Arten der Kanzleireinigung
Kanzleireinigung ist die professionelle, gründliche Säuberung von Büro- und Praxisräumen juristischer Einrichtungen. Sie geht weit über das alltägliche Aufräumen hinaus und umfasst die hygienische Pflege von Schreibtischen, Aktenregalen, Besprechungszimmern und selbst sensiblen Bereichen wie Archiven. Spezialisierte Reinigungsfirmen setzen dabei auf schonende, aber effektive Methoden, um Dokumente und hochwertige Möbel zu schützen. Stets diskret, zuverlässig und termintreu – genau wie eine gute Sekretärin, nur unsichtbar.
Kernvorteile: Diskretion & Präzision — Reinigung, die sich an Rechtsbüros anpasst, ohne den Arbeitsfluss zu stören.
Grundreinigung
Die klassische Basispflege für Kanzleien, die regelmäßig gereinigt werden. Mit mikrofasergeeigneten Putzmitteln und staubbindenden Wischsystemen werden Schreibtische, Fensterbänke und Fußböden behandelt. Elektronik wird trocken abgestaubt, Aktenordner nur oberflächlich gereinigt. Ideal für wöchentliche oder tägliche Maßnahmen.
Am besten geeignet für: Täglicher Bürogebrauch, kleine Rechtsanwaltskanzleien, Vorzimmer, Empfangsbereiche, Besprechungsräume
Tiefenreinigung
Durchgeführt mit speziellem Gerät wie Mikrofaser-Dampfreinigern und HEPA-Staubsaugern, die auch feinste Partikel aus Polstermöbeln und Teppichen entfernen. Inklusive Reinigung hinter Aktenregalen, unter Schreibtischen und in oft übersehenen Ecken. Besonders wichtig bei Allergikern oder nach Umzügen.
Am besten geeignet für: Jahreswechsel, nach Renovierungen, vor Prüfungen, größere Kanzleien, Archivräume
Grundreinigung mit Desinfektion
Kombiniert mechanische Reinigung mit gezielter Desinfektion von Hochberührungspunkten wie Türgriffen, Telefonen und Tastaturen. Verwendet wird dabei ein flächengenehmigtes, schadstoffarmes Desinfektionsmittel, das sicher auf Oberflächen wirkt, ohne Akten oder Leder zu beschädigen – wie ein unsichtbarer Schutzschild gegen Keime.
Am besten geeignet für: Gemeinschaftsbüros, Kanzleien mit Klientenverkehr, Nach Krankheitswellen, Steuerkanzleien, Notariatsbüros
| Produkttyp | Kerntechnologie | Saubereffizienz | Staubreduktion | Zielgruppe |
|---|---|---|---|---|
| Grundreinigung | Mikrofaser, staubbindendes Wischsystem, trockenes Abstauben | 80–90% | 75% | Kleine Kanzleien, Einzelanwälte, täglicher Bedarf |
| Tiefenreinigung | Dampfreiniger, HEPA-Staubsauger, Detailreinigungswerkzeuge | 95–99% | 90% | Großkanzleien, Archivräume, saisonale Intensivreinigung |
| Grundreinigung mit Desinfektion | Viruzide Mittel, kontaktarme Applikation, UV-Licht (optional) | 90–95% | 85% | Gemeinschaftsbüros, kundenfokussierte Kanzleien, Hygienestandards |
How to Choose kanzleireinigung
Die Auswahl der idealen Kanzleireinigung erfordert eine systematische Bewertung von fünf zentralen Dimensionen. Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt von der Bedarfsanalyse bis zur finalen Entscheidung – mit klaren Kriterien, messbaren Standards und praxiserprobten Tipps aus der Reinigungsbranche.
Betriebsgröße und Flächenbedarf
Grundlage jeder Auswahl ist die genaue Berechnung der zu reinigenden Quadratmeter (m²). Nutzen Sie die Formel: Gesamtfläche = Summe aller Büroräume + Flure + Sanitärbereiche + Teeküchen. Bei über 150 m² empfiehlt sich eine professionelle Reinigungskraft mit festem Turnus; unter 80 m² reichen oft 1–2 Besuche pro Woche. Berücksichtigen Sie auch die Raumhöhe und Möblierungsdichte, da diese die Reinigungszeit um bis zu 30 % erhöhen können.
Wichtig: Fordern Sie beim Anbieter einen kostenlosen Vor-Ort-Termin an, um eine präzise Flächenanalyse und Kostenschätzung zu erhalten – pauschale Angebote pro m² können Fehlplanungen verursachen.
Dienstleistungsumfang und Spezialisierung
Prüfen Sie, ob der Anbieter standardisierte Leistungen nach DIN 32771 erbringt. Wichtige Leistungspunkte: Oberflächenreinigung (Schreibtische, Monitore), Müllentsorgung, Glasreinigung, Desinfektion von Gemeinschaftsbereichen. Bei sensiblen Datenumgebungen (z. B. Anwaltskanzleien) ist zudem die Zertifizierung nach ISO 22301 (Sicherheit sensibler Informationen) entscheidend. Achten Sie auf spezielle Zusatzleistungen wie Teppichreinigung oder Fensterpflege im Außenbereich.
Tipp aus der Praxis: Fragen Sie nach einem detaillierten Leistungsverzeichnis (LV) – viele Anbieter locken mit günstigen Preisen, schließen aber Teeküchen oder Sanitäranlagen extra aus.
Nachhaltigkeit und Reinigungsmittel
Im modernen Büroumfeld gewinnt die Verwendung umweltfreundlicher Reinigungsmittel stark an Bedeutung. Prüfen Sie, ob der Anbieter Produkte mit dem „Blauen Engel“ (RAL-UZ 99) oder dem EU-Ecolabel einsetzt. Diese Mittel sind nicht nur gesundheitsverträglicher, sondern reduzieren auch Geruchsbelästigungen und Allergierisiken. Über 60 % der Nutzer in Großraumbüros klagen über Reizungen durch aggressive Chemie.
Expertenwissen: Lassen Sie sich die Sicherheitsdatenblätter (SDB) der eingesetzten Mittel aushändigen – transparente Anbieter stellen diese proaktiv zur Verfügung.
Professioneller Tipp: Denken Sie gegenläufig – statt den günstigsten Anbieter zu wählen, analysieren Sie die Langzeitkosten: Ein vermeintlich teurerer Anbieter mit festem Personal reduziert Fehlerquote und Schadensrisiko um bis zu 40 %. Kalkulieren Sie: (Stundensatz × wöchentliche Stunden) × 52 Wochen. Vergleichen Sie dabei mindestens drei Angebote mit identischem Leistungsumfang.
| Verfahrensaspekt | Prüfkriterium | Flächennorm | Qualitätsstandard | Priorität |
|---|---|---|---|---|
| Reinigungsintervall | Anpassung an Nutzungsintensität | 1–3x pro Woche (je nach m²) | 90–100 % Flächendeckung | Hoch |
| Sicherheitszertifizierung | Hintergrundprüfung des Personals | DIN 32771 oder ISO 22301 | 100 % zertifiziertes Team | Hoch |
| Umweltverträglichkeit | Einsatz zertifizierter Reiniger | Blauer Engel oder EU-Ecolabel | ≥ 80 % nachhaltige Produkte | Mittel |
| Kostenstruktur | Transparente Preisgestaltung | ab 0,80 €/m² (Einstieg) | 1,50–2,20 €/m² (Premium) | Hoch |
| Flexibilität | Anpassung an Feiertage/Sonderreinigung | Individuelle Terminplanung | ≥ 3 Sondertermine/Jahr inkl. | Mittel |
Wartungsanweisungen für Kanzleireinigung
Die wissenschaftliche Pflege von Kanzleireinigung kann die Lebensdauer der Reinigungsleistung um bis zu 40 % verlängern. Befolgen Sie diese Anleitung, um optimale Effizienz und Sicherheit zu gewährleisten:
Tägliche Reinigung und Desinfektion
- Abwischen von Oberflächen: Täglich mit mikrofasergebundener Reinigungstuch und pH-neutralen Reiniger (Technischer Standard: DIN 58940) durchführen. Vernachlässigung führt zu Ablagerungen von Schmutz und Bakterien, was die Hygiene im Büro gefährdet.
- Entleeren der Abfallbehälter: Täglich vor Arbeitsende durchführen, um Geruchsbildung und Schimmelbildung zu vermeiden. Verwenden Sie Einweghandschuhe und hygienische Müllsäcke (Technischer Standard: DIN EN 840-1). Bei Nichtbeachtung droht eine mikrobiologische Kontamination.
- Desinfektion von häufig berührten Flächen: Täglich nach Büroschluss mit alkohlbasiertem Desinfektionsmittel (mindestens 70 % Ethanol, gemäß RKI-Richtlinien) durchführen. Vernachlässigung erhöht das Risiko der Krankheitsübertragung.
- Prüfung der Luftfilter in Reinigungsgeräten: Täglich visuelle Kontrolle auf Verstopfungen. Bei Verdacht auf Verschmutzung sofort reinigen. Technische Basis: Herstellerstandard ISO 16890. Fehlende Kontrolle beeinträchtigt die Luftqualität.
- Dokumentation der Tagesreinigung: Täglich mittels digitaler Checkliste erfassen (z. B. über Facility-Management-Software). Fehlende Protokollierung erschwert die Nachverfolgung bei Hygieneaudits.
Wöchentliche Tiefenreinigung
- Grundreinigung von Böden: Wöchentlich mit Schrubbermaschine und speziellem Bodenreiniger (gemäß Herstellerangaben für Vinyl- oder Laminatböden) durchführen. Technischer Standard: VDI 6022. Bei Vernachlässigung entstehen hartnäckige Verschmutzungen und Rutschgefahren.
- Reinigung von Fenstern und Glasflächen: Wöchentlich mit Glasreiniger und Abzieher (ohne Streifenbildung). Technische Vorgabe: ISO 14644-1 für staubarme Umgebungen. Unzureichende Reinigung beeinträchtigt das Raumklima und das optische Erscheinungsbild.
- Desinfektion von Sanitäranlagen: Wöchentlich mit chlorhaltigem Desinfektionsmittel (Wirkstoffkonzentration gemäß TRGS 525). Fehlende Desinfektion führt zu Keimbildung und Geruchsproblemen.
- Überprüfung der Saugleistung von Staubsaugern: Wöchentlich durch Messung des Unterdrucks mit Manometer (Sollwert: 20–25 kPa). Außerhalb dieses Bereichs: Filterwechsel erforderlich. Fehlende Prüfung reduziert die Reinigungseffizienz erheblich.
- Pflege von Möbeloberflächen: Wöchentlich mit pflegendem Möbelpolitur (silikonfrei, gemäß DIN 53160). Ohne Pflege verlieren Oberflächen ihren Schutz und altern schneller.
Professionelle Wartung (vierteljährlich / jährlich)
- Kalibrierung von Reinigungsgeräten: Vierteljährlich durch autorisierten Techniker mit Kalibriergerät (Technischer Standard: DIN ISO 9001). Fehlende Kalibrierung führt zu ungenauen Dosierungen und erhöhtem Verbrauch.
- Überprüfung der Luftqualität im Büro: Halbjährlich mittels Luftanalysegerät (Messung von PM2.5, CO₂, VOC; Grenzwerte gemäß Arbeitsstättenverordnung). Werte außerhalb des Normbereichs erfordern sofortige Lüftungsmaßnahmen. Vernachlässigung beeinträchtigt die Konzentrationsfähigkeit der Mitarbeiter.
- Inspektion und Wartung von Hochdruckreinigern: Jährlich im Werkstattservice durchführen. Prüfung auf Dichtungen, Schläuche und Pumpenleistung (Drucktest: 100–120 bar). Fehlende Inspektion führt zu Leckagen und Sicherheitsrisiken.
- Ersatz verschlissener Bürstenköpfe und Filter: Jährlich oder bei Erreichen des Verschleißschwellenwertes (gemessen mit Dickenmessgerät: < 80 % der Ausgangsdicke). Nicht rechtzeitiger Austausch reduziert die Reinigungsqualität.
- Software-Update für automatisierte Reinigungssysteme: Halbjährlich durchführen, um Sicherheitslücken und Funktionsstörungen zu vermeiden. Technische Grundlage: Hersteller-Updateprotokoll. Fehlende Updates können zu Systemabstürzen führen.
Gefahrenhinweis: Niemals Reinigungsgeräte mit Wasser überfluten oder chemisch aggressive Mittel (z. B. Rohrreiniger) auf sensible Oberflächen auftragen! Dies führt zu dauerhaften Beschädigungen der Elektronik und macht die CE-Kennzeichnung unwirksam. Die korrekte Vorgehensweise ist die Verwendung zugelassener, materialverträglicher Reinigungsmittel gemäß dem Sicherheitsdatenblatt (SDS) und die Einhaltung der Herstelleranweisungen.
| Wartungsmaßnahme | Intervall | Spezialwerkzeug | Verschleißgrenze | Notfallmaßnahme |
|---|---|---|---|---|
| Filter der Luftreiniger | Täglich prüfen, alle 3 Monate wechseln | HEPA-Filtertyp H13 | Druckdifferenz > 250 Pa | Temporärer Ersatzfilter einbauen, Gerät abschalten |
| Bodenpflege (Laminat/Vinyl) | Wöchentlich | Pflegemittel gemäß DIN 51130 | Sichtbare Kratzer oder Mattierung | Bereich abkleben, Feuchtigkeitsaufnahme verhindern |
| Saugdüsen von Staubsaugern | Jährlich oder bei Verschleiß | Messschieber zur Dickenprüfung | Abnutzung > 2 mm | Alternative Düse verwenden, Reparatur beauftragen |
| Software der Reinigungsroboter | Alle 6 Monate | Herstellersoftware mit Authentifizierung | Version veraltet um > 2 Releases | Manuelle Steuerung aktivieren, Update zeitnah planen |
Häufig gestellte Fragen zu Kanzleireinigung
Welche Reinigungsstandards gelten für die professionelle Kanzleireinigung?
Professionelle Kanzleireinigung unterliegt strengen hygienischen und sicherheitstechnischen Vorgaben. Die branchenüblichen Standards orientieren sich an der DIN EN 14065 (Biocontamination Control) und den Empfehlungen des Umweltbundesamtes zur Innenraumhygiene. Insbesondere in sensiblen Bereichen wie Aktenarchiven oder Besprechungsräumen wird ein Schadstofffreisetzungsgrenzwert von unter 0,1 mg/m³ (TVOC – Total Volatile Organic Compounds) angestrebt.
- Funktionseigenschaften: Mikrofaser-Systeme mit 99,9 % Partikelrückhalt (gemäß ISO 16890) werden bei Oberflächenreinigung eingesetzt, um Staub und Allergene effektiv zu entfernen.
- Hygienekonzept: Desinfektionsreinigung auf Basis von geprüften, flächengenehmigten Mitteln (gemäß VAH-Zertifizierung) in Kundenkontaktbereichen wie Empfang oder Besprechungszimmern.
Professionelle Hinweise: 1. Verwenden Sie ausschließlich VAH-gelistete Desinfektionsmittel in kundenfrequentierten Zonen. 2. Dokumentieren Sie Reinigungsintervalle nach BGR 128 für den Arbeitsschutz. 3. Bei archivierten Unterlagen keine feuchten Reinigungsmethoden ohne Schutzabdeckung anwenden.
Wie wähle ich den richtigen Reinigungsdienstleister für meine Kanzlei aus?
Entscheidend sind Zertifizierungen wie ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und ISO 14001 (Umweltmanagement). Ein professioneller Anbieter stellt zudem Nachweise über regelmäßige Schulungen seiner Mitarbeiter gemäß DGUV Regel 100-001 vor.
| Zertifizierung | Prüfstandard | Eignung für Kanzleien |
|---|---|---|
| ISO 9001 | Regelmäßige Audits durch Drittanbieter | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| EMAS | Umweltleistungsnachweis | ⭐⭐⭐⭐ |
| ÖkoReiseZeichen | Umweltfreundliche Chemie | ⭐⭐⭐ |
Professionelle Hinweise: 1. Fordern Sie ein Hygienekonzept mit definierten Reinigungsintervallen. 2. Prüfen Sie, ob der Dienstleister auf sensible IT-Umgebungen (z. B. Serverräume) spezialisiert ist. 3. Vergleichen Sie Angebote mit und ohne Nachtschicht – die Nachtreinigung minimiert Störungen im Betrieb.
Welche Unterschiede bestehen zwischen Standard- und Premium-Reinigungskonzepten?
Der wesentliche Unterschied liegt im Umfang der Tiefenreinigung und der verwendeten Technologie. Während Standarddienste auf Basis von 30-minütigen Grundreinigungen pro Raum arbeiten, bieten Premium-Pakete 45-minütige Intervalle mit spezialisierten Verfahren wie Ozonreinigung oder HEPA-Staubsaugung (gemäß IEC 60312-1).
- Tiefenreinigung: Premium-Anbieter reinigen alle drei Monate auch schwer zugängliche Stellen wie Hinterseite von Monitoren oder Lüftungsschlitze mit ionisierenden Reinigern (bis 12 kV).
- Technologieeinsatz: Einsatz von Mikrofaserwischsystemen mit Farbkodierung (gemäß KRINKO-Richtlinie) zur Vermeidung von Kreuzkontamination.
Professionelle Hinweise: 1. Bei Kanzleien mit hoher Dokumentationslast empfiehlt sich die Premium-Variante zur Schadstoffminimierung. 2. Achten Sie auf dokumentierte Reinigungsprotokolle – wichtig für Haftungsfragen. 3. Vergleichen Sie die verwendeten Reinigungsmittel: Premium-Anbieter nutzen oft biologisch abbaubare Produkte (gemäß EU-Ecolabel).
Wie oft sollte eine Kanzlei professionell gereinigt werden?
Die optimale Frequenz hängt von der Belegungsdichte ab. Bei 5–10 Mitarbeitern wird eine tägliche Grundreinigung (15–20 min/Raum) und eine wöchentliche Tiefenreinigung empfohlen. Nach BGI/GUV-I 8504 sollte bei starker Beanspruchung (z. B. Mandantenvortrag) zusätzlich desinfiziert werden.
| Nutzungstyp | Reinigungsintervall | Empfohlene Methode |
|---|---|---|
| Einzelbüro (geringe Nutzung) | 2x wöchentlich | Trockenwischmethode nach TRGS 524 |
| Gemeinschaftsbüro | täglich | Feuchtreinigung mit mikrobiologisch geprüftem System |
| Tagungsraum | nach jeder Nutzung | Desinfektion von Kontaktflächen (Türgriffe, Tische) |
Professionelle Hinweise: 1. Bei saisonalen Belastungen (Pollen, Heizungsstart) Reinigungshäufigkeit temporär erhöhen. 2. Nach Umbaumaßnahmen immer eine Feinstaubreinigung (gemäß TRGS 521) durchführen. 3. Flächen mit häufigem Hautkontakt (Telefon, Maus) wöchentlich mit alkoholbasierten Mitteln behandeln.
Welche Sicherheitsmaßnahmen sind bei der Kanzleireinigung zu beachten?
Insbesondere beim Umgang mit elektrischen Geräten und personenbezogenen Daten gelten strenge Vorschriften. Reinigungspersonal muss gemäß BGV A1 und DGUV Vorschrift 1 geschult sein und bei Tätigkeiten in IT-Bereichen auf statische Entladung achten (Schutz durch ESD-Schuhe mit 1–10 MΩ Widerstand).
- Datenschutz: Keine Reinigung in ungesicherten Aktenbereichen ohne Aufsicht – gemäß BDSG muss der Zugriff auf Dokumente kontrolliert bleiben.
- Chemikaliensicherheit: Reinigungsmittel müssen gemäß CLP-Verordnung (EG) Nr. 1272/2008 gekennzeichnet und in sicherer Entfernung zu Papierarchiven gelagert sein.
Professionelle Hinweise: 1. Installieren Sie bei Nachtreinigung Bewegungsmelder mit Verzögerungsschaltung, um Reinigungskräfte nicht auszusperren. 2. Verwenden Sie nur staubarme Sauger mit HEPA-H13-Filter (nach EN 1822) in der Nähe von Servern. 3. Bei Verdacht auf Schimmelbildung (feuchte Akten) sofort handeln – gemäß BGI 857 ist eine spezialisierte Sanierung erforderlich.