Skapa en ny projektguide
Den här uppgiften utförs i Inställningar och underhåll och du måste vara administratör.
I Inställningar och underhåll definierar du vilka projekttyper som ska ha en projektguide och vilka statusar och händelser som projektguiderna ska innehålla. Hur en projektguide ser ut kan därför variera.
Till exempel kan du ha en projekttyp som heter Konferens. Denna projekttyp kan kopplas till en projektguide med följande statusar, händelser och dokument:
| Status | Händelser | Dokument |
|---|---|---|
| Planerat | Planeringsmöte (Möte internt) | Konferensprogram (Anteckning) |
| Pågående | Skapa lista över projektdeltagare (Uppgift); Konferens (Möte externt) | Konferensinbjudan (Brev) |
| Avslutning | Utvärderingsmöte (Möte internt) | Utvärderingsrapport (Anteckning) |
Den här proceduren visar hur du skapar en projektguide från grunden.
- Definiera statusar som ska ingå i projektguiden.
- Definiera projekttypen (med tillhörande statusar) som projektguiden ska kopplas till.
- Utforma projektguiden.
Skapa statusar för projektguiden
En projektguide måste vara kopplad till en projekttyp, som i sin tur består av flera statusar. Så skapar du en status.
Till exempel kan en projektguide för ett projekt av typen Konferens ha statusarna Planerat, Pågående och Avslutning.
Gå vidare till nästa steg för att koppla statusarna till en projekttyp.
Skapa en projekttyp för projektguiden
En projektguide måste vara kopplad till en projekttyp. Så skapar du en projekttyp.
Exempel på projekttyper: Konferens, Kampanj, Internt.
- Markera Denna projekttyp har en anknuten guide.
- Välj minst två statusar.
- Gå vidare till nästa steg för att skapa projektguiden.
Skapa en projektguide
När du har skapat statusar och angett en projekttyp för projektguiden kan du börja utforma projektguiden. Det gör du genom att lägga till händelser och/eller dokument för varje status i projektguiden.
Klicka på Arbetsflöde i navigatorn.
Gå till fliken Projektguide.
I listan Projekttyp väljer du den projekttyp du vill skapa en projektguide för. De valda statusarna för projekttypen visas i listan ovan.
Note
Om projekttypen inte är konfigurerad för att ha en projektguide, klicka på Klicka här för att aktivera guide längst ner på skärmen.
Om inga statusar är definierade för projekttypen, klicka på Klicka här för att lägga till statusar längst ner på skärmen. Du kan också redigera projekttypen genom att klicka på knappen Redigera.
Välj önskad status i listan. Statusens detaljer visas längst ner på skärmen.
Lägg till en eller flera händelser för den valda statusen.
Note
Du behöver inte lägga till ett dokument för varje status, men du bör lägga till minst en uppföljning för varje status.
Upprepa steg 4–6 för varje status du vill lägga till händelser och dokument för.
Ändringarna sparas automatiskt. Projektguiden kommer nu att visas i SuperOffice CRM när ett projekt skapas med den valda projekttypen.
Lägg till en händelse för en status
Välj önskad projekttyp och status enligt beskrivningen ovan.
Klicka på Lägg till under Föreslagna händelser i status.
I dialogrutan Föreslagen händelse, ange namnet på händelsen i fältet Namn. Detta bör vara ett beskrivande namn för händelsen.
Ange syftet med händelsen i fältet Syftet med denna händelse. Den här texten visas när du håller muspekaren över händelsen på fliken detaljkortet Projektguide i SuperOffice CRM.
Note
Några av de tidigare alternativen är, av logiska skäl, inte relevanta för den första händelsen i en projektguide.
Markera Föreslå att uppgiften kopplas till en projektdeltagare om du vill att händelsen ska kunna tilldelas en deltagare. När projektansvarig skapar denna händelse i SuperOffice CRM kan de välja en av sina medarbetare som ägare till händelsen.
Markera Milstolpehändelse om det är en viktig händelse i projektet.
Välj en händelsetyp i listan Händelsetyp.
I fältet Startdatum, ange när händelsen ska börja, som antalet dagar från idag.
I fältet Varaktighet, ange hur länge händelsen ska pågå. Formatet är 0h00m.
I fältet Standardbeskrivning av händelsen, ange en beskrivning.
Tip
Användaren kan ändra ovanstående information efter behov.
Klicka på Spara.
Upprepa denna procedur för att lägga till fler händelser för denna eller andra statusar.
Exempel på händelse
Projekttyp: Konferens Status: Planerat Namn på händelse: Planeringsmöte Syftet med denna händelse: Hålla ett möte för att planera konferensen och ta fram ett konferensprogram. Händelsetyp: Möte (internt) Varaktighet: 1 timme Standardtext:
Planeringsmöte:
- Vad ska konferensen handla om? - Deltagare? - Talare? - Var?
Lägg till ett dokument för en status
- Välj önskad projekttyp och status enligt beskrivningen ovan.
- Klicka på Lägg till under Föreslagna dokument i status.
- I dialogrutan Föreslaget dokument, ange namnet på dokumentet i fältet Namn. Detta bör vara ett beskrivande namn för dokumentet.
- Ange syftet med dokumentet i fältet Syftet med detta dokument. Den här texten visas när du håller muspekaren över dokumentet på fliken detaljkortet Projektguide i SuperOffice CRM.
- Välj önskad mall i fältet Mall.
- Ange rubriken som ska användas i dokumentet i fältet Standardrubrik.
- Ange eventuell referens i fältet Vår ref. (t.ex. en mallvariabel för projektnummer eller projektnamn).
- Klicka på Spara.
- Upprepa denna procedur för att lägga till fler dokument för denna eller andra statusar.
Exempel på ett dokument
Projekttyp: Konferens Status: Planerat Namn på dokument: Konferensprogram Syftet med denna projektstatus: Ta fram ett program för konferensen. Mall: OBS! Standardrubrik: Konferensprogram