 7 indien de werknemer een vast contract aangeboden krijgt 29. Wanneer de werknemer met een vast contract ontslag neemt of ontslag krijgt, zal hij terug worden ondergebracht 31 in de "Instroom" stage 2.However, if the candidate is offered a job and signs a contract 27, the candidate will move to the "Under Contract" stage 5, and the candidate will also become an employee. From here, an employee can move on to the "Permanent Work" stage 7 if the employee is offered a permanent contract 29. When the employee with a permanent contract resigns or is dismissed, he will be transferred back to the "Intake" stage 2 .

Een werknemer in de "Onder contract" stage 5 kan ook na verloop van het contract stoppen met werken voor zijn werkgever 28, het hierboven genoemde bedrijf. Vanaf het moment dat de werknemer weet dat zijn contract niet zal verlengd worden zal de werknemer worden ondergebracht worden in de "Potentiële Starter" stage 6. De werknemer wordt dan terug een kandidaat. Na verloop van tijd 30, bij voorkeur 2 weken, meer bij voorkeur een maand, en nog meer bij voorkeur 2 maand zal de kandidaat worden ondergebracht in de "Instroom stage" 2.An employee in the "Under contract" stage 5 can also stop working for his employer 28, the company mentioned above, after the contract expires. From the moment the employee knows that his contract will not be extended, the employee will be placed in the "Potential Starter" stage 6. The employee will then become a candidate again. After a lapse of time 30, preferably 2 weeks, more preferably a month, and even more preferably 2 months, the candidate will be placed in the "Intake internship" 2.

Het is verondersteld dat de huidige uitvinding niet beperkt is tot de uitvoeringsvormen die hierboven beschreven zijn en dat enkele aanpassingen of veranderingen aan de beschreven voorbeelden kunnen toegevoegd worden zonder de toegevoegde conclusies te herwaarderen. Bijvoorbeeld, de huidige uitvinding werd beschreven met verwijzing naar uitzendsector, maar het mag duidelijk zijn dat de uitvinding kan toegepast worden op bv. headhunting.It is believed that the present invention is not limited to the embodiments described above and that some modifications or changes can be added to the described examples without re-evaluating the appended claims. For example, the present invention has been described with reference to broadcast sector, but it should be understood that the invention can be applied to, for example, headhunting.

Claims

CONCLUSIONS

A computer-implemented method for managing activities and communication in a recruitment process comprising: accommodating a plurality of candidate profiles, each profile comprising data from a candidate, via an input module in a database; - assigning an internship to each candidate profile placed in said database; assigning tasks via a task module in accordance with the awarded internship; sending a communication document according to the generated task by a communication module, the internships being dependent on the stage at which the candidate is in a recruitment process and the task module comprising a set of predefined tasks per internship.

A computer-implemented method according to the preceding claim, wherein said internship is selected from: new intake, intake, screening, pipe, contract, potential starter and permanent work.

A computer-implemented method according to at least one of the preceding claims, wherein the assignment of an internship to a candidate profile is reviewed daily.

A computer-implemented method according to at least one of the preceding claims, wherein an agenda is generated per candidate profile and wherein it is added to the database containing the times when the generated tasks are to be performed.

The computer-implemented method according to claim 4, wherein the agenda comprises the times at which the communication module is to transmit a communication document.

A computer-implemented method according to at least one of the preceding claims, wherein the choice of communication document is dependent on the associated task.

A computer-implemented method according to at least one of the preceding claims, wherein said communication document sent out by the communication module is an electronic document, such as, for example, an e-mail, SMS, tweet, etc.

A computer-implemented method according to claim 4 or 5, wherein a reminder is sent for each appointment that is included in said agenda of said candidate profile between 1 day and 1 hour before the appointment commences.

A computer-implemented method according to at least one of the preceding claims, wherein a satisfaction survey is sent out at least once per internship via said communication module.

A computer-implemented method according to at least one of the preceding claims, wherein the communication document that is sent out is independent of which internship said candidate is in, such as maintaining contact between candidate and employment agency.

A system for managing internship-linked activities and communication in a recruitment process comprising: - a central server, - a database comprising data from a plurality of candidate profiles, operatively in communicative connection with said server; - an entry module for entering data concerning one or more candidate profiles in said database, operatively in communication with said server; - a task module for setting up and managing a series of one or more predefined, stage-specific tasks, operatively in communicative connection with said server; - a communication module, operatively in communicative connection with said server, for sending and receiving data between said server and an external server; wherein said task module controls said communication module depending on data stored on said database.

Use of a system according to claim 11 in a method according to at least one of claims 1-10.