Konkurrens- och konsumentverket, KKV, undrar vad Lovisa använt 851 923 euro till. Det handlar om upphandlingar som centralen för näringsliv och infrastruktur gjort mellan den första januari 2022 och den sista september 2024 där staden köpt – ja, vad – av två byggföretag för 634 057 respektive 217 866 euro. KKV vill ha en utredning om vad upphandlingarna gäller samt när och hur upphandlingarna gjorts.
De här bristfälliga upphandlingarna finns med i rapporten om den interna revisionen som Lovisa stadsstyrelse beställde sommaren 2024, lite efter det att KKV senast prickade staden för att ha brutit mot upphandlingslagen. Den gången gällde det jordmassor som staden köpt utan konkurrensutsättning.
– Det finns absolut att förbättra gällande Lovisas upphandlingar, det är bara ett faktum, säger Lovisas stadsdirektör Tomas Björkroth.
Han påpekar att den interna revisionen är en del av det förbättringsarbetet, och säger att det bara är bra att Konkurrens- och konsumentverket följer med vad som görs.
Den interna revisionen fokuserade mest på centralen för näringsliv och infrastruktur under tiden 1.1.2022–30.9.2024 men rapportmakarna tittade också på ett urval andra upphandlingar staden gjort under 2023.
KKV har synat rapporten över den interna granskningen av stadens upphandlingar men valt att enbart lyfta fram de största frågetecknen. I rapporten nämns också andra upphandlingar där dokumentation saknas, men då rör det sig om mindre summor.
Lovisa stad har skickat in sitt svar till KKV, och svaret har diskuterats i stadsstyrelsen.
Inget fuffens, svarar staden
I svaret till KKV skriver staden att det inte är några oegentligheter kring upphandlingarna med någondera företagen.
Det ena företaget, där staden har lagt mer pengar, är leverantören till Generalshagens skolas baracker. Enligt staden har upphandlingen konkurrensutsatts enligt upphandlingslagen, som sig bör.
Orsaken till att upphandlingen flaggats i den interna rapporten beror enligt stadens svar på att man tillfälligt tappat bort en del dokument. Då rapporten gjordes saknades en del av dokumenten kring anbudsbegäran och upphandlingsbesluten. De har senare hittats och arkiverats korrekt.
– Den avtalshantering som hänför sig till upphandlingarna är något som vi är måna om att förbättra, att inte behöva söka efter en massa papper om någon frågar efter dem. Vi ska veta var vi har dem, säger Björkroth.
De andra upphandlingarna som KKV undrade över, och som gäller ett annat företag, är olika reparationer, målningsarbeten och installationsarbeten. Staden förklarar att det handlar om små, skilda inköp som inte når över tröskelvärdet för när en upphandling behöver konkurrensutsättas.
Dessutom vill KKV veta om näringslivs- och infrastrukturcentralen gjort andra upphandlingar av de här företagen mellan den första januari 2024 och den sista september 2025.
Staden svarar att man under den tiden hyrt baracker för lite över en miljon euro av det ena företaget och haft det andra företaget att göra olika småjobb för lite över 230 000 euro.
KKV vill veta om staden gjort andra upphandlingar på över 60 000 euro utan konkurrensutsättning än de som framkommer i rapporten om den interna granskningen.
Staden svarar att man gjort en sådan upphandling. Det handlar om uppdateringar av ett geografiskt informationssystem.
Det har inte konkurrensutsatts eftersom systemet sedan tidigare är så integrerat i stadens andra datasystem att det skulle vara oskäligt dyrt och arbetsdrygt att byta ut det. Dessutom finns det få alternativ.
– Byggnadsinspektionerna i Finland använder väldigt långt det här samma systemet, säger Björkroth.
Ska bli bättre
Att KKV fäster sig vid summan på 60 000 euro beror på att det är det nationella gränsvärdet för när upphandlingslagen ska tillämpas, alltså att man måste göra en konkurrensutsättning enligt lagen.
Enligt Rådgivningsenheten för offentliga upphandlingar borde också mindre upphandlingar konkurrensutsättas, men då kan man följa den upphandlande enhetens egna upphandlingsanvisningar, verksamhetsstadga och bestämmelser.
De senaste åren har Lovisa jobbat på att bli bättre på att göra upphandlingar. Förutom att låta göra den interna granskningen så anställde staden en upphandlingschef för ungefär ett år sedan.
Vidare har Lovisa anställt en person som jobbar med upphandlingar på den tekniska sidan, och så har man tagit in konsulthjälp. Staden satsar också på utbildning, och håller på med att uppdatera upphandlingsinstruktionen.