Distansarbete har blivit det nya normala i många företag och organisationer. Coronapandemin tvingade fram nya lösningar att snabbt flytta ut jobben från kontoren.
Johanna Jansson, som är aktuell med en doktorsavhandling om ämnet, säger att förändringen hade kommit i vilket fall som helst, men pandemin fick det att gå mycket snabbare – och att det fortfarande finns rum för förbättring.
Dels behövs en organisation som stöder och möjliggör distansarbete. Samtidigt krävs ledarskap med tillit till de anställda, utan att cheferna nödvändigtvis konstant träffar sitt team. Dessutom måste de anställda se sin roll inom organisationen ur ett större perspektiv, hellre än bara göra sitt eget jobb, konstaterar Jansson.
– Min forskning visar att alla de här tre nivåerna borde beaktas för att smidigt gå ihop. Speciellt diskussionen om organisationsstrukturer har varit otillräcklig. Alltså hur arbetet koordineras och arbetsfördelningen sköts i distansarbete, säger Johanna Janssons som är doktorand vid Vasa universitet och fungerar som direktör för forskning och utveckling vid yrkeshögskolan Centria i Karleby.
Medarbetarna borde aktiveras
Johanna Jansson har i sin forskning sett att feedback, som är en av de svåraste sakerna i relationen mellan arbetsledning och anställd, blivit ännu mer krävande i distansarbetet.
– Växelverkan blev i obalans. Cheferna ansträngde sig mycket för att hålla kontakt med teamen. Men teammedlemmarna tog inte själva så särskilt mycket initiativ, säger hon.
Forskningen visar att de anställda var jättenöjda under pandemin och ofta upplevde att förhållandet till cheferna blivit närmare.
– Men en växelverkan kräver båda parter, så medarbetarna borde ta en aktivare roll att upprätthålla förhållandet till sin chef, säger Jansson.
Forskning visar att det inte finns någon återvändo till den gamla modellen med kontorsarbete på heltid. Pandemin satte fart på en utveckling som kunde väntas i vilket fall som helst, vidhåller Jansson.
Synvinkeln borde vara bredare än det egna arbetet - man har ansvar för sina kollegor och organisationen också
Johanna Jansson, forskare
Finland hade dessutom en fördel i att de tekniska lösningarna var längre hunna här, vilket underlättade övergången till distansjobb. Därtill finns det, enligt Jansson, en större inbyggd tillit till de anställda här än i många andra kulturer. För många finländare var det också mer odramatiskt att övergå till att jobba hemma, än i vissa andra kulturer där arbetsplatsen har en mera social funktion.
Distansjobb lättare än man trott
Hälsoaspekter påverkar inte längre distansarbetet på samma sätt som under pandemin. Men arbetskulturen har sedan dess utvecklats olika inom olika organisationer. Medan vissa arbetsplatser förutsätter närvaro i större eller mindre utsträckning, har andra helt frångått krav på att dyka upp på jobbet.
– Vi lärde oss att många uppgifter som man före pandemin tänkt att inte kan göras på distans, ändå var möjliga att sköta på distans. Det var tack vare digitaliseringen. Det skulle ha ändå skett om något årtionde, för utvecklingen var på gång, säger Johanna Jansson.
Majoriteten av de europeiska arbetstagarna vill fortsätta med distansarbete, medan de flesta företagsledare förväntar sig en återgång till kontorsarbete.
Distansarbetet, som pandemin tvingade fram, blev en av de största förändringarna i arbetslivet sedan industriella revolutionen, visar Jansson i sin avhandling. Det här ställer nya krav på ledarskap, då HR-funktioner ska stödja både organisationens verksamhet och personalens välmående.
På organisationsnivå kräver distansarbete enligt Jansson nya strukturer för arbetsfördelning, koordinering och kontroll. Hennes forskning visar att distansarbetet behöver ha ett fokus på vad som är bäst för själva jobbet, också sett till organisationens bästa.
– Före pandemin var diskussionen om distansarbete mycket individuellt fokuserad. Men nu efter pandemin så borde fokuset vara på organisationen och gemenskapen. Synvinkeln borde vara bredare än bara det egna arbetet. Man har ansvar för sina kollegor och organisationen också, säger Johanna Jansson.
Allt tyder ändå på att distansarbetet och olika hybridlösningar kommer att bestå, men organisatoriskt finns det ännu rum för förbättring, visar Janssons studie.
– Vi är i början. Nu borde vi bara acceptera det och fundera hur arbetet förändras och hur organisationerna borde ändras enligt det. Och även hur arbetarna borde ändra sitt tankesätt om jobbet, säger hon.
Från kontroll till koordinering
Janssons forskning visar att framgångsrikt hybridarbete kräver en övergång från kontroll till koordinering.
Organisationen måste enligt henne bygga på både förtroende och självständighet, där medarbetarna vet vad som förväntas i utbyte mot friheten att arbeta på distans. Innovationsförmåga, organisationskultur och informationsdelning måste stärkas, oavsett arbetsmodell, säger Jansson.
Johanna Jansson disputerar vid Vasa universitet den 3 oktober.