Een verzoek maken
Een verzoek kan in het systeem worden ontvangen via een e-mail van de klant, of u kunt het handmatig registreren via het scherm Nieuw verzoek. Dit is bijvoorbeeld relevant als een klant telefonisch een verzoek indient.
Stappen
Klik op Nieuw in de bovenste balk en selecteer Verzoek.
Als alternatief, als u zich in het sectietabblad Verzoeken bij een contact bevindt, klik dan op Toevoegen om een verzoek aan te maken met de contactpersoon vooraf ingevuld.
Geef in het veld Titel een beschrijvende naam aan het verzoek.
Voeg een persoon toe in het veld Persoon zoeken (als niet vooraf ingevuld). Begin met het typen van de naam (of het telefoonnummer) en kies uit de resultaten.
- Optioneel kunt u deze stap overslaan en later een contactpersoon toevoegen.
Gebruik het paneel Verzoekeigenschappen aan de rechterkant om het verzoek toe te wijzen en te prioriteren.
- Selecteer Verzoektype, Status, Eigenaar, Categorie, Prioriteit en andere eigenschappen.
Note
Het verzoektype bepaalt de standaardwaarden en beschikbare statussen en prioriteiten.
Ga naar het tabblad Berichten om het verzoekbericht op te stellen:
- Voeg ontvangers toe in het veld Aan. Begin met het typen van de naam of het e-mailadres van de contactpersoon en selecteer deze uit de lijst.
- Optioneel: klik op Cc/Bcc om extra ontvangers toe te voegen als kopie of blinde kopie.
- Voer de berichttekst in, voeg bijlagen toe of gebruik antwoordsjablonen.
Note
De standaardhandtekening van het verzoek wordt aan het bericht toegevoegd. U kunt de handtekening rechtstreeks in het bericht bewerken of uw standaard e-mailhandtekening bewerken.
Ga naar het tabblad Details om het verzoek optioneel te koppelen aan een bestaande verkoop of project.
Klik op Verzenden om het verzoek op te slaan en te verzenden.
Belangrijke velden uitgelegd
De volgende velden zijn beschikbaar in het scherm Verzoek. Sommige velden worden automatisch ingevuld, terwijl andere handmatig moeten worden ingevoerd.
Note
Velden en lay-out kunnen variëren op basis van Schermontwerper-configuraties en andere UI-aanpassingen.
Dit tabblad is waar u het verzoekbericht opstelt en beheert.
- Voeg ontvangers toe in het veld Aan.
- Ontvangers worden automatisch als contactpersoon aan het verzoek toegevoegd. De eerste ontvanger wordt de hoofdcontactpersoon.
- Voeg meerdere ontvangers toe en wijzig de volgorde door te slepen.
- Om een ontvanger toe te voegen zonder deze als contactpersoon te registreren, voer een e-mailadres in. De ontvanger krijgt het bericht, maar wordt niet als contactpersoon weergegeven.
- Laat het veld leeg als u het bericht niet wilt verzenden.
- Klik op Cc/Bcc om extra ontvangers als kopie of blinde kopie toe te voegen.
- Voeg een berichttekst, bijlagen, antwoordsjablonen of FAQ-items toe.
- Gebruik Intern/Extern om te bepalen of de contactpersoon het bericht in het Klantportaal kan zien.
- Gebruik de timer om de bestede tijd aan het verzoek bij te houden.
De berichteditor werkt als een tekstverwerker en biedt verschillende tools voor het opstellen en opmaken van uw berichten:
| Pictogram | Actie | Beschrijving |
|---|---|---|
| Werkbalk | Tekstopmaakopties weergeven of verbergen. | |
| Bijlagen | Voeg bestanden of CRM-documenten toe aan het bericht. |
Bijlagen
Om bestanden of CRM-documenten toe te voegen:
- Klik op . Een Bijlagen-veld verschijnt onder het veld Aan.
- Voeg bijlagen toe op een van de volgende manieren:
- Klik op Bestanden uploaden (of hierheen slepen) om een bestand te selecteren van uw computer.
- Sleep bestanden naar het Bijlagen-veld.
- Klik op Een CRM-document kiezen om een bestand uit SuperOffice CRM te selecteren.
Invoegen
Om uw bericht te verrijken met extra inhoud:
- In het rechterpaneel Eigenschappen klik op .
- Kies wat u wilt toevoegen:
- Antwoordsjabloon: Voeg vooraf geschreven tekst in.
- FAQ-item: Voeg een kennisbankartikel toe.
- Als antwoordsjablonen in meerdere talen beschikbaar zijn, kunt u een taal selecteren.
Tijdregistratie
De klok start automatisch bij het aanmaken van het verzoek. U kunt de klok stoppen door op te klikken en opnieuw starten met . Voor meer informatie over tijdregistratie, zie Bestede tijd registreren.
Automatisch opslaan
Wanneer u aan een verzoek werkt en plotseling een dringender verzoek ontvangt, moet u het verzoek waar u aan werkt verlaten om het geprioriteerde verzoek op te lossen.
De functie Automatisch opslaan slaat uw wijzigingen automatisch op totdat u op Opslaan klikt om de wijzigingen in uw verzoek te verzenden of te annuleren. Automatisch opgeslagen informatie wordt in de lokale opslag van uw browser geplaatst, zodat uw gegevens zelfs een crash van uw browser, herstart, afmelding en aanmelding overleven.
De functie Automatisch opslaan is standaard geactiveerd wanneer u verzoeken bekijkt en bewerkt en bij beantwoorden/allen beantwoorden.
Beperkingen
- Automatisch opgeslagen gegevens worden niet van de ene computer naar de andere overgedragen. Dit betekent dat u niet kunt beginnen met het beantwoorden van een verzoek op het werk en thuis verder kunt gaan.
- Automatisch opgeslagen gegevens worden niet gedeeld tussen twee verschillende browsers.
- De functie Automatisch opslaan is een handige functie, maar is geen vervanging van een normale, correcte opslag van uw werk.