DE19516975A1 - System zur geordneten Erfassung von Zeitabschnitten - Google Patents

Description

Die Erfindung bezieht sich auf ein System zur geordne­ ten Erfassung von Zeitabschnitten.

Die geordnete Erfassung von Zeitabschnitten ist bei­ spielsweise dann erforderlich, wenn ein Mitarbeiter in einem Unternehmen über einen längeren Zeitraum hinweg mehrere Projekte gleichzeitig bearbeitet bzw. verschie­ dene Kunden gleichzeitig betreut. Um die Kosten für die einzelnen Projekte bzw. die einzelnen Kunden erfassen zu können, ist es erforderlich, die jeweils für ein Projekt aufgewandten Zeitabschnitte zu registrieren und zu summieren.

Bislang erfolgt die Registrierung der Zeitabschnitte in der Regel von Hand auf sogenannten Zeiterfassungsbögen. Es werden zwar auch Computerprogramme angeboten, die die Registrierung und Summierung der jeweils einem Projekt zugeordneten Zeitabschnitte ermöglichen, die Verwendung derartiger Computerprogramme setzt aber impliziert voraus, daß sich der Mitarbeiter immer an einem Arbeitsplatz befindet, an dem er Zugang zu dem zentralen Computer hat, auf dem das Zeiterfassungspro­ gramm läuft.

Ist diese Bedingung nicht erfüllt, so müssen die je­ weils für ein Projekt aufgewandten Zeitabschnitte nach­ träglich in das Zeiterfassungsprogramm eingegeben wer­ den. Es bedarf wohl keiner näheren Erläuterung, daß dieses System fehleranfällig ist und vor allem keine genaue "On-Line-Registrierung" der verbrauchten Zeitab­ schitte erlaubt.

Der Erfindung liegt die Aufgabe zugrunde, ein System zur geordneten Erfassung von Zeitabschnitten anzugeben, das die Eingabe der jeweils für ein Projekt aufgewand­ ten Zeitabschnitte beispielsweise in ein auf einem Zentralcomputer laufendes Zeiterfassungsprogramm ermög­ licht, wobei die jeweils aufgewandten Zeitabschnitte "On-Line" registriert werden, ohne daß die Person, deren Tätigkeiten registriert werden soll, fortlaufend Zugang zu dem Computer hat.

Eine erfindungsgemäße Lösung dieser Aufgabe ist im Patentanspruch 1 angegeben. Weiterbildungen der Erfin­ dung sind Gegenstand der Unteransprüche.

Erfindungsgemäß wird ein Handgerät geschaffen, das Eingabemittel zur Eingabe des Beginns und des Endes des jeweiligen Zeitabschnitts und zur Eingabe einer Zuord­ nung zu einem Projekt für den jeweiligen Zeitabschnitt aufweist. Dieses Handgerät verfügt über eine Daten- Schnittstelle.

Damit erlaubt das Handgerät die On-Line-Registrierung des jeweils für ein Projekt aufgewandten Zeitab­ schnitts. Hierunter ist folgendes zu verstehen:
Wenn ein Mitarbeiter, der über einen längeren Zeitraum mit mehreren Projekten gleichzeitig beschäftigt ist, während der Arbeit an dem einen Projekt beispielsweise aufgrund eines Telefonanrufs einen Kunden für ein ande­ res Projekt berät, kann er bei Beginn des Telefonats über die Eingabemittel des Handgeräts in dieses einge­ ben, daß er nunmehr mit dem Projekt des anrufenden Kundens beschäftigt ist. Bei Abschluß des Projekts gibt er in das Handgerät ein, daß nunmehr der für dieses Projekt aufgewandte Zeitabschnitt beendet ist und er sich von diesem Moment an mit dem vorherigen Projekt wieder beschäftigt.

Über die Daten-Schnittstelle sind die in dem Handgerät nebst ihrer Zuordnung gespeicherten Zeitabschnitte in ein Zeiterfassungsprogramm übertragbar, das in bekann­ ter Weise eine Zeiterfassung und gegebenenfalls gleich­ zeitig eine Abrechnung durchführt.

Gemäß Anspruch 2 kann das Handgerät die Uhrzeit des Beginns und des Endes jedes Zeitabschnitts und die Zuordnung dieses Zeitabschnitts speichern. Diese Vorge­ hensweise hat den Vorteil, daß durch sie eine genaue Dokumentation der für die einzelnen Projekte aufgewand­ ten Arbeitszeit möglich ist.

Selbstverständlich ist es aber auch möglich, daß das Handgerät lediglich die Dauer jedes Zeitabschnitts und die Zuordnung dieses Zeitabschnitts speichert (Anspruch 3). Bei dieser Vorgehensweise ist zwar die Dokumenta­ tion der für die einzelnen Projekte aufgewandten Zeiten nicht so transparent, dafür aber wird Speicherplatz gespart und das Handgerät ist weniger aufwendig.

Das erfindungsgemäß vorgesehene (kleine) Handgerät kann selbstverständlich nicht nur die einzelnen Zeitabschnitte speichern, sondern auch die Zeitabschnitte mit gleicher Zuordnung auf summieren. In diesem Falle ist es bevorzugt, wenn eine Anzeige vorgesehen ist, die die jeweils einem Projekt zugeordnete verbrauchte Zeit anzeigt.

Sieht man in diesem Falle auch noch die Möglichkeit vor, nicht nur von dem Handgerät an die Datenverarbeitungsanla­ ge, sondern auch von der Datenverarbeitungsanlage an das Handgerät Daten zu übergeben, die dieses beispielsweise in einem EE-Prom speichert, so ist es beispielsweise möglich, an das Handgerät Informationen zu übergeben, wieviel Zeit höchstens für ein Projekt aufgewendet werden darf. Dies ist beispielsweise dann wichtig, wenn die einzelnen Pro­ jekte budgetisiert sind.

In diesem Falle ist es bevorzugt, wenn ein akustischer und/oder optischer Melder vorgesehen ist, der angibt, daß die jeweils für ein Projekt verwendbare Zeit abläuft. Der optische Melder kann beispielsweise eine grüne, eine gelbe und eine rote Signalleuchte aufweisen, wobei die grüne Signalleuchte anzeigt, daß noch genug Zeit für das jeweilige Projekt zur Verfügung steht, während die gelbe angibt, daß nur noch ein vergleichsweise geringer Zeitrahmen vorhanden ist. Entsprechend würde die rote Signalleuchte bei Ablauf der für ein bestimmtes Projekt vorgegebenen Zeit aufleuchten.

Die Eingabemittel des Handgeräts umfassen bevorzugt Tasten, wobei in der Regel 4 Tasten ausreichen, von denen jeweils eine zur Eingabe des Beginns und des Endes eines Zeitabschnittes und die beiden anderen für die Projektzuordnung und/oder für die Umschaltung der Tasten vorgesehen sind.

Die Datenübergabe zwischen Datenverarbeitungsanlage und Handgerät wird bevorzugt über eine Norm-Schnittstelle, beispielsweise eine RS 232 C-Schnittstelle abgewickelt. Das Handgerät kann dabei auf die entsprechende Schnittstelle aufgesteckt oder über ein Kabel oder eine Infrarot-Schnittstelle mit dieser verbunden werden.

Selbstverständlich ist es aber auch möglich, die Datenübergabe über ein Modem abzuwickeln, so daß auch ein sogenannter Remote-Access auf die Datenverarbei­ tungsanlage möglich ist.

Da aufgrund der vorstehenden Beschreibung ein Durch­ schnittsfachmann in der Lage ist, ein erfindungsgemäßes System unter Verwendung handelsüblicher Computerteile zu realisieren, wird auf die Beschreibung eines Ausführungs­ beispiels verzichtet.

Claims (10)

1. System zur geordneten Erfassung von Zeitabschnit­ ten, mit

• - einem Handgerät, das Eingabemittel zur Eingabe des Beginns und des Endes des jeweiligen Zeitabschnitts und zur Eingabe einer Zuordnung zu einem Projekt für den jeweiligen Zeitabschnitt aufweist, und das über eine Daten-Schnittstelle verfügt, und
• - einer Datenverarbeitungsanlage, an die das Hand­ gerät über die Daten-Schnittstelle anschließbar ist, und in die ein Programm ladbar ist, das die einzelnen Zeitabschnitte und ihre Zuordnung speichert, und die Zeitabschnitte mit gleicher Zuordnung auf summiert.

2. System nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß das Handgerät die Uhrzeit des Beginns und des Endes jedes Zeitabschnitts und die Zuordnung des jeweiligen Zeitabschnitts speichert.

3. System nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß das Handgerät lediglich die Dauer jedes Zeitabschnitts und die Zuordnung des jewei­ ligen Zeitabschnitts speichert.

4. System nach einem der Ansprüche 1 bis 3, dadurch gekennzeichnet, daß eine Anzeige vorgesehen ist, die die jeweils einem Projekt zugeordnete ver­ brauchte Zeit anzeigt.

5. System nach einem der Ansprüche 1 bis 4, dadurch gekennzeichnet, daß ein akustischer Melder und/oder ein optischer Melder vorgesehen ist, der an­ gibt, daß die jeweils für ein Projekt verwendbare Zeit abläuft.

6. System nach Anspruch 5, dadurch gekennzeichnet, daß der optische Melder eine grüne, eine gelbe und eine rote Signalleuchte aufweist.

7. System nach einem der Ansprüche 1 bis 6, dadurch gekennzeichnet, daß die Eingabemittel vier mehrfach belegte Tasten aufweisen.

8. System nach einem der Ansprüche 1 bis 7, dadurch gekennzeichnet, daß die Daten-Schnittstelle eine Norm-Schnittstelle ist.

9. System nach Anspruch 8, dadurch gekennzeichnet, daß das Handgerät auf die ent­ sprechende Schnittstelle der Datenverarbeitungsanlage auf steckbar ist oder über ein Kabel oder eine Infrarot­ schnittstelle mit dieser verbindbar ist.

10. System nach einem der Ansprüche 1 bis 7, dadurch gekennzeichnet, daß das Handgerät über ein Modem mit der Datenverarbeitungsanlage verbindbar ist.