In Google Drive, Google Docs, Google Sheets und Google Präsentationen mit verschlüsselten Dateien arbeiten

• Ihr Domainadministrator legt fest, welche Gruppen und Personen die Verschlüsselung verwenden dürfen. Wenn Sie Dateien an einen Speicherort mit deaktivierter Verschlüsselung verschieben oder die Funktion für neue Speicherorte aktivieren möchten, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
• Ihr Administrator kann Ihnen auch empfehlen, neue Dateien in Google Drive, Google Docs, Google Sheets und Google Präsentationen mit clientseitiger Verschlüsselung über In-App-Aufforderungen zu erstellen. Wenden Sie sich gegebenenfalls an Ihren Administrator, um das richtige Verständnis für die Anforderungen Ihrer Organisation sicherzustellen.
• Die clientseitige Verschlüsselung bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene für Ihre Organisation. Die Dateien werden durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und bei der Übertragung zwischen Clients geschützt. Google kann Ihre Dateien nicht entschlüsseln. Wichtige Hinweise:
  • Anwendungen auf Ihrem Computer, denen ausreichende Berechtigungen gewährt wurden, z. B. Chrome-Erweiterungen, können verschlüsselte Dateien möglicherweise aufrufen und exfiltrieren.
  • Die Verschlüsselung bietet keinen Schutz davor, dass jemand Dateien auf Ihrem Bildschirm sieht.
• Ihr Administrator legt fest, wie oft Sie sich neu anmelden müssen, um clientseitig verschlüsselte Dateien zu öffnen. Wenn Sie sich häufig anmelden müssen, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

• Neben einer verschlüsselten Datei wird ein Schloss angezeigt.
• Verschlüsselte Dateien können nicht gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet werden. Weitere Informationen zum gemeinsamen Bearbeiten von verschlüsselten Dateien
• Verschlüsselte Dateien werden alle 30 Sekunden automatisch gespeichert, es sei denn, Ihr Gerät ist inaktiv oder Sie führen eine andere Aktion aus und geben eine Datei z. B. frei oder schließen sie.
  • Wenn Sie versuchen, eine nicht gespeicherte Datei zu schließen, erhalten Sie eine Warnung. Klicken Sie auf Abbrechen, um zu verhindern, dass Ihre nicht gespeicherten Änderungen verloren gehen.
• Für das automatische Speichern gibt es drei Status:
  • Warten auf Speichervorgang: Es wird auf einen Auslöser für das automatische Speichern oder den Ablauf der 30 Sekunden gewartet.
  • Wird gespeichert: Bei diesem Status wird gerade ein Speichervorgang durchgeführt. Sie können die Datei weiterhin bearbeiten.
  • In Google Drive gespeichert: Sie haben keine Änderungen vorgenommen. Ihre Version ist aktuell.
• Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um verschlüsselte Dateien zu erstellen. Weiter unten erfahren Sie mehr dazu.
• Möglicherweise hat Ihr Administrator festgelegt, dass Sie sich in einem zusätzlichen SSO-Dienst anmelden müssen, um auf verschlüsselte Dateien zugreifen zu können. Das bedeutet, dass Sie sich möglicherweise zweimal anmelden müssen, einmal für den IdP Ihrer Organisation und einmal für Google Drive, Google Docs, Google Sheets und Google Präsentationen.
• Sie können Google-Dokumente und Google-Tabellen drucken. Die Druckfunktion steht aber nicht für Google-Präsentationen zur Verfügung.
• Die Rechtschreibprüfung für verschlüsselte Google-Dokumente und ‑Präsentationen ist auf Deutsch, Englisch (USA), Englisch (Vereinigtes Königreich), Französisch, Italienisch und Spanisch verfügbar.
• Die Funktion steht in Google Sheets nicht zur Verfügung.
• Sie können eine Google Sheets-Datei als Excel-Datei exportieren. Wählen Sie dazu Datei Herunterladen aus.
• Im Versionsverlauf für verschlüsselte Dateien werden bis zu 100 Versionen gespeichert. Sobald diese Anzahl überschritten wird, werden die weniger wichtigen Versionen automatisch entfernt. Benannte Versionen sind noch nicht verfügbar.
• Verschlüsselte Google-Dokumente, ‑Tabellen und ‑Präsentationen dürfen maximal 100 MB groß sein. Für verschlüsselte Google Drive-Dateien gibt es keine Obergrenze.
• Die maximale Zahl der Bilder in einem Dokument beträgt 3.000.
• Für einzelne Bilder beträgt das Limit 1 MB.
• Das Herunterladen eines Ordners hat keine Auswirkungen auf clientseitig verschlüsselte Dateien.

Mit verschlüsselten Dateien ist Folgendes nicht möglich:

• Microsoft Office im Bearbeitungsmodus für Google Docs oder Google Präsentationen öffnen
• Drive-Dateien kommentieren
• Mit der mobilen App Google-Dokumente, Google-Tabellen oder Google-Präsentationen bearbeiten
• In Google Sheets Funktionen mit externen Aufrufen verwenden
• Microsoft Office-Dateien in Google Docs oder Google Präsentationen importieren.
• Die Verwendung bestimmter Tools, einschließlich der Folgenden:
  • Grammatikprüfung
  • Übersetzung und Vergleich von Dokumenten
  • Spracheingabe
  • Add-ons
• Google Docs- oder Google-Präsentationen-Dateien herunterladen
• Dateivorschau für Google Docs, Google Sheets oder Google Präsentationen verwenden

Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um ein Dokument, eine Tabelle oder eine Präsentation mit Verschlüsselung zu erstellen:

In Google Drive:

1. Öffnen Sie drive.google.com.
2. Klicken Sie links oben auf „Neu“ .
3. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Pfeil neben Google Docs, Google Sheets oder Google Präsentationen klicken Sie auf Leeres verschlüsseltes Dokument/Leere verschlüsselte Tabelle/Leere verschlüsselte Präsentation.
4. Klicken Sie im Fenster „Neues verschlüsseltes Dokument“ auf Erstellen.

In Google Docs, Google Sheets oder Google Präsentationen:

1. Öffnen Sie ein Dokument in Google Docs, Google Sheets oder Google Präsentationen.
2. Klicken Sie oben auf Datei.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger auf "Neu" klicken Sie auf Neues verschlüsseltes Dokument bzw. die neue Tabelle/Präsentation.
4. Klicken Sie im Fenster „Neues verschlüsseltes Dokument“ auf Erstellen.

Tipps:

• Wenn Ihr Administrator die clientseitige Verschlüsselung standardmäßig aktiviert, wird „Neue(s)/Leere(s) verschlüsselte(s) Dokument/Tabelle/Präsentation“ als die empfohlene Version unter „Datei“ „Neu“ angezeigt.
• Wenn Sie in einem freigegebenen Ordner eine verschlüsselte Datei erstellen, gelten dafür dieselben Zugriffsrechte wie für den Ordner.
• Wenn die Optionen Leeres verschlüsseltes Dokument/Tabelle/Präsentation oder Neues verschlüsseltes Dokument/Tabelle/Präsentation nicht verfügbar sind, probieren Sie Folgendes:
  • Prüfen Sie, ob Sie im Konto Ihres Unternehmens oder Ihrer Bildungseinrichtung angemeldet sind.
  • Prüfen Sie, ob Ihr Administrator die clientseitige Verschlüsselung aktiviert hat.
  • Bestätigen Sie Ihre Identität. Weitere Informationen zur Verschlüsselung mit Ihrem Identitätsanbieter

1. Öffnen Sie drive.google.com.
2. Klicken Sie links oben auf „Neu“ .
3. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Pfeil neben „Dateiupload“ klicken Sie auf Datei verschlüsseln und hochladen.

Tipps:

• Wenn Ihr Administrator die clientseitige Verschlüsselung standardmäßig aktiviert, wird „Verschlüsseln und hochladen“ im Menü „Neu+“ als empfohlene Option angezeigt.
• Wenn Sie eine verschlüsselte Datei in einen freigegebenen Ordner hochladen, gelten für sie dieselben Zugriffsrechte wie für den Ordner.
• Wenn die Option Datei verschlüsseln und hochladen nicht verfügbar ist, probieren Sie Folgendes:
  • Prüfen Sie, ob Sie in Ihrem Google Workspace-Konto angemeldet sind.
  • Prüfen Sie, ob Ihr Administrator die clientseitige Verschlüsselung aktiviert hat.
  • Bestätigen Sie Ihre Identität. Weitere Informationen zur Verschlüsselung mit Ihrem Identitätsanbieter

In Google Docs, Google Sheets oder Google Präsentationen:

1. Öffnen Sie eine verschlüsselte Google Docs-, Google Sheets- oder Google Präsentationen-Datei.
2. Klicken Sie links oben auf Datei Kopie erstellen.

In Google Drive:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die verschlüsselte Datei.
2. Wenn die verschlüsselte Datei:
   • eine Google Docs-, Google Sheets- oder Google Präsentationen-Datei ist: Wählen Sie Kopie erstellen aus.
   • keine Google Docs-, Sheets- oder Präsentationsdatei ist: Wählen Sie Kopie erstellen Kopie erstellen aus.

Tipp: Wenn Sie eine Kopie ohne zusätzliche Verschlüsselung erstellen möchten, entfernen Sie die zusätzliche Verschlüsselung aus einem Dokument.

In Google Docs, Google Sheets oder Google Präsentationen:

1. Öffnen Sie eine Datei in Google Docs, Google Sheets oder Google Präsentationen.
2. Klicken Sie oben auf Datei Kopie erstellen.
   • Wenn es sich um eine Google-Präsentation handelt, klicken Sie auf Gesamte Präsentation.
3. Wählen Sie Zusätzliche Verschlüsselung hinzufügen aus.

In Google Drive:

Wichtig: Sie können keine zusätzliche Verschlüsselung für Google Workspace-Editor-Dateien hinzufügen.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei.
2. Wählen Sie Kopie erstellen Verschlüsselte Kopie erstellen aus.

Tipp:

• Wenn Sie das Kästchen „Zusätzliche Verschlüsselung hinzufügen“ in Google Docs, Sheets oder Präsentationen oder den Menüpunkt „Verschlüsselte Kopie erstellen“ in Drive nicht finden, gehen Sie so vor:
  • Prüfen Sie, ob Sie im Konto Ihres Unternehmens oder Ihrer Bildungseinrichtung angemeldet sind.
  • Prüfen Sie, ob Ihr Administrator die clientseitige Verschlüsselung zulässt.
  • Prüfen Sie, dass Sie Eigentümer des Dokuments in „Meine Ablage“ oder Administrator der geteilten Ablage sind.
  • Bestätigen Sie Ihre Identität. Verbindung zum Identitätsanbieter herstellen

Wichtig: Funktionen, die durch zusätzliche Verschlüsselung nicht unterstützt werden, werden statisch oder entfernt.

• Statisch gewordene Funktionen:
  • Checklisten
  • Eingebettete Bilder, Diagramme und Tabellen
  • Verknüpfte Formulare
  • Externe Datenfunktionen wie GOOGLEFINANCE
  • Verbundene Tabellenblätter
  • WordArt
• Aus dem Dokument entfernte Funktionen:
  • Felder für E-Signatur
  • Geschützte Bereiche
  • Apps Script und Add-ons

• Klicken Sie in Google Drive doppelt auf eine Excel-Datei.
• Sie wird dann in einem neuen Fenster geöffnet.
• Sie können jetzt unter anderem Änderungen vornehmen, die Datei freigeben und den Versionsverlauf aufrufen. Alle Änderungen werden in der ursprünglichen verschlüsselten Excel-Datei gespeichert.

Tipps:

• Sie können nur verschlüsselte Excel-Dateien mit der Endung .xlsx öffnen.
• Die Dateigröße darf bis zu 100 MB betragen.
• Das Speicherlimit für Bilder kann bis zu 90 MB betragen.
• Maximal zulässig sind:
  • 10 Millionen Zellen
  • 3000 Bilder

Sie können Daten aus einer Excel-Datei in eine verfügbare verschlüsselte Google Sheets-Datei importieren. Wenn Sie Letztere dann bearbeiten, wird die verschlüsselte Excel-Datei nicht geändert.

1. Erstellen Sie in Google Tabellen eine neue verschlüsselte Excel-Datei oder öffnen Sie eine vorhandene.
2. Klicken Sie oben auf Datei Importieren.
3. Wählen Sie die gewünschte Excel-Datei aus.
4. Klicken Sie auf Auswählen.
5. Wählen Sie eine Option aus:
   • Neue Tabelle erstellen
   • Neues Tabellenblatt einfügen
6. Klicken Sie auf Daten importieren.

Tipps:

• Sie können nur Excel-Dateien mit der Endung .xlsx importieren.
• Beim Importieren werden nicht unterstützte Excel-Funktionen in Google Sheets ignoriert.
• Maximale Dateigröße: 100MB
• Maximale Anzahl von Zellen: 10 Mio.
• Maximale Anzahl von Bildern: 3.000

Anstatt Daten zu importieren, können Sie eine verschlüsselte Excel-Datei in das Google Sheets-Format konvertieren und gleichzeitig weiter bearbeiten. Die verschlüsselte Datei wird nicht geändert.

1. Klicken Sie in Google Drive doppelt auf eine Excel-Datei.
   • Sie wird dann in einem neuen Fenster geöffnet.
2. Klicken Sie auf Datei Als Google-Tabelle speichern.

You can find the encrypted Excel file and the new encrypted Sheets in Drive. Sie können die Excel-Datei behalten oder löschen. Wenn Sie die Excel-Datei behalten, benennen Sie sie in {ARCHIVE}...xlsx um, um Verwechslungen zu vermeiden.

Sie können eine Kopie einer verschlüsselten Google-Tabelle im Excel-Format herunterladen.

1. Klicken Sie in Google Tabellen links oben auf Datei Herunterladen und entschlüsseln.
2. Klicken Sie auf Microsoft Excel (.xlsx).